ARCHIVÉ - Bibliothèque et Archives Canada - Rapport

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Message du Ministre

Le ministère du Patrimoine canadien et les organismes du portefeuille jouent un rôle important dans notre vie culturelle, sociale et économique. Ensemble, ils favorisent la création d’un environnement dans lequel tous les Canadiens peuvent vivre des expériences culturelles, célébrer leur patrimoine et participer à l’édification de collectivités dynamiques. En tant qu’organisme du portefeuille de Patrimoine canadien, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) met en œuvre des programmes et offre des services qui contribuent à l’atteinte de ces objectifs.

Plus précisément, BAC gère, conserve et fait connaître le patrimoine documentaire canadien qui témoigne le mieux du fonctionnement de la société canadienne, au profit des générations actuelles et futures. BAC continue de moderniser ses façons de faire afin de mieux répondre aux attentes changeantes des Canadiens à l’ère numérique.

Les activités de BAC en 2010-2011 se sont traduites par des résultats concrets et des avantages immédiats pour les Canadiens. Par exemple, BAC a fourni aux ministères fédéraux des conseils et des outils afin de les aider à mettre en œuvre la Directive sur la tenue de documents. Grâce à cette directive, les Canadiens ont un accès plus rapide à l’information gouvernementale.

À titre de ministre du Patrimoine canadien et des Langues officielles, je suis heureux de vous présenter le Rapport ministériel sur le rendement de 2010-2011 de Bibliothèque et Archives Canada. Je vous invite à le parcourir pour avoir un aperçu des activités de cet organisme au cours de la dernière année en vue de remplir son mandat et de contribuer à la vitalité de la société canadienne.

Section I : Survol de l'organisation

Raison d’être

Responsabilités

Chaque individu, groupe ou organisation au Canada crée, consomme, partage et entrepose de l’information dans des proportions et des quantités jusqu’ici insoupçonnées. La société canadienne est devenue une avide productrice et une insatiable consommatrice de ressources documentaires. Si nous créons encore des ressources documentaires sur des supports analogiques traditionnels, tels que livres, photos, films, cartes, musique et art documentaire, nous en produisons de plus en plus en format numérique; sites Web, courriels, enregistrements sonores, vidéos et médias sociaux documentent eux aussi la société canadienne contemporaine. Mais quels que soient le support ou la source des documents, BAC assume trois grandes responsabilités liées à son mandat de gardien de la mémoire publique au bénéfice des générations actuelles et futures :

1. l’acquisition;
2. la préservation;
3. l’exploration des ressources.

Acquisition

Cette responsabilité concerne principalement notre rôle de documenter la société canadienne grâce à l’acquisition de ressources documentaires témoignant le plus fidèlement possible du fonctionnement – présent et passé – de cette société. Cela ne signifie pas que nous devions acquérir tout et n’importe quoi ayant rapport à la société canadienne. Dans le cadre du projet de modernisation, décrit plus loin dans cette section, nos méthodes d’acquisition seront de plus en plus stratégiques. Nous avons entrepris l’élaboration d’une stratégie qui définira nos choix dans le processus de documentation de l’ensemble de la société canadienne. Cette stratégie proposera des critères et des paramètres de décision transparents pour déterminer ce que nous allons acquérir et conserver.

Cette stratégie sera fondée sur la collaboration et aura une portée pancanadienne. Elle tiendra compte de nos relations avec le vaste et dynamique réseau de bibliothèques, de centres d’archives et autres organismes de même nature qui participent tous à la collecte du patrimoine documentaire du Canada. Au sein de ce réseau d’organismes apparentés, notre mandat d’acquisition conservera son caractère distinct à trois points de vue. Premièrement, nous recueillons les ressources documentaires à valeur continue des ministères et organismes du gouvernement canadien. BAC veille à ce que les grandes décisions politiques, légales et administratives prises par les institutions fédérales soient constamment documentées et entièrement repérables. Deuxièmement, en vertu de l’article sur le dépôt légal de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, les éditeurs sont tenus d’envoyer à BAC des exemplaires de tout ce qu’ils publient au Canada. Troisièmement, nous pouvons compléter ces collections en procédant à des acquisitions par divers moyens tels que le don ou l’achat de documents d’auteurs, de politiciens, d’artistes et d’entreprises privées.

