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Analyse des activités de programme par résultat stratégique

Résultat stratégique :
Les générations de Canadiens et Canadiennes actuelles et futures ont accès à leur patrimoine documentaire

Activité de programme No. 1
Gérer la disposition des documents du gouvernement du Canada à valeur continue

Par l'entremise des autorisations de la disposition des documents d'autorités, de ses avis, conseils et outils sur le développement de la gestion de sauvegarde des documents et du Centre des documents fédéraux aux ministères du gouvernement du Canada, BAC permet et facilite la gestion de l'information au sein des agences fédérales et veille à ce que les documents à valeur archivistique et historique soient bien identifiés et préservés de façon adéquate.

Ressources financières


Dépenses prévues

Total des autorisations

Dépenses réelles

14 684 000 $

12 281 000 $

10 881 000 $


Ressources humaines(ETP : signifie, en terme d'emploi, équivalent à temps plein)


Prévues

Réelles

Différence

167 ETP

158 ETP

9 ETP


BAC est l'un des principaux organismes fédéraux responsables de la gestion de l'information et de la gestion du savoir (GI/GS). BAC s'assure que ses programmes et pratiques en GI/GS appuient les orientations, priorités et résultats stratégiques du gouvernement et des ministères. BAC comprend les priorités stratégiques de l'administration fédérale et positionne les stratégies en GI dans ce contexte.

Engagement stratégique 1.1
Nous fournirons des conseils afin de rendre possible la gestion de l'information fondée sur les activités dans tous les ministères et organismes fédéraux, grâce à une saine gestion des documents. Pour ce faire, nous allons :

a) Promouvoir le rôle de la GI et la gestion des documents en tant qu'éléments essentiels à la réussite du programme d'amélioration continue du gouvernement du Canada et collaborer avec les ministères et organismes gouvernementaux, afin d'établir à l'échelle fédérale une infrastructure de gestion des documents liée aux objectifs d'activités et aux responsabilisations du gouvernement.

Dans son rapport de 2003, la vérificatrice générale a recommandé que BAC mette en œuvre la nouvelle méthode prévue pour choisir et acquérir des documents de valeur historique et que BAC adopte les outils de gestion nécessaires pour lui permettre de vérifier s'il protège bien les dossiers du gouvernement fédéral à valeur archivistique. Cette recommandation a donné lieu à des mesures de BAC et du Bibliothécaire et Archiviste du Canada, qui ont eu l'appui du greffier du Conseil privé et du secrétaire du Conseil du Trésor. Ils ont reconnu le besoin de demander aux ministères de s'engager à améliorer la gestion des documents pour améliorer la gouvernance et la responsabilisation.

Principales réalisations dans le cadre de cet engagement stratégique

Les mesures étaient axées sur une série de tables rondes de sous ministres sur la gestion de l'information et la tenue des dossiers, à l'automne 2006. L'un des principaux résultats était la formation de groupes de travail pour examiner des questions précises. Parmi les autres résultats, soulignons aussi la création d'un groupe de travail du niveau des SMA sur la tenue des dossiers dirigé par BAC pour créer un plan d'intervention et recommander un plan d'action sur la création et la mise en œuvre d'une culture et d'un régime de réglementation durables pour la tenue des dossiers du gouvernement. Cette mesure tenait compte des défis importants à relever et du fait que le résultat final visé nécessite un changement culturel important qui doit être appuyé par des innovations en matière de politiques, de procédures et d'outils. Lorsque de nouveaux outils seront créés et mis en place, le nouveau régime de réglementation sensibilisera davantage les gens à l'importance de la tenue des dossiers et en favorisera leur compréhension.

Engagement stratégique 1.2
Nous contribuerons à améliorer l'utilisation et la gestion de l'information pendant tout son cycle de vie. Pour ce faire, nous allons :

a) Établir une stratégie pour que les documents électroniques soient gérés efficacement pendant tout leur cycle de vie, et assurer que les systèmes et la gestion des documents électroniques soient les moyens préférés par le gouvernement du Canada pour créer, utiliser et gérer ces documents.

En collaboration avec Transports Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor, nous avons réalisé avec succès un projet pilote de transfert de documents électroniques archivistiques en ligne. Nous avons aussi créé des directives liées aux documents administratifs communs appuyés par des plans en vue de séances d'information en 2007 2008. La création de ces outils permettra de veiller à ce que le gouvernement du Canada soit en mesure de gérer ses documents électroniques de manière efficace.

b) Parachever un modèle de classification des documents fondé sur les fonctions et les activités opérationnelles à l'échelle de l'administration fédérale et élaborer des métadonnées de gestion des documents.

