ARCHIVÉ - Bureau du Conseil privé et Secrétariat de la Commission des nominations publiques

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Section III - Renseignements supplémentaires

Renseignements sur l’organisation

Le Bureau du Conseil privé (BCP), qui est dirigé par le greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet, relève directement du Premier ministre.

La responsabilité globale du Premier ministre consiste à faire preuve du leadersphip nécessaire pour créer et maintenir l’unité au sein du conseil des ministres afin de s’assurer la confiance du Parlement, ce qu’il peut faire de deux façons :

• par l’exercice des pouvoirs qui lui appartiennent en propre à titre de chef du gouvernement;

• par la gestion et la coordination du plan d’action du gouvernement, en sa qualité de président du Cabinet.

Les fonctions essentielles du greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet, de même que celles du BCP dans son ensemble, découlent directement de ces responsabilités. L’efficacité du BCP est, dans une large mesure, tributaire de sa capacité de concentrer ses ressources exclusivement sur ces deux responsabilités centrales, tout en secondant le greffier dans l’exercice de son mandat en tant que chef de la fonction publique.

Voici l’organigramme du BCP. Pour de plus amples renseignements sur les rôles et les fonctions du BCP, consulter son site Web : http://www.pco-bcp.gc.ca/.

Renforcement des pratiques internes de gestion

Le renforcement des pratiques internes de gestion constituait l’une des quatre priorités du BCP pour 2006-2007. On a désigné quatre secteurs nécessitant des améliorations et, bien que des progrès aient été réalisés et que les pratiques de gestion aient été renforcées, tous les plans n’ont pas été terminés comme le prévoyait le RPP. L’état du rendement de cette priorité doit être coté « continu », car certains plans ont été mis en œuvre tandis que d’autres le seront en 2007-2008.

Améliorer la mesure du rendement et la reddition de comptes

Afin de mieux refléter son rôle et son mandat principal, le BCP a entrepris une réorganisation interne en 2006-2007, qui a nécessité la révision de son AAP. Vu que la stratégie de mesure du rendement doit être fondée sur l’AAP, on a repoussé l’élaboration de cette stratégie jusqu’à ce que le Conseil du Trésor approuve l’AAP, en mai 2007. La stratégie entrera en vigueur en 2008-2009. Le BCP travaille à l’élaboration de sa stratégie de mesure du rendement et de sa structure de gouvernance, et il les soumettra au Secrétariat du Conseil du Trésor d’ici la fin de novembre 2007.

Renforcer les fonctions internes de vérification et d’évaluation

Composé du ministère des Finances, du Secrétariat du Conseil du Trésor, de l’Agence de la fonction publique du Canada, du Bureau du Conseil privé et de l’École de la fonction publique du Canada, le Regroupement des organismes centraux a été créé à l’automne 2005 dans le cadre d’une initiative visant à mettre sur pied des services généraux et administratifs partagés. Cela comprenait des fonctions liées à la technologie de l’information et à la gestion de l’information, aux ressources humaines, aux finances et à l’administration de même qu’à la vérification et à l’évaluation. À ce moment-là, la Division de la vérification interne et de l’évaluation du ministère des Finances a été chargée de diriger les efforts concernant la mise en œuvre des services partagés de vérification et d’évaluation pour le Regroupement des organismes centraux. Lorsque la nouvelle politique de vérification interne a été lancée, le 1er avril 2006, le modèle de services partagés a été réexaminé. Au début de 2007, après des discussions avec le Bureau du contrôleur général, le BCP a engagé son propre dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation. Jusqu’à son arrivée, en mai 2007, le directeur principal par intérim, Division de la vérification interne et de l’évaluation, ministère des Finances, a continué d’assumer son rôle auprès du BCP.

