Guide sur l'élaboration et la mise en œuvre des politiques d'interprétation

Table des matières

1.  But

Le présent guide expose les exigences auxquelles ministères et organismes doivent satisfaire lorsqu'ils élaborent et mettent en œuvre des politiques d'interprétation.

Ces exigences concernent les engagements énoncés dans le Plan d'action pour la réduction du fardeau administratif du gouvernement du Canada, à savoir :

« [...] le gouvernement exigera que les organismes de réglementation publient des politiques expliquant comment ils interprètent la réglementation sur leurs sites Web, en indiquant le moment où ils comptent répondre par écrit aux demandes des intervenants. »

2.  Date d'entrée en vigueur

Ce guide prend effet dès sa distribution aux ministères.

3.  Contexte

Les Canadiens communiquent fréquemment avec le gouvernement du Canada pour poser des questions au sujet des règlements fédéraux qui les touchent. Cela peut aller d'une question anodine (comme Quel formulaire dois-je remplir? ) à des questions plus techniques (comme Quelles sont les exigences de mise à l'essai et d'étiquetage pour que mes pneus soient considérés comme étant des « pneus d'hiver? »). Les personnes et les entreprises qui posent de telles questions veulent obtenir rapidement des renseignements précis et une orientation qui leur permettront de se conformer aux exigences réglementaires. La prévisibilité compte aussi, tant pour les entreprises que les Canadiens, car ils veulent avoir l'assurance que les mesures de conformité qu'ils prennent reposent sur une bonne orientation et des renseignements fiables fournis par le gouvernement.

Les organismes fédéraux chargés de la réglementation ont recours à différentes démarches et à divers outils pour mieux faire connaître et comprendre les exigences réglementaires, et pour faciliter la conformité chez les intervenants. En plus de répondre aux questions émanant des parties assujetties à une réglementation, les ministères et organismes élaborent et mettent en œuvre régulièrement des plans de respect et d'application des règlements, publient de la documentation d'orientation ainsi que des documents d'information, et sollicitent la participation des intervenants. Pour pouvoir fournir rapidement de l'information et une orientation précises et appropriées, et donc assurer la conformité, il est essentiel de faire preuve de souplesse et de trouver les bonnes approches et les bons outils pour répondre aux besoins particuliers des intervenants, et de se pencher sur les risques et les conditions d'exploitation réels.

Le gouvernement est résolu à améliorer davantage la prévisibilité et la transparence du système fédéral de réglementation afin de mieux servir les Canadiens et les entreprises. À cette fin, et conformément au Plan d'action pour la réduction du fardeau administratif, les ministères et organismes doivent élaborer et afficher sur leur page Web des lois et des règlements une politique d'interprétation expliquant leur engagement à l'égard du service, de la participation des intervenants et de la prévisibilité, en indiquant notamment les délais requis pour répondre aux questions par écrit.

4.  Domaine d'application

Le présent guide s'applique à tous les ministères, organismes et entités fédéraux, conformément à la définition de la section 3 de la Directive du Cabinet sur la gestion de la réglementation (se reporter au tableau 1).

Tableau 1. Section 3 de la Directive du Cabinet sur la gestion de la réglementation

7.  Entités, ministères et organismes fédéraux : la Directive du Cabinet sur la gestion de la réglementation s'applique aux entités, ministères et organismes fédéraux sur lesquels le Cabinet a un pouvoir général ou un pouvoir spécifique lié à la réglementation, ou encore ces deux types de pouvoirs :

  1. Les entités, ministères et organismes fédéraux visés par le pouvoir général du Cabinet comprennent l'ensemble de l'administration publique, y compris les ministres, à l'exception de certaines entités fédérales constituées par la loi, et dont l'existence, le mandat et les pouvoirs leur confèrent une indépendance substantielle par rapport au gouvernement.
  2. Les entités qui ne sont pas visées par le pouvoir général du Cabinet doivent se conformer à la directive si le gouverneur en conseil ou le Conseil du Trésor possède un pouvoir spécifique lié à la réglementation.
  3. Les entités qui ne sont pas visées par le pouvoir général du Cabinet et à l'égard desquelles le Cabinet ne possède pas de pouvoir spécifique devraient, par souci de bonne pratique de réglementation, se conformer à la directive et appliquer ses exigences selon leur contexte.

