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2007-2008
Rapport ministériel sur le rendement

Bibliothèque et Archives Canada

La version originale a été signée par
L'honorable James Moore, C.P. député
Ministre du Patrimoine canadien et des Langues officielles

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Table des matières

SECTION I : SURVOL

Message du ministre

Message du Bibliothécaire et Archiviste du Canada

Déclaration de la direction

Renseignements sommaires

Mandat et raison d'être

Évaluation stratégique de 2007-2008

Architecture des activités de programme

Survol des ressources

Résumé du rendement 2007-2008

SECTION II : ANALYSE DES ACTIVITÉS DE PROGRAMME PAR RÉSULTAT STRATÉGIQUE

Activité de programme 1.1 : Gérer la disposition des documents du gouvernement du Canada à valeur continue

Activité de programme 1.2 : Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada

Activité de programme 1.3 : Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible aux fins d'utilisation

SECTION III : RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES

Liens avec les secteurs de résultats du gouvernement du Canada

Information financière

SECTION IV : AUTRES SUJETS D'INTÉRÊT

SECTION I : SURVOL

Message du ministre

À titre de ministre du Patrimoine canadien et des Langues officielles, je suis heureux de présenter le Rapport ministériel sur le rendement de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) pour l'exercice 2007-2008. Ce rapport met en relief les réalisations de cet organisme au cours du dernier exercice financier et précise comment BAC continue de remplir son mandat.

Grâce à ses projets qui mettent à profit les technologies numériques, BAC fait beaucoup plus que préserver le riche patrimoine documentaire du Canada : il le rend plus accessible que jamais aux Canadiens. En offrant toute une gamme de services en ligne, en se joignant à des partenaires comme la Canadian Broadcasting Corporation et en présentant sa collection de façon innovatrice, BAC permet aux Canadiens de mieux comprendre les divers récits qui composent le patrimoine du Canada et d'explorer l'histoire de leurs propres familles et collectivités.

BAC est aussi responsable d'aider le gouvernement à remplir certaines de ses fonctions clés qui revêtent de l'importance pour les Canadiens. BAC a fait preuve de leadership en créant un tout nouveau régime qui régit la manière dont les ministères et les organismes classent et gèrent leurs dossiers. L'accès à l'information en est ainsi amélioré et se fait à moindres frais.

En tant qu'organisme du portefeuille de Patrimoine canadien, BAC contribue à créer un Canada prospère, où les citoyens de tous les âges et de toutes les origines ont l'occasion de participer à la riche vie sociale, culturelle et économique de notre pays.

L'honorable James Moore
Ministre du Patrimoine canadien et des Langues officielles

Message du Bibliothécaire et Archiviste du Canada

L'exercice 2007-2008 a été exigeant et productif pour Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Nous avons continué de nous acquitter de nos responsabilités permanentes en bâtissant et en gérant notre collection, de même qu'en faisant connaître aux Canadiens de partout au pays le patrimoine documentaire unique du Canada. Nous sommes également fiers de finaliser l'acquisition de certaines collections de Canadiana qui sont d'une extrême importance.

Cependant, dans le cadre d'un rapport ministériel sur le rendement, il est particulièrement important de montrer comment nous avons orienté notre ligne d'action dans le but de respecter nos engagements envers les Canadiens à titre d'institution du savoir du XXI^e siècle. Comme le démontre en détail le présent rapport, nous avons suivi cette ligne d'action dans l'ensemble de notre institution et partout au pays.

Pour répondre aux attentes des Canadiens d'aujourd'hui en matière de savoir et prendre les mesures nécessaires pour continuer d'y répondre dans le futur, nous devons prêter une oreille attentive aux besoins de la population canadienne. De plus en plus de Canadiens veulent avoir un accès en ligne au patrimoine documentaire du pays, et ce, même si la plus grande partie de ce patrimoine a été produite sous des formes non numériques, comme des imprimés, des bandes sonores ou des films. Les Canadiens s'attendent également à ce que nous bâtissions une collection qui reflète la diversité du pays, et ils souhaitent pouvoir se servir de nos collections pour mieux comprendre l'histoire de leur famille et celle de leur collectivité, ainsi que pour comprendre comment le passé peut nous informer sur le présent et l'avenir de notre pays. Ils désirent en outre aborder l'histoire d'un point de vue personnalisé, c'est-à-dire se rapportant à leur histoire individuelle. Il est de notre ressort de répondre à ces exigences, et durant l'exercice 2007-2008, c'est ce que nous avons accompli, comme le démontre clairement le présent rapport.

Nos activités sont également guidées par les exigences du gouvernement du Canada, qui demande à ce que nous ouvrions la voie en matière de reddition des comptes et de tenue des documents gouvernementaux. Nous avons à ce titre la responsabilité de veiller à ce que le gouvernement conserve parmi les millions de documents qu'il produit chaque année ceux qui doivent l'être, et à ce que les documents conservés soient accessibles à la population canadienne. Parallèlement à cette responsabilité, BAC doit en outre s'adapter à l'univers de l'information en constante évolution, dans lequel une quantité impressionnante d'information est directement créée en format numérique, qu'il s'agisse de sites Web, de publications électroniques ou d'archives de courriels. Ainsi, tandis que nous travaillons d'une part à déterminer les objets et les fonds qui ont une valeur historique et que nous souhaitons ajouter à notre collection, nous déployons d'autre part des efforts tout aussi importants pour élaborer de nouvelles façons d'acquérir et de préserver le patrimoine que nous créons aujourd'hui, et qui pour la plupart se trouve en ligne. Grâce au processus de transformation que nous avons entrepris, que ce soit dans le domaine de la tenue des documents gouvernementaux ou en réponse à l'évolution du monde de l'information, nous progressons dans la direction souhaitée par la population et le gouvernement du Canada.

Afin d'atteindre les objectifs que nous nous sommes fixés d'une manière qui soit rentable, nous avons réorganisé nos services de façon à obtenir des résultats qui correspondent aux attentes des Canadiens. Néanmoins, notre seule volonté de gérer sainement le financement que nous recevons actuellement ne nous permet pas d'accomplir toutes les réalisations qui s'imposent. Nous avons à ce titre cerné certains risques qui menacent de façon constante l'inestimable patrimoine du Canada, notamment l'utilisation d'un ensemble d'installations d'entreposage qui régulièrement nous oblige à déplacer des objets fragiles d'un emplacement à un autre. Nous continuons à travailler sur des stratégies pour augmenter notre capacité de préservation et éliminer ou réduire les risques qui pèsent sur nos collections.

Bien qu'il nous reste encore beaucoup à accomplir et que nous ayons jusqu'à maintenant retenu de nombreuses leçons de notre travail, l'exercice 2007-2008 s'est révélé dans l'évolution de BAC une période charnière. Ce constat n'est d'ailleurs pas le fruit de notre seule analyse, car il provient d'institutions du savoir équivalentes à BAC de partout dans le monde. Nous sommes fiers de constater que de plus en plus d'institutions du savoir se tournent vers BAC pour obtenir des conseils ou de l'orientation, tandis que nous laissons notre marque exclusive dans un monde où l'information et le savoir sont devenus la monnaie d'échange la plus importante.

Ian E. Wilson

Déclaration de la direction

Renseignements sommaires

Mandat et raison d'être

Tel qu'il est énoncé dans notre loi habilitante, la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, le mandat de Bibliothèque et Archives Canada consiste à :

• préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations présentes et futures;
• être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
• faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
• servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

BAC exécute son mandat en assumant une vaste gamme de responsabilités et en réalisant de nombreuses activités en collaboration avec d'autres partenaires qui reflètent la diversité canadienne. Avec plus de vingt autres ministères, organismes et sociétés d'État, BAC s'efforce de contribuer pleinement à l'atteinte de l'objectif du gouvernement du Canada qui est de créer « une culture et un patrimoine canadiens dynamiques ». BAC travaille de plus en plus avec des archives, des bibliothèques et des musées du Canada qui possèdent aussi des éléments culturels de la collection nationale du Canada.

BAC augmente sans cesse sa collection unique de documents sur l'histoire du Canada. Ces documents sur tous formats comprennent entre autres des imprimés, des photographies, des publications électroniques, des cartes et de l'art documentaire. Certaines des acquisitions résultent de l'exigence de se conformer au dépôt légal, en vertu duquel les éditeurs doivent fournir des copies de tout ce qui est publié au Canada. D'autres documents sont acquis auprès des ministères ou organismes du gouvernement fédéral, achetés ou obtenus par don.

BAC catalogue et décrit ces ressources documentaires conformément aux normes nationales et internationales de description dans le but de faciliter la recherche de publications et de documents d'archives. Le rôle de chef de file joué par BAC dans l'élaboration de ces normes et dans le soutien de réseaux nationaux de bases de données destinées aux milieux des archives et des bibliothèques du Canada contribue à améliorer l'accessibilité des collections de l'institution ainsi que des autres collections dans l'ensemble du pays.

BAC continue la mise en œuvre de sa stratégie à long terme sur les infrastuctures et l'augmentation de sa capacité de préservation pour remplir pleinement son rôle important dans la gestion et l'accès aux ressources. Grâce à la gestion de sa collection, BAC s'assure qu'elle est préservée et accessible pour les générations actuelles et futures. Le recours à une approche de gestion des risques permet à BAC de faire le meilleur usage possible de sa capacité de préservation et de l'expertise de son personnel en matière de préservation.

La qualité de la collection est améliorée par le fait que BAC est le dépôt permanent des documents de valeur d'affaires et historique du gouvernement du Canada et est responsable de les rendre accessibles au public et aux chercheurs. BAC veille à ce que le public et les chercheurs aient accès aux ressources, sur demande, et que les ministères et le gouvernement en général y aient aussi accès afin d'appuyer leurs décisions et de remplir leurs obligations redditionnelles. BAC examine également les enjeux gouvernementaux liés à la conservation des documents et donne des conseils sur les améliorations à apporter, afin d'aider le gouvernement à réaliser ses priorités.

Dans ce contexte, le mandat de BAC est axé sur la gestion et l'accessibilité des documents. BAC s'efforce de mettre en œuvre un régime de réglementation de l'imputabilité et de la gérance dans le cadre duquel les documents sont créés, utilisés, conservés et préservés à titre de ressources du savoir et de la gestion; ces ressources sont d'autant plus précieuses qu'elles sont nécessaires à une prise de décisions efficace et à la réalisation des résultats pour les Canadiens. L'engagement de rendre les documents du gouvernement accessibles à tous sous-tend toutes les activités de BAC en matière de politiques, de stratégies et de méthodologies.

Situés dans huit villes au pays, les Centres de services régionaux de BAC gèrent des documents gouvernementaux sur tous supports de plus de 90 ministères et organismes gouvernementaux. Ces centres enregistrent, entreposent et protègent les documents importants (comme les documents du personnel) produits par les institutions gouvernementales. Le personnel de BAC récupère les documents nécessaires aux fins de référence ou de recherche, détermine quels documents archivistiques et historiques seront préservés de façon permanente, et détruit les autres documents à la fin de leur durée de vie utile. Les Centres de services régionaux conservent également des copies de sauvegarde des documents électroniques essentiels aux activités du gouvernement et à la protection des droits, afin de parer aux catastrophes et aux situations d'urgence.

BAC cherche à faire connaître l'ensemble de sa collection aux Canadiens ainsi qu'aux personnes intéressées au Canada. Par exemple, ses services aux clients aident les usagers à comprendre comment sa collection et ses ressources sont organisées et comment trouver les documents pertinents à leurs recherches. BAC protège les droits d'auteur des ressources qu'elle conserve. BAC vérifie la teneur de ces droits, s'assure de protéger les renseignements personnels, et répond aux demandes de libération de ces droits. Les services aux clients traitent plus de 20 000 demandes par année, concernant notamment l'examen de documents d'archives, de documents personnels d'anciens employés civils ou militaires du gouvernement, ainsi que des documents opérationnels de BAC.

Bibliothèque et Archives Canada rejoint les Canadiens par ses expositions, ses outils d'apprentissage, sa programmation publique et son site Web étoffé, qui présente aussi les activités du Musée du portrait du Canada. La majorité de cette programmation se déroule dans la région de la capitale nationale, à Ottawa ou à Gatineau, ou dans le cadre d'activités organisées par les partenaires de BAC. Les Canadiens de l'extérieur de la région de la capitale nationale accèdent au patrimoine documentaire du Canada en visitant le site Web de BAC ou ses expositions itinérantes, ou en participant aux activités spéciales auxquelles collaborent souvent divers partenaires.

BAC rend sa collection accessible à l'aide de services de partage des ressources, comme le prêt entre institutions, la livraison de documents et la référence participative; de plus, BAC travaille conjointement avec la communauté des bibliothèques du Canada à bâtir une infrastructure qui favorise le partage des ressources. Au gouvernement fédéral, BAC coordonne les services de bibliothèques des ministères et organismes fédéraux. Son objectif est de viser l'excellence et d'encourager la gestion efficace des ressources humaines et financières.

Évaluation stratégique de 2007-2008

L'exercice 2007-2008 s'est révélé à la fois exigeant et stimulant pour BAC et son personnel. BAC a appris de nombreuses leçons enrichissantes en cours de route, en plus d'avoir pris le temps de faire un examen des meilleures avenues pour l'avenir. Le présent rapport sur le rendement expose les réalisations de BAC relativement aux engagements ciblés dans le Rapport sur les plans et les priorités de 2007-2008. BAC a procédé à une évaluation des risques et a élaboré des moyens de les éliminer ou de les réduire. Le défi demeure néanmoins de trouver un équilibre entre l'innovation et la gestion des risques.

Le contexte des travaux et des réalisations de BAC en 2007-2008 est présenté dans le Plan d'affaires 2008-2011 (www.collectionscanada.gc.ca/a-notre-sujet/012-301-f.html), qui aborde toutes les activités de programme liées au résultat stratégique. S'appuyant sur une évaluation de son milieu, des priorités du gouvernement du Canada, des risques et des possibilités, BAC a ciblé cinq priorités ministérielles qui touchent l'ensemble de ses activités de programme :

1. BAC apportera toutes les modifications nécessaires à ses activités afin de s'adapter aux besoins de l'environnement de l'information numérique et de mettre à profit ses possibilités.
2. BAC rehaussera la pertinence et l'accessibilité de ses collections ainsi que l'expertise offerte aux Canadiens vivant à l'extérieur de la région de la capitale nationale.
3. BAC mettra l'accent sur son rôle en matière de gestion de l'information du gouvernement du Canada relativement à l'élaboration d'une tenue de documents efficace.
4. BAC utilisera systématiquement les ententes de collaboration et s'acquittera de plus en plus de son mandat par l'entremise des autres ou avec les autres.
5. BAC veillera à ce que les consultations menées auprès des citoyens et des clients ainsi que les résultats des évaluations fassent partie de la prise de décisions.