En 2006-2007, des travaux préliminaires ont été entamés afin de préparer le BCP à la mise en application avant le 1er avril 2009 de la nouvelle politique de vérification interne. Le mandat du Comité de vérification et d’évaluation, conforme à la nouvelle politique, a été approuvé le 22 février 2007. De plus, un mandat de vérification interne a été élaboré, et des travaux initiaux concernant un plan pluriannuel de vérification interne fondée sur le risque ont été entrepris. En 2006-2007, le Comité s’est réuni quatre fois. On a terminé l’examen du cadre de gestion des programmes de contribution concernant les commissions d’enquête. Au BCP, la vérification de la sécurité relativement à la technologie de l’information a pris fin à l’étape du sondage préliminaire, car de nombreuses améliorations avaient déjà été apportées à la suite de deux autres études. La vérification des services d’acquisition et de passation des marchés se terminera en 2007-2008.

En matière d’évaluation, le nouveau dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation établira les exigences quant à la capacité du BCP en matière d’évaluations formelles en 2007‑2008 afin de pouvoir mettre en application la nouvelle politique révisée. Les gestionnaires du BCP ont entrepris en 2006‑2007 un certain nombre d’études qui ont éclairé le processus décisionnel, dont un examen et une analyse approfondis des activités du BCP par rapport à son mandat essentiel afin de maximiser son efficacité, un examen du cadre de gestion du programme de contribution pour les personnes appelées à témoigner devant une commission d’enquête, un examen des pratiques du BCP en matière d’analyse et de surveillance des médias ainsi qu’un examen préliminaire de l’initiative Carrière en mouvement.

Mettre en œuvre la Loi sur la modernisation de la fonction publique

La mise en œuvre de la Loi sur la modernisation de la fonction publique a été effectuée sous la direction du Comité exécutif du BCP et du nouveau Comité consultatif en matière de ressources humaines, composé de cadres supérieurs du BCP. Le Comité consultatif a pour mandat de superviser la mise en œuvre de la nouvelle Loi ainsi que les politiques, programmes et stratégies qui s’y rattachent ainsi que d’étudier les grands changements ou projets liés aux ressources humaines. La grande partie des travaux a été effectuée en 2006-2007, mais le comité demeure essentiel pour ce qui est d’établir l’orientation et d’examiner les dossiers touchant la gestion des ressources humaines au BCP.

En 2005-2006, des trousses d’apprentissage ont été distribuées à tous les gestionnaires pour les aider à mener à bien leurs responsabilités concernant les ressources humaines, dont la dotation. Des séances de formation et d’information à l’intention des employés ont été offertes jusqu’en février 2007. On continue de donner de la formation aux nouveaux gestionnaires.

Le Comité consultatif en matière de ressources humaines a joué un rôle clé dans l’élaboration et la diffusion du plan stratégique des ressources humaines pour le BCP. Ce plan a été lancé le 29 mars 2007.

Consolider la capacité du BCP d’assumer ses obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP) ont constitué un défi pour le BCP au cours des dernières années. En termes de volume, la demande d’accès à des dossiers du BCP ne cesse d’augmenter. En 2006-2007, les deux principaux secteurs d’activité – demandes d’accès et demandes de consultation – ont connu des hausses respectives de 23 p. 100 et de 55 p. 100. La responsabilité du BCP concernant les documents du Cabinet et autres documents ministériels accroît la complexité des processus d’examen et d’approbation, et le respect des échéances établies par la loi crée des pressions. Sur le plan des ressources humaines, l’établissement d’un effectif approprié dans un milieu compétitif est une préoccupation constante.

Le BCP a montré qu’il était résolu à s’acquitter de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Division de l’AIPRP a été scindée en trois centres de responsabilité afin d’augmenter son rendement. La rationalisation et l’optimisation des processus de travail sont en cours : on instaurera un système électronique d’établissement des tâches pour réduire le temps d’exécution, on simplifiera les procédures d’examen et de traitement avec les secrétariats et on effectuera une migration graduelle vers des outils technologiques plus modernes. Pour ce qui est de la capacité, un processus de dotation est en cours et un programme de perfectionnement des agents a été mis en place afin de renforcer les compétences à l’interne. En outre, la sensibilisation des employés et la formation relative aux deux lois sont des priorités : la nouvelle section responsable du service à la clientèle a amélioré son matériel de formation et travaille à l’élaboration d’un outil de sensibilisation à l’AIPRP afin de garantir un soutien général.

