ARCHIVÉ - La continuité opérationnelle dans le contexte lié aux Ressources humaines

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DATE : le 1^er décembre 2005

AUX : Directeurs des ressources humaines
c.c. Chefs des relations de travail

L'avis suivant (par opposition à « instruction écrite ») est fourni aux ministères sur la délégation aux administrateurs généraux leur permettant d'exercer un pouvoir discrétionnaire, de manière adéquate et rationnelle, dans les questions de ressources humaines, compte tenu des plans de continuité opérationnelle de chaque ministère.

Le présent avis a pour objectif de vous aider à traiter les cas qui touchent les employés et peuvent survenir suite à des événements relevant des catégories suivantes :

• Catégorie A – Situation qui ne constitue pas un danger de mort, empêchant un certain nombre d'employés d'entrer sur leur lieu de travail ou d'y rester. Cette situation peut toucher quelques employés ou tout l'effectif, mais pour une courte période de temps seulement (p. ex. quelques heures). Par exemple :
  • problème de plomberie dans le bâtiment, absence d'eau courante, inondation dans le bâtiment;
  • absence d'électricité dans le bâtiment;
  • problème de chauffage (trop chaud ou trop froid);
  • émanations;
  • tempête de neige.
• Catégorie B – Situation qui ne constitue pas un danger de mort comparable à celles de la catégorie A et qui dure plus que quelques heures ou situation qui touche un grand nombre d'employés et qui a une incidence sur toute la ville ou sur toute la région. En plus des exemples de la catégorie A, citons les suivants :
  • tempête de verglas;
  • panne de courant
  • inondation;
  • blocage général d'une infrastructure (p. ex grève des autobus).
• Catégorie C – Situations qui peuvent constituer un danger de mort ou dommage matériel à l'étranger ou au Canada. Par exemple :
  • incendie de forêt;
  • inondation;
  • tempête de verglas;
  • tremblement de terre;
  • ouragan;
  • attaque terroriste;
  • santé publique générale (p. ex. SARS, grippe aviaire, etc.).

Information générique applicable à toutes les catégories

Les points suivants donnent des précisions sur les avantages, politiques, lois, etc. en vigueur. L'information est de nature générale, car chaque cas doit être examiné selon ses caractéristiques particulières et elle se base sur la convention collective ou les conditions d'emploi applicables à tel ou tel employé.

Réaménagement des horaires de travail

Si l'une des situations susmentionnées doit donner lieu à la fermeture temporaire des bureaux, les gestionnaires doivent, si possible, encourager leurs employés à rechercher un réaménagement des horaires de travail (p. ex. en s'efforçant de travailler ailleurs). Si possible, là encore, les gestionnaires sont censés communiquer avec leurs employés pour discuter avec eux des dispositions à prendre pour tenir les réunions ailleurs que sur le lieu de travail, dresser des listes d'actions prioritaires et rester le mieux possible en contact et à jour sur les activités de leur unité de travail.

Dès que le service de courriel est rétabli, on s'attend à ce que les employés disposant d'un accès à distance et d'appareils Black-Berry travaillent à partir de chez eux ou d'un autre lieu. Toutefois, le système pourrait ne pas avoir la capacité voulue pour permettre à tous de le faire. Les employés doivent être encouragés autant que possible à utiliser l'accès à distance en dehors des heures de pointe, et une fois qu'ils ont téléchargé leurs messages, à travailler hors ligne afin de permettre au plus grand nombre possible de personnes d'avoir accès au système.

La situation concernant la réouverture des bâtiments sera réévaluée chaque jour, mais nous invitons les gestionnaires à revoir leur programme et leurs plans de travail et à examiner, si l'accès au lieu de travail demeurait impossible, les questions et les projets qui doivent être traités d'urgence et les tâches qui peuvent être exécutées plus facilement par les employés à l'extérieur du lieu de travail. Les gestionnaires doivent communiquer avec leurs employés, et si besoin est, prendre des dispositions pour les rencontrer ou rester en contact par téléphone ou par courriel.

Il faudrait inciter les employés à vérifier régulièrement leur boîte vocale et éventuellement, certains pourraient modifier leur message d'accueil afin d'ajouter les numéros de téléphone où on peut les joindre.

Maintien de la paye des employés qui ne peuvent se présenter au travail en raison de la fermeture des bureaux

Il faut continuer à payer les heures normales prévues à leur horaire à tous les employés (y compris les occasionnels et les étudiants) qui ne peuvent se présenter au travail en raison de la fermeture des bureaux pendant la période de fermeture.

Les employés qui occupent un poste intérimaire au moment de la fermeture des bureaux doivent continuer à être payés au salaire de l'échelon du poste intérimaire.

Congé des employés pendant la fermeture des bureaux

Les employés ne sont pas tenus de soumettre des formulaires de congé pour les périodes où la direction a suspendu les activités opérationnelles habituelles.