Nous avons créé un modèle de classification fonctionnelle pour les documents des activités opérationnelles de l'administration fédérale et nous avons commencé à examiner l'idée d'adapter la méthodologie à toutes les institutions fédérales. Nos plans visant la mise en œuvre complète du modèle d'ici les deux prochaines années reposeront sur notre progrès quant à l'adaptation de la méthodologie. Nous avons aussi essayé une approche relative aux métadonnées avec les institutions fédérales qui utilisent le Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI). Les résultats ont indiqué qu'il fallait prendre des décisions sur les prochaines étapes, ce qui nécessitait un report de l'engagement original à créer des trousses de formation.

Engagement stratégique 1.3
Nous fournirons au gouvernement du Canada des services de gestion de l'information et de gestion des documents qui ont de la valeur et qui sont rentables. Pour ce faire, nous allons :

a) Mettre au point un nouveau modèle pour l'entreposage de toutes les formes de documents fédéraux qui ont une valeur administrative.

Nous avons créé des options pour un nouveau modèle d'entreposage. La mise en œuvre dépendra de la nature de la décision concernant l'option préférée ainsi que du moment auquel cette décision sera prise. Nous avons aussi créé des approches pour éliminer l'arriéré des documents préexistants.

b) Élaborer et commencer à mettre en œuvre une stratégie pour rendre les bibliothèques fédérales plus aptes à fournir des services d'information de grande qualité.

Dans le cadre de notre stratégie visant à permettre aux bibliothèques fédérales de fournir les services de bibliothèque les plus efficaces et les plus rentables qui soient, nous nous sommes concentrés sur le renforcement du Secrétariat et du Consortium du Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral (CBGF)1, qui ont tous deux contribué à coordonner les services des bibliothèques fédérales et à s'occuper des initiatives de ressources humaines interministérielles. Afin de faire des progrès en offrant des services de bibliothèques électroniques, une analyse a été effectuée sur l'initiative proposée par le Consortium au sujet des outils électroniques de bureau, actuellement axée sur un projet de bibliothèque électronique offrant un meilleur accès à l'information pour répondre aux besoins des ministères et des organismes fédéraux fondés sur la science.

Activité de programme No. 2
Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada

Bâtir une ressource nationale de documentation couvrant tous les domaines d'étude du Canada est fondamental au mandat de Bibliothèque et Archives Canada. La collection de Bibliothèque et Archives Canada comprend des documents publiés et non publiés sur une variété de support et est acquise par l'entremise du Dépôt légal, d'ententes avec les institutions gouvernementales et de documents privés reçus par achat ou par don. Pour accéder au contenu des collections, celles-ci doivent être décrites. La description peut se faire sous des formats variés et fournit différents niveaux d'accès qui sont régis par un code accepté de pratiques nationales et internationales. Également, les fonds sont décrits afin d'assurer que les attentes concernant l'accès et le temps de délai rencontrent les besoins des Canadiens. Dès que les documents sont intégrés à la collection de BAC, ils sont gérés de façon à en assurer la préservation à long terme et l'accessibilité par le biais de directives, de procédures et de programmes variés, tels que l'entreposage, la conservation, la restauration et la reproduction par photocopie. Afin de remplir son rôle en tant que dépositaire permanent pour les documents et publications du gouvernement, Bibliothèque et Archives Canada poursuit des partenariats avec d'autres institutions fédérales pour assurer le transfert des documents gouvernementaux à valeur archivistique et historique à BAC.

Ressources financières


Dépenses prévues

Total des autorisations

Dépenses réelles

87 330 000 $

70 030 000 $

65 102 000 $


Ressources humaines (ETP : signifie, en terme d'emploi, équivalent à temps plein)


Prévues

Réelles

Différence

689 ETP

680 ETP

9 ETP


La plupart des principales responsabilités dans le cadre de cette activité de programme comprennent des opérations visant à renforcer et à maintenir la collection du patrimoine documentaire de BAC. Leur succès se traduit par des occasions pour les Canadiens de découvrir et d'utiliser notre riche collection en constante expansion. Nos engagements stratégiques dans le cadre de cette activité de programme représentent un processus à long terme visant l'intégration d'une approche plus structurée et ciblée à un grand nombre de nos fonctions principales.