5.  Définitions

Les définitions applicables aux fins du présent guide sont les suivantes :

Interprétation
Une interprétation comprend l'informationet/ou l'orientation fournies verbalement ou par écrit par des fonctionnaires du gouvernement aux Canadiens et aux entreprises au sujet d'un règlement ou d'une exigence particulière d'un règlement en vue d'en faciliter la compréhension, la connaissance et le respect. Cela peut inclure tout un éventail d'activités et de services, qui vont d'une réponse donnée aux demandes de renseignements par téléphone ou par courriel à l'élaboration et à l'affichage en ligne de documents d'orientation, de fiches de renseignements, de foires aux questions, etc., afin d'émettre des décisions ou ordonnances formelles.
Politique d'interprétation
Une politique d'interprétation est un document cadre qui expose les engagements qu'un ministère ou organisme doit respecter, les pratiques qu'il doit appliquer et les outils qu'il doit utiliser lorsqu'il fournit une orientation ou de l'information aux Canadiens et aux entreprises au sujet des obligations réglementaires à respecter. Cette politique établit également les conditions dans lesquelles des réponses écrites aux questions seront fournies.
Règlements
Un règlement est un instrument reconnu en tant que tel, en vertu de l'article 6 de la Loi sur les textes réglementaires. Sont concernés les règlements pris par le gouverneur en conseil (GC) et les autres règlements.

6.  Principes

Les politiques d'interprétation devraient être élaborées et organisées par les ministères et les organismes selon les principes qui suivent : 

Prévisibilité   
Assurer la cohérence et l'uniformité de l'orientation fournie et s'engager à employer un langage simple et clair.
Service
Servir les Canadiens avec professionnalisme et fournir un service précis, diligent et respectueux.
Mobilisation des intervenants
Faire participer les intervenants à la détermination des exigences réglementaires qui nécessitent une orientation, ainsi qu'à l'élaboration de cette orientation.
Amélioration
Chercher à améliorer la prestation de services d'interprétation, en s'appuyant sur l'expérience et les commentaires recueillis auprès des Canadiens et des entreprises.

7.  Exigences

Les ministères doivent élaborer une politique d'interprétation en suivant le modèle de l'annexe C , puis la publier en ligne sur leur page Web des lois et règlements en employant le modèle fourni à l'annexe B.

Une politique d'interprétation doit comprendre les éléments suivants :

Ces éléments de politiques sont décrits de façon détaillée dans les sections 7.1 à 7.5.

Il appartient aux ministères et organismes de se pencher sur les éléments de politiques obligatoires, de façon à rendre compte le mieux possible des démarches et des mécanismes adaptés en vue de répondre aux besoins particuliers des intervenants, et d'aborder les réalités opérationnelles et réglementaires. En outre, les approches peuvent varier au sein d'un organisme ou d'un portefeuille donné.

La politique n'est pas tenue de renfermer toute l'information réglementaire ainsi que l'orientation fournie par un ministère ou un organisme, mais devrait donner des exemples représentatifs illustrant la façon dont l'organisation mettra en œuvre ses engagements en matière de politique d'interprétation.

Bien que la réglementation soit l'objectif principal de la politique, les ministères peuvent inclure de l'information et de l'orientation se rattachant aux politiques et aux lois du Parlement, etc.

7.1 Contexte du ministère/de l'organisme

Les ministères et organismes doivent déterminer la portée de l'application de leur politique d'interprétation (par exemple, axée sur le ministère ou le portefeuille, ou sur des secteurs particuliers) et fournir un aperçu du contexte opérationnel du ministère et des autres facteurs connexes servant de justification à la politique d'interprétation du ministère.

7.2 Prévisibilité

7.2.1   Engagement à l'égard d'un langage simple

L'emploi d'un langage simple dans le contexte de la préparation de l'orientation et de l'information sur les règlements peut faire éviter les ambiguïtés et faciliter une meilleure connaissance et la compréhension. En général, les Canadiens et les entreprises désirent se conformer de façon volontaire aux règlements et à leurs exigences, ce qui est plus facile à accomplir s'ils comprennent ce que l'on demande. Des règlements et des exigences de conformité plus faciles à comprendre réduisent aussi le fardeau administratif pour les Canadiens, en particulier les entreprises, lesquels sont susceptibles de consacrer des ressources non nécessaires (notamment pour payer des experts indépendants) pour interpréter les règlements. En ce qui concerne les règlements hautement techniques, il est important de reconnaître leur complexité, tout en tentant autant que possible d'employer un langage simple.

