Guide de la planification intégrée
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Guide de la planification intégrée: Annexe 1
Planification intégrée: Application de l’approche en cinq étapes
Avant propos
Les gabarits de planification que nous vous présentons dans ce document ont été mis au point à la suite de demandes répétées de nombreux ministères et organismes qui souhaitaient obtenir plus d’informations sur le processus de planification intégrée.
Dans une allocution récente aux sous ministres, la présidente de l’AFPC déclarait :
« …la planification, et plus précisément la planification intégrée – à savoir l’intégration de la planification des ressources humaines et des activités – est l’un des éléments essentiels du renouvellement de la fonction publique, selon les membres du Comité consultatif sur la fonction publique, chargé de conseiller le Premier ministre, et du Sous comité du sous ministre sur le renouvellement de la fonction publique ».
Le greffier du Conseil privé a déterminé que la planification, le recrutement, le perfectionnement et l’infrastructure de base sont les quatre (4) éléments essentiels du renouvellement, et dans ce contexte, le renouvellement de la fonction publique est dorénavant l’une des principales priorités de l’Agence de la fonction publique du Canada.
- La planification intégrée est le point de départ de l’évaluation et de l’appréciation des besoins en ressources humaines, actuels et futurs, des ministères et organismes.
- La planification intégrée correspond au cadre dans lequel se réalisent le recrutement et le maintien en poste de l’effectif nécessaire pour répondre aux exigences opérationnelles et se concrétisent les programmes de perfectionnement du personnel et de planification de la relève.
- La planification intégrée est l’un des principaux éléments déterminants de l’infrastructure de base dont nous avons besoin pour mettre en place les processus et les systèmes nécessaires, pour que cette planification soit efficace.
De l’étape 1 « Détermination des objectifs opérationnels » à l’étape 5 « Mesurer, surveiller et signaler les progrès », ces gabarits ont été mis au point dans le but d’appuyer vos efforts soutenus, axés sur la réalisation et l’amélioration de la planification intégrée, et ils peuvent servir, en totalité ou en partie, à élargir les processus de planification actuels de votre organisation.
Nous espérons que ces outils vous seront utiles et nous serions heureux de recevoir vos commentaires à ce propos.
Nous aimerions également remercier les organisations suivantes d’avoir accepté de collaborer à la préparation des gabarits proposés : Agriculture et Agro alimentaire, Canada Citoyenneté et Immigration Canada, Industrie Canada, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, Transports Canada, Service Canada, Équipe de soutien à la transition des petits organismes (AFPC) et Ressources naturelles Canada.
Comment utiliser cet outil
Des gabarits et des feuilles de travail ont été créés en fonction de l’approche en cinq étapes de la Liste de contrôle pour la planification intégrée des ressources humaines et des activités. L’approche en cinq étapes vous guidera dans la l’intégration de la planification des ressources humaines et des activités. À mesure que vous progresserez, vous pourriez déterminer que certaines étapes peuvent être suivies en même temps ou dans un ordre différent. Tous les gabarits et feuilles de travail comportent une liste de points à examiner, de documents à consulter et de rôles et responsabilités à assumer. Les gabarits et feuilles de travail ont été élaborés à l’aide du logiciel Excel 9.0.
Étape 1 : Détermination des objectifs opérationnels
Deux chiffriers sont fournis.
Ainsi, la feuille de travail a été préparée à l’intention des organisations régionales, sectorielles ou au niveau de la direction. Conformément à la politique sur l’Architecture des activités de programmes, nous avons prévu un espace réservé aux sous activités et aux activités.
Le gabarit peut être utilisé à un niveau plus élevé de la direction ou du ministère/de l’organisme pour faire la synthèse du contenu des feuilles de travail. Un espace est réservé aux activités de la direction.
Étape 2 : Analyse de l’environnement
À cette étape, trois feuilles de travail sont disponibles; une pour les postes clés, une axée sur l’équité en emploi et une autre pour la formation et le perfectionnement, le tout pour appuyer le gabarit d’analyse de l’effectif actuel.
Des gabarits permettent d’effectuer une analyse interne et externe, et prévoient également un espace réservé à l’analyse des risques et aux stratégies d’atténuation; ils peuvent aussi vous aider à démarrer un plan des ressources humaines.
Deux autres gabarits vous aident à prévoir vos besoins futurs en ressources humaines (à court et à long terme) ; il s’agit en fait d’un sommaire de l’analyse de l’effectif actuel, et des gabarits d’analyse interne et externe.
Étape 3 : Analyse des écarts
Un gabarit est fourni pour vous aider à effectuer une analyse de l’écart entre l’effectif actuel, l’effectif futur et les objectifs opérationnels. Un espace est réservé aux stratégies pour faire face à cet écart et ce gabarit vous permet également de procéder à une évaluation des risques.
Étape 4 : Établissement des priorités liées aux RH pour faciliter l’atteinte des objectifs opérationnels
À la lumière de l’analyse des écarts effectuée à l’étape précédente, l’étape 4 propose un gabarit pour faire la synthèse des stratégies associées à l’analyse des écarts et des objectifs opérationnels. Tout compte fait, il s’agit d’un plan d’action qui vous permet d’aller de l’avant dans l’élaboration d’un plan de dotation. Un second gabarit est fourni pour vous aider à faire l’ébauche du plan de dotation.
Étape 5 : Mesurer, surveiller et signaler les progrès
À l’étape 5, vous trouverez une feuille de travail pour les niveaux organisationnels des régions, des secteurs et des directions, de même qu’un gabarit pour faire la synthèse à un niveau plus élevé, afin de mesurer les progrès accomplis, compte tenu des priorités établies. La feuille de travail n’est ni plus ni moins qu’un aide mémoire sur l’état d’avancement des activités de l’organisation.
Veuillez noter que ces gabarits et ces feuilles de travail peuvent contenir des informations de nature délicate, une fois remplis, et qu’il est donc recommandé d’ajouter l’inscription PROTÉGÉ.
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