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ARCHIVÉ - Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

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PARTIE III – INFORMATION SUPPLÉMENTAIRE


Information organisationnelle

Le SCIC est un organisme du gouvernement fédéral et des gouvernements provinciaux et, à ce titre, agit en tant qu’organisme intergouvernemental neutre. Les deux ordres de gouvernement contribuent à son budget et son personnel se compose à la fois de fonctionnaires fédéraux et provinciaux. Le Secrétaire soumet un rapport annuel à tous les gouvernements. Ses activités font l’objet d’un examen par de hauts fonctionnaires fédéraux et provinciaux désignés par leurs premiers ministres respectifs. Le SCIC rend compte au Parlement par l’entremise de la Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

Structure organisationnelle du SCIC




 

 

Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Secrétaire

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Secrétaire adjointe

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Services intégrés

 

Services aux conférences

 

Services d’information



Au nombre des services offerts par le SCIC figurent la planification et la coordination préalables à la conférence, l'aménagement des locaux de la conférence, l'affectation d'un secrétariat, l'interprétation, la traduction, l'impression, la distribution et le contrôle des documents, les relations avec les médias, la sécurité, la mise en place de matériel technique, ainsi que la prestation de services à caractère administratif ou technique, y compris dans le domaine de l’informatique.

En plus de fournir ces services de conférences partout au Canada, le Secrétariat garde des archives qu'il met à la disposition des gouvernements. Le Secrétariat a aussi un site Web à rayonnement mondial dans lequel on retrouve non seulement de l’information pertinente sur l’organisation et ses activités, mais surtout les communiqués rendus publics dès la fin des conférences importantes que nous organisons.



Tableau 1 :     Comparaison entre les dépenses prévues et les dépenses réelles (comprenant les ETP)

(en millions de dollars)


 

2004-2005

Réelles

2005-2006

Réelles

2006-2007

Budget principal des dépenses

Dépenses prévues

Total autorisé

Réelles

Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

5,6

5,4

6,4

6,4

6,4

5,4

Moins : Revenus non disponibles

1,1

1,1

1,1

1,1

1,1

1,2

Plus : Coûts des services reçus à titre gracieux

0,5

0,5

0,6

0,6

0,6

0,6

Coût net de l’organisme

5,0

4,8

5,9

5,9

5,9

4,8

              

Équivalents temps plein

31

31

36

31

36

32




Tableau 2 :     Utilisation des ressources par activité de programme

(en millions de dollars)


2006-2007

 

Budgétaires

Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

Fonctionnement

Total : dépenses budgétaires brutes

Moins : revenu non disponible

Total : dépenses budgétaires nettes

Budget principal des dépenses

6,4

6,4

1,1

5,3

Dépenses Prévues

6,4

6,4

1,1

5,3

Total autorisé

6,4

6,4

1,1

5,3

Dépenses réelles

5,4

5,4

1,2

4,2





Tableau 3 :     Postes votés et législatifs

(en millions de dollars)


2006-2007

Poste voté ou législatif

Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

Budget principal des dépenses

Dépenses prévues

Total autorisé

Réelles

5

Dépenses de fonctionnement

6,0

6,0

6,1

5,0

(S)

Contributions aux régimes d'avantages sociaux des employés

0,4

0,4

0,3

0,3

 

Total

6,4

6,4

6,4

5,3



Tableau 4 :     Services reçus à titre gracieux

(en millions de dollars)


 

2006-2007

Locaux fournis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

0,4

Cotisations visant la part de l’employeur à l’égard des primes d’assurance des employés et des coûts payés par le Secrétariat du Conseil du Trésor (sans compter le fonds renouvelable). Cotisations de l’employeur à l’égard des régimes d’avantages garantis et dépenses connexes défrayées par le SCT

0,2
Total des services reçus à titre gracieux en 2006-2007 0,6




Tableau 5 :     Source des revenus non disponibles

(en millions de dollars)



 
Réelles 2004-2005 Réelles 2005-2006

2006-2007

Budget principal des dépenses

Revenus prévus

Total autorisé

Réelles

Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

           

Paiement de transfert des autres gouvernements (voir le tableau 5A)

1,1

1,1

1,2

1,2

1,2

1,2

Revenus divers

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

0,0

Total

1,1

1,1

1,2

1,2

1,2

1,2





Tableau 5(A) :     Contributions des provinces au budget du SCIC

Contributions des provinces au budget du SCIC



Tableau 6 :     Ressources nécessaires par secteur

(en millions de dollars)



Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

Budget principal des dépenses

Total des dépenses prévues

Total autorisé

Réelles

Haute direction

0,3 0,3 0,3 0,3

Services aux conférences

4,6

4,6

4,4

3,7

Services d'information

0,9

0,9

0,9

0,8

Services intégrés

0,6

0,6

0,6

0,6

Total

6,4

6,4

6,4

5,4





Table 7:     États financiers non vérifiés du








 SECRÉTARIAT DES CONFÉRENCES INTERGOUVERNEMENTALES CANADIENNES









Exercice terminé le 31 mars 2007





Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC)
Déclaration de responsabilité de la direction

La responsabilité de l'intégrité et de l'objectivité des états financiers ci-joints pour l'exercice terminé 31 mars 2007 et de toute l'information figurant dans ces états incombe à la direction du SCIC. Pour les fins du présent document, le SCIC sera appelé "l'Organisme".

Ces états financiers ont été préparés par la direction conformément aux conventions comptables du Conseil du Trésor, qui sont conformes aux principes comptables généralement reconnus au Canada pour le secteur public.

La direction est responsable de l'intégrité et de l'objectivité de l'information présentée dans les états financiers. Certaines informations présentées dans les états financiers sont fondées sur les meilleures estimations et le jugement de la direction et tiennent compte de l'importance relative. Pour s'acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation des rapports, la direction tient des comptes qui permettent l'enregistrement centralisé des opérations financières de l'Organisme. L'information financière soumise pour la préparation des Comptes publics du Canada et incluse dans le Rapport ministériel sur le rendement concorde avec les états financiers ci-joints.

La direction possède un système de gestion financière et de contrôle interne conçus pour offrir l'assurance raisonnable que l'information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques, qu'elles sont exécutées en conformité avec les règlements, qu'elles respectent les autorisations du Parlement et qu'elles sont comptabilisées de manière à rendre compte de l'utilisation des fonds du gouvernement. La direction veille également à l'objectivité et à l'intégrité des données de ses états financiers par la sélection, la formation et le perfectionnement appropriés d'employés qualifiés, par une organisation assurant une séparation appropriée des responsabilités et par des programmes de communication visant à assurer la compréhension des règlements, des politiques, des normes et des responsabilités de gestion dans tout l'Organisme.

Les états financiers de l'Organisme n'ont pas fait l'objet d'une vérification.





  
André M. McArdle   Mara Indri-Skinner
Secrétaire   Secrétaire adjointe et
Ottawa, Canada   Agente supérieure des finances
Le 13 août 2007   Ottawa, Canada
    Le 13 août 2007




SECRÉTARIAT DES CONFÉRENCES INTERGOUVERNEMENTALES CANADIENNES
État des résultats (non vérifié)

Exercice terminé le 31 mars 2007

($ Dollars)      


  2007   2006


Charges      
   Salaires et avantages sociaux 2 711 483 $   2 573 839 $
   Déplacements et communications 1 033 289   1 179 779
   Location 1 064 172   928 842
   Services professionnels et spéciaux 731 427   797 740
   Dépréciation des actifs corporels 141 464   154 846
   Services publics, fournitures et approvisionnements 109 509   98 632
   Entretien et réparations 91 165   92 787
   Information 23 848   37 748
   Gains (pertes) sur l'aliénation d'immobilisations corporelles 1 263   0
   Divers 9   0


Total des charges 5 907 629 $   5 864 213 $


Revenus      
   Contributions provinciales 1 168 800 $   1 093 500 $
   Revenus divers 416   348


Total des revenus 1 169 216 $   1 093 848 $


Coût net de fonctionnement 4 738 412 $   4 770 365 $








Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.



État de la situation financière (non vérifié)

Au 31 mars 2007

($ Dollars)      


  2007   2006


Actif      
   Actif financiers      
    Débiteurs et avances (note 4) 234 192 $   111 821 $
   Actif non financier      
    Immobilisations corporelles (note 5) 266 123   286 625


Total de l'actif 500 315 $   398 446 $


Passif      
   Créditeurs et charges à payer (note 6) 461 090 $   527 829 $
   Indemnités de vacances et congés compensatoires 93 153   86 798
   Indemnités de départ (note 7) 294 563   270 006


   Total du passif 848 806 $   884 633 $


Avoir du Canada (348 491 $)   (486 187 $)


Total 500 315 $   398 446 $








Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.



