Rôles et responsabilités dans le processus de présentation au Conseil du Trésor

Table des matières

• Ministres
• Administrateurs généraux
• Sous-ministres adjoints (SMA) des ministères
• Dirigeants principaux des finances (DPF)
• Président du Conseil du Trésor
• Secrétaire du Conseil du Trésor
• Secrétaires adjoints de programmes du Secrétariat

Ministres

Les ministres soumettent des présentations au CT pour obtenir les approbations et les autorisations nécessaires pour entreprendre une initiative que leur organisation ne serait autrement pas en mesure d’entreprendre ou qui dépasse l’étendue de leurs pouvoirs. Les ministres sont responsables de l’exactitude et de l’exhaustivité des présentations au CT, et de tout suivi demandé par le Conseil du Trésor, notamment en veillant à ce que les conditions soient remplies.

Le ministre parrain et son organisation participent à des échanges avec d’autres ministres, des membres du Conseil du Trésor et des fonctionnaires du Secrétariat et d’autres organisations pour s’assurer que les programmes sont conformes aux priorités du gouvernement et qu’ils sont conçus, exécutés et livrés de manière à atteindre les résultats escomptés.

Administrateurs généraux

Les administrateurs généraux soutiennent leur ministre pendant toutes les étapes du processus de présentation au CT et veillent à ce que les séances d’information ministérielles aient lieu en temps opportun. Ils gèrent les ressources et les actifs du ministère pour réaliser les priorités du gouvernement tout en tenant compte de la mesure dans laquelle les nouveaux coûts (comme les équivalents temps plein) peuvent être absorbés à l’échelle du ministère. Cela est réalisé, en partie, en respectant les politiques du Conseil du Trésor, y compris en maintenant des systèmes efficaces de contrôle interne et en mettant efficacement en œuvre les décisions du Conseil du Trésor ainsi que les mesures de suivi et les conditions connexes.

Les administrateurs généraux mettent en place des processus internes efficaces à l’appui des présentations au CT et d’autres documents du Cabinet, notamment en prenant des dispositions appropriées pour la surveillance, l’évaluation et la communication des résultats liés au rendement en ce qui a trait aux politiques, aux initiatives et aux programmes présentés au CT aux fins d’étude. En signant l’annexe sur la livraison et les résultats escomptés dans chaque présentation au CT, les administrateurs généraux s’assurent que chaque présentation est appuyée par l’utilisation équilibrée de tous les renseignements disponibles et pertinents sur la mesure et l’évaluation du rendement.

Ils se chargent d’entretenir des relations de travail constructives avec tous les participants au processus de présentation au CT, y compris les fonctionnaires du Secrétariat et le secrétaire du Conseil du Trésor. Ils veillent à ce que le Secrétariat comprenne les activités à venir de leur organisation avec le Cabinet et le Conseil du Trésor, ainsi que leur lien avec les initiatives horizontales et les priorités du gouvernement.

Sous-ministres adjoints (SMA) des ministères

Les sous-ministres adjoints (SMA) des ministères élaborent et mettent en œuvre des initiatives visant à réaliser les objectifs organisationnels à l’appui des priorités générales gouvernement. L’on s’attend d’eux qu’ils assurent l’exactitude et la qualité de leurs présentations au CT.

Les SMA des ministères interagissent régulièrement avec leurs homologues du Secrétariat pour partager des informations et demander des conseils sur les mesures proposées, qui peuvent nécessiter l’approbation du Conseil du Trésor. Ils font participer leur dirigeant principal des finances au processus, informent l’administrateur général et leur ministre, et assurent l’approbation définitive des présentations au CT en temps opportun. Ils préparent également des comptes rendus des progrès réalisés et assurent la diligence raisonnable au titre d’une mise en œuvre de haute qualité des propositions approuvées.

En collaboration avec le secteur des programmes pertinent du Secrétariat, les SMA veillent à ce que les propositions de présentation soient bien étayées, abordables, viables et harmonisées à la fois avec les activités centrales du ministère et avec les priorités générales du gouvernement. Ils veillent à ce que la présentation au CT reflète exactement comment une initiative sera menée, quels en seront les coûts, quelles solutions de rechange ont été envisagées, pourquoi la méthode proposée constitue le meilleur choix, et quels sont les résultats escomptés, y compris la façon dont le rendement sera mesuré.

Dirigeants principaux des finances (DPF)

Les DPF doivent évaluer indépendamment les présentations ayant des incidences financières et préparer une lettre d’attestation. La lettre doit fournir une opinion sur les informations contenues dans la présentation et décrire avec précision les incidences financières afin de soutenir une prise de décision éclairée. L’opinion doit tenir compte des six assertions qui sont définies dans la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet. Les DPF fournissent également des commentaires supplémentaires qu’il juge pertinents pour le Conseil du Trésor.