Dans leur politique d'interprétation, les ministères doivent énoncer un engagement à employer une langue simple. Ils peuvent préciser leurs consignes ministérielles relatives à la rédaction en langage simple, sous l'angle spécifique de l'interprétation, ainsi que les autres mécanismes utilisés pour veiller au respect des normes de langage simple (p. ex., l'examen d'ébauches de documents par les intervenants).

En outre, afin que les intervenants disposent de renseignements sur les règlements clairs et cohérents, les ministères doivent rédiger une Foire aux questions (FAQ) visant les 10 règlements qui sont les plus consultés, et mettre un lien vers celle-ci sur leurs sites Web de lois et règlements (consultez l'annexe A pour connaître les questions qui doivent figurer dans cette FAQ). Les ministères devront fréquemment mettre à jour leurs FAQ pour y ajouter les réponses aux questions d'ordre réglementaire qu'ils reçoivent régulièrement.

Les ministères doivent rédiger une FAQ dès qu'une proposition de réglementation est présentée (nouvelle réglementation ou modifications proposées) et qu'elle a une incidence sur les activités; la FAQ est ensuite liée aux versions définitives des règlements, sur les sites Web de lois et règlements. Par ailleurs, les ministères doivent rédiger une FAQ pour les domaines jugés problématiques par les intervenants lors des consultations 2014-2015 sur les améliorations visant la politique d'interprétation.

7.2.2   Fournir de l'orientation et favoriser la sensibilisation

Les ministères et les organismes utilisent divers modes de communication pour joindre les Canadiens et les entreprises et leur faire connaître les exigences connexes aux règlements, notamment pour les informer des modifications apportées à un règlement ou à son interprétation. Parmi ces mécanismes, mentionnons, entre autres, l'élaboration et l'affichage de documents d'orientation sur les sites Web ministériels, la notification des intervenants, par courriel, de la date à laquelle la nouvelle orientation sera fournie, la formation en ligne (webinaires, etc.), la constitution et l'affichage en ligne de foires aux questions, ainsi que la présentation de mises à jour aux intervenants dans le cadre de réunions régulières. De telles activités cadrent aussi avec l'objectif gouvernemental plus général de favoriser un gouvernement ouvert et transparent et d'accroître la facilité avec laquelle les Canadiens peuvent trouver des renseignements gouvernementaux, y accéder et les utiliser, en particulier au moyen d'outils Web.

Dans cette section de la politique d'interprétation, les ministères et les organismes devraient préciser et décrire les différents outils et approches de communication qu'ils utilisent pour faire connaître et comprendre les exigences réglementaires, et assurer uniformité et cohérence dans la prestation de l'orientation et de la formation. L'utilisation de liens vers du contenu en ligne et des outils est encouragée.

7.2.3   Répondre aux questions

Lorsqu'ils ont besoin d'un complément d'information ou de précisions au sujet des exigences réglementaires, les Canadiens et les entreprises s'attendent à ce que le gouvernement fournisse des réponses rapides, exactes et utiles à leurs questions. L'uniformité entre les réponses fournies aujourd'hui et les mesures d'application possibles dans l'avenir est également un élément important, qui permet aux Canadiens et aux entreprises d'agir en toute confiance lorsqu'ils suivent cette orientation.

Les ministères et les organismes doivent définir dans leur politique d'interprétation leurs pratiques liées aux réponses aux questions d'ordre réglementaire. Pour ce faire, il leur incombe d'expliquer les moyens utilisés afin de répondre aux questions et, plus particulièrement, les conditions dans lesquelles des réponses écrites sont fournies aux questions, et de s'engager à faire preuve de clarté en ce qui concerne la mesure dans laquelle ces réponses engagent le ministère ou l'organisme. On encourage également les ministères et organismes à prendre des engagements touchant le temps qu'ils peuvent prendre pour accuser réception des questions et y répondre. La politique doit également prévoir un engagement à l'égard de la rapidité à laquelle les questions des intervenants seront traitées.

