Glossaire des termes utilisés dans le contexte de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le glossaire de l'AIPRP qui suit, en ordre alphabétique, a été établi pour vous aider à comprendre les termes liés à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels :

Auteur d'une demande / demandeur (applicant or requester)
Un citoyen canadien, un résident permanent ou toute personne ou société présente au Canada qui demande l'accès à un document en vertu de la Loi sur l'accès à l'information; un citoyen canadien, un résident permanent ou toute personne présente au Canada qui demande l'accès à un document en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Autorisation de disposition des documents (ADD) (Records Disposition Authority)
Un instrument que Bibliothèque et Archives Canada utilise pour permettre aux institutions fédérales de disposer de documents qui n'ont plus de valeur opérationnelle.
Avis d'information (information notice)
Un avis émis par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour informer la collectivité de l'AIPRP des événements en cours.
Cadre (framework)
Énoncé officiel qui décrit le contexte et l'orientation générale d'un thème stratégique ou d'un groupe de politiques. Le cadre fournit également la structure d'appui qui permet de comprendre les politiques et autres outils de politique du Conseil du Trésor d'un point de vue stratégique et explique pourquoi le Conseil du Trésor établit une politique dans un domaine particulier.
Catégories de documents (classes of records)
Description des documents créés, recueillis et conservés par une institution fédérale comme preuve ou donnée sur un programme ou une activité d'une institution en particulier.
Catégories de documents ordinaires (standard classes of records)
Descriptions de documents ordinaires décrivent les documents créés, recueillis et conservés par la plupart des institutions fédérales en vue de soutenir des fonctions, activités et programmes internes communs tels que la gestion des ressources humaines, la gestion du matériel et les services administratifs d'ordre général.
Catégories de renseignements personnels (classes of personal information)
Renseignements personnels qui ne sont pas utilisés à des fins administratives ou marqués par un identificateur personnel. Cette catégorie a été créée pour que les institutions fédérales rendent compte de tous les renseignements personnels qu'ils détiennent.
Commissaire à l'information (Information Commissioner)
Un haut fonctionnaire du Parlement nommé par le gouverneur en conseil pour enquêter sur les plaintes liées à toute question de demande ou d'acquisition de documents en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.
Commissaire à la protection de la vie privée (Privacy Commissioner)
Un haut fonctionnaire du Parlement nommé par le gouverneur en conseil, dont la principale fonction consiste à enquêter sur les plaintes déposées par des particuliers en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.
Coordonnateur (de l'accès à l'information ou de la protection des renseignements personnels) (coordinator (access to information or privacy))
Agent désigné dans chaque institution gouvernementale pour coordonner toutes les activités de l'institution qui ont trait à l'application de la Loi sur l'accès à l'information, du Règlement sur l'accès à l'information ainsi que de la politique, des directives et des lignes directrices qui s'y rapportent.
Couplage des données (data matching)
Activité de comparaison de renseignements personnels de différentes sources, y compris des sources au sein de la même institution fédérale, à des fins administratives ou non administratives. Le couplage de données actuellement pratiqué peut être systématique ou récurrent. Le couplage de données peut également se faire de façon périodique lorsque jugé nécessaire. Le couplage de données sous-entend aussi la divulgation et le partage de renseignements personnels avec une autre organisation, à des fins de couplage de données.
Cour (court)
Désigne la Cour fédérale du Canada.
Délégué (delegate)
Un agent ou un employé d'une institution gouvernementale désigné pour exercer les pouvoirs et remplir les tâches et les fonctions du responsable de l'institution en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Demande d'accès (access request)
Une demande d'accès à un document présentée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.
Demande de renseignements personnels (privacy request)
Une demande faite en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels par ou pour un particulier à l'égard de ses propres renseignements personnels.
Demandeur / auteur d'une demande (requester or applicant)
Un citoyen canadien, un résident permanent ou toute personne ou société présente au Canada qui demande l'accès à un document en vertu de la Loi sur l'accès à l'information; un citoyen canadien, un résident permanent ou toute personne présente au Canada qui demande l'accès à un document en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Directive (directive)
Une instruction formelle exigeant que les institutions fédérales imposent (ou évitent) des mesures particulières. Les directives expliquent comment les administrateurs généraux et leurs agents doivent atteindre l'objectif de la politique.
Document (record)
Éléments d'information, quel qu'en soit le support.
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (Privacy impact assessment)
Un processus utilisé pour relever, évaluer et atténuer les risques d'entrave à la vie privée. Les institutions fédérales sont tenues d'élaborer et de tenir à jour des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour tous les programmes et activités nouveaux ou modifiés qui comportent l'usage de renseignements personnels à une fin administrative.
Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée multi institutionnelles (multi-institutional privacy impact assessments)
Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qui concerne plus d'une institution fédérale (voir la définition d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée).
Exclusion (exclusion)
Une disposition de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui soustrait certains documents de l'application des dispositions législatives.