Tableaux

Les tableaux sur le rendement ministériel et l’utilisation des ressources au BCP sont présentés conformément aux résultats stratégiques et à la nouvelle AAP conçue en 2005‑2006.

E n 2006-2007, les tableaux financiers suivants s’appliquaient aux activités du BCP :

Note au lecteur :

Le BCP a redéfini ses activités de programme pour l’exercice finissant le 31 mars 2007 . Les données correspondantes ont été reclassifiées afin de respecter la nouvelle présentation.

Tableau 1 – Comparaison des dépenses prévues et réelles (y compris les ETP)

Explication de l’écart entre le budget principal des dépenses et le total des dépenses prévues

La diminution de 17,4 millions de dollars est attribuable aux éléments suivants :

• les transferts de responsabilité à d’autres ministères et organismes (14,6 millions) afin de mieux aligner les activités avec les responsabilités centrales du Premier ministre;

• les ajustements apportés aux budgets des bureaux des ministres (5,6 millions) afin de refléter le nouveau conseil des ministres;

• compensée par un financement supplémentaire de 2,8 millions concernant la Commission d’enquête sur les actions des responsables canadiens relativement à Maher Arar.

Explication de l’écart entre le total des dépenses prévues et le total des autorisations

L’augmentation de 19,1 millions de dollars est attribuable aux éléments suivants :

• l’établissement d’un budget de 13,5 millions pour 2006-2007 pour la Commission d’enquête relative aux mesures d’investigation prises à la suite de l’attentat à la bombe commis contre le vol 182 d’Air India;

• les ressources (6,3 millions) découlant du report du budget de fonctionnement 2005 2006 de l’organisation;

• les ressources (1,2 million) découlant des négociations collectives;

• compensée par un ajustement au chapitre des transferts des responsabilités à d’autres ministères et des réductions concernant les bureaux des ministres, ainsi que l’ajustement (1,9 million) prévu par la loi concernant le régime de prestations des employés.

Les transferts associés à la restructuration du BCP sur ses activités essentielles sont présentés ci-dessous :

1. N’inclut pas les régimes de prestation des employés.
   
2. En 2008-2009 et pour les années subséquentes, les ressources transférées seront 829 000 $ et 8 ETP en raison de l’élimination graduelle de certaines activités.

Explication de l’écart entre le total des autorisations et le total des dépenses réelles

Le surplus de 12,8 millions de dollars est attribuable aux éléments suivants :

• Cabinet du Premier ministre et bureaux des ministres : surplus de 1,4 million
  Le surplus est attribuable aux changements apportés concernant aux bureaux des ministres et à une sous-utilisation des ressources.

• BCP : surplus de 7,7 millions
  Le surplus est principalement dû aux vacances, aux réorganisations internes qui ont retardé les processus de dotation et à un ralentissement des activités dans certains secteurs en raison de circonstances imprévues.

• Commissions d’enquête : surplus de 3,7 millions
  Le surplus est attribuable aux éléments :
  
  
  • la Commission d’enquête sur les actions des responsables canadiens relativement à Maher Arar – 1,0 million en raison de dépenses inférieures au montant prévu pour les frais juridiques;
    
  • la Commission d’enquête relative aux mesures d’investigation prises à la suite de l’attentat à la bombe commis contre le vol 182 d’Air India – surplus de 3,6 millions attribuable au report d’audiences (2007-2008);
    
  • compensé par l’Enquête interne sur les actions des responsables canadiens relativement à Abdullah Almalki, Ahmad Abou-Elmaati et Muayyed Nureddini –0,9 million. Cette enquête a été financée à même les ressources de l’organisation.

Explication de l’écart entre les dépenses réelles de 2005-2006 et celles de 2006-2007

La diminution de 26,8 millions de dollars est attribuable aux éléments suivants :

• une réduction des dépenses en raison d’un recentrage sur les activités essentielles du BCP (13,4 millions);

• les ajustements apportés aux budgets concernant les bureaux des ministres et une réduction globale des dépenses (3,9 millions);

• une réduction des dépenses liées aux commissions d’enquête (3,5 millions);

• une réduction (6,0 millions) des coûts associés aux salaires, par exemple les indemnités de départ.