Président du Conseil du Trésor

Le président du Conseil du Trésor est responsable de l’efficacité du travail du Conseil du Trésor et de ses sous-comités, comme l’exige le Premier ministre.

En tant que ministre responsable du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, il ou elle soumet à l’approbation du Conseil du Trésor les politiques de gestion et les conventions collectives des organisations dont le Conseil du Trésor est l’employeur. Dans l’exercice de ces fonctions, le président du Conseil du Trésor consulte les membres des autres comités du Cabinet, collabore avec ses collègues du Conseil du Trésor afin d’assurer la cohérence de l’orientation et de faire progresser les priorités du gouvernement, tout en respectant les pouvoirs qui lui sont conférés en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Il incombe au président de définir ou de modifier les dates et les ordres du jour des réunions et d’autoriser des réunions ou des exceptions supplémentaires pour l’examen des cas urgents. Quand il préside la réunion du Conseil du Trésor, le président en assure le bon déroulement et il peut inviter des conférenciers supplémentaires, demander des informations complémentaires, et imposer des conditions à l’approbation du Conseil du Trésor. Au nom du Conseil, le président peut prendre d’autres mesures pour faire avancer le travail de ce comité et assurer son rôle actif dans la gestion globale des organisations du gouvernement fédéral.

Secrétaire du Conseil du Trésor

Le secrétaire du Conseil du Trésor appuie le président dans la prestation efficace et efficiente du mandat du Conseil du Trésor. Ce faisant, le secrétaire soutient le Conseil du Trésor dans l’accomplissement de son mandat législatif et de ses rôles d’employeur, de bureau du budget et de directeur général de la fonction publique fédérale.

Le secrétaire se charge de fournir des conseils de haute qualité et en temps voulu aux membres du Conseil du Trésor sur toutes les propositions présentées au comité, d’aider à résoudre les questions délicates, et de soutenir le président dans l’établissement du programme. Le secrétaire est également responsable de soumettre les politiques du Conseil du Trésor qui visent toutes les organisations de l’administration publique centrale et qui influent sur les pratiques de gestion dans la fonction publique fédérale.

Secrétaires adjoints de programmes du Secrétariat

Les secrétaires adjoints de programmes du Secrétariat formulent des conseils au Conseil du Trésor sur le bien-fondé des propositions individuelles, soumettent les présentations des ministères aux réunions du Conseil du Trésor, répondent aux questions des ministres, et assurent le suivi des questions comme l’exige le Conseil du Trésor. Ils communiquent les décisions du Conseil aux organisations gouvernementales et surveillent l’application des conditions imposées par le Conseil. Les secrétaires adjoints fournissent également des mises à jour sur la mise en œuvre des initiatives ministérielles. De telles mises à jour peuvent se produire à la demande du Conseil ou pour assurer la conformité aux lois et aux politiques.

De plus, les secrétaires adjoints de programmes du Secrétariat soutiennent le président et le secrétaire du Conseil du Trésor dans la prestation efficace et efficiente du mandat du Conseil du Trésor en assurant une diligence raisonnable (c’est-à-dire la validation des coûts, l’évaluation des risques et l’harmonisation avec les priorités actuelles) et fournissent des conseils judicieux au sujet des présentations. Ils fournissent de l’information au secrétaire et au Bureau du président du Conseil du Trésor pendant les réunions stratégiques et s’affairent à résoudre les questions en suspens avant les réunions du Conseil du Trésor.

Dans l’exercice de leurs responsabilités, les secrétaires adjoints travaillent en étroite collaboration avec les administrateurs généraux et les SMA de l’organisation afin de comprendre les activités à venir du Cabinet et du Conseil du Trésor qui concernent leur organisation et leur formulent des conseils sur la meilleure façon d’assurer le déroulement sans heurts du processus de présentation au CT. Des consultations rapides et régulières entre les secteurs des programmes et les organisations sont essentielles pour assurer le succès des présentations au Conseil du Trésor.

Les secrétaires adjoints de programmes du Secrétariat examinent les présentations soumises dans le contexte du mandat et des activités de l’organisation, d’autres initiatives horizontales en cours et des priorités du gouvernement. Ils examinent également les questions de gestion des dépenses du gouvernement, les aspects stratégiques plus vastes, les questions intergouvernementales et les politiques pertinentes du Conseil du Trésor. Ils cherchent, en outre, à tirer parti des expériences et des ressources afin de parvenir à des solutions rentables qui appuient la transformation continue de la fonction publique fédérale.