Guide détaillé à l’intention des rédacteurs

Rédaction d’une présentation au Conseil du Trésor

Avant même de commencer à rédiger :

  1. Lisez Comment utiliser ce guide pour obtenir de l’information sur les attentes générales, notamment en ce qui concerne l’utilisation appropriée des annexes.
  2. Sauvegardez une copie du Formulaire de présentation au Conseil du Trésor (TBC/CTC 300-1).
  3. Utilisez ce guide pour rédiger une présentation au CT conformément aux attentes formulées dans l’ensemble du document.
  4. Consultez l’Aperçu des présentations au Conseil du Trésor si vous en êtes à vos premières présentations au CT. L’aperçu fournit des renseignements de base sur le processus de présentations au CT et contient une description des principaux rôles et responsabilités, dont le rôle central du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat).

Le guide à l’intention des rédacteurs contient les sections suivantes :

Titre et sommaire

En des termes simples, sans acronymes, abréviations ou termes techniques, fournissez les éléments suivants :

  1. Un titre, comptant idéalement au plus 20 mots, qui indique le but de la présentation. Il convient de signaler que, dans le cas des demandes relatives au Budget supplémentaire des dépenses, le titre sera le nom du poste dans le Budget des dépenses.
  2. Un résumé de la présentation (idéalement 100 mots ou moins) présentant les résultats à long terme associés à la proposition (c.-à-d. les changements qui découleraient de l’approbation de la proposition). Le résumé devrait présenter les pouvoirs recherchés, le coût total, le niveau de risque et la façon dont la proposition serait mise en œuvre.

Autorisations demandées au Conseil du Trésor

Cette partie de la présentation contient toutes les autorisations que votre organisation demande au Conseil du Trésor :

  • Il est préférable de commencer la section par : « Il est proposé que le Conseil du Trésor : », puis de fournir la liste numérotée des propositions.
  • Consultez le Secrétariat au sujet de chaque proposition afin de trouver le libellé optimal qui permettra à votre organisation d’obtenir les résultats escomptés et précisez les éventuels éléments devant faire l’objet d’un suivi.
  • Présentez les autorisations ou les approbations particulières que votre organisation demande et rédigez un paragraphe pour chaque décision demandée.
  • Chaque paragraphe doit être clair, concis et numéroté séparément.
  • Le libellé en français et en anglais de chaque paragraphe doit concorder exactement.
  • L’organisation responsable doit transmettre les propositions collectives dans des présentations conjointes.

Voici quelques exemples d’autorisations les plus souvent demandées (voir Autorisations et approbations couramment demandées ou Principaux points à considérer lors de la rédaction d’une présentation au CT - Autorisations demandées au Conseil du Trésor):

  • autorisations relatives à la gestion financière – crédits du Budget des dépenses et affectations;
  • structures de gestion, des ressources et des résultats;
  • paiements de transfert;
  • frais d’utilisation externe;
  • approvisionnement;
  • planification des investissements;
  • approbation de projet;
  • biens immobiliers;
  • plans d’entreprise des sociétés d’État;
  • organisation et classification, non déléguées, des postes du groupe de la direction (EX);
  • approbations par le gouverneur en conseil.

Exemples d’autorisations demandées au Conseil du Trésor

Il est proposé que le Conseil du Trésor :

  1. accorde l’autorisation d’inscrire un poste au budget supplémentaire des dépenses ou d’augmenter les niveaux de référence du crédit 1 du ministère des Initiatives Canada – Dépenses de programme aux montants de 2 772 456 $ en 2014-2015; de 1 057 517 $ en 2015-2016; de 928 296 $ en 2016-2017; de 930 764 $ en 2017-2018; et de 938 700 $ en 2018-2019; ces montants incluent les régimes d’avantages sociaux des employés et excluent les frais de locaux de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour la mise en œuvre du programme Connexions horizontales;
  2. accorde l’autorisation de détenir dans une réserve centrale une somme de 88 145 $ en 2014-2015; de 70 068 $ en 2015-2016; de 70 494 $ en 2016-2017; de 71 352 $ en 2017-2018; et de 72 109 $ en 2018 2019 pour compenser les besoins en locaux de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Contexte

Cette section de la présentation indique le contexte en fournissant des renseignements factuels de base sur la ou les propositions, notamment ceux qui suivent :

  • décisions antérieures du Cabinet et autres autorisations à l’appui;
  • concordance avec le mandat et la structure des programmes de l’organisation;
  • pour les organisations qui ont effectué la transition vers la Politique sur les résultats du CT, le contexte devrait renfermer les éléments suivants :
    • la responsabilité fondamentale du cadre ministériel lié aux résultats sur laquelle porte la proposition;
    • les résultats ministériels (établis dans le cadre ministériel lié aux résultats) auxquels la proposition est liée, et une mention à savoir si ces résultats ministériels contribuent au respect d’une priorité pangouvernementale.
  • lien avec des politiques ou des programmes existants, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’organisation;
  • renseignements historiques sur la proposition, y compris les résultats antérieurs atteints.

Pour obtenir de plus amples directives sur la rédaction de cette section, veuillez consulter les questions d’analyse critique contenues dans le document Principaux points à considérer lors de la rédaction d’une présentation au CT.

Justification

Cette section de la présentation contient la justification à l’appui de chaque proposition et une explication de ce que vous tentez d’accomplir. Vous devriez plutôt démontrer la raison pour laquelle le plan d’action proposé est nécessaire (c.-à-d. un changement d’orientation ou le statu quo) et la manière dont les résultats proposés répondent à ce besoin.

Les éléments suivants devraient être pris en compte :

  • écarts dans les programmes actuels visés par la proposition;
  • leçons tirées des procédures d’autres administrations et d’initiatives comparables;
  • changements dans le contexte stratégique ou opérationnel.

On s’attend également à ce que, lorsqu’elles démontrent la nécessité du plan d’action proposé, les organisations justifient la raison pour laquelle les pouvoirs demandés dans la présentation sont nécessaires.

Si votre présentation suppose un arrangement de collaboration avec d’autres organisations, fournissez des renseignements additionnels sur l’organisation, le partenaire ou la personne que vous faites intervenir pour vous aider à mettre en œuvre la proposition.

Pour obtenir de plus amples directives sur la rédaction de cette section, veuillez consulter les questions d’analyse critique contenues dans le documents Principaux points à considérer lors de la rédaction d’une présentation au CT.

Résultats escomptés

Cette section de la présentation établit les résultats escomptés de la proposition, et explique la manière dont celle-ci permettrait d’effectuer le suivi des progrès et, en fin de compte, d’atteindre les résultats escomptés.

Aperçu

Les résultats escomptés représentent la façon dont une organisation prévoit améliorer les choses pour les Canadiens ou la contribution qu’elle prévoit faire à l’appui des intérêts et des priorités du gouvernement du Canada. Les organisations devraient fournir un sommaire présentant les principaux résultats associés à la proposition, expliquant la façon dont ceux-ci seront mesurés et désignant les objectifs clés. Ce sommaire s’appuie sur une annexe Livraison et résultats escomptés : engagement des administrateurs généraux dûment remplie, qui nécessite la formulation des résultats à court, à moyen et à long terme que l’administrateur général s’engage à poursuivre. Les organisations peuvent devoir remplir dûment une annexe « Livraison et résultats escomptés : Renseignements sur la mesure du rendement » afin de donner un aperçu plus détaillé de leur stratégie relative aux données. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez votre analyste de programme au Secrétariat.

Cette section devrait également résumer la façon dont la proposition mènerait aux résultats escomptés, notamment en présentant le rôle de l’agent principal de la mise en œuvre ou du chef de la mesure du rendement de l’organisation dans la surveillance, la communication et l’atteinte des résultats.

Données probantes (audits, évaluations, examens et études)

Les organisations devraient expliquer toutes les données probantes (p. ex. découlant d’audits, d’évaluations, d’examens ou d’études externes) qui appuient les résultats escomptés de la proposition. Cette section de la présentation devrait également renfermer toute donnée probante qui aide à démontrer la raison pour laquelle l’initiative sera pertinente, efficace et efficiente.

Pour les programmes existants, cette section devrait résumer les résultats réels obtenus jusqu’à présent, la qualité et la disponibilité des données antérieures sur le rendement, et un sommaire des conclusions et des résultats pertinents d’audits, d’évaluations et d’examens de programme menés antérieurement, y compris une comparaison par rapport aux cibles de programme établies, aux programmes semblables, aux points de référence ou aux pratiques exemplaires.

Les organisations devraient également indiquer leurs plans pour recueillir d’autres données probantes, en mentionnant, entre autres, le calendrier des évaluations prévues pour la proposition, et ce qui sera et ne sera pas évalué; si aucune évaluation n’est prévue, une explication devrait être fournie. Pour les organisations qui ne sont pas assujetties aux exigences du plan d’évaluation ministériel qui font partie de la Politique sur les résultats, la présentation devrait contenir des détails additionnels concernant le choix du moment et la portée des futures évaluations, et la source des fonds destinés à celles-ci, le cas échéant.

