Tableau de concordance des modifications de la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements

Dispositions 1.1 et 1.2

1.1 La présente directive entre en vigueur le 1^er janvier 2011 et a été modifiée le 3 octobre 2012.

1.2 La Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences remplace la Politique sur l'accueil (1993).

Disposition 1.1

1.1 La présente directive est entrée en vigueur le 1^er janvier 2011 et elle est modifiée à compter du 1^er août 2013. La présente directive a remplacé la Politique sur l'accueil de 1993.

Dispositions simplifiées et combinées en une seule disposition

Nouveau – Date d'entrée en vigueur de la disposition 1.3.1

Ajout de la disposition 2.4

2.4 La disposition 1.3.1 de l'annexe 1 entrera en vigueur le 1^er avril 2014.

Report de la date d'entrée en vigueur de la disposition 1.3.1 pour accorder suffisamment de temps à la mise en œuvre

Disposition 3.1

3.1 Le Parlement et la population canadienne s'attendent à ce que le gouvernement fédéral soit administré efficacement, que les fonds publics soient gérés prudemment et que les ressources publiques soient utilisées de façon efficace, efficiente et économique. Ce faisant, ils s'attendent également à ce que le gouvernement agisse en tout temps dans le respect des plus hautes normes d'intégrité, de prudence financière, de reddition de comptes, de transparence ainsi que de valeurs et d'éthique. Ces principes fondamentaux de gestion s'appliquent à toutes les dépenses gouvernementales, y compris en matière de voyages, d'accueil et de conférences.

Disposition 3.1

3.1 Le Parlement et la population du Canada s'attendent à ce que le gouvernement fédéral soit administré efficacement, que les fonds publics soient gérés prudemment et que les ressources publiques soient utilisées de façon efficace, efficiente et économique. Ce faisant, ils s'attendent également à ce que le gouvernement agisse en tout temps dans le respect des plus hautes normes d'intégrité, de prudence financière, de reddition de comptes, de transparence ainsi que de valeurs et d'éthique. Ces principes fondamentaux de gestion s'appliquent à toutes les dépenses gouvernementales.

Disposition simplifiée

Nouvelle disposition – Éventail d'activités

Ajout de la disposition 3.2 – Éventail d'activités nécessaires pour s'acquitter de la prestation de services aux Canadiens

3.2 Il est également attendu qu'un éventail d'activités de voyages, d'accueil et de conférences sont nécessaires pour permettre aux ministères de s'acquitter de la prestation de services aux Canadiens.

Renforcement du message

Nouvelle disposition – Politique clé de gestion financière

Ajout de la disposition 3.3 – Politique clé de gestion financière qui exige que les ministères aient en place des mécanismes de surveillance et de contrôle efficaces

3.3 La présente directive est un instrument de politique clé de gestion financière qui exige que les ministères aient en place des mécanismes de surveillance et de contrôle efficaces pour veiller à ce que les voyages, l'accueil, les conférences et les dépenses connexes soient gérés de façon efficace, efficiente et économique.

Renforcement du message

Dispositions 3.2 et 3.3

3.2 Les voyages, l'accueil et les conférences couvrent un vaste éventail d'activités ou d'événements légitimes, que le gouvernement en soit l'hôte ou que ses représentants y assistent ou les mènent à bien. Les frais associés à ces activités ou événements sont souvent nécessaires selon les exigences des lois ou des règlements pour dispenser des services aux Canadiens et aux Canadiennes, répondre aux priorités du gouvernement et accomplir les mandats des ministères. Ils comprennent, mais sans s'y limiter, les dépenses liées aux déplacements de troupes au Canada et à l'étranger, à la formation et aux exercices militaires, aux services policiers et aux enquêtes, à la prestation de services de santé requis aux membres des Premières nations, aux Inuits et aux anciens combattants, aussi bien qu'aux activités de prévention et d'inspection dans divers domaines comme les aliments, le transport ou la sécurité aux frontières. Ils comprennent aussi les interactions avec d'autres paliers de gouvernement, l'industrie ou des groupes d'intérêt public, les visites de dignitaires étrangers ainsi que les réunions d'affaires et les séances de travail des ministères qui sont nécessaires pour mener à bien les activités du gouvernement et réaliser ses priorités.

3.3 Toutes ces activités doivent être gérées de façon à démontrer l'optimisation des ressources et utiliser les options les plus économiques pour minimiser et/ou réduire leurs coûts chaque fois que possible. En leur qualité d'administrateurs des comptes, les administrateurs généraux sont responsables de la gestion des ressources de leur ministère. Les dirigeants principaux des finances appuient les administrateurs généraux en leur fournissant des conseils spécialisés indépendants et objectifs sur des questions financières, y compris sur la mise en place et le maintien de systèmes de contrôle interne efficaces. Les autres cadres supérieurs des ministères et tous les autres gestionnaires doivent rendre compte pour les dépenses relevant de leurs domaines de responsabilité et de leur gestion efficace.

Disposition 3.4 combinée

3.4 Les ministères devront limiter les frais de déplacement aux activités liées à leur mandat principal; lorsque des déplacements seront nécessaires, les ministères devront suivre des processus opérationnels financiers qui minimisent les dépenses. En outre, les ministères devront suivre des processus de planification, d'approbation et d'établissement de rapports efficaces en matière de déplacement, et s'assurer d'envisager des solutions permettant de remplacer les déplacements par une présence virtuelle ou d'autres options de rencontres à distance.

Message simplifié et accent sur les messages clés

Dispositions 3.4 à 3.6 – Contexte

Dispositions 3.5 à 3.7

Modification du numéro des dispositions

Disposition 5.1 – Objectif

5.1 Les voyages, l'accueil et les conférences ainsi que les dépenses connexes sont gérés avec prudence et probité, d'une façon qui permet de maximiser l'efficacité des organismes à s'acquitter de leurs mandats, de minimiser les coûts et de démontrer l'optimisation des ressources.

Disposition 5.1 – Objectif

5.1 Les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements sont gérées avec prudence et probité, et elles représentent la façon la plus économique et la plus efficace d'utiliser les fonds publics, compte tenu de la nature de l'activité par rapport à la réalisation du mandat de base d'un ministère.

Renforcer par l'ajout d'« événements » et du mandat de base

Disposition 5.2 – Résultats attendus

Les ministères ont en place des mécanismes de surveillance et de contrôle efficaces pour veiller à ce que les voyages, l'accueil, les conférences et les dépenses connexes soient gérés de façon efficace, efficiente et économique :

• les dépenses engagées relatives aux voyages, à l'accueil et aux conférences sont nécessaires à la réalisation des mandats et priorités du ministère;
• les options les plus économiques et les plus efficientes pour les voyages, l'accueil, les conférences et les dépenses connexes ont été considérées.

Disposition 5.2 – Résultats attendus

Les ministères ont en place des mécanismes de surveillance et de contrôle efficaces des voyages, de l'accueil, des conférences et des événements pour veiller à ce que :

1. les dépenses engagées soient axées sur la réalisation du mandat de base d'un ministère;
2. les dépenses sont gardées au minimum et, si elles sont nécessaires, elles sont gérées de façon efficace, efficiente et économique;
3. lorsque des voyages sont nécessaires, une justification est fournie en ce qui concerne : la raison pour laquelle l'on n'a pas retenu la solution de la présence virtuelle ou autre solution de réunion à distance afin de satisfaire aux exigences opérationnelles; le choix du mode de transport, l'hébergement et le nombre de voyageurs nécessaires à la conduite des affaires gouvernementales.

