Norme de qualification du groupe EX

Pourquoi a-t-on élaboré la Norme de qualification du groupe EX ?

Avant décembre 2005, il n'existait aucune norme de qualification pour le groupe EX. La Commission de la fonction publique (CFP) devait examiner et approuver les nominations proposées à ce groupe ou au sein de celui-ci. Depuis l'entrée en vigueur de la nouvelle Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) en décembre 2005, les pouvoirs relatifs à toutes les nominations au groupe EX ont été délégués aux administrateurs généraux. On a élaboré la Norme de qualification du groupe EX dans le but de donner une orientation et de veiller à l'uniformité dans ce nouveau contexte de délégation.

Pourquoi le profil des compétences clés en leadership est-il l'élément principal de la Norme de qualification du groupe EX?

Le profil des compétences clés en leadership cible les besoins en matière de leadership actuelles et futures de la fonction publique. Les compétences se rapportent aux comportements qui traduisent les capacités, les habiletés et les caractéristiques relatives à un rendement efficace, comme l'ont confirmé les consultations exhaustives qui ont eu lieu tout au long de l'élaboration du profil.

Lors des consultations qui ont eu lieu à cet égard, les administrateurs généraux ont appuyé pleinement l'utilisation du profil en tant qu'élément principal de la Norme de qualification du groupe EX.

Quels sont les rôles et les responsabilités de l'Agence de la fonction publique du Canada en ce qui a trait à la Norme de qualification EX? ?

C'est à l'Agence qu'incombe la responsabilité globale d'assurer le suivi de la Norme au nom de l'employeur et :

• de la mettre en œuvre;
• de l'examiner et l'actualiser, au besoin;
• d'en évaluer l'utilisation et l'efficacité;
• d'offrir du soutien sous la forme de conseils et d'orientation aux ministères quant à l'esprit, l'application et l'interprétation de celle-ci.

Lorsque les ministères souhaitent doter un poste EX, sont-ils tenus d'appliquer toutes les compétences clés en leadership du profil?

Oui. La Norme de qualification du groupe EX est le minimum exigé pour la dotation d'un poste EX; toutes les compétences comprises dans le profil doivent donc se retrouver dans l'Énoncé des critères de mérite et être évaluées en conséquence. Les Lignes directrices sur les annonces dans le processus de nomination de la Commission de la fonction publique exigent que les administrateurs généraux fournissent, dans les annonces, suffisamment de renseignements sur les critères (de mérite) devant être utilisés aux fins de la présélection des personnes qui sont dans la zone de sélection. Puisque les administrateurs généraux ne font pas la présélection en fonction des compétences clés en leadership (CCL) mais en font l'évaluation plus tard dans le processus, les lignes directrices n'exigent pas que les CCL soient indiquées sur l'annonce mais seulement dans l'énoncé des critères de mérite.

Les candidats aux postes du groupe EX doivent être évalués en fonction de quatre compétences en leadership, dont deux ont des sous-compétences connexes : 1) valeurs et éthique; 2) réflexion stratégique au moyen de l'analyse; 3) réflexion stratégique au moyen des idées; 4) engagement; 5) excellence en gestion par l'action; 6) excellence en gestion de l'effectif; 7) excellence en gestion des finances. Lorsqu'ils définissent les critères de mérite dans le cadre d'un processus de nomination EX, les ministères peuvent, s'ils le souhaitent, inclure d'autres compétences à évaluer pour satisfaire à leurs exigences particulières, mais ils doivent au moins évaluer les quatre compétences en leadership et leurs sous-compétences connexes.

Faut-il évaluer les candidats en regard de chaque compétence ou peut-on le faire en regard de l'ensemble des quatre compétences?

Oui. Il faut évaluer les candidats par rapport à chacune des quatre compétences clés en leadership et à chacune des sous-compétences.

Faut-il évaluer les candidats en regard de tous les comportements compris dans chaque compétence?

Axer l'évaluation sur les aspects qui sont les plus pertinents par rapport au poste.

Comment s'intègrent les « connaissances »?

On peut considérer les connaissances comme une qualification essentielle ou une qualification constituant un atout selon les exigences opérationnelles ou organisationnelles.

La Norme est-elle une qualification essentielle ou une qualification constituant un atout?

La Norme est une qualification essentielle. Le profil des compétences clés en leadership et les exigences minimales en matière d'études définies pour le poste à doter doivent figurer à la rubrique des qualifications essentielles de l'énoncé des critères de mérite.

Est-il nécessaire de préciser un niveau minimal d'études pour les postes du groupe EX?

Oui. Dans la fonction publique, il y a une vaste gamme de responsabilités liées aux postes EX, et de nombreux niveaux au sein de celui-ci. On a donc approuvé le fait que les administrateurs généraux établissent les exigences en matière d'études afin d'appuyer les exigences particulières des postes et des ministères, soit pour l'ensemble d'une organisation ou au cas par cas. Cette démarche témoigne des pouvoirs qui sont délégués aux administrateurs généraux.

Peut-on employer une formulation générique pour définir les exigences minimales en matière d'études?

Auparavant, on décrivait parfois les exigences en matière d'études ainsi : « Diplôme d'études supérieures ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience ». La Norme de qualification du groupe EX exige de définir précisément les exigences en matière d'études. En conséquence, la formulation « combinaison acceptable » n'est plus recevable.