Engagement stratégique 2.1
Nous veillerons à ce que le patrimoine documentaire soit acquis et préservé. Pour ce faire, nous allons :

a) Élaborer une stratégie d'acquisition dans le cadre de nos partenariats de collaboration avec d'autres institutions au Canada.

Une des fonctions principale sous cette activité de programme est de bâtir notre collection. Durant l'année 2006-2007, nous avons continué de déployer des efforts pour aligner les activités de développement de collection avec les priorités et les engagements stratégiques de BAC. Pour ce faire, nous avons mis l'emphase plus particulièrement sur notre collection numérique pour assurer la survie de nos produits numériques canadiens tel que les sites Web et les publications électroniques, puisque ceux-ci disparaissent si facilement. Ceci résulte déjà à s'avoir une collection qui représente davantage le patrimoine documentaire du Canada, ce qui nous permet de développer une stratégie plus sûre qui guidera nos actions futurs pour bâtir notre collection.

Principales réalisations dans le cadre de cet engagement stratégique

L'approbation d'un nouveau Cadre de travail du développement de la collection2 par le conseil de direction de BAC, en mars 2005, a indiqué une nouvelle orientation des politiques et établi un cadre pour les activités de développement de la collection selon les orientations et les priorités stratégiques de BAC. C'est par la mise en œuvre de ce cadre que notre Direction des archives canadiennes et collections spéciales a établi des priorités quant à ses efforts d'acquisition jusqu'en 2010. Parmi ces priorités, soulignons : établir des liens plus étroits entre l'acquisition de documents patrimoniaux publiés et non publiés; régler des questions liées au patrimoine de groupes marginalisés; relever le défi de l'augmentation du nombre de documents numériques; et tenir compte des aspects qu'il est important de retenir ou d'oublier pour la société. L'acquisition est effectuée par divers moyens, dont le dépôt légal des publications, le transfert des documents fédéraux, les dons, les échanges, les achats, l'échantillonnage en ligne, et bientôt, les travaux effectués à la demande du Programme du Musée du Portrait. En raison des nombreux membres du personnel participant à cette activité, des multiples points d'entrée et du grand nombre de formats et de sujets acquis, l'élaboration des politiques et des stratégies de BAC quant au développement de la collection peut s'avérer difficile et nécessiter la concertation des efforts.

b) Étendre les dispositions sur le dépôt légal aux publications électroniques et aux cartes.

Le 1er janvier 2007, un nouveau règlement exigeant le dépôt légal des publications électroniques3 est entré en vigueur, ce qui contribue à l'expansion de la collection numérisée de BAC. Nous avons appuyé la mise en application de ce règlement à l'aide de nouvelles directives sur le dépôt légal, et nous avons répondu aux questions des nouveaux éditeurs, ainsi qu'à l'aide de présentations aux parties intéressées. Nous avons commencé à faire l'ébauche d'un plan de communication à l'intention de groupes ciblés comme le gouvernement du Canada, les revues scientifiques et certains éditeurs commerciaux. Au cours des trois premiers mois de la mise en application du nouveau règlement, BAC a fait l'acquisition d'environ 1 200 titres électroniques, ce qui a entraîné la réorientation des heures de travail de certains membres du personnel et le début de la création de l'infrastructure visant une automatisation accrue du processus.

c) Nous attaquer aux défis présentés par l'acquisition, la gestion et la préservation des publications électroniques.

Au cours de l'année, nous avons utilisé différentes méthodes pour relever les défis et saisir les occasions d'acquisition, de gestion et de préservation du patrimoine documentaire numérique du Canada. L'un des éléments de ce travail était d'enquêter sur les possibilités offertes par la norme JPEG 2000 pour l'entreposage et l'utilisation de notre collection numérisée. Nous avons élargi notre programme continu visant la numérisation des articles de nos collections pour répondre aux exigences internes, et nous avons fait appel à l'appui continu du programme Culture canadienne en ligne du ministère du Patrimoine canadien. Plus de sept millions d'images numériques provenant de documents de bibliothèques et d'archives ont été produites en 2006 2007.

