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SECTION II : ANALYSE DES ACTIVITÉS DE PROGRAMME PAR RÉSULTAT STRATÉGIQUE
Activité de programme 1.1 : Gérer la disposition des documents du gouvernement du Canada à valeur continue
1.0 Les générations de Canadiens et Canadiennes actuelles et futures ont accès à leur patrimoine documentaire
Activités
1.1 Gérer la disposition des documents du gouvernement du Canada à valeur continue
Sous-activités
1.1.1 Émission des autorisations de la disposition des documents du Gouvernement du Canada
Sous-activités
1.1.2 Facilitation de la gestion des documents et des publications du gouvernement du Canada
Par l'entremise des autorisations de la disposition des documents, de ses avis, conseils et outils sur le développement de la gestion de sauvegarde des documents, et des Centres de services régionaux, BAC permet et facilite la gestion de l'information au sein de l'administration fédérale et veille à ce que les documents à valeur archivistique et historique soient bien identifiés et préservés de façon adéquate.
Ressources financières (en milliers de dollars)
| 2007-2008 | ||
|---|---|---|
| Dépenses prévues | Autorisations | Dépenses réelles |
| $16 078,1 | $15 299,2 | $13 588,0 |
Les écarts financiers sont expliqués en détail dans les tableaux d'explication de la variance.
Ressources humaines (ETP)
| 2007-2008 | ||
|---|---|---|
| Prévues | Réelles | Écart |
| 200 | 167 | 33 |
Survol
Le gouvernement du Canada crée et gère des millions de documents chaque année. Ces documents comprennent la correspondance et les dossiers opérationnels ou d'exploitation; les documents administratifs comme les marchés, les actes notariés, les baux, les enquêtes et la prestation de services; les photographies, les dessins architecturaux, les plans et les cartes, et les enregistrements audiovisuels et sonores. Dans le cadre de cette activité de programme, BAC supervise le processus que les ministères et les agences gouvernementales doivent suivre pour déterminer les documents à conserver. Également, BAC entrepose et gère les documents qui ne sont plus susceptibles d'être utiles aux activités ministérielles pour le moment, mais qui pourraient être nécessaires dans le futur.
BAC a créé un régime de tenue des documents à long terme qui permettra de veiller à ce que les documents ayant une valeur opérationnelle ou archivistique soient conservés et disponibles pour les activités en cours et aux fins de la reddition de comptes, et de faire en sorte que les documents n'ayant pas de valeur opérationnelle ou archivistique ne soient pas conservés, afin d'éliminer ainsi les coûts liés à leur entreposage. Durant l'exercice 2007-2008, BAC a codirigé un groupe de travail au niveau des sous-ministres adjoints auquel ont pris part 18 ministères et organismes gouvernementaux. Le groupe de travail a formulé des recommandations sur les meilleurs moyens de procéder. Des groupes de travail de niveau inférieur ont supervisé différents projets qui ont permis d'acquérir une expérience concrète sur la façon de poursuivre des éléments précis du nouveau régime de tenue des documents envisagé. Ces projets ont rapidement apporté des résultats tangibles et ouvert la voie aux prochaines initiatives, tout comme les efforts déployés à l'interne pour éliminer les documents sans valeur opérationnelle ou archivistique détenus par BAC et pour trouver des méthodes moins coûteuses d'entreposage des documents. Tout en réalisant ces progrès, BAC est arrivée à une constatation importante : le gouvernement du Canada est en avance par rapport aux autres gouvernements nationaux en ce qui a trait à cet enjeu, et il y a par conséquent peu d'exemples étrangers que BAC pourrait simplement adapter aux besoins du Canada. L'institution se trouve donc en face de l'obligation de créer ses propres solutions adaptées aux ministères et organismes du gouvernement du Canada, et par le fait même aux Canadiens.
BAC a ciblé les engagements clés ci-dessous dans le Rapport sur les plans et les priorités de 2007-2008.
1. Optimiser le rôle des Services régionaux en gestion de l'information (SRGI) afin de favoriser la préservation et l'accès
La Direction des documents gouvernementaux entreprend actuellement un processus de refonte de son programme régional afin de contribuer aux travaux du groupe de travail des sous-ministres adjoints sur la tenue des documents et d'améliorer l'accessibilité aux documents gouvernementaux, ainsi que la capacité du gouvernement canadien à gérer et à entreposer ces derniers. Bien qu'elle soit toujours en train de finaliser et de mettre en œuvre une stratégie d'accessibilité, elle a accompli les éléments suivants :
- La direction a mis sur pied un centre intégré de services régionaux dans deux de ses régions afin de créer une entité unique administrée de façon cohésive. Reposant sur un esprit de partenariat et de collaboration, le modèle du centre intégré de services régionaux vise à rééquilibrer les activités et à réorganiser les ressources de manière à exécuter plus efficacement le mandat de BAC et à fournir un accès accru aux documents gouvernementaux dans les régions. Il est désormais possible de répondre à un plus grand nombre de demandes d'accès à des documents et la rapidité de la prestation du service a connu une amélioration.
Ces deux centres font l'essai d'une nouvelle approche destinée à maximiser l'efficacité et à améliorer le service grâce à l'intégration de la numérisation à la stratégie d'accessibilité. En examinant différentes possibilités d'amélioration des services en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) dans les établissements régionaux en ce qui a trait aux archives, ce nouveau modèle de services vise à accroître la pertinence et l'accessibilité des collections de BAC ainsi que l'expertise offerte aux Canadiens à l'extérieur de la région de la capitale nationale.
Les centres intégrés de services régionaux permettront de concrétiser au niveau régional la deuxième priorité ministérielle, qui est de rehausser la pertinence et l'accessibilité des collections de BAC ainsi que l'expertise offerte aux Canadiens vivant à l'extérieur de la région de la capitale nationale. Ils permettront également de concrétiser la troisième priorité ministérielle, qui est de mettre en place des pratiques efficaces de tenue des documents au sein des bureaux régionaux des ministères et organismes du gouvernement du Canada.
