Procédure de présentation des produits de vérification interne au Bureau du contrôleur général (BCG)

Comme l'exige la Directive sur les dirigeants principaux de la vérification, plans de vérification interne et soutien au contrôleur général, les administrateurs généraux doivent veiller à ce que l'on remette au Bureau du contrôleur général, en temps opportun, les documents ci-dessous :

• Plans annuels de vérification axés sur les risques
• Rapports de vérification^[1] et formulaires de transmission d’un rapport de mission
• Rapports annuels global
• Rapports annuels du dirigeant principal de la vérification (DPV)
• Rapports annuels du comité ministériel de vérification (CMV)
• Lettres de recommandations de la vérification interne
• Lettres de recommandations découlant des vérifications du Bureau du vérificateur général
• Rapports des inspections professionnelles
• Ordres du jour des réunions du comité ministériel de vérification
• Procès-verbaux des réunions du comité ministériel de vérification

Le BCG analysera ces produits puis fournira une rétroaction au sujet de la qualité des documents ainsi que des tendances dégagées à la suite des analyses pangouvernementales.

Les documents ne contenant pas d'information sensible (classification de sécurité « Protégé A » ou inférieure) doivent être envoyés par courriel au Registraire du Secteur de la vérification interne. Quant aux documents sensibles (classification « Protégé B » ou supérieure), une copie papier doit être envoyée par la poste ou par messagerie aux coordonnées suivantes :

Registraire
Secteur de la vérification interne
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
300, avenue Laurier Ouest, 9e étage, tour Ouest
Ottawa (Ontario)  K1A OR5

Idéalement, les rapports de rendement tels que les rapport annuels du CMV, les rapports annuels du DPV et les rapports annuels global devraient être soumis au BCG au plus tard à la fin septembre suivant l’année fiscale précédente.

Le BCG s'attend à recevoir, dans des conditions normales, tous les produits de vérification interne dans un délai d'un mois après leur approbation, rédigés dans une des deux langues officielles. Les versions traduites doivent suivre le plus rapidement possible

Tous les rapports de mission soumis au BCG doivent être accompagnés du formulaire de transmission d’un rapport.

Les rapports de vérification finaux doivent être affichés sur le site web du ministère pour faciliter l’accès au public dans un délai de 90 jours suivant l’approbation de l’administrateur général.

Les ministères et organismes sont tenus d'aviser le Registraire, par courriel, au moins une semaine avant que des rapports ne soient affichés sur leur site Web. Ils doivent aussi lui faire parvenir les documents de communication et les réponses aux médias connexes. Une fois qu'un rapport est affiché dans le site Web, les ministères et organismes doivent en aviser le Registraire et leur communiquer l'adresse Web correspondante. Enfin, le Registraire doit être avisé en temps opportun de tout changement dans les adresses Web des rapports de vérification.

[1] Y compris les rapports de suivi des vérifications et d’examen. Tous les rapports de vérification doivent être envoyés dans leur version finale et non expurgée.