Les congés approuvés ne doivent pas être modifiés. Si un congé (p. ex. annuel, de maladie, familial, sans paye) était déjà autorisé, la présence au travail ne serait pas prévue et la fermeture des bureaux n'aurait aucun impact sur les employés en congé.

Congés des employés directement touchés par une situation d'urgence et/ou situation de ceux qui participent à la prestation de services de secours d'urgence

Les gestionnaires ont la marge de manœuvre voulue et le pouvoir discrétionnaire d'accorder un congé autorisé aux employés directement touchés par une situation d'urgence. Si un employé est personnellement touché par l'événement donnant lieu à la fermeture des bureaux, il est invité à communiquer avec son gestionnaire aux fins de l'examen de sa situation personnelle et des motifs qui l'empêchent de se présenter au travail. La personne la mieux placée pour décider d'accorder ou non un congé est le gestionnaire qui connaît les besoins opérationnels du secteur de travail.

Dans la plupart des cas, il faut accorder un congé payé aux employés qui participent à la prestation de services de secours d'urgence (p. ex. corps de pompiers volontaires, Force de réserve des Forces armées). Les employés qui souhaitent travailler dans les abris d'urgence doivent obtenir l'approbation préalable d'un gestionnaire délégataire et dans la mesure du possible, maintenir des contacts réguliers (quotidiens) avec leurs surveillants immédiats. La personne la mieux placée pour décider d'accorder ou non le congé est le gestionnaire qui connaît les besoins opérationnels du secteur de travail et la situation d'urgence concernant l'employé qui demande le congé.

Nous rappelons aux gestionnaires que les employés occasionnels n'ont PAS droit aux congés payés. Les employés occasionnels, sauf dans le cas d'une fermeture des bureaux, ne doivent être payés que lorsque les services ont été rendus.

Lorsque les opérations normales ont repris, des formulaires de congé doivent être remplis pour tous les absents qui ont reçu une autorisation verbale de leurs gestionnaires.

Personnel des agences de placement temporaire ou entrepreneurs qui ne peuvent pas travailler aux contrats fédéraux en raison de la fermeture des bureaux

Les employés des agences de placement temporaire sont des employés des agences en question. Ils sont habituellement payés selon les services rendus. Si aucun travail n'a été exécuté pendant la fermeture temporaire des bureaux, aucune heure ne doit être facturée par l'agence. Par conséquent, c'est à l'agence de décider ce qu'elle fera pour ses employés dans une telle situation. Le personnel de l'agence de placement temporaire doit communiquer avec son employeur afin d'avoir d'autres informations et éclaircissements sur sa situation.

La relation du gouvernement fédéral avec les entreprises ou les personnes qui fournissent des services contractuels est fondamentalement différente de la relation qu'il a avec ses employés. Les contrats et le mode de rémunération dépendent des conditions établies dans chaque contrat et la nature des services rendus. Le Secrétariat du Conseil du Trésor s'est engagé à veiller à ce que le gouvernement honore toutes ses obligations contractuelles envers les entreprises, agences et personnes touchées par la fermeture temporaire des bureaux. Chaque situation devra être évaluée par le gestionnaire délégataire responsable des marchés, une fois que les opérations habituelles ont repris. Dans de nombreux cas, lorsqu'il s'agit d'agences de placement temporaire, la question du paiement sera déterminée par l'agence en fonction des conditions de travail qui s'appliquent à l'embauche de ses employés.

Les contrats visant des services professionnels ou de placement temporaire, des biens ou des travaux de construction comportent des conditions et des modes de paiement différents. Essentiellement, les contrats touchés par une fermeture temporaire des bureaux doivent être payés selon les conditions du contrat, conformément aux obligations énoncées à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). En outre, les contrats peuvent contenir des clauses semblables à ce qui est établi dans l'Offre à commandes principale et nationale (OCPN) émise par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada au sujet des employés temporaires. Cette clause précise les circonstances dans lesquelles l'agence de placement temporaire peut être payée en cas de fermeture de bureaux du gouvernement.

14.0 Fermeture des bureaux du gouvernement

Lorsque des employés du Fournisseur assurent des services dans les locaux du gouvernement conformément à une commande subséquente émise par un utilisateur désigné et que ces locaux deviennent inaccessibles en raison d'une évacuation ou de la fermeture des bureaux du gouvernement, le Fournisseur est payé aux taux normaux spécifiés dans la commande subséquente, pourvu qu'il soumette avec sa facture une déclaration contresignée par les employés touchés attestant ce qui suit :

• que les employés nommés dans chaque commande subséquente n'ont pas pu être réaffectés ailleurs;
• que le Fournisseur n'a reçu aucun paiement d'un autre client, y compris le gouvernement, pendant la période de fermeture des bureaux;
• que les employés, pendant la période de fermeture des bureaux, ont été payés ou seront payés aux taux auxquels ils auraient eu droit si les services avaient été fournis conformément à la commande subséquente.