BAC avait prévu l'établissement de ces priorités ministérielles au moment de déterminer les engagements présentés dans son Rapport sur les plans et les priorités de 2007-2008. Elles ont servi de ligne de conduite durant l'examen stratégique réalisé à l'été 2007, dans le cadre duquel BAC a atteint son objectif d'économie grâce à un processus que les vérificateurs externes ont qualifié de consciencieux et de rigoureux. Ces priorités ministérielles ont également influencé les choix adoptés par BAC en matière de gestion au cours de l'exercice, les ressources de secteurs relativement peu prioritaires, comme les services en personne traditionnels, ayant été réaffectées à des secteurs beaucoup plus prioritaires dans le cadre des priorités ministérielles, comme un investissement accru dans la numérisation des collections et dans les services en ligne, de plus en plus demandés par les Canadiens. Ces réaffectations ont renforcé la capacité de BAC à démontrer la valeur des nouveaux investissements dans les infrastructures physiques et de technologies de l'information requises pour abriter et conserver des collections exceptionnelles, diverses et souvent fragiles, et leur apporter de façon cohérente le degré de soin approprié. Bien que le présent rapport comporte de nombreux détails concernant des réalisations précises de BAC, il est à noter que certaines réalisations accomplies en 2007-2008 sont particulièrement remarquables.

BAC ouvre la voie dans le cadre de l'engagement pris par l'ensemble du gouvernement du Canada d'améliorer la tenue des documents gouvernementaux - pierre angulaire de la responsabilisation du gouvernement envers les citoyens. Un régime efficace de tenue des documents permettra de veiller à ce que les documents papier ou électroniques ayant une valeur opérationnelle ou archivistique soient conservés et facilement accessibles. Un tel régime permettra également de s'assurer que l'argent des contribuables ne sera plus dépensé inutilement pour entreposer des documents qui ne sont plus d'aucune valeur. C'est en collaboration avec de nombreux partenaires du gouvernement que BAC a pris le relais des tables rondes des sous-ministres, qui ont établi un consensus sur la nécessité de mettre en place un nouveau régime de tenue des documents. BAC a codirigé un groupe de travail au niveau des sous-ministres adjoints, lequel a formulé des recommandations sur la façon de procéder, tandis que des groupes de travail de niveau inférieur ont coordonné plus d'une douzaine de projets d'évaluation abordant des éléments précis du nouveau régime de tenue des documents et visant à obtenir rapidement des résultats concrets.

L'engagement de BAC d'apporter toutes les modifications nécessaires aux diverses facettes de ses activités afin de s'adapter aux besoins de l'environnement de l'information numérique et de mettre à profit ses possibilités a eu des effets concrets sur la façon dont l'institution effectue l'acquisition de nouveaux éléments pour sa collection, dont elle en prend soin et en fait la promotion auprès du public. Cet engagement a d'ailleurs fait de BAC une institution phare dans le domaine, car le patrimoine documentaire du Canada existe de plus en plus sous forme numérique. Par exemple, BAC a dirigé le processus collaboratif qui a mené à la publication d'une ébauche de la Stratégie canadienne sur l'information numérique. Lorsqu'elle sera terminée, cette stratégie orientera les efforts de tous les partenaires visant à consolider, conserver et rendre accessibles le savoir accumulé et les fonds documentaires du Canada, qu'ils aient été créés sous forme numérique ou dans d'autres formats.

Dans le cadre de cet engagement stratégique, BAC a entrepris diverses mesures opérationnelles, comme l'utilisation du dépôt légal, la numérisation de sa collection et la collecte de données dans Internet, qui ont permis d'ajouter plus de 6 000 nouveaux titres à sa collection de publications électroniques. Parallèlement à cette croissance de sa collection, BAC a adopté de nouvelles politiques et accru son usage d'outils permettant aux Canadiens de découvrir sa collection en ligne. Un exemple d'utilisation d'outils numériques est le nouveau Forum de BAC sur la démocratie canadienne, qui consolide les ressources de BAC sur la gouvernance et la culture politique canadiennes à l'aide d'éléments offerts à la fois en ligne et en personne. De façon comparable, le Musée du portrait du Canada a soutenu un programme permanent d'expositions à l'extérieur de la région de la capitale nationale en rendant sa collection accessible en ligne. Plusieurs de ces activités ont été mises en œuvre grâce à des partenariats avec des particuliers et d'autres organismes et institutions du savoir représentant la diversité canadienne.

BAC a également eu recours à de nouveaux moyens et partenariats pour rejoindre la population canadienne. Son importante participation à l'émission du réseau anglophone CBC Who Do You Think You Are, diffusée d'octobre 2007 à février 2008, a permis de faire connaître les ressources généalogiques de BAC et de répondre à l'intérêt croissant des Canadiens pour l'histoire de leurs familles. L'émission a fait quadrupler le taux de fréquentation du site Web du Centre canadien de généalogie, et une recherche sur l'opinion publique a démontré statistiquement que les services de BAC ont gagné en notoriété et que leur utilisation a augmenté après la diffusion de l'émission. Pour accompagner ce type de recherche sur le service à la clientèle, BAC a créé un nouveau Conseil consultatif sur les services visant à obtenir une rétroaction constante des groupes d'utilisateurs et elle a mené des consultations auprès du public dans le but d'orienter son offre de services.

BAC a mis en œuvre diverses mesures en réponse aux recommandations de la vérificatrice générale (www.oag-bvg.gc.ca/internet/Francais/aud_ch_oag_2003_6_f_12929.html) concernant les défis que l'institution doit relever dans la conservation de ses collections et l'implantation d'une nouvelle gestion de l'information gouvernementale en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, un mandat qui comprend la tenue des documents. Durant l'exercice 2007-2008, BAC a accompli à ce titre des réalisations qui sont dignes de mention. L'institution a :

• élaboré un Cadre de mesure du rendement rattaché à l'état de sa collection en lien avec sa Structure de gestion des ressources et des résultats;
• élaboré un Cadre de gestion intégrée du risque lié à ses activités dont la viabilité a été reconnue par le Secrétariat du Conseil du Trésor à la suite du cinquième cycle de son évaluation de 2007 fondée sur le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG);
• parachevé la méthodologie liée à l'approche basée sur le risque concernant le legs documentaire non traité;
• élaboré un plan d'action fondé sur les résultats d'études concernant la nature et l'état du patrimoine archivistique détenu par les autres ministères et organismes;
• procédé à une refonte du programme pour évaluer et disposer des documents gouvernementaux visant à préserver les documents du gouvernement fédéral ayant une valeur archivistique;
• aidé le gouvernement du Canada à gérer ses documents électroniques en élaborant des exigences fonctionnelles visant la gestion des documents électroniques dans le cadre de l'initiative du système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI).

Ces efforts, ainsi que le travail réalisé depuis la création de BAC, ont permis de faire de l'institution un chef de file reconnu dans le monde entier. L'attention internationale accordée à BAC s'est accentuée en 2007-2008 grâce à des événements comme la tenue au Canada de la 40^e Conférence internationale de la table ronde des archives (CITRA), qui a eu lieu à Québec en novembre 2007, et la planification du 74^e congrès mondial de la Fédération internationale des associations de bibliothécaires et des bibliothèques tenu à Québec en août 2008. En outre, l'élection du Bibliothécaire et Archiviste du Canada à la présidence du Conseil international des archives (CIA) démontre clairement l'importance des progrès réalisés par BAC pour devenir une institution du savoir du XXI^e siècle destinée aux Canadiens.

Architecture des activités de programme

Domaine de politiques du gouvernement du Canada

Les affaires sociales

Une culture et un patrimoine canadiens dynamiques

Architecture des activités de programmes de BAC

Résultat stratégique

1.0 Les générations de Canadiens et Canadiennes actuelles et futures ont accès à leur patrimoine documentaire

Activités

1.1 Gérer la disposition des documents du gouvernement du Canada à valeur continue

Sous-activités

1.1.1 Émission des autorisations de la disposition des documents du Gouvernement du Canada

Sous-sous activités

1.1.1
.1 Autorités
.2 Surveillance

Sous-activités

1.1.2 Facilitation de la gestion des documents et des publications du gouvernement du Canada

Sous-sous activités

1.1.2
.1 Conseils, directives, outils
.2 Centres fédéraux de documents

Activités

1.2 Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada

Sous-activités

1.2.1 Développement de la collection

Sous-sous activités

1.2.1
.1 Publications
.2 Dossiers gouvernementaux
.3 Autres documents

Sous-activités

1.2.2 Description de la collection

Sous-sous activités

1.2.2
.1 Publications
.2 Documents d'archives
.3 Normes de description

Sous-activités

1.2.3 Soin de la collection

Sous-sous activités

1.2.3
.1 Gestion de la collection
.2 Traitement de préservation
.3 Copie de préservation

Activités

1.3 Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible pour fins d'utilisation

Sous-activités

1.3.1 Services qui appuient l'accès des clients à la collection

Sous-sous activités

1.3.1
.1 Services au public
.2 Services aux bibliothèques et archives

Sous-activités

1.3.2 Programmes d'interprétation publics sur le Web ou en personne

Sous-sous activités

1.3.2
.1 Programmes d'interprétation
.2 Activités publiques
.3 Musée du Portrait du Canada

Activités

1.4 Services internes

Sous-activités

1.4.1 Gestion et surveillance
1.4.2 Politiques gouvernementales
1.4.3 Gestion des RH
1.4.4 Gestion des finances
1.4.5 Gestion de la chaîne d'approvisionnement
1.4.6 Gestion des installations et des biens
1.4.7 Gestion de l'information
1.4.8 Technologies de l'information
1.4.9 Services juridiques
1.4.10 Relations publiques et Communications
1.4.11 Évaluation
1.4.12 Vérification interne

L'architecture des activités de programme de BAC comprend quatre activités visant l'atteinte du résultat stratégique suivant : « Les générations de Canadiens actuelles et futures ont accès à leur patrimoine documentaire ». Les engagements liés aux trois premières activités ont été établis dans le Rapport sur les plans et les priorités de 2007-2008.

Survol des ressources

Ressources financières (en milliers de dollars)

Dépenses prévues	Total des autorisations	Dépenses réelles
155 759,9 $	159 952,4 $	122 456,0 $

Les écarts financiers sont expliqués en détail dans les tableaux d'explication de la variance.

Ressources humaines (ETP)

Prévues	Réelles	Écart
1,134	1,119	15

Résumé du rendement 2007-2008

Les tableaux ci-dessous présentent un « bulletin de rendement » du progrès réalisé par chacune des activités de programme en 2007-2008, ainsi que les ressources financières planifiées et dépensées.

La majorité des activités dont les résultats attendus ne sont que partiellement atteints correspondent à des initiatives ou des projets en cours ou à long terme. Les résultats et les extrants à court terme ont été atteints dans l'intervalle.

Résultat stratégique : Les générations de Canadiens et Canadiennes actuelles et futures ont accès à leur patrimoine documentaire
Activité de programme 1.1 : Gérer la disposition des documents du gouvernement du Canada à valeur continue
Dépenses prévues : 16 078,1 $ (en milliers de dollars)		Dépenses réelles : 13 588,0 $ (en milliers de dollars)
Priorités ministérielles : BAC rehaussera la pertinence et l'accessibilité de ses collections ainsi que l'expertise offerte aux Canadiens vivant à l'extérieur de la région de la capitale nationale. (Priorité numéro 2) BAC mettra l'accent sur son rôle en matière de gestion de l'information du gouvernement du Canada relativement à l'élaboration d'une tenue de documents efficace. (Priorité numéro 3)
Engagements/livrables	Résultats attendus	État du rendement
1. Optimiser le rôle des Services régionaux en gestion de l'information (SRGI) afin de favoriser la préservation et l'accès	Élaboration et mise en œuvre d'une stratégie d'accessibilité axée sur l'amélioration de l'accessibilité aux documents du gouvernement fédéral entreposés à l'extérieur de la région de la capitale nationale.	Partiellement atteint
2. Diriger l'élaboration d'un plan d'action fondé sur les tables rondes des sous-ministres adjoints et participer à sa mise en œuvre	1. Obtention de l'engagement des sous-ministres à l'égard des enjeux liés à la gestion des documents et d'améliorer l'administration ministérielle des documents. 2. Élaboration d'une directive sur la tenue des documents au gouvernement et d'un régime de réglementation pour la tenue des documents et de solutions pour les questions précises de tenue des documents ainsi qu'un plan d'action global.	Atteint
3. Élaborer une méthodologie permettant aux ministères de déterminer les documents de valeur d'affaires	1. Réalisation de progrès à l'égard du calendrier de la stratégie d'accessibilité, dicté par une approche de collaboration, fondé sur des partenariats au sein de BAC et du gouvernement du Canada, et articulé autour de la mise en œuvre de recommandations formulées pendant l'exercice 2006-2007. 2. Développement d'une méthodologie pour permettre aux ministères de définir les documents de valeur d'affaires. 3. Élaboration d'une ébauche de spécifications fonctionnelles à l'égard de la gestion des documents et organisation de consultations, au sein et à l'extérieur du gouvernement du Canada.	Partiellement atteint
4. Amorcer la mise en œuvre d'un nouveau modèle d'entreposage des documents existants du gouvernement du Canada	Explorer les solutions dans le but de rédiger un plan d'action qui vise à se pencher sur la capacité d'entreposage de documents en format papier et électronique au gouvernement du Canada et qui sera mis en œuvre dans les prochaines années.	Atteint