Le pouvoir de guérison des archives
Il arrive que les archives aient le pouvoir de changer des vies. Au cours des 15 dernières années, BAC a contribué au traitement des réclamations liées aux pensionnats indiens en donnant accès aux archives rattachées à ces institutions à toutes les parties en cause. BAC est déterminé à aider la Commission de vérité et de réconciliation à atteindre ses objectifs : la guérison des blessures laissées en héritage par les pensionnats indiens et la réconciliation avec ce passé douloureux. BAC a joué ce rôle avec ardeur, se considérant comme un partenaire et un intervenant essentiel et de premier plan dans le travail de la Commission. En agissant ainsi, BAC contribue à sensibiliser davantage la population à l'expérience vécue par les personnes qui ont connu les pensionnats indiens. En outre, les documents créés et recueillis constitueront une source extraordinaire d'information sur les pensionnats indiens.
2. Diriger l'élaboration d'un plan d'action fondé sur les tables rondes des sous-ministres adjoints et participer à sa mise en œuvre
Prenant acte du besoin criant d'améliorer la tenue des documents gouvernementaux, le groupe de travail du niveau des sous-ministres adjoints sur la tenue des documents a travaillé de janvier à septembre 2007 à l'élaboration d'un cadre de gouvernance pour l'amélioration de la tenue des documents gouvernementaux et de la gestion de l'information, tandis que cinq groupes de travail de niveau inférieur se sont affairés à l'analyse d'enjeux précis. A résulté de ces efforts la proposition que des projets d'évaluation soient entrepris dans le but d'élaborer et de mettre à l'essai des éléments du nouveau régime de tenue des documents du Canada, et d'obtenir des solutions rapides qui permettraient de résoudre sans délai les problèmes liés à la tenue des documents et à la gestion de l'information.
BAC a lancé en 2007-2008 15 projets d'évaluation (www.collectionscanada.gc.ca/information-management/001/007001-5105-f.html) en collaboration avec d'autres ministères et organismes gouvernementaux, dont un projet d'élaboration d'une norme documentaire pour la recherche en matière de politique au sein de Ressources humaines et Développement social Canada, et un projet d'élaboration de normes documentaires pour les activités administratives du Commissariat à l'information du Canada.
Les groupes de travail ont entrepris les 15 projets d'évaluation en poursuivant deux objectifs principaux : mettre à l'épreuve la cohérence d'ensemble du modèle de régime de tenue des documents ainsi que la solidité de chaque élément le constituant, et contribuer à déterminer les fonds, le temps et les efforts nécessaires pour mettre en œuvre les éléments du modèle proposé. Chaque projet visait également à satisfaire trois besoins : élaborer un régime de tenue des documents, améliorer la capacité du gouvernement du Canada en matière de tenue des documents, et aider les organismes gouvernementaux à résoudre sans délai les problèmes posés par l'archivage des documents.
Ces travaux étaient très avancés ou presque terminés à la fin de l'exercice. Les conclusions et les résultats de ces projets ouvriront la voie à une seconde phase d'application de normes documentaires à l'ensemble du gouvernement. Ils fournissent également des indications qui confirment la viabilité des orientations clés du nouveau régime de tenue des documents et donnent des lignes directrices relativement aux enjeux opérationnels.
3. Élaborer une méthodologie permettant aux ministères de déterminer les documents de valeur d'affaires
BAC a reconnu que les défis posés par le volume impressionnant de documents produit par les ministères et les organismes du gouvernement canadien nécessitent qu'une attention beaucoup plus soutenue soit portée à la façon de cibler le plus efficacement possible les documents qui ont une valeur opérationnelle aux fins de leur conservation. En effet, cibler plus efficacement les documents ayant une valeur opérationnelle constitue un moyen de réduire les coûts d'entreposage en assurant une élimination des documents sans valeur et en facilitant grandement l'accès aux documents ayant une valeur opérationnelle. Dans le but d'emprunter cette direction, BAC s'est engagé à réaliser des progrès à l'égard du calendrier de la stratégie d'accessibilité, y compris l'élaboration de la méthodologie et des normes en matière de documentation dont ont besoin les ministères pour être en mesure de décider des documents qui doivent être conservés. (www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/index-f.html)
Pour remplir cet engagement, BAC a mis en œuvre trois projets pilotes, auxquels ont participé 18 ministères, et fait des recherches sur les meilleurs critères, pratiques, théories, stratégies et méthodologies en lien avec l'attribution de valeurs aux documents afin de confirmer s'ils possèdent ou non une valeur opérationnelle et s'il faut les conserver ou en disposer. Dans le cadre de ces recherches, BAC a constaté qu'il y avait peu de pratiques, stratégies et méthodologies exemplaires pertinentes aux besoins du gouvernement du Canada. Néanmoins, les résultats des projets pilotes ont apporté à BAC les bases nécessaires à l'établissement de la méthodologie et des normes documentaires requises pour cerner la valeur opérationnelle des documents gouvernementaux. BAC a également noté que les ministères sont enthousiastes à l'idée d'utiliser un système cohérent et responsable de tenue des documents reposant sur la notion de valeur opérationnelle.
4. Amorcer la mise en œuvre d'un nouveau modèle d'entreposage des documents existants du gouvernement du Canada
Le nouveau modèle d'entreposage (www.collectionscanada.gc.ca/obj/007001/f2/007001-5105.12-f.pdf) vise à renforcer le contrôle des documents entreposés et à réduire l'arriéré des documents qui, en attente d'être entreposés ou détruits, occuperaient environ 5 400 kilomètres de rayonnage. Pendant l'exercice, BAC a réalisé des progrès à l'égard du plan d'action pour un nouveau modèle d'entreposage en examinant diverses solutions au volume croissant de documents papier, y compris la mise en œuvre dans la région du Québec d'un projet pilote touchant les villes de Montréal et de Québec. BAC a également bouclé les consultations sur l'utilisation de services d'entreposage des documents personnels pour l'entreposage à court terme. Au cours de ce processus de consultations, les agences et les ministères du gouvernement qui utilisent les services de BAC ont pu exprimer leurs attentes à l'égard de ces services, ce qui a permis d'orienter l'institution dans l'établissement de ses choix en matière de modèle d'entreposage.