Préservation

La préservation de nos ressources documentaires vise à en assurer l’accessibilité aux générations actuelles et futures. Dans un environnement de plus en plus numérique, BAC utilise des outils et des technologies qui garantissent la préservation des ressources documentaires numériques du Canada. BAC bénéficie d’un personnel spécialisé et des infrastructures conçues pour la préservation des documents analogiques, telles que le Centre de préservation et le nouveau Centre de préservation de pellicule de nitrate, où sont entreposées les collections de films et de photographies à base de cellulose de nitrate. Notre futur processus d’évaluation des collections, actuelles et potentielles, tiendra compte des besoins en matière de conservation à long terme; nous aborderons à nouveau cette question dans la section sur la modernisation.

Exploration des ressources

L’exploration des ressources suppose que les ressources documentaires de BAC sont faciles à repérer et à consulter en ligne, et par l’intermédiaire d’institutions apparentées, partout au Canada. Nous privilégions une approche centrée sur le client, laquelle permet aux Canadiens d’interagir avec les ressources documentaires que nous gérons au nom du Canada. Les citoyens utilisent le site Web¹ de BAC pour effectuer différentes recherches et nous collaborons de plus en plus avec d’autres organisations pour accroître l’accès au patrimoine documentaire dans l’ensemble du pays.

¹ www.collectionscanada.gc.ca/collection/index-f.html

L’accès au patrimoine documentaire favorise la reddition de compte gouvernementale. Les responsabilités de BAC en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels comprennent notamment l’examen des documents d’archives, des dossiers d’emploi d’anciens membres du personnel civil et militaire du gouvernement, et des documents administratifs.

Les méthodes que nous utilisons pour décrire nos ressources documentaires sont essentielles à l’exploration des ressources par les Canadiens. Les descriptions permettent aux Canadiens de comprendre les histoires dont témoignent nos ressources documentaires et de repérer le matériel qui les intéresse. Dans le cadre de sa modernisation, BAC cherche à optimiser les descriptions actuelles de ses ressources documentaires, et à présenter cette information de façon à faciliter l’accès au patrimoine documentaire au plus grand nombre de gens d’un bout à l’autre du Canada.

Moderniser BAC en fonction de l'ère numérique

Le projet de modernisation a été motivé au départ par notre reconnaissance des profonds changements qui modifient de plus en plus la façon dont la société crée, partage et consulte le patrimoine documentaire grâce aux technologies de l’information. L’environnement numérique pose de nombreux défis liés, notamment, à la quantité croissante d’informations numériques, à l’origine et à la nature diversifiées des ressources documentaires et aux choix que BAC et d’autres institutions de mémoire doivent effectuer pour documenter efficacement la société canadienne. Autrefois, les citoyens devaient s’adresser aux institutions du patrimoine documentaire pour avoir accès aux ressources documentaires. Dans l’environnement numérique, les Canadiens s’attendent à pouvoir consulter des ressources documentaires directement, immédiatement, et sans avoir à passer par un intermédiaire. Ce changement d’attitude offre de nouvelles possibilités et pose de nouveaux défis à la fois aux institutions et à leurs clients.

En 2009-2010, nous avons entrepris de réévaluer nos façons de faire et de moderniser nos opérations. La publication en 2010 du document Édifier ensemble notre mémoire continue : constituer un patrimoine documentaire représentatif a marqué une étape importante dans cette démarche, en expliquant de quelle manière BAC envisageait de répondre aux défis posés par l’environnement numérique.² Ce document trace une voie pour la modernisation, orientée par des politiques et fondée sur des données probantes. Pour atteindre notre objectif, nous avons commencé à intégrer dans notre processus décisionnel une nouvelle série de critères d’évaluation : l’importance, la suffisance, la viabilité, la société et la pertinence.

² Édifier ensemble notre mémoire continue : constituer un patrimoine documentaire représentatif www.collectionscanada.gc.ca/obj/013/f2/013-449-f.pdf

Depuis la publication du document Édifier ensemble notre mémoire continue, BAC a pris des mesures pour transformer sa vision en réalité. Nous avons entrepris des discussions avec des institutions canadiennes apparentées à propos d’une approche collaborative en matière d’acquisition, de gestion des ressources documentaires et d’exploration du patrimoine documentaire. Dans le cadre de ces démarches, BAC a organisé deux événements clés en 2010 : un forum de consultation universitaire afin d’encourager la collaboration avec des universités partenaires à la réalisation d’objectifs de recherche communs, et un forum des milieux intéressés ayant pour but d’échanger avec divers intervenants sur les moyens d’accroître notre efficacité et notre efficience grâce à la collaboration et à une utilisation accrue des technologies numériques. En décembre 2010, BAC s’est engagé publiquement à adopter un modèle de service numérique d’ici 2017.³ Nous adapterons nos services et transformerons les processus opérationnels qui les sous-tendent en fonction de ce modèle. Ces actions faciliteront l’accès à nos collections et en augmenteront la disponibilité en ligne.

