Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles - Information relative aux régimes de divulgation organisationnels

Table des matières

  1. Introduction
  2. Divulgations
  3. Éléments d'un régime de divulgation
  4. Rôles et responsabilités relatifs à un régime de divulgation
  5. Rapports sur les divulgations
  6. Suites
  7. Annexe A : Définitions
  8. Annexe B : Divulgations anonymes
  9. Annexe C : Prévention des représailles

1. Introduction

La Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles (LPFDAR) exige que les organisations du secteur public entretiennent un climat dans lequel les employés peuvent divulguer les actes répréhensibles et bénéficier d'une protection contre les représailles qui pourraient être exercées à la suite d'une divulgation.

Ce guide a pour but d'aider les organisations à créer un régime de divulgation efficace qui répond aux exigences de la LPFDAR. Le présent document renferme des renseignements sur ce qui suit :

  • les divulgations en vertu de la Loi
  • les éléments d'un régime de divulgation
  • les rôles et responsabilités
  • les définitions de « divulgation protégée » et d'« acte répréhensible » telles qu'elles sont énoncées dans la Loi (annexe A)
  • les divulgations anonymes (annexe B)
  • les mesures de prévention des représailles (annexe C)

2. Divulgations

Un fonctionnaire peut faire une divulgation concernant un acte répréhensible possible auprès de l'une des personnes suivantes :

  • son superviseur
  • l'agent supérieur de son organisation
  • le commissaire à l'intégrité du secteur public (CISP)

Tout fonctionnaire qui fait une divulgation, en toute bonne foi, à l'aide de ces mécanismes est protégé contre les représailles en vertu de la LPFDAR.

Une divulgation peut être faite en conformité avec la Loi même si le divulgateur ne précise pas au moment de la divulgation initiale qu'il le fait en vertu de la Loi et même si le superviseur ou l'agent supérieur auprès duquel est faite la déclaration ne précise pas que la Loi s'applique à la divulgation. Les organisations sont donc encouragées à traiter toute divulgation faite par un fonctionnaire comme une divulgation faite en vertu de la Loi, à condition que la divulgation ait été faite auprès du superviseur du divulgateur, de son agent supérieur ou du CISP. Les organisations sont également encouragées à établir des procédures explicites quant à la réception des divulgations, de façon que les personnes concernées connaissent leurs droits et responsabilités.

Divulgations publiques

Les fonctionnaires doivent être encouragés à faire toute divulgation au sein de leur organisation ou auprès du CISP, particulièrement compte tenu du fait que le fonctionnaire qui fait une divulgation publiquement peut ne pas être admissible aux protections prévues en vertu de la Loi. La Loi permet néanmoins que, dans de rares circonstances, Voir la note en bas de page 1 un fonctionnaire fasse une divulgation protégée directement au public.

Divulgations anonymes

La LPFDAR ne s'applique pas aux divulgations faites de façon anonyme. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter l'annexe B « Divulgations anonymes ».

Plaintes de représailles

Les plaintes liées à des représailles doivent être déposées directement auprès du CISP et sont traitées dans le cadre d'un processus distinct en vertu de la Loi.

3. Éléments d'un régime de divulgation

La Loi exige que les administrateurs généraux établissent, au sein de leur organisation, des procédures relatives à la réception et à la gestion des divulgations en vertu de la Loi.

Mécanismes de réception des divulgations

La Loi ne précise pas si la divulgation doit se faire par écrit. Toute divulgation faite aux termes de la Loi peut être faite verbalement ou par écrit.

Il existe différentes façons d'officialiser la réception des divulgations au sein d’une organisation en vertu de la Loi.

  • L'organisation peut élaborer un formulaire servant à présenter les divulgations, afin de guider les fonctionnaires à fournir les renseignements pertinents, et rendre explicite le fait que toute divulgation présentée à l'aide du formulaire est conforme à la Loi.
  • L'organisation peut également mettre en place un numéro de téléphone, une adresse électronique protégée ou un site Web conçu précisément pour recevoir les divulgations au sein de l'organisation faites à l’agent supérieur ou un superviseur.

Certains services liés à la gestion de la réception des divulgations, par exemple, les centres d’appels et les comptes de courrier électronique peuvent être fournis par des sociétés du secteur privé. La passation de marchés avec une société privée peut avoir certains avantages, mais comporte des risques importants liés à la protection des renseignements qui se rapportent aux divulgations et à la connaissance limitée qu'une tierce partie peut avoir de la culture et de la structure de l'organisation. Les modalités d'un contrat avec une société privée doivent limiter ces risques en s'assurant que :

  • tous les renseignements recueillis relativement à une divulgation sont stockés et gérés en conformité avec la LPFDAR, la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques;
  • tous les renseignements relatifs à une divulgation sont conservés au Canada;
  • toute base de données utilisée pour stocker les renseignements relatifs aux divulgations fait l'objet d'une évaluation de l'incidence sur la vie privée, et doit être approuvée et enregistrée comme fichier de renseignements personnels;
  • toute personne ayant recours aux services d'une société privée pour faire une divulgation est entièrement informée de la façon dont seront utilisés les renseignements qu'elle fournit.