Les ministères peuvent aussi décrire les pratiques internes et les outils utilisés en vue d'améliorer la qualité et l'uniformité des réponses fournies par les fonctionnaires (comme des protocoles standard pour obtenir l'information nécessaire de manière à bien comprendre les questions et à y répondre avec précision et de façon exhaustive, des listes de vérification sur l'information et les documents reçus de manière à éviter de répéter une même demande de renseignements, et des bases de données pour enregistrer les temps de réponse aux questions). Pour obtenir de l'information sur les questions connexes et les processus liés aux plaintes, se reporter à la section 7.3.2.

7.3 Service

7.3.1   Engagement en matière de service

Tous les Canadiens s'attendent à l'excellence du service. Cette valeur se retrouve au cœur du Code de valeurs et d'éthique du secteur public.

Les politiques d'interprétation ministérielles doivent comporter un engagement à faire preuve de professionnalisme lors des interactions avec les Canadiens et les entreprises. Cela peut comprendre des engagements propres à l'interprétation, ainsi que des engagements généraux liés au professionnalisme (comme traiter les représentants d'entreprise, les intervenants et les Canadiens avec respect et courtoisie). À cette fin, les ministères peuvent s'inspirer de chartes de service existantes et d'autres documents ou les adapter.

7.3.2   Responsabilisation en matière de service

S'ils rencontrent des problèmes (comme des services de faible qualité ou des directives non uniformes), les Canadiens et les entreprises doivent pouvoir formuler des plaintes, de façon à ce que les problèmes particuliers ou récurrents puissent être traités. De nombreux responsables de la réglementation encouragent les intervenants à communiquer de prime abord avec le représentant ou le gestionnaire directement concerné, de façon à déterminer si un règlement juste et approprié est possible, alors que d'autres commencent par cette étape pour ensuite offrir un processus d'appel officiel, ou un processus d'examen par un tiers.

Dans cette section, les ministères et les organismes devraient préciser les pratiques et les outils employés pour recueillir les questions ou les plaintes soulevées par les Canadiens et les entreprises, y répondre et faire un suivi au sujet de l'orientation en matière réglementaire ou des réponses aux questions.

7.3.3   Formation du personnel

Afin de respecter cet engagement en matière de service, les ministères et les organismes doivent veiller à ce que leurs représentants aient les compétences et les connaissances techniques nécessaires pour fournir un service de qualité et une orientation précise en ce qui a trait aux règlements. Les pratiques et les engagements connexes des ministères et des organismes devraient être définis dans cette section de la politique.

7.4 Mobilisation des intervenants

7.4.1   Engagement à l'égard de la mobilisation des intervenants

En matière de politiques publiques, la participation des intervenants et leur consultation significative sont des exigences de longue date du gouvernement fédéral. Une mobilisation ouverte et inclusive des intervenants facilite la formulation des préoccupations, aide à dégager un consensus, réduit au minimum le fardeau de mise en œuvre, permet de tester et d'améliorer les solutions, et facilite, pour les intervenants, la compréhension et la connaissance des modifications réglementaires.

Les politiques d'interprétation des ministères doivent comprendre un engagement à faire dûment participer les intervenants à l'élaboration de l'orientation, ainsi qu'à l'examen et à la mise au point de pratiques ou de documents visant à offrir de l'information et une orientation sur la conformité réglementaire et des réponses aux questions. 

7.4.2   Pratiques de mobilisation des intervenants

Les ministères et les organismes devraient recenser les pratiques et les outils qu'ils utilisent pour mobiliser les Canadiens et les entreprises à l'égard de l'élaboration ou de l'examen de l'information et de l'orientation relatives aux règlements (par exemple, en procédant à l'envoi d'ébauches de documents d'orientation à un échantillon d'intervenants choisis de façon aléatoire aux fins de commentaires, en organisant des tables rondes avec des représentants de l'industrie au sujet de nouveaux documents d'information, en employant des sondages en ligne afin de recevoir une rétroaction immédiate de la part des utilisateurs au sujet de leur expérience d'utilisation des outils en ligne, ou en étant réceptifs aux commentaires au sujet des documents existants).