L'objectif pluriannuel quant au renforcement et à la gestion de notre collection numérisée est de devenir un dépôt numérique fiable. Pour y parvenir, nous devons respecter les normes acceptées. Notre travail en tant que dépôt numérique fiable renforcera le rôle de leadership de BAC dans l'élaboration de la Stratégie canadienne sur l'information numérique (SCIN), dont il est question ci dessous, et permettra de favoriser un réseau de dépôts numériques fiables partout au Canada. Nous avons aussi commencé la création de l'infrastructure technique nécessaire pour nous permettre de recueillir et d'entreposer des articles pour nos collections numérisées et de les rendre accessibles aux utilisateurs. Au cours de l'exercice 2006 2007, nous avons terminé les caractéristiques fonctionnelles et techniques ainsi que l'architecture technique de la première phase de l'objectif relatif au dépôt numérique fiable, que nous appelons la plate forme de chargement virtuelle. Nous utiliserons initialement cette plate forme de chargement virtuelle pour faciliter le dépôt légal des publications électroniques et l'acquisition des documents électroniques du gouvernement.

Afin d'appuyer et de guider cette initiative, ainsi que d'autres initiatives sur l'information numérique, BAC a mis en œuvre des politiques sur le développement des collections numérisées, le choix des sites Web et la découverte de ressources Web, et a commencé à faire l'ébauche d'une politique de préservation numérique. Nous avons mis en place un cadre de gouvernance pour surveiller les principaux éléments de notre politique numérique et de nos normes numériques.

d) Archiver les sites Web qui présentent un intérêt pour le Canada.

Les logiciels nous ont permis d'effectuer deux collectes du domaine Internet du gouvernement du Canada (ce qui représente près de 100 millions d'objets numériques), ainsi que des domaines Internet de l'ensemble des provinces et des territoires.

e) Donner suite aux recommandations de la vérificatrice générale du Canada concernant la protection des documents gouvernementaux qui ont une valeur archivistique et historique.

L'une des responsabilités continues de BAC est l'évaluation et la disposition de documents qui relèvent des institutions du gouvernement du Canada. Cette démarche nécessite d'abord la mise en œuvre du Programme d'évaluation et de disposition des documents gouvernementaux. Ce programme appuie l'obtention d'autorisations de disposer de documents (ADD), qui permettent aux institutions fédérales de disposer de documents sans valeur opérationnelle.

Au cours de 2006 2007, nous avons poursuivi nos activités continues, comme la communication de conseils sur la tenue des dossiers et la surveillance de la conformité avec les exigences en matière de disposition de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, en conservant des structures de base de données et des procédures de suivi pour toutes les ADD et les ententes. Nous avons reçu 18 288 contenants de documents et effectué 531 acquisitions représentant approximativement trois kilomètres de documents textuels du gouvernement.

Nous avons poursuivi ce travail en effectuant des ADD par rapport à l'ensemble de la fonction de l'immigration de Citoyenneté et Immigration Canada, ainsi qu'une nouvelle autorisation pluri institutionnelle de disposer des documents (APDD) pour les dossiers opérationnels. L'APDD reconnaissait les sérieux problèmes de tenue des dossiers et d'entreposage et d'accès à long terme relatifs aux dossiers individuels créés par beaucoup de ministères et d'organismes dans le cadre des opérations quotidiennes. Nous avons effectué des recherches intenses, de longues consultations et des mises à l'essai rigoureuses pour donner forme à l'APDD. Nous croyons que cet outil deviendra essentiel à la gestion efficace d'une grande quantité d'information gouvernementale et qu'il aura une incidence profonde sur la façon dont BAC et l'ensemble du gouvernement gèrent la disposition de ces dossiers.4

f) Collaborer avec d'autres intervenants en vue d'élaborer une stratégie nationale en matière de production et de conservation d'information numérique et d'accès à cette information.

Notre principale préoccupation dans le cadre de notre rôle de leadership sur les problèmes des bibliothèques et d'archives au Canada, était notre travail en collaboration avec de nombreux partenaires sur l'élaboration d'une stratégie canadienne sur l'information numérique (SCIN). La vision de la SCIN est de veiller à la création, à la gestion et à la préservation de l'actif d'information numérique du Canada, de manière qu'un nombre important de documents numériques du Canada et des Canadiens soit accessible pour les générations actuelles et à venir.5

Le sommet national de Montebello à Québec, s'est déroulé en décembre 2006 à la suite d'une réunion préliminaire initiale, qui a eu lieu à Ottawa, et de quatre réunions thématiques, qui ont eu lieu à différents endroits au Canada. Plus de 100 délégués représentant la plupart des secteurs et des régions ont discuté des éléments de la stratégie, des priorités en matière d'activités et des prochaines étapes, et se sont entendus de façon générale à ce sujet. À la suite du sommet, le comité d'élaboration de la stratégie (un groupe représentatif pancanadien formé pour guider et faire avancer rapidement la collaboration qui permettra d'élaborer la SCIN) a déployé des efforts pour finaliser et valider la stratégie, ainsi que pour tenir davantage de consultations à ce sujet. Un comité de révision de la stratégie composé de chefs de file des milieux des bibliothèques et des archives a aussi été formé pour examiner la nouvelle stratégie, en donner l'approbation finale et l'appuyer.

