Conseils des experts

La rubrique, Conseils des experts, présentera des questions soulevées lors de la formation ou des discussions sur les valeurs et l'éthique en milieu de travail et formulera quelques options possibles ainsi que quelques éléments à considérer.

• Conflit d'intérêt - Cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages
• Conflit d'intérêts - Cartes de crédit pour parc automobile du gouvernement du Canada et cartes de fidélité personnelles
• Conflit d'intérêts - Emploi à l'extérieur de la fonction publique
• Conflit d'intérêts - L'acceptation d'honoraires
• Demandes de renseignements sur le Code de valeurs et d'éthique - Personnes-ressources
• Divulgation d'actes fautifs - Personnes-ressources
• Levées de fonds - Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada
• Mesures d'observation concernant l'après-mandat - Intérimaire au niveau EX, EX moins 1 ou 2.
• Politique du programme Échanges Canada - Application du Code de valeurs et d'éthique
• Rapport confidentiel - Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Conflit d'intérêts - Cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages.

Pourquoi n'a-t-on pas imposé de plafond sur l'acceptation d'un cadeau, d'une marque d'hospitalité ou d'un autre avantage, pour tous les fonctionnaires?

Quelle est la réponse?

Le Code stipule que l'acceptation d'un cadeau, d'une marque d'hospitalité ou d'un autre bénéfice est admissible si :

• la valeur est minime et si cela se produit rarement (objets promotionnels peu coûteux, repas légers, souvenirs non-monnayables)
• l'offre se produit lors d'une activité ou d'un événement lié à l'exercice des fonctions officielles du fonctionnaire visé
• cela est conforme aux règles de la courtoisie, de l'hospitalité ou du protocole; et
• cela ne compromet ou ne semble pas compromettre, en aucune façon, l'intégrité du fonctionnaire concerné ou de son organisation

On n'a précisé aucun montant ni fréquence pour l'ensemble de la fonction publique afin d'inciter les gens à exercer leur jugement et à éviter de tomber dans le piège des chiffre au lieu de réfléchir à la meilleure façon de préserver l'intégrité de la fonction publique. Lorsqu’on vous offre un cadeau, une marque d'hospitalité ou un autre bénéfice, il est important de vous demander si l’acceptation pourrait avoir une influence réelle ou apparente sur votre objectivité, en qualité de fonctionnaire, dans l’exercice de vos fonctions officielles ou si elle pourrait sembler constituer une obligation à l’égard du donateur. 

Pour illustrer la nécessité d’examiner le bien-fondé de chaque cas, prenons l’exemple d’un agent d’approvisionnement qui a lancé un appel d’offres. Dans cette situation, le simple fait de prendre une tasse de café avec l’un des soumissionnaires pourrait donner l’impression que celui-ci bénéficie de liens privilégiés avec l’agent d’approvisionnement, ce qui pourrait miner la confiance des autres à l’égard du processus. Peu importe que cette influence soit réelle ou non. Il s’agit surtout de déterminer si l’action peut mettre en doute l’objectivité du fonctionnaire. Dans ces circonstances, le geste d’offrir et d’accepter la tasse de café pourrait être perçu comme une façon d’influer sur le jugement de l’agent d’approvisionnement ou de le placer dans une situation où il serait redevable au soumissionnaire. Dans d’autres circonstances, il pourrait être tout à fait convenable d’accepter une tasse de café ou un repas léger comme simple marque de courtoisie.

Il faut se servir de son jugement afin d’éviter les situations de conflit d’intérêts réel ou apparent, et toujours prendre en compte le contexte général du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique. Votre ministère ou organisme peut avoir établi des lignes directrices ou des règles additionnelles concernant l’acceptation de cadeaux; vous devriez donc en discuter avec votre superviseur lorsque vous faites face à une telle situation.