Il convient de noter que, même si un contrat contient cette clause, le contrat est conclu entre l'État et l'agence, et non avec l'employé de l'agence, et il faut veiller à éviter une relation d'employeur à employé.

Catégorie A

Situation qui ne constitue pas un danger de mort empêchant un certain nombre d'employés d'entrer dans le lieu de travail ou d'y rester. Cette situation peut concerner quelques employés ou tout l'effectif, mais pour une courte période de temps seulement (soit quelques heures). Par exemple :

• problème de plomberie dans le bâtiment, absence d'eau courante, inondation dans le bâtiment;
• absence d'électricité dans le bâtiment;
• problème de chauffage (trop chaud ou trop froid);
• émanations;
• tempête de neige.

Si l'une des situations susmentionnées doit donner lieu à la fermeture temporaire des bureaux, les gestionnaires doivent, si possible, encourager leurs employés à rechercher un réaménagement des horaires de travail (p. ex. en s'efforçant de travailler ailleurs).

Il faut continuer à payer les heures normales prévues à leur horaire à tous les employés (y compris les occasionnels et les étudiants) qui ne peuvent se présenter au travail en raison de la fermeture des bureaux. Les employés ne sont pas tenus de soumettre des formulaires de congé pour les périodes où la direction a suspendu les activités opérationnelles habituelles.

Les congés approuvés ne doivent pas être modifiés. Si un congé (p. ex. annuel, de maladie, familial, sans paye) était déjà autorisé, la présence au travail ne serait pas prévue et la fermeture des bureaux n'aurait aucun impact sur les employés en congé.

Les directives du Conseil national mixte sur la SST (c'est-à-dire les températures acceptables dans les bâtiments) et les exigences de la réglementation canadienne relative à la SST (ex. émanations) contribuent à définir une situation qui « empêcherait » des employés d'entrer dans un lieu de travail ou d'y rester. Cliquez sur le lien suivant :

/pubs_pol/hrpubs/TBM_119/oshd-dsst/oshd-dsst01-fra.asp#Toc122927114

Dans toute situation qui pourrait nuire à la santé et à la sécurité des employés, vous devez demander l'avis de votre coordonnateur ministériel de la SST.

Catégorie B

Situation qui ne constitue pas un danger de mort qui est comparable à celles de la catégorie A mais qui dure plus que quelques heures, ou situation qui touche un grand nombre d'employés et qui a une incidence sur toute une ville ou toute une région. En plus des exemples de la catégorie A, citons les suivants :

• tempête de verglas;
• panne d'électricité;
• inondation;
• blocage général d'une infrastructure (p. ex., grève d'autobus)

Si l'une des situations susmentionnées doit donner lieu à une fermeture temporaire des bureaux ou empêcher les employés de se présenter au travail, les gestionnaires doivent, si possible, encourager leurs employés à rechercher un réaménagement des horaires de travail (p. ex. en s'efforçant de travailler ailleurs).

Il faut continuer à payer les heures normales prévues à leur horaire à tous les employés (y compris les occasionnels et les étudiants) qui ne peuvent se présenter au travail en raison de la fermeture des bureaux. Nous rappelons aux gestionnaires que les employés occasionnels n'ont PAS droit aux congés payés. Les employés occasionnels, sauf dans le cas d'une fermeture des bureaux, ne doivent être payés que lorsque les services ont été rendus. Les employés ne sont pas tenus de soumettre des formulaires de congé pour les périodes où la direction a suspendu les opérations habituelles.

Les congés approuvés ne doivent pas être modifiés. Si un congé (p. ex. annuel, de maladie, familial, sans paye) était déjà autorisé, la présence au travail ne serait pas prévue, et une fermeture des bureaux n'aurait aucun impact sur ces employés en congé.

Catégorie C

Catégorie C – Situations qui peuvent constituer un danger de mort ou dommage matériel à l'étranger ou au Canada. Par exemple :

• incendie de forêt;
• inondation;
• tempête de verglas;
• tremblement de terre;
• ouragan;
• attaque terroriste;
• santé publique générale (p. ex. SARS, grippe aviaire, etc.).

Scénario 1

En ce qui concerne les employés du gouvernement fédéral qui pourraient être en vacances dans la région touchée et ne pourraient retourner au travail comme prévu :

• les conventions collectives ou la politique sur les conditions d'emploi fournissent à la direction le pouvoir discrétionnaire d'accorder ou non un congé payé lorsqu'une situation qui ne dépend pas directement de l'employé l'empêche de se présenter au travail;
• dans le cas d'une urgence médicale, ces employés et les personnes dont ils ont la charge sont couverts en vertu des dispositions d'urgence du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) jusqu'à concurrence de 100 000 dollars par personne pour les frais médicaux admissibles. Cette couverture se maintient 40 jours après le départ de la province de résidence.