Renforcer par l'ajout d'« événements » et du mandat de base

Disposition 6.1 – Administrateur général

Disposition 6.1.1

Modification du numéro de la disposition

Disposition 6.2 – Administrateur général

6.2 De s'assurer qu'il y a en place des mécanismes ministériels de surveillance et de contrôle efficaces pour faire en sorte :

• qu'à l'étape de la planification, une évaluation des activités et événements récurrents soit faite, permettant de s'assurer qu'ils sont toujours pertinents, que les ressources sont optimisées, et qu'elles sont utilisées de façon efficiente et économique;
• que les propositions individuelles se rapportant aux voyages, à l'accueil et aux conférences soient raisonnables et appropriées et les décisions appuient les objectifs et priorités du ministère;
• que des solutions de rechange permettant d'éviter, de réduire ou de minimiser les coûts des voyages, d'accueil et des conférences soient envisagées, y compris les réservations faites à l'avance pour les voyages et l'hébergement, le recours aux installations du gouvernement comme premier choix, les téléconférences/vidéoconférences, chaque fois que possible, ainsi que l'optimisation des ressources lorsqu'on détermine le lieu et l'ampleur des événements et le genre et le nombre de participants;
• que les dépenses connexes aux budgets annuels ministériels des voyages, d'accueil et des conférences soient examinées périodiquement pendant l'année et que les gestionnaires investis de pouvoirs financiers aient accès à des rapports en temps opportun à l'appui d'une surveillance efficace et de décisions financièrement prudentes; et,
• que les exigences visant les voyages, l'accueil et les conférences énoncées dans l'Annexe A soient appliquées.

Disposition 6.1.2 – Administrateur général

6.1.2 De s'assurer qu'il y a en place des mécanismes ministériels de surveillance et de contrôle efficaces pour faire en sorte :

1. qu'un cadre redditionnel et qu'un mécanisme de rapports et de soutien décisionnel soient en place aux fins de la gestion des processus d'approbation, y compris à l'appui des approbations ministérielles nécessaires, conformément aux pouvoirs d'approbation expressément inscrits aux annexes 1 à 4 de la présente directive;
2. que des solutions de rechange permettant d'éviter, de réduire ou de minimiser les coûts des voyages, d'accueil, des conférences et des événements aient été envisagées dans le cadre du processus d'approbation, y compris le recours aux présences virtuelles et à d'autres solutions de réunions à distance dans la mesure du possible et si elles permettent de satisfaire aux objectifs; que l'option la plus économique, compte tenu du lieu et de l'ampleur des activités ou des événements, soit choisie; que le nombre de participants soit minimal; et que le voyage permette au ministère de s'acquitter de son mandat de base et d'optimiser les ressources, et qu'il soit justifié;
3. que les propositions individuelles se rapportant aux voyages, à l'accueil, aux conférences et aux événements soient raisonnables et appropriées, et qu'elles appuient le mandat de base, les objectifs et les priorités du ministère;
4. que les dépenses connexes aux budgets annuels ministériels des voyages, d'accueil et des conférences soient examinées périodiquement pendant l'année et que les gestionnaires investis de pouvoirs financiers aient accès à des rapports en temps opportun à l'appui d'une surveillance efficace et de décisions financièrement prudentes;
5. que les exigences visant les voyages, l'accueil, les conférences et les événements énoncées aux annexes 1 à 4 soient appliquées.

Nouvel ordre et nouveau texte pour clarifier et renforcer les exigences

Disposition 6.3 – Administrateur général

6.3 D'approuver les matrices de délégation de pouvoirs du ministère en matière de voyages, d'accueil et de conférences.

Disposition 6.1.3 – Administrateur général

6.1.3 Sous l'autorité du ministre, d'approuver les matrices de délégation de pouvoirs du ministère en matière de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements.

Disposition clarifiée

Disposition 6.4 – Administrateur général

Disposition 6.1.4

Modification du numéro de la disposition

Disposition 6.5 – Administrateur général

6.5 De s'assurer que l'approbation du ministre est reçue lorsque le coût total d'un événement unique dépasse 25 000 $ pour le ministère, ou que tout autre élément indiqué à la section 2.5.2 de la partie 2 de l'annexe A est présent; lorsque la situation correspond à la première éventualité, de confirmer que l'événement a) permet d'optimiser les ressources et b) constitue la solution la plus économique possible pour limiter ou réduire les coûts; lorsque la situation correspond à la deuxième éventualité, que le coût total de l'événement est communiqué au ministre à titre indicatif.

Disposition supprimée de la Directive

Suppression de la disposition 6.5 car elle ne fait que renforcer les exigences énoncées au paragraphe 2.2, partie 2 de l'annexe A

Disposition 6.6 – Dirigeant principal des finances

Disposition 6.2.1

Modification du numéro de la disposition

Disposition 6.7 – Dirigeant principal des finances

6.7 D'appuyer l'administrateur général et les cadres supérieurs du ministère dans la mise en place et le maintien de processus, procédures et contrôles ministériels efficaces nécessaires pour répondre aux exigences de la présente directive.

Disposition 6.2.2 – Dirigeant principal des finances

6.2.2 D'appuyer l'administrateur général et les cadres supérieurs du ministère dans la mise en place et le maintien de cadres ministériels et plans, de politiques, de systèmes de gestion financière et des informations à l'appui des décisions, de surveillance et rapports nécessaires pour satisfaire aux exigences de la présente directive.

Renforcement du message

Disposition 6.8 – Dirigeant principal des finances

6.8 De veiller à ce que les pouvoirs financiers délégués et les responsabilités connexes en matière de voyages, d'accueil et de conférences soient clairement communiqués aux gestionnaires et respectés par ces derniers.

Disposition 6.2.5 – Dirigeant principal des finances

6.2.5 De veiller à ce que les pouvoirs financiers délégués et les responsabilités connexes en matière de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements soient clairement communiqués aux gestionnaires et respectés par ces derniers.

Ajout d'« événements »

Disposition 6.9 – Dirigeant principal des finances

6.9 De veiller à ce que l'information nécessaire à l'appui des examens périodiques menés par le ministère au sujet de ces dépenses soit fournie aux gestionnaires.

Disposition 6.2.3 – Dirigeant principal des finances

6.2.3 D'appuyer les examens périodiques des dépenses nécessaires pour satisfaire aux exigences de la présente directive.

Renforcement du message

Nouvelle disposition – Dirigeant principal des finances

Disposition 6.2.4 – Dirigeant principal des finances

6.2.4 De faire office de délégataire du pouvoir d'approbation des voyages dans des situations où le voyageur est l'administrateur général, en fonction des politiques et des procédures écrites ministérielles établies.

Ajout de la responsabilité recommandée auparavant dans les Lignes directrices sur l'approbation des voyages visant des sous-ministres et des dirigeants d'organismes, de conseils et de commissions

Disposition 6.10 – Cadres supérieurs des ministères et autres gestionnaires investis de pouvoirs financiers délégués

6.10 De s'assurer, dans leurs secteurs de responsabilité :

• qu'une évaluation est faite annuellement des activités et des événements récurrents, pour s'assurer qu'ils sont toujours pertinents, que les ressources sont optimisées, compte tenu du rendement antérieur, et qu'elles sont utilisées de façon efficiente et économique;
• que les propositions individuelles et les décisions relatives aux dépenses de voyages, d'accueil et de conférences démontrent qu'elles sont nécessaires à la réalisation des objectifs et des priorités du ministère;
• que des solutions de rechange permettant d'éviter, de réduire ou de minimiser les coûts des voyages, de l'accueil et des conférences sont envisagées chaque fois que possible, y compris les réservations faites à l'avance pour les voyages et l'hébergement, le recours aux installations du gouvernement comme premier choix et les téléconférences/vidéoconférences, chaque fois que possible, ainsi que l'optimisation des ressources lorsqu'on détermine le lieu et l'ampleur des événements et le genre et le nombre de participants;
• que les dépenses relatives aux voyages, à l'accueil et aux conférences font l'objet d'un suivi tout au long de l'année; et,
• que les exigences visant particulièrement les voyages, l'accueil et les conférences énoncées dans l'Annexe A soient appliquées.