Tout processus lié à la réception des divulgations aux termes de la Loi doit être clairement indiqué. Si une organisation décide d'avoir recours à d’autres mécanismes de divulgation qui ne satisfont pas aux exigences de la Loi, tel qu'un mécanisme qui permet de faire des divulgations anonymes, il doit être clair pour toute personne qui fait une déclaration au moyen de celui-ci qu'elle ne pourra pas bénéficier des protections prévues par la Loi.

En raison des protections importantes contre les représailles que confère la LPFDAR, les organisations sont encouragées à déclarer de façon officielle les mécanismes qui permettent de recevoir des divulgations et à faire en sorte que ceux-ci sont bien communiqués.

Agents supérieurs

Toute organisation doit désigner parmi ses membres un seul agent supérieur de l'organisation, dont les tâches consisteront notamment à traiter la divulgation des actes répréhensibles conformément à la Loi. Voir la note en bas de page 2 L'agent supérieur doit avoir les caractéristiques suivantes :

  • occuper un poste supérieur au sein de l'organisation;
  • jouir d'une crédibilité éprouvée auprès des employés, des agents négociateurs et de tous les niveaux de la direction et être reconnu comme une personne capable de dire la vérité aux détenteurs du pouvoir;
  • posséder de bonnes compétences en communications interpersonnelles et la capacité de communiquer efficacement avec les employés et les gestionnaires de tous les niveaux;
  • faire preuve de jugement et pouvoir fournir des conseils en ce qui touche la LPFDAR et les cadres juridiques et politiques pertinents, y compris les enjeux liés aux relations de travail;
  • pouvoir mener ou diriger des enquêtes administratives.

Information à l’intention des employés

Les dispositions et les procédures en matière de divulgation établies dans la Loi se fondent sur une divulgation faite par un fonctionnaire concernant un acte prétendument répréhensible. Par conséquent, il est important que tous les employés d'une organisation soient bien informés au sujet du régime de divulgation de l'organisation.

Toute organisation se doit de faire en sorte que tout employé de l'organisation connaisse ce qui suit :

  • la définition d’un acte répréhensible en vertu de la loi et la façon dont une divulgation se distingue d’autres types de plaintes;
  • l'identité de l'agent supérieur de l'organisation;
  • la marche à suivre pour faire une divulgation en conformité avec la Loi;
  • les protections contre les représailles dont bénéficie tout fonctionnaire qui fait une divulgation aux termes de la Loi.

Protection des renseignements

Les organisations doivent assurer la confidentialité des renseignements reçus et recueillis relativement à une divulgation, y compris en protégeant dans la mesure du possible l'identité du divulgateur, l'identité de la ou des personnes qui auraient commis l'acte répréhensible et l'identité de tout témoin éventuel. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le document « Guide de traitement des renseignements sensibles en vertu de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles ».

Prévention des représailles

Les organisations doivent protéger les employés contre les représailles. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter l'annexe C « Prévention des représailles ».

4. Rôles et responsabilités relatifs à un régime de divulgation

Agents supérieurs

Un agent supérieur peut recevoir une divulgation provenant d'un employé de l'organisation. L’agent supérieur peut aussi recevoir une divulgation dans un cas renvoyé par un superviseur de l’organisation auprès duquel un employé a fait une divulgation.

L'agent supérieur doit assumer plusieurs responsabilités lorsqu’il ou elle traite d’une divulgation d’acte répréhensible : Voir la note en bas de page 3

  • Il doit fournir des conseils et des recommandations à un fonctionnaire qui songe à faire une divulgation Voir la note en bas de page 4
  • Il effectue une évaluation initiale et une analyse préliminaire des renseignements reçus dans le contexte de la divulgation
  • S’il décide de mener une enquête sur le problème soulevé dans la divulgation, il doit nommer, mandater et encadrer le ou les enquêteurs, conformément aux exigences de la Loi. (Pour de plus amples renseignements au sujet des enquêtes, veuillez consulter le document « Guide relatif aux enquêtes internes sur les divulgations en vertu de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles »
  • Une fois l'enquête terminée, l'agent supérieur examinera les conclusions de l'enquête et formulera des constatations et les recommandations qui s’imposent à l'administrateur général de l'organisation
  • L’agent supérieur fournira au divulgateur les renseignements concernant les résultats du processus de divulgation