Si aucun renseignement sur le rendement n’a été utilisé dans la préparation de la proposition, cela devrait être mentionné et justifié.

Rapports

Les organisations devraient indiquer la façon dont elles prévoient rendre compte des progrès de façon transparente et proactive. Dans toute la mesure du possible, les organisations devraient mentionner si les renseignements connexes sur le rendement seront divulgués publiquement.

Initiatives horizontales

Si la présentation fait partie d’une initiative horizontale (conformément à la définition contenue dans le Guide à l’intention des ministères sur la gestion des initiatives horizontales et l’établissement de rapports connexes), l’information sur les rôles et responsabilités de chaque organisation relativement à l’atteinte des résultats devrait être incluse dans les sections ci-dessus. Selon les besoins, les organisations devraient également :

  • indiquer si les autres organisations participantes se sont engagées à l’égard d’une stratégie horizontale de mesure du rendement;
  • décrire brièvement (si elles dirigent le processus et une évaluation est prévue) la gouvernance, les objectifs et l’approche générale de l’évaluation, confirmer que leur calendrier d’évaluation correspond à ceux des organisations participantes, et expliquer la façon dont l’évaluation sera financée.

En outre, tous les ministères qui participent à une initiative horizontale devraient remplir et inclure l’annexe Livraison et résultats escomptés sur les initiatives horizontales : engagement des administrateurs généraux , qui donne un aperçu des dépenses prévues, des résultats escomptés, des indicateurs de rendement et des cibles pour l’initiative horizontale par domaine thématique.

Pour obtenir de plus amples directives sur la rédaction de cette section, veuillez consulter les questions d’analyse critique contenues dans le document Principaux points à considérer lors de la rédaction d’une présentation au CT.

Conception, livraison et mise en œuvre

La présente section de la présentation décrit l’approche de mise en œuvre proposée et doit expliquer pourquoi cette approche est celle qui convient le mieux pour atteindre les résultats escomptés.

L’information concernant la façon dont chaque proposition sera mise en œuvre, ainsi que les coûts et la durée de la mise en œuvre de chacune, doit être examinée en tenant compte des facteurs suivants, selon le cas :

Conception des programmes/politiques :
discutez de la façon dont la conception des programmes/politiques et le modèle choisi pour les exécuter sont ceux qui conviennent le mieux pour atteindre les résultats escomptés. Les organisations doivent indiquer les considérations relatives aux politiques pangouvernementales, qui ont influencé la conception des programmes/politiques, notamment celles relatives aux langues officielles et à l’Analyse comparative entre les sexes plus, qui nécessitent obligatoirement leurs propres annexes. Dans les cas où un mémoire au Cabinet a été déposé avant la présentation, les organisations doivent discuter de la façon dont les considérations relatives aux politiques mentionnées précédemment ont été prises en compte lors de la conception du programme, de la politique ou de l’initiative;
Innovation :
décrivez la mesure dans laquelle la conception des programmes/politiques et le modèle choisi pour les exécuter soutiennent l’amélioration ou la modernisation de la prestation de services et des pratiques d’exploitation, soit grâce à l’utilisation des techniques existantes ou à l’adoption de nouvelles approches. Expliquez le rôle que joue l’expérimentation à cet égard, et indiquez si l’organisation consacre un pourcentage fixe du financement des programmes à la mise à l’essai de nouvelles approches;
Consultation des intervenants :
présentez un résumé décrivant les personnes consultées, la façon dont les consultations ont été tenues et l’incidence/répercussions de ces consultations sur l’approche proposée;
Structures de gouvernance :
discutez du leadership, des politiques, des relations, des mécanismes de contrôle et des mesures de reddition de compte;

Mise en œuvre de la proposition : décrivez les principales tâches à accomplir, les principaux jalons/échéances ainsi qu’un plan de communication. Dans les cas où un mémoire au Cabinet a été déposé avant la présentation, les organisations doivent discuter des principaux changements survenus (à l’égard des hypothèses, des dépendances, des circonstances, etc.) depuis l’approbation de ce mémoire, qui auront une incidence sur la façon dont la proposition sera mise en œuvre, s’il y a lieu.

Pour obtenir de plus amples directives sur la rédaction de cette section, veuillez consulter les questions d’analyse critique contenues dans les documents Principaux points à considérer lors de la rédaction d’une présentation au CT.

Risques et réactions aux risques

Cette section de la présentation traite du risque global et contient une description des principaux risques ou défis associés à la mise en œuvre de chaque proposition. Le Conseil du Trésor doit obtenir l’assurance qu’un éventail complet de risques a été pris en compte et que les principaux risques et des réactions aux risques satisfaisantes ont été repérés.

À titre de pratique exemplaire, tenez compte des guides et des outils qui s’inscrivent dans l’approche de gestion du risque de l’organisation, comme la politique sur la gestion du risque et le cadre ou le profil de risque ministériel. Vous assurerez ainsi la concordance entre l’évaluation du risque de la proposition et l’approche en matière de gestion du risque et les réactions aux risques de l’organisation. Si de tels éléments ne sont pas accessibles, vous pouvez vous servir des guides et outils pour la gestion du risque.

Les organisations devraient commencer la présente section en présentant un résumé de l’environnement opérationnel (c.-à-d. une analyse de l’environnement) dans lequel la proposition sera mise en œuvre.

Un résumé des principaux risques devrait également être présenté, accompagné des stratégies de réaction aux risques de l’organisation (éviter, atténuer, transférer, accepter). Ce résumé doit s’appuyer sur une Annexe sur les risques et réactions aux risques dûment remplie, qui nécessite de procéder à une analyse des risques en se fondant sur une évaluation des répercussions et de la probabilité (voir la section Définir le processus de gestion du risque dans le Guide de gestion intégrée du risque). Si votre proposition est liée à une approbation de projet, veuillez indiquer la cote d’évaluation de la complexité et des risques du projet.

Pour obtenir de plus amples directives sur la rédaction de cette section, veuillez consulter les questions d’analyse critique contenues dans le document Principaux points à considérer lors de la rédaction d’une présentation au CT.

Coût, exigences de financement et provenance des fonds

Cette section de la présentation donne aux ministres une idée précise du coût du programme, du projet ou de l’initiative, par exercice et au total, des exigences de financement, ainsi que de la provenance des fonds pour le financement de la proposition. L’établissement des coûts, les exigences de financement et la provenance de fonds sont des éléments distincts donnant de l’information unique en son genre, mais complémentaire à partir de laquelle les ministres évaluent les approbations et les autorisations que vous demandez.

Bref, vous devez fournir les renseignements suivants :

  • le coût total du programme, du projet ou de l’initiative à l’étude (au dollar près);
  • des renseignements sur le coût selon la comptabilité de caisse et, le cas échéant, selon la comptabilité d’exercice;
  • les exigences de financement;
  • la provenance des fonds.

Pour obtenir de plus amples directives sur la rédaction de cette section, veuillez consulter les questions d’analyse critique contenues dans le document Principaux points à considérer lors de la rédaction d’une présentation au CT.

Coût

Dans le cas des présentations comportant des exigences de financement, le coût total de l’initiative doit être fourni selon la comptabilité de caisse. Lorsque le profil selon la comptabilité de caisse diffère de celui selon la comptabilité d’exercice, comme c’est le cas lors de l’achat d’une immobilisation, le coût total doit aussi être fourni selon la comptabilité d’exercice.

La comptabilité de caisse fournit aux ministres un profil des dépenses prévues ou des décaissements. Les renseignements selon la comptabilité d’exercice illustrent comment une immobilisation est consommée ou un passif est liquidé avec le temps et indiquent l’incidence prévue sur l’État des résultats et le déficit ou l’excédent accumulé du gouvernement.

Il est recommandé que vous consultiez les Lignes directrices sur l’établissement des coûts lorsque vous remplissez cette section de la présentation.

Voici quelques coûts qui devraient faire partie de vos calculs, s’il y a lieu :

  • les coûts directs, y compris le coût des salaires, des régimes d’avantages sociaux des employés (RASE) et des locaux;
  • les coûts de soutient aux programmes, comprenant les fonctions de surveillance, d’administration, de gestion et de politiques des directions de programmes qui participent à l’exécution de l’initiative;
  • les coûts indirects des services internes encadrant l’initiative, notamment les services suivants :
    • gestion et surveillance, comme l’audit interne et l’évaluation;
    • communications;
    • juridiques;
    • gestion des ressources humaines;
    • gestion financière;
    • gestion du risque;
    • gestion de l’information;
    • technologie de l’information;
    • voyages et autres services administratifs;
    • biens immobiliers;
    • matériel;
    • acquisitions;
  • les coûts de financement (p. ex., les fonds renouvelables doivent verser un intérêt lorsque l’autorisation de prélèvement est utilisée);
  • les fonds de contingence (visant à offrir une certaine souplesse pour tenir compte des augmentations de coûts prévues attribuables à des facteurs autres que des changements à la portée);
  • la TPS ou la TVH, à l’évaluation des coûts de projets, de marchés ou de locations;
  • les recettes cédées (p. ex., intérêt sur l’élimination de la dette).