Scénario 2

En ce qui concerne les employésdu gouvernement fédéral qui auraient pu être en congé annuel pendant leurs vacances dans la région touchée et dont le décès aurait été causé par l'événement :

• la couverture de l'employé et des personnes à charge se limite à 3 000 $ pour le retour du défunt en vertu du RSSFP;
• la portion de la prestation supplémentaire de décès (PSD) prévue par la Loi sur la pension de fonction publique (LPFP) s'applique. Certains frais d'obsèques peuvent être également couverts en vertu de la LPFP.

Scénario 3

En ce qui concerne les employés du gouvernement fédéral qui pourraient avoir des parents dont le décès aurait été causé par l'événement :

• la convention collective ou la politique sur les conditions d'emploi applicables prévoient un congé pour décès pour tous les employés du gouvernement fédéral en cas de décès de certains membres de la famille de l'employé;
• les dispositions prévoient généralement un congé supplémentaire pour un voyage lié au décès;
• l'administrateur général peut, après avoir examiné les circonstances particulières, accorder un congé payé pour une période plus longue que celle qui est normalement prévue.

Scénario 4

En ce qui concerne les employés du gouvernement fédéral qui pourraient vouloir prendre un congé pour tenter de retrouver des amis ou des parents disparus :

les conventions collectives ou la politique sur les conditions d'emploi prévoient que la direction a le pouvoir discrétionnaire d'accorder un congé.

• Chaque cas doit être examiné en fonction de la situation particulière de l'employé.
• Dans le cas d'une urgence médicale, ces employés et leurs personnes à charges sont couvertes en vertu des dispositions d'urgence du Régime de soins de santé de la fonction publique (RSSFP) jusqu'à concurrence de 100 000 $ par personne pour les frais médicaux admissibles. Cette couverture se maintient 40 jours après le départ de la province de résidence.

Scénario 5

En ce qui concerne les employés du gouvernement fédéral qui travaillent dans des régions touchées et les membres de leur famille s'ils ont déménagé à cet endroit avec les employés :

• Les dispositions liées au Service extérieur prévoient l'évacuation d'urgence des employés et de leur famille en cas de catastrophe naturelle. Les dispositions visent également les situations où des soins médicaux adéquats ne sont pas disponibles dans la région. En cas de décès d'un employé ou de l'une de ses personnes à charge pendant la période d'affectation au service extérieur, une compensation sera versée pour certains frais.
• Bon nombre de dispositions fournissent à l'administrateur général le pouvoir discrétionnaire d'examiner chaque situation particulière.
• Les employés affectés dans la région sont couverts en vertu du plan global du RSSFP et en vertu des directives sur le service extérieur (DSE).
• Les employés en déplacement dans la région touchée sont couverts aux termes de la partie V de la Directive sur les voyages « Urgences, maladies, blessures et décès en déplacement » et en vertu du RSSFP.
• Les employés peuvent également être couverts en vertu de la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État pour les blessures subies dans l'exercice de leurs fonctions.

Scénario 6

En ce qui concerne les employés du gouvernement fédéral qui contribuent aux activités de secours (p. ex., en travaillant pour la Croix-Rouge), les conventions collectives ou la politique sur les conditions d'emploi fournissent à la direction le pouvoir discrétionnaire d'accorder un congé. En conséquence, dans la plupart des cas, il faut accorder un congé payé aux employés qui fournissent des services de secours d'urgence (p. ex., corps de pompiers volontaires, Force de réserve des Forces armées). La personne la mieux placée pour décider d'accorder ou non un congé est le gestionnaire qui connaît les besoins opérationnels du secteur de travail et la situation d'urgence qui concerne l'employé demandant le congé.

Les employés qui souhaitent contribuer aux activités de secours d'urgence doivent obtenir l'approbation préalable d'un gestionnaire délégataire et dans la mesure du possible, maintenir des contacts réguliers (quotidiens) avec leurs surveillants immédiats.

Des situations autres que celles que nous avons décrites peuvent survenir, mais nous avons essayé de traiter celles auxquelles nous pensons que vous pourriez être confrontés. De façon générale, nous avons également tenté de vous fournir le plus de renseignements possible sans aller trop dans les détails.

Si vous avez besoin d'autres renseignements ou d'aide, vous pouvez consulter le site du SCT qui concerne les avantages des employés, ou communiquer avec Don Graham, Directeur principal, Opérations des relations de travail en composant le 952-2944.

Secrétaire adjointe
Relations de travail et opérations de rémunération
Original signé par
Hélène Laurendeau