Le chapitre 2 du Guide d’interprétation du Code de valeurs et d’éthique qui se trouve sur ce site Web présente des études de cas sur l’acceptation de cadeaux et des facteurs utiles à examiner dans chaque cas

Conflit d'intérêts - Cartes de crédit pour parc automobile du gouvernement du Canada et cartes de fidélité personnelles

Les fonctionnaires fédéraux qui utilisent des véhicules du gouvernement et une carte de crédit pour parc automobile peuvent-ils recevoir des récompenses ou accumuler des points de récompense sur leurs cartes de fidélité personnelles (c.-à-d. milles aériens, points pour l'essence ou autres) ou retirer de l'argent liquide pour l'achat de carburant et/ou pour des réparations?

Les employés qui utilisent une carte de crédit pour parc automobile du gouvernement du Canada ne peuvent pas recevoir de récompense ou accumuler des points de récompense sur leurs cartes de fidélité personnelles (c.-à-d. milles aériens, points pour l'essence ou autres) ou retirer de l'argent liquide pour l'achat de carburant et/ou pour des réparations quand ces transactions ont été faites avec une carte de crédit pour parc automobile du gouvernement du Canada.

Les mesures relatives aux conflits d'intérêts interdisent la sollicitation de cadeaux, de marques d'hospitalité ou d'autres avantages pour des fins personnelles. Le chapitre 2, Mesures relatives aux conflits d'intérêt, du Code de valeurs et d'éthique donne des conseils particuliers pour éviter ou prévenir les situations pouvant donner lieu à des conflits d'intérêts potentiels, apparents ou réels. Ces mesures sont essentielles pour que la fonction publique puisse assumer ses responsabilités de façon objective et impartiale et pour qu'on la voit agir comme tel.

Une carte de crédit du gouvernement du Canada, souvent appelée carte de crédit pour parc automobile, est habituellement associée à un véhicule particulier et sert à acheter de l'essence et ainsi qu'à payer les autres dépenses de fonctionnement du véhicule. Le ministère paie directement les dépenses portées sur la carte de crédit pour parc automobile. Les avantages gouvernementaux de l'utilisation de cette carte comprennent des escomptes de la part des entreprises et des exonérations fiscales directement applicables à la facture au moment de l'achat. Les employés qui doivent conduire un véhicule gouvernemental et qui sont autorisés à utiliser une carte de crédit pour parc automobile ne devraient pas tirer de profit personnel de l'exercice des fonctions pour lesquelles ils sont rémunérés.

Le Code établit aussi que les fonctionnaires devraient en tout temps agir de façon à mériter la confiance du public. Les fonctionnaires adopteront en tout temps une conduite si irréprochable qu'elle pourra résister à l'examen public le plus minutieux.

La Directive sur les voyages du Conseil du Trésor contient la seule exception au principe général selon lequel les employés ne peuvent recevoir des récompenses ou accumuler des points de récompense sur leurs cartes de fidélité personnelles dans la conduite des affaires du gouvernement. Elle se lit comme suit : " Dans la mesure où l'état n'a pas à débourser des frais supplémentaires, les fonctionnaires qui voyagent en service commandé peuvent adhérer à des programmes de fidélisation et utiliser les avantages offerts par l'industrie du tourisme à des fins officielles ou personnelles. Ces privilèges sont subordonnés à l'utilisation des services et produits approuvés par le gouvernement. "

Conflit d'intérêts - Emploi à l'extérieur de la fonction publique

Je songe à prendre un congé non payé de la fonction publique afin de travailler pour une fondation financée par le gouvernement.
Existe-t-il certains conflits d'intérêt?

Il est important d'établir si le nouveau poste présente une situation de conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel dans le cadre de vos responsabilités actuelles. En ce qui a trait à l'emploi ou aux activités à l'extérieur de la fonction publique, le chapitre 2 du Code de valeurs et d'éthique précise que :

• Les fonctionnaires peuvent occuper un emploi ou participer à des activités à l'extérieur de la fonction publique, à la condition que cet emploi ou ces activités ne risquent pas d'entraîner un conflit d'intérêts ou de compromettre la neutralité de la fonction publique de quelque manière que ce soit?
• Les fonctionnaires qui encourent un tel risque doivent présenter à l'administrateur général un rapport confidentiel sur l'emploi et les activités extérieures susceptibles de les soumettre à des exigences incompatibles avec leurs fonctions officielles. Il en est de même si leur capacité d'accomplir objectivement leurs fonctions est susceptible de soulever une remise en question. Dans un tel cas, si l'administrateur général détermine qu'il existe un risque réel ou potentiel de conflit d'intérêts, celui-ci peut exiger la réduction, la modification ou l'abandon de ces activités?