Les organisations disposent, en général, d’un cadre ou d’une formule d’estimation des coûts des services internes pour les présentations au CT. La méthode doit être appliquée de manière uniforme à toutes les présentations.

Les organisations se préoccupent parfois, à tort, uniquement des nouveaux besoins de financement et présentent seulement les coûts rattachés à leurs nouvelles demandes de fonds. Les coûts présentés aux ministres devraient refléter le coût total de l’initiative et devraient être pris en compte indépendamment des aspects de financement.

Si une présentation n’a pas d’incidence financière (p. ex., elle vise une demande d’autorisation de modifier les limites contractuelles sans entraîner de modification des coûts du projet), ce renseignement doit être fourni dans cette section de la présentation.

Exigences de financement

Vous devez fournir une analyse et une explication des exigences de financement, y compris les éléments suivants :

  • Priorités de financement qui existent déjà au niveau organisationnel;
  • Priorité relative de la proposition;
  • Réaffectation des fonds existants (ou explication de la raison pour laquelle l’organisation ne peut pas mettre en œuvre la proposition au moyen des ressources actuelles);
  • Exigences liées au financement sur plusieurs exercices (déterminez de manière distincte le montant requis pour les services internes).

Vous devez fournir tout autre renseignement pertinent, s’il y a lieu, comme l’incidence d’une réaffectation importante ou les préoccupations quant à l’intégrité des programmes, de même que des renseignements détaillés sur les ressources au titre des ETP, existantes et nouvelles, à l’appui de la proposition (notamment leur répartition à l’intérieur et à l’extérieur du Canada, les niveaux de dotation et ce que fera chacune d’entre elles).

Les exigences de financement sont tirées des estimations de coûts, mais elles ne sont généralement pas identiques à celles-ci. La présente section de la présentation doit être accompagnée de renvois à la section Autorisations émanant de lois et de politiques existantes en ce qui concerne des décisions antérieures sur la provenance des fonds.

Provenance des fonds

Vous devez indiquer aux ministres d’où proviendront les fonds qui serviront à financer les coûts de votre initiative. Le Conseil du Trésor n’examinera les présentations à incidence financière que si la provenance des fonds est confirmée. Votre organisation doit établir la provenance des fonds de la proposition et la confirmer auprès du secteur de programmes du Secrétariat avant de soumettre une présentation au Conseil du Trésor.

Voici quelques sources de fonds possibles :

Les niveaux de référence existants :
dépenses votées prévues approuvées par le Parlement dans le Budget des dépenses et réaffectations soit à l’intérieur du programme lié à la proposition, soit à l’intérieur des niveaux de référence de votre organisation.
Les fonds réservés dans le cadre financier :
fonds réservés pour la proposition à la suite d’un budget fédéral ou d’autres décisions du Cabinet, ainsi que les fonds provenant d’un recouvrement des coûts et déposés au Trésor à titre de revenus non disponibles. Dans le dernier cas, la provenance des fonds doit être décrite comme suit : « Fonds réservés dans le cadre financier qui seront compensés par des dépôts effectués au Trésor. »
Le transfert de fonds :
fonds provenant d’une autre organisation qui seront transférés à votre organisation en vue d’aider au financement de la proposition.
Les revenus.
 

Présentation du coût, des exigences de financement et de la provenance des fonds

Si votre présentation a une incidence financière, veuillez la décrire dans la section « Coûts, exigences de financement et provenance des fonds ». Le Tableau des coûts et de la provenance des fonds selon la structure des crédits dans le Budget des dépenses (voir ci-après) doit également être inclus dans les annexes financières de la présentation. Des renseignements plus détaillés sur les coûts peuvent aussi être fournis dans ces annexes ou fournis directement, sous pli distinct, à l’analyste de programme au Secrétariat.

Le texte narratif contenu dans cette section doit indiquer clairement les exigences de financement, la provenance des fonds et le coût total.

La présentation des renseignements sur les coûts selon la comptabilité de caisse et selon la comptabilité d’exercice doit tenir compte de ce qui suit :

  • Le coût total de l’initiative au niveau de l’organisation présenté selon l’exercice doit toujours être présenté selon la comptabilité de caisse. S’il y a des coûts permanents, indiquez le total des coûts annuels jusqu’à ce que les coûts se stabilisent, puis indiquez le montant pour les exercices ultérieurs.
  • Si le profil selon la comptabilité d’exercice est le même que celui selon la comptabilité de caisse, veuillez indiquer clairement ce fait dans le libellé.
  • Si le profil selon la comptabilité de caisse diffère de celui selon la comptabilité d’exercice, le coût total de l’initiative au niveau de l’organisation, présenté selon l’exercice, doit aussi être indiqué selon la comptabilité d’exercice. Le profil selon la comptabilité d’exercice doit comprendre : 
    • Les charges accrues d’au moins cinq ans ainsi que le solde des charges qui seront engagées et la période pendant laquelle elles seront engagées.
    • D’autres précisions concernant l’acquisition d’immobilisations, comme dans l’exemple suivant : « La dépense de 100 millions de dollars en 2011-2012 permettra à l’organisation de se doter d’équipement de recherche en laboratoire ayant une durée de vie utile de 20 ans, qui sera fonctionnel en 2012-2013. »
  • Pour les passifs, il peut y avoir des écarts entre les données établies selon la comptabilité de caisse et celles établies selon la comptabilité d’exercice. Dans certains cas, la constatation des charges selon la comptabilité d’exercice précède le déboursement des fonds pour régler le passif. En pareil cas, vous devriez fournir le profil des dépenses selon la comptabilité de caisse et indiquer que les charges connexes ont été imputées aux exercices précédents.

Tableau des coûts, des exigences de financement et de la provenance des fonds selon la structure des crédits dans le Budget des dépenses

Le Tableau des coûts, des exigences de financement et de la provenance des fonds selon la structure des crédits dans le Budget des dépenses est le tableau de base pour toutes les présentations ayant une incidence financière. Si la présentation propose l’acquisition d’immobilisations ou de terrains au moyen de nouveaux fonds, cette information doit être présentée selon la comptabilité d’exercice dans un tableau distinct.

Un exemple de tableau est présenté, à titre illustratif, dans le document Exemples détaillés de présentations au Conseil du Trésor.

Téléchargement

Le Tableau des coûts, des exigences de financement et de la provenance des fonds selon la structure des crédits dans le Budget des dépenses dans le format bilingue requis.

La version accessible suivante du tableau est fournie en appui aux directives.

Tableau des coûts, des exigences de financement et de la provenance des fonds selon la structure des crédits dans le Budget des dépenses
Exercice – en dollars
2013-2014 2014-2015 2015-2016 2016-2017 2017-2018 Total Exercices ultérieurs
Nouveaux fonds (comprenant les rajustements des revenus nets en vertu d’un crédit)
[ventilez les coûts par organisation, crédit et facteur d’intrant, selon le cas]
Crédit [insérez le numéro de crédit pour dépenses de fonctionnement] – Dépenses de fonctionnement et régime d’avantages sociaux des employés (RASE)
Personnel              
Autres coûts de fonctionnement              
RASE de 20 %              
Total du crédit [insérez le numéro de crédit pour dépenses de fonctionnement] et RASE              
Crédit [insérez le numéro de crédit pour dépenses en immobilisations] – Dépenses en immobilisations et RASE
Personnel              
Autre              
RASE de 20 %              
Total du crédit [insérez le numéro de crédit pour dépenses en immobilisations] et RASE              
Crédit [insérez le numéro de crédit pour les subventions et les contributions] – Subventions et contributions
Subventions              
Contributions              
Total du crédit [insérez le numéro de crédit pour les subventions et les contributions]              
Total des crédits              
Services de technologie de l’information de base pour SPC              
Prime de locaux de TPSGC de 13 %              
Autres postes législatifs              
Rajustements de revenus nets en vertu d’un crédit
[ventilez les coûts par facteur d’intrant, selon le cas]
Personnel              
Autres coûts de fonctionnement              
RASE de 20%              
Revenus nets en vertu d’un crédit (à l’exception des RASE)              
Total (égal au montant des RASE, selon le cas)              
Total des nouveaux fonds              
Fonds existants
[ventilez les coûts par organisation, crédit et facteur d’intrant, selon le cas. Utilisez le même format que pour la section Nouveaux fonds]
Total des fonds existants              
Transferts
Organisation qui fait le transfert [ventilez par crédit et facteur d’intrant; utilisez le même format que pour la section Nouveaux fonds]
Total partiel              
Organisation qui reçoit le transfert [ventilez par crédit et facteur d’intrant; utilisez le même format que pour la section Nouveaux fonds]
Total partiel              
Total des transferts (doit être zéro)              
Total global              

Le Tableau des coûts, des exigences de financement et de la provenance des fonds selon la structure des crédits dans le Budget des dépenses présente le total des coûts selon la comptabilité de caisse. Les chiffres indiqués dans le tableau doivent s’additionner correctement et être conformes aux renseignements sur l’établissement des coûts indiqués dans la ou les propositions et avec les renseignements financiers à la rubrique Établissement des coûts, diligence raisonnable et validation et dans les Tableaux financiers détaillés.