État de l'avoir du Canada (non vérifié)

Au 31 mars 2007

($ Dollars)      


  2007   2006


Avoir du Canada, début de l'exercice (486 187$)   (408 611$)
Coût net de fonctionnement (4 738 412)   (4 770 365)
Crédits de l'exercice utilisés (note 3b) 5 282 532   5 395 129
Revenus non disponibles pour dépenser (1 169 216)   (1 093 848)
Variation de la situation nette du Trésor (note 3c) 188 863   (92 165)
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 8) 573 930   483 673


Avoir du Canada, fin de l'exercice (348 490 $)   (486 187 $)








Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.



État des flux de trésorerie (non vérifié)

Exercice terminé le 31 mars 2007

($ Dollars)      


  2007   2006


Activités de fonctionnement      
   Coût net de fonctionnement 4 738 412 $   4 770 365 $
Éléments ne touchant pas à l'encaisse :      
   Amortissement des immobilisations corporelles (141 464)   (154 846)
   Gains (pertes) sur l'aliénation des immobilisations corporelles (1 263)   0
   Services fournis gratuitement par d'autres ministères (573 930)   (483 673)
Variations de l'état de la situation financière      
   Diminution (accroissement) des créditeurs et des charges à payer 66 739   (59 518)
   Accroissement (diminution) des débiteurs et des avances 122 371   (30 701)
   Indemnités de vacances et congés compensatoires (6 355)   (382)
   Indemnités de départ des employés (24 556)   4 684


Encaisse utilisée par les activités de fonctionnement 4 179 954 $   4 045 929 $
Activités d'investissement en immobilisations      
   Acquisition d'immobilisations 122 225   163 187
Activités de financement      


Encaisse nette fournie par le gouvernement du Canada 4 302 179 $   4 209 116 $








Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.



Notes complémentaires aux états financiers

Exercice terminé le 31 mars 2007

1. Autorisations et objectifs

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a été désigné comme organisme au sein du gouvernement du Canada en 1973, par décret. Le Secrétariat est un organisme des gouvernements fédéral et provinciaux. L'Organisme est nommé à l'article II de la Loi sur la gestion des finances publiques et est comptable au Parlement par l'entremise de la Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

Le mandat de l'Organisme consiste à exceller dans la planification, la conduite et le service des conférences intergouvernementales de niveau supérieur. Le programme a pour objectif de libérer les ministères-clients, appartenant à presque tous les secteurs d'activité des gouvernements, des nombreuses tâches administratives et techniques liées à la planification et à la conduite de telles conférences afin qu'ils puissent se consacrer aux questions de fond. L'Organisme fournit ses services dans le cadre non seulement des réunions fédérales-provinciales-territoriales, mais également des conférences provinciales-territoriales.

2. Sommaire des principales conventions comptables

Les états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du Conseil du Trésor, qui sont conformes aux principes comptables du Canada généralement reconnus pour le secteur public.

Les principales conventions comptables sont les suivantes :

a) Crédits parlementaires :
L'Organisme est financé par le gouvernement du Canada au moyen de crédits parlementaires. Les crédits consentis à l'Organisme ne correspondent pas à la présentation des rapports financiers conforme aux principes comptables généralement reconnus, étant donné que les crédits sont fondés, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état des résultats et dans l'état de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les crédits parlementaires. La note 3 présente un rapprochement de haut niveau entre les deux méthodes de rapports financiers.

b) Encaisse nette fournie par le gouvernement :
L'Organisme fonctionne au moyen du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par l'Organisme est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par l'Organisme sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les rentrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.





Notes complémentaires aux états financiers

c) La variation de la situation nette du Trésor correspond à la différence entre l'encaisse nette fournie par le gouvernement et les crédits utilisés au cours d'un exercice, à l'exclusion du montant des revenus non disponibles comptabilisés par l'Organisme. Il découle d'écarts temporaires entre le moment où une opération touche un crédit et le moment où elle est traitée par le Trésor.

d) Revenus :

   Les revenus provenant de l'appui des provinces au fonctionnement de l'Organisme sont constatés dans les comptes pour l'exercice pendant lequel ils sont reçus.