³ Bibliothèque et Archives Canada prend le virage numérique, 9 décembre 2010 : www.collectionscanada.gc.ca/quoi-de-neuf/013-503-f.html

Une de nos interventions les plus importantes en 2010-2011 a été de concevoir 12 initiatives de modernisation et d’innovation (IMI) afin de mettre en pratique les principes de la modernisation. Les IMI visent à produire des résultats dans les secteurs critiques de BAC. Nous prévoyons modifier les échéanciers et ajuster certaines activités des IMI à la lumière des leçons apprises.

Résultats stratégiques et Architecture des activités des programmes

En 2010-2011, Bibliothèque et Archives Canada a œuvré à l’atteinte du résultat stratégique présenté dans le graphique suivant. Notre structure reflétait l’architecture des activités de programme (AAP) présentée aussi dans ce graphique. Une nouvelle AAP a été mise en place pour l’exercice 2011-2012.⁴

⁴ Pour voir la nouvelle AAP, cliquez sur le lien ci-dessous: Rapport sur les plans et les priorités 2011-2012 de Bibliothèque et Archives Canada, www.tbs-sct.gc.ca/rpp/2011-2012/inst/bal/bal01-fra.asp#s1.4

[version textuelle]

Bien que les activités de BAC contribuent généralement à l’atteinte du résultat « Une culture et un patrimoine canadiens dynamiques » visé par le gouvernement canadien dans le secteur « Affaires sociales », nos responsabilités en matière de tenue des documents gouvernementaux contribuent aussi de manière évidente à soutenir le secteur « Affaires gouvernementales ». Le fait est reconnu dans la nouvelle AAP pour l’année 2011-2012.

Priorités organisationnelles

Priorité	Type	Engagement	Résultat
Mettre en œuvre le Cadre de gestion du patrimoine documentaire.	Nouveau	Nous mettrons en place des outils en matière d'acquisition, de préservation et d'exploration des ressources qui indiqueront précisément comment nous allons appliquer les principes énoncés dans le Cadre de gestion. Nous réaliserons des projets en matière d'acquisition, de préservation et d'exploration des ressources afin de tester les meilleures façons de mettre en œuvre le Cadre et d'y ajouter les outils de soutien nécessaires.	Atteint en grande partie L’élaboration d’un modèle pansociétal, essentiel pour documenter la société canadienne, a répondu directement à certaines exigences du Cadre de gestion du patrimoine canadien; nous avons ainsi respecté les engagements pris dans le Rapport sur les plans et les priorités tout en nous concentrant plus résolument sur les meilleures occasions de faire progresser la modernisation. BAC s’est ainsi assuré de clarifier l’orientation générale et les principes des activités d’évaluation et d’acquisition tout en veillant à ce que ces activités soient alignées avec son mandat en matière d’acquisition du patrimoine documentaire canadien.
Développer de solides compétences en matière de tenue de documents au sein des ministères et organismes fédéraux, afin de soutenir leur imputabilité et de préserver la mémoire permanente du gouvernement canadien.	Nouveau	Nous apporterons notre expertise et notre soutien aux ministères et organismes du gouvernement canadien lors de la mise en œuvre de la nouvelle directive sur la tenue de documents.	Entièrement atteint Nous avons clairement dépassé l’objectif de notre activité de programme 1.1, renforcée grâce à l’IMI-3. Nous avons fourni aux ministères des conseils et des outils afin de les aider à mettre en œuvre la nouvelle directive pangouvernementale sur la tenue de documents, incluant des projets pilotes pour expérimenter de nouvelles approches. Nous avons continué à jouer un rôle de chef de file dans les projets associés à la stratégie pangouvernementale en matière de tenue de documents.
Gérer les changements qui devront être apportés au sein de BAC afin de soutenir le Cadre de gestion du patrimoine documentaire.	Nouveau	Nous serons attentifs aux répercussions du Cadre de gestion sur nos activités habilitantes. Nous porterons une attention particulière aux ressources humaines, aux besoins en technologie de l'information, aux priorités en matière d'infrastructure et à la contribution d'autres services internes.	Passablement atteint Bien que nous ayons commencé à réaliser nos engagements liés à cette priorité de gestion, nous nous sommes concentrés sur les IMI-5 et IMI-6 axées sur les priorités en ressources humaines et en technologie de l’information liées à la modernisation. Dans le cadre de l’IMI-5, nous avons travaillé au développement d’une stratégie en ressources humaines qui permettra d’identifier les compétences clés pour l’avenir de BAC. Avec l’IMI-6, nous avons débuté le développement d’une architecture d’affaires afin de favoriser l’alignement des ressources en TI avec les plans d’affaires.

