Modifications au formulaire TBS/SCT 340-51 « Identification d'un agent négociateur - Avis de modification »

Date :

Aux : Chefs, Rémunération; Chefs, Relations de travail

Les renseignements suivants font suite au Bulletin d’information daté du 16 décembre 2008, concernant le nouveau formulaire à remplir chaque fois qu’une modification est apportée à la situation d’un employé, si cette situation peut avoir une incidence sur sa situation syndicale. 

Il est impératif que cette information soit diffusée à tous les conseillers à la rémunération, y compris dans les régions.

Notre objectif est de veiller à ce que le formulaire soit dûment rempli au départ. Cela permet une méthode efficace et précise de gestion du processus des cotisations syndicales et de sa surveillance.

Selon une analyse des commentaires que nous avons demandés et reçus, nous avons mis à jour le formulaire TBS/SCT 340-51 de sorte qu’il soit plus facile à remplir. 

Il est maintenant possible de remplir le formulaire TBS/SCT 340-51 par voie électronique. Les utilisateurs n’ont qu’à cliquer sur le lien, taper les renseignements et envoyer le formulaire par courriel, en pièce jointe, à l’agent négociateur ou aux agents négociateurs désigné(s), ou l’imprimer et l’expédier par télécopieur ou par courrier. Ce formulaire ne contiendra plus de renseignements personnels. Vous trouverez ci-joint une liste d’adresses électroniques de tous les agents négociateurs à qui le formulaire doit être acheminé.

Certains changements sont explicites. Ci-dessous veuillez trouver quelques-uns des changements les plus importants.

Instructions

Des instructions détaillées sont comprises dans le formulaire avant chaque section pour fins de référence. La mention PROTÉGÉ une fois rempli a été supprimée de la partie érieure du formulaire.

Page 1, Section I

  • « Initiales » a été changé par « Prénom »
  • « NIO antérieur » a été changé par « NIO ». Le nouveau NIO ou le NIO actuel doit être indiqué dans cette case
  • « Date d’entrée en vigueur du changement » a été remplacé par « Date d’entrée en vigueur de la mesure sélectionée »
  • La case « Nouvel employé » a été changée par « Porté à l’effectif ».

Section II

  • « Numéro de la composante » a été changé par « Numéro d’Élément »
  • À la fin de la Section II, une case a été ajoutée en vue d’y insérer l’adresse électronique du conseiller à la rémunération.

Section III

La Section III est maintenant un formulaire distinct (TBS/SCT 340-51(a) « Autorisation de l’employé pour divulguer les renseignements personnels à l’agent négociateur ». Ce formulaire a pour but de permettre à l’employé de préciser s’il désire recevoir des renseignements de l’agent négociateur concernant ses programmes et donc de fournir ses coordonnées à la maison. Des instructions complètes sur la façon de remplir le formulaire sont données à l’employé sur le formulaire même. Au moment de la nomination initiale à l’administration publique centrale ou lors d’une modification de l’agent négociateur, le conseiller à la rémunération procédera de çons suivantes :

  • en faisant parvenir à l’employé un courriel comportant un lien au nouveau formulaire;
  • en imprimant le formulaire et en l’expédiant à l’employé par courrier interne.

De plus, le conseiller à la rémunération fournira à l’employé son NIO ainsi que le nom, l’adresse postale et le numéro de télécopieur de l’agent négociateur approprié. Puisque ce nouveau formulaire contiendra des renseignements personnels, il sera PROTÉGÉ une fois rempli. L’employé précisera s’il désire ou non recevoir les renseignements en cochant la case appropriée. L’employé ne fournira que ses coordonnées à la maison (nom et adresse postale ainsi que son adresse électronique), s’il choisit de recevoir des renseignements. L’employé devra signer le formulaire dûment rempli et l’acheminer à l’agent négociation désigné. 

Il n’est plus nécessaire de remplir le formulaire d’identification des feuilles de paye (formulaire 26) de l’Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC) ou la « carte bleue » de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC) pour ces agents négociateurs. L’AFPC et l’IPFPC accepte les formulaires TBS/SCT 340-51 et 340-51(a) comme avis de modification.

Veuillez prendre note que ni le formulaire TBS/SCT 340-51 ni le formulaire TBS/SCT 340-51(a) ne doivent être utilisés, peu importe la circonstance, pour demander un remboursement ou recouvrer des arrérages. Les processus déjà en place relativement à gestion des demandes de remboursement et de recouvrement des arrérages demeurent valides et doivent être respectés.

Les gestionnaires de la Rémunération et des Relations de travail des ministères doivent adresser leurs questions aux agents ministériels compétents, qui pourront ensuite communiquer, au besoin, avec nous à l’adresse courriel qui suit Contactez Interprétations par courriel Interprétations@tbs-sct.gc.ca.

Marc Thibodeau
Directeur principal, p. i.
Gestion de la rémunération
Administration publique centrale
Rémunération et relations de travail
Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines

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