Disposition 6.3.1 – Cadres supérieurs des ministères et autres gestionnaires investis de pouvoirs financiers délégués

6.3.1 De s'assurer, dans leurs secteurs de responsabilité :

1. que des solutions de rechange permettant d'éviter, de réduire ou de minimiser les coûts des voyages, d'accueil, des conférences et des événements aient été envisagées dans le cadre du processus d'approbation, y compris le recours aux conférences téléphoniques et à d'autres solutions de réunions à distance dans la mesure du possible et si elles permettent de satisfaire aux objectifs; que l'option la plus économique, compte tenu du lieu et de l'ampleur des activités ou des événements, soit choisie; que le nombre de participants soit minimal; et que le voyage permette au ministère de s'acquitter de son mandat de base et d'optimiser les ressources, et qu'il soit justifié;
2. que les propositions individuelles et les décisions de dépenses se rapportant aux voyages, à l'accueil, aux conférences et aux événements établissent qu'elles sont nécessaires à l'appui du mandat de base, des objectifs et des priorités du ministère, et qu'elles permettent d'optimiser les ressources;
3. que les dépenses relatives aux voyages, à l'accueil et aux conférences soient surveillées tout au long de l'année et qu'elles soient considérées comme faisant partie des examens périodiques, les voyages, les événements d'accueil, les conférences et les événements récurrents étant périodiquement évalués pour assurer leur pertinence continue;
4. que les exigences visant les voyages, l'accueil, les conférences et les événements énoncées aux annexes 1 à 4 soient appliquées.

Nouvel ordre et nouveau texte pour clarifier et renforcer les exigences

Nouvelle disposition – Surveillance et rapports – Administrateur général

Ajout de la disposition 6.4.1 – Surveillance et rapports – Administrateur général

6.4.1 Les administrateurs généraux ont la responsabilité de veiller à ce que les cadres de contrôle qui s'imposent soient en place à l'appui de leur surveillance de la mise en œuvre soutenue et efficace de la présente directive.

Ajout de la nouvelle exigence en matière de surveillance des administrateurs généraux

Dispositions 7.1 et 7.2 – Surveillance et rapports

Dispositions 6.4.2 et 6.4.3

Modification du numéro des dispositions

Dispositions 8.1 et 8.2 – Conséquences

Dispositions 7.1 et 7.2

Modification du numéro des dispositions

Nouvelle disposition – Conséquences

Ajout de la disposition 7.3 – Conséquences

7.3 Pour connaître l'éventail des conséquences de la non-conformité à la présente directive, veuillez consulter le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité.

Renvoi au Cadre stratégique sur la gestion de la conformité

Nouvelle disposition – Rôles et responsabilités des organisations gouvernementales

Ajout des dispositions 8 à 8.1.3

8. Rôles et responsabilités des organisations gouvernementales

Cette section identifie les organisations gouvernementales qui ont un rôle à l'égard à la présente directive. Elle ne confère en soi aucun pouvoir à l'administration de cette directive.

8.1 Le Secrétariat du Conseil du Trésor :

8.1.1 Il incombe au Secteur de la gestion financière du Bureau du contrôleur général d'assurer l'interprétation et la surveillance de la présente directive.

8.1.2 Le Secteur des actifs et des services acquis du Bureau du contrôleur général est responsable de la politique sur les marchés.

8.1.3 Le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines offre des consultations, des interprétations et des conseils au sujet de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, de la Directive sur la réinstallation du CNM, de la Directive sur les postes isolés et les logements de l'État, des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte, de la Directive sur les Autorisations spéciales de voyager et des Politiques à l'intention des cabinets des ministres.

Clarifier les rôles du Secteur de la gestion financière du Secrétariat du Conseil du Trésor, et du Secteur des actifs et des services acquis du Bureau du contrôleur général et du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines

Disposition 9.2 – Autres documents pertinents

Ajout d'autres références

Disposition 9.2 – Ajout d'autres documents pertinents

• Directive sur la vérification des comptes
• Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage
• Directive sur les postes isolés et les logements de l'État
• Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte
• Directive sur la réinstallation du CNM
• Ligne directrice et modèle relatifs à la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements
• Politiques à l'intention des cabinets des ministres

Ajout d'autres références aux fins de l'intégralité

Annexe A, Partie 1 – Exigences particulières concernant les voyages et/ou les conférences

Annexe 1 – Exigences particulières concernant les voyages

Nouvelle disposition – Introduction

Ajout d'une introduction

Les voyages couvrent un vaste éventail d'activités légitimes qui sont nécessaires selon les exigences des lois ou des règlements pour dispenser des services aux Canadiens et aux Canadiennes et ainsi répondre aux priorités du gouvernement. En ce sens, les voyages appuient la prestation directe du mandat de base et les opérations des ministères. Les voyages peuvent aussi appuyer d'autres objectifs et priorités des ministères. Les exigences particulières prévues dans la présente annexe s'ajoutent aux modalités et aux conditions du remboursement des frais de voyages en service commandé qui sont inscrites dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte ou l'équivalent ministériel, selon le cas.

Ajout d'une introduction aux fins de contextualisation et de clarté

1.1 Planification – Première puce

• Les frais de voyage devraient être évités chaque fois qu'il existe une solution de rechange raisonnable et plus économique qui est jugée suffisante pour atteindre l'objectif prévu (p. ex. le recours aux installations du gouvernement, les téléconférences/ vidéoconférences).

Disposition 1.1.1

1.1.1 Une planification prudente des voyages s'applique à la fois aux fonctionnaires fédéraux et aux non-fonctionnaires. Les voyages doivent être évités quand des solutions de rechange économiques sont opportunes et disponibles. Les conférences téléphoniques, présences virtuelles et autres solutions de réunions à distance doivent être envisagées pour chaque situation de voyage, et les raisons de leur inutilisation doivent être inscrites dans une justification autorisant le voyage.

Renforcement du message

1.1 Planification – Deuxième puce

• Les réservations pour le transport, l'hébergement et les installations où aura lieu la conférence devraient se faire bien à l'avance, pour obtenir les meilleurs tarifs quand c'est possible.

Disposition 1.1.5

1.1.5 Il faudra sélectionner la solution la plus économique en fonction de la nature du voyage au moment de la réservation du transport, de l'hébergement et des salles de réunion, et utiliser de préférence des installations gouvernementales appropriées. Dans la mesure du possible, les dispositions de voyage doivent être prises à l'avance afin d'obtenir les meilleurs tarifs.

Renforcement du message

1.1 Planification – Troisième et quatrième puces

• Le nombre de personnes qui sont envoyées pour assister au même événement, y compris à des conférences, devrait être limité au minimum nécessaire pour assurer le déroulement efficace des activités gouvernementales; on aura recours à des personnes qui sont déjà près de l'endroit où l'événement se déroulera chaque fois que possible.
• Dans le cas de voyages périodiques ou multiples vers une même destination ou lorsque plusieurs personnes sont envoyées aux mêmes événements ou aux mêmes activités, y compris à des conférences, les coûts doivent être minimisés grâce à une planification et à une coordination efficaces.

Disposition 1.1.4

1.1.4 Le nombre de voyageurs ministériels doit être limité au strict minimum nécessaire pour la conduite des affaires du gouvernement. Le nombre total de voyageurs assistant au même événement ou à la même activité doit être justifié dans le cadre de chaque autorisation de voyager.