Tableau 2 – Ressources par activités de programme

Tableau 3 – Crédits votés et postes législatifs

Tableau 4 – Services reçus à titre gracieux

Tableau 5 – Sources des revenus non disponibles

Tableau 6 – Besoins en ressources par direction

Tableau 7 – Réponses aux comités parlementaires, aux vérifications et aux évaluations

Bureau de la vérificatrice générale du Canada

Novembre 2006 (http://www.oag-bvg.gc.ca/domino/rapports.nsf/html/06menu_f.html)

Chapitre 1 : Le système de gestion des dépenses au centre du gouvernement
Dans ce chapitre, la vérificatrice générale examine le rôle des organismes centraux pour ce qui est de gérer les dépenses du gouvernement. Les recommandations touchant le BCP portent sur l’examen et l’évaluation réguliers des programmes permanents, l’exhaustivité et l’exactitude de l’information financière et non financière fournie aux décideurs, la précision des rôles du Bureau du Conseil privé, du Secrétariat du Conseil du Trésor et du ministère des Finances, et le financement des programmes ayant des besoins financiers à long terme. Le gouvernement a répondu que les points soulevés par le Bureau du vérificateur général correspondaient en général aux problèmes qui, selon le lui, seront réglés par la mise en place d’un nouveau système de gestion des dépenses.

Réponse : http://www.oag-bvg.gc.ca/domino/rapports.nsf/html/20061101cf.html

Chapitre 11 : La protection des fonds publics – Bureau de l’enquêteur correctionnel
Les congés pour raisons personnelles, les absences, les paiements des crédits de congés annuels (vacances) et les demandes de remboursement des frais de voyage et d’accueil de l’ancien enquêteur correctionnel et des gestionnaires du Bureau sont examinés afin de déterminer s’ils sont conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques et aux politiques applicables du Conseil du Trésor, et s’ils ont été gérés avec prudence et probité. Les recommandations touchant le BCP portent sur le recouvrement de toute somme indûment remboursée, la responsabilisation des dirigeants de petits organismes indépendants concernant la gestion des finances et des ressources humaines, les conseils et la formation donnés aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein sur le code de conduite des titulaires de charge publique, la surveillance des petits organismes indépendants, et les lignes directrices sur les politiques touchant les personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein en ce qui concerne la gestion des congés spéciaux et les paiements des crédits de congés annuels. Le BCP est en train de réviser Un guide pour les dirigeants d’organismes, qui établit le rôle de ces derniers en ce qui a trait aux activités, aux structures et aux responsabilités au sein du gouvernement fédéral, et de modifier le livret intitulé Conditions d’emploi et avantages sociaux particuliers aux personnes nommées par le gouverneur en conseil à des postes à temps plein pour y inclure une section sur les normes de conduite.

Réponse : http://www.oag-bvg.gc.ca/domino/rapports.nsf/html/20061111cf.html

Chapitre 12 : Le rôle des membres du conseil d’administration nommés par le gouvernement fédéral – Technologies du développement durable Canada
On étudie la gouvernance de la fondation à la suite d’un changement apporté à l’entente de financement qui concerne le rôle des membres du conseil d’administration de Technologies du développement durable Canada nommés par le gouvernement fédéral. La recommandation touchant le BCP porte sur la clarification de la nécessité de limiter la participation des membres fédéraux de la Fondation au processus décisionnel.

Réponse : http://www.oag-bvg.gc.ca/domino/rapports.nsf/html/20061112cf.html

Février 2007 (http://www.oag-bvg.gc.ca/domino/rapports.nsf/html/07menu_f.html)

Chapitre 1 : Les activités de publicité et de recherche sur l’opinion publique
Dans ce rapport d’étape, le Bureau du vérificateur général examine des campagnes de publicité et des projets de recherche sur l’opinion publique pour vérifier si les ministères qui les administrent exercent une gestion et un contrôle adéquats et si les changements apportés pour donner suite aux recommandations de 2003 sont efficaces. Il examine entre autres les rôles du Bureau du Conseil privé, du Secrétariat du Conseil du Trésor et de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Une seule recommandation touche le BCP. Elle indique que les ministères devraient s’assurer que l’avis de projet de recherche soit envoyé à TPSGC avant de communiquer avec des agences de recherche.