Analyse du risque

En 2010-2011, BAC a révisé son profil de risque. Lors de cette révision, BAC a établi une distinction entre les risques stratégiques et les risques ministériels, et intégré des éléments de la modernisation et les IMI dans sa gestion du risque. Un nouveau profil a émergé après que nous ayons identifié les principaux risques ministériels et que nous les ayons mesurés à l’aide de techniques d’évaluation du risque reconnues. Nous avons également élaboré des stratégies d’atténuation pour chaque risque.

Risques stratégiques

BAC a identifié quatre risques stratégiques fondamentalement liés à son mandat et à son résultat stratégique : (1) que le patrimoine documentaire essentiel ne soit pas acquis; (2) que le patrimoine documentaire ne soit pas préservé pour les générations futures; (3) que le patrimoine documentaire ne soit pas accessible aux Canadiens; et que (4) les ressources documentaires du gouvernement du Canada ne soient pas correctement gérées. En soi, le projet de modernisation est justement la solution stratégique qui permettra à BAC de remplir son mandat d’une manière qui soit adaptée aux pratiques des Canadiens.

Secteurs de risque ministériels

Nous avons identifié six principaux secteurs de risque ministériels qui découlent de nos risques stratégiques et qui ont une importance cruciale pour la réalisation du projet de modernisation : (1) l’établissement de relations de collaboration avec divers partenaires et milieux intéressés; (2) l’harmonisation efficace des ressources pour réaliser la modernisation; (3) la mise en place de technologies de l’information capables de répondre aux exigences de la modernisation; (4) la mobilisation du personnel et la gestion du changement; (5) l’harmonisation des activités de modernisation avec les nouvelles orientations; et (6) la modernisation des programmes et des services pour répondre aux attentes de nos clients et des milieux intéressés. La stratégie de BAC pour atténuer ces principaux secteurs de risque ministériels comprend, entre autres, les activités réalisées dans le cadre des 12 IMI qui sont présentées à la Section II du rapport.

Prochaines étapes

Les dirigeants de BAC se sont engagés à exercer une vigilance constante par rapport à ces risques stratégiques et ministériels, et aux stratégies d’atténuation. Reconnaissant l’importance d’une bonne connaissance des risques dans la planification et la prise de décision, BAC continue d’intégrer la gestion du risque dans toutes ses opérations.

Sommaire – Rendement

Ressources financières pour 2010-2011 (en milliers de dollars)

Dépenses prévues	Total des autorisations	Dépenses réelles
120 285,2 $	129 037,2 $	111 865,7 $

Ressources humaines pour 2010-2011 (ETP)

Ressources prévues	Ressources réelles	Écart
1 109	1 109	10

Résultat stratégique : Les générations de Canadiens actuelles et futures ont accès à leur patrimoine documentaire

Indicateurs de rendement	Cibles	Rendement de 2010-2011
Mesure dans laquelle la collection de BAC est accessible aux Canadiens (réfère au virage vers le numérique)	2010-2011 sert de base référence	Aucune mesure n'a été effectuée pour cet indicateur durant l'année puisque les mesures sont faites aux deux ou trois ans. La dernière mesure pour cet indicateur a été effectuée en 2009-10.