Comme l'illustre la figure 1, seulement sept pour cent de l'espace du Centre de préservation sont disponibles pour l'entreposage des documents textuels, qui représentent approximativement 4,5 kilomètres de documents. Au cours de l'exercice 2007-2008, BAC a fait l'acquisition de 4,7 kilomètres de documents textuels. Pour gérer cette situation de manque d'espace, l'institution a mis en œuvre l'initiative « Ouvrir la voie vers un plus grand accès » (Clearing the Path).
Source : Section du contrôle des stocks et des locaux, BAC
Ouvrir la voie vers un plus grand accès
BAC a lancé l'initiative « Ouvrir la voie vers un plus grand accès » (Clearing the Path) dans le but d'aider les ministères et les organismes gouvernementaux à cerner les documents n'ayant pas de valeur opérationnelle ou archivistique afin de pouvoir en disposer. L'objectif de BAC pour la première année était de cibler environ 1,5 kilomètre de documents. Au cours des cinq premiers mois, le programme a permis de cibler dans les installations d'entreposage des collections de BAC plus de cinq kilomètres de documents sur un total d'environ 50 kilomètres de documents non archivistiques qui doivent être déclassés, ce qui représente dix pour cent des documents textuels actuellement conservés dans les chambres fortes du Centre de préservation de BAC. Disposer de ces documents libère de l'espace et facilite l'accès aux documents ayant une véritable valeur archivistique pour les Canadiens.
Activité de programme 1.2 : Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada
Résultat stratégique
1.0 Les générations de Canadiens et Canadiennes actuelles et futures ont accès à leur patrimoine documentaire
Activités
1.2 Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada
Sous-activités
1.2.1 Développement de la collection
Sous-activités
1.2.2 Description de la collection
Sous-activités
1.2.3 Soin de la collection
Bâtir une ressource nationale de documentation couvrant tous les domaines d'étude du Canada est fondamental au mandat de Bibliothèque et Archives Canada. La collection de Bibliothèque et Archives Canada comprend des documents publiés et non publiés sur une variété de supports et est acquise par l'entremise du dépôt légal, d'ententes avec les institutions gouvernementales et de documents privés reçus par achat ou par don. Pour accéder au contenu des collections, celles-ci doivent être décrites. La description peut se faire sous des formats variés et fournit différents niveaux d'accès qui sont régis par un code accepté de pratiques nationales et internationales. Également, les fonds sont décrits afin d'assurer que les attentes concernant l'accès et le temps de délai répondent aux besoins des Canadiens. Dès que les documents sont intégrés à la collection de BAC, ils sont gérés de façon à en assurer la préservation à long terme et l'accessibilité par le biais de directives, de procédures et de programmes variés, tels que l'entreposage, la conservation, la restauration et la reproduction. Afin de remplir son rôle en tant que dépositaire permanent pour les documents et publications du gouvernement, Bibliothèque et Archives Canada établit des partenariats avec d'autres institutions fédérales pour assurer le transfert des documents gouvernementaux à valeur archivistique et historique.
Ressources financières (en milliers de dollars)
| 2007-2008 | ||
|---|---|---|
| Dépenses prévues | Autorisations | Dépenses réelles |
| $96 632,8 | $74 692,6 | $68 910,9 |
Les écarts financiers sont expliqués en détail dans les tableaux d'explication de la variance.
Ressources humaines (ETP)
| 2007-2008 | ||
|---|---|---|
| Prévues | Réelles | Écart |
| 619 | 623 | 4 |
Survol
Dans le cadre de cette activité de programme, BAC a consacré la grande majorité de ses ressources au travail constant requis pour bâtir les collections et en prendre soin. Comme durant les autres exercices, BAC s'est montrée en 2007-2008 proactive dans la recherche d'acquisitions prioritaires conformément au cadre de travail du développement de la collection. L'acquisition de la seconde partie de la collection Peter Winkworth a été réalisée avec des fonds ne faisant pas partie du budget normal d'acquisition de BAC. En effet, l'institution a décidé d'utiliser une part importante de son fonds d'exploitation et de reporter d'autres acquisitions afin de mettre la main sur cette collection d'une importance capitale. Cette acquisition a été réalisée en partenariat avec le Musée des beaux-arts du Canada, qui est aussi acquéreur d'une partie de la collection. BAC a également acquis une grande quantité de publications et de documents d'archives par l'entremise du dépôt légal, de transferts, de dons et d'achats.
Au cours de l'exercice 2007-2008, les objectifs stratégiques de cette activité de programme se sont articulés autour de l'engagement ministériel de BAC de s'adapter aux exigences et aux possibilités du nouvel environnement d'information numérique. En collaboration avec des partenaires de partout au Canada, BAC a travaillé à l'établissement d'une Stratégie canadienne sur l'information numérique qui éventuellement orientera la saisie et la conservation du patrimoine documentaire canadien créé en format numérique, comme les sites Web et les publications électroniques. Cette stratégie permettra également l'élaboration de méthodes cohérentes de numérisation du patrimoine documentaire qui actuellement existe uniquement sur papier ou sur des supports comme les bandes sonores ou audiovisuelles. BAC a également investi dans l'élaboration et la mise en œuvre de nouvelles technologies et de nouveaux processus permettant la réception des documents en format numérique et leur intégration directe aux collections, sans qu'aucune intervention du personnel de BAC ne soit requise. BAC a ainsi atteint plusieurs de ses objectifs fixés pour l'exercice 2007-2008, mais l'élaboration d'un dépôt numérique fiable (DNF) met en évidence le fait que le développement technologique est tributaire des politiques et des procédures opérationnelles, ainsi que des capacités et des engagements de l'institution. Par conséquent, BAC devra travailler à un rythme accéléré pour mettre en place les politiques et procédures nécessaires. De plus, nous travaillons toujours à la résolution de difficultés organisationnelles dans certains secteurs clés.