Renforcement du message

Nouvelle disposition – Catégories de voyager

Ajout de la disposition 1.1.2

1.1.2 Les catégories suivantes de voyager doivent être identifiées et faire partie de l'autorisation de voyager aux fins de l'engagement des dépenses relatives à chaque voyage proposé :

1. Les voyages qui sont exigés à l'appui de la prestation directe du mandat de base d'un ministère ou d'obligations législatives ou juridiques;
2. Les voyages qui sont nécessaires pour mobiliser des intervenants clés à l'égard du renouvellement ou de l'élaboration d'un règlement, d'une politique, un programme ou d'autres questions qui soutiennent les relations de travail ou les opérations continues des ministères avec ces communautés;
3. Les voyages qui sont nécessaires pour appuyer la saine gouvernance interne d'un ministère, y compris pour des réunions de la direction et du comité ministériel de vérification, ou aux fins du recrutement ou de l'embauche d'employés;
4. Les voyages d'employés aux fins d'une formation qui leur permettra de s'acquitter des fonctions propres à leur poste;
5. D'autres voyages.

Définition du nouvel élément d'information sur les voyages : « catégories de voyager », et définition de cinq catégories

Nouvelle disposition – Explication détaillée d'« autres voyages »

Ajout de la disposition 1.1.3

1.1.3 Si la catégorie « autres voyages » est choisie, elle doit être assortie d'une explication détaillée en ce qui concerne l'objet du voyage dans le cadre de l'autorisation de voyager.

Explication détaillée requise de la catégorie « autres voyages »

Nouvelle disposition – Voyages pour non-fonctionnaires

Ajout de la disposition 1.1.6

1.1.6 Les voyages qui font partie d'exigences contractuelles doivent être codés dans le plan comptable du receveur général comme des voyages pour non-fonctionnaires.

Nouveau principe pour reclassifier les frais de voyages des entrepreneurs comme voyages pour non-fonctionnaires (auparavant codés comme services professionnels) – voir les explications de la ligne directrice

Nouvelles dispositions – Questions de codage

Ajout des dispositions 1.1.7 et 1.1.8

1.1.7 Les voyages qui relèvent des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte ou de la Directive sur les postes isolés et les logements de l'État doivent être codés dans le plan comptable du receveur général exclusivement pour ces articles.

1.1.8 Les voyages à l'appui de la réinstallation d'employés et de leurs personnes à charge ne font pas partie des voyages engagés aux termes de la présente annexe. Ils sont codés dans le plan comptable du receveur général séparément et uniquement au titre d'une réinstallation. Ces éléments sont assujettis aux exigences de la Directive sur la réinstallation du CNM.

Clarifier les questions de codage connexes

Nouvelle disposition – Autorisations générales de voyager

Ajout de la disposition 1.1.9

1.1.9 L'on ne doit pas utiliser, comme précisé dans les Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte, d'autorisations générales de voyager (AGV) pour un organisme ministériel ou un autre groupe d'employés. Ces pouvoirs d'approbation suivront le même processus d'autorisation de voyager en application de la présente directive. Les renseignements sur les coûts dans l'autorisation de voyager reflètent les meilleures estimations des coûts connus à ce moment.

Retreindre les AGV selon la pratique courante

Disposition 1.2 – Transport – Première et deuxième puces

• L'option la plus économique disponible sera choisie au moment du choix du mode de transport, compte tenu du coût, de la durée, de la sécurité et de l'aspect pratique tels que prévus par les principes de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.
• Cela comprend, ainsi que le prévoit la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, « la norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique » et « la norme applicable aux déplacements par train est la classe d'une catégorie supérieure à la classe économique ». Pour les voyages internationaux, les « voyages par avion en classe affaires doivent être autorisés lorsque disponibles et si le temps de déplacement continu en avion excède neuf heures ». Les voyages en première classe ne sont pas autorisés.

Disposition supprimée de la Directive

Première puce – partie du texte de la disposition 1.1.5

Deuxième puce – déjà abordé dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte

Disposition 1.3 – Hébergement – Première puce

• Ainsi que le prévoit la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, en général « la norme en matière de logement est la chambre individuelle dans des établissements sûrs, bien situés et confortables », et « il faut se servir du répertoire gouvernemental des hôtels comme guide au moment de déterminer le coût, l'emplacement et le type de logement ».

Disposition supprimée de la Directive

Déjà abordé dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte

Nouvelle disposition – Autorisation de voyager – Délégation

Ajout de la disposition 1.2.1

1.2.1 Le pouvoir d'approbation des déplacements ne peut être délégué par l'administrateur général d'un ministère qu'à l'échelon des cadres supérieurs des ministères, à moins d'une délégation subséquente aux termes de l'article 1.2.2.

Limiter le pouvoir d'approbation des déplacements à l'échelon des cadres supérieurs d'un ministère

Nouvelle disposition – Autorisation de voyager – Conditions de la délégation au-dessous de l'échelon des cadres supérieurs d'un ministère

Ajout de la disposition 1.2.2

1.2.2 L'administrateur général peut déléguer le pouvoir d'approbation des déplacements aux gestionnaires appropriés au-dessous de l'échelon du cadre supérieur du ministère lorsque les trois conditions suivantes sont remplies :

1. lorsque les activités du programme sont réparties sur plusieurs régions ou pays;
2. lorsqu'un éventuel retard dans l'obtention de l'approbation à l'échelon des cadres supérieurs des ministères pourrait nuire à l'intérêt public ou à la prestation en temps opportun des services ou des activités du ministère;
3. lorsqu'aucun cadre supérieur du ministère n'est présent au bureau régional ou étranger.

Exception – l'administrateur général peut déléguer le pouvoir d'approbation des déplacements au-dessous de l'échelon des cadres supérieurs lorsque trois conditions sont remplies

Nouvelle disposition – Autorisation de voyager – Possibilités d'engager des frais

Ajout de la disposition 1.2.3

1.2.3 L'engagement des frais de déplacement peut se faire de l'une des deux manières suivantes :

1. approbation de l'autorisation de voyage par le gestionnaire délégué;
2. approbation par le gestionnaire du centre financier responsable conformément à un plan de voyage qui est approuvé par le gestionnaire délégué et qui couvre raisonnablement les éléments d'autorisation du tableau 1. Si, à tout moment, d'importantes modifications surviennent relativement aux déplacements figurant dans le plan de voyage, le gestionnaire délégué devra approuver à nouveau les déplacements. Les ministères qui ont recours aux plans de voyage pour engager les dépenses devront appliquer des mécanismes et des contrôles renforcés pour surveiller la conformité à ces exigences.

Deux possibilités d'approuver les déplacements – pour chaque déplacement ou pour un plan de voyage détaillé pour une période donnée

Nouvelle disposition – Autorisation de voyager – Déplacements locaux ou d'urgence

Ajout de la disposition 1.2.4

1.2.4 Le pouvoir d'approbation des déplacements exigé aux termes de l'article 1.2.1 ne s'applique pas à ce qui suit :

1. déplacements locaux dans le périmètre du bureau et du lieu de travail habituels d'un employé qui utilise des moyens de transport tels que les taxis, les transports en commun, un véhicule personnel ou un véhicule du parc du gouvernement dans le cadre de l'exercice des activités quotidiennes du gouvernement; de tels déplacements locaux peuvent être autorisés par le gestionnaire du centre financier approprié;
2. déplacements requis pour permettre au ministère d'intervenir rapidement en cas d'événements urgents et imprévus dans le cadre desquels des employés doivent se déplacer en urgence pour offrir une expertise ou assurer la prestation de programmes ou de services ministériels visant à protéger la santé et la sécurité. Pour assurer des interventions d'urgence efficaces, l'engagement de tels frais de déplacement peut être autorisé par le gestionnaire du centre financier approprié qui présentera ensuite les frais de déplacement à l'administrateur général à titre d'information.

Il n'est pas nécessaire de faire approuver les déplacements locaux ou d'urgence (dans le dernier cas, les frais doivent être approuvés une fois la situation d'urgence réglée)

Nouvelle disposition – Autorisation de voyager – Autorisation générale de voyager

Ajout de la disposition 1.2.5

1.2.5 Si des autorisations générales de voyager (AGV) sont utilisées pour autoriser des voyages de particuliers, l'AGV inclura aussi tous les renseignements visés au tableau 1 en appliquant la meilleure estimation des coûts disponible.