Les coûts totaux sont présentés au niveau de l’organisation et ventilés par crédit, facteur d’intrant, coûts des locaux et autres postes législatifs. Le tableau contient trois parties : « Nouveaux fonds », « Fonds existants » et « Transferts ».

Voici quelques recommandations pour remplir le tableau :

  • Si la présentation vise à obtenir de nouveaux fonds pour un programme existant, indiquez le montant complet de l’initiative dans le tableau des coûts. En indiquant les nouveaux fonds et les fonds existants, vous donnez aux ministres une image complète des coûts de l’initiative.
  • Calculez les coûts des RASE et la prime des locaux d’après un pourcentage des coûts de personnel et arrondissez au dollar près.
  • Indiquez dans une note de bas de page si le taux de la prime des locaux n’est pas le taux habituel de 13 % des fonds destinés à financer le coût du nouveau personnel et expliquez la différence (p. ex., dans les cas où Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) n’est pas responsable de l’immeuble).
  • Indiquez dans une note de bas de page tout montant que vous demandez à même le crédit 5 du Conseil du Trésor (éventualités du gouvernement) et indiquez à l’aide d’un astérisque le montant dans le tableau auquel la note fait référence.
  • Incluez les revenus nets en vertu d’un crédit si votre organisation tente d’obtenir une autorisation à cet égard.
  • Établissez le total global représentant le coût total de l’initiative, sauf lorsque des ajustements aux revenus nets en vertu d’un crédit sont inclus dans la présentation. Si tel est le cas, le total global ne représente pas le coût total, puisque les coûts financés par des revenus ont été déduits de la présentation (sauf pour les RASE). Dans la partie narrative, vous devriez inclure ces coûts lorsque vous présentez le coût total de l’initiative.
  • Si plus d’une organisation est concernée, additionnez les coûts des tableaux de toutes les organisations pour obtenir le total global.

Transferts entre organisations ou entre les crédits d’une organisation

Indiquez le montant du transfert dans les rubriques « Nouveaux fonds » ou « Fonds existants » de l’organisation qui fait le transfert, selon le cas. Sous la rubrique« Transferts » du tableau, indiquez le transfert vers une autre organisation, les crédits et les facteurs d’intrant dans les champs « Organisation qui fait le transfert» et « Organisation qui reçoit le transfert ». Le montant de l’organisation qui fait le transfert sera négatif et celui de l’organisation qui reçoit le transfert sera positif. La rubrique « Transferts » devrait indiquer un total de zéro.

Pour les transferts de personnel de l’exercice en cours, la hausse de la sous-affectation du personnel de l’organisation d’accueil devrait être compensée par une baisse identique de la sous-affectation du personnel de l’organisation de départ. Si aucun personnel n’est transféré, les transferts vers l’affectation du budget de fonctionnement ou en provenance de celle-ci doit se faire intégralement dans la sous-affectation des autres frais de fonctionnement.

Lorsqu’il s’agit de transferts entre organisations, les ministres des deux organisations pourraient être tenus de signer la présentation au CT.

Établissement des coûts, diligence raisonnable et validation

La Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet contient des directives utiles sur la nature et l’objet des renseignements sur les coûts fournis dans une présentation au CT. Cette section de la présentation devrait contenir de l’information contextuelle et décrire les principaux aspects de la méthode d’établissement des coûts et des résultats, par exemple :

  • coûts antérieurs pertinents par architecture d’alignement des programmes;
  • coût total de la proposition et description de la méthode utilisée pour estimer le coût, y compris les hypothèses;
  • consultations menées pendant l’élaboration de l’estimation des coûts;
  • coût d’initiatives comparables dans les secteurs public, privé et à but non lucratif ou des options non retenues;
  • incertitudes susceptibles d’influer sur l’estimation des coûts et stratégies d’atténuation;
  • coût de l’actif sur sa durée de vie utile, le cas échéant. Si un tiers est appelé à valider l’estimation de coûts, indiquez les constatations de la validation.
  • Établissement du pourcentage du coût total qui sera consacré aux services internes et raisons pour lesquelles cette affectation est appropriée;
  • explication de la méthode utilisée pour limiter les coûts;
  • indication précisant si les Lignes directrices sur l’établissement des coûts a été suivi ou non.

Des renseignements plus détaillés sur l’établissement des coûts peuvent être nécessaires, notamment le coût de base d’un programme ou le coût d’acquisition d’une immobilisation importante.

Pour obtenir de plus amples directives sur la rédaction de cette section, veuillez consulter les questions d’analyse critique contenues dans le document Principaux points à considérer lors de la rédaction d’une présentation au CT.

Personne-ressource

Veuillez indiquer le nom, le titre, l’adresse courriel et le numéro de téléphone des personnes-ressources principales de votre organisation pour la présentation. Ces renseignements sont requis pour les dossiers officiels du Conseil du Trésor et à des fins administratives.

Annexes d’une présentation au CT :

  • Consultez votre analyste de programme au Secrétariat pour savoir quelles annexes s’appliquent à votre présentation.
  • Indiquez dans cette section toutes les annexes mentionnées dans la présentation. Incluez également une page couverture distincte contenant une liste des annexes.
  • Exception faite de l’information provenant d’un tiers, les annexes devraient être rédigées dans les deux langues officielles puisqu’elles font partie de la présentation officielle au CT.

Annexes obligatoires

Livraison et résultats escomptés : engagement des administrateurs généraux

Utilisant l’annexe Livraison et résultats escomptés : engagement des administrateurs généraux, les organisations devraient fournir les détails des résultats escomptés de la proposition à court, moyen et long terme, expliquant la façon dont ceux-ci seront mesurés et désignant les objectifs clés. De plus, les organisations devraient expliquer comment l’information sur le rendement sera surveillée afin d’assurer l’atteinte des résultats escomptés par l’entremise des principaux jalons de la mise en œuvre.

Si la présentation fait partie d’une initiative horizontale, l’annexe Livraison et résultats escomptés sur les initiatives horizontales : engagement des administrateurs généraux est requise au lieu.

Risques et réactions aux risques

Veuillez fournir de l’information détaillée sur les principaux risques associés à chaque proposition en remplissant le gabarit Risques et réactions aux risques.

Ce gabarit comprend un tableau qui sert à présenter de l’information exhaustive sur chaque risque principal. Plus précisément, pour chaque risque principal, vous devez inclure ce qui suit :

Titre et description du risque
Chaque risque doit être défini au moyen d’un énoncé de risque (voir le Guide sur les énoncés de risque), en prenant soin d’examiner correctement les conditions ou les facteurs qui pourraient amener ce risque à se concrétiser (consulter l’annexe A du Guide sur les taxonomies des risques pour des directives supplémentaires sur la façon de définir les facteurs de risque).
Catégorie
Parmi les cinq choix suivants, indiquez dans quelle catégorie se situe le risque principal : (1) risques liés à la complexité de la proposition; (2) risques juridiques; (3) risques liés à la capacité; (4) risques liés à l’historique du dossier; (5) risques financiers. Pour vous aider à déterminer les types de risque qui entrent dans chaque catégorie, veuillez consulter les questions pratiques qui se trouvent à Principaux points à considérer lors de la rédaction d’une présentation au CT.
Probabilité
Indiquez le niveau de probabilité que le risque survienne (faible, moyenne, élevée).
Incidence
Décrivez en détail l’incidence du risque en termes de coûts, de portée, d’échéanciers et autres (p. ex. réputation).
Évaluation du niveau de risque initial
Déterminez le niveau de risque en fonction de sa probabilité et de son incidence (faible, moyen, élevé).
Réaction
Énoncez en détail la réaction au risque proposée (éviter, atténuer, transférer, accepter).
Évaluation du niveau de risque résiduel
Déterminez le niveau de risque en tenant compte de la réaction proposée (faible, moyen, élevé).

La plupart des présentations ne devraient pas comporter plus de six principaux risques. Toutefois, pour certaines présentations, le nombre de risques pourrait être plus élevé.

