par Bill Matthews, contrôleur général adjoint
L'exercice 2010-2011 a été une année occupée et productive pour le Secteur de la gestion financière du Bureau du contrôleur général. La Politique sur la gestion financière des ressources, l'information et les rapports financiers a été approuvée par le gouvernement, et une nouvelle Directive sur la gestion des voyages, de l'accueil et des conférences a été élaborée. La Ronde VIII du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) a été complètement remaniée, et les travaux ont été amorcés pour l'Initiative de la transformation de la gestion financière en vue d'élaborer une information financière plus uniforme. En outre, des progrès importants ont été accomplis dans le domaine de la divulgation liée au contrôle interne, et le secteur a continué de renforcer la capacité au moyen des programmes de recrutement.
La Politique sur la gestion financière des ressources, l'information et les rapports financiers est entrée en vigueur le 1er juin 2010, à l'exception de l'obligation de préparer des rapports financiers trimestriels, qui entrera en vigueur le 1er avril 2011. En vertu de la politique, les ministères doivent produire des états financiers vérifiables (c'est-à-dire des états financiers qui peuvent résister à une vérification fondée sur les contrôles), mais ils ne sont pas tenus de faire vérifier ces états chaque année. Il incombe au contrôleur général de déterminer si une vérification s'impose.
La portée de la Directive sur les voyages a été élargie pour inclure des instructions concernant l'utilisation et la gestion de l'accueil et des conférences. La nouvelle Directive sur la gestion des voyages, de l'accueil et des conférences qui en a découlé précisera et renforcera les instructions destinées aux administrateurs généraux, tout en donnant la marge de manœuvre requise pour rationaliser ces dépenses d'une manière compatible avec leurs mandats et leurs priorités.
Depuis l'entrée en vigueur de la Politique sur le contrôle interne le 1er avril 2009, les grands ministères ont réalisé d'importants progrès en ce qui concerne la préparation de leurs premières annexes à leur Déclaration de la responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers pour l'exercice 2009-2010. Vingt-deux ministères ont terminé leurs annexes et les ont affichées sur leurs sites Web après la publication de leurs rapports ministériels sur le rendement respectifs.
Notre Programme de recrutement et de perfectionnement des agents financiers et des vérificateurs internes qui renforce la capacité de gestion financière, vient tout juste de terminer la campagne de recrutement et, pour la première fois, un test de langue seconde fera partie du processus de présélection. Une première diplômée du Programme de formation des stagiaires CA a été recrutée par un ministère pour poursuivre sa carrière comme membre permanent de la collectivité de la gestion financière, et ce sera le cas d'autres stagiaires avant peu.
L'autorité des systèmes financiers dirige une initiative de transformation de la gestion financière qui se décline en quatre projets étroitement liés : l'Initiative de processus opérationnels communs en gestion financière, l'Initiative de données opérationnelles communes, l'Initiative de configuration du système commun de gestion financière, et l'Initiative sur l'interopérabilité et la gérance des finances. L'initiative de transformation de la gestion financière bénéficie de la participation de plus de 45 ministères et organismes et de plus de 200 employés de tout le gouvernement.
L'année dernière, à l'issue de vastes consultations auprès des collectivités financières et de la vérification interne, et avec les instructions du contrôleur général, la ronde VIII du Cadre de responsabilisation de gestion a été entièrement remaniée à propos du rendement et du risque tout en reconnaissant l'existence d'écarts importants entre les modèles d'affectation des crédits et les critères relatifs aux rapports financiers. Ces changements, et un engagement à continuellement améliorer la méthode au moyen de consultations suivies, seront d'une grande utilité pour la collectivité de la gestion financière.
En 2009, le Bureau du contrôleur général (BCG) a chargé Statistique Canada de réaliser une enquête exhaustive auprès de l'ensemble de la collectivité de la gestion financière du gouvernement. L'enquête visait à rassembler une solide base de renseignements pour appuyer les activités du BCG au cours des prochaines années.
Au total, 4 635 FI et 336 EX ont été invités à répondre au questionnaire électronique de 74 questions. Les taux de réponse ont été de 67 p. 100 chez les FI, et de 54 p. 100 chez les EX. Une synthèse des conclusions de l'Enquête auprès de la collectivité de la gestion financière de 2009 est publiés sur notre site web.