En cas d'autorisation générale de voyager, il faut inclure tous les renseignements au tableau 1 (disposition 1.2.6)

Nouvelle disposition – Autorisation de voyager – Données supplémentaires sur les déplacements à consigner (tableau 1)

Ajout de la disposition 1.2.6

1.2.6 Les données sur les voyages du tableau 1 doivent être incluses dans l'autorisation de voyager aux fins d'engager des dépenses et doivent au moins faire partie du formulaire d'autorisation afférent.

Tableau 1 : Liste de vérification des éléments des autorisations de voyager

1. Objectif – Résumé de l'objectif du voyage;
2. Catégorie – Inclure l'objet applicable de 1.1.2. N'inclure qu'une catégorie;
3. Voyageur à titre de fonctionnaire ou non-fonctionnaire – Identifiez le voyageur comme étant un fonctionnaire ou un non-fonctionnaire;
4. Présence virtuelle ou autres solutions de réunions à distance – Raison pour laquelle la présence virtuelle ou une autre solution de réunion à distance n'a pu être appliquée;
5. Nombre de voyageurs – Justification du nombre de voyageurs quant à l'applicabilité du voyageur nommé à l'objectif énoncé dans les limites des responsabilités du pouvoir d'autorisation de voyager;
6. Mode de transport – Indiquez la raison d'être et le coût estimatif de l'utilisation de chacun des modes de transport applicables : avion, train, autocar, traversier, taxi, propre véhicule, véhicule loué, véhicule du parc automobile gouvernemental, transport en commun ou autre;
7. Hébergement – Indiquez la raison d'être et le coût estimatif de chaque type d'hébergement, y compris l'hébergement commercial, l'hébergement commercial ne figurant pas dans le Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules, l'hébergement privé ou autre;
8. Repas – Indiquez le coût estimatif des repas fondé sur l'indemnité de repas établie dans la Directive sur les voyages du CNM et excluant les repas qui sont payés dans le cadre de l'activité ou du transport; et
9. Frais accessoires et autres – Indiquez le coût estimatif des frais accessoires et autres fondés sur les indemnités prévues dans la Directive sur les voyages du CNM.

Données supplémentaires sur les déplacements et les frais à consigner pour tous les déplacements

Nouvelle disposition – Autorisation de voyager – Système de gestion financière ministériel ou systèmes connexes

Ajout de la disposition 1.3.1

1.3.1 Les ministères devront recueillir et conserver, dans leur système de gestion financière ministériel ou dans d'autres systèmes connexes, les éléments de données concernant la catégorie de voyage (élément B) et les éléments de données d'information financière afférents F à I précisés dans le tableau 1.

Les données visées à la disposition 1.2.6 doivent être conservées dans le système de gestion financière ministériel ou un système connexe

Nouvelle disposition – Autorisation de voyager – Contrôles internes et rapports

Ajout de la disposition 1.3.2

1.3.2 Les ministères devront avoir mis en place des contrôles internes et un système de surveillance connexe qui assurera des examens ministériels périodiques des frais de déplacement. Cela contribuera également à la validation du rapport annuel du ministère sur les dépenses annuelles totales en matière de déplacements, tel que l'énonce la disposition 6.1.4.

Exigence relative aux contrôles internes et aux rapports appropriés

Annexe 2 – Exigences particulières concernant l'accueil

Annexe 2 – Exigences particulières pour les frais d'accueil

Nouvelle disposition – Introduction

Ajout d'une introduction

La prestation d'un accueil est souvent nécessaire à l'appui de la conduite des affaires gouvernementales, et aux fins de l'exécution des priorités et du mandat de base. De cette façon, elle peut appuyer la conduite des affaires gouvernementales avec d'autres paliers d'administration, l'industrie ou des groupes d'intérêt public, les visites de dignitaires étrangers ainsi que les réunions d'affaires ministérielles. Tous les fonctionnaires fédéraux ont la responsabilité d'assurer une gestion rigoureuse des frais d'accueil, y compris de prendre des mesures pour réduire ou éviter les coûts, ou les deux. Les décisions d'offrir l'accueil doivent être mûrement réfléchies et être fondées sur un besoin réel dans les circonstances, la courtoisie, la diplomatie ou le protocole.

Ajout d'une introduction aux fins de contextualisation et de clarté

Disposition 2.1.1 – Planification – Limite des frais d'accueil

2.1.1 L'offre d'aliments et de boissons est acceptable, à concurrence des limites du coût standard et sans excéder le coût maximum par personne indiquées au tableau 1, lesquelles se basent sur les allocations prévues dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

[Le tableau 1, le nouveau tableau 2, est essentiellement inchangé.]

Disposition 2.1.1

2.1.1 L'offre d'aliments et de boissons est acceptable à concurrence des limites du coût standard et sans excéder le coût maximum par personne indiqué au tableau 2. Ces limites sont basées sur les allocations décrites dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte et indiquent les frais d'accueil couverts par personne par type de repas au cours d'une seule journée ainsi que par consommation.

1. Le coût standard par personne est le coût du repas par personne qui devrait être appliqué dans des circonstances normales, particulièrement lors d'événements n'incluant que des personnes faisant partie du gouvernement fédéral; il est approuvé par le pouvoir délégué approprié;
2. Un coût par personne dépassant le coût standard et jusqu'à concurrence du coût maximum par personne devra être appliqué dans des circonstances exceptionnelles, justifiées par le genre d'événement, le statut et la nature des participants ou pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole. L'administrateur général détient le pouvoir d'approbation à l'égard de ces frais d'accueil proposés;
3. les coûts planifiés qui dépassent le coût maximum par personne doivent être approuvés par le ministre.

Les notes en bas de page de l'ancien tableau 1 ont été ajoutées au paragraphe 2.1.1 pour renforcer le message

Dispositions 2.1.2 et 2.2.3

2.1.2 En matière d'accueil, les boissons non alcoolisées sont la norme. L'offre de boissons alcoolisées n'est permise que dans des circonstances spéciales, pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole dans le cadre d'événements gouvernementaux auxquels sont invitées des personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral. Des boissons alcoolisées ne seront pas offertes dans le cadre d'activités d'accueil lors d'événements auxquels ne participent que des personnes faisant partie du gouvernement fédéral.

2.2.3 De l'eau en bouteille ou des refroidisseurs d'eau pour les fonctionnaires fédéraux, sauf dans le cadre de rafraîchissements offerts lors d'événements visés par la présente directive.

Disposition 2.1.2

2.1.2 En matière d'accueil, les boissons non alcoolisées sont la norme. L'offre de boissons alcoolisées n'est permise que dans des circonstances spéciales, pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole dans le cadre d'événements gouvernementaux auxquels sont invitées des personnes autres que des fonctionnaires fédéraux. Des boissons alcoolisées ne seront pas offertes dans le cadre d'activités d'accueil lors d'événements auxquels ne participent que des personnes faisant partie du gouvernement fédéral. La fourniture d'eau en bouteille ou de refroidisseurs d'eau pour les fonctionnaires fédéraux ne fait pas partie des frais d'accueil autorisés, sauf à titre de rafraîchissements offerts lors d'événements visés par la présente directive.

Dispositions 2.1.2 et 2.2.3 combinées et renforcement du message

Disposition 2.1.4 – Activités d'accueil dans la résidence d'un fonctionnaire

Disposition supprimée de la Directive

Information comprise à la disposition 2.2.1 f) de l'annexe 2

Disposition 2.2.1 – Transport local à destination et en provenance d'un événement ou d'une activité

Disposition 2.1.4

Modification du numéro de la disposition

Disposition 2.2.2 – Location de locaux et coûts connexes

2.2.2 La location de locaux et les coûts connexes comme l'équipement audio/vidéo, le soutien technique ou les services de traduction ne sont pas considérés comme étant des dépenses d'accueil sauf dans des circonstances particulières pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole (c.-à-d. lorsque les coûts sont directement liés et inhérents à des fins d'accueil, par exemple pour louer une salle devant être utilisée seulement pour servir un repas).

