Politique sur les services juridiques et l'indemnisation

Foire aux questions

Général

1. Quand la Politique sur les services juridiques et l'indemnisation entre-t-elle en vigueur?

La politique entre en vigueur le 1er septembre 2008 et remplace la Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques du 1er juin 2001.

2. À qui cette politique s'applique-t-elle?

La Politique sur les services juridiques et l'indemnisation s'applique aux fonctionnaires de l'État tels que définis à l'article 4 de la présente politique:

• un particulier qui est (ou était) au service d'un ministère au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, de l'un des secteurs de l'administration publique fédérale figurant à l'annexe IV de la Loi sur la gestion des finances publiques, des Forces canadiennes ou de la Gendarmerie royale du Canada;
• un particulier nommé (ou nommé auparavant) par le gouverneur en conseil (GC), le Conseil du Trésor ou un ministre;
• un ancien ou actuel premier ministre, un lieutenant-gouverneur, un gouverneur général, un ministre, un administrateur général ou un membre du personnel exonéré;
• un mandataire autorisé par écrit d'un premier ministre, d'un ministre ou d'un administrateur général;
• un participant arrivant ou un ancien participant arrivant dans un programme en vertu de la Politique du programme Échanges Canada;
• la succession d'une personne susmentionnée.

3. En quoi consiste la Politique sur les services juridiques et l'indemnisation?

Les fonctionnaires de l'État participent à tous genres de travaux, y compris à l'application de la loi et à la défense nationale qui, malgré une bonne conduite, peuvent mener à une réclamation ou à des poursuites à cause d'incidents qui se produisent dans l'exercice de leurs fonctions. Pour cette raison, la politique vise à :

• protéger les fonctionnaires de l'État de pertes financières personnelles ou de dépenses subies pendant qu'ils exerçaient leurs fonctions ou dans le cadre de leur emploi, et qu'ils n'agissaient pas à l'encontre des intérêts de l'État;
• protéger les intérêts de l'État en ce qui concerne sa responsabilité réelle ou éventuelle résultant des actes ou des omissions de ses fonctionnaires;
• assurer aux Canadiens la pérennité et l'efficacité des services de la fonction publique — veiller à ce que les bonnes décisions d'intérêt public soient prises sans craindre la responsabilité personnelle.

4. Comment détermine-t-on l'admissibilité à la protection prévue par cette politique?

Si la personne correspond à la définition d'un fonctionnaire de l'État selon l'article 4.1 de la politique et qu'elle satisfait aux trois critères d'admissibilité de base : a agi de bonne foi, a agi dans l'exercice de ses fonctions ou dans le cadre de son emploi et n'a pas agi à l'encontre des intérêts de l'État, cette personne pourrait, en règle générale, présenter une demande de services ou d'indemnité.

5. La politique fait allusion au principe de présomption initiale accordée au fonctionnaire de l'État qui veut que celui-ci satisfait aux critères d'admissibilité de base. Qu'est-ce que cela signifie?

La présomption exécutoire à l'application de la politique précise qu'on accorde le bénéfice du doute au fonctionnaire de l'État, en ce sens que les gestes de ce fonctionnaire adhèrent aux critères d'admissibilité de base à moins de ou jusqu'à l'obtention d'informations à l'effet contraire. Cependant, en tout temps, s’il devient apparent que le fonctionnaire de l’État n’a pas agi conformément aux règles d’admissibilité fondamentales ou qu’il n’a pas respecté les autres exigences de la politique, il est possible de mettre fin aux mesures d’aide.

6. Que signifie « agir de bonne foi »?

Dans la mesure où le fonctionnaire de l'État a agi honnêtement et sans malice dans le cadre de son emploi et qu'il n'a pas agi à l'encontre des intérêts de l'État dans l'exercice de ses fonctions, il est probable qu'il ait agi de bonne foi.

7. Que signifie « agir dans l'exercice de ses fonctions ou dans le cadre de son emploi »?

Si, au moment du geste ou de l'omission qui a conduit à la demande, le fonctionnaire de l'État s'acquittait de fonctions qui faisaient partie de sa description de tâche ou d'autres activités approuvées par la direction de l'organisation, il est probable qu'on déclarera qu'il agissait dans l'exercice de ses fonctions ou dans le cadre de son emploi.