Engagement stratégique 2.2
Nous améliorerons la gestion et la diffusion du contenu de notre collection. Pour ce faire, nous allons :

a) Élaborer un cadre d'utilisation de métadonnées, c'est-à-dire d'éléments d'information descriptive au sujet des ressources archivistiques et bibliographiques, afin d'avoir un nouveau moyen de fournir aux utilisateurs un meilleur accès à notre collection.

BAC possède une collection extrêmement diversifiée. Pour que le personnel de BAC puisse gérer cette collection, et pour que les Canadiens et les Canadiennes puissent y trouver ce qu'ils cherchent, il faut mettre en place des moyens très uniformes et efficaces pour décrire les articles de la collection ainsi que des systèmes qui permettent à tous et à toutes de trouver facilement les articles qui les intéressent dans cette collection. C'est pour cette raison que la création de cadres de métadonnées modernes et de systèmes d'accès automatisé est devenue une priorité pour BAC.

Principales réalisations dans le cadre de cet engagement stratégique

Le Cadre stratégique pour la création et la gestion des métadonnées aux fins d'exploration de ressources a été approuvé par le conseil de direction en juin 2006. Ce cadre donne l'orientation générale qui guidera l'élaboration des politiques, des pratiques et des plans de BAC en ce qui a trait à la description des ressources, ce qui débouchera éventuellement sur un accès plus facile et une utilisation de plus grande envergure.6

b) Concevoir et mettre en œuvre le système de la prochaine génération appelé AMICAN, qui permettra un accès unique aux fonds de BAC.

Notre engagement à concevoir et à mettre en œuvre AMICAN au cours de l'exercice 2006 2007 était axé sur le commencement d'un essai pratique de la « recherche fédérée », qui permet aux utilisateurs d'effectuer des recherches détaillées à l'aide des principaux systèmes descriptifs présentement offerts par BAC. Ces systèmes seront améliorés et élargis selon les commentaires fournis par le personnel et les clients dans les années à venir.

En plus des engagements soulignés dans le Rapport sur les plans et les priorités (RPP), nous avons créé un nouveau système de contrôle physique et de mise en circulation que nous utiliserons dans nos centres fédéraux de documents partout au Canada. Lorsque ce système sera entièrement mis en œuvre, ces centres auront une application ministérielle/un service ministériel unique qui permet à toutes les nouvelles applications créés par BAC de gérer les coordonnées dans une seule base de données centrale.

Engagement stratégique 2.3
Nous donnerons suite aux recommandations de la vérificatrice générale du Canada concernant le soin que nous devons accorder au patrimoine documentaire du Canada. Pour ce faire, nous allons :

a) Élaborer des stratégies et un cadre de gestion de la collection, mettre en place des mécanismes pour obtenir des renseignements complets sur la nature et l'état de la collection, et commencer à élaborer un cadre de gestion des risques.

En 2003, la vérificatrice générale du Canada a formulé une série de recommandations visant à provoquer des améliorations quant au soin de la collection de BAC, appuyées par l'augmentation de l'information sur la condition des collections et l'utilisation de processus de gestion des risques pour guider l'établissement de priorités. Depuis ce temps, BAC a pris des mesures pour atteindre les objectifs attendus dans ce rapport.

Principales réalisations dans le cadre de cet engagement stratégique

Au cours de l'exercice 2006 2007, BAC a élaboré un cadre de sondage sur la collection pour nous aider à obtenir un aperçu de la condition de l'ensemble de la collection de BAC ainsi que des données fiables sur les collections les plus à risque; cela donnera lieu à l'élaboration d'une méthode de sondage et à la mise en œuvre d'un sondage. Il a été difficile de définir la notion de « risque » pour une collection de nature si variée et d'élaborer un sondage composé de statistiques valables pour une collection si vaste et diversifiée, entreposée dans de nombreuses installations et cataloguée à différents niveaux.

Nous avons effectué une inspection ciblée de notre collection de 524 traités d'Affaires indiennes. Chaque traité a été examiné et évalué selon la composition, le traitement antérieur et la condition actuelle des documents. Cela permettra à notre personnel de préservation de planifier les besoins à venir de ces collections en matière de conservation préventive et de gérer les risques concernant leur utilisation future. Cette inspection a aussi guidé la conception d'un projet pilote servant à déterminer des techniques efficaces et non invasives pour surveiller et documenter le taux de détérioration de la préservation des documents relatifs aux traités.