Superviseurs

Un fonctionnaire peut faire une divulgation auprès de son superviseur. Il appartient aux organisations d’établir leurs propres lignes directrices concernant le moment approprié pour les superviseurs de prendre les mesures requises pour traiter de toute question se rapportant à la divulgation ou la référer à l’agent supérieur, incluant notamment la conduite d’une enquête et quand ils doivent renvoyer la divulgation à l’agent supérieur. Si le superviseur peut mener une enquête sur la question, les organisations devraient établir un processus qui permet aux superviseurs de consulter l'agent supérieur et de bénéficier de l'encadrement de celui-ci. Si non, le superviseur doit confier le traitement de la question à l'agent supérieur.

Les superviseurs doivent recevoir une formation sur le traitement des divulgations et savoir ce qui suit :

  • la définition d'un acte répréhensible au sens de la Loi
  • le fait que les renseignements fournis par un employé à propos d'un possible acte répréhensible doivent être traités comme une divulgation aux termes de la Loi, que ces renseignements doivent être protégés et que le divulgateur doit être protégé contre des représailles éventuelles;
  • le fait qu'il doit connaître l'identité et le rôle de l'agent supérieur de son organisation
  • le fait qu'il doit recueillir des statistiques et autres renseignements pouvant être requis relatifs aux divulgations afin de satisfaire les exigences de son administrateur général en matière de présentation de rapports annuels à l'Agence de la fonction publique du Canada en ce qui concerne les divulgations internes faites en vertu de la Loi

Dans le cadre des enquêtes sur une divulgation, les superviseurs doivent être avisés de suivre les lignes directrices de l’organisation et demander conseil à leur agent supérieur.

Si des lignes directrices n’ont pas été établies, et des renseignements concernant un acte répréhensible sont fournis à un superviseur pour un problème mineur, celui-ci pourra choisir de régler ce problème dans le cadre de ses responsabilités de gestion, sans expressément consulter le régime de divulgation de l'organisation créé en vertu de la Loi. Néanmoins, si le fonctionnaire qui a fourni les renseignements initiaux dépose ensuite une plainte liée à des représailles, les renseignements préalablement présentés au superviseur pourraient être interprétés comme une divulgation au sens de la Loi.

5. Rapports sur les divulgations

La Loi impose aux organisations des obligations en matière de rapports sur les divulgations.

  • L'administrateur général doit informer le public si des actes répréhensibles sont découverts à la suite d’une divulgation.
  • Les administrateurs généraux doivent soumettre un rapport à l'Agence de la fonction publique du Canada concernant toutes les divulgations présentées conformément à la Loi aux superviseurs ou aux agents supérieurs de leur organisation, au plus tard 60 jours après la fin de chaque exercice. Les organisations doivent donc s'assurer qu'ils disposent des mécanismes nécessaires pour recueillir les informations statistiques leur permettant de remplir cette obligation.

Pour de plus amples renseignements sur les obligations en matière de présentation de rapports au public, consultez le document intitulé « Guide sur les obligations organisationnelles en matière de rapports publics prévus par la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles ».

6. Suites

La Loi sur les relations de travail dans la fonction publique incite les organismes assujettis à cette Loi à discuter des questions rattachées au milieu de travail, telle que la divulgation des actes répréhensibles et les mesures de représailles connexes, lors des comités de consultation institués en vertu de la section 8 de cette Loi.

Au fur et à mesure que la LPFDAR sera appliquée, une jurisprudence et des pratiques exemplaires seront élaborées relativement à ses dispositions Ce document sera mis à jour en conséquence.

Annexe A : Définitions

Divulgation protégée

Une « divulgation protégée » en est une qui est faite de bonne foi par un fonctionnaire, selon le cas :

  • En vertu de la LPFDAR;
  • dans le cadre d'une procédure parlementaire;
  • sous le régime d’une autre loi fédérale;
  • lorsque la loi l'y oblige.

Les protections complètes contre les représailles prévues dans la Loi ne sont applicables qu'aux fonctionnaires ayant fait une divulgation protégée ou ayant, de bonne foi, collaboré à une enquête sur une divulgation.

Actes répréhensibles

Constitue un acte répréhensible :

  • la contravention d’une loi fédérale ou provinciale ou d’un règlement pris sous leur régime;
  • l'usage abusif des fonds ou des biens publics;
  • les cas graves de mauvaise gestion dans le secteur public fédéral;
  • la contravention grave d’un code de déontologie;
  • le fait de causer – par action ou omission - un risque grave et précis pour la vie, la santé ou la sécurité des Canadiens ou pour l'environnement;
  • le fait de sciemment ordonner ou conseiller à une autre personne de commettre un acte répréhensible.