Disposition 2.1.5

2.1.5 La location de locaux et les coûts connexes comme l'équipement audio/vidéo, le soutien technique ou les services de traduction ne sont pas considérés comme étant des dépenses d'accueil sauf dans des circonstances particulières pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole (c.-à-d. lorsque les coûts sont directement liés et inhérents à des fins d'accueil, par exemple pour louer une salle devant être utilisée seulement pour servir un repas). Ces coûts font toutefois partie de l'approbation des événements en vertu de la présente directive.

Renforcement du message

Disposition 2.3.1 – Activités d'accueil par des fonctionnaires fédéraux

Disposition 2.1.6

Modification du numéro de la disposition

Disposition 2.3.2 – Bénéficiaire de l'accueil et remboursement des frais

Disposition 2.3.1

Modification du numéro de la disposition

Disposition 2.3.3 – Approbation des frais pour la participation à une activité d'accueil

2.3.3 À l'exception du ministre ou de l'administrateur général, une personne qui participe à une activité d'accueil ne peut pas approuver l'activité en question. Dans ces circonstances, l'approbation à un niveau supérieur est requise. L'administrateur général peut déléguer par écrit aux cadres supérieurs du ministère du niveau d'administrateur général délégué ou de niveaux supérieurs le pouvoir d'approuver des activités d'accueil, même quand la personne qui approuve est présente.

Disposition 2.2.6

2.2.6 À l'exception du ministre, un participant à un événement d'accueil ne peut pas approuver les frais d'accueil en question. Dans de telles circonstances, l'approbation d'un pouvoir supérieur doit être obtenue. Lorsque l'administrateur général est présent, le dirigeant principal des finances pourra approuver les frais d'accueil.

Disposition simplifiée; le DPF doit approuver les frais lorsque l'administrateur général est présent

Disposition 2.4.1 – Activités d'accueil par des personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral

Disposition 2.1.7

Modification du numéro de la disposition

Disposition 2.5.1 – Approbation du ministre lorsqu'un événement coûte plus de 25 000 $

Annexe 4, disposition 4.2.1

Disposition déplacée à l'annexe 4 car elle se rapporte à un « événement »

Disposition 2.5.2 – Approbation du ministre requise pour certains éléments d'activités d'accueil

2.5.2 Lorsque le coût total d'un événement ne dépasse pas 25 000 $ pour le ministère, les éléments suivants doivent être approuvés par le ministre, à moins qu'ils fassent l'objet d'une délégation de pouvoirs aux termes des paragraphes 2.5.2.1 ou 2.5.2.2. Dans tous les cas, le coût total de l'événement pour le ministère doit être communiqué au ministre, à titre indicatif.

1. les coûts totaux d'accueil liés à l'événement dépassent 5 000 $;
2. des boissons alcoolisées seront servies;
3. le coût des aliments et boissons dépasse le coût maximum ou standard par personne (tableau 1);
4. des activités de divertissement sont prévues;
5. des activités d'accueil ou de divertissement sont prévus pour l'époux ou la personne qui accompagne un participant à l'événement;
6. les activités d'accueil payées par le gouvernement fédéral se dérouleront dans la résidence d'un fonctionnaire; ou
7. les activités d'accueil visent à honorer un Canadien remarquable.

Disposition 2.2.1

2.2.1 Les éléments suivants des activités d'accueil doivent être approuvés par le ministre, à moins qu'ils fassent l'objet d'une délégation selon le paragraphe 2.2.2

1. des frais d'accueil associés à un événement dont le total dépasse 5 000 $;
2. des boissons alcoolisées seront servies
3. le coût des aliments et boissons dépasse le coût maximum par personne (tableau 2);
4. des activités de divertissement seront offertes;
5. des activités d'accueil ou de divertissement seront offertes à un conjoint ou à une personne qui accompagne un participant;
6. les activités d'accueil payées par le gouvernement fédéral se dérouleront dans la résidence d'un fonctionnaire;

Clarification du texte et suppression de l'alinéa g) visant les Canadiens remarquables, car ces cas sont rares et sont traités individuellement

Dispositions 2.5.2.1 et 2.5.2.2 – Délégation du ministre

2.5.2.1 Le ministre peut déléguer, par écrit, à l'administrateur général tout élément des pouvoirs d'autorisation énumérés aux alinéas 2.5.2 a) à f). Lorsqu'une délégation accrue a été accordée à l'administrateur général relativement à l'un ou l'autre des éléments énumérés aux alinéas 2.5.2 a) à f), le ministre doit quand même approuver tous les événements dont le coût total dépasse 25 000 $ pour le ministère.

2.5.2.2 Le pouvoir d'approbation accru des frais d'accueil prévu à l'alinéa 2.5.2 a) ne peut être délégué que dans les cas où l'administrateur général est responsable d'une communauté de pratique, y compris de la formation de celle-ci, à l'échelle du gouvernement, ou pour répondre à des besoins opérationnels.

Disposition 2.2.2 combinée

2.2.2 Le ministre peut déléguer, par écrit, à l'administrateur général tout élément des pouvoirs d'autorisation énumérés aux alinéas 2.2.1 b) à f) ou une limite majorée du pouvoir d'approbation des frais d'accueil en vertu de 2.2.1 a) pour satisfaire aux exigences opérationnelles.

Texte simplifié

Nouvelle disposition – Délégation et approbation d'événements

Ajout de la disposition 2.2.3

2.2.3 Lorsqu'un administrateur général a renforcé la délégation à l'égard de tout élément des alinéas (a) à (f) de l'article 2.2.1, les approbations d'événement sont tout de même requises, telles qu'elles sont énoncées dans l'annexe 4, s'il y a lieu.

Clarifier que les autorisations d'accueil et d'événement peuvent être requises

Disposition 2.5.2.3 – Événement visant à honorer un Canadien remarquable

Disposition supprimée de la Directive

Examiné au cas par cas

Disposition 2.5.3 – Événement organisé par le ministère et nécessitant l'approbation du ministre

2.5.3 Lorsque le ministère accueille un événement pour lequel l'approbation du ministre est requise, le coût estimé total pour l'ensemble des ministères participants doit également être communiqué au ministre, à titre indicatif.

Annexe 4, dispositions 4.1.4 et 4.2.2

4.1.4 Dans les situations où un ministère organise, moyennant un coût total dépassant 25 000 $, un événement auquel participent d'autres ministères, il incombe au ministère qui organise l'événement d'obtenir les coûts estimatifs pour la totalité des participants d'autres ministères fédéraux. Les ministères participants sont tenus de fournir les renseignements sur les coûts estimatifs, y compris le total des coûts estimatifs des participants liés aux voyages, tel qu'indiqué à 4.2.2.

4.2.2 Lorsque le ministère accueille un événement pour lequel l'approbation du ministre est requise, le coût estimé total pour l'ensemble des ministères participants doit également être communiqué au ministre, à titre indicatif.

Clarifier l'obligation du ministère qui organise l'événement d'obtenir les coûts des autres ministères et de les présenter au ministre

Disposition 2.5.4 – Mandataires du Parlement et approbation ministérielle

Disposition 2.2.7

Modification du numéro de la disposition

Disposition 2.5.5 – Pouvoirs d'approbation des administrateurs généraux

2.5.5 L'approbation de l'administrateur général est requise pour les événements qui présentent les caractéristiques suivantes :

1. le coût total de l'événement pour le ministère dépasse 5 000 $ mais est inférieur à 25 000 $; ou
2. les frais d'accueil totaux liés à l'événement dépassent 1 500 $ mais sont inférieurs à 5 000 $; et
3. aucun des éléments énumérés au paragraphe 2.5.2 a) à g) n'est présent pour lesquels les pouvoirs délégués n'ont pas été fournis.