Certains des résultats les plus marquants de l'enquête ont trait à la mobilité et à l'expérience. Les données indiquent clairement que les membres de la collectivité sont très instruits, qu'ils démontrent de l'assurance et qu'ils ont un fort désir de perfectionnement et d'avancement professionnels. Les répondants estiment que la variété des expériences de travail et la possibilité de mobilité sont des aspects intéressants d'une carrière dans la fonction publique. Cependant, le taux de mobilité, élevé et continu, a comme conséquence qu'un grand nombre d'employés sont nouveaux dans leurs fonctions au sein du groupe des FI et des EX. Par ailleurs, les demandes accrues envers la collectivité ont d'importantes répercussions sur la charge de travail, notamment aux échelons supérieurs. La combinaison de ces facteurs accroît le risque de mettre en péril la capacité de la collectivité.
Les données de l'enquête révèlent aussi un intérêt marqué pour la formation et montrent que la collectivité reconnaît la valeur de plans d'apprentissage formels. Étant donné les défis en matière de capacités que rencontre la collectivité, on ne saurait trop insister sur la valeur des plans d'apprentissage. La formation et le perfectionnement sont des responsabilités que l'employé et la direction se partagent. Le plan d'apprentissage est le principal outil qui facilite le dialogue entre les deux parties. En outre, l'enquête montre que chaque personne apprend par des moyens différents. Le plan d'apprentissage peut déterminer les moyens les mieux adaptés pour obtenir les meilleurs résultats possible.
Le BCG collabore avec les ministères en vue d'élaborer les stratégies et les outils nécessaires pour assurer des capacités solides et durables. Par exemple, le BCG a consulté les cadres supérieurs de la collectivité au sujet de la récente mise à jour du profil de compétences des FI qui facilitera, autant pour les gestionnaires que pour les employés, le recrutement, l'apprentissage, l'évaluation du rendement, la gestion de carrière et d'autres activités connexes. De plus, la mise en œuvre récente de l'initiative sur le programme de base obligatoire permettra aux nouveaux membres de la collectivité d'acquérir les connaissances fondamentales dont ils ont besoin.
Nous avons déjà communiqué l'information sur les besoins et les préférences en ce qui a trait à la formation à nos collègues de l'École de la fonction publique du Canada afin que soient définies les priorités quant à l'élaboration des programmes de formation futurs. Les résultats de l'enquête ont aussi eu une influence sur nos méthodes d'évaluation lors de la Ronde VIII du Cadre de responsabilisation de gestion. Nous avons également communiqué les renseignements recueillis aux membres de l'équipe du Programme de recrutement et de perfectionnement des agents financiers et des vérificateurs internes afin de les aider à promouvoir cet important programme.
Nous vous remercions d'avoir pris le temps de répondre au sondage. Votre contribution est importante, et votre intérêt pour votre collectivité est fort apprécié!
Le Conseil du Trésor a approuvé la Politique sur la gestion financière des ressources, l'information et les rapports financiers qui porte sur tous les aspects de la gestion des ressources financières, notamment sur la planification, la budgétisation, le contrôle et la déclaration de l'information.
Aux termes de la politique, les administrateurs généraux doivent notamment :
La politique est entrée en vigueur le 1er juin 2010, à l'exception de l'exigence relative aux rapports financiers trimestriels qui prendra effet le 1er avril 2011. Elle appuie la nouvelle loi exigeant que tous les ministères, organismes et sociétés d'État préparent et publient des rapports financiers trimestriels étayés d'instruments de politique détaillés.
Les Normes comptables du Conseil du Trésor (NCCT) précisent la forme et le contenu des rapports financiers annuels (NCCT 1.2) et trimestriels (NCCT 1.3) que doivent établir les ministères et organismes. Une norme distincte sur la forme et le contenu des rapports que doivent produire les sociétés d'État a été diffusée.
Le Bureau du contrôleur général contribue à la mise en œuvre des rapports trimestriels en entreprenant un nombre d'initiatives. Des séances de discussion libre ont eu lieu au printemps de 2010 pour expliquer les exigences aux fonctionnaires. Des groupes de travail ont été créés, et des rapports-échantillons ont été rédigés et distribués. En juillet, les dirigeants principaux des finances ont eu en main un document sous forme de foire aux questions (FAQ), ce qui leur a permis d'avoir des renseignements supplémentaires sur l'initiative. Une deuxième FAQ est en voie de préparation et elle sera diffusée prochainement.
Depuis l'entrée en vigueur de la Politique sur le contrôle interne, le 1er avril 2009, les ministères et les organismes ont réalisé de bons progrès en ce qui concerne la mise en œuvre de la politique.