Chaque cas doit être jugé selon ses propres mérites. Une telle possibilité de travail peut souvent représenter un véritable avantage pour les personnes concernées quand tous en tirent une meilleure compréhension de l'environnement de travail et des problèmes des autres. Mais voici une liste des questions que vous devez vous poser :

• Ce poste m'est-il offert à cause de mes capacités ou parce que mon travail actuel me donne accès à certaines informations et me permet d'exercer une certaine influence?
• Si j'occupais le nouvel emploi, quelle serait ma relation avec mes collègues et mon ministère? Me retrouverais-je dans la position difficile d'avoir à utiliser mon influence auprès d'eux ou de travailler à l'encontre de leurs objectifs?
• Lorsque je retournerai à mon ministère après mon absence, mes collègues mettront-ils en doute ma capacité de reprendre mon rôle de façon neutre et objective?
• Mon gestionnaire sait-il que je m'absente pour travailler ailleurs? Prévoit-il des problèmes possibles pendant que je travaillerai à la fondation ou lorsque je reprendrai mon poste permanent?

Nous vous recommandons de demander à votre gestionnaire son avis par écrit. Vous pouvez également songer à remplir un rapport confidentiel pour votre administrateur général. En bout de ligne, votre administrateur général a la responsabilité de prendre la décision quant au conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel. Mais la présentation d'une demande par écrit vous permet de vous protéger. Si votre départ pour occuper un tel poste est approuvé mais on remet en question votre comportement, vous aurez un document formel pour prouver que vous avez pris les mesures appropriées.

Si vous désirez parler davantage de ce point, le cadre supérieur des valeurs et de l'éthique de votre ministère ou agence peut vous aider.

Conflit d'intérêts - L'acceptation d'honoraires

À titre de fonctionnaire, puis-je accepter des honoraires pour ma participation à des réunions, des conférences et des conseils d'administration?

Chaque situation doit être examinée au cas par cas afin de déterminer s'il existe ou non un conflit d'intérêt apparent, réel ou potentiel.

Le Code prévoit que les fonctionnaires peuvent occuper un emploi ou participer à des activités à l'extérieur de la fonction publique, à la condition que cet emploi ou ces activités ne risquent pas d'entraîner un conflit d'intérêt ou de compromettre la neutralité de la fonction publique de quelque manière que ce soit.

Voici les situations où recevoir des honoraires pourrait être acceptable :

• il n'y a aucun conflit d'intérêt apparent, potentiel ou réel entre vos fonctions officielles et votre activité externe;
• le travail pour lequel vous recevriez un honoraire consiste en une activité externe menée pendant vos temps libres (vous ne pouvez recevoir d'honoraires si le travail fait partie de vos fonctions officielles et que vous l'effectuez pendant vos heures de travail, pour lesquelles vous recevez un salaire);
• l'activité externe est menée de façon à ne pas mettre en doute votre capacité de remplir vos fonctions officielles;
• vous ne pouvez jamais utiliser directement ou indirectement les biens du gouvernement à des fins autres que celles officiellement approuvées;
• vous ne pouvez jamais utiliser à votre propre avantage ou bénéfice des renseignements obtenus dans l'exercice de vos fonctions et qui, de façon générale, ne sont pas facilement accessibles au public, lors de vos activités externes.

Si vous avez des doutes à savoir si l'acceptation d'honoraires consiste en une transgression du Code, discutez de la situation avec votre gestionnaire et, s'il y a lieu, présentez un Rapport confidentiel à l'administrateur général.