8. Que signifie « agir à l'encontre des intérêts de l'État “?

Les intérêts de l’État incluent tous droits, privilèges, pouvoirs ou immunités que l’État peut avoir. « Agir à l’encontre des intérêts de l’État » peut inclure notamment tout acte fautif tel que défini par l'article 8 de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (LPFDAR), à savoir : la contravention de toute loi; l’usage abusif des fonds ou des biens publics; les cas graves de mauvaise gestion dans le secteur public; la contravention grave d’un code de conduite; le fait de causer — par action ou omission — un risque grave et précis pour la vie, la santé ou la sécurité humaines ou pour l’environnement; et le fait de sciemment ordonner à une personne ou lui conseiller de commettre un acte répréhensible. Les actes qui correspondent à cette définition d'acte répréhensible sont considérés comme des actes allant à l'encontre des intérêts de l'État.

9. Si un fonctionnaire de l'État fait l'objet d'une enquête interne ou d'un mécanisme de recours administratif interne, est-il admissible à la protection selon la présente politique?

Les enquêtes effectuées à l'intérieur des activités de la fonction publique, telles qu'un processus disciplinaire ou un mécanisme de recours administratif interne comme la procédure de griefs, ne sont pas visées par cette politique.

10. Un fonctionnaire de l'État qui demande d'avoir accès à des avis juridiques pour une question reliée à la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (LPFDAR) sera-t-il visé par cette politique?

Les demandes d'avis juridique en vertu de la LPFDAR seraient considérées comme un processus interne et, de ce fait, ne seraient pas acceptées. Cependant, selon la LPFDAR, le commissaire à l'intégrité du secteur public peut mettre des services de consultation juridique à la disposition des fonctionnaires. Consultez l'article 25.1 (1) de la LPFDAR pour en connaître les conditions.

11. Si des allégations de harcèlement contre un fonctionnaire de l'État sont présentées au Tribunal canadien des droits de la personne, sera-t-il admissible à la protection prévue par la politique?

Oui, puisque le Tribunal canadien des droits de la personne a des pouvoirs similaires à ceux d'une cour de justice, le fonctionnaire de l’État serait couvert par la politique s’il satisfait aux trois critères d’admissibilité de base. Toutefois, les enquêtes menées par la Commission canadienne des droits de la personne ne sont habituellement pas concernées par cette politique.

12. Vers qui, au sein de l'organisation, un fonctionnaire de l'État devrait-il se tourner pour faire une demande en vertu de cette politique?

Le fonctionnaire de l'État devrait faire part de la question, dès que possible, à son superviseur immédiat, ou tout autre représentant de la gestion de l'organisation, et soumettre une demande auprès de l'autorité approbatrice de son organisation. L'annexe A de la politique révisée donne la liste complète des autorités approbatrices, de leur niveau d'autorité et des fonctionnaires de l'État dont elles sont responsables).

13. Que se passe-t-il si un fonctionnaire de l'État présente une demande en vertu de cette politique pour une situation qui s'est produite alors qu'il était employé par une autre organisation?

Le fonctionnaire de l'État doit alors présenter sa demande auprès de l'autorité approbatrice de l'organisation où la situation, dont découle la demande, s'est initialement produite.

14. Quand devrait un fonctionnaire de l'État faire appel à un avocat du secteur privé?

Le fonctionnaire de l'État ne devrait pas faire appel à un avocat du secteur privé tant que l'autorité approbatrice appropriée n'a pas rendu sa décision quant à sa demande. S'il charge un avocat de commencer les travaux sans l'autorisation nécessaire, il peut être tenu personnellement responsable de payer les honoraires, les frais et la sentence.

L'autorisation de faire appel à un avocat du secteur privé ne sera accordée que lorsque cette mesure est pertinente, comme dans les cas où il y a conflit d'intérêts entre la Couronne et le fonctionnaire de l'État, ou lorsque le fonctionnaire est inculpé d’une infraction. Sinon, et ce sera le cas de la plupart des affaires au civil, le ministère de la Justice fournira les services juridiques, soit par un de ses avocats ou par un avocat du secteur privé choisi à titre d'agent du procureur général.