   Les autres revenus sont constatés dans l'exercice où s'est produit l'opération ou l'événement qui a suscité le revenu.

e) Charges :

Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice :

   Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent le droit en vertu de leurs conditions d'emploi respectives.

   Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les installations, les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur coût estimatif.

f) Avantages sociaux futurs :

   i.    Prestations de retraite : Les employés admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime multi-employeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations de l'Organisme au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l'obligation totale de l'Organisme découlant du régime. En vertu des dispositions législatives en vigueur, l'Organisme n'est pas tenu de verser des cotisations au titre de l'insuffisance actuarielle du régime.

   ii.    Indemnités de départ : Les employés ont droit aux indemnités de départ prévues par leurs conventions collectives ou les conditions d'emploi. Les indemnités s'accumulent à mesure que les employés effectuent les services nécessaires pour les gagner. Le coût des avantages sociaux gagnés par les employés est calculé à l'aide de l'information provenant des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle à l'égard des prestations de départ pour l'ensemble du gouvernement.

g) Les débiteurs et les prêts - sont comptabilisés en fonction des montants que l'on prévoit réaliser. Des provisions sont établies pour les débiteurs dont le recouvrement est incertain.





Notes complémentaires aux états financiers

h) Immobilisations corporelles :
Toutes les immobilisations corporelles et les améliorations locatives dont le coût initial est d'au moins 2 000 $ sont comptabilisées à leur coût d'achat. L'Organisme n'inscrit pas à l'actif les biens incorporels, les œuvres d'art et les trésors historiques ayant une valeur culturelle, esthétique ou historique, les biens situés dans les réserves indiennes et les collections dans les musées.

Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l'immobilisation, comme suit :


Meubles, accessoires et matériel de bureau 5 ans
Matériel informatique 3 ans

i) Passif éventuel :
Le passif éventuel représente des obligations possibles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge. Si la probabilité ne peut être déterminée ou s'il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, l'éventualité est présentée dans les notes complémentaires des états financiers.

j) Incertitude relative à la mesure :
La préparation de ces états financiers conformément aux conventions comptables du Conseil du Trésor du Canada, qui sont conformes aux principes comptables généralement reconnus du Canada pour le secteur public, exige de la direction qu'elle fasse des estimations et pose des hypothèses qui influent sur les montants déclarés des actifs, des passifs, des revenus et des charges présentés dans les états financiers. Au moment de la préparation des présents états financiers, la direction considère que les estimations et les hypothèses sont raisonnables. Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont le passif pour les indemnités de départ et la durée de vie utile des immobilisations corporelles. Les résultats réels pourraient différer des estimations de manière significative. Les estimations de la direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les rajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

3. Crédits parlementaires

L'Organisme reçoit la plus grande partie de son financement au moyen de crédits parlementaires annuels. Les éléments comptabilisés dans l'état des résultats et l'état de la situation financière d'un exercice peuvent être financés au moyen de crédits parlementaires qui ont été autorisés dans des exercices précédents, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans des exercices futurs. Par conséquent, les résultats de fonctionnement nets de l'Organisme diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :






a) Rapprochement du coût de fonctionnement net et des crédits parlementaires de l'exercice en cours :

($ Dollars)      


  2007   2006


Coût net de fonctionnement 4 738 412 $   4 770 365 $
Rajustements pour les postes ayant une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les crédits :  
Ajouter (déduire) :  
   Services fournis gratuitement par d'autres ministères (573 930)   (483 673)
   Amortissement des immobilisations corporelles (141 464)   (154 846)
   Revenu non disponible pour dépenser 1 169 216   1 093 848
   Gains (pertes) sur l'aliénation et la dépréciation des immobilisations corporelles (1 263)   0
   Indemnités de vacances et congés compensatoires (6 355)   (382)
   Indemnités de départ des employés (24 556)   4 684
   Autres 247   1 946


Sous-Total 5 160 307 $   5 231 942 $


Rajustements pour les postes sans incidence sur le coût de fonctionnement net, mais ayant une incidence sur les crédits :  
Ajouter (déduire) : Acquisition d'immobilisations corporelles 122 225   163 187


Crédits de l'exercice en cours utilisés 5 282 532 $   5 395 129 $


b) Crédits fournis et utilisés

($ Dollars)      