Après avoir rempli le tableau, veuillez fournir les renseignements suivants :

  1. Le niveau de risque juridique (faible, moyen, élevé) de la présentation, et une justification à l’appui de cette évaluation. Comme règle de base, ce niveau devrait être basé sur le niveau du risque juridique principal le plus élevé, tel qu’indiqué dans le tableau ci-haut (le Sommaire des principaux risques). S’il n’y a pas de risques juridiques matériels, un niveau faible peut être indiqué. Veuillez noter qu’il s’agit d’une bonne pratique pour vos Services juridiques d’examiner toutes les présentations au Conseil du Trésor, en particulier les présentations qui peuvent comprendre un risque juridique matériel.
  2. Le niveau de risque global (faible, moyen, élevé) de la présentation, et une justification à l’appui de cette évaluation.

Dans les deux cas, le niveau de risque devrait reposer sur le risque résiduel; autrement dit, le niveau de risque doit tenir compte des réactions proposées.

Langues officielles

Fournissez une analyse des répercussions de la ou des propositions sur les langues officielles conformément à la définition contenue dans la Loi sur les langues officielles. Les principales considérations sont le bilinguisme organisationnel, l’épanouissement et le développement des minorités anglophones et francophones au Canada et la pleine reconnaissance de l’usage du français et de l’anglais dans la société canadienne.

Remplissez l’annexe sur les langues officielles et annexez-la.

Analyse comparative entre les sexes plus (ASC+)

L’ACS est le processus en vertu duquel l’incidence d’une proposition sur différents groupes d’hommes et de femmes est examinée en tenant compte d’autres facteurs comme l’âge, la scolarité, la langue, la géographie, la culture et le revenu. Elle vise à reconnaître les différents besoins et situations sexospécifiques, et à y donner suite.

Les organisations devraient déterminer si la présentation est susceptible d’entraîner un enjeu en matière d’égalité entre les sexes, en répondant aux questions de l’Annexe sur l’Analyse comparative entre les sexes plus. Si de tels enjeux sont cernés, les organisations devraient indiquer dans le corps du texte de la présentation au CT (Conception, livraison et mise en œuvre) en quoi ces constatations ont influencé la conception du programme ou de la politique.

Autres annexes (le cas échéant)

Annexes financières
Attestation du dirigeant principal des finances (DPF)

Aux termes de la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet, les DPF doivent exécuter un contrôle diligent des aspects de gestion financière des présentations au CT et fournir une attestation de leurs constatations.

Le DPF doit attester du caractère satisfaisant de l’information financière contenue dans les présentations au Cabinet des organisations :

  • en menant une analyse robuste, au niveau approprié, à l’appui du processus décisionnel;
  • en soumettant à une analyse critique les hypothèses et les propositions faites par les secteurs de programmes et en précisant que le DPF ne doit pas être tenu responsable des éléments non financiers (autrement dit, les programmes) de la présentation;
  • en maintenant les pièces justificatives;
  • en participant d’entrée de jeu à l’élaboration de la présentation.

Une lettre d’attestation par le DPF doit être jointe aux présentations au CT comportant des demandes de financement. Cette lettre doit contenir six assertions et une conclusion globale. Le DPF peut signaler des observations ou des enjeux se rapportant aux assertions contenues dans la lettre d’attestation.

Les trois options suivantes sont possibles pour la conclusion globale contenue dans la lettre d’attestation :

  • Les renseignements financiers sont suffisants aux fins du processus décisionnel;
  • L’évaluation est impossible en raison d’un manque de temps ou d’information;
  • Il existe des problèmes ou des risques financiers importants.

Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet offre une exemple de texte pour la lettre d’attestation du DPF.

Tableaux financiers détaillés

Cette annexe contient des renseignements financiers détaillés qui serviront à préparer le Budget des dépenses, à maintenir le cadre financier et à gérer les affectations selon la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice. Elle peut également servir à fournir d’autres renseignements sur les coûts qui complètent l’information dans les sections Coût, exigences de financement et provenance des fonds et Établissement des coûts, diligence raisonnable et validation de la présentation (p. ex., ventilation détaillée et explication de la composante des éventualités d’une estimation des coûts).

Rapport d’analyse du coût pendant le cycle de vie

Les directives sur cette section sont en voie d’élaboration au Bureau du contrôleur général du Secrétariat.

Autorisations émanant de lois et de politiques existantes;

Indiquez brièvement la ou les autorisations qui permettront d’aller de l’avant avec la présentation, comme une loi, un règlement, une politique, une décision du Cabinet, une décision antérieure du Conseil du Trésor, une politique du Conseil du Trésor et des modalités existantes.

Si une décision du Cabinet ou une décision antérieure du Conseil du Trésor est mentionnée, fournissez uniquement le sujet, le mois et l’année pertinents.

Livraison et résultats escomptés : Renseignements sur la mesure du rendement

La stratégie de mesure du rendement (SMR) d’une organisation, ou le profil d’information sur le rendement pour celles qui ont fait la transition à la Politique sur les résultats du CT, permet d’assurer la surveillance continue du rendement du programme et de l’évaluation connexe. S’il s’agit d’une présentation relative à un programme complet figurant dans le répertoire des programmes de l’organisation, la majeure partie des renseignements pertinents peuvent être tirés de la SMR ou du profil d’information sur le rendement.

Cette section devrait :

  • confirmer que les responsables de l’évaluation et de la mesure du rendement de votre organisation ont été consultés lors de l’élaboration des mesures de rendement de la proposition, et préciser si celles-ci seront suffisantes pour appuyer efficacement l’évaluation;
  • fournir des détails à l’appui de votre stratégie de collecte de données, y compris le modèle logique, la théorie du programme ou tout outil semblable, afin d’expliquer comment la proposition influence les résultats; fournir des données de base (p. ex. données historiques ou groupe de référence); indiquer l’organisation, l’unité et le poste responsable de la collecte de données, de même que le système de gestion des données utilisé;
  • mettre en évidence les indicateurs qui reflètent les exigences normalisées, conformément aux directives du SCT;
  • décrire en quoi les exigences liées à la mesure du rendement ont été prises en compte lors de la conception ou de l’exécution du programme;
  • décrire les facteurs liés au choix des indicateurs, notamment la mesure dans laquelle chaque indicateur cadre avec le résultat escompté, à la fiabilité des données, à la capacité du gouvernement fédéral d’influer sur les indicateurs sélectionnés et aux questions d’attribution;
  • décrire brièvement les mesures que l’organisation prend pour rectifier tout problème relevé en lien avec la collecte, l’analyse et l’utilisation des renseignements sur le rendement, s’il y a lieu;
  • indiquer l’état d’avancement des mesures de rendement, notamment la date réelle ou prévue de leur mise en œuvre.

Il est possible que ces renseignements doivent être modifiés avec le temps, à mesure que de nouvelles sources de données verront le jour ou seront élaborées.

Considérations relatives aux politiques pangouvernementales

Bien que chaque présentation soit différente, il importe de tenir compte de l’incidence des politiques transversales ou pangouvernementales sur les propositions soumises à l’approbation du Conseil du Trésor. Les organisations doivent fournir des annexes portant sur deux considérations relatives aux politiques particulières : les langues officielles et l’analyse comparative entre les sexes. Pour ce qui est des autres annexes, elles sont présentées au cas par cas (demandez conseil à votre analyste de programmes du SCT).

Questions autochtones

Le devoir légal de consulter s’applique, de façon générale, à tous les peuples autochtones du Canada. Par conséquent, les ministères doivent tenir compte du devoir légal de consulter les peuples autochtones dans tous les cas. Toutefois, les traités modernes décrivent les obligations du gouvernement fédéral à l’égard de signataires autochtones particuliers et doivent être pris en compte dans le contexte de ces accords.

Obligation de consulter les peuples autochtones

Dans les arrêts Haida et Taku River de 2004 et l’arrêt Première nation crie de Mikisew de 2005, la Cour suprême du Canada a statué que la Couronne une obligation juridique de consultation et, le cas échéant, d’accommodement, lorsqu’elle envisage une conduite susceptible d’avoir des effets préjudiciables sur des droits ancestraux ou issus de traités, établis ou potentiels, conformément à l’article 35 de la Loi constitutionnelle de 1982 . La Cour a établi que cette obligation découle de l’honneur de la Couronne et de la relation spéciale qui existe entre la Couronne et les peuples autochtones.

L’approche pangouvernementale adoptée par le Canada en matière de consultation et d’accommodement des Autochtones englobe des lignes directrices à l’intention des fonctionnaires fédéraux. Ces lignes directrices insistent sur le besoin accru de coordination et de collaboration, de responsabilité fédérale, de renforcement des partenariats, ainsi que de directives, de formation et de soutien stratégiques et pratiques. Elles comprennent aussi les principes directeurs et les directives sur la consultation qui donnent une orientation plus claire sur la responsabilité à l’échelle du gouvernement de remplir l’obligation de consulter.