15. Si un fonctionnaire de l'État fait appel à un avocat du secteur privé avant que sa demande de services juridiques n'ait été approuvée, existe-t-il, dans cette politique, une disposition qui lui permet d'être indemnisé?

L'autorité approbatrice peut approuver de façon rétroactive une demande de services juridiques. Ceci ne peut se faire que dans des circonstances où il était pratiquement impossible d'obtenir à l'avance l'approbation et où il fallait que des services juridiques soient fournis immédiatement afin de protéger les intérêts du fonctionnaire de l'État. Dans ces cas, le fonctionnaire de l'État doit faire sa demande le plus tôt possible par la suite. Il faut noter que, pour qu'une telle demande soit approuvée, le fonctionnaire de l'État doit quand même satisfaire aux critères d'admissibilité de base de la politique.

16. Les participants aux programmes Échanges Canada ou Dirigeants et dirigeantes émérites du gouvernement du Canada sont-ils visés par cette politique?

Les participants arrivants qui acceptent une nomination dans le cadre des programmes Échanges Canada ou Dirigeants et dirigeantes émérites du gouvernement du Canada sont visés; les anciens participants arrivants le sont également.

Quant aux fonctionnaires de l'État qui partent en affectation, on s'attend à ce que l'organisme d'accueil fournisse au participant, pour la durée de son affectation, la même protection, y compris les services juridiques et l'indemnisation. Si l'organisme d'accueil refuse d'indemniser le participant, ce dernier s'expose au risque de la responsabilité personnelle.

17. Que se passe-t-il si un fonctionnaire de l'État est en désaccord avec une décision rendue en vertu de la présente politique?

Une décision défavorable peut être rendue en cas de non-respect du processus de demande et d'approbation établi par la politique ou lorsque le fonctionnaire ne satisfait pas aux critères d'admissibilité.

S'il s'agit du non-respect du processus de demande et d'approbation, la politique stipule clairement que le requérant doit informer dès que possible son superviseur, présenter un rapport factuel à propos de l'incident et ne pas retenir les services d'un avocat du secteur privé tant que la demande n'a pas été approuvée. S’il ne respecte pas ces conditions, le fonctionnaire de l'État risque d’être tenu partiellement ou totalement responsable des honoraires, des frais et de la sentence encourus.

Lorsque la demande d'un fonctionnaire de l'État est rejetée car elle ne satisfait pas aux critères d'admissibilité, celui-ci peut, par la suite, soumettre une nouvelle demande de services juridiques ou d'indemnisation mais seulement si une cour ou un tribunal a achevé ses procédures judiciaires et que de nouveaux éléments de preuve ou renseignements ont démontré que les critères d'admissibilité avaient été satisfaits.

18. Un fonctionnaire de l'État peut-il être protégé par la présente politique s'il ne satisfait pas aux critères d'admissibilité de base?

La politique permet aux autorités approbatrices de fournir des services juridiques et une indemnisation dans des circonstances exceptionnelles lorsqu'une situation ne satisfait pas aux critères d'admissibilité de base, mais uniquement à condition que l'autorité approbatrice estime qu'il est dans l'intérêt public d'approuver la demande. Mais il faut tout d’abord que le Comité consultatif sur les services juridiques et l'indemnisation examine ces circonstances. Par ailleurs, l'autorité approbatrice peut cesser la prestation de services juridiques à tout moment pendant ou après les procédures, s'il devient évident que les circonstances exceptionnelles ne sont plus valides.