Résultat stratégique : Les générations de Canadiens et Canadiennes actuelles et futures ont accès à leur patrimoine documentaire
Activité de programme 1.2 : Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada
Dépenses prévues : 96 632,8 $ (en milliers de dollars)		Dépenses réelles : 68 910,0 $ (en milliers de dollars)
Priorité ministérielle numéro 1 : BAC apportera toutes les modifications nécessaires aux diverses facettes de ses activités afin de s'adapter aux besoins de l'environnement de l'information numérique et de mettre à profit ses possibilités
Engagements/livrables	Résultats attendus	État du rendement
1. Définir la Stratégie canadienne d'information numérique	Diriger, en partenariat, l'élaboration d'une stratégie canadienne décentralisée, sur l'information numérique.	Atteint
2. Amorcer l'élaboration d'un réseau et services de dépôt numérique fiable	1. Mise en place d'une politique et d'une infrastructure technique solides de gestion efficace des enregistrements soumis par les créateurs de contenu. 2. Voir à la gestion des métadonnées reliées aux attributs techniques, à la description et aux droits liés au contenu. 3. Assurer que les gens seront en mesure de trouver les ressources numériques grâce aux pratiques uniformes de classement, d'entreposage et de localisation adoptées et aux méthodes de conservation appliquées, qui permettront de consulter même des fichiers dont le format est désormais désuet.	Partiellement atteint
3. Développer une « plate-forme de chargement virtuelle »	Assurer une gestion automatisée des renseignements fournis sur les enregistrements proposés, tels la collecte d'informations numériques, l'utilisation de formulaires Web et le transfert facile de fichiers.	Partiellement atteint
4. Élaborer divers projets permettant aux usagers d'ajouter de l'information aux catalogues de BAC	Lancement de projets visant à mettre à l'essai des façons de permettre aux usagers d'ajouter de l'information dans les catalogues de BAC, tout en maintenant les critères d'uniformisation exigés par ses partenaires.	Partiellement atteint

Résultat stratégique : Les générations de Canadiens et Canadiennes actuelles et futures ont accès à leur patrimoine documentaire
Activité de programme 1.3 : Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible aux fins d'utilisation
Dépenses prévues : 43 049,0 $ (en milliers de dollars)		Dépenses réelles : 39 957,1 $ (en milliers de dollars)
Priorités ministérielles : BAC rehaussera la pertinence et l'accessibilité de ses collections ainsi que l'expertise offerte aux Canadiens vivant à l'extérieur de la région de la capitale nationale. (Priorité numéro 2) BAC utilisera systématiquement les ententes de collaboration et s'acquittera de plus en plus de son mandat par l'entremise des autres ou avec les autres. (Priorité numéro 4) BAC veillera à ce que les résultats de la recherche et des évaluations des citoyens et des clients fassent partie de la prise de décisions. (Priorité numéro 5)
Engagements/livrables	Résultats attendus	État du rendement
1. Intégrer le virtuel et le réel dans la planification et l'offre d'activités de promotion	Prévoir l'élaboration d'une programmation qui comporte des éléments tant virtuels que réels par une plus forte intégration des méthodes numériques dans nos stratégies, y compris pour les programmes publics.	Partiellement atteint
2. Collaborer avec les réseaux pour une offre améliorée des stratégies visant les programmes publics, la généalogie et le programme d'expositions itinérantes du Programme du Musée du Portrait	Aller de l'avant avec des initiatives qui consolideront notre collaboration avec nos partenaires, afin de mieux entrer en relation avec les Canadiens, à l'aide de notre Stratégie de programmes publics et de notre Stratégie en généalogie.	Atteint
3. Élaborer et mettre en œuvre un plan organisationnel qui donne suite aux consultations multiculturelles, aux consultations autochtones et aux résultats de recherches	Élaboration d'un cadre organisationnel en vue d'améliorer la pertinence de la collection et des services de BAC d'un point de vue multiculturel et autochtone.	Partiellement atteint
4. Élaborer une politique et un cadre d'application des partenariats	1. Élaborer une politique et un cadre d'application qui orienteront nos démarches sur le plan des partenariats. 2. Préparer des accords types, des procédures, des lignes directrices et autres outils nécessaires pour assurer une action cohérente, efficace et adéquate.	Partiellement atteint
5. Entamer des projets pilotes de travail en partenariat dans les domaines de l'acquisition, de la préservation, de l'accès et de la promotion, notamment avec des créateurs, des archivistes ou des groupes d'usagers, selon les besoins.	1. Trouver des occasions de partenariats de ce genre qui contribueront et feront avancer les objectifs stratégiques globaux de BAC tout en élargissant l'accès et la visibilité de la collection. 2. Faire connaître un nouveau mode de partenariat, lequel comprendra notamment l'appel à des propositions de la part des partenaires traditionnels et non traditionnels, permettant le lancement de projets embryonnaires.	Partiellement atteint
6. Continuer la mise en place du Programme national de développement des archives (PNDA)	Travailler avec le Conseil canadien des archives en vue d'appliquer des mesures de rendement qui devraient montrer le degré d'efficacité du PNDA à assurer la conservation et l'accessibilité du patrimoine archivistique canadien.	Atteint
7. Mettre à l'essai ou mettre en œuvre des projets pilotes de mécanismes de recherches sur les clients	1. Élaboration des mécanismes de rétroaction relativement à ses programmes en ligne et, plus globalement, à ses programmes à l'intention du public. 2. Développer des outils de recherche sur les clients et les mettre à l'essai.	Atteint

SECTION II : ANALYSE DES ACTIVITÉS DE PROGRAMME PAR RÉSULTAT STRATÉGIQUE

Activité de programme 1.1 : Gérer la disposition des documents du gouvernement du Canada à valeur continue

Résultat stratégique

1.0 Les générations de Canadiens et Canadiennes actuelles et futures ont accès à leur patrimoine documentaire

Activités

1.1 Gérer la disposition des documents du gouvernement du Canada à valeur continue

Sous-activités

1.1.1 Émission des autorisations de la disposition des documents du Gouvernement du Canada

Sous-activités

1.1.2 Facilitation de la gestion des documents et des publications du gouvernement du Canada

Par l'entremise des autorisations de la disposition des documents, de ses avis, conseils et outils sur le développement de la gestion de sauvegarde des documents, et des Centres de services régionaux, BAC permet et facilite la gestion de l'information au sein de l'administration fédérale et veille à ce que les documents à valeur archivistique et historique soient bien identifiés et préservés de façon adéquate.

Ressources financières (en milliers de dollars)

2007-2008
Dépenses prévues	Autorisations	Dépenses réelles
$16 078,1	$15 299,2	$13 588,0

Les écarts financiers sont expliqués en détail dans les tableaux d'explication de la variance.

Ressources humaines (ETP)

2007-2008
Prévues	Réelles	Écart
200	167	33

Survol

Le gouvernement du Canada crée et gère des millions de documents chaque année. Ces documents comprennent la correspondance et les dossiers opérationnels ou d'exploitation; les documents administratifs comme les marchés, les actes notariés, les baux, les enquêtes et la prestation de services; les photographies, les dessins architecturaux, les plans et les cartes, et les enregistrements audiovisuels et sonores. Dans le cadre de cette activité de programme, BAC supervise le processus que les ministères et les agences gouvernementales doivent suivre pour déterminer les documents à conserver. Également, BAC entrepose et gère les documents qui ne sont plus susceptibles d'être utiles aux activités ministérielles pour le moment, mais qui pourraient être nécessaires dans le futur.

BAC a créé un régime de tenue des documents à long terme qui permettra de veiller à ce que les documents ayant une valeur opérationnelle ou archivistique soient conservés et disponibles pour les activités en cours et aux fins de la reddition de comptes, et de faire en sorte que les documents n'ayant pas de valeur opérationnelle ou archivistique ne soient pas conservés, afin d'éliminer ainsi les coûts liés à leur entreposage. Durant l'exercice 2007-2008, BAC a codirigé un groupe de travail au niveau des sous-ministres adjoints auquel ont pris part 18 ministères et organismes gouvernementaux. Le groupe de travail a formulé des recommandations sur les meilleurs moyens de procéder. Des groupes de travail de niveau inférieur ont supervisé différents projets qui ont permis d'acquérir une expérience concrète sur la façon de poursuivre des éléments précis du nouveau régime de tenue des documents envisagé. Ces projets ont rapidement apporté des résultats tangibles et ouvert la voie aux prochaines initiatives, tout comme les efforts déployés à l'interne pour éliminer les documents sans valeur opérationnelle ou archivistique détenus par BAC et pour trouver des méthodes moins coûteuses d'entreposage des documents. Tout en réalisant ces progrès, BAC est arrivée à une constatation importante : le gouvernement du Canada est en avance par rapport aux autres gouvernements nationaux en ce qui a trait à cet enjeu, et il y a par conséquent peu d'exemples étrangers que BAC pourrait simplement adapter aux besoins du Canada. L'institution se trouve donc en face de l'obligation de créer ses propres solutions adaptées aux ministères et organismes du gouvernement du Canada, et par le fait même aux Canadiens.

BAC a ciblé les engagements clés ci-dessous dans le Rapport sur les plans et les priorités de 2007-2008.

1. Optimiser le rôle des Services régionaux en gestion de l'information (SRGI) afin de favoriser la préservation et l'accès

La Direction des documents gouvernementaux entreprend actuellement un processus de refonte de son programme régional afin de contribuer aux travaux du groupe de travail des sous-ministres adjoints sur la tenue des documents et d'améliorer l'accessibilité aux documents gouvernementaux, ainsi que la capacité du gouvernement canadien à gérer et à entreposer ces derniers. Bien qu'elle soit toujours en train de finaliser et de mettre en œuvre une stratégie d'accessibilité, elle a accompli les éléments suivants :

La direction a mis sur pied un centre intégré de services régionaux dans deux de ses régions afin de créer une entité unique administrée de façon cohésive. Reposant sur un esprit de partenariat et de collaboration, le modèle du centre intégré de services régionaux vise à rééquilibrer les activités et à réorganiser les ressources de manière à exécuter plus efficacement le mandat de BAC et à fournir un accès accru aux documents gouvernementaux dans les régions. Il est désormais possible de répondre à un plus grand nombre de demandes d'accès à des documents et la rapidité de la prestation du service a connu une amélioration.

Ces deux centres font l'essai d'une nouvelle approche destinée à maximiser l'efficacité et à améliorer le service grâce à l'intégration de la numérisation à la stratégie d'accessibilité. En examinant différentes possibilités d'amélioration des services en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) dans les établissements régionaux en ce qui a trait aux archives, ce nouveau modèle de services vise à accroître la pertinence et l'accessibilité des collections de BAC ainsi que l'expertise offerte aux Canadiens à l'extérieur de la région de la capitale nationale.

Les centres intégrés de services régionaux permettront de concrétiser au niveau régional la deuxième priorité ministérielle, qui est de rehausser la pertinence et l'accessibilité des collections de BAC ainsi que l'expertise offerte aux Canadiens vivant à l'extérieur de la région de la capitale nationale. Ils permettront également de concrétiser la troisième priorité ministérielle, qui est de mettre en place des pratiques efficaces de tenue des documents au sein des bureaux régionaux des ministères et organismes du gouvernement du Canada.

2. Diriger l'élaboration d'un plan d'action fondé sur les tables rondes des sous-ministres adjoints et participer à sa mise en œuvre

Prenant acte du besoin criant d'améliorer la tenue des documents gouvernementaux, le groupe de travail du niveau des sous-ministres adjoints sur la tenue des documents a travaillé de janvier à septembre 2007 à l'élaboration d'un cadre de gouvernance pour l'amélioration de la tenue des documents gouvernementaux et de la gestion de l'information, tandis que cinq groupes de travail de niveau inférieur se sont affairés à l'analyse d'enjeux précis. A résulté de ces efforts la proposition que des projets d'évaluation soient entrepris dans le but d'élaborer et de mettre à l'essai des éléments du nouveau régime de tenue des documents du Canada, et d'obtenir des solutions rapides qui permettraient de résoudre sans délai les problèmes liés à la tenue des documents et à la gestion de l'information.

BAC a lancé en 2007-2008 15 projets d'évaluation (www.collectionscanada.gc.ca/information-management/001/007001-5105-f.html) en collaboration avec d'autres ministères et organismes gouvernementaux, dont un projet d'élaboration d'une norme documentaire pour la recherche en matière de politique au sein de Ressources humaines et Développement social Canada, et un projet d'élaboration de normes documentaires pour les activités administratives du Commissariat à l'information du Canada.

Les groupes de travail ont entrepris les 15 projets d'évaluation en poursuivant deux objectifs principaux : mettre à l'épreuve la cohérence d'ensemble du modèle de régime de tenue des documents ainsi que la solidité de chaque élément le constituant, et contribuer à déterminer les fonds, le temps et les efforts nécessaires pour mettre en œuvre les éléments du modèle proposé. Chaque projet visait également à satisfaire trois besoins : élaborer un régime de tenue des documents, améliorer la capacité du gouvernement du Canada en matière de tenue des documents, et aider les organismes gouvernementaux à résoudre sans délai les problèmes posés par l'archivage des documents.

Ces travaux étaient très avancés ou presque terminés à la fin de l'exercice. Les conclusions et les résultats de ces projets ouvriront la voie à une seconde phase d'application de normes documentaires à l'ensemble du gouvernement. Ils fournissent également des indications qui confirment la viabilité des orientations clés du nouveau régime de tenue des documents et donnent des lignes directrices relativement aux enjeux opérationnels.

3. Élaborer une méthodologie permettant aux ministères de déterminer les documents de valeur d'affaires

BAC a reconnu que les défis posés par le volume impressionnant de documents produit par les ministères et les organismes du gouvernement canadien nécessitent qu'une attention beaucoup plus soutenue soit portée à la façon de cibler le plus efficacement possible les documents qui ont une valeur opérationnelle aux fins de leur conservation. En effet, cibler plus efficacement les documents ayant une valeur opérationnelle constitue un moyen de réduire les coûts d'entreposage en assurant une élimination des documents sans valeur et en facilitant grandement l'accès aux documents ayant une valeur opérationnelle. Dans le but d'emprunter cette direction, BAC s'est engagé à réaliser des progrès à l'égard du calendrier de la stratégie d'accessibilité, y compris l'élaboration de la méthodologie et des normes en matière de documentation dont ont besoin les ministères pour être en mesure de décider des documents qui doivent être conservés. (www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/index-f.html)

Pour remplir cet engagement, BAC a mis en œuvre trois projets pilotes, auxquels ont participé 18 ministères, et fait des recherches sur les meilleurs critères, pratiques, théories, stratégies et méthodologies en lien avec l'attribution de valeurs aux documents afin de confirmer s'ils possèdent ou non une valeur opérationnelle et s'il faut les conserver ou en disposer. Dans le cadre de ces recherches, BAC a constaté qu'il y avait peu de pratiques, stratégies et méthodologies exemplaires pertinentes aux besoins du gouvernement du Canada. Néanmoins, les résultats des projets pilotes ont apporté à BAC les bases nécessaires à l'établissement de la méthodologie et des normes documentaires requises pour cerner la valeur opérationnelle des documents gouvernementaux. BAC a également noté que les ministères sont enthousiastes à l'idée d'utiliser un système cohérent et responsable de tenue des documents reposant sur la notion de valeur opérationnelle.