Annexe 4, disposition 4.2.3 et annexe 2, disposition 2.2.4

4.2.3 L'approbation de l'administrateur général est requise pour les événements dont le coût total pour le ministère dépasse 5 000 $ mais est inférieur ou égal à 25 000 $.

2.2.4 L'approbation par l'administrateur général des activités d'accueil est requise lorsque les frais d'accueil totaux dépassent 1 500 $, sans dépasser 5 000 $, et qu'aucun des éléments énumérés au paragraphe 2.2.1 a) à f) n'est présent au niveau ministériel.

Texte simplifié, et pouvoirs d'approbation distincts dans une annexe sur les frais d'accueil et une annexe sur les événements

Disposition 2.5.6 – Pouvoirs d'approbation du cadre supérieur du ministère ou de son délégué

2.5.6 L'approbation du cadre supérieur du ministère ou du titulaire de la délégation de pouvoirs est requise pour les événements qui présentent les caractéristiques suivantes :

1. le coût total de l'événement ne dépasse pas 5 000 $ pour le ministère; et
2. les frais d'accueil totaux liés à l'événement ne dépassent pas 1 500 $; et
3. aucun des éléments énumérés au paragraphe 2.5.2 n'est présent.

Annexe 4, disposition 4.2.4 et annexe 2, disposition 2.2.5

4.2.4 L'approbation du cadre supérieur du ministère ou du titulaire de la délégation de pouvoirs est requise pour les événements dont le coût total pour le ministère ne dépasse pas 5 000 $.

2.2.5 L'approbation des activités d'accueil par un cadre supérieur ou par le délégué est requise quand le total des frais d'accueil est inférieur à 1 500 $ et qu'aucun des éléments énumérés au paragraphe 2.2.1 n'est présent.

Texte simplifié, et pouvoirs d'approbation distincts dans une annexe sur les frais d'accueil et une annexe sur les événements

Disposition 2.5.7 – Pouvoir des administrateurs généraux d'accorder des récompenses

2.5.7 Conformément à l'alinéa 12(1) (b) de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux sont autorisés à offrir des récompenses aux employés et ils peuvent approuver des activités d'accueil dans le cadre d'une cérémonie s'y rapportant en conformité de la présente directive. Les administrateurs généraux peuvent également offrir de l'accueil en conformité de la Loi sur la semaine nationale de la fonction publique.

Annexe 2, disposition 2.2.8 et annexe 4, disposition 4.2.6

2.2.8 Selon l'alinéa 12. 1) b) de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux ont le pouvoir de présenter des récompenses aux employés et peuvent approuver les frais d'accueil dans le cadre d'une cérémonie qui y est liée, conformément à la présente directive. Les administrateurs généraux peuvent également prévoir des frais d'accueil conformément à la Loi sur la Semaine nationale de la fonction publique : pour un meilleur service aux Canadiens. Les approbations des événements aux termes de l'annexe 4 de la présente directive pourraient encore s'appliquer.

4.2.6 Conformément à l'alinéa 12(1) b) de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux sont autorisés à offrir des récompenses aux employés et ils peuvent approuver des événements dans le cadre d'une cérémonie s'y rapportant en conformité de la présente directive. Les administrateurs généraux peuvent également approuver un événement en conformité de la Loi sur la semaine nationale de la fonction publique, conforme à 4.2.3.

Texte simplifié et rappel au sujet de l'approbation possiblement requise des événements 

Nouvelle disposition – Frais d'accueil – Contrôles internes et rapports

Ajout de la disposition 2.3.2 à l'annexe 2

2.3.2 Les ministères appuieront des examens périodiques des frais d'accueil, les rapports annuels ministériels prévus à la disposition 6.1.4 et la surveillance du rendement des contrôles et des efforts déployés pour réduire les dépenses.

Exigence relative aux contrôles internes et aux rapports appropriés

Nouvelle annexe 3 – Exigences particulières pour les conférences

Annexe 3 – Exigences particulières pour les conférences

Nouveau – Introduction

Ajout d'une introduction

Les conférences ou activités semblables constituent souvent des occasions uniques d'échanger, de débattre ou de discuter de renseignements spécialisés ou professionnels, y compris établir ou maintenir les rapports nécessaires à la conduite des affaires gouvernementales ou à l'exécution du mandat de base d'un ministère. Les conférences ont tendance à être organisées par des organismes extérieurs, et les participants doivent payer pour y assister. Dans cette optique, les autorités d'approbation des conférences sont conscientes de la nécessité de faire preuve de prudence et de probité, y compris la présentation d'une justification lorsqu'une autorisation de voyager est requise aux termes de l'annexe 1 ou des exigences d'approbation d'événements prévues à l'annexe 4.

Introduction aux fins de contextualisation et de clarté

Nouvelle disposition 3.1.1 – Planification – Objectif d'assister à une conférence

Ajout de la disposition 3.1.1

3.1.1 L'objectif d'assister à une conférence consiste principalement à appuyer l'exécution du mandat de base du ministère et il doit être précisé dans le document applicable autorisant la participation à la conférence. Lorsque des voyages sont prévus, les autorisations inscrites au tableau 1 de l'annexe 1 s'appliquent, de même que la justification du nombre minimal de participants devant assister à la conférence.

Renforcer la présence à des conférences pour appuyer la réalisation du mandat de base du ministère

Nouvelle disposition 3.1.2 – Planification – Nombre d'employés

Ajout de la disposition 3.1.2

3.1.2 Le nombre d'employés d'un ministère assistant à une conférence correspondra au minimum nécessaire pour réaliser l'objectif ministériel de participation.

Renforcer le principe de la participation d'un nombre minimal d'employés

Nouvelle disposition 3.1.3 – Planification – Présence virtuelle et locaux du gouvernement

Ajout de la disposition 3.1.3

3.1.3 Les ministères qui organisent une conférence doivent la disponibilité et l'à-propos de la téléprésence ou d'autres solutions de réunions à distance afin de réduire les coûts des ministères participants ou des autres participants, et l'utilisation des locaux du gouvernement doit constituer leur premier choix.

Ajout de nouveaux principes visant les organisateurs de conférences

Nouvelle disposition 3.2.1 – Autorisation des frais de conférence – Approbation requise des cadres supérieurs d'un ministère

Ajout de la disposition 3.2.1

3.2.1 L'autorité d'approbation des frais de conférence correspond au niveau des cadres supérieurs d'un ministère, comme indiqué dans le document de délégation des pouvoirs financiers.

Autorisation des frais de conférence limitée à l'échelon des cadres supérieures d'un ministère

Nouvelle disposition 3.2.2 – Autorisation des frais de conférence – Approbation en tant qu'événement

Ajout de la disposition 3.2.2

3.2.2 Lorsque plusieurs employés d'un ministère assistent à la même conférence qui constitue un événement, le total des coûts prévus de la conférence sera indiqué à l'autorité supérieure d'autorisation de ces coûts comme défini à l'annexe 4.

Si une conférence constitue un « événement », une approbation de l'événement est requise

Nouvelle disposition 3.3.1 – Frais de conférence – Contrôles internes et rapports

Ajout de la disposition 3.3.1

3.3.1 Les ministères appuient l'examen périodique des frais de conférence, les rapports ministériels annuels sur le total des frais de conférence comme prévu à la disposition 6.1.4, et la surveillance des contrôles et les efforts déployés pour réduire les dépenses.