Chaque organisation fédérale est responsable de l’intégration des principes directeurs et des directives de consultation dans ses activités quotidiennes. Votre présentation au CT doit mentionner si les considérations relatives à la consultation des Autochtones et aux mesures d’accommodement de ces derniers ont été prises en compte. Lorsque vous soumettez une présentation au CT, veuillez indiquer si des consultations auprès des Autochtones ont été nécessaires et, dans l’affirmative, si elles ont soulevé des problèmes. Les lignes directrices mentionnent aussi le Service d’information sur la consultation et le Système d’information sur les droits ancestraux et issus de traités, ainsi que d’autres outils élaborés par Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC) pour aider les fonctionnaires à déterminer l’ampleur et la nature des consultations. Pour obtenir des renseignements détaillés sur le sujet, veuillez consulter le Guide de la gestion des biens immobiliers : le contexte autochtone.

Mise en œuvre des traités modernes

Les traités modernes favorisent l’établissement de collectivités autochtones solides et durables, apportent une certitude quant à la propriété et à la gestion des terres et des ressources, créent un climat stable propice à l’investissement et permettent de promouvoir des objectifs stratégiques et économiques plus généraux, au profit de tous les Canadiens. Les traités modernes sont conclus pour le compte de l’État dans son ensemble. Il est donc important que chaque ministère et organisme fédéral soit informé des obligations de l’État découlant des traités modernes et s’y conforme.

En vertu de la Directive du Cabinet sur l’approche fédérale pour la mise en œuvre des traités modernes (2015), les ministères et les organismes doivent prendre en considération les répercussions des traités modernes sur leurs propositions au Cabinet et attester de la conformité des propositions aux obligations juridiques contenues dans les traités modernes. Plus précisément, les ministères et les organismes doivent compléter une évaluation des répercussions des traités modernes sur les propositions soumises au Cabinet pour approbation.

Les ministères sont invités à consulter leur équipe des services juridiques, ainsi que le Bureau de mise en œuvre des traités modernes d’AANC pour obtenir un soutien et une orientation concernant la procédure d’évaluation. Au bout du compte, les ministères et les organismes ont la responsabilité de veiller à être au courant de leurs obligations, à les comprendre et à les respecter, conformément à tous les traités modernes en vigueur. En outre, ils ont également la responsabilité d’élaborer des activités, des programmes, des politiques et de lois et d’en assurer la prestation de manière à respecter les dispositions des traités modernes.

Par conséquent, la présentation au CT elle-même doit confirmer qu’une évaluation des répercussions des traités modernes a été effectuée (voir l’annexe sur l’évaluation des répercussions des traités modernes) et que les propositions, s’il y a lieu, ont été élaborées de manière à respecter les dispositions des traités modernes et les droits qu’ils contiennent. Si des risques connexes ont été cernés, les ministères et les organismes devraient les décrire à la section « Risques et réactions aux risques » de la présentation au CT.

Communication

Un plan de communication contenant les ressources dédiées permettant de réaliser les buts et les objectifs en matière de communication doit être préparé si votre présentation remplit l’un des critères suivants :

  • La présentation prévoit un investissement important de fonds publics;
  • Elle propose un nouveau programme, service, politique ou initiative d’envergure;
  • Elle porte sur des questions à l’égard desquelles le public ou les médias ont été ou pourraient être sensibles ou très intéressés.

Un plan de communication n’est pas nécessaire dans le cadre d’une présentation qui fait l’objet d’un mémoire au Cabinet antérieur qui est toujours en vigueur, ni si elle vise le déblocage de fonds de publicité du Conseil du Trésor, donnant suite à une orientation stratégique du Cabinet ou d’un comité du Cabinet désigné.

Si un plan de communications accompagne votre présentation, le responsable des communications de votre organisation doit l’approuver. Vous devez consulter un spécialiste des communications pour veiller à ce que le plan contienne les mesures qui s’imposent, des ressources suffisantes et l’information budgétaire.

Le format du plan de communication doit suivre celui présenté dans les Mémoires au Cabinet.

Protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels et la Politique sur la protection de la vie privée du Conseil du Trésor reposent sur le principe selon lequel les organisations fédérales doivent protéger tous les renseignements personnels sous leur contrôle. Le but de la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est de faire en sorte que, grâce à la tenue d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), une gestion et un processus décisionnel solides sont exercés ainsi qu’un examen attentif des risques liés à la protection de la vie privée concernant la création, la collecte et le traitement des renseignements personnels dans le cadre des programmes ou des activités du gouvernement.

C’est pourquoi l’institution responsable doit remplir une EFVP chaque fois que l’on crée ou que l’on modifie en substance un programme ou une activité utilisant des renseignements personnels. Dans le cas où plusieurs institutions jouent un rôle dans une seule EFVP, l’institution responsable doit déposer une seule EFVP pour l’ensemble des institutions. De plus, si un programme ou une activité veut utiliser le numéro d’assurance sociale à des fins administratives, cette utilisation doit être approuvée par le Conseil du Trésor, comme il est indiqué à l’ annexe B de la Directive sur le numéro d’assurance sociale.

Si une EFVP est requise, communiquez avec le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de votre organisation pour obtenir des instructions et des directives et consultez l’ annexe B de la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin de connaître les exigences propres aux EFVP se rapportant à la préparation de présentations au CT.

Voici quelques modèles de libellés d’une proposition pour des programmes ou des activités nécessitant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels :

  • Veuillez prendre note qu’on a effectué une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour [insérer « le programme » ou « l’activité »] et réglé tous les problèmes et risques pertinents concernant les renseignements personnels, à la satisfaction de [insérer le nom de l’organisation]. Les mesures prises pour traiter ces problèmes et risques sont décrites dans [insérer le nom de la section pertinente de la présentation]; ou
  • Veuillez prendre note qu’on effectuera une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et réglera tous les problèmes et risques pertinents au plus tard le [insérer la date], [insérer « avant la mise en œuvre » ou « avant que (insérer le nom de l’organisation) ne commence à recueillir des renseignements personnels pour administrer (« le programme » ou « l’activité  ») » ].

Voici un exemple de libellés d’une proposition pour des programmes ou des activités nécessitant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels :

  • Veuillez prendre note qu’une EFVP a été précédemment menée à l’égard de [insérer « ce programme » ou « cette activité »] et qu’aucun changement important [insérer « au programme » ou « à l’activité »] ne justifie une nouvelle EFVP ou la modification d’une EFVP existante; ou
  • Veuillez prendre note qu’une EFVP précédente concernant [insérer « ce programme » ou « cette activité »] a été mise à jour et que l’on a réglé tous les nouveaux problèmes et risques concernant les renseignements personnels à la satisfaction de [insérer le nom de l’organisation]. Les mesures prises pour traiter ces problèmes et risques sont décrites dans [insérer le titre de la section pertinente de la présentation]; ou
  • Veuillez prendre note qu’une EFVP précédente sera mise à jour et qu’on réglera tous les nouveaux problèmes et risques pertinents aux renseignements personnels au plus tard le [insérer la date], avant la mise en œuvre de cette nouvelle phase [insérer « du programme » ou « de l’activité »].

Vous pouvez aussi consulter les instruments de politique suivants :

Exigences liées à l’environnement et au développement durable

a) Évaluation environnementale stratégique

La Directive du Cabinet sur l’évaluation environnementale des projets de politiques, de plans et de programmes (1999) exige l’intégration des considérations environnementales au processus décisionnel du gouvernement fédéral par l’intermédiaire de l’Évaluation environnementale stratégique (EES). Chaque organisation fédérale est tenue de se conformer à cette directive du Cabinet.

L’EES est un outil analytique clé permettant d’évaluer les effets sur l’environnement de la politique, du plan ou du programme que vous proposez, ainsi que des solutions de rechange; il éclaire la prise de décisions stratégiques grâce à une analyse rigoureuse des risques et des occasions à saisir au chapitre de l’environnement.

La directive du Cabinet exige que l’évaluation environnementale stratégique d’une politique, d’un plan ou d’une proposition de programme soit effectuée lorsque les deux conditions suivantes sont satisfaites :

  • La proposition est soumise à un ministre ou au Cabinet, pour approbation;
  • la mise en œuvre de la proposition pourrait avoir d’importants effets positifs ou négatifs sur l’environnement.

La mise en application de la directive du Cabinet comprend plusieurs étapes :

  • un examen préliminaire pour déterminer la possibilité d’effets importants sur l’environnement;
  • une EES si de tels effets, positifs ou négatifs, ont été cernés lors de l’examen d’une politique, d’un plan ou d’un programme proposé ou des solutions de rechange;
  • production d’un rapport sur les résultats de l’EES.

En application des Lignes directrices sur la mise en œuvre de la Directive du Cabinet sur l’évaluation environnementale des projets de politiques, de plans et de programmes (révisées en 2010), les organisations doivent tenir compte de la manière dont les projets de politiques, de plans et de programmes qui sont assujettis à l’EES influenceront l’atteinte des buts et des objectifs de la Stratégie fédérale de développement durable (SFDD).