Pendant la période de transition de trois ans, les 22 ministères du premier groupe ont terminé leurs premières annexes à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers pour l'exercice 2009-2010. Ces annexes contiennent de l'information sur les progrès accomplis par les ministères en ce qui concerne les résultats et les plans d'action découlant des évaluations de l'efficacité de leurs contrôles internes en matière de rapports financiers (CIRF). Les annexes ont été affichées sur les sites Web des ministères à la suite de la publication de leurs rapports ministériels sur le rendement respectifs, et elles ont pour but de démontrer une saine gestion du CIRF.
Le deuxième groupe de ministères à mettre la politique en œuvre réunit les 25 ministères qui font effectuer des vérifications annuelles de leurs états financiers. Ils termineront leurs premières annexes pour l'exercice 2010-2011. Les participants du troisième groupe, soit toutes les autres organisations, termineront leurs premières annexes pour l'exercice 2011-2012.
Les pratiques exemplaires et les leçons tirées à ce jour ont été communiquées à toutes les organisations par le dirigeant principal des finances (DPFA) et les comités opérationnels interministériels des deux premiers groupes. De plus, des lignes directrices d'évaluation liées à la politique ont été élaborées, y compris des exemples illustratifs des nouvelles annexes et une présentation générale qui peut être utile durant les séances d'information de la haute direction.
Une boîte à outils portant sur les aspects pratiques est aussi en voie d'élaboration. Elle comprend des questions diagnostiques que les ministères peuvent utiliser pour déterminer où ils se situent en ce qui concerne les activités d'évaluation en amont. La boîte à outils comprendra aussi des exemples de documents, des gabarits et des graphiques que les ministères ont utilisés dans leurs activités d'évaluation. Le comité des DPFA du troisième groupe devrait être lancé cet hiver.
L'Autorité des systèmes financiers (ASF) du Bureau du contrôleur général (BCG) dirige une initiative de transformation de la gestion financière dans le but de produire davantage de renseignements financiers, de données, de processus opérationnels et de configurations des systèmes de gestion des finances et du matériel qui soient communs. Plus de 45 ministères et organismes, et au-delà de 200 employés au gouvernement y participent!
Les efforts de transformation se divisent en quatre projets étroitement liés :
Pour plus de renseignements sur l'une ou l'autre de ces initiatives, veuillez consulter le site Web de l'ASF sur GCPEDIA à l'adresse http://www.gcpedia.gc.ca/wiki/FSA.
Aux termes de la Politique sur la gestion financière des ressources, l'information et les rapports financiers, les ministères fédéraux sont tenus de produire des états financiers vérifiables, c'est-à-dire qui peuvent résister à une vérification axée sur les contrôles. Cependant, la politique ne requiert pas la vérification annuelle des états financiers. La décision de tenir ou non une vérification revient au vérificateur général.
La politique modifie l'intention, énoncée en 2004, de soumettre à une vérification les états financiers annuels de tous les ministères, indépendamment de l'opinion communiquée sur les états financiers consolidés du gouvernement du Canada.
Dans l'élaboration de la politique sur la gestion des ressources financières, l'information et les rapports financiers, on a tenu compte de l'exigence d'effectuer une vérification annuelle des états financiers des ministères. On a pris en considération plusieurs facteurs dont le coût et les limites des vérifications annuelles, d'autres initiatives touchant les ministères ainsi que leur accent sur les contrôles. Par conséquent, on a décidé d'exclure de la politique l'exigence de vérification officielle.
Les nouvelles exigences de la Politique sur le contrôle interne et l'exigence de soumettre les états financiers des ministères à une vérification axée sur les contrôles, conjointement avec la capacité d'effectuer une vérification au besoin, établissent les conditions propices à la surveillance et à l'amélioration continue de l'environnement de contrôle des rapports financiers.
Depuis 1978, le Programme de recrutement et de perfectionnement des agents financiers et des vérificateurs internes (RPAF/RPVI) du Bureau du contrôleur général recrute des diplômés universitaires qualifiés pour occuper des postes de niveau d'entrée en gestion financière et en vérification interne dans les ministères et organismes du gouvernement fédéral.
Cette année, la campagne de recrutement s'est déroulée du 23 septembre au 18 octobre. Les postulants devaient être titulaires d'un baccalauréat en comptabilité, en finances, en économie, en commerce ou en administration des affaires et avoir terminé au moins quatre cours de comptabilité, ou être titulaires d'un diplôme dans une quelconque discipline et d'une désignation professionnelle en comptabilité, ou encore, d'une certification en vérification interne. De plus, les postes de vérification interne ont été ouverts aux postulants ayant des antécédents en technologie de l'information, en informatique ou en vérification.