Exigence relative aux contrôles internes et aux rapports appropriés

Nouveau – Annexe 4 – Exigences particulières pour les frais d'événements

Annexe 4 – Exigences particulières pour les frais d'événements

Nouveau – Introduction

Ajout d'une introduction

Habituellement, les événements représentent ou soutiennent les activités opérationnelles et la gouvernance d'un ministère, et elles peuvent inclure à la fois des employés et des personnes autres que des fonctionnaires. Conformément aux dispositions de la présente annexe, l'approbation des dépenses prévues consacrées à des événements sera assujettie aux exigences de divulgation qui appuient la surveillance par le ministre et l'administrateur général de leur ministère.

Introduction aux fins de contextualisation et de clarté

Nouvelle disposition 4.1.1 – Planification

Ajout de la disposition 4.1.1

4.1.1 Les ministères détermineront le nombre maximum d'employés qui assistent au même événement, compte tenu du pouvoir approprié d'autorisation de l'événement précisé à la section 4.2. Cela inclura l'obtention des documents justifiant les coûts lorsque des voyages sont prévus, ainsi que d'autres facteurs de coûts quand un ministère organise un événement comme la location de locaux et des services professionnels qui relèvent habituellement d'un centre financier en particulier.

Renforcer les principes de planification

Nouvelle disposition 4.1.2 – Planification – Mandat de base

Ajout de la disposition 4.1.2

4.1.2 Les approbations précisées à la section 4.2 ne sont pas requises lorsqu'un événement est principalement lié à l'exécution du mandat de base du ministère. Toutes les autres annexes de la présente directive continuent toutefois de s'appliquer.

Relever le principe énoncé dans les anciennes lignes directrices que les événements liés directement à l'exécution du mandat de base du ministère ne sont pas visés par les exigences d'approbation

Nouvelle disposition 4.1.3 – Planification – Formation exclue des exigences d'approbation d'événement

Ajout de la disposition 4.1.3

4.1.3 Les activités de formation sont considérées comme des événements. Les critères suivants définissent les activités de formation qui ne requièrent pas d'approbations; il convient de signaler que toutes les autres annexes de la présente directive continuent de s'appliquer, comme précisé à la section 4.2 y compris :

1. les programmes formels approuvés et exécutés par un ministère à l'intention de ses employés afin de veiller à ce que ces derniers aient les compétences requises pour s'acquitter des tâches qui leur sont confiées;
2. les programmes d'instruction formels approuvés par un ministère conçus pour faire en sorte que ses employés aient les compétences requises pour s'acquitter des tâches qui leur sont confiées et qui sont exécutés par un tiers, y compris l'École de la fonction publique du Canada, une université ou un collège
3. les programmes formels d'instruction ou d'accréditation approuvés par un organisme professionnel reconnu par une loi fédérale ou provinciale et exécutés par un organisme agréé par l'organisme professionnel en cause, notamment pour obtenir ou conserver les accréditations professionnelles que les employés doivent obtenir dans le cadre de leurs fonctions.

Relever le principe énoncé dans les anciennes lignes directrices que les activités de formation liées à l'emploi ne sont pas visées par les exigences d'approbation d'« événement »

Nouvelle disposition 4.2.5 – Total des coûts d'un ministère

Ajout de la disposition 4.2.5

4.2.5 S'agissant du calcul du total des coûts d'un ministère pour un événement unique, afin de déterminer le pouvoir d'approbation requis, le total des coûts doit inclure des éléments comme les frais d'inscription aux conférences, les frais de services professionnels, l'accueil, l'hébergement, le transport, les repas, les taxes, les pourboires et les frais de service, les coûts engagés par le ministre ou le personnel du ministre au titre d'activités liées aux programmes d'un ministère qui sont imputés au budget d'un ministère, ainsi que les autres coûts pertinents directement attribuables à l'événement en particulier. Ces coûts excluent les coûts des salaires et les autres coûts fixes de fonctionnement du ministère liés aux activités courantes de ce dernier.

Relever le principe énoncé dans les anciennes lignes directrices concernant le total des coûts d'un ministère pour un événement

Nouvelle disposition 4.3.1 – Événements – Contrôles internes et rapports

Ajout de la disposition 4.3.1

4.3.1 Les ministères appuient l'examen périodique des frais d'événements, la surveillance des contrôles et les efforts déployés pour réduire les dépenses.

Exigence relative aux contrôles internes et aux rapports appropriés

Annexe B – Définitions

Nouvelles définitions d'autorisation générale de voyager, d'administrateur général, de déplacement et de voyageur, et importante modification de la définition d'« événement »

Événement ( event)

réunions d'affaires, conférences ou tout autre rassemblement formel de personnes du gouvernement fédéral ou de personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral invitées à participer à des activités comme des entrevues de recrutement dans la fonction publique, des cérémonies prestigieuses, des cérémonies de remise de prix ou de reconnaissance. Peuvent être compris des représentants d'autres paliers de gouvernement ou de gouvernements étrangers, des dignitaires étrangers ou politiques, des organismes nationaux ou internationaux, des représentants de l'industrie et des groupes d'intérêt public. Pour l'approbation d'un événement, le coût total comprend, notamment, des éléments tels que les frais de participation aux conférences, les services professionnels, les frais d'accueil, de logement, de transport et de repas et les autres frais pertinents, y compris ceux engagés par les participants en déplacement commandé.

Annexe 5 – Définitions

Autorisation générale de voyager (Blanket travel authority)

permission d'effectuer un déplacement de nature continuelle ou répétitive, sans qu'il y ait de variation quant aux modalités des voyages et lorsque ce n'est pas pratique ou administrativement efficace d'obtenir une approbation préalable de l'employeur pour chaque voyage individuel. Les exceptions aux paramètres fixés selon l'autorisation générale de voyager (AGV) exigent que le voyage individuel soit expressément approuvé, avant le déplacement, dans la mesure du possible. L'AGV ne s'applique pas à des groupes de fonctionnaires. Les fonctionnaires peuvent avoir simultanément plusieurs autorisations générales de voyager.

Administrateur général (Deputy head)

aux fins de la présente directive, les administrateurs généraux incluent toutes les personnes ayant le statut juridique d'adjoint à un ministre, à l'exclusion des sous-ministres délégués.

Déplacement (Travel status)

quand un employé ou un voyageur est en voyage pour service commandé par le gouvernement.

Voyageur (Traveller)

personne autorisée à voyager pour la conduite des affaires du gouvernement fédéral.

Événements (Events)

réunions d'affaires, réunions de gestion ministérielles, conférences ainsi que tout autre rassemblement formel de fonctionnaires ou de non-fonctionnaires invités à participer à ces activités, y compris des cérémonies prestigieuses, des remises de prix et des cérémonies de reconnaissance. Les événements ne comprennent pas les réunions ou activités dont le seul but est l'exécution directe du mandat de base du ministère, y compris des exemples tels que l'inspection des usines de transformation alimentaire, la conduite d'exercices militaires, ou des procédures réglementaires ou quasi judiciaires qui peuvent impliquer des participants d'autres paliers de gouvernement ou d'administrations étrangères, des dignitaires étrangers ou politiques, des organisations nationales ou internationales, des représentants de l'industrie et des groupes d'intérêt public. Les programmes officiels d'enseignement visant à faire en sorte que les membres du personnel sont qualifiés pour s'acquitter de leurs fonctions, qu'ils soient offerts par des ministères, des tierces parties, y compris l'École de la fonction publique du Canada, des universités ou des collèges, ou à l'appui de l'obtention de désignations par des organismes professionnels qui sont nécessaires à la conduite des fonctions attribuées au titulaire d'un poste ne sont pas non plus considérés comme des événements.

Nouvelles définitions pour clarifier, le cas échéant

La majorité des définitions demeurent inchangées ou sont légèrement modifiées

Importante modification de la définition d'événement pour insister sur le mandat de base du ministère