Lorsqu’une EES est menée pour un projet de politique, de plan ou de programme susceptible d’avoir une incidence importante sur l’environnement, l’analyse doit être intégrée à la présentation au CT et une copie de l’EES doit être fournie au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat).

Aucune EES n’est pas requise lors d’urgences ou d’autres situations qui écourtent le processus habituel d’examen du Cabinet. De plus, aucune EES n’est requise dans le cas de dossiers dont les répercussions sur l’environnement ont déjà été évaluées dans le cadre d’une présentation antérieure au comité du Cabinet ou en tant que projet aux termes de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale.

Il n’existe pas de méthodologie meilleure que les autres pour effectuer une EES. On encourage les organisations fédérales à créer leurs propres sources d’information et outils d’analyse, comme des documents pertinents, des EES antérieures, des conseils d’experts formulés par d’autres directions au sein de l’organisation et d’autres organisations expertes, des listes de vérification, des matrices et des modèles, la rédaction de scénarios et l’analyse de simulation. L’Agence canadienne d’évaluation environnementale donne des conseils et de la formation pour améliorer la mise en œuvre de l’évaluation environnementale stratégique.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter le site Web de l’Agence canadienne d’évaluation environnementale, qui affiche la directive du Cabinet et les lignes directrices sur la mise en œuvre.

b) Achats écologiques

La Politique d’achats écologiques est un outil établi pour faire progresser l’écologisation des opérations gouvernementales. Elle a pour but d’intégrer la performance au plan de l’environnement au processus d’approvisionnement, y compris la planification, l’acquisition, l’utilisation et l’élimination. Elle vise à optimiser les ressources en tenant compte de facteurs tels que le coût, le rendement, la disponibilité, la qualité et la performance environnementale.

Les considérations en matière d’approvisionnement écologique supposent la connaissance des aspects environnementaux et des effets possibles ainsi que des coûts de l’évaluation du cycle de vie des biens et des services faisant l’objet de l’acquisition.

c) Développement durable

Le développement durable est défini comme un développement qui répond aux besoins du présent sans compromettre la possibilité pour les générations futures de répondre à leurs propres besoins. Concrètement, le développement durable signifie la prise en compte des facteurs économiques, sociaux et environnementaux pour appuyer la prise de décisions.

La Loi fédérale sur le développement durable fournit le cadre juridique permettant d’élaborer et de mettre en œuvre une stratégie fédérale de développement durable, rendant la prise de décisions en matière d’environnement plus transparente et responsable devant le Parlement.

Le premier cycle de la SFDD a été déposé au Parlement en 2010, et la stratégie doit être mise à jour tous les trois ans. Elle comprend les priorités du gouvernement du Canada en matière de viabilité environnementale et mesure les progrès réalisés à cet égard. Elle décrit en détail les activités du gouvernement fédéral menées pour atteindre la viabilité environnementale.

La SFDD requiert la prise de mesures pangouvernementales afin d’atteindre des cibles et des objectifs communs selon quatre thèmes prioritaires : les changements climatiques et l’air pur, le maintien de la qualité et de la disponibilité de l’eau, la protection de la nature et la réduction de l’empreinte environnementale – en commençant par celle du gouvernement (écologisation des opérations gouvernementales).

Pour obtenir de plus amples renseignements, vous pouvez consulter le site Web d’Environnement Canada et la stratégie de développement durable de votre organisation. Vous pouvez également consulter le site Web du Bureau de l’écologisation des opérations gouvernementales de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Programme fédéral de l’image de marque

Il peut être nécessaire lorsque l’on élabore une présentation au CT de prendre en considération la façon dont les propositions se conforment aux exigences du Programme fédéral de l’image de marque (PFIM). Il importe d’expliquer dans les présentations comment votre organisation et ses programmes, ses services, ses biens et ses activités seront identifiés de façon claire et uniforme auprès du public, au Canada comme à l’étranger.

Si votre présentation porte sur la création d’une institution fédérale, d’un service, d’un programme, d’un bien matériel ou d’une initiative, vous devez souligner dans la section Justification comment la proposition assurera une reconnaissance publique claire, en conformité avec l’image de marque du gouvernement du Canada et avec toutes les exigences de la Politique sur les communications et l’image de marque.

Si votre présentation porte sur la mise en œuvre d’un accord de collaboration ou d’une activité conjointe avec d’autres administrations ou avec des entreprises du secteur privé, ou si elle a trait à des subventions, à des contributions ou à des prêts fédéraux, vous devez démontrer dans la section Justification de la présentation comment votre organisation s’engage à faire reconnaître par les bénéficiaires et les partenaires la contribution du gouvernement du Canada ou le rôle qu’il joue dans les communications publiques, en conformité avec les exigences du PFIM et de la Directive sur la gestion des communications. En outre, vous devez inclure dans cette section de l’information sur les modalités des ententes de subventions et de contributions, ainsi que toute considération d’importance touchant la visibilité du gouvernement.

Si votre présentation comporte un élément visuel de propriété intellectuelle telle qu’une image de marque, des emblèmes héraldiques, des symboles, des logos, des icônes ou des marques de toute sorte, vous devez faire la demande des autorisations requises et expliquer le sujet de façon détaillée.

Questions clés à examiner relatives au PFIM pour la rédaction d’une présentation au CT

  • Avez-vous consulté le coordonnateur du PFIM ou le chef des communications de votre organisation concernant les enjeux de l’image de marque associés à l’initiative?
  • Votre organisation a-t-elle a consulté le Secrétariat afin de savoir quels renseignements sont nécessaires pour une présentation de cette nature?
  • Est-ce que la proposition s’appuie sur une justification probante traitant de l’intérêt public?

Présentations au Conseil du Trésor visant à demander des autorisations spéciales en vertu du PFIM

Les autorisations et les activités suivantes doivent être approuvées par le Conseil du Trésor :

  • une exemption à la Politique sur les communications et l’image de marque;
  • des exceptions à certaines parties de la politique ou à des normes;
  • l’utilisation ou l’adoption d’un logo spécial pour l’ensemble du gouvernement ou seulement pour une organisation;
  • les modifications aux autorisations ou aux usages préalablement approuvés par le Conseil du Trésor.

Les demandes d'approbation doivent prendre la forme d'une présentation au CT et peuvent être annexées à une présentation visant à demander d'autres autorisations ou approbations. Bien que le Centre de politique des communications et de l’image de marque joue un rôle dans de nombreuses étapes du processus de présentation, la personne-ressource principale de votre organisation est l’analyste de programme au Secrétariat.

Les analystes du Secrétariat déterminent à quel moment la présentation est suffisamment détaillée pour être transmise au Conseil du Trésor pour décision. Ils évaluent également la proposition afin de préparer des conseils et des recommandations à l’intention du Conseil du Trésor. Afin d’aider au travail des analystes au Secrétariat, votre présentation doit contenir l’information détaillée ci-dessous :

  • une proposition claire, qui précise l’autorité ou l’activité pour laquelle l’approbation est demandée;
  • une justification bien étayée de la proposition, c.-à-d. comment elle sert l’intérêt public;
  • les conséquences sur l’image de marque du gouvernement du Canada;
  • les conséquences sur les services au public;
  • l’évaluation des responsabilités éventuelles ou des risques juridiques;
  • la façon dont la proposition satisfait aux exigences de la loi et des politiques concernant les langues officielles;
  • les coûts liés à l’élaboration, à la mise à l’essai et à la mise en œuvre de la proposition ainsi que les coûts annuels projetés pour la gestion et la surveillance;
  • les mesures que prendra l’organisation pour surveiller la mise en œuvre et l’administration de la proposition (afin de produire des rapports au Conseil du Trésor et au Secrétariat au moment opportun);
  • un guide exhaustif, annexé à la présentation au CT, énumérant tous les domaines d’application de l’image de marque;
  • tout autre renseignement qui pourrait être exigé, en fonction de chaque cas, pour étayer la proposition (p. ex., recherche et analyse comparative des solutions de rechange).
Sécurité du gouvernement

La Politique sur la sécurité du gouvernement du Conseil du Trésor exige que les organisations fédérales protègent l’information, les biens et les services contre la compromission et protègent les employés contre la violence en milieu de travail. La sécurité recoupe la plupart des autres secteurs fonctionnels comme les biens immobiliers, la gestion du matériel, la gestion de l’information, la technologie de l’information, les finances, l’accès à l’information, les renseignements personnels, la gestion des risques et les ressources humaines.

La Directive sur la gestion de la sécurité ministérielle précise ce qu’il faut faire pour contribuer à faire en sorte que la sécurité demeure un élément discernable et intégral de la gouvernance, des programmes et des services de l’organisation. La sécurité est plus efficace lorsqu’elle fait partie intégrante des activités, des programmes et de la culture d’une organisation, et de l’ensemble de la fonction publique.