(en milliers de dollars)

Activité de programme	2009-2010 Dépenses réelles	2010-2011				Concordance avec les résultats du gouvernement du Canada
		Budget principal des dépenses	Dépenses prévues	Total des autorisations	Dépenses réelles5
Activité de programme 1.1 - Gérer la disposition des documents du gouvernement du Canada à valeur continue	11 248,2	6 915,6	6 915,6	7 269,8	10 537,2	Affaires sociales Une culture et un patrimoine canadiens dynamiques (Voir la note 1)
Activité de programme 1.2 - Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada	54 509,8	64 370,2	64 370,2	68 221,2	48 021,2	Affaires sociales Une culture et un patrimoine canadiens dynamiques
Activité de programme 1.3 - Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible aux fins d’utilisation	24 305,9	19 483,0	19 483,0	22 772,7	20 950,3	Affaires sociales Une culture et un patrimoine canadiens dynamiques
Activité de programme 1.4 - Services internes	34 403,6	29 516,5	29 516,5	30 773,5	32 357,0
Total	124 467,5	120 285,2	120 285,2	129 037,2	111 865,7

Note 1 : Alors que l’architecture des activités de programme attribue à l’heure actuelle toutes les activités de programme au résultat des Affaires sociales, la tenue de dossiers établit un fondement administratif et opérationnel essentiel au sein du gouvernement et permet d’offrir des services aux Canadiens. C’est un élément fondamental qui permet d’appuyer l’obligation de rendre compte des ministères et des gestionnaires dans le processus démocratique canadien. Par conséquent, BAC note que les activités de programme 1.1 sont mieux harmonisées avec les résultats des Affaires gouvernementales.

⁵ Les écarts budgétaires sont exposés en détail dans le sommaire financier sur le rendement 2010-2011 à l'adresse suivante : www.collectionscanada.gc.ca/a-notre-sujet/012-3002-f.html

Profil des dépenses

Le tableau suivant décrit les tendances concernant les dépenses de BAC au cours d'une période de six ans (trois années de dépenses réelles et trois de dépenses planifiées). Le plus haut niveau de dépenses sur quatre ans, commençant en 2008-2009, provient du financement temporaire de projets particuliers, comme il est indiqué ci-dessous.

Tendances au chapitre des dépenses ministérielles (en millions de dollars)

[version textuelle]

• Sur trois ans, commençant en 2007-2008, 21,7 millions de dollars ont été investis pour remplacer les systèmes désuets et fournir la capacité de gérer les publications électroniques et les enregistrements numériques du gouvernement du Canada;
• En 2008-2009, BAC a reçu l'autorisation de construire une installation qui servira à préserver le patrimoine documentaire du Canada enregistré sur un support à base de cellulose de nitrate (films et photographies). BAC a dépensé 7,4 millions de dollars en 2009-2010 et 6,5 millions de dollars en 2010-2011;
• BAC a dépensé 2,4 millions de dollars en 2010-2011 et prévoit dépenser 14,1 millions de dollars en 2011-2012, et 17,5 millions en 2012-2013, afin d'accroître sa capacité d'entreposer sa collection.⁶

Ces projets font progresser le mandat de BAC qui consiste à protéger le patrimoine documentaire canadien. BAC continue d'assurer le maintien de sa capacité de préservation afin de répondre aux besoins de la collection du Canada.

⁶ Ce montant de financement peut être modifié. Des détails supplémentaires seront fournis dans les prochains RPP et RMR.

Le Plan d'action économique du Canada

Au cours de deux années commençant en 2009-2010, BAC a reçu 3 millions de dollars (1,4 en 2009-2010 et 1,6 en 2010-2011). Ce financement a été accordé en vertu du Plan d'action économique du Canada pour la modernisation de ses laboratoires fédéraux.⁷ Ces derniers ont été améliorés grâce aux travaux de construction suivants :

• la mise à jour des laboratoires de préservation et de numérisation du Centre de préservation, ce qui aura pour effet d'accroître leur efficacité et leur polyvalence et nous permettra d'adapter ces espaces à de nouvelles technologies;
• la rénovation de plusieurs laboratoires d'archives situés à Place de la Cité, ce qui permettra d'avoir des installations écologiques et sûres, répondant aux besoins des technologies actuelles.

⁷ Ces montants excluent les contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés, car les dépenses sont réalisées seulement en d'autres frais de fonctionnement et en capital.

Budget des dépenses par crédit voté

Pour obtenir plus de renseignements sur nos crédits organisationnels et nos dépenses législatives, veuillez consulter les Comptes publics du Canada 2010‑2011 (Volume II). Vous trouverez une version électronique des Comptes publics sur le site Web de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada à l’adresse suivante : www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/recgen/txt/72-fra.html .