Il faut donc définir avec précision les exigences minimales en matière d'études comme une qualification essentielle, et englober toute exigence additionnelle ou souhaitée dans les qualifications constituant un atout.

Exemple :

Si l'administrateur général décide que l'exigence minimale en matière d'études est un « diplôme d'études universitaires », cette exigence devrait être précisée dans la rubrique des qualifications essentielles. Les études plus poussées comme un diplôme de deuxième ou de troisième cycle dans un domaine particulier, une formation ou de l'expérience en lien avec le poste pourraient être incluses dans les qualifications constituant un atout.

D'autres alternatives approuvées par la CFP peuvent-elles être utilisées pour satisfaire aux exigences minimales en matière d'études?

Oui. Le gestionnaire, à sa discrétion, peut approuver des alternatives aux études. Le cas échéant, ces alternatives doivent être mentionnées à l'Énoncé des critères de mérite. L'Examen d'intelligence général 320 peut servir d'alternative aux études secondaires, et l'Examen d'intelligence général 310 peut servir d'alternative à des études universitaires.

La Norme s'applique-t-elle à toutes les nominations au groupe EX et à tous les niveaux?

Oui. La Norme s'applique à toutes les nominations au groupe EX et au sein de celui-ci, à tous les niveaux, peu importe le processus de nomination. Elle vise donc les nominations internes et externes (processus annoncés ou non annoncés), les nominations au niveau d'entrée, les nominations intérimaires (d'une durée égale ou supérieure à quatre mois) et les nominations de bénéficiaires de priorité. Les emplois occasionnels et les affectations à un même niveau sont exemptés de l'application de la Norme, car il ne s'agit pas de nominations.

Peut-on muter des employés à des postes du groupe EX?

Oui. Le Règlement interdisant les mutations au groupe de la direction a été abrogé le 26 juin 2007. Tel que spécifié dans la Norme de qualification du groupe direction (EX), elle constitue l'exigence minimale pour doter un poste de niveau EX et elle s'applique donc à toutes les nominations et les mutations au groupe EX et au sein de celui-ci, à tous les niveaux.

Quels sont les outils d'évaluation requis pour les nominations au niveau de la direction, et quels outils la CFP offre-t-elle pour appuyer les ministères en ce qui a trait à l'évaluation des candidats?

Selon les Lignes directrices en matière d'évaluation de la CFP, les responsables de l'évaluation doivent évaluer les qualifications des candidats au moyen d'une entrevue structurée et d'une vérification structurée des références pour les nominations au groupe EX et au sein de celui-ci. Ils peuvent aussi demander à la CFP une exemption aux exigences d'évaluation des cadres de direction, qui évaluera ces demandes au cas par cas.

Pour les nominations intérimaires de quatre mois et plus au niveau de la direction, une alternative acceptable à l'entrevue structurée et à la vérification structurée des références consiste en une évaluation descriptive portant sur tous les critères de mérite pertinents, y compris les compétences clés en leadership, basée sur des exemples de comportements concrets et signée par le gestionnaire recruteur ou un autre gestionnaire qui connait assez bien le rendement et les réalisations du candidat pour attester que les renseignements fournis sont exacts. Il n'est pas nécessaire d'obtenir l'approbation de la CFP pour être exempté de mener l'entrevue structurée et la vérification structurée des références exigées par les Lignes directrices en matière d'évaluation.

Les administrateurs généraux ou leurs délégués peuvent aussi compléter l'information recueillie au moyen de l'entrevue structurée et de la vérification structurée des références avec tout autre outil d'évaluation permettant d'étayer clairement les décisions de nomination, y compris ceux offerts par la CFP.

La CFP propose un large éventail de produits et de services d'évaluation aidant à évaluer les candidats aux postes du groupe EX. Par exemple, pour ce qui est des postes au niveau d'entrée du groupe EX, soit les niveaux EX-01 et EX-02, le Centre de psychologie du personnel (CPP) offre les Simulations pour la sélection des EX (SELEX), un instrument normalisé visant à évaluer les compétences clés en leadership. Pour ce qui est du niveau EX-03, le CPP propose également un exercice de simulation pour les cadres supérieurs. Il y a aussi des vérifications des références systématiques pour les niveaux de directeur, de directeur général et de SMA. De plus, les services de ressourcement des cadres de direction de la CFP disposent d'une banque de questions d'entrevue servant à évaluer les compétences clés en leadership. Enfin, le CPP peut adapter des instruments, comme les simulations et les entrevues, pour répondre à des besoins particuliers.

Peut-on utiliser d'autres outils d'évaluation?

Oui. Selon les Lignes directrices en matière d'évaluation de la CFP, les administrateurs généraux ou leurs délégués peuvent employer d'autres outils d'évaluation pour compléter l'information recueillie au moyen de l'entrevue structurée et de la vérification structurée des références. Il faut cependant obtenir l'approbation de la CFP avant d'utiliser des tests de personnalité, d'intelligence, d'aptitude, ou tout autre test semblable. La CFP peut travailler de concert avec les organisations pour élaborer des outils d'évaluation sur mesure.

Avec qui dois-je communiquer pour obtenir d'autres renseignements?

Pour obtenir un conseil ou de plus amples renseignements, communiquez avec l'équipe de l'apprentissage et des compétences clés en leadership de l'Agence au 613-943-5035. S'il s'agit de produits et de services d'évaluation de la CFP, communiquez avec le Centre de psychologie du personnel au 613-992-9741.