Un autre élément de notre intervention constituait à prêter une attention continue aux exigences à court et à long terme de notre infrastructure. Nous nous sommes assurés de l'approbation de fonds pour de nouvelles installations de préservation des articles en nitrate de cellulose à un emplacement en collaboration avec le Centre de recherches sur les communications d'Industrie Canada, à Ottawa. Ces installations, dont la construction devrait être achevée d'ici septembre 2009, hébergeront la collection du patrimoine photographique et cinématographique en nitrate de cellulose de BAC. Elles offriront un milieu de préservation qui répond aux normes internationales.

Activité de programme No. 3
Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible pour fins d'utilisation

Tous les documents qui font partie de la collection BAC sont acquis dans le but de desservir les clients ayant un intérêt pour le Canada. BAC fournit à une clientèle diversifiée des services de renseignements comprenant la consultation, la recherche et le prêt, ainsi que plusieurs autres mécanismes pour faciliter l'accès à notre patrimoine documentaire. Également, nous élaborons des activités, tel le Programme d'apprentissage, et nous encouragerons et organiserons d'autres programmes, tels que des expositions, des publications et des représentations afin de promouvoir et d'interpréter notre patrimoine documentaire. Par ailleurs, BAC fournit des services de ressources en information et en normes tels que le catalogue national et soutient les infrastructures nécessaires pour assurer l'accessibilité du patrimoine documentaire aux personnes intéressées au Canada.

Ressources financières


Dépenses prévues

Total des autorisations

Dépenses réelles

29 564 000 $

33 645 000 $

30 183 000 $


Ressources humaines (ETP : signifie, en terme d'emploi, équivalent à temps plein)


Prévues

Réelles

Différence

309 ETP

288 ETP

21 ETP


Le travail continu effectué dans le cadre de cette activité de programme est lié aux efforts du personnel de BAC pour créer et offrir les programmes et les services qui permettent aux Canadiens et aux étrangers qui s'intéressent au patrimoine documentaire du Canada d'avoir accès à nos collections et à nos ressources. Une partie de ce travail nécessite la création de programmes qui mettent l'accent sur des éléments particuliers de Canadiana et qui permettent aux gens de comprendre l'histoire du Canada, par le truchement de nos installations et, de plus en plus, par l'utilisation d'Internet. Ces programmes sont appuyés par les personnes s'occupant des services de référence de BAC qui aident les utilisateurs à trouver les articles de nos collections qui correspondent le mieux à l'objet de leurs recherches, et ce, à l'aide d'une gamme d'outils d'auto-assistance en pleine expansion. Ils aident aussi les utilisateurs à trouver des articles provenant d'autres collections que nous ne possédons pas. Notre emplacement du 395, rue Wellington à Ottawa, est notre endroit principal pour la programmation d'activités publiques, comme des expositions, des lectures, des films, des conférences, des concerts et des évènements spéciaux.

Engagement stratégique 3.1
Nous améliorerons les services que nous offrons aux Canadiens. Pour ce faire, nous allons
:

a) Poursuivre la restructuration des services à la clientèle, améliorer l'évaluation de la qualité de nos services, et assurer un accès intégré, efficace et par de multiples moyens à la collection du patrimoine documentaire du Canada.

Afin d'appuyer l'intégration des services à la clientèle de BAC, nous avons restructuré et réorganisé nos espaces sur place destinés au service à la clientèle à notre emplacement du 395, rue Wellington. Les clients peuvent maintenant consulter toutes nos collections spéciales, y compris des livres rares, des manuscrits littéraires, des photographies, des œuvres d'art, des cartes, des plans architecturaux et des documents philatéliques, et ce, dans un espace restructuré et plus vaste qui donne plus d'espace de travail aux clients et qui permet une meilleure supervision de ces documents.