Exemption (exception)
Disposition obligatoire ou discrétionnaire de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui autorise le responsable d'une institution fédérale à refuser de divulguer des documents en réponse à une demande d'accès à l'information ou d'accès à des renseignements personnels.
Fichier central (central bank)
Un genre de fichier de renseignements personnels (FRP) tenu par des organismes centraux comme la Commission de la fonction publique, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, qui décrit des renseignements au sujet d'employés fédéraux anciens ou actuels. Ce genre de FRP est désigné par le préfixe PCE ou PCU.
Fichier inconsultable (exempt bank)
Un fichier de renseignements personnels (FRP) qui contient des dossiers consistant principalement en des renseignements personnels liés aux affaires internationales, à la défense, à l'application des lois et aux enquêtes. Le responsable d'une institution gouvernementale peut refuser de communiquer tout renseignement personnel demandé qui est contenu dans un fichier inconsultable.
Fichier de renseignements personnels (FRP) (Standard Personal Information Bank)
Les fichiers de renseignements personnels ordinaires permettent de décrire les renseignements personnels des membres du grand public et des employés (actuels et anciens) que l'on peut retrouver dans des dossiers créés, recueillis et conservés par la plupart des institutions fédérales pour appuyer les programmes, les activités et les fonctions internes communes.
Fichier de renseignements personnels ordinaire (Standard Personal Information Bank)
Un genre de fichier de renseignements personnels (FRP) qui décrit des renseignements personnels contenus dans des documents couramment conservés par la plupart des institutions fédérales. Ce genre de FRP est désigné par le préfixe PSU.
Fichier de renseignements personnels - spécifiques aux institutions (Institution-Specific Bank)
Un genre de fichier de renseignements personnels (FRP) qui décrit les renseignements personnels des membres du grand public et des employés (actuels et anciens) que l'on retrouve dans les dossiers d'une institution fédérale en particulier. Ce genre de FRP est désigné par le préfixe PPU ou PPE.
Fins administratives (Administrative purpose)
L'usage de renseignements personnels concernant un individu dans le cadre d'une décision le touchant directement. Ceci comprend tous les usages de renseignements personnels pour confirmer l'identité (c. à d. à des fins d'authentification et de vérification) et déterminer l'admissibilité de personnes à des programmes gouvernementaux.
Fins non administratives (non-administrative purpose)
L'usage de renseignements personnels à une fin qui n'est pas liée à quelque processus de prise de décisions touchant directement le particulier. Ceci comprend l'usage de renseignements personnels à des fins comme la recherche, les statistiques, la vérification et l'évaluation.
Info Source (Info Source)
Une série de publications annuelles du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans lesquelles les institutions fédérales décrivent leurs fonctions, leurs programmes, leurs activités, et les renseignements qu'elles détiennent, y compris des renseignements personnels. Les publications d'Info Source fournissent également des résumés des affaires judiciaires et des statistiques sur les demandes d'accès et des renseignements personnels.
Initiative de renouvellement des politiques (Policy Suite Renewal Initiative)
Une initiative lancée par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et l'Agence de la fonction publique du Canada pour examiner les politiques de gestion du Conseil du Trésor et en réduire le nombre, s'il y a lieu.
Institution fédérale (government institution)
Tout ministère, département d'État ou organisme figurant à l'annexe I de la Loi sur l'accès à l'information ou à l'annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels et toute société d'État mère ou filiale en propriété exclusive d'une société d'État, au sens de l'article 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques. L'expression « institution fédérale » ne comprend pas les cabinets de ministres.
Instrument (tools)
Ressources documentaires pour les spécialistes de l'AIPRP, y compris les guides, les pratiques exemplaires reconnues et les manuels, entre autres.
Lignes directrices (guideline)
Document fournissant des avis, des conseils et des explications aux gestionnaires ou aux spécialistes fonctionnels.
Loi fédérale sur la responsabilité (Federal Accountability Act)
Prévoit des règles sur les conflits d'intérêts et des restrictions en matière de financement électoral, ainsi que des mesures en matière de transparence administrative, de supervision et de responsabilisation.
Loi sur l'accès à l'information (Access to Information Act)
Élargit l'accès aux documents de l'administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.
Loi sur la protection des renseignements personnels (Privacy Act)
Protège la vie privée des individus pour ce qui est des renseignements détenus à leur sujet par une institution fédérale et fournit aux personnes un droit d'accès à cette information.
Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Personal Information Protection and Electronic Document Act)
Appuie et favorise le commerce électronique en protégeant les renseignements personnels recueillis, utilisés ou divulgués dans certaines circonstances et en prévoyant l'utilisation de moyens électroniques pour communiquer ou enregistrer de l'information et des transactions.
Manuels (manuals)
Manuels utilisés par les employés d'une institution fédérale pour réaliser ses opérations, ses activités ou ses programmes.
Ministre désigné (designated minister)
Le président du Conseil du Trésor aux fins de la Politique sur l'accès à l'information et de la Politique sur la protection des renseignements personnels.