Les postulants devaient en outre passer l'Examen de recrutement de diplômés, l'Examen de jugement situationnel et l'Examen de compétence en communication. Les résultats de ces examens seront connus au début de janvier. Un processus de sélection par ordre descendant sera utilisé pour savoir quels candidats seront convoqués aux entrevues.
Pour la première fois cette année, des tests de langue seconde seront intégrés au processus de présélection. Les compétences en lecture et en écriture des postulants qui veulent que leur candidature soit prise en compte pour des postes bilingues seront évaluées. Les tests linguistiques oraux demeurent la responsabilité du ministère d'embauche.
Les entrevues débuteront à la fin de janvier et, comme par le passé, les clients du programme seront invités à y prendre part. Nous devrions procéder à un nouvel inventaire en avril prochain.
Entretemps, notre inventaire compte encore de nombreux excellents candidats. Si vous avez des postes à combler et que vous êtes en mesure d'offrir de solides possibilités de perfectionnement, nous vous invitons à engager un stagiaire du programme RPAF/RPVI. Pour plus de renseignements, veuillez consulter notre site web RPAF/RPVI ou composer le 613-952-3337.
Le programme de formation des stagiaires CA (FSCA) est un programme de recrutement et de perfectionnement qui aide les nouvelles recrues FI-1 à acquérir les compétences requises pour obtenir le titre de comptable agréé (CA) et les compétences auxquelles on s'attend des FI-1 et FI-2 en milieu de travail.
Le programme de FSCA est un partenariat avec la communauté financière qui consiste à placer des stagiaires CA en affectation dans des ministères et des organismes différents. Les stagiaires effectuent quatre stages de neuf mois au cours desquels ils acquièrent les compétences fonctionnelles de CA choisies dans le cadre de leur programme.
Le programme de FSCA du Bureau du contrôleur général comprend en ce moment 45 stagiaires CA qui travaillent dans divers ministères et organismes et qui se trouvent à des étapes différentes dans leur développement professionnel et leur formation.
Au début d'octobre, la première diplômée du programme a commencé à travailler dans un ministère pour poursuivre sa carrière en tant que membre permanent de notre communauté financière. Les autres stagiaires CA de la première cohorte, qui ont commencé en 2008, seront prêts à terminer le programme et à accepter des mutations dans les ministères, entre janvier et mai, après avoir terminé leur dernière affectation. Les diplômés du programme FSCA poursuivront leur carrière avec un titre de CA et une promotion au niveau FI-2 obtenue en août 2010, à la suite de solides expériences acquises dans les ministères participants. Nous recrutons en ce moment la quatrième cohorte de 15 stagiaires qui commenceront le cycle en mai 2011.
Les domaines pour lesquels les stagiaires CA ont besoin d'affectation couvrent l'ensemble des fonctions financières telles que les rapports financiers, l'analyse financière, la vérification interne, l'évaluation des contrôles internes, la planification, l'élaboration des budgets, la gestion des risques, la gouvernance, etc. Par conséquent, le besoin d'affectations variées est permanent.
Pour plus de renseignements sur le programme ou pour nous faire part de votre intérêt à vous y joindre en tant que ministère participant ou en tant que conseiller CA, veuillez communiquer avec le personnel du bureau FSCA.
Louise Breton, CA
Directeur et maître de stage
Bureau du maître de stage CA pour le gouvernement du Canada
Bureau du contrôleur général
Courriel : Louise.Breton@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-957-9675
Marcel Gendreau
Senior Policy Analyst
CA Training Office for the Government of Canada
Bureau du contrôleur général
Courriel : Marcel.Gendreau@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-652-3350
Veuillez consulter le site Web du programme de FSCA.
L'automne nous apporte de jolis coloris, mais il signale également le début d'une nouvelle ronde du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG).
L'an dernier, lors de la ronde VII, des mesures ont été ajoutées pour évaluer le rendement organisationnel en ce qui a trait aux quatre nouvelles politiques de gestion financière du gouvernement (gouvernance, gestion des ressources, gérance des systèmes de gestion financière et contrôle interne). De plus, la note que les organisations devaient atteindre pour obtenir la cote Fort a été relevée. L'ensemble ces changements a influé sur les cotes des organisations et donné lieu à de vastes consultations auprès de la collectivité des adjoints des dirigeants principaux des finances et de nos collègues du Secteur de la vérification interne du Bureau du contrôleur général.
Puisque le processus de modifications annuelles de la méthodologie demande passablement de temps et de ressources et crée de l'incertitude dans les ministères, nous avons décidé d'examiner l'ensemble de nos méthodes, l'une après l'autre, pour en assurer la stabilité et la viabilité au fil des ans.