7.5 Amélioration

Pour favoriser l'amélioration de la prestation de services d'interprétation, les ministères et les organismes doivent prendre l'engagement, dans le cadre de leur politique d'interprétation, d'entreprendre les tâches suivantes : (i) pendant l'exercice 2014-2015, vérifier auprès des intervenants l'état de la situation concernant les pratiques d'interprétation courantes (par exemple, les points à améliorer et les aspects positifs); (ii) d'ici le , déterminer les points à améliorer ainsi que les mesures d'évaluation de leur mise en œuvre; (iii) mettre en œuvre ces améliorations dans un délai de deux ans et informer les Canadiens au sujet du rendement de leur mise en œuvre d'ici le .

Tous les rapports subséquents au sujet des priorités relatives aux améliorations, des mesures connexes et du rendement de leur mise en œuvre devraient être affichés sur le site Web de l'organisation, et la page Web de la politique d'interprétation devrait comprendre les liens requis (voir annexe B).

8.  Mise en œuvre

8.1 Approbations

Les ministères et les organismes devraient :

  • Mettre en place des processus de gouvernance et d'approbation internes pour s'assurer de l'approbation de la politique d'interprétation par l'administrateur général aux fins d'affichage sur leur site Web. 
  • Suivre les procédures de communication du gouvernement en vigueur pour faire approuver et afficher leurs politiques d'interprétation et l'information connexe sur leurs sites Web.
  • Faire participer leur équipe des affaires juridiques à l'élaboration de leur politique d'interprétation. 

8.2 Calendrier de mise en œuvre

Les principaux délais à respecter pour afficher les politiques d'interprétation et l'information connexe sont présentés dans le tableau 2. La section 7 renferme des renseignements plus détaillés sur les exigences à cet égard.

Tableau 2 : Aperçu de la mise en œuvre

Délais

Exigences

Quatre semaines après la réception de la version définitive du guide

Les ministères et organismes doivent afficher un lien vers leur politique d'interprétation et vers leur FAQ sur leur site Web de lois et règlements.

  1. Les ministères et les organismes doivent avoir terminé leur mobilisation des intervenants.
  2. Les ministères et les organismes doivent déterminer et afficher leurs priorités au chapitre des améliorations, y compris des FAQ abordant les questions jugées problématiques par les intervenants lors des consultations, ainsi que les mesures permettant d'évaluer leur mise en œuvre sur leur site Web et un lien depuis la page de leur politique d'interprétation.

Les ministères et organismes doivent afficher dans leur site Web leur mise à jour à l'intention des Canadiens portant sur les résultats de la mise en œuvre des priorités par rapport aux mesures définies, ainsi qu'un lien depuis la page de leur politique d'interprétation.

En cours

Les ministères devront fréquemment mettre à jour leurs FAQ pour y ajouter les réponses aux questions d'ordre réglementaire qu'ils reçoivent régulièrement.

8.3 Modèles 

Pour s'assurer que toute l'information est affichée de la même manière à l'échelle du gouvernement, les politiques d'interprétation doivent être affichées sur les pages Web des lois et règlements des ministères en suivant les modèles de contenu et de présentation Web fournis aux annexes B et C, et selon le plan présenté à l'annexe D.

L'annexe B présente les consignes relatives au contenu et à la présentation de la page Web des lois et règlements des ministères, conformément aux exigences du Guide sur la planification prospective et les mesures connexes visant à améliorer la transparence et la prévisibilité du système de réglementation du gouvernement fédéral. En particulier, un lien vers la politique d'interprétation du ministère doit être ajouté aux pages Web des lois et règlements des ministères.

L'annexe C du présent guide illustre la présentation et le contenu Web des politiques d'interprétation. Les ministères et organismes peuvent choisir de subdiviser certaines sections (p. ex., par règlement, par loi habilitante, par centre de programmes ou par domaine d'application) de manière à rendre la présentation plus claire et aussi plus intuitive pour les entreprises et les Canadiens. À mesure que l'information au sujet des priorités et de la mise en œuvre d'améliorations est affichée, des liens devraient être ajoutés au bas des pages Web de la politique d'interprétation.