4. Amorcer la mise en œuvre d'un nouveau modèle d'entreposage des documents existants du gouvernement du Canada

Le nouveau modèle d'entreposage (www.collectionscanada.gc.ca/obj/007001/f2/007001-5105.12-f.pdf) vise à renforcer le contrôle des documents entreposés et à réduire l'arriéré des documents qui, en attente d'être entreposés ou détruits, occuperaient environ 5 400 kilomètres de rayonnage. Pendant l'exercice, BAC a réalisé des progrès à l'égard du plan d'action pour un nouveau modèle d'entreposage en examinant diverses solutions au volume croissant de documents papier, y compris la mise en œuvre dans la région du Québec d'un projet pilote touchant les villes de Montréal et de Québec. BAC a également bouclé les consultations sur l'utilisation de services d'entreposage des documents personnels pour l'entreposage à court terme. Au cours de ce processus de consultations, les agences et les ministères du gouvernement qui utilisent les services de BAC ont pu exprimer leurs attentes à l'égard de ces services, ce qui a permis d'orienter l'institution dans l'établissement de ses choix en matière de modèle d'entreposage.

Comme l'illustre la figure 1, seulement sept pour cent de l'espace du Centre de préservation sont disponibles pour l'entreposage des documents textuels, qui représentent approximativement 4,5 kilomètres de documents. Au cours de l'exercice 2007-2008, BAC a fait l'acquisition de 4,7 kilomètres de documents textuels. Pour gérer cette situation de manque d'espace, l'institution a mis en œuvre l'initiative « Ouvrir la voie vers un plus grand accès » (Clearing the Path).

Source : Section du contrôle des stocks et des locaux, BAC

Activité de programme 1.2 : Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada

Résultat stratégique

1.0 Les générations de Canadiens et Canadiennes actuelles et futures ont accès à leur patrimoine documentaire

Activités

1.2 Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada

Sous-activités

1.2.1 Développement de la collection

Sous-activités

1.2.2 Description de la collection

Sous-activités

1.2.3 Soin de la collection

Bâtir une ressource nationale de documentation couvrant tous les domaines d'étude du Canada est fondamental au mandat de Bibliothèque et Archives Canada. La collection de Bibliothèque et Archives Canada comprend des documents publiés et non publiés sur une variété de supports et est acquise par l'entremise du dépôt légal, d'ententes avec les institutions gouvernementales et de documents privés reçus par achat ou par don. Pour accéder au contenu des collections, celles-ci doivent être décrites. La description peut se faire sous des formats variés et fournit différents niveaux d'accès qui sont régis par un code accepté de pratiques nationales et internationales. Également, les fonds sont décrits afin d'assurer que les attentes concernant l'accès et le temps de délai répondent aux besoins des Canadiens. Dès que les documents sont intégrés à la collection de BAC, ils sont gérés de façon à en assurer la préservation à long terme et l'accessibilité par le biais de directives, de procédures et de programmes variés, tels que l'entreposage, la conservation, la restauration et la reproduction. Afin de remplir son rôle en tant que dépositaire permanent pour les documents et publications du gouvernement, Bibliothèque et Archives Canada établit des partenariats avec d'autres institutions fédérales pour assurer le transfert des documents gouvernementaux à valeur archivistique et historique.

Ressources financières (en milliers de dollars)

2007-2008
Dépenses prévues	Autorisations	Dépenses réelles
$96 632,8	$74 692,6	$68 910,9

Les écarts financiers sont expliqués en détail dans les tableaux d'explication de la variance.

Ressources humaines (ETP)

2007-2008
Prévues	Réelles	Écart
619	623	4

Survol

Dans le cadre de cette activité de programme, BAC a consacré la grande majorité de ses ressources au travail constant requis pour bâtir les collections et en prendre soin. Comme durant les autres exercices, BAC s'est montrée en 2007-2008 proactive dans la recherche d'acquisitions prioritaires conformément au cadre de travail du développement de la collection. L'acquisition de la seconde partie de la collection Peter Winkworth a été réalisée avec des fonds ne faisant pas partie du budget normal d'acquisition de BAC. En effet, l'institution a décidé d'utiliser une part importante de son fonds d'exploitation et de reporter d'autres acquisitions afin de mettre la main sur cette collection d'une importance capitale. Cette acquisition a été réalisée en partenariat avec le Musée des beaux-arts du Canada, qui est aussi acquéreur d'une partie de la collection. BAC a également acquis une grande quantité de publications et de documents d'archives par l'entremise du dépôt légal, de transferts, de dons et d'achats.

Au cours de l'exercice 2007-2008, les objectifs stratégiques de cette activité de programme se sont articulés autour de l'engagement ministériel de BAC de s'adapter aux exigences et aux possibilités du nouvel environnement d'information numérique. En collaboration avec des partenaires de partout au Canada, BAC a travaillé à l'établissement d'une Stratégie canadienne sur l'information numérique qui éventuellement orientera la saisie et la conservation du patrimoine documentaire canadien créé en format numérique, comme les sites Web et les publications électroniques. Cette stratégie permettra également l'élaboration de méthodes cohérentes de numérisation du patrimoine documentaire qui actuellement existe uniquement sur papier ou sur des supports comme les bandes sonores ou audiovisuelles. BAC a également investi dans l'élaboration et la mise en œuvre de nouvelles technologies et de nouveaux processus permettant la réception des documents en format numérique et leur intégration directe aux collections, sans qu'aucune intervention du personnel de BAC ne soit requise. BAC a ainsi atteint plusieurs de ses objectifs fixés pour l'exercice 2007-2008, mais l'élaboration d'un dépôt numérique fiable (DNF) met en évidence le fait que le développement technologique est tributaire des politiques et des procédures opérationnelles, ainsi que des capacités et des engagements de l'institution. Par conséquent, BAC devra travailler à un rythme accéléré pour mettre en place les politiques et procédures nécessaires. De plus, nous travaillons toujours à la résolution de difficultés organisationnelles dans certains secteurs clés.

BAC a ciblé les engagements clés ci-après dans le Rapport sur les plans et les priorités de 2007-2008

1. Définir la Stratégie canadienne sur l'information numérique

À la suite d'un sommet national tenu en 2006, BAC a travaillé en collaboration avec un comité pancanadien à l'élaboration de la Stratégie canadienne sur l'information numérique. La stratégie se concentre sur les façons de renforcer la production de l'information numérique, de veiller à sa conservation et de faciliter son accès et son utilisation par les Canadiens. Une ébauche a été rendue publique au mois d'octobre 2007 afin qu'elle puisse faire l'objet d'un examen de la part du public et des intervenants du domaine (www.collectionscanada.gc.ca/cdis). BAC travaille actuellement à intégrer les commentaires reçus à la stratégie en la modifiant et en la façonnant toujours davantage. BAC a également procédé à un examen des meilleurs moyens de mettre en œuvre la stratégie par l'entremise de mesures comprenant la numérisation accrue du patrimoine documentaire canadien, l'établissement de réseaux fiables de préservation de l'information numérique et la possibilité de modifications dans l'administration du droit d'auteur de la Couronne, des œuvres laissées à l'abandon et de l'accès aux renseignements et aux recherches du secteur public.

2. Amorcer l'élaboration d'un réseau et services de dépôt numérique fiable

3. Développer une « plate-forme de chargement virtuelle »

Les réalisations visant à remplir ces deux engagements clés sont liées par une stratégie plus vaste d'acquisition et de conservation accrues du patrimoine documentaire numérique du Canada pour les Canadiens. L'engagement concernant le dépôt numérique fiable (DNF) constitue un processus s'étalant sur plusieurs années. L'objectif de cet engagement est de mettre sur pied au Canada un réseau d'institutions de conservation, dont BAC et d'autres organismes bibliothéconomiques et archivistiques, partageant un ensemble uniforme de normes et de politiques pour la réception, la conservation et la gestion du contenu numérique, comme les documents et les publications électroniques. Ce réseau permettra ainsi aux Canadiens d'avoir facilement accès au contenu numérique, quel que soit l'endroit où ce contenu aura initialement été soumis et où il sera conservé. La plate-forme de chargement virtuelle permettra aux éditeurs de documents numériques de déposer leurs documents auprès de BAC de façon automatisée, avec tous les renseignements descriptifs nécessaires.

BAC a complété l'élaboration ou a travaillé à l'élaboration de politiques et de normes destinées à encadrer l'acquisition, la gestion, la conservation et l'accessibilité du contenu créé en format numérique qui sera déposé dans les DNF ainsi que les documents non numériques que BAC et ses partenaires convertiront en format numérique. Plusieurs institutions et organismes de conservation ont collaboré de façon importante à la réalisation de ce travail, notamment Bibliothèque et Archives nationales du Québec, Alouette Canada, Archives Canada et Canadiana.org.

BAC a accompli les réalisations prévues pour l'exercice 2007-2008 concernant la plate-forme de chargement virtuelle, notamment la mise en service d'un dépôt légal pour les publications électroniques. BAC a également déployé des efforts dans le but d'amener un petit nombre d'éditeurs à utiliser la plate-forme de chargement virtuelle. L'institution a aussi entrepris en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) la planification du transfert des documents d'archives électroniques du gouvernement à partir du système de gestion des documents du SCT vers le sien. Le transfert débutera durant l'exercice 2008-2009. BAC a ainsi réalisé d'importants progrès, bien que demeurent certains problèmes techniques liés aux nouvelles infrastructures et normes, ainsi qu'aux méthodes et à l'expertise qui devront être acquises « sur place ». En outre, BAC travaille à l'élaboration d'indicateurs de rendement destinés à mesurer la satisfaction des clients qui utiliseront la plate-forme de chargement virtuelle et à établir des repères concernant les facteurs comme le coût de traitement.

4. Élaborer divers projets permettant aux usagers d'ajouter de l'information aux catalogues de BAC

Une des conséquences du paradigme numérique est que les bibliothèques et les organismes archivistiques deviennent de plus en plus des utilisateurs, plutôt que des producteurs, de métadonnées. Il est donc essentiel pour BAC de concevoir des moyens de permettre aux personnes ne faisant pas partie de l'institution de mettre à contribution leurs connaissances concernant les différentes parties de ses collections en ajoutant des renseignements descriptifs ou d'identification directement dans les sites Web ou les catalogues de l'institution. À cet égard, BAC a lancé un projet pilote de métadonnées fournies par les usagers qui se terminera durant l'exercice 2008-2009. Ce projet permettra aux usagers de voir à partir du site Web de BAC les photographies numériques de 50 000 négatifs provenant des collections de BAC et d'y ajouter des descriptions, des commentaires et d'autres renseignements utiles. Les autres utilisateurs pourront ainsi accéder à cette information, qui facilitera leur recherche de photographies correspondant à leurs intérêts.

Activité de programme 1.3 : Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible aux fins d'utilisation

Résultat stratégique

1.0 Les générations de Canadiens et Canadiennes actuelles et futures ont accès à leur patrimoine documentaire

Activités

1.3 Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible pour fins d'utilisation

Sous-activités

1.3.1 Services qui appuient l'accès des clients à la collection

Sous-activités

1.3.2 Programmes d'interprétation publics sur le Web ou en personne

Tous les documents qui font partie de la collection de BAC sont acquis dans le but de desservir les clients ayant un intérêt pour le Canada. BAC fournit à une clientèle diversifiée des services de renseignements comprenant la consultation, la recherche et le prêt, ainsi que plusieurs autres mécanismes pour faciliter l'accès à notre patrimoine documentaire. Également, nous sommes à élaborer le Programme du Musée du portrait du Canada, et nous encouragerons et organiserons d'autres programmes, tels que des expositions, des publications et des représentations afin de promouvoir et d'interpréter notre patrimoine documentaire. Par ailleurs, BAC fournit des services de ressources en information et en normes, tels que le catalogue national, et soutient les infrastructures nécessaires pour assurer l'accessibilité du patrimoine documentaire aux personnes intéressées au Canada.

Ressources financières (en milliers de dollars)

2007-2008
Dépenses prévues	Autorisations	Dépenses réelles
$43 049,0	$69 960,6	$39 957,1

Les écarts financiers sont expliqués en détail dans les tableaux d'explication de la variance.

Ressources humaines (ETP)

2007-2008
Prévues	Réelles	Écart
315	329	14

Survol

Les travaux continus en lien avec cette activité de programme sont axés sur la promotion des collections de BAC auprès des Canadiens. Les engagements clés de BAC dans le cadre de cette activité de programme s'articulent autour d'une réorganisation du travail visant à refléter les cinq priorités ministérielles présentées à la section I du présent rapport.

Grâce à un nouveau plan de programme stratégique, BAC a entrepris de concevoir des expositions et des activités faisant usage d'outils numériques et ayant lieu en ligne afin de rejoindre un plus grand nombre de Canadiens qu'il est possible de le faire à l'aide de services en personne. Les programmes et les services clés visaient des clientèles comme les enseignants et les gens s'intéressant à l'histoire des familles canadiennes, et reposaient sur de nouvelles approches, comme la participation de BAC à l'émission du réseau anglophone CBC Who Do You Think You Are, dont les 13 épisodes hebdomadaires ont été regardés par 100 000 Canadiens. Des initiatives comme le Forum de BAC sur la démocratie canadienne, qui s'appuie sur la collection exclusive de documents historiques de BAC et sur un réseau de contributeurs, ont permis d'alimenter la discussion sur le régime démocratique canadien actuel ainsi que d'accroître la compréhension que nous en avons. Le forum a conçu une journée complète de programmes publics soutenant l'exposition sur les traités autochtones L'esprit et l'intention, en plus de promouvoir en ligne cette exposition à l'aide de photographies, de liens vers les ressources de BAC et d'un texte rédigé par l'un des conservateurs de l'exposition, John Borrows, Ph. D.

Des ressources ont dû être réaffectées afin de rendre les investissements dans ces nouveaux services possibles. Certaines de ces réaffectations ont été effectuées dans le cadre de l'exercice d'examen stratégique de BAC, qui a entraîné la fermeture du Centre canadien d'échange du livre, annoncée dans le budget de 2008. D'autres réaffectations ont consisté en la diminution des heures de service en personne dans la région de la capitale nationale. La réaction des clients relativement à cette décision (indiquée par la baisse au second trimestre de satisfaction de la clientèle à l'égard du service « en personne », illustrée dans le graphique de la page suivante) et la volonté de BAC d'avoir davantage recours à des recherches menées auprès des clients pour orienter ses choix en matière de service ont motivé la mise en place de nouveaux mécanismes de consultation de la clientèle, dont la création du nouveau Conseil consultatif sur les services, qui est à l'origine de la décision de faire l'essai d'améliorations possibles du service durant l'exercice 2008-2009. Malgré tout, les taux de satisfaction obtenus pour le service « en personne » et « à distance » pendant l'enquête sont demeurés supérieurs aux objectifs fixés, tandis que le taux de satisfaction pour les services en ligne est en progression.