Le rapatriement de la collection Winkworth
Durant plus de 50 ans, Peter Winkworth, originaire de Montréal, a collectionné des œuvres d'art et des objets rattachés à l'histoire du Canada. En mars 2002, les anciennes Archives nationales du Canada ont fait l'acquisition auprès de M. Winkworth de plus de 4 000 œuvres d'art, dont beaucoup ont depuis été exposées partout au Canada. En 2007, BAC a acquis une autre portion importante de la collection, dont des tableaux, des aquarelles, des dessins, des gravures, des albums et des carnets de croquis, des publications sur l'art, des guides touristiques et des brochures municipales datant du XIXe siècle, des sculptures et des objets, comme la maquette en bois du monument à Wolf et à Montcalm de la ville de Québec.
BAC a ciblé les engagements clés ci-après dans le Rapport sur les plans et les priorités de 2007-2008
1. Définir la Stratégie canadienne sur l'information numérique
À la suite d'un sommet national tenu en 2006, BAC a travaillé en collaboration avec un comité pancanadien à l'élaboration de la Stratégie canadienne sur l'information numérique. La stratégie se concentre sur les façons de renforcer la production de l'information numérique, de veiller à sa conservation et de faciliter son accès et son utilisation par les Canadiens. Une ébauche a été rendue publique au mois d'octobre 2007 afin qu'elle puisse faire l'objet d'un examen de la part du public et des intervenants du domaine (www.collectionscanada.gc.ca/cdis). BAC travaille actuellement à intégrer les commentaires reçus à la stratégie en la modifiant et en la façonnant toujours davantage. BAC a également procédé à un examen des meilleurs moyens de mettre en œuvre la stratégie par l'entremise de mesures comprenant la numérisation accrue du patrimoine documentaire canadien, l'établissement de réseaux fiables de préservation de l'information numérique et la possibilité de modifications dans l'administration du droit d'auteur de la Couronne, des œuvres laissées à l'abandon et de l'accès aux renseignements et aux recherches du secteur public.
Numérisation massive
Durant l'exercice 2007-2008, BAC a lancé un programme de numérisation massive. Jusqu'à maintenant, l'institution a numérisé plus de 600 000 documents, comme des répertoires de villes, les premières œuvres de la littérature canadienne, des cartes, des dossiers de naturalisation datant de la fin du XIXe siècle, des photographies liées à la navigation sur les Grands Lacs et les archives de sir John A. Macdonald. BAC a également entrepris et mené à terme un projet spécial en appui à un important projet de recherche financé par le gouvernement fédéral et dans le cadre duquel près de 15 millions d'images ont été numérisées à partir de microfilms. Le travail réalisé dans le cadre de ce programme permettra en outre d'accroître l'accès des Canadiens à leur patrimoine documentaire. Durant l'exercice 2008-2009, ce programme sera élargi de manière à inclure des journaux et des publications officielles comme les Débats de la Chambre des communes, de même que des instruments de recherche qui sont des outils clés pour notre clientèle.
2. Amorcer l'élaboration d'un réseau et services de dépôt numérique fiable
3. Développer une « plate-forme de chargement virtuelle »
Les réalisations visant à remplir ces deux engagements clés sont liées par une stratégie plus vaste d'acquisition et de conservation accrues du patrimoine documentaire numérique du Canada pour les Canadiens. L'engagement concernant le dépôt numérique fiable (DNF) constitue un processus s'étalant sur plusieurs années. L'objectif de cet engagement est de mettre sur pied au Canada un réseau d'institutions de conservation, dont BAC et d'autres organismes bibliothéconomiques et archivistiques, partageant un ensemble uniforme de normes et de politiques pour la réception, la conservation et la gestion du contenu numérique, comme les documents et les publications électroniques. Ce réseau permettra ainsi aux Canadiens d'avoir facilement accès au contenu numérique, quel que soit l'endroit où ce contenu aura initialement été soumis et où il sera conservé. La plate-forme de chargement virtuelle permettra aux éditeurs de documents numériques de déposer leurs documents auprès de BAC de façon automatisée, avec tous les renseignements descriptifs nécessaires.
BAC a complété l'élaboration ou a travaillé à l'élaboration de politiques et de normes destinées à encadrer l'acquisition, la gestion, la conservation et l'accessibilité du contenu créé en format numérique qui sera déposé dans les DNF ainsi que les documents non numériques que BAC et ses partenaires convertiront en format numérique. Plusieurs institutions et organismes de conservation ont collaboré de façon importante à la réalisation de ce travail, notamment Bibliothèque et Archives nationales du Québec, Alouette Canada, Archives Canada et Canadiana.org.
BAC a accompli les réalisations prévues pour l'exercice 2007-2008 concernant la plate-forme de chargement virtuelle, notamment la mise en service d'un dépôt légal pour les publications électroniques. BAC a également déployé des efforts dans le but d'amener un petit nombre d'éditeurs à utiliser la plate-forme de chargement virtuelle. L'institution a aussi entrepris en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) la planification du transfert des documents d'archives électroniques du gouvernement à partir du système de gestion des documents du SCT vers le sien. Le transfert débutera durant l'exercice 2008-2009. BAC a ainsi réalisé d'importants progrès, bien que demeurent certains problèmes techniques liés aux nouvelles infrastructures et normes, ainsi qu'aux méthodes et à l'expertise qui devront être acquises « sur place ». En outre, BAC travaille à l'élaboration d'indicateurs de rendement destinés à mesurer la satisfaction des clients qui utiliseront la plate-forme de chargement virtuelle et à établir des repères concernant les facteurs comme le coût de traitement.
4. Élaborer divers projets permettant aux usagers d'ajouter de l'information aux catalogues de BAC
Une des conséquences du paradigme numérique est que les bibliothèques et les organismes archivistiques deviennent de plus en plus des utilisateurs, plutôt que des producteurs, de métadonnées. Il est donc essentiel pour BAC de concevoir des moyens de permettre aux personnes ne faisant pas partie de l'institution de mettre à contribution leurs connaissances concernant les différentes parties de ses collections en ajoutant des renseignements descriptifs ou d'identification directement dans les sites Web ou les catalogues de l'institution. À cet égard, BAC a lancé un projet pilote de métadonnées fournies par les usagers qui se terminera durant l'exercice 2008-2009. Ce projet permettra aux usagers de voir à partir du site Web de BAC les photographies numériques de 50 000 négatifs provenant des collections de BAC et d'y ajouter des descriptions, des commentaires et d'autres renseignements utiles. Les autres utilisateurs pourront ainsi accéder à cette information, qui facilitera leur recherche de photographies correspondant à leurs intérêts.