19. Quel est le mandat du Comité consultatif sur les services juridiques et l'indemnisation?

Le mandat du Comité consultatif sur les services juridiques et l'indemnisation est de donner des conseils :  dans des circonstances exceptionnelles où le fonctionnaire de l'État ne satisfait pas à un ou plusieurs des trois critères d'admissibilité de base, mais que l'autorité approbatrice estime qu'il est dans l'intérêt public d'approuver sa demande;  lorsque l'admissibilité est réexaminée par l'autorité approbatrice dans le cas où la cour ou le tribunal a finalement achevé ses procédures judiciaires et que de nouveaux éléments de preuve ou renseignements ont démontré que les critères d'admissibilité de base avaient été satisfaits;  lorsque l'autorité approbatrice le demande pour des cas complexes.

20. Qui composera le Comité consultatif sur les services juridiques et l'indemnisation?

Le Comité consultatif sur les valeurs et l'éthique, composé de cadres supérieurs sous la présidence du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines, a accepté le rôle du Comité consultatif sur les services juridiques et l'indemnisation. Ce comité sera une représentation croisée des organisations concernées par cette politique et ses membres ont la compétence nécessaire pour fournir des avis et des recommandations aux autorités approbatrices.

21. Si un fonctionnaire de l'État voit sa demande refusée en vertu de la politique et que, par la suite, un jugement est rendu en sa faveur, les frais juridiques peuvent-ils lui être remboursés?

Une telle situation ne rend pas automatiquement le fonctionnaire de l'État admissible à un remboursement des dépenses refusées antérieurement. De nouveaux éléments de preuve devront démontrer qu'en fait, les critères d'admissibilité de la politique étaient satisfaits. Dans de tels cas, l'autorité approbatrice demandera l'avis du Comité consultatif sur les services juridiques et l'indemnisation avant de confirmer ou de modifier une décision.

22. Quel est le processus à suivre si un fonctionnaire de l'État veut faire une demande de paiement ou de remboursement d'un montant payé, à la suite d'un règlement monétaire hors cours, résultant d'une action en justice ou d'une réclamation déposée contre lui?

Tout règlement doit être préalablement approuvé par l'autorité approbatrice à la suite de la recommandation du ministère de la Justice. Ainsi, le fonctionnaire de l'État doit faire la demande de paiement ou de remboursement auprès de l'autorité approbatrice qui, elle, exige la recommandation du ministère de la Justice avant de l'approuver. C'est seulement lorsque l'autorité approbatrice aura approuvé la demande que le paiement pourra être fait. Pour l'application des limites indiquées à l'annexe A de la politique, le règlement devrait être traité à titre de demande d'indemnisation.

23. Les bénévoles sont-ils visés par cette politique?

Les activités bénévoles visées par la Politique sur les bénévoles n'entrent pas dans le cadre de la Politique sur les services juridiques et l'indemnisation.

Par contre, elle vise les fonctionnaires de l'État qui entreprennent des activités bénévoles, à la suite de directives de leur superviseur, ou qui sont requises dans le cours normal de leurs fonctions, p. ex. agir à titre de représentant fédéral lors d'une campagne de charité en milieu de travail ou à titre de secouriste qui fournit des services de premiers soins sur une base volontaire en vertu de la Directive sur la santé et la sécurité au travail du Conseil du Trésor.

24. Quels sont les frais couverts par la politique?

Les frais comprennent notamment les frais des services offerts par le ministère de la Justice ou un avocat du secteur privé (avec l'approbation préalable du ministère de la Justice), de même que les services parajuridiques, les frais nécessaires de déplacement et les dépenses relatives au recours à des témoins experts.

25. La politique vise-t-elle les employés occasionnels, les étudiants et les travailleurs à temps partiel?

Lorsque des employés occasionnels, des étudiants ou des travailleurs à temps partiel sont à l’emploi d’une organisation, ils sont réputés être des fonctionnaires de l'État, donc visés par la présente politique.

26. Les entrepreneurs sont-ils visés par cette politique?

Non. Puisque les entrepreneurs sont assujettis à un ‘'contrat de service', ils ne sont pas visés. La seule exception à ceci concerne le personnel exonéré. Tous les contrats de service sont régis par la Politique sur la prise de décisions concernant la limitation de la responsabilité des entrepreneurs dans les marchés de l'État.

27. Si un fonctionnaire de l'État est d'avis qu'il y a eu atteinte à sa réputation et qu'il désire intenter une action judiciaire, peut-il faire une demande en vertu de la présente politique?

En règle générale, les fonctionnaires de l'État ne sont pas visés par cette politique s'ils veulent intenter une action, à moins que ce ne soit dans l'intérêt de l'État.

Si le fonctionnaire de l'État considère que des faits et gestes entrepris au cours de ses responsabilités courantes, à titre de fonctionnaire de l'État, ont porté atteinte à sa réputation, il devrait d'abord en informer son superviseur afin que l'organisation puisse évaluer s'il est dans l'intérêt de l'État de soutenir une telle action en justice. L'État peut entreprendre une action si elle fait partie d'une défense légitime relativement à une réclamation, une action en justice ou une accusation de plus grande portée.

28. La politique oblige-t-elle le fonctionnaire de l'État à collaborer à une procédure parlementaire, à une commission d'enquête, à une enquête ou à une démarche similaire?

La politique incite les fonctionnaires de l'État à collaborer aux procédures parlementaires, aux commissions d'enquête, aux enquêtes ou aux démarches similaires afin de garantir des services continus et efficaces aux Canadiens. Néanmoins, dans certaines circonstances, un fonctionnaire de l'État peut être tenu de témoigner lors de telles procédures. La politique s’appliquera tant qu’il sera d’intérêt public de voir un fonctionnaire de l’État comparaître et que la question touchera des événements au cours desquels le fonctionnaire de l’État a agi dans le cadre de ses fonctions ou de son emploi.

29. Lorsqu'une demande de services juridiques est présentée, quel devrait être le délai avant de recevoir la réponse?

Les ministères doivent s'assurer que les fonctionnaires de l'État obtiennent, en temps opportun, une réponse à leur demande en vertu de cette politique. Pour cette raison, les organisations doivent développer un système interne leur permettant de traiter chaque demande rapidement.

30. Si le fonctionnaire de l'État accepte d'être représenté par le conseiller juridique du ministère de la Justice, pourrait-il y avoir conflit d'intérêts entre le gouvernement fédéral et la personne?

Il pourrait y avoir conflit d'intérêts dans certaines circonstances. C'est pourquoi la politique permet de faire appel à des services juridiques du secteur privé dans les cas où il y a un conflit d'intérêts évident ou lorsque le fonctionnaire de l'État est inculpé. Le ministère de la Justice décidera de la pertinence d'utiliser les services d'un avocat du secteur privé et, le cas échéant, examinera le barème d'honoraires suggéré.

Transition

31. Si un fonctionnaire de l'État reçoit actuellement des services juridiques en vertu des dispositions de la politique antérieure sur l'indemnisation et les services juridiques, pourra-t-il encore y avoir recours?

Oui, il continuera de recevoir de l'aide selon les conditions de la politique antérieure et en vertu de la décision d’approbation.

32. Si une demande a été présentée en vertu de la politique antérieure et qu'elle a été rejetée, le fonctionnaire de l'État peut-il en présenter une autre en vertu de la nouvelle politique?

Si la demande a été rejetée parce que l'autorité approbatrice a jugé que le fonctionnaire de l'État ne satisfaisait pas aux critères d'admissibilité, il est peu probable que, selon la nouvelle politique, une demande rejetée une première fois fasse l'objet d'une décision différente puisque les critères sont sensiblement les mêmes. Toutefois, si une demande rejetée antérieurement est présentée à nouveau en vertu de la politique révisée, elle devrait être réévaluée et la décision prise en fonction de chaque cas.

33. Si un fonctionnaire de l'État a présenté une demande en vertu de la politique antérieure, mais que la décision n'a pas encore été rendue, sur quelle politique — antérieure ou révisée — l'autorité approbatrice se fondera-t-elle pour rendre sa décision?

Si une demande a été faite en vertu de la politique antérieure, mais que l'autorité approbatrice n'a pas encore rendu sa décision, la demande devrait être examinée selon les critères de la politique en vigueur lors de la prise de décision. Selon le cas, il est probable qu'une nouvelle demande ne soit pas nécessaire puisque les critères d'admissibilité sont sensiblement les mêmes.