Réponse : http://www.oag-bvg.gc.ca/domino/rapports.nsf/html/20070201cf.html

Commissaire à l’environnement et au développement durable

Novembre 2006 (http://www.oag-bvg.gc.ca/domino/rapports.nsf/html/c2006menu_f.html)

Chapitre 1 : La gestion des activités fédérales en matière de changements climatiques
On examine les mécanismes mis en place par le gouvernement fédéral pour gérer ses activités liées aux changements climatiques, la mesure dans laquelle il peut rendre compte des coûts et des résultats de ses initiatives ainsi que les critères dont il s’est servi pour élaborer ses principales cibles de réduction des émissions de gaz à effet de serre. En outre, les éléments suivants sont examinés : deux nouveaux moyens retenus par le gouvernement fédéral pour atteindre ses cibles en matière de changements climatiques; la mesure dans laquelle le gouvernement est prêt à mettre en œuvre un système national efficace pour l’échange de droits d’émissions de gaz à effet de serre; Technologies du développement durable Canada, une fondation établie par le gouvernement en 2001. La recommandation qui concerne le BCP porte sur l’élaboration et la mise en œuvre d’une gouvernance et de mécanismes de responsabilisation efficaces au gouvernement fédéral en ce qui a trait aux questions liées au changement climatique.

Réponse : http://www.oag-bvg.gc.ca/domino/rapports.nsf/html/c20060901cf.html

Chapitre 2 : L’adaptation aux répercussions des changements climatiques
On examine les stratégies et les plans d’action mis en place par le gouvernement fédéral pour s’adapter aux changements climatiques et en gérer les répercussions. De plus, on vérifie si le gouvernement fédéral a pris des mesures pour recueillir, analyser et communiquer l’information nécessaire afin de déterminer les répercussions possibles des changements climatiques sur la population canadienne. La recommandation touchant le BCP porte sur la désignation des responsabilités des ministères et des organismes qui participeront aux efforts du gouvernement fédéral.

Réponse : http://www.oag-bvg.gc.ca/domino/rapports.nsf/html/c20060902cf.html

Vérification interne et évaluation

Comme l’indique le Rapport sur les plans et les priorités de 2006-2007, le BCP avait l’intention de terminer les vérifications suivantes, entreprises en 2005-2006, et d’en rendre compte :

• vérification de la sécurité des technologies de l’information au Bureau du Conseil privé;

• examen du cadre de gestion des programmes de contribution prévus pour les commissions d’enquête;

• vérification interne des services des acquisitions et des contrats au Bureau du Conseil privé.

Au cours de cette période, le BCP bénéficiait encore des services de vérification interne de la Division des vérifications internes et de l’évaluation du ministère des Finances. Pour des raisons de capacité, seul l’examen du cadre de gestion des programmes de contribution concernant les commissions d’enquêtes a été effectué et approuvé par le Comité de vérification et d’évaluation. À ce moment-là, un certain nombre des recommandations formulées dans l’examen étaient déjà appliquées dans le cadre de l’examen interne et de la commission d’enquête en cours. Au BCP, la vérification de la sécurité relativement à la technologie de l’information a pris fin à l’étape du sondage préliminaire, car l’organisation travaillait à la mise en œuvre de nombreuses améliorations proposées à la suite de deux autres études. Les travaux relatifs aux  services d’acquisition et de passation des marchés étaient presque terminés.

Des travaux initiaux portant sur un plan pluriannuel de vérification interne fondée sur le risque ont été effectués en 2006-2007, qui éclaireront la prochaine étape d’un exercice pluriannuel complet et intégré de planification des vérifications internes en 2007-2008. Entre-temps, le Comité de vérification et d’évaluation a été autorisé à faire certaines évaluations en 2007-2008.

Date de modification : 2007-11-01
 

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