Un cadeau fait à l'Australie par le patrimoine documentaire du Canada
Le 11 septembre 2007, le premier ministre Stephen Harper a remis à la nation australienne un trésor historique : le plus ancien document toujours existant à avoir été imprimé en Australie. L'histoire de la découverte de l'affiche-programme, imprimée à Sydney en 1796, démontre bien l'expertise du personnel de BAC.
Durant l'exercice 2007-2008, la bibliothécaire des livres rares Elaine Hoag examinait un album de découpures âgé de 150 ans offert à BAC par la Bibliothèque du Parlement en 1973, lorsqu'elle a découvert l'affiche-programme d'une présentation de la pièce de théâtre Jane Shore ayant eu lieu le 30 juillet 1769 à Sydney en Australie. Le Bibliothécaire et Archiviste du Canada a communiqué sans tarder avec la National Library of Australia afin de lui annoncer la découverte, tandis que les experts en préservation de BAC préparaient la fragile affiche-programme pour un long voyage vers son pays d'origine, en compagnie du premier ministre du Canada.
L'affiche-programme est aujourd'hui exposée dans la nouvelle Treasures Gallery de la National Library of Australia.
Activité de programme 1.3 : Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible aux fins d'utilisation
Résultat stratégique
1.0 Les générations de Canadiens et Canadiennes actuelles et futures ont accès à leur patrimoine documentaire
Activités
1.3 Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible pour fins d'utilisation
Sous-activités
1.3.1 Services qui appuient l'accès des clients à la collection
Sous-activités
1.3.2 Programmes d'interprétation publics sur le Web ou en personne
Tous les documents qui font partie de la collection de BAC sont acquis dans le but de desservir les clients ayant un intérêt pour le Canada. BAC fournit à une clientèle diversifiée des services de renseignements comprenant la consultation, la recherche et le prêt, ainsi que plusieurs autres mécanismes pour faciliter l'accès à notre patrimoine documentaire. Également, nous sommes à élaborer le Programme du Musée du portrait du Canada, et nous encouragerons et organiserons d'autres programmes, tels que des expositions, des publications et des représentations afin de promouvoir et d'interpréter notre patrimoine documentaire. Par ailleurs, BAC fournit des services de ressources en information et en normes, tels que le catalogue national, et soutient les infrastructures nécessaires pour assurer l'accessibilité du patrimoine documentaire aux personnes intéressées au Canada.
Ressources financières (en milliers de dollars)
| 2007-2008 | ||
|---|---|---|
| Dépenses prévues | Autorisations | Dépenses réelles |
| $43 049,0 | $69 960,6 | $39 957,1 |
Les écarts financiers sont expliqués en détail dans les tableaux d'explication de la variance.
Ressources humaines (ETP)
| 2007-2008 | ||
|---|---|---|
| Prévues | Réelles | Écart |
| 315 | 329 | 14 |
Survol
Les travaux continus en lien avec cette activité de programme sont axés sur la promotion des collections de BAC auprès des Canadiens. Les engagements clés de BAC dans le cadre de cette activité de programme s'articulent autour d'une réorganisation du travail visant à refléter les cinq priorités ministérielles présentées à la section I du présent rapport.
Grâce à un nouveau plan de programme stratégique, BAC a entrepris de concevoir des expositions et des activités faisant usage d'outils numériques et ayant lieu en ligne afin de rejoindre un plus grand nombre de Canadiens qu'il est possible de le faire à l'aide de services en personne. Les programmes et les services clés visaient des clientèles comme les enseignants et les gens s'intéressant à l'histoire des familles canadiennes, et reposaient sur de nouvelles approches, comme la participation de BAC à l'émission du réseau anglophone CBC Who Do You Think You Are, dont les 13 épisodes hebdomadaires ont été regardés par 100 000 Canadiens. Des initiatives comme le Forum de BAC sur la démocratie canadienne, qui s'appuie sur la collection exclusive de documents historiques de BAC et sur un réseau de contributeurs, ont permis d'alimenter la discussion sur le régime démocratique canadien actuel ainsi que d'accroître la compréhension que nous en avons. Le forum a conçu une journée complète de programmes publics soutenant l'exposition sur les traités autochtones L'esprit et l'intention, en plus de promouvoir en ligne cette exposition à l'aide de photographies, de liens vers les ressources de BAC et d'un texte rédigé par l'un des conservateurs de l'exposition, John Borrows, Ph. D.
Des ressources ont dû être réaffectées afin de rendre les investissements dans ces nouveaux services possibles. Certaines de ces réaffectations ont été effectuées dans le cadre de l'exercice d'examen stratégique de BAC, qui a entraîné la fermeture du Centre canadien d'échange du livre, annoncée dans le budget de 2008. D'autres réaffectations ont consisté en la diminution des heures de service en personne dans la région de la capitale nationale. La réaction des clients relativement à cette décision (indiquée par la baisse au second trimestre de satisfaction de la clientèle à l'égard du service « en personne », illustrée dans le graphique de la page suivante) et la volonté de BAC d'avoir davantage recours à des recherches menées auprès des clients pour orienter ses choix en matière de service ont motivé la mise en place de nouveaux mécanismes de consultation de la clientèle, dont la création du nouveau Conseil consultatif sur les services, qui est à l'origine de la décision de faire l'essai d'améliorations possibles du service durant l'exercice 2008-2009. Malgré tout, les taux de satisfaction obtenus pour le service « en personne » et « à distance » pendant l'enquête sont demeurés supérieurs aux objectifs fixés, tandis que le taux de satisfaction pour les services en ligne est en progression.