Questions clés à examiner relativement à la sécurité pour la rédaction d’une présentation au CT

  • Avez-vous déterminé le degré de sensibilité de l’information associée au programme ou au projet afin de bien cerner les exigences en matière de sécurité?
  • Avez-vous réalisé une analyse des répercussions sur les opérations afin d’établir les exigences liées à la continuité des activités?
  • Avez-vous consulté l’agent de sécurité du ministère (ASM) pour déterminer les exigences de sécurité relatives au programme, au projet, au système, au service ou à l’installation visé par la présentation au CT que vous préparez?
  • Pour les nouveaux programmes ou projets : avez-vous réalisé une évaluation des risques de sécurité, ou avez-vous prévu de le faire, pour cerner les risques de sécurité pertinents et les stratégies d’atténuation des risques connexes?
  • Pour des programmes ou des projets existants : avez-vous consulté l’ASM pour déterminer si une mise à jour de l’évaluation des risques de sécurité pourrait être nécessaire à la lumière des changements apportés au programme, au projet ou à l’activité?
  • Avez-vous demandé conseil à un spécialiste sur l’évaluation des risques de sécurité, ainsi que sur les outils ou les approches possibles pour déterminer et évaluer les préoccupations en matière de sécurité, y compris les facteurs de coûts liés à l’application des exigences de sécurité?
  • Si la présentation porte sur un projet, est-ce que celui-ci comprend :
    • un grand projet de l’État;
    • la gestion de l’information ou la technologie de l’information;
    • des changements à la structure, à la taille, à l’emplacement ou aux locaux d’une organisation du gouvernement;
    • des services communs, partagés ou confiés à des contractuels;
    • des services ou des opérations essentiels, y compris des services aux Canadiens et des fonctions de mesures d’urgence;
    • des priorités établies dans le plan de sécurité du ministère.

Ces projets et la plupart des grands programmes et initiatives sont presque toujours assortis de conséquences ou d’exigences en matière de sécurité. Il faut les établir tôt à l’étape de la planification et les mentionner dans la présentation au CT.

Modèles de libellé de proposition pour les programmes, les projets ou les initiatives ayant une incidence sur la sécurité

1) Modèles de libellé de proposition visant des programmes, des projets ou des initiatives

  1. Prière de noter qu’une évaluation des risques de sécurité a été réalisée et que tous les enjeux et risques pertinents relatifs à la sécurité ont été réglés à la satisfaction de [insérer le nom de l’organisation responsable]. Les mesures prises pour traiter ces enjeux et risques sont décrites dans la section [insérer le nom de la section pertinente de la présentation];

Ou

  1. Prière de noter qu’une évaluation des risques de sécurité sera réalisée et que tous les enjeux et risques relatifs à la sécurité seront réglés au plus tard le [insérer la date], avant la mise en œuvre du [insérer le nom du « programme » ou « projet »].

2)   Modèles de libellé de proposition visant la prolongation ou la modification d’un programme, d’un projet ou d’une initiative

  1. Prière de noter qu’une évaluation des risques de sécurité a précédemment été réalisée pour le [insérer « programme » ou « projet »]. Aucun changement important au [insérer le nom du « programme » ou « projet »] ne justifie la tenue d’une nouvelle évaluation des risques ou la modification de l’évaluation existante.

Ou

  1. Prière de noter que l’évaluation des risques de sécurité pour le [insérer le nom du « programme » ou « projet »] a été mise à jour et que tous les nouveaux enjeux et risques relatifs à la sécurité ont été réglés à la satisfaction de [insérer le nom de l’organisation responsable]. Les mesures prises pour traiter ces enjeux et risques sont décrites dans la section [insérer le nom de la section pertinente de la présentation].

Ou

  1. Prière de noter que l’évaluation des risques de sécurité précédente sera mise à jour et que tous les nouveaux enjeux et risques relatifs à la sécurité seront réglés au plus tard le [insérer la date], avant la mise en œuvre de la nouvelle étape du [insérer le nom du « programme » ou « projet »].

Vous pouvez aussi consulter les normes suivantes :

Politiques sur les ressources humaines

Les présentations sollicitant d’importantes ressources pour financer de nouveaux salaires doivent indiquer la capacité des groupes de ressources humaines (RH) de l’organisation à s’acquitter des responsabilités en matière de recrutement, de détachement, d’équité en matière d’emploi, de formation, de relations de travail, de paye et d’avantages sociaux, de sécurité, de classification, de dotation et de planification des RH.

Du point de vue de l’établissement des coûts, les organisations doivent attribuer des ressources suffisantes pour les biens et services aux fins de l’accueil de nouveaux employés, notamment par de l’équipement, la formation et les voyages, en plus de prévoir les coûts du régime d’avantages sociaux des employés (20 p. 100) et les primes des locaux (13 p. 100) habituellement appliqués aux nouveaux salaires. Comme une évaluation inadéquate de ces facteurs risque de nuire considérablement à l’exécution des programmes, le groupe des RH concerné au sein de l’organisation devrait être consulté dès le début de l’élaboration de la présentation au CT.

Si la présentation vise la création d’un nouveau mode d’exécution (employeur distinct, organisme de service spécial, etc.), le transfert de fonctions de responsabilités fédérales à d’autres ordres de gouvernement ou la cessation de programmes, les enjeux liés aux ressources humaines sont encore plus importants. La gestion des transitions comprend la mutation, la réaffectation, la réinstallation et la mise en disponibilité d’employés ainsi que l’acquisition de nouvelles technologies. Ces activités doivent être menées conformément aux autorisations appropriées, notamment les conventions collectives et la Directive sur le réaménagement des effectifs.

Il faudra peut-être consulter le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines du Secrétariat au sujet des répercussions de certaines politiques en matière de RH.

Gestion de l’information

Conformément à la Politique sur la gestion de l’information du Conseil du Trésor et aux instruments de politique connexes en matière de gestion de l’information, les organisations doivent s’assurer que les renseignements ayant une valeur opérationnelle sont recueillis, gérés et tenus à jour en appui aux exigences opérationnelles, et au partage et à la préservation de l’information. Le cas échéant, les présentations ou la documentation à l’appui doivent indiquer de quelle façon l’information sera gérée dans le cadre du projet, du programme ou de l’initiative.

Par renseignements, on entend l’information sous toutes ses formes (peu importe le support et la présentation), y compris des données structurées, des dossiers et des documents, du contenu Web et des publications.

Questions clés à examiner relativement à la gestion de l’information lors de la rédaction d’une présentation au CT

Dans le cas d’un programme, d’une initiative ou d’un projet où de grandes quantités de renseignements sont produites et doivent être gérées, il faut tenir compte des éléments suivants :

  • Comment sont documentés les décisions et les processus de prise de décisions (p. ex. documents clés du projet, documentation sur les plus importants processus opérationnels)?
  • Comment sont gérés les renseignements nécessaires au projet, au programme ou au service, de la création à l’élimination? Description des outils utilisés et des solutions adoptées (Système de gestion électronique des documents et des dossiers).
  • Comment est protégée et conservée en lieu sûr l’information à l’appui d’un programme ou d’un service?
  • Comment l’information est-elle échangée au sein d’une organisation ou avec d’autres organisations?

Les outils suivants peuvent également être consultés :

Technologie de l’information

La Politique sur la gestion des technologies de l’information du Conseil du Trésor a pour objectif d’assurer une utilisation efficace et efficiente de la technologie de l’information en appui aux priorités fédérales et à l’exécution des programmes du gouvernement, d’accroître la productivité et d’améliorer les services offerts au public. Afin d’appuyer ces objectifs horizontaux, les présentations devraient indiquer comment la technologie de l’information est employée pour assurer la prestation efficace et efficiente d’un service existant ou nouveau.

Questions clés à examiner relativement à la technologie de l’information lors de la rédaction d’une présentation au CT

La présentation traite-t-elle des bonnes pratiques de gestion des services, notamment :

  • l’établissement et la communication des normes de service aux clients, y compris les normes de services électroniques?
  • la mesure du rendement et de la satisfaction des clients, y compris l’utilisation des technologies de l’information servant à la saisie des données d’analyse?
  • la schématisation des processus opérationnels et la détermination d’un responsable de processus dans la perspective de la reddition des comptes?
  • la conclusion d’ententes de collaboration, y compris l’utilisation de services partagés, le cas échéant?
  • l’utilisation de stratégies de transformation des services comme des solutions et des services partagés en technologie de l’information, et le libre-service électronique pour la prestation des services?

Si de l’information et des services accessibles au public sont publiés ou révisés en ligne, sont-ils conformes aux normes du gouvernement du Canada relatives aux sites Web : Norme sur l’accessibilité des sites Web, Norme sur la facilité d’emploi des sites Web, Norme sur l’interopérabilité du Web et Norme sur l’optimisation des sites Web et des applications pour appareils mobiles.

Pour obtenir de plus amples renseignements, vous pouvez également consulter la Méthodologie d’évaluation de la conformité aux normes du gouvernement du Canada pour les sites Web.

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