Demandes de renseignements sur le Code de valeurs et d'éthique - Personnes-ressources

En tant que fonctionnaire, à qui devrais-je m'adresser si j'ai une question concernant le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique par exemple, concernant les mesures relatives aux conflits d'intérêts et/ou les mesures d'observation concernant l'après-mandat)?

Tout fonctionnaire peut soulever, discuter et tenter d'éclairer les questions qui le préoccupent concernant le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique avec son gestionnaire ou le cadre supérieur désigné à cette fin par l'administrateur général dans chaque ministère ou organisme.

Divulgation d'actes fautifs - Personnes-ressources

En tant que fonctionnaire à qui devrais-je m'adresser dans le cas où je voudrais divulguer un acte fautif au milieu de travail?

Tout fonctionnaire qui est témoin ou qui possède de l'information concernant un acte fautif au travail peut le soumettre à son supérieur hiérarchique, à l'agent supérieur désigné à cette fin par l'administrateur général ou au commissaire à l'intégrité du secteur public.
Si le fonctionnaire estime que le problème n'a pas été examiné comme il se doit au niveau du ministère ou organisme concerné ou si le fonctionnaire estime que la dérogation au Code ne peut être divulguée en confiance dans son ministère ou organisme, le problème peut être renvoyé, en toute confiance, à l'agent de l'intégrité de la fonction publique, en conformité avec Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles (LPFDAR).

Levées de fonds - Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada

Nous sommes à planifier nos activités pour la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada mais la section du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique sur la sollicitation suscite des inquiétudes chez ceux qui ne savent pas au juste ce qui est permis. Y a-t-il de nouvelles restrictions?

Il n'y a pas de nouvelles restrictions applicables aux activités de financement à des fins caritatives. La section sur la sollicitation a été ajoutée au Code (chapitre 2, Mesures relatives aux conflits d'intérêts) pour trois raisons.

Premièrement, elle a pour but de mettre en garde les employés car  il arrive parfois que les donateurs prospectifs aient l'impression que les fonctionnaires essaient de  profiter de la relations d'affaires avec un ministère ou un organisme et la société en question, pour  presser cette dernière de faire un don. Par ailleurs, les dons obtenus dans le cadre de ces relations d'affaires pourraient, ne serait-ce que par inadvertance, placer toutes les parties dans une situation de conflit d'intérêts apparent, potentiel ou même réel.

Deuxièmement, les administrateurs généraux doivent maintenant rendre compte du respect parfait du Code au sein de leur organisation. Les dispositions de cette section leur donne la possibilité de s'acquitter de cette responsabilité en leur donnant le pouvoir de déterminer quelles activités de financement sont appropriées, et avec quels partenaires, selon la nature des activités de leur organisation.

Troisièmement, le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique doit être conforme à l'article du Code criminel qui stipule : « Commet une infraction quiconque (...) étant fonctionnaire ou employé du gouvernement, exige, accepte ou offre ou convient d'accepter d'une personne qui a des relations d'affaires avec le gouvernement une commission, une récompense, un avantage ou un bénéfice de quelque nature, directement ou indirectement, par lui-même ou par l'intermédiaire d'un membre de sa famille ou de toute personne à son profit, à moins d'avoir obtenu, du chef de la division de gouvernement qui l'emploie ou dont il est fonctionnaire, un consentement écrit dont la preuve lui incombe. »

La section sur la sollicitation conseille tout simplement aux employés de :

1. Faire des choix judicieux lorsqu'ils préparent des activités de financement et d'élaborer un plan d'action officiel;
2. S'assurer que tous ceux qui sont associés à l'initiative, y compris l'administrateur général, estiment que les activités de financement sont appropriées et que toute sollicitation sera conforme aux règles établies;
3. Faire autoriser le plan par l'administrateur général.

Étant donné que la plupart des organisations planifient tous les détails de leurs dons aux organismes de bienfaisance, cet article du Code ne devrait avoir aucune incidence négative sur les campagnes de charité.