Figure 2 : Pourcentage du nombre total de clients externes satisfaits de la réponse obtenue à leur demande de renseignements
Sources : Cartes commentaires remplies par la clientèle et sondage en ligne
BAC a ciblé les engagements clés ci-dessous dans le Rapport sur les plans et les priorités de 2007-2008.
1. Intégrer le virtuel et le réel dans la planification et l'offre d'activités de promotion
En janvier 2006, BAC a approuvé une Stratégie de programmes publics. Après l'adoption de cette stratégie de haut niveau, BAC a entrepris en 2007-2008 un plan d'action plus détaillé, soit le Plan de programme stratégique (PPS). La Stratégie de programmes publics met en place une approche qui amènera BAC à se servir de nombreux canaux pour toucher divers publics. Comme la planification des activités de promotion des collections a eu lieu avant que le PPS soit finalisé, elle n'intègre que partiellement la nouvelle approche, qui est plus globale et a permis de retenir quelques leçons.
Par exemple, tous les programmes élaborés dans le cadre du Forum de BAC sur la démocratie canadienne, lancé en novembre 2007, sont conçus de manière à exploiter pleinement les possibilités du rapport entre les activités en direct et les présentations en ligne. Au total, environ 180 personnes ont participé à deux activités distinctes, qui ont par la suite été télédiffusées sur la chaîne CPAC.
Le Centre d'apprentissage (www.collectionscanada.gc.ca/education/index-f.html) a élaboré des ressources éducatives fondées sur les expositions virtuelles de BAC et offrant aux enseignants et aux élèves de nouveaux plans de leçon, des activités en classe et des objets d'apprentissage numériques. Des programmes sur place ont accompagné ces ressources éducatives en ligne. Notamment, plus de 500 élèves du secondaire ont mené des recherches dans les dossiers militaires personnels de soldats ayant participé à la Première et à la Seconde Guerre mondiale, alors que les élèves d'autres classes ont conduit des recherches similaires dans les ressources en ligne de BAC et dans des photocopies de dossiers provenant de sa collection (www.collectionscanada.gc.ca/recherchecenotaphe/index-f.html)
La principale exposition sur place de BAC en 2007-2008, L'esprit et l'intention. Que recèlent les traités autochtones? (www.collectionscanada.gc.ca/affiche/exposition-traites/index-f.html) était accompagnée d'une exposition complémentaire et d'une petite exposition en ligne comportant des liens vers la collection de traités et de documents de cession de BAC, vers d'autres ressources connexes ainsi que vers la programmation du Forum de BAC sur la démocratie canadienne (www.collectionscanada.gc.ca/democratie/index-f.html). L'esprit et l'intention a été un franc succès auprès des visiteurs, spécialement auprès des membres des Premières Nations, mais l'exposition aurait pu toucher un public beaucoup plus vaste si dans le cadre de sa présentation avait été déployé l'éventail élargi d'approches que BAC est en train d'établir à titre de norme pour sa future programmation.
Dans sa planification, le Musée du portrait du Canada (www.portraits.gc.ca/index-f.html) a intégré des activités virtuelles et en personne, offrant ainsi aux visiteurs en ligne et sur place la possibilité de découvrir sa collection dans le cadre d'expositions et d'entretiens avec des artistes et des conservateurs. BAC a également lancé un programme de visites des coulisses de la chambre forte du Musée du portrait du Canada au Centre de préservation de BAC à l'automne 2007. Lors de chacune des deux visites qui ont eu lieu tous les dimanches durant huit semaines consécutives, jusqu'à 15 personnes ont pu être admises dans la chambre forte afin d'en découvrir les trésors. Cette initiative a reçu des commentaires extrêmement positifs de la part du public et des médias. Son succès a incité le Musée du portrait du Canada à offrir régulièrement des visites de la chambre forte durant six semaines au cours de l'exercice 2008-2009. (www.portraits.gc.ca/009001-5023-f.html).
2. Collaborer avec les réseaux pour une offre améliorée des stratégies visant les programmes publics, la généalogie et le programme d'expositions itinérantes du Programme du Musée du portrait
Cet engagement portait sur l'accroissement de l'importance des partenariats et du réseautage dans les activités destinées à rejoindre les Canadiens, ce qui a été démontré dans l'ensemble des programmes de BAC. Par exemple, le Centre d'apprentissage a collaboré très étroitement avec les enseignants. Il a également collaboré avec la Société d'histoire nationale du Canada dans le cadre des activités rattachées à la remise du Prix du Gouverneur général pour l'excellence en enseignement de l'histoire canadienne ainsi que dans le cadre d'un concours annuel de conception d'affiche. BAC a par ailleurs travaillé avec le ministère des Anciens Combattants à l'élaboration d'ateliers spécialisés destinés à 68 élèves de partout au Canada durant la semaine des Rencontres Historica en novembre 2007.
Le Forum de BAC sur la démocratie canadienne a permis d'échanger des idées et de l'information avec des partenaires d'institutions gouvernementales, culturelles et universitaires. Un comité consultatif national a contribué à orienter le forum. Le programme a été lancé à la fin de novembre 2007, ce qui explique pourquoi seulement deux activités publiques ont eu lieu durant le dernier exercice. Au total, environ 180 personnes (90 par activité) ont participé aux rencontres, qui ont été télédiffusées sur la chaîne CPAC (www.collectionscanada.gc.ca/democratie/023023-1000-f.html).
BAC s'est associé à deux partenaires de premier plan dans le cadre de sa Stratégie en généalogie canadienne. En effet, BAC a conclu un important partenariat avec The Generations Network, un fournisseur américain de sites Web sur la généalogie qui numérise des archives en partenariat avec des institutions de conservation de partout dans le monde. Le partenariat entre BAC et The Generations Network permettra la numérisation sans frais pour la Couronne de 12 millions de documents d'archives, qui seront disponibles gratuitement à partir du site Web de BAC (www.collectionscanada.gc.ca/genealogie/index-f.html). Comme le prévoit l'entente, 787 bobines ont été numérisées en 2007-2008, ce qui représente pour l'institution une économie en coût de numérisation estimée à 35 520 $ (45 $ par bobine). La collaboration entre BAC et le réseau anglophone CBC dans le cadre de l'émission Who Do You Think You Are sera présentée plus loin dans cette section.