Dans le cadre de ce processus, nous avons regroupé tous nos outils de recherche publiés et non publiés liés à la généalogie dans notre Centre canadien de la généalogie.7 Afin d'appuyer cette amélioration du service, nous avons recatalogué environ 8 000 publications pour permettre l'intégration complète de la collection à la nouvelle salle destinée au public. Cette démarche était liée à l'élaboration et à la mise en œuvre initiale par BAC d'une stratégie généalogique institutionnelle qui vise à joindre des publics qui s'intéressent à la généalogie et qui les encourage à utiliser les collections de BAC (et de nos partenaires) pour comprendre l'histoire d'une famille dans le contexte du développement du Canada en tant que pays

Le système de gestion des demandes de renseignements, dont la mise en œuvre a débuté en 2005 2006, a pris de l'expansion. Il est utilisé pour enregistrer et suivre toutes les demandes de services et de renseignements (recherche, reproduction, etc.) reçues par BAC. Ce nouveau système tracera le portrait complet de la façon dont nos services sont utilisés, par qui et à quelles fins. Sa contribution à l'amélioration des services est accompagnée d'un nouveau système de fiches commentaires permettant d'effectuer un sondage auprès des clients réguliers.

Nous avons mis en œuvre un nouveau programme de référence qui vise à fournir un accès continu et efficace à notre collection du patrimoine documentaire. Ce programme veille à ce que les services à la clientèle soient appuyés dans l'ensemble de l'institution, y compris l'accès aux collections de BAC et à l'expertise de son personnel.

BAC a participé à l'initiative Bibliothèque géni@le, dont l'objectif est d'obtenir des ententes de prêts réciproques entre les bibliothèques publiques et universitaires de la région de la capitale nationale dans le but d'améliorer l'accès aux ressources des bibliothèques et de les partager en prêtant les documents directement aux clients des bibliothèques qui font partie du regroupement. De plus, BAC a envisagé l'expansion de ses services de prêts interinstitutions pour englober le prêt de documents archivistiques originaux aux chercheurs de certaines institutions partenaires, afin d'améliorer l'accès régional au patrimoine documentaire du Canada. Un projet pilote qui sera mis en œuvre en 2007 2008 nous permettra de vérifier les hypothèses et d'établir les coûts exacts associés à cette nouvelle proposition de service.

En vue de créer un nouveau modèle opérationnel pour la collecte et la redistribution des documents de bibliothèques en surplus, BAC a effectué une évaluation des activités du Centre canadien d'échange du livre et a commencé la mise en œuvre de recommandations liées à la rationalisation de ces activités.

Comme il est mentionné de manière plus détaillée à l'activité de programme 1.2, nous avons poursuivi notre initiative de « recherche fédérée », qui commence à offrir aux Canadiens un point d'accès en ligne unique et efficace aux collections de BAC. Pour effectuer un suivi des résultats et guider les orientations futures des services à la clientèle, nous avons créé un cadre de mesure du rendement des programmes et des services à la clientèle et l'avons mis en œuvre. Ce cadre propose des indicateurs de rendement précis, des données de référence, des méthodologies et des objectifs pour chaque indicateur. Afin de veiller à ce que nous adoptions la culture orientée sur les résultats qui optimisera le nouveau cadre, nous avons organisé un atelier sur la mesure du rendement. Cet atelier a permis d'informer le personnel de l'objectif et des avantages de la mesure du rendement; de renforcer la culture de la mesure du rendement dans l'ensemble de BAC; et d'aider le personnel opérationnel à développer des aptitudes de mesure du rendement.

Nous avons terminé le premier cycle de douze mois de mesure du rendement de tous les services à la clientèle depuis la création de BAC. Cela nous permettra de commencer l'analyse de notre rendement en matière de services à la clientèle et complétera les résultats du nouveau cadre.

b) Améliorer les processus qui donnent accès aux documents gouvernementaux.

En plus des activités décrites à l'activité de programme 1.1 pour améliorer la tenue des dossiers dans l'ensemble du gouvernement, nous avons entamé un projet d'accessibilité aux documents du gouvernement au cours de l'exercice 2006 2007. Ce projet devrait contribuer à l'élaboration de politiques, de stratégies et de méthodologies pour toutes les facettes du travail nécessaire pour faciliter l'accès des Canadiens aux documents du gouvernement. Cette initiative comprendra la mise en œuvre des recommandations du groupe de travail de BAC sur les services d'accès à l'information du gouvernement, et elle prendra en considération les besoins de l'infrastructure en matière d'aménagement.