Figure 2 : Pourcentage du nombre total de clients externes satisfaits de la réponse obtenue à leur demande de renseignements

Sources : Cartes commentaires remplies par la clientèle et sondage en ligne

BAC a ciblé les engagements clés ci-dessous dans le Rapport sur les plans et les priorités de 2007-2008.

1. Intégrer le virtuel et le réel dans la planification et l'offre d'activités de promotion

En janvier 2006, BAC a approuvé une Stratégie de programmes publics. Après l'adoption de cette stratégie de haut niveau, BAC a entrepris en 2007-2008 un plan d'action plus détaillé, soit le Plan de programme stratégique (PPS). La Stratégie de programmes publics met en place une approche qui amènera BAC à se servir de nombreux canaux pour toucher divers publics. Comme la planification des activités de promotion des collections a eu lieu avant que le PPS soit finalisé, elle n'intègre que partiellement la nouvelle approche, qui est plus globale et a permis de retenir quelques leçons.

Par exemple, tous les programmes élaborés dans le cadre du Forum de BAC sur la démocratie canadienne, lancé en novembre 2007, sont conçus de manière à exploiter pleinement les possibilités du rapport entre les activités en direct et les présentations en ligne. Au total, environ 180 personnes ont participé à deux activités distinctes, qui ont par la suite été télédiffusées sur la chaîne CPAC.

Le Centre d'apprentissage (www.collectionscanada.gc.ca/education/index-f.html) a élaboré des ressources éducatives fondées sur les expositions virtuelles de BAC et offrant aux enseignants et aux élèves de nouveaux plans de leçon, des activités en classe et des objets d'apprentissage numériques. Des programmes sur place ont accompagné ces ressources éducatives en ligne. Notamment, plus de 500 élèves du secondaire ont mené des recherches dans les dossiers militaires personnels de soldats ayant participé à la Première et à la Seconde Guerre mondiale, alors que les élèves d'autres classes ont conduit des recherches similaires dans les ressources en ligne de BAC et dans des photocopies de dossiers provenant de sa collection (www.collectionscanada.gc.ca/recherchecenotaphe/index-f.html)

La principale exposition sur place de BAC en 2007-2008, L'esprit et l'intention. Que recèlent les traités autochtones? (www.collectionscanada.gc.ca/affiche/exposition-traites/index-f.html) était accompagnée d'une exposition complémentaire et d'une petite exposition en ligne comportant des liens vers la collection de traités et de documents de cession de BAC, vers d'autres ressources connexes ainsi que vers la programmation du Forum de BAC sur la démocratie canadienne (www.collectionscanada.gc.ca/democratie/index-f.html). L'esprit et l'intention a été un franc succès auprès des visiteurs, spécialement auprès des membres des Premières Nations, mais l'exposition aurait pu toucher un public beaucoup plus vaste si dans le cadre de sa présentation avait été déployé l'éventail élargi d'approches que BAC est en train d'établir à titre de norme pour sa future programmation.

Dans sa planification, le Musée du portrait du Canada (www.portraits.gc.ca/index-f.html) a intégré des activités virtuelles et en personne, offrant ainsi aux visiteurs en ligne et sur place la possibilité de découvrir sa collection dans le cadre d'expositions et d'entretiens avec des artistes et des conservateurs. BAC a également lancé un programme de visites des coulisses de la chambre forte du Musée du portrait du Canada au Centre de préservation de BAC à l'automne 2007. Lors de chacune des deux visites qui ont eu lieu tous les dimanches durant huit semaines consécutives, jusqu'à 15 personnes ont pu être admises dans la chambre forte afin d'en découvrir les trésors. Cette initiative a reçu des commentaires extrêmement positifs de la part du public et des médias. Son succès a incité le Musée du portrait du Canada à offrir régulièrement des visites de la chambre forte durant six semaines au cours de l'exercice 2008-2009. (www.portraits.gc.ca/009001-5023-f.html).

2. Collaborer avec les réseaux pour une offre améliorée des stratégies visant les programmes publics, la généalogie et le programme d'expositions itinérantes du Programme du Musée du portrait

Cet engagement portait sur l'accroissement de l'importance des partenariats et du réseautage dans les activités destinées à rejoindre les Canadiens, ce qui a été démontré dans l'ensemble des programmes de BAC. Par exemple, le Centre d'apprentissage a collaboré très étroitement avec les enseignants. Il a également collaboré avec la Société d'histoire nationale du Canada dans le cadre des activités rattachées à la remise du Prix du Gouverneur général pour l'excellence en enseignement de l'histoire canadienne ainsi que dans le cadre d'un concours annuel de conception d'affiche. BAC a par ailleurs travaillé avec le ministère des Anciens Combattants à l'élaboration d'ateliers spécialisés destinés à 68 élèves de partout au Canada durant la semaine des Rencontres Historica en novembre 2007.

Le Forum de BAC sur la démocratie canadienne a permis d'échanger des idées et de l'information avec des partenaires d'institutions gouvernementales, culturelles et universitaires. Un comité consultatif national a contribué à orienter le forum. Le programme a été lancé à la fin de novembre 2007, ce qui explique pourquoi seulement deux activités publiques ont eu lieu durant le dernier exercice. Au total, environ 180 personnes (90 par activité) ont participé aux rencontres, qui ont été télédiffusées sur la chaîne CPAC (www.collectionscanada.gc.ca/democratie/023023-1000-f.html).

BAC s'est associé à deux partenaires de premier plan dans le cadre de sa Stratégie en généalogie canadienne. En effet, BAC a conclu un important partenariat avec The Generations Network, un fournisseur américain de sites Web sur la généalogie qui numérise des archives en partenariat avec des institutions de conservation de partout dans le monde. Le partenariat entre BAC et The Generations Network permettra la numérisation sans frais pour la Couronne de 12 millions de documents d'archives, qui seront disponibles gratuitement à partir du site Web de BAC (www.collectionscanada.gc.ca/genealogie/index-f.html). Comme le prévoit l'entente, 787 bobines ont été numérisées en 2007-2008, ce qui représente pour l'institution une économie en coût de numérisation estimée à 35 520 $ (45 $ par bobine). La collaboration entre BAC et le réseau anglophone CBC dans le cadre de l'émission Who Do You Think You Are sera présentée plus loin dans cette section.

Durant l'exercice 2007-2008, le Musée du portrait du Canada a lancé deux nouveaux types d'exposition en collaboration avec des partenaires fédéraux, municipaux et privés. Dans le cadre de l'exposition Portraits dans la rue, cinq reproductions de portraits appartenant à la collection du musée ont été fixées à des murs des bâtiments publics du marché By à Ottawa. L'exposition Portraits sur la glace comprenait l'installation de 12 reproductions dans un site longeant la patinoire du canal Rideau durant le Bal de neige (www.portraits.gc.ca/009001-2100.4-f.html).

3. Élaborer et mettre en œuvre un plan organisationnel qui donne suite aux consultations multiculturelles

Durant l'exercice 2006-2007, BAC a entrepris des consultations sur les meilleurs moyens de veiller à ce que sa collection reflète le patrimoine autochtone et multiculturel et à ce que tous les Canadiens puissent y trouver des documents pertinents pour eux, quels que soient leurs antécédents culturels. BAC s'est engagé à poursuivre ces discussions durant l'exercice 2007-2008 et à entreprendre des actions en vue de l'élaboration d'un plan tenant compte des constatations et des orientations dégagées lors des consultations. Pour ce faire, BAC a conduit une enquête sur les enjeux liés aux bibliothèques et aux archives autochtones. L'institution a également mené à terme des consultations auprès des communautés multiculturelles, et la compilation des résultats a permis à l'institution de déterminer les ressources sur lesquelles elle pourra compter (www.collectionscanada.gc.ca/multiculturel/0005007-200-f.html#m). Ces initiatives ont permis à BAC de mettre en place les bases nécessaires pour le développement futur de ses collections multiculturelles et autochtones.

4. Élaborer une politique et un cadre d'application des partenariats

BAC se fait régulièrement approcher par des partenaires éventuels et nécessite la mise en place de moyens cohérents d'évaluer les propositions qui lui sont présentées, de déterminer le type de proposition que l'institution doit rechercher, et de gérer les partenariats de façon cohérente et stratégique. Durant l'exercice 2007-2008, BAC a élaboré l'ébauche d'un plan qui sera finalisé en vue de son approbation au cours de l'exercice 2008-2009. Ce plan vise à assurer la reddition de comptes en ce qui a trait aux investissements de BAC et à encadrer les communications avec les partenaires éventuels ou confirmés. Il sera accompagné de procédures, de lignes directrices et d'autres outils opérationnels. Ces travaux ont par ailleurs attiré l'attention d'autres organismes et ministères fédéraux ayant des besoins similaires.

5. Entamer des projets pilotes de travail en partenariat dans les domaines de l'acquisition, de la préservation, de l'accès et de la promotion, notamment avec des créateurs, des archivistes ou des groupes d'usagers, selon les besoins

Comme il a été mentionné ci-dessus, BAC a conclu un partenariat pilote stimulant et extrêmement important avec The Generations Network, un fournisseur américain de sites Web sur la généalogie qui numérise des archives en partenariat avec des institutions de conservation de partout dans le monde. Ce partenariat permettra la numérisation sans frais pour la Couronne de 12 millions de documents d'archives détenus par BAC, lesquels seront disponibles gratuitement à partir du site Web de BAC (www.collectionscanada.gc.ca/quoi-de-neuf/013-331-f.html et www.collectionscanada.gc.ca/quoi-de-neuf/013-293-f.html).

Durant l'exercice 2007-2008, BAC a créé le Conseil consultatif sur les services, qui s'est réuni deux fois pour discuter des services offerts au public. Le conseil se réunira de nouveau afin de poursuivre le travail amorcé au cours de l'exercice 2007-2008. Les membres du conseil comprennent des représentants de divers groupes de clients, comme les généalogistes, les historiens en milieu universitaire, les chercheurs s'intéressant aux documents concernant les autochtones, les étudiants de troisième cycle et les bibliothécaires. Donnant suite à des recommandations du conseil sur les heures de service, BAC entreprendra un projet pilote d'ouverture de ses portes le samedi et de simplification des procédures de libre-service. BAC a également consulté le public relativement à des questions similaires d'accessibilité à l'occasion de deux séances de consultation qui ont eu lieu le 26 février 2007 (www.collectionscanada.gc.ca/le-public/cpccs/index-f.html).

Le Musée du portrait du Canada est arrivé au terme de la dernière étape de l'élaboration de son programme de mise en service durant l'exercice 2007-2008. Le programme invitera le public à soumettre des choix de sujets pour la création de portraits qui seront incorporés à la collection du musée. Les propositions seront évaluées par un comité d'experts, qui choisira trois sujets dont le portrait sera créé. Le programme a été lancé en mai 2008 et se répétera tous les deux ans.

À la fin de l'automne 2007, le Musée du portrait du Canada a dévoilé une exposition unique en collaboration avec le Musée des beaux-arts de l'Ontario. En plein visage est le résultat d'une invitation lancée par le Musée des beaux-arts de l'Ontario au grand public à créer de petits portraits en deux dimensions à exposer. Le musée a reçu de partout dans le monde 17 000 portraits conçus sur tous les types de support médiatique. Une petite partie de ces portraits est exposée au 395, rue Wellington, jusqu'au 1^er septembre 2008. D'autres partenariats ont vu le jour avec divers musées et organismes fédéraux, dont le Musée canadien de la nature (l'exposition Varley) et le Musée des sciences et de la technologie du Canada (festival Karsh) (www.portraits.gc.ca/index-f.html).

À l'aide du secteur des Programmes et services, BAC entretient de nombreux partenariats avec les secteurs public et privé afin de s'assurer que des programmes et des services de grande qualité sont offerts aux Canadiens. Par exemple, BAC travaille actuellement en partenariat avec les National Archives of Ireland (www.census.nationalarchives.ie), le Conseil canadien des archives, le ministère du Patrimoine canadien, l'Universté d'Ottawa (www.socialsciences.uottawa.ca/api/fra/index.asp) et d'autres partenaires à l'élaboration et au maintien de programmes multi-canaux destinés aux Canadiens. En plus de ces partenariats et d'autres partenariats permanents et à long terme, BAC a élaboré divers projets pilotes visant à concevoir des programmes nouveaux et stimulants (www.portraits.gc.ca/index-f.html) qui sauront toucher un vaste public dans l'ensemble du pays.

Le 2 octobre 2007, BAC a lancé une initiative de trois millions de dollars s'étalant sur trois ans visant à produire une stratégie qui permettra aux Canadiens incapables de lire les imprimés d'avoir un accès renouvelable et équitable aux services de bibliothèques. Le mandat de l'Initiative de services de bibliothèque équitables (ISBE) sera d'élaborer une stratégie permettant de répondre à long terme aux besoins en matière d'accès à l'information et à la bibliothèque des Canadiens incapables de lire les imprimés, dont on estime le nombre à environ trois millions. BAC a amorcé l'amélioration du centre d'échange de documentation électronique pour permettre aux éditeurs de mettre rapidement et de façon sécuritaire leurs fichiers électroniques à la disposition des producteurs de médias substituts. BAC consultera des intervenants provenant d'un large éventail de domaines dans le cadre de l'élaboration de l'ISBE.

6. Continuer la mise en place du Programme national de développement des archives

Le Programme national de développement des archives (PNDA) offre une aide financière à des archives canadiennes et à des organismes apparentés afin de les aider à augmenter leur capacité à préserver et à rendre accessibles les documents d'archives concernant le Canada et les Canadiens. Tel qu'il s'est engagé à le faire, BAC a travaillé en étroite collaboration avec le Conseil canadien des archives à la mise en œuvre de nouvelles mesures du rendement et de nouveaux processus pour faire le suivi du rendement. Grâce à son expérience, BAC a cerné certaines améliorations qui seront implantées durant l'exercice 2008-2009 afin de mieux répondre à ses besoins en information et de répondre aux besoins des organismes d'archives qui bénéficient du soutien offert par le PNDA. Une évaluation du PNDA est disponible sur le site Web de BAC (www.collectionscanada.gc.ca/a-notre-sujet/014/012014-208-f.html).