Cette procédure devrait être respectée pour toutes les activités de financement à des fins caritatives.

Mesures d'observation concernant l'après-mandat - Intérimaire au niveau EX, EX moins 1 ou 2

Mon poste d'attache est inférieur au niveau EX moins 2, toutefois, j'occupe un poste intérimaire équivalent au niveau EX moins 2. Je quitterai sous peu la fonction publique. Est-ce que je serai assujettie aux mesures d'observation concernant l'après-mandat?

Oui, les mesures d'observation concernant l'après-mandat s'appliqueront dans votre cas. Le Code indique que ces mesures s'appliquent aux fonctionnaires «occupant un poste» classé à un niveau de cadre supérieur (EX) ou son niveau équivalent, ainsi qu'aux niveaux EX moins 1 et EX moins 2 et leurs niveaux équivalents. Les mesures d'observation concernant l'après-mandat font aussi éférence aux  «dernières responsabilités»  d'un fonctionnaire dans la fonction publique fédérale. Pour les fins de ce Code, l'employé «occupant un poste» et «dernières responsabilités» incluent les nominations intérimaires.

Vous trouverez le tableau des postes équivalents dans le guide d'interprétation du Code.

Politique du programme Échanges Canada - Application du Code de valeurs et d'éthique

Les fonctionnaires des ministères et organismes de la fonction publique fédérale (énumérés dans la Partie I, Annexe I, de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique) qui acceptent des affectations temporaires dans d'autres secteurs, au Canada ou à l'étranger, en vertu de la Politique du programme échanges Canada, sont-ils assujettis au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique?

Oui, le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique s'inscrit dans les conditions d'emploi à la fonction publique du Canada de tous les fonctionnaires en fonction dans des ministères, des organismes et d'autres institutions publiques énumérées dans la Partie I, Annexe I, de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, et il incombe aux employés en affectations approuvées dans le cadre du programme échanges Canada de s'y conformer.

La Politique du programme Échanges Canada précise que les employés en affectation dans le cadre du programme échanges Canada continuent de relever de leur organisme d'attache dans la fonction publique et doivent y retourner à la fin de l'affectation, à moins que les parties aient convenu d'arrangements autres.

Le Code spécifie que toutes les conditions d'emploi, à l'exception du statut d'exemption associé au poste quitté temporairement, continueront de s'appliquer. En outre, conformément à la Politique du programme échanges Canada, les administrateurs généraux doivent s'assurer que les lignes directives relatives aux conflits d'intérêts, à l'après-mandat et à la sécurité sont observées.

Rapport confidentiel - Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Une tierce partie peut-elle avoir accès à des renseignements contenus dans un Rapport confidentiel par l'entremise de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels?

N'importe qui peut présenter une demande de renseignements par l'entremise de l'AIPRP. Cependant, l'article 19 de la Loi sur l'accès à l'information (cf. ci-dessous) relatif aux renseignements personnels prévaut dans cette instance.

Renseignements personnels	19. (1) Sous réserve du paragraphe (2), le responsable d'une institution fédérale est tenu de refuser la communication de documents contenant les renseignements personnels visés à l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Cas où la divulgation est autorisée	(2) Le responsable d'une institution fédérale peut donner communication de documents contenant des renseignements personnels dans les cas où : a) l'individu qu'ils concernent y consent; b) le public y a accès; c) la communication est conforme à l'article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Cela signifie que les renseignements personnels contenus dans le Rapport confidentiel concernant un ou une fonctionnaire, tels que les biens que la personne possède, les cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages qu'elle a reçu, ou un emploi ou des activités à l'extérieur qui pourraient engendrer un conflit d'intérêts, ne seraient pas divulgués à une tierce partie si ce n'était pas conforme à l'article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les renseignements de base, tels que le nom, la classification et le titre du poste seraient vraisemblablement communiqués à la personne qui fait la demande.

Un ou une fonctionnaire peut avoir accès en tout temps aux renseignements contenus dans son propre Rapport confidentiel.