La première phase du projet a exigé des efforts de la part de quatre groupes de travail. Le premier groupe s'occupait de la disposition et du transfert des documents du gouvernement à BAC, y compris de l'examen des modalités existantes relatives au transfert de documents archivistiques. Le deuxième groupe était axé sur l'application par BAC des lois relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels. Le troisième groupe de travail était axé sur la restructuration des processus associés à l'acquisition des documents du gouvernement. Le quatrième groupe s'occupait d'étudier les problèmes associés aux documents préexistants posés par les 130 kilomètres (à tout le moins) de documents textuels du gouvernement relevant présentement de BAC, dans le but de déterminer les documents qui peuvent être détruits et ainsi libérer de l'espace d'entreposage; de définir les niveaux de base et avancés d'accessibilité pour les documents essentiels; et de déterminer un plan comprenant des priorités établies pour amener tous les documents archivistiques du gouvernement à leur niveau d'accessibilité approprié.

Engagement stratégique 3.2
Nous ferons mieux connaître et comprendre notre patrimoine documentaire aux Canadiens. Pour ce faire, nous allons :

a) Offrir des programmes novateurs afin de répondre aux divers besoins d'information des Canadiens à travers le pays.

Au cours de l'exercice 2006 2007, BAC a commencé la mise en œuvre de sa nouvelle stratégie de programmation d'activités publiques. Cette stratégie reconnaît l'importance de joindre les Canadiens par le truchement du site Web de BAC. Au cours de l'année, nous avons lancé plus d'une douzaine d'expositions en ligne, dont Bâtir une société juste : Regard sur les droits et libertés au Canada8, Le vécu des immigrants: Immigrer et s'installer en terre canadienne9 , et Patrimoine documentaire des Autochtones10. Nous avons créé beaucoup de nos produits en ligne en collaboration avec des partenaires aussi diversifiés que le Cabinet du Premier ministre et d'autres ministères fédéraux, l'honorable E. Peter Lougheed et George Elliott Clarke. BAC et les National Archives of Ireland (NAI) ont entamé une collaboration pluriannuelle qui vise à organiser des évènements spéciaux ainsi qu'à numériser les résultats de recensement de l'Irlande pour les années 1901 et 1911 et permettre leur accès en ligne. Dans le cadre de cette initiative, nous avons lancé l'exposition Le trèfle et la feuille d'érable11, qui comprend le patrimoine documentaire canado irlandais de BAC ainsi que des textes provenant d'historiens canadiens et irlandais sur les Irlandais au Canada. Nous avons organisé un Symposium d'études canado irlandaises en septembre 2006, avec la collaboration des NAI, de l'Université d'Ottawa et de l'ambassade de l'Irlande au Canada. BAC et les NAI ont aussi commencé à envisager une collaboration future en vue de projets Web et d'évènements avec Parcs Canada.

Cette année, BAC a mis en œuvre de nouvelles technologies sociales permettant l'interaction entre les utilisateurs et le personnel de BAC par le truchement de notre site Web, en commençant par Visages de guerre (Wiki) et Anciens messagers, nouveaux médias (forum).

Une analyse des visiteurs a permis de démontrer à quel point BAC et ses collaborateurs ont réussi à faire connaître le patrimoine documentaire du Canada en ligne et à susciter l'intérêt des gens à ce sujet. Parmi le million de personnes qui visitent notre site Web chaque mois, le quart sont des utilisateurs à la maison, des étudiants, des écoles et des conseils scolaires.

BAC a travaillé à la conception d'un nouveau site Web pour le Programme du Musée du Portrait.12 Nous avons aussi élaboré le concept et la vision d'un centre de gouvernance dont la mise en œuvre débutera au cours de l'exercice 2007 2008.

Le Club de lecture d'été TD, l'un des partenariats les plus importants de BAC, est un excellent moyen pour nous de communiquer avec les jeunes. Cette année a marqué le milieu de l'entente de partenariat actuelle de trois ans entre BAC et le Groupe financier Banque TD dans le cadre de cette initiative. Environ 2000 succursales de bibliothèques publiques ont participé au club et ont présenté le programme à 350 000 jeunes. Un nouveau site Web en français du club a permis de joindre un plus grand nombre de personnes.13 BAC a continué de créer des produits d'apprentissage, en grande partie en tant que composantes de ses divers produits Web. Nous avons souligné la Semaine de la littérature jeunesse et la Semaine canadienne du livre pour enfants à notre emplacement du 395, rue Wellington (Ottawa). Nous avons aussi entretenu des relations avec le milieu de l'éducation et les milieux connexes, dont l'établissement de partenariats relatifs aux programmes d'études avec Historica et Services des programmes d'études Canada ainsi que l'organisation de notre évènement annuel pour les lauréats du prix du gouverneur général pour l'excellence en enseignement de l'histoire canadienne.

L'établissement d'une étude de marché à