7. Mettre à l'essai ou mettre en œuvre des projets pilotes de mécanismes de recherches sur les clients

BAC a élaboré de nouveaux outils de recherche sur la clientèle ainsi que des mécanismes de rétroaction pour ses programmes publics, y compris ses programmes en ligne. Au cours de l'exercice, BAC a atteint ses objectifs de nombreuses façons. Dans le cadre de sa participation à l'émission Who Do You Think You Are, mentionnée ci-dessus, BAC a surveillé l'augmentation de la fréquentation du site Web du Centre canadien de généalogie. BAC a également commandé des sondages téléphoniques auprès des Canadiens afin de déterminer les effets de la série documentaire sur l'intérêt que portent les Canadiens aux services généalogiques et aux ressources en ligne de BAC.

SECTION III : RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES

Liens avec les secteurs de résultats du gouvernement du Canada

Résultat stratégique : Les générations de Canadiens actuelles et futures ont accès à leur patrimoine documentaire
	Dépenses réelles de 2007-2008 (en milliers de dollars)			Harmonisation avec le secteur de résultat du gouvernement du Canada
	Budgétaires	Non budgétaires	Total
1.1 Gérer la disposition des documents du gouvernement du Canada à valeur continue	13 588,0	0	13 588,0	Une culture et un patrimoine dynamiques
1.2 Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada	68 910,9	0	68 910,9	Une culture et un patrimoine dynamiques
1.3 Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible aux fins d'utilisation	39 957,1	0	39 957,1	Une culture et un patrimoine dynamiques

Le Parlement a chargé Bibliothèque et Archives Canada (BAC) du vaste mandat de préserver le patrimoine documentaire du Canada, afin de constituer une source de savoir accessible à tous, de collaborer avec des institutions connexes et d'être la mémoire collective du gouvernement du Canada. Depuis la création d'un organisme unique, au début de 2004, BAC a organisé ses activités autour du résultat stratégique suivant, maintenant établi dans son architecture des activités de programmehttp://: « Les générations de Canadiens actuelles et futures ont accès à leur patrimoine documentaire ».

BAC a le mandat de collaborer avec les ministères fédéraux afin d'assurer la gestion efficace de l'information gouvernementale. De plus, la Loi lui confie expressément le mandat de faire connaître et comprendre le patrimoine documentaire du pays aux Canadiens et à quiconque s'intéresse au Canada. La collection de BAC est une partie d'une collection nationale de documents culturels détenus par les archives, les bibliothèques et les musées de tout le pays, et BAC est un partenaire d'organismes semblables partout dans le monde. BAC travaille donc en collaboration avec d'autres institutions pour faciliter l'accès, favoriser l'apprentissage et partager ses leçons et ses expériences comme institution du savoir.

Information financière

Tableau 1 : Comparaison des dépenses prévues et des dépenses réelles (ETP compris)

(en milliers de dollars)	2005-2006 Réelles	2006-2007 Réelles	2007-2008
			Budget principal	Dépenses prévues	Autorisa-tions totales	Dépenses réelles
1.1 Gérer la disposition des documents du gouvernement du Canada à valeur continue	12 315,0	10 881,0	10 472,0	16 078,1	15 299,2	13 588,0
1.2 Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada	68 554,0	65 102,0	67 500,0	96 632,8	74 692,6	68 910,9
1.3 Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible aux fins d'utilisation	33 031,0	30 183,0	41 331,0	43 049,0	69 960,6	39 957,1
Total	113 900,0	106 166,0	119 303,0	155 759,9	159 952,4	122 456,0
Moins : Revenus non disponibles	422,0	247,0	S.O.	33,0	S.O.	331,1
Plus : Coûts des services reçus sans frais	43 377,0	44 539,0	S.O.	44 519,2	S.O.	45 226,4
Total des dépenses du ministère	156 855,0	150 458,0	119 303,0	200 246,1	159 952,4	167 351,3
Équivalents temps plein	1 128	1 126.0	S.O.	1 134	S.O.	1 119

Les écarts financiers sont expliqués en détail dans les tableaux d'explication de la variance suivants.

Explication de la variance : Total des autorisations par rapport au total des dépenses réelles

Sommaire

Autorisations	159 952,4
Réelles	122 456,0
Variance	37 496,4

Activité de programme	Montant (en milliers de dollars)	Item	Commentaires
1.1 Gérer la disposition des documents du gouvernement du Canada à valeur continue	1 647,0	Charge de travail accrue suite à la mise en œuvre de la Loi fédérale sur la responsabilité	Ce montant a été reporté à 2008-2009, car le financement fut accordé tardivement avec comme résultat le report d'activités en 2008-2009.
1.2 Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada	7 600,0	Aménagement d'une installation provisoire pour les collections	Un montant de 6,8 millions de dollars a été placé dans une affectation bloquée tandis qu'un montant de 880 milliers de dollars ne fut pas utilisé. L'approbation définitive du projet avait été reportée en juin 2008. BAC anticipe que la construction débutera au printemps 2009 pour se terminer au printemps 2010 tel que prévu. Ce qui permettrait le déménagement des biens dans la nouvelle infrastructure à l'automne 2010.
1.2 Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada	594,2	Installation pour la préservation de documents sur base de nitrate	Ce montant ne fut pas utilisé. La présentation pour obtenir l'approbation définitive de projet a été soumise au Conseil du Trésor en novembre 2007. Cependant, la décision a été reportée à juin 2008 en attendant l'issue de la revue stratégique.
1.2 Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada	-1 647,0	Charge de travail accrue suite à la mise en œuvre de la Loi fédérale sur la responsabilité	Le financement pour la charge de travail accrue fut demandé et approuvé par le biais des budgets supplémentaires de dépenses B. Cependant, les fonds ont été prélevés d'une affectation bloquée du programme d'activité 1.2.
1.3 Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible aux fins d'utilisation	28 731,0	Projet du Musée du portrait du Canada	Ce montant a été reporté à 2008-2009 en attendant une décision du gouvernement sur ce projet.
Total	36 925,2 *

* Ce montant ne correspond pas à la variance totale puisque seulement les montants principaux sont inclus.

Explication de la variance : Total des autorisations par rapport au total des dépenses prévues

Sommaire

Prévues	155 759,9
Autorisations	159 952,4
Variance	-4 192,5

Activité de programme	Montant (en milliers)	Item	Commentaires
1.2 Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada	14 930,0	Aménagement d'une installation provisoire pour les collections	Ce montant n'a pas été touché. L'approbation définitive du projet avait été reportée en juin 2008. BAC anticipe que la construction débutera au printemps 2009 pour se terminer au printemps 2010 tel que prévu. Ce qui permettrait le déménagement des biens dans la nouvelle infrastructure à l'automne 2010.
1.2 Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada	12 945,8	Installation pour la préservation de documents sur base de nitrate	Ce montant ne fut pas utilisé. La présentation pour obtenir l'approbation définitive de projet a été soumise au Conseil du Trésor en novembre 2007. Cependant, la décision a été reportée à juin 2008 en attendant l'issue de la revue stratégique.
1.2 Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada	-1 647,0	Charge de travail accrue suite à la mise en œuvre de la Loi fédérale sur la responsabilité	Le financement pour la charge de travail accrue fut demandé et approuvé par le biais du budget supplémentaire de dépenses B. Cependant, les fonds ont été prélevés d'une affectation bloquée du programme d'activité 1.2.
1.2 Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada	-5 285,0	Le projet AMICAN, pour remplacer les systèmes désuets.	Ce montant n'était pas inclus dans les dépenses prévues. Les fonds ont été accédés par le biais du budget supplémentaire de dépenses A. Montant total pour AMICAN est de 7,59 millions de dollars, le solde est expliqué sous l'activité 1.3.
1.3 Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible aux fins d'utilisation	1 000,0	Une initiative pour un service de bibliothèque équitable	Ce montant a été reporté dans le cadre financier du SCT jusqu'en 2010-2011.
1.3 Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible aux fins d'utilisation	-2 305,0	Le projet AMICAN, pour remplacer les systèmes désuets.	Ce montant n'était pas inclus dans les dépenses prévues. Les fonds ont été accédés par le biais du budget supplémentaire de dépenses A. Montant total pour AMICAN est de 7,59 millions de dollars, le solde est expliqué sous l'activité 1.2.
1.3 Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible aux fins d'utilisation	-23 162,0	Le projet du Musée du portrait du Canada	Ce montant n'était pas inclus dans les dépenses prévues. Les fonds ont été transférés de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada par le biais du budget supplémentaire de dépenses A.
Toutes les activités de programme	1 921,0	Régimes d'avantages sociaux des employés	Les autorisations pour la contribution aux régimes d'avantages furent moindres que prévu.
Toutes les activités de programme (allocation du Ministère).	-2 458,9	Transfert crédit 23	Ce montant a augmenté le niveau d'autorisations de Bibliothèque et Archives Canada, il n'avait pas été prévu dans les prévisions.
TOTAL	-4 061,1 *

*Ce montant ne correspond pas à la variance totale puisque seulement les montants principaux sont inclus.

Tableau 2 : Crédits votés et législatifs

Poste voté ou législatif	Libellé tronqué pour le poste voté ou législatif	2007-2008 (en milliers de dollars)
		Budget principal	Dépenses prévues	Autorisations totales	Dépenses réelles
50	Dépenses du Programme	107 301,0	143 757,9	148 462,8	111 035,2
(S)	Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés	12 002,0	12 002,0	11 331.7	11 331.7
(S)	Produit sur la disposition de biens de la Couronne	-	-	157,9	89,1
	Total	119 303,0	155 759,9	159 952,4	122 456,0

D'autres tableaux financiers sont disponibles sur le site Internet du Secrétariat du Conseil du Trésor :

• Sources de revenus disponibles et non disponibles
• Frais d'utilisation
• Vérifications internes et évaluations

Bibliothèque et Archives Canada respecte et utilise les paramètres des politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor sur les voyages.

États financiers de

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LIBRARY AND ARCHIVES CANADA

Pour l'exercice terminé le
31 mars 2008

---

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Déclaration de responsabilité de la direction

La responsabilité de l'intégrité et de l'objectivité des états financiers ci-joints pour l'exercice terminé le 31 mars 2008 et toute l'information figurant dans ces états incombe à la direction de Bibliothèque et Archives Canada. Ces états financiers ont été préparés par la direction conformément aux conventions comptables du Conseil du Trésor, qui sont conformes aux principes comptables généralement reconnus du Canada pour le secteur public.

La direction est responsable de l'intégrité et de l'objectivité de l'information présentée dans les états financiers. Certaines informations présentées dans les états financiers sont fondées sur les meilleures estimations et le jugement de la direction et tiennent compte de l'importance relative. Pour s'acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation des rapports, la direction tient des comptes qui permettent l'enregistrement centralisé des opérations financières du ministère. L'information financière soumise pour la préparation des Comptes publics du Canada et incluse dans le Rapport ministériel sur le rendement du ministère concorde avec les états financiers ci-joints.

La direction possède un système de gestion financière et de contrôle interne conçu pour fournir une assurance raisonnable que l'information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques, qu'elles sont exécutées en conformité avec les règlements, qu'elles respectent les autorisations du Parlement et qu'elles sont comptabilisées de manière à rendre compte de l'utilisation des fonds du gouvernement. La direction veille également à l'objectivité et à l'intégrité des données de ses états financiers par la sélection appropriée, la formation et le perfectionnement d'employés qualifiés, par une organisation assurant une séparation appropriée des responsabilités et par des programmes de communication visant à assurer la compréhension des règlements, des politiques, des normes et des responsabilités de gestion dans tout le ministère.

Les états financiers du ministère n'ont pas fait l'objet d'une vérification.

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État de la situation financière (non vérifié)
Exercice terminé le 31 mars

(en milliers de dollars)

	2008				2007
	Gestion du patrimoine documentaire	Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible	Gestion de la disposition des documents	Total	Total
Paiements de transfer	37	2 906	-	2 943	2 192
Charges de fonctionnement
Salaires et avantages sociaux	48 463	26 140	10 977	85 580	80 064
Installations	21 441	14 789	3 741	39 971	39 414
Services professionnels et spéciaux	6 558	5 072	1 824	13 454	9 497
Services publics, fournitures et approvisionnements	5 916	769	151	6 836	3 202
Services de communication	1 541	1 688	309	3 538	2 048
Amortissement sur actifs corporels (note 5)	1 837	1 290	153	3 280	3 344
Entretien et réparation	1 674	1 202	288	3 164	3 992
Acquisition de machinerie et matériel	1 391	824	271	2 486	1 725
Locations	470	1 434	108	2 012	1 749
Voyages	721	522	310	1 553	1 389
Dépenses diverses	260	183	95	538	580
Perte sur l'aliénation d'actifs corporels	34	11	2	47	1 039
Total des charges de fonctionnement	90 306	53 924	18 229	162 459	148 043
Total des charges	90 343	56 830	18 229	165 402	150 235
Revenus
Vente de marchandises et de produit d'information	-	429	-	429	388
Autres revenus	31	50	5	86	66
Gain sur l'aliénation d'actifs	35	23	6	64	110
Total des revenus	66	502	11	579	564
Coût de fonctionnement net	90 277	56 328	18 218	164 823	149 671

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Actifs
	2008	2007
Actifs financiers Débiteurs et avances (note 4)	1 901	985
Total des actifs financiers	1 901	985
Actifs non financiers Charges payées d'avance	-	18
Immobilisations corporelles (note 5)	34 148	28 558
Collections (note 6)	1	1
Total des actifs non financiers	34 149	28 577
TOTAL	36 050	29 562
Passifs et Avoir du Canada
	2008	2007
Passifs
Créditeurs et charges à payer	16 000	9 108
Indemnités de vacance et congés compensatoires	6 696	6 876
Revenus reportés (note 7)	696	829
Indemnités de départ (note 8)	16 464	13 239
	39 856	30 052
Avoir du Canada	(3 806)	(490)
TOTAL	36 050	29 562
	2008	2007
Avoir du Canada, début de l'exercice	(490)	(4 362)
Coût de fonctionnement net	(164 823)	(149 671)
Crédits de l'exercice utilisés (note 3)	122 456	106 166
Revenus non disponibles pour dépenser (note 3)	(137)	(147)
Variation de la situation nette du Trésor (note 3)	(6,038)	2 985
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 9)	45 226	44 539
Avoir du Canada, fin de l'exercice	(3,806)	(490)
	2008	2007
Activités de fonctionnement
Coût de fonctionnement net	164 823	149 671
Éléments n'affectant pas l'encaisse : Amortissement des immobilisations corporelles	(3 280)	(3 344)
Perte sur l'aliénation et la dépréciation des immobilisations corporelles	(47)	(1 039)
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 9)	(45 226)	(44 539)
Variations de l'état de la situation financière : Augmentation des débiteurs et avances	916	227
Diminution des charges payées d'avance	(18)	(48)
Augmentation du passif	(9 804)	3 250
Encaisse utilisée par les activités de fonctionnement	107 364	104 178
Activités d'investissement
Acquisition d'immobilisations corporelles (note 5)	8 933	4 826
Produits de l'aliénation d'immobilisations corporelles	(16)	-
ncaisse utilisée par les activités d'investissemement	8 917	4 826
Activités de financement
Encaisse nette fournie par le gouvernement du Canada (note 3)	(116 281)	(109 004)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

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Notes complémentaires aux états financiers (non vérifiées)
Exercice terminé le 31 mars

1. Mandat et objectifs

Bibliothèque et Archives Canada est un ministère à l'intérieur du Gouvernement du Canada qui a été établi le 21 mai 2004 suite à la fusion de la Bibliothèque nationale du Canada et des Archives nationales du Canada. Le rôle de Bibliothèque et Archives Canada a été officialisé par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. La loi assigne un pouvoir discrétionnaire au bibliothécaire et archiviste du Canada en vue de la réalisation de la mission de Bibliothèque et Archives du Canada. Sous cette loi, aucun document sous le contrôle du gouvernement ou d'un établissement ministériel ne peut être détruit sans l'autorisation préalable du bibliothécaire et archiviste du Canada. Les documents qui, de l'avis du bibliothécaire et archiviste du Canada, présentent un intérêt historique ou archivistique devront être transférés sous sa responsabilité et son contrôle.

