Information à l'intention des superviseurs de tout niveaux

La nouvelle Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (LPFDAR) encourage les employés du secteur public à se manifester s’ils ont des raisons de croire que des actes répréhensibles ont été commis ou sont sur le point de l’être, en milieu de travail.

Dans la plupart des organisations du secteur public fédéral, les employés ont le choix de faire une divulgation soit au commissaire à l’intégrité du secteur public soit à l’agent supérieur de leur organisation soit à leur superviseur.

En votre qualité de superviseur, vous devez donc connaître les rôles et responsabilités qui vous incombent :

Favoriser une culture de bonne conduite par un leadership manifeste.
Informer les employés sur la LPFDAR, les choix à leur disposition pour la divulgation des actes répréhensibles, la protection qui leur est offerte et les endroits où s’adresser pour obtenir de plus amples renseignements.
Recevoir les divulgations d’actes répréhensibles faites par les employés.
Protéger dans la mesure du possible l’identité des personnes qui participent au processus de divulgation.
Protéger contre les représailles l’employé qui divulgue des actes répréhensibles ou qui participe à une enquête sur une divulgation.

1. Favoriser une culture de bonne conduite par un leadership manifeste

Afficher dans le cadre de votre conduite professionnelle les valeurs, les principes et les normes de conduite de votre organisation, et les intégrer dans votre environnement de travail quotidien.
Entretenir un milieu de travail dans lequel les employés se sentent libres de soulever des questions et de signaler des actes répréhensibles présumés.
Pour plus d’information sur les valeurs et l’éthique ou sur les codes de conduite, veuillez communiquer avec les experts en la matière de votre organisation. Il est également possible de trouver de l’information sur le site Web du Bureau des valeurs et de l’éthique de la fonction publique.

2. Informer les employés au sujet de la LPFDAR, des choix dont ils disposent pour la divulgation des actes répréhensibles, de la protection qu’offre la LPFDAR et des endroits où s’adresser s’il leur faut plus d’information

Les employés ont besoin de connaître trois informations clés :
- Il existe des procédures sécuritaires pour faire des divulgations au sein de l’organisation ou au commissaire à l’intégrité du secteur public;
- Le processus fournit une certaine confidentialité et la LPFDAR les protège des représailles;
- Les endroits où s’adresser s’il leur faut plus d’information.
Si votre organisation a créé un mécanisme de divulgation interne, assurez-vous que vos employés connaissent les trois choix dont ils disposent pour faire des divulgations :
- À vous-même, leur superviseur;
- À l’agent supérieur de votre organisation (fournir le nom et les coordonnées de cette personne);
- Au commissaire à l’intégrité du secteur public (fournir le nom et les coordonnées de cette personne).
Si votre organisation n’a pas de processus de divulgation interne (les petites organisations n’ont peut-être pas instauré un tel mécanisme), assurez-vous que vos employés le savent et qu’ils ont les coordonnées du commissaire à l’intégrité du secteur public.
Les employés devraient avoir une compréhension générale de la définition que la Loi donne à un acte répréhensible; des conseils juridiques dont peuvent bénéficier les personnes qui envisagent de faire une divulgation; des mesures de protection contre les représailles et dispositions sur la confidentialité.
Pour plus d’information et pour des documents utiles sur la LPFDAR, veuillez consulter le site Web du Bureau des valeurs et de l’éthique de la fonction publique :.
En outre, l’agent supérieur de votre organisation peut donner des renseignements et conseils additionnels, notamment de l’information sur le processus de divulgation interne de votre organisation.