Norme (standard)
Un ensemble de mesures, de procédures ou de pratiques opérationnelles ou techniques qui s'appliquent à l'ensemble de l'administration publique. Les normes fournissent des précisions sur la manière dont les gestionnaires et les spécialistes fonctionnels sont censés exercer certaines de leurs fonctions.
Normes de conservation et de destruction (retention and disposal standards)
Il s'agit de la période pendant laquelle les documents sont conservés par l'institution et le moment où la mesure de disposition finale est prise.
Nouvel usage compatible (new consistent use)
Un usage compatible qui n'était pas initialement identifié dans la description du fichier de renseignements personnels (FRP) approprié.
Numéro d'assurance sociale (NAS) (social insurance number (SIN))
Numéro utilisable comme numéro de dossier ou de compte ou pour le traitement des données, tel que défini au paragraphe 138(3) de la Loi sur l'assurance-emploi. En vertu de l'alinéa 3c) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le NAS est un numéro identificateur et est donc considéré comme un renseignement personnel.
Numéro du document (Record number)
Ce numéro d'identification unique est créé par chaque institution pour la description de chaque catégorie de document à l'aide de l'acronyme du Programme de coordination de l'image de marque de l'institution (ou acronyme courant) et le numéro de référence de l'institution.
Plaignant(e) (complainant)
Une personne qui fait une plainte au commissaire à l'information en vertu d'un des motifs décrits au paragraphe 30(1) de la Loi sur l'accès à l'information ou au commissaire à la protection de la vie privée en vertu d'un des motifs décrits au paragraphe 29(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Politique (policy)
Consignes officielles qui imposent des responsabilités précises aux ministères et précisent les responsabilités des fonctionnaires. Les politiques expliquent les réalisations attendues des administrateurs généraux et de leurs fonctionnaires.
Prélèvements (severability)
Renvoie à la disposition énoncée à l'article 25 de la Loi sur l'accès à l'information selon laquelle une exception ne peut être demandée pour l'ensemble d'un document lorsqu'une partie des renseignements que contient le document ne peut être exclue de la divulgation, dans la mesure où ces renseignements peuvent être prélevés du document.
Programme ou activité (program or activity)
programme ou activité qui est autorisé ou approuvé par le Parlement, dans un contexte de collecte, d'utilisation ou de divulgation appropriée de renseignements personnels par les institutions fédérales assujetties à la politique liée à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels. L'autorisation parlementaire fait généralement partie d'une loi du Parlement ou de règlements ultérieurs. L'autorisation parlementaire peut aussi prendre la forme d'une approbation des dépenses énoncées dans le Budget des dépenses, tel qu'autorisée par une loi de crédit. Cette définition englobe également toute activité connexe à l'administration du programme.
Protocole relatif à la protection des renseignements personnels (privacy protocol)
Ensemble de procédures documentées à suivre lors de l'utilisation de renseignements personnels à des fins non administratives, y compris la recherche, les statistiques, la vérification et l'évaluation. Ces procédures font en sorte que les renseignements personnels d'une personne sont manipulés de façon à respecter les principes de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Rapport annuel (annual report)
Un rapport d'une institution gouvernementale sur son application de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de l'exercice, qui est établi par le responsable de l'institution gouvernementale pour présentation au Parlement.
Rapport de mise en œuvre (implementation report)
Un avis émis par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour donner une orientation concernant l'interprétation et l'application de la Loi sur l'accès à l'information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des politiques, directives et lignes directrices qui s'y rattachent.
Rapport statistique (statistical report)
Fournit des statistiques annuelles sur les activités des institutions fédérales ayant trait à la Loi sur l'accès à l'information ou à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les rapports constituent également la partie statistique des rapports annuels des institutions fédérales au Parlement.
Renseignements exclus (excluded information)
Renseignements non assujettis à la Loi sur l'accès à l'information ou à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Renseignements personnels (personal information)
Renseignement au sujet d'un individu identifiable et enregistré de quelque façon que ce soit, tel que défini à l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Responsable d'institution fédérale (head)
Le ministre, dans le cas d'un ministère ou d'un département d'État. Dans tout autre cas, la personne désignée par décret et, si aucune personne n'est désignée, le premier dirigeant de l'institution, quel que soit son titre.
Réunion de la collectivité (community meeting)
Réunion trimestrielle pour donner une orientation à la collectivité de l'AIPRP, communiquer des mises à jour concernant les événements en cours et recevoir une rétroaction.
Salle de lecture (reading room)
Un endroit où les manuels d'une institution fédérale peuvent être consultés par le grand public et où les demandeurs peuvent examiner les documents communiqués en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Tiers (third party)
Désigne soit une institution fédérale ou toute personne, groupe de personnes ou organisme autre que la personne ayant présenté la demande d'accès.
Usage compatible (consistent use)
Un usage qui a un lien raisonnable et direct avec les fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ou compilés. En d'autres termes, les fins premières et les fins prévues sont si intimement liées que la personne s'attend à ce que les renseignements soient utilisés à une fin compatible, même si l'usage n'est pas expressément indiqué.
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