Bibliothèque et Archives Canada est un établissement faisant parti de l'annexe I.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et faisant rapport au Parlement par l'entremise de la ministre du Patrimoine canadien. Les dépenses d'opération et en capital sont financées par le gouvernement du Canada par l'entremise d'un poste voté. Les bénéfices aux employés sont autorisés par un poste législatif séparé. Bibliothèque et Archives Canada a l'autorité parlementaire d'affecter à la compensation de ses dépenses, les recettes provenant de l'accès à la collection et de la reproduction de celle-ci.

Le mandat de Bibliothèque et Archives Canada consiste à préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations présentes et futures; être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada; faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir; servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.

Le secteur de la collection du patrimoine documentaire voit à l'acquisition, à la sauvegarde et à l'organisation de la collection pour l'utilisation actuelle et future. Ses fonctions sont le développement de la collection, son organisation et sa conservation. Toutes les collections seront développées, gérées et conservées sous l'égide du Secteur de la collection du patrimoine documentaire. Le secteur des programmes et services encourage la connaissance, l'accès, l'utilisation et la compréhension du patrimoine documentaire du Canada. Les deux fonctions de ce secteur sont la prestation de services en réponse à tous les types de demandes de clients par différents moyens; et l'exécution des programmes en vue de promouvoir la connaissance et la compréhension du patrimoine documentaire du Canada. La première fonction répond à la demande; la deuxième est proactive et anticipe les besoins d'information des Canadiens. Ensemble, elles permettent à Bibliothèque et Archives Canada de s'acquitter de son mandat de faire connaître le patrimoine documentaire du Canada. Le secteur de la gestion corporative et la direction des documents gouvernementaux appuient les institutions fédérales en matière de la gestion de l'information (GI) et dans la maintenance de ses documents. Ses activités comprennent les stratégies GI, les solutions GI et les services GI.

2. Sommaire des principales conventions comptables

Les états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du Conseil du Trésor, qui sont conformes aux principes comptables généralement reconnus du Canada pour le secteur public.

Les principales conventions comptables sont les suivantes :

(a) Crédits parlementaires
Bibliothèque et Archives Canada est financé par le gouvernement du Canada au moyen de crédits parlementaires. Les crédits consentis à Bibliothèque et Archives Canada ne correspondent pas à la présentation des rapports financiers en conformité avec les principes comptables généralement reconnus étant donné que les crédits sont fondés, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état des résultats et dans l'état de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les crédits parlementaires. La note 3 présente un rapprochement général entre les deux méthodes de rapports financiers.

(b) Encaisse nette fournie par le gouvernement
Bibliothèque et Archives Canada fonctionne au moyen du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par le ministère est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par le ministère sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.

(c) Variation de la situation nette du Trésor
La variation de la situation nette du Trésor correspond à la différence entre l'encaisse nette fournie par le gouvernement et les crédits utilisés au cours d'un exercice, à l'exclusion du montant des revenus non disponibles comptabilisés par le ministère. Il découle d'écarts temporaires entre le moment où une opération touche un crédit et le moment où elle est traitée par le Trésor.

(d) Revenus:

i) Les ventes de marchandises et de produit d'information sont des revenus provenant de droits réglementaires et sont constatés dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l'exercice.

ii) Les fonds reçus de tiers à des fins précises sont comptabilisés à leur réception à titre de revenus reportés. Ils sont constatés dans l'exercice au cours duquel les charges connexes sont engagées.

iii) Les autres revenus sont comptabilisés dans l'exercice où les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.

2. Sommaire des principales conventions comptables (suite)

(e) Charges - Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice :
i) Les subventions sont comptabilisées dans l'exercice au cours duquel les critères de paiement sont satisfaits. En ce qui concerne les subventions ne faisant pas partie d'un programme existant, la charge est constatée lorsque le gouvernement annonce la décision de verser un transfert ponctuel, dans la mesure où le Parlement a approuvé la loi habilitante ou l'autorisation des paiements avant que les états financiers ne soient achevés.

ii) Les contributions sont comptabilisées dans l'exercice au cours duquel le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou a rempli les conditions de l'accord de transfert.

iii) Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent le droit en vertu de leurs conditions d'emploi respectives.

iv) Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les locaux, les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et les services juridiques sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur coût estimatif.

(f) Avantages sociaux futurs
i) Prestations de retraite : Les employés admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime multi employeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations du ministère au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l'obligation totale du ministère découlant du régime. En vertu des dispositions législatives en vigueur, le ministère n'est pas tenu de verser des cotisations au titre de l'insuffisance actuarielle du régime.

ii) Indemnités de départ : Les employés ont droit à des indemnités de départ, prévues dans leurs conventions collectives ou les conditions d'emploi. Le coût de ces indemnités s'accumule à mesure que les employés effectuent les services nécessaires pour les gagner. Le coût des avantages sociaux gagnés par les employés est calculé à l'aide de l'information provenant des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle pour les prestations de départ pour l'ensemble du gouvernement.

(g) Débiteurs et avances
Les débiteurs et les prêts sont comptabilisés en fonction des montants que l'on prévoit réaliser. Des provisions sont établies pour les débiteurs dont le recouvrement est incertain.

(h) Immobilisations corporelles
Toutes les immobilisations corporelles et les améliorations locatives dont le coût initial est d'au moins 10 000$ sont comptabilisées à leur coût d'achat. Les logiciels en développement sont transférés dans les comptes d'actifs appropriés lorsqu'ils sont mis en service, l'amortissement est dès lors calculé selon le taux de la catégorie. Le ministère n'inscrit pas à l'actif les biens incorporels, les œuvres d'art et les trésors historiques ayant une valeur culturelle, esthétique ou historique.

En 2006-2007, Bibliothèque et Archives Canada a élevé son seuil de comptabilisation pour la détermination d'une immobilisation de 3 500$ à 10 000$.

Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l'immobilisation, comme suit :

Catégorie d'immobilisations	Période d'amortissement
Machinerie et matériel	5-15 ans
Équipements informatiques	3-10 ans
Logiciels - Acquisition et développement	2-7 ans
Autres équipements, incluant l'ameublement	5-10 ans
Véhicules	3-15 ans

(i) Collections
Les collections de Bibliothèque et Archives Canada sont présentées aux états financiers à la valeur nominale de 1 000$. Les éléments de la collection sont comptabilisés à la dépense au cours de l'exercice où ils ont été acquis. Les éléments reçus de la part du gouvernement fédéral et des ministères ne sont pas présentés dans l'état de la situation financière.

(j) Incertitude relative à la mesure
La préparation de ces états financiers conformément aux conventions comptables du Conseil du Trésor du Canada, qui sont conformes aux principes comptables généralement reconnus du Canada pour le secteur public, exige de la direction qu'elle fasse des estimations et pose des hypothèses qui influent sur les montants déclarés des actifs, des passifs, des revenus et des charges présentés dans les états financiers. Au moment de la préparation des présents états financiers, la direction considère que les estimations et les hypothèses sont raisonnables. Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont le passif éventuel, les passifs environnementaux, le passif pour les indemnités de départ et la durée de vie utile des immobilisations corporelles. Les résultats réels pourraient différer des estimations de manière significative. Les estimations de la direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les rajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

3. Crédits parlementaires

Bibliothèque et Archives Canada reçoit la plus grande partie de son financement au moyen de crédits parlementaires annuels. Les éléments comptabilisés dans l'état des résultats et l'état de la situation financière d'un exercice peuvent être financés au moyen de crédits parlementaires qui ont été autorisés dans des exercices précédents, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans des exercices futurs. En conséquence, les résultats de fonctionnement nets du ministère diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :

(a) Rapprochement du coût de fonctionnement net et des crédits parlementaires de l'exercice en cours :
	2008	2007
	(en milliers de dollars)
Coût de fonctionnement net	164 823	149 671
Rajustements pour les postes ayant une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les crédits : Ajouter (déduire) :
Services fournis gratuitement	(45 226)	(44 539)
Amortissement des immobilisations corporelles	(3 280)	(3 344)
Indemnités de départ	(3 225)	603
Indemnités de vacance et congés compensatoires	180	(200)
Renversement de dépenses de l'année précédente	178	97
Revenu non disponible pour dépenser	137	147
Perte sur l'aliénation et la dépréciation des immobilisations corporelles	(47)	(1 039)
Autres	(19)	(74)
	(51 302)	(48 349)
Rajustements pour les postes sans incidence sur le coût defonctionnement net, mais ayant une incidence sur les crédits Ajouter (déduire) :
Acquisition d'immobilisations corporelles	8 933	4 826
Variation des frais payés d'avance	-	18
Avances comptables	2	-
	8 935	4 844
Crédits de l'exercice en cours utilisés	122 456	106 166
(b) Crédits fournis et utilisés
	2008	2007
	(en milliers de dollars)
Dépenses de fonctionnement - Crédit 45	148 463	104 626
Montants législatifs	11 490	11 332
Crédits de l'exercice disponible	159 953	115 958
Moins :
Préremption : Fonctionnement	(2 950)	(9 717)
Préremption : Affectations bloquées	(34 478)
Total préremption	(37 428)
Crédits disponibles pour emploi dans les exercices ultérieurs	(69)	(73)
Remboursement de revenus de l'année antérieure	-	(2)
Crédits de l'exercice en cours utilisés	122 456	106 166
(c) Rapprochement de l'encaisse nette fournie par le gouvernement et des crédits de l'exercice en cours utilisés
	2008	2007
	(en milliers de dollars)
Encaisse nette fournie par le gouvernement	116 281	109 004
Revenu non disponible pour dépenser	137	147
Variation de la situation nette du Trésor
Variation des débiteurs et des avances	(916)	(227)
Variation des créditeurs et des charges à payer	6 892	(2 837)
Variation des revenus reportés	(133)	(3)
Autres ajustements	195	82
	6 038	(2 985)
Crédits de l'exercice en cours utilisés	122 456	106 166

4. Débiteurs et avances

Le tableau suivant donne le détail des débiteurs et des avances :

	2008	2007
	(en milliers de dollars)
Comptes à recevoir des autres ministères et organismes fédéraux	1 707	913
Comptes à recevoir de l'extérieur	182	62
Avances aux employés	12	10
Total	1 901	985

5. Immobilisations corporelles

Coût	Solde d'ouverture	Acquisitions	Reclassification	Aliénations et radiations	Solde de clôture
(en milliers de dollars)
Machinerie et matérie	793	23	-	(30)	786
Équipements informatique	7 467	2 422	-	(355)	9 534
Logiciels - Acquisition et développement	10 272	1 702	1 540	-	13 514
Autres équipements	29 387	941	-	(156)	30 172
Véhicules	449	65	-	(22)	492
Logiciels en cours de développement	4 508	3 780	(1 540)	-	6 748
	52 876	8 933	-	(563)	61 246
Amortissement cumulé	Solde d'ouverture	Amortissement	Amortissement	Aliénations et radiations	Solde de clôture
(en milliers de dollars)
Machinerie et matériel	610	26	-	(30)	606
Équipements informatique	5 114	758	-	(332)	5 540
Logiciels - Acquisition et développement	4 442	1 412	-	-	5 854
Autres équipements	13 851	1 042	-	(116)	14 777
Véhicules	301	42	-	(22)	321
	24 318	3 280	-	(500)	27 098
Valeur comptable nette	2008	2007
(en milliers de dollars)
Machinerie et matériel	180	183
Équipements informatique	3 994	2 353
Logiciels - Acquisition et développement	7 660	5 830
Autres équipements	15 395	15 536
Véhicules	171	148
Logiciels en cours de développement	6 748	4 508
	34,148	28,558

La charge d'amortissement pour l'exercice terminé le 31 mars 2008 s'élève à 3 280$ (3 444$ en 2007)

6. Collections

Bibliothèque et Archives Canada préserve la mémoire collective de la nation et du gouvernement du Canada en plus de contribuer à la protection des droits et de rehausser le sentiment d'identité nationale.

Bien que la valeur nominale attribuée à la collection dans ces états financiers est conforme aux normes du secteur public canadien, celle-ci n'est pas représentative de la valeur historique ou de la valeur marchande de la collection. Malgré le fait qu'ils ne sont pas capitalisés comme le sont d'autres actifs tel que les immeubles ou l'équipement, les collections sont des trésors irremplaçables ayant une valeur légale, probante, culturelle et, bien sûr, monétaire inestimable pour les canadiens et canadiennes d'aujourd'hui et de toutes les générations à venir. Celles-ci incluent le matériel documentaire remis sans frais par les ministères, et les publications reçues en vertu du dépôt légal, les éléments acquis ainsi que les éléments reçus à titre gracieux et pour lesquels un reçu pour fins d'impôts a pu être émis.

7. Revenus reportés

Les revenus reportés représentent le solde à la fin de l'exercice des revenus comptabilisés d'avance résultant de dons qui servent exclusivement à financer des projets spécifiques. Les revenus sont constatés dans chaque exercice en fonction du montant des dons reçus.

	2008	2007
	(en milliers de dollars)
Solde d'ouverture	829	832
Plus - Dons reçus d'organisations externes	991	1 177
Moins - Revenus constatés	(1 124)	(1 180)
Solde en fin d'exercice	696	829

8. Avantages sociaux

a) Prestations de retraite: Les employés de Bibliothèque et Archives Canada participent au Régime de retraite de la fonction publique, qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de services admissibles multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et sont indexées à l'inflation.