Notre examen a donné lieu aux changements suivants qui seront en vigueur lors de la ronde VIII du CRG.
Le Programme de formation de base pour les agents financiers (groupe FI), y compris la formation obligatoire, a été lancé le 1er septembre 2010. Depuis, tous les employés du groupe professionnel FI qui ont moins de cinq ans d'expérience doivent suivre trois cours obligatoires :
Les employés qui doivent suivre cette formation obligatoire auront trois ans à compter du 1er septembre 2010 pour le faire. Les cours doivent être suivis dans l'ordre dans lequel ils sont énumérés (c'est-à-dire F111, F112 puis F113).
L'École de la fonction publique du Canada, chargée d'offrir des cours de formation obligatoires, a établi un calendrier national de cours pour répondre aux besoins de la collectivité en matière d'apprentissage. Un protocole d'entente peut également être conclu avec cet organisme pour la mise en œuvre de la formation obligatoire.
Par ailleurs, dans le cadre du Programme de formation de base pour les FI, nous avons le plaisir d'annoncer le lancement de notre Série stratégique, dont l'objet est de renforcer les capacités de réflexion critique de nos spécialistes financiers de niveau plus élevé (FI 3 et FI 4). La série se composera d'ateliers et de séminaires animés par des chefs de file expérimentés du secteur public, du secteur privé et des milieux universitaires.
Plus de 90 dirigeants principaux de la vérification (DPV) et dirigeants principaux des finances (DPF) ont assisté à la première conférence conjointe des deux groupes parrainée par le Bureau du contrôleur général, qui a eu lieu le 16 septembre à Ottawa. Le thème de la conférence était « Obtenir des résultats grâce à la collaboration : Les collectivités de la gestion financière et de la vérification interne unissent leurs efforts ».
James Ralston, contrôleur général du Canada, a donné le coup d'envoi à la conférence en souhaitant la bienvenue aux participants et en soulignant l'importance de la rencontre. Bill Baker, sous-ministre de la Sécurité publique Canada, a présenté un exposé sur les avantages de la collaboration entre les DPF et les DPV, dans le but de tenir les administrateurs généraux au courant des problèmes éventuels et de fournir des solutions créatives à ces problèmes. Il a été suivi de Marc Joyal (DPF) et de Serge Gaudet (DPV), de la Société canadienne d'hypothèques et de logement, qui ont traité des pratiques exemplaires pour l'obtention de résultats grâce à la collaboration.
Plus tard dans la journée, un groupe d'experts a mis l'accent sur la surveillance et la vérification continues. Le groupe était composé de Christine Walker, DPF, Secrétariat du Conseil du Trésor, de Joe Freamo, DPV, Ressources naturelles Canada, et de David Coderre, directeur des Opérations au BCG.
Les participants ont fait remarquer que la conférence constituait une précieuse occasion de favoriser le réseautage et la présentation des impressions et des expériences. On a recommandé que le BCG poursuive ses efforts pour fournir d'autres occasions de collaboration entre les DPV et les DPF, notamment en faisant circuler des documents pour discussion sur des sujets comme la vérification continue et l'indépendance, et en organisant d'autres événements conjoints.
Saviezvous que la plupart des agents financiers (FI) travaillent dans de grands ministères et organismes?
Au 30 mars 2010, 4 854 FI travaillaient dans 72 ministères et organismes fédéraux. De ce nombre, 76 p. 100 (3 669) travaillent dans 17 organisations comptant au moins 100 FI. Seulement 2 p. cent (94) d'entre eux travaillent dans 30 organisations comptant au plus 10 FI.
Saviezvous que la plupart des FI travaillent dans la région de la capitale nationale?
Dans l'ensemble, 67 p. 100 des FI travaillent dans la région de la capitale nationale (RCN). Les autres sont répartis comme suit à l'échelle du Canada : 7 p. 100 dans les provinces de l'Atlantique, 6 p. 100 au Québec (en excluant la RCN), 6 p. 100 en Ontario (en excluant la RCN) et 14 p. 100 dans les provinces de l'Ouest (ce qui comprend les Territoires du NordOuest, le Nunavut et le Yukon).
Le point sur la gestion financière est publié par le Secteur de la gestion financière du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Les articles du numéro d'hiver 2011 du bulletin portent sur un éventail de sujets reliés à la gestion financière et décrivent leur incidence sur les membres de la collectivité fédérale de la gestion financière et le gouvernement du Canada.
Nous faisons bon accueil à vos commentaires, questions et suggestions pour les articles à paraître dans les futurs numéros du bulletin Le point sur la gestion financière.