9.  Rôles et responsabilités

9.1 Administrateurs généraux

Les administrateurs généraux sont responsables de la mise en œuvre des exigences de ce guide. Cela comprend l'élaboration et l'affichage des politiques d'interprétation sur la page Web des lois et règlements des ministères, ainsi que le processus de mobilisation des intervenants, de détermination, de mise en œuvre et de mesure des priorités relatives aux améliorations.

9.2 Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Le Secteur des affaires réglementaires du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada passera en revue les sites Web des ministères pour vérifier si les ministères et organismes ont respecté chaque exigence de la section 8.2.

10. Demandes de renseignements

Les questions au sujet des présentes lignes directrices devraient être adressées au service des demandes de renseignements. Pour toute information concernant les politiques d'interprétation ministérielles, veuillez communiquer directement avec le ministère concerné.

Annexe A – Foire aux questions (FAQ)

Les questions suivantes devraient constituer le fondement des FAQ, conformément au paragraphe 7.2.1. Il ne s'agit toutefois pas d'une liste exhaustive. Les ministères sont encouragés à déterminer, en accord avec les intervenants, les questions et réponses additionnelles qu'il convient d'inclure dans leurs FAQ.

  1. Quel est le but de ce règlement?
  2. Quels sont les éléments clés de ce règlement?
  3. Quels effets ce règlement a-t-il sur les entreprises canadiennes?
  4. Quel est le calendrier de mise en œuvre?
  5. Où peut-on obtenir d'autres renseignements?
  6. Autres FAQ s'il y a lieu.
  7. Les ministères devront fréquemment mettre à jour leurs FAQ pour y ajouter les réponses aux questions d'ordre réglementaire qu'ils reçoivent régulièrement.

Annexe B – Contenu de la page Web sur les lois et règlements du ministère

Les ministères et organismes doivent joindre à leur politique d'interprétation un lien vers leur page Web de lois et règlements. 

Lois et règlements

[Le texte d’introduction propre au ministère, dans sa version actuelle ou à venir, doit apparaître ici.]

Que faisons-nous?

En tant que ministère, [insérer le nom du ministère] est responsable de ce qui suit :

On peut accéder à l’ensemble des lois et règlements du gouvernement en allant au site Web du ministère de la Justice Canada.

Renseignements additionnels

Pour en savoir plus au sujet des consultations actuelles ou des consultations à venir sur les projets de réglementation fédéraux, consultez la Gazette du Canada ou le site Web Consultations auprès des Canadiens.

Foire aux questions -- Règlements

Les FAQ ci-dessous visent à fournir aux Canadiens et aux entreprises des renseignements de base au sujet des règlements du [insérer le nom, du ministère]Voir la note en bas de page 1.

[Titre du règlement et lien vers le ministère de la Justice Canada]

  1. Quel est le but de ce règlement?
  2. Quels sont les éléments clés de ce règlement?
  3. Quels effets ce règlement a-t-il sur les entreprises canadiennes?
  4. Quel est le calendrier de mise en œuvre?
  5. Où peut-on obtenir d’autres renseignements?

[Autres FAQ s’il y a lieu]

Renseignements additionnels

Pour en savoir plus au sujet des consultations actuelles ou des consultations à venir sur les projets de réglementation fédéraux, consultez la Gazette du Canada ou le site Web Consultations auprès des Canadiens.

Annexe C – Contenu de la politique d'interprétation sur le Web

Les ministères doivent utiliser ce modèle de présentation pour leur page Web sur la politique d'interprétation. Les sections peuvent être subdivisées, au besoin.

Politique d’interprétation

Une politique d’interprétation est un document cadre qui expose les engagements qu’un ministère ou organisme doit respecter, les pratiques qu’il doit appliquer et les outils qu’il doit utiliser lorsqu’il fournit une orientation ou de l’information aux Canadiens et aux entreprises au sujet des obligations réglementaires à respecter. Cette politique établit également les conditions dans lesquelles des réponses écrites aux questions seront fournies.

Pour en savoir plus au sujet des consultations actuelles ou des consultations à venir sur les projets de réglementation fédéraux, consultez la Gazette du Canada ou le site Web Consultations auprès des Canadiens.

Annexe D – Plan d'une politique d'interprétation

Les ministères doivent utiliser ce modèle d'application pour obtenir l'approbation à l'interne de leur politique d'interprétation. Les sections peuvent être subdivisées, au besoin.

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