Tant les employés que Bibliothèque et Archives Canada versent des cotisations couvrant le coût du régime. En 2007-2008 les charges s'élèvent à 8 2608 795$ (8 1488 649$ en 2006-07), soit environ 2,1 (2,2 en 2006-07) fois les cotisations des employés.

La responsabilité de Bibliothèque et Archives Canada relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, en sa qualité de répondant du régime.

(b) Indemnités de départ : Bibliothèque et Archives Canada verse des indemnités de départ aux employés en fonction de l'admissibilité, des années de service et du salaire final. Ces indemnités ne sont pas capitalisées d'avance. Les prestations seront prélevées sur les crédits futurs. Voici quelle était l'obligation au titre des prestations constituées pour les indemnités de départ au 31 mars :

	2008	2007
	(en milliers de dollars)
Obligation au titre des prestations constituées, début de l'exercice	13 239	13 842
Charge pour l'exercice	4 742	915
Prestations versées au cours de l'exercice	(1 517)	(1 518)
Obligation au titre des prestations constituées, fin de l'exercice	16 464	13 239

9. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, Bibliothèque et Archives Canada est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. Bibliothèque et Archives Canada conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal des ses activités et selon des modalités commerciales normales. De plus, au cours de l'exercice, Bibliothèque et Archives Canada reçoit gratuitement des services d'autres ministères, comme il est indiqué à la partie (a).

(a) Services fournis gratuitement à Bibliothèque et Archives Canada :
Au cours de l'exercice, Bibliothèque et Archives Canada reçoit gratuitement des services d'autres ministères (installations, frais juridiques et cotisations de l'employeur au régime de soins de santé et au régime de soins dentaires). Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état des résultats du ministère :

	2008	2007
	(en milliers de dollars)
Installations	39 971	39 414
Cotisations de l'employeur au régime de soins de santé et au régime de soins dentaires	5 172	5 066
Indemnisation aux victimes d'accidents du travail	70	55
Services juridiques	13	4
	45 226	44 539

Le gouvernement a structuré certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de sorte qu'un seul ministère mène sans frais certaines activités au nom de tous. Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et les services de vérification offerts par le Bureau du vérificateur général, ne sont pas inclus à titre de charge dans l'état des résultats du ministère. Bibliothèque et Archives Canada offre de façon similaire, des services de référence et d'entreposage gratuitement à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada.

(b) Soldes des créditeurs et débiteurs à la fin de l'exercice entre apparentés :

	2008	2007
	(en milliers de dollars)
Débiteurs - Autres ministères et organismes	1 185	675
Créditeurs - Autres ministères et organismes	1 112	876

(c) Administration de programmes au nom d'autres ministères

Depuis février 2008, Bibliothèque et Archives Canada coordonne et administre les fonds obtenus par le Conseil du Réseau des champions ministériels des langues officielles (CRCLO). Le conseil et son secrétariat sont financés par des contributions volontaires des ministères et organismes. In 2007-2008, le conseil a reçu 84 382$ en contribution duquel 79 382$ a été dépensé, ainsi un montant de 5 000$ (17 500$ en 2006-07) a été retourné au Conseil du Trésor.

Depuis mai 2006, Bibliothèque et Archives Canada coordonne et administre les fonds pour les réseaux des petits organismes fédéraux. Les revenus sont constitués des apports au partage des coûts par l'ensemble des organismes. Les charges sont les déboursés effectués au nom du groupe. En 2007-2008, le réseau a reçu 352 749$ (370 000$ en 2006-07) lequel a été dépensé en entier au cours de l'exercice (338 000$ en 2006-07).

SECTION IV : AUTRES SUJETS D'INTÉRÊT

Gestion intégrée de BAC

Compte tenu du contexte d'amélioration de son rendement, tel que mesuré au moyen du cadre de gestion et de responsabilisation, et afin de se conformer aux engagements pris à l'échelle gouvernementale, BAC a pris une série d'engagements pour l'exercice 2007-2008.

Engagement clé - Améliorer la qualité des indicateurs de rendement de BAC

En 2007, BAC a révisé son architecture des activités de programme (AAP), puis son cadre de mesure du rendement. La révision de ce cadre s'est faite conformément à l'AAP et aux besoins de la direction de l'organisme. Parallèlement, un groupe de travail représentant un des secteurs de BAC (le secteur des programmes et des services) s'est chargé d'élaborer des indicateurs de rendement et d'examiner les questions relatives au processus de collecte de données, à l'établissement d'objectifs et aux processus de mise en œuvre - efforts qui ont constitué un point de départ pour l'institution. La production des premiers rapports pour ce secteur a débuté en juin 2007. Les autres secteurs de BAC se sont fixés, quant à eux, des objectifs pour l'exercice 2008-2009.

Engagement clé - Améliorer la gestion des risques dans le cadre de la planification des affaires de BAC

Le nouveau document sur le profil de risques de BAC, qui a appuyé le processus d'allocation des ressources de 2007-2008, a eu une influence majeure sur le développement du plan d'affaires 2008-2011 de l'institution. Ce document a aussi servi de guide à la direction de BAC lorsqu'elle a eu à prendre des décisions quant à la sélection des projets de valeur à soutenir par l'intermédiaire du Fonds innovation interne. L'un de ces projets, l'initiative « Ouvrir la voie vers un plus grand accès », a amélioré l'accessibilité des dossiers gouvernementaux grâce à la disposition de cinq kilomètres de dossiers non archivés. Cette initiative a également eu un impact bénéfique sur la capacité d'entreposage de BAC en libérant de l'espace destiné aux dossiers ayant une grande valeur pour les Canadiens. Avec pour résultat que la réputation et la crédibilité de l'organisme s'en sont trouvées accrues.

La gestion des risques est apparue comme un important facteur pour d'autres initiatives prises par BAC durant l'exercice 2007-2008. Par exemple, les processus de planification et d'établissement de budget de BAC ainsi que la vérification interne et la détermination des priorités en matière d'évaluation ont donné matière à réflexion et entraîné la création d'outils de gestion des risques. Les risques liés au développement du plan stratégique de trois ans des Ressources humaines ont par ailleurs fait l'objet d'une évaluation par le Comité des ressources humaines de BAC. Ces efforts ont été complétés par une formation dispensée aux gestionnaires et aux planificateurs et portant sur l'évaluation des risques en planification et le développement de profils de risques à l'intention des secteurs opérationnels des Ressources humaines.

Engagement clé - Exercer un plus grand leadership dans le domaine des valeurs et de l'étique en prêtant attention aux risques et aux vulnérabilités éventuelles

BAC a créé la structure et les processus nécessaires pour assurer une communication et un suivi sans ambiguïtés auprès de ses employés pour toute question touchant aux valeurs et à l'étique. Elle a nommé à cette fin un agent principal des valeurs et de l'éthique chargé de faire des présentations à intervalles réguliers aux nouveaux employés au sujet de l'intégration des valeurs et de l'éthique à tous les aspects de leur vie et de leur travail de fonctionnaire. D'autre part, les cadres de BAC ont été encouragés activement à établir dans leurs propres groupes un climat propice aux discussions sur les questions liées aux valeurs et à l'éthique.

Le plus récent Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux a démontré à l'équipe de direction de BAC que la plupart des risques liés aux valeurs et à l'éthique au sein de l'organisme concernent les questions afférentes aux relations humaines, telles celles entourant les conflits et le harcèlement. Dans le cadre de son intervention pour prévenir ces deux types de problèmes, BAC a nommé un champion du niveau des sous-ministres adjoints, lequel a engagé des consultations sur le sujet auprès du personnel de l'institution et de l'agent principal des valeurs et de l'éthique. Ces consultations ont abouti au développement et à la mise en œuvre d'une formation obligatoire pour l'ensemble du personnel et des cadres supérieurs de BAC, qui comprend des séances de sensibilisation au harcèlement et sur la résolution des conflits. BAC croit que cette formation a renforcé le climat de confiance à l'interne, comme le démontre l'augmentation du nombre d'enquêtes réclamées à l'agent principal des valeurs et de l'éthique et la réaction positive des employés à l'égard des initiatives prises.

Engagement clé - Mettre davantage l'accent sur la constitution d'un effectif représentatif de la société canadienne

BAC reconnaît l'importance de renouveler son effectif en mettant clairement l'accent sur la recherche d'une diversité humaine reflétant celle du Canada. L'équité en matière d'emploi a, à ce propos, été mise en évidence dans les objectifs de rendement des cadres supérieurs. Une réunion visant à lui conférer une plus grande importance a aussi eu lieu au début de l'exercice de planification budgétaire.

À la suite d'une analyse de son effectif terminée en avril 2007, BAC a réalisé une ébauche d'un plan d'équité en matière d'emploi. Son service des Ressources humaines a alors mené de vastes consultations sur cette ébauche auprès des syndicats, du Comité sur l'équité en matière d'emploi et la diversité et du Comité des ressources humaines. Le plan final a été présenté au Colloque des gestionnaires afin de souligner le rôle que ceux-ci devraient jouer selon BAC dans la réalisation des objectifs du document. Ce plan, qui figure dans le site intranet de l'organisme, fait actuellement l'objet d'une distribution à tout son personnel.

BAC a également lancé une étude sur ses systèmes d'emploi, plus précisément sur ses politiques et ses pratiques d'emploi. Cette étude devrait contribuer à mettre en relief les obstacles structurels auxquels font face les membres de groupes désignés, obstacles sur lesquels nous devrons nous pencher au cours de l'exercice 2008-2009. D'autres efforts déployés par BAC durant la dernière année lui ont permis de réduire les écarts à l'origine de la sous-représentation des femmes dans les catégories de la direction, scientifique et professionnelle et du soutien administratif.

Engagement clé - Développer un cadre de mesure du rendement conforme à la Politique sur la structure de gestion, des ressources et des résultats

C'est à l'automne 2007 que BAC, après avoir exécuté un important processus de consultation et de validation, a élaboré son cadre de mesure du rendement conformément à la Politique sur la structure de gestion, des ressources et des résultats. Grâce à ce cadre, BAC dispose maintenant des indicateurs de mesure du rendement qui lui permettront d'évaluer les résultats attendus (la collecte des données débutera le 1^er avril 2008).

Infrastructure immobilière

Engagement clé - Amorcer le projet de transfert du patrimoine documentaire sur support de nitrate de cellulose dans une nouvelle installation de conservation à la fine pointe de la technologie

Au cours de l'exercice 2007-2008, BAC a achevé la conception de l'installation requise pour conserver le patrimoine documentaire sur support de nitrate de cellulose du Canada ainsi que l'évaluation des coûts importants de la construction de cette installation. L'organisme a aussi mis la dernière main à sa demande d'approbation effective du projet.

Engagement clé - Procéder au réaménagement d'une installation provisoire qui permettra le déménagement et la consolidation des collections entreposées actuellement dans des installations ne répondant pas aux normes

La planification et l'évaluation des coûts importants nécessaires pour les plans de réaménagement de l'installation provisoire pourvue d'un rayonnage très dense est en voie d'achèvement. Le système de rayonnage proposé va maximiser la capacité d'entreposage de l'installation et augmenter le rendement du capital investi.

BAC s'attend à ce que les travaux de construction prévus pour le réaménagement de l'installation provisoire débutent au printemps 2009 et se terminent au printemps 2010, tel qu'indiqué dans le présent rapport. Le respect de ces échéances autorisera le transfert de ses collections des lieux d'entreposage existants vers l'installation réaménagée au plus tard à l'automne 2010.

Engagement clé - Poursuivre les discussions avec les partenaires de BAC en vue d'agrandir son infrastructure de conservation à long terme

BAC travaille en ce moment sur une stratégie à long terme pour lui permettre de disposer de la capacité de conservation supplémentaire nécessaire pour protéger le patrimoine documentaire du Canada et gérer les dossiers gouvernementaux vitaux. Les discussions à ce sujet avec les ministères et les autres organismes gouvernementaux ont débuté en 2007-2008 et se poursuivront, nombreuses, en 2008-2009. Des activités de planification et de développement de stratégie auront également lieu durant cet exercice.

L'engagement de disposer d'une infrastructure de préservation appropriée va jusqu'à tenir compte de l'infrastructure de la technologie de l'information requise pour prendre en charge tous les aspects d'une collection dont les nouvelles acquisitions sont de plus en plus créées en format numérique, dont il faut numériser les pièces pour les rendre accessibles à un vaste public, ou que l'on doit traiter au moyen d'outils numériques, afin que leur accessibilité devienne une réalité pour les Canadiens et les gens de partout dans le monde intéressés par le Canada.

Les efforts continus que déploie BAC pour la création d'AMICAN constituent une étape essentielle en ce sens. Ce système prend en charge l'information relative à la gestion intellectuelle et physique de ses collections et à leur accessibilité. Le projet comporte l'élaboration d'un système de gestion des coordonnées des clients (internes et externes) en vue d'appuyer les pratiques opérationnelles de BAC. Il comprend également le développement d'interfaces et de mécanismes pour le public qui améliorent l'accessibilité du contenu et des services en ligne de BAC; on y trouve entre autres un outil qui rend possible une recherche intégrée dans toutes les ressources de l'organisme.

En 2007-2008, le projet AMICAN a conduit à la mise en service d'une fonction de recherche fédérée permettant d'effectuer des recherches généalogiques, grâce à laquelle les clients intéressés par l'histoire des familles peuvent accéder à des noms indexés dans 17 bases de données distinctes. Ce projet a aussi mené à la mise en œuvre d'un nouveau système de contrôle physique aux Centres régionaux de service d'Ottawa et de Winnipeg. La conception de ce système, qui sera avec le temps déployé dans tous les Centres régionaux de service, repose sur celle du système de circulation et de contrôle physique destiné aux dossiers d'archives. En cours de développement, ce dernier fera l'objet d'une mise en œuvre au début de 2008-2009. Le déploiement du système de contrôle physique dans les Centres régionaux de service comporte la mise en place du système servant à gérer les coordonnées des clients. Ces mises en œuvre représentent une avancée importante vers l'établissement de systèmes intégrés communs conçus pour gérer les données relatives aux collections et aux clients de BAC. Par ailleurs, des progrès ont été réalisés à propos d'une migration complexe de données nécessaires pour la prise en charge du déploiement du nouveau système de circulation et de contrôle physique destiné aux dossiers d'archives. Le travail concernant le reste des modules AMICAN se poursuit pendant ce temps, si bien qu'on prévoit terminer le projet en entier en 2010.

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