Durant l'exercice 2007-2008, le Musée du portrait du Canada a lancé deux nouveaux types d'exposition en collaboration avec des partenaires fédéraux, municipaux et privés. Dans le cadre de l'exposition Portraits dans la rue, cinq reproductions de portraits appartenant à la collection du musée ont été fixées à des murs des bâtiments publics du marché By à Ottawa. L'exposition Portraits sur la glace comprenait l'installation de 12 reproductions dans un site longeant la patinoire du canal Rideau durant le Bal de neige (www.portraits.gc.ca/009001-2100.4-f.html).
Une porte ouverte sur l'histoire des familles canadiennes
Le site Web du Centre canadien de généalogie nouvellement remanié permet de consulter en une seule recherche un fonds documentaire comprenant des milliers de documents relatifs à l'immigration, au service militaire, à la fonction publique, au territoire et au recensement; le site offre de plus des conseils et de l'orientation pour la recherche. Le site Web propose également deux outils de recherche puissants. L'outil Recherche d'ancêtres (www.collectionscanada.gc.ca/genealogie/index-f.html), développé par BAC, combine 18 bases de données généalogiques dans une même recherche. L'outil Voici ma famille, conçu en partenariat avec Bibliothèque et Archives nationales du Québec, permet aux utilisateurs d'accéder à diverses bases de données sur la généalogie et l'histoire des familles. Cet outil est soutenu par le Conseil des archivistes provinciaux et territoriaux du Canada (www.thatsmyfamily.info/).
3. Élaborer et mettre en œuvre un plan organisationnel qui donne suite aux consultations multiculturelles
Durant l'exercice 2006-2007, BAC a entrepris des consultations sur les meilleurs moyens de veiller à ce que sa collection reflète le patrimoine autochtone et multiculturel et à ce que tous les Canadiens puissent y trouver des documents pertinents pour eux, quels que soient leurs antécédents culturels. BAC s'est engagé à poursuivre ces discussions durant l'exercice 2007-2008 et à entreprendre des actions en vue de l'élaboration d'un plan tenant compte des constatations et des orientations dégagées lors des consultations. Pour ce faire, BAC a conduit une enquête sur les enjeux liés aux bibliothèques et aux archives autochtones. L'institution a également mené à terme des consultations auprès des communautés multiculturelles, et la compilation des résultats a permis à l'institution de déterminer les ressources sur lesquelles elle pourra compter (www.collectionscanada.gc.ca/multiculturel/0005007-200-f.html#m). Ces initiatives ont permis à BAC de mettre en place les bases nécessaires pour le développement futur de ses collections multiculturelles et autochtones.
Un nouveau toit pour le Musée du portrait du Canada
Le 9 novembre 2007, le gouvernement a lancé une demande de propositions (DDP) en vue d'établir le Musée du portrait du Canada dans l'une des villes suivantes : Halifax, Québec, Montréal, Ottawa-Gatineau (région de la capitale nationale), Toronto, Winnipeg, Edmonton, Calgary et Vancouver. L'ouverture des nouvelles installations où le Musée du portrait du Canada présentera ses expositions et offrira sa programmation est prévue pour le printemps 2012. Entre-temps, le Musée du portrait du Canada continue d'offrir une gamme d'activités novatrices, notamment pour toucher un public plus vaste. Il continue également de partager ses collections grâce à des expositions virtuelles, des expositions itinérantes et un programme d'études.
4. Élaborer une politique et un cadre d'application des partenariats
BAC se fait régulièrement approcher par des partenaires éventuels et nécessite la mise en place de moyens cohérents d'évaluer les propositions qui lui sont présentées, de déterminer le type de proposition que l'institution doit rechercher, et de gérer les partenariats de façon cohérente et stratégique. Durant l'exercice 2007-2008, BAC a élaboré l'ébauche d'un plan qui sera finalisé en vue de son approbation au cours de l'exercice 2008-2009. Ce plan vise à assurer la reddition de comptes en ce qui a trait aux investissements de BAC et à encadrer les communications avec les partenaires éventuels ou confirmés. Il sera accompagné de procédures, de lignes directrices et d'autres outils opérationnels. Ces travaux ont par ailleurs attiré l'attention d'autres organismes et ministères fédéraux ayant des besoins similaires.
5. Entamer des projets pilotes de travail en partenariat dans les domaines de l'acquisition, de la préservation, de l'accès et de la promotion, notamment avec des créateurs, des archivistes ou des groupes d'usagers, selon les besoins
Comme il a été mentionné ci-dessus, BAC a conclu un partenariat pilote stimulant et extrêmement important avec The Generations Network, un fournisseur américain de sites Web sur la généalogie qui numérise des archives en partenariat avec des institutions de conservation de partout dans le monde. Ce partenariat permettra la numérisation sans frais pour la Couronne de 12 millions de documents d'archives détenus par BAC, lesquels seront disponibles gratuitement à partir du site Web de BAC (www.collectionscanada.gc.ca/quoi-de-neuf/013-331-f.html et www.collectionscanada.gc.ca/quoi-de-neuf/013-293-f.html).
Durant l'exercice 2007-2008, BAC a créé le Conseil consultatif sur les services, qui s'est réuni deux fois pour discuter des services offerts au public. Le conseil se réunira de nouveau afin de poursuivre le travail amorcé au cours de l'exercice 2007-2008. Les membres du conseil comprennent des représentants de divers groupes de clients, comme les généalogistes, les historiens en milieu universitaire, les chercheurs s'intéressant aux documents concernant les autochtones, les étudiants de troisième cycle et les bibliothécaires. Donnant suite à des recommandations du conseil sur les heures de service, BAC entreprendra un projet pilote d'ouverture de ses portes le samedi et de simplification des procédures de libre-service. BAC a également consulté le public relativement à des questions similaires d'accessibilité à l'occasion de deux séances de consultation qui ont eu lieu le 26 février 2007 (www.collectionscanada.gc.ca/le-public/cpccs/index-f.html).