L’acte répréhensible doit être commis au sein du secteur public ou le concernant. Prière de retenir que les représailles, aux termes de la Loi, ne sont pas considérées comme des actes répréhensibles. Ils sont considérés comme interdiction distincte.

Annexe B : Divulgations anonymes

Aucune des dispositions de la LPFDAR n'interdit à quiconque de procéder à une divulgation anonyme (p. ex. en utilisant une « enveloppe brune »), mais il est évident qu'une divulgation anonyme ne constitue pas une divulgation faite aux termes de la Loi. Par conséquent, les protections contre les représailles et les dispositions en matière de protection des renseignements ne s'appliqueront pas à quelqu'un choisissant de recourir à une divulgation anonyme. La Loi précise que la divulgation doit être faite par un fonctionnaire à son superviseur, à son agent supérieur ou au CISP. Les divulgations anonymes ne peuvent pas remplir cette condition, puisqu’il est impossible de déterminer si la divulgation a été présentée par un fonctionnaire.

De la même façon, la divulgation faite par l'intermédiaire d'un représentant (comme un représentant syndical ou une organisation tiers) n'apportera pas les protections directes prévues par la Loi aux fonctionnaires qui demandent qu'une divulgation soit présentée en leur nom. Pour bénéficier des protections prévues dans la Loi, il faut connaître l’identité du fonctionnaire à l'origine de la divulgation ou visé par une enquête liée à une divulgation. Si la divulgation est le fait d'un représentant, ce dernier sera considéré comme la personne à l'origine de la divulgation, aux termes de Loi.

Tous les employés d’une organisation doivent être assurés que quiconque souhaite faire une divulgation conformément à la Loi bénéficiera de toutes les protections prévues par la Loi. Ils doivent également être conscients que toute personne choisissant de présenter une divulgation de toute autre manière, y compris de façon anonyme, ne pourra pas se prévaloir des protections prévues par la Loi. La Loi offre une protection contre les représailles non seulement pour les fonctionnaires qui font une divulgation, mais aussi pour ceux qui collaborent, en toute bonne foi, à des enquêtes sur des actes répréhensibles possibles.

Annexe C : Prévention des représailles

Le CISP enquête sur les plaintes ayant trait aux représailles exercées à la suite de divulgations d'actes répréhensibles aux termes de la Loi. Pour sa part, le Tribunal de la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles détermine si des représailles ont été exercées. Toutefois, les administrateurs généraux, les agents supérieurs et l’ensemble des superviseurs jouent un rôle important dans la protection des employés contre d'éventuelles représailles. Les organisations doivent faire preuve d'initiatives dans la prévention et l’arrêt des représailles exercées, lorsque de telles situations surviennent.

En vue de prévenir les représailles, une organisation peut prendre les mesures suivantes :

  • Fournir des renseignements à tous les employés pour les sensibiliser à la LPFDAR, à son application et à la protection qu'elle offre
  • Offrir à tous les superviseurs et aux autres membres importants du personnel des possibilités d'apprentissage qui leur permettront de traiter adéquatement les divulgations d'actes répréhensibles et de comprendre les mécanismes utilisés pour prévenir les représailles
  • Faire preuve de leadership afin de favoriser une culture éthique qui mise sur la bonne conduite
  • Soutenir les employés et protéger les personnes qui fournissent des renseignements sur d'éventuels actes répréhensibles
  • Élaborer une politique ou des procédures précises pour traiter les cas de divulgation, notamment des mesures préventives permettant d'éviter les représailles. Faire participer les spécialistes en ressources humaines à l'élaboration de ces plans
  • S'assurer que les agents supérieurs maintiennent le dialogue avec le divulgateur et, au besoin, offrir un soutien
  • Si l'identité d'un divulgateur ou d'un témoin est révélée dans le milieu de travail, prendre les mesures nécessaires pour éviter d'éventuelles représailles. Par exemple, l’article 51.1 de la LPFDAR confère à l'administrateur général le pouvoir d'assigner temporairement à d'autres tâches un fonctionnaire ayant un rôle de divulgateur ou de témoin dans le cadre d'une divulgation, avec le consentement de ce dernier
  • Agir promptement et avec équité : si un fonctionnaire mentionne qu'il risque des représailles au sein de son organisation, prendre immédiatement des mesures pour corriger la situation (par exemple réaffecter l'employé visé par la plainte si besoin est, prendre des mesures complémentaires pour protéger les employés et les conseiller quant aux options dont ils disposent, notamment l'accès au conseil juridique du Commissariat à l'intégrité du secteur public)
  • Respecter et protéger la confidentialité du divulgateur et du témoin lors de la tenue de l'enquête sur une divulgation en prenant toutes les mesures nécessaires pour protéger leur identité

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