  2007   2006


Crédit 5 - Dépenses de fonctionnement 6 098 000 $   5 893 000 $
Montants législatifs 352 013   354 731
Moins : Crédits annulés : Fonctionnement 1 167 481   852 602


Crédits de l'exercice en cours utilisés 5 282 532 $   5 395 129 $




c) Rapprochement de l'encaisse nette fournie par le gouvernement et des crédits de l'exercice en cours utilisés

($ Dollars)      


  2007   2006


Encaisse nette fournie par le gouvernement 4 302 179 $   4 209 116 $
Revenu non disponible pour dépenser 1 169 216   1 093 848


Sous-total 5 471 395 $   5 302 964 $


Variation de la situation nette du Trésor
    Variation des débiteurs et des avances (122 371 $)   30 701 $
    Variation des créditeurs et des charges à payer (66 739)   59 518
    Autres ajustements 247   1 946


Sous-total (188 863 $)   92 165 $


Crédits de l'exercice en cours utilisés 5 282 532 $   5 395 129 $


4. État de la situation financière

($ Dollars)      


Débiteurs et avances 2007   2006


Débiteurs des autres ministères et organismes fédéraux 127 392 $   97 182 $
Débiteurs de l'extérieur 95 000   2 039
Avances aux employés 11 800   12 600


Total 234 192 $   111 821 $




5. Immobilisations corporelles

Immobilisations corporelles - Partie I

Immobilisations corporelles - Partie II

Immobilisations corporelles - Partie III

La charge d'amortissement pour l'exercice terminé le 31 mars 2007 s'élève à 141 464 $ (154 846 $ pour 2005-2006).

6. Créditeurs

($ Dollars)      


Créditeurs 2007   2006


Permanent - créditeurs de l'extérieur 168 956 $   326 978 $
Salaires et traitements 113 038   81 575
Autres ministères et organismes 179 096   119 276


Total 461 090 $   527 829 $




7. Avantages sociaux des employés

a) Prestations de retraite : Les employés de l'Organisme participent au Régime de retraite de la fonction publique, qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de deux pour cent par année de service ouvrant droit à la pension, multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et sont indexées à l'inflation.

Tant les employés que l'Organisme versent des cotisations couvrant le coût du régime. En 2006-2007, les charges s'élèvent à 352 013 $ (354 731 $ en 2005-2006), soit environ 2,2 fois les cotisations des employés.

La responsabilité de l'Organisme relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, en sa qualité de répondant du régime.

b) Indemnités de départ : L'Organisme verse des indemnités de départ aux employés en fonction de l'admissibilité, des années de service et du salaire final. Ces indemnités ne sont pas capitalisées d'avance. Les prestations seront prélevées sur les crédits futurs. Voici quelles étaient les indemnités de départ au 31 mars :

($ Dollars)      


  2007   2006


Obligation au titre des prestations constituées, début de l'exercice 270 006 $   274 690 $
Charge pour l'exercice 24 556   5 961
Prestations versées pendant l'exercice 0   (10 645)


Obligation au titre des prestations constituées, fin de l'exercice 294 562 $   270 006 $




8. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, l'Organisme est apparentée à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. L'Organisme conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales. De plus, au cours de l'exercice, l'Organisme reçoit gratuitement des services d'autres ministères, comme il est indiqué à la partie (a).

a) Services fournis gratuitement

Au cours de l'exercice, l'Organisme reçoit gratuitement des services d'autres ministères (installations, et cotisations de l'employeur au régime de soins de santé et au régime de soins dentaires). Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état des résultats de l'Organisme :

($ Dollars)      


  2007   2006


Installations 373 130 $   314 173 $
Cotisations de l'employeur au régime de soins de santé et au régime de soins dentaires 200 800   169 500


Total 573 930 $   483 673 $

Le gouvernement a structuré certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de sorte qu'un seul ministère mène sans frais certaines activités au nom de tous. Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ne sont pas inclus à titre de charge dans l'état des résultats de l'Organisme.

b) Soldes des créditeurs et débiteurs à la fin de l'exercice entre apparentés :

($ Dollars)      


  2007   2006


Débiteurs - autres ministères et organismes 127 392 $   97 182 $
Créditeurs - autres ministères et organismes 179 096 $   119 276 $