Le Musée du portrait du Canada est arrivé au terme de la dernière étape de l'élaboration de son programme de mise en service durant l'exercice 2007-2008. Le programme invitera le public à soumettre des choix de sujets pour la création de portraits qui seront incorporés à la collection du musée. Les propositions seront évaluées par un comité d'experts, qui choisira trois sujets dont le portrait sera créé. Le programme a été lancé en mai 2008 et se répétera tous les deux ans.
À la fin de l'automne 2007, le Musée du portrait du Canada a dévoilé une exposition unique en collaboration avec le Musée des beaux-arts de l'Ontario. En plein visage est le résultat d'une invitation lancée par le Musée des beaux-arts de l'Ontario au grand public à créer de petits portraits en deux dimensions à exposer. Le musée a reçu de partout dans le monde 17 000 portraits conçus sur tous les types de support médiatique. Une petite partie de ces portraits est exposée au 395, rue Wellington, jusqu'au 1er septembre 2008. D'autres partenariats ont vu le jour avec divers musées et organismes fédéraux, dont le Musée canadien de la nature (l'exposition Varley) et le Musée des sciences et de la technologie du Canada (festival Karsh) (www.portraits.gc.ca/index-f.html).
À l'aide du secteur des Programmes et services, BAC entretient de nombreux partenariats avec les secteurs public et privé afin de s'assurer que des programmes et des services de grande qualité sont offerts aux Canadiens. Par exemple, BAC travaille actuellement en partenariat avec les National Archives of Ireland (www.census.nationalarchives.ie), le Conseil canadien des archives, le ministère du Patrimoine canadien, l'Universté d'Ottawa (www.socialsciences.uottawa.ca/api/fra/index.asp) et d'autres partenaires à l'élaboration et au maintien de programmes multi-canaux destinés aux Canadiens. En plus de ces partenariats et d'autres partenariats permanents et à long terme, BAC a élaboré divers projets pilotes visant à concevoir des programmes nouveaux et stimulants (www.portraits.gc.ca/index-f.html) qui sauront toucher un vaste public dans l'ensemble du pays.
Le 2 octobre 2007, BAC a lancé une initiative de trois millions de dollars s'étalant sur trois ans visant à produire une stratégie qui permettra aux Canadiens incapables de lire les imprimés d'avoir un accès renouvelable et équitable aux services de bibliothèques. Le mandat de l'Initiative de services de bibliothèque équitables (ISBE) sera d'élaborer une stratégie permettant de répondre à long terme aux besoins en matière d'accès à l'information et à la bibliothèque des Canadiens incapables de lire les imprimés, dont on estime le nombre à environ trois millions. BAC a amorcé l'amélioration du centre d'échange de documentation électronique pour permettre aux éditeurs de mettre rapidement et de façon sécuritaire leurs fichiers électroniques à la disposition des producteurs de médias substituts. BAC consultera des intervenants provenant d'un large éventail de domaines dans le cadre de l'élaboration de l'ISBE.
Who Do You Think You Are?
Who Do You Think You Are (www.cbc.ca/whodoyouthinkyouare/) est une série documentaire en 13 épisodes mettant en vedette des personnalités canadiennes comme le major-général Lewis MacKenzie, Don Cherry et Margaret Trudeau, ainsi que l'histoire de leur famille. Réunissant le réseau anglophone CBC, Ancestry.ca et le Fonds de la radiodiffusion et des nouveaux médias de Bell, cette importante initiative de partenariat a permis de parler aux Canadiens d'histoire, de généalogie et de recherche historique.
L'émission a fait découvrir aux Canadiens les méthodes de la recherche généalogique, BAC et les ressources généalogiques de l'institution. Les résultats positifs se sont fait sentir immédiatement : le soir de la diffusion du premier épisode, le site Web du Centre canadien de généalogie a enregistré avant minuit 92 000 recherches, et durant le dernier épisode, 110 000 recherches ont été enregistrées. La fréquentation du site Web a connu une croissance de 50 pour 100 depuis le lancement de la série documentaire.
Des sondages ont démontré que la série a eu un effet direct et perceptible sur le public qui l'a regardée :
- la notoriété des ressources généalogiques de BAC a fait un bond de 28 à 35 pour 100;
- la clientèle a augmenté de 18 pour 100 en réponse directe à l'émission;
- le nombre de clients faisant des recherches en ligne a progressé de 14 pour 100;
- le temps de chaque séance d'utilisation du site Web est passé de 16 à 22 minutes au fil de la série.
6. Continuer la mise en place du Programme national de développement des archives
Le Programme national de développement des archives (PNDA) offre une aide financière à des archives canadiennes et à des organismes apparentés afin de les aider à augmenter leur capacité à préserver et à rendre accessibles les documents d'archives concernant le Canada et les Canadiens. Tel qu'il s'est engagé à le faire, BAC a travaillé en étroite collaboration avec le Conseil canadien des archives à la mise en œuvre de nouvelles mesures du rendement et de nouveaux processus pour faire le suivi du rendement. Grâce à son expérience, BAC a cerné certaines améliorations qui seront implantées durant l'exercice 2008-2009 afin de mieux répondre à ses besoins en information et de répondre aux besoins des organismes d'archives qui bénéficient du soutien offert par le PNDA. Une évaluation du PNDA est disponible sur le site Web de BAC (www.collectionscanada.gc.ca/a-notre-sujet/014/012014-208-f.html).
7. Mettre à l'essai ou mettre en œuvre des projets pilotes de mécanismes de recherches sur les clients
BAC a élaboré de nouveaux outils de recherche sur la clientèle ainsi que des mécanismes de rétroaction pour ses programmes publics, y compris ses programmes en ligne. Au cours de l'exercice, BAC a atteint ses objectifs de nombreuses façons. Dans le cadre de sa participation à l'émission Who Do You Think You Are, mentionnée ci-dessus, BAC a surveillé l'augmentation de la fréquentation du site Web du Centre canadien de généalogie. BAC a également commandé des sondages téléphoniques auprès des Canadiens afin de déterminer les effets de la série documentaire sur l'intérêt que portent les Canadiens aux services généalogiques et aux ressources en ligne de BAC.