3. Recevoir les divulgations d’actes répréhensibles faites par les employés et les acheminer à l’agent supérieur

La Loi donne la définition suivante à « acte répréhensible » :
- la violation de toute loi fédérale ou provinciale ou d’un règlement s’y rapportant;
- l'usage abusif des fonds et des biens publics;
- les cas graves de mauvaise gestion dans le secteur public fédéral;
- la contravention grave d'un code de conduite;
- le fait de causer, par action ou omission, un risque grave et précis pour la vie, la santé ou la sécurité des Canadiens ou pour l'environnement; ou
- le fait de sciemment ordonner ou conseiller à une personne de commettre un acte répréhensible.
La définition d'acte répréhensible ne se limite pas aux activités des fonctionnaires; elle englobe les actes répréhensibles commis au sein du secteur public ou le concernant.
Si un employé vous communique de l’information sur un possible acte répréhensible, vous devrez décider s’il s’agit de la divulgation d’un acte répréhensible selon la définition qu’en donne la Loi, ou s’il s’agit d’une situation qu’il y aurait lieu de régler dans le cadre d’un autre processus, notamment le processus de règlement des griefs ou tout autre mécanisme de redressement.
Les divulgations qui ne laissent entrevoir aucune possibilité d’acte répréhensible grave, mais qui portent sur des cas mineurs peuvent relever de vos pouvoirs et responsabilités de gestionnaire de votre unité de travail. Dans le doute, demandez conseil à votre agent supérieur.
Si vous avez des raisons de croire que les renseignements fournis par l’employé concernent un possible acte répréhensible selon la définition qu’en donne la Loi, traitez l’information comme s’il s’agissait d’une divulgation.
Indiquez à l’employé les mesures qui seront prises, par exemple que vous allez signaler l’information à l’agent supérieur qui communiquera avec lui et examinera la divulgation pour déterminer si elle justifie le déclenchement d’une enquête.
Informez l’employé que l’affaire sera traitée en toute confidentialité et que son identité sera protégée dans la mesure du possible.
Suivez les procédures établies dans votre organisation pour la réception et le règlement de la divulgation à votre niveau ou pour décider si elle devrait être acheminée en toute confidentialité à l’agent supérieur.
Il se peut que votre organisation offre des occasions d’apprentissage aux superviseurs et autres employés clés, concernant la façon de régler les divulgations d’actes répréhensibles et la façon de prévenir les représailles. Vérifiez auprès de votre agent supérieur.

4. Protéger l’identité des personnes qui participent au processus de divulgation.

Protégez l’identité de l’employé qui fait la divulgation et des autres personnes en cause dans une affaire de divulgation. Cela signifie que vous devrez conserver les dossiers de la divulgation à l’écart des dossiers existants et ne révéler l’information sur la divulgation et le nom de la personne qui a fait la divulgation qu’aux enquêteurs ou à l’agent supérieur, ou selon les directives de ce dernier.
Si vous avez des questions ou avez besoin de conseils sur la confidentialité des données dans le cadre du processus de divulgation, veuillez consulter votre agent supérieur.

5. Protéger l’employé contre les possibilités de représailles

Protégez les renseignements personnels de l’employé qui fait une divulgation ou de toute personne qui participe au processus de divulgation, notamment en assurant la protection des dossiers de divulgation.
Suivez les procédures organisationnelles relatives au traitement des divulgations et à la protection contre les représailles.
Veillez à ce que les employés qui font une divulgation ou qui sont témoins dans une enquête sur une divulgation soient au courant des mesures de protection contre les représailles prévues dans la Loi, notamment :
- Les représailles sont strictement interdites;
- L’employé qui a des raisons de croire qu’il est victime de représailles peut soulever la question auprès de son superviseur, de l’agent supérieur ou du commissaire à l’intégrité du secteur public (CISP) pour obtenir des conseils.
- Toutefois, toutes les plaintes de représailles officielles doivent être présentées directement au CISP dans les 60 jours suivant la date où le fonctionnaire a connaissance des représailles.
Si un employé exprime une préoccupation à l’égard de représailles possibles, communiquez avec votre agent supérieur immédiatement pour obtenir des conseils sur les mesures qui peuvent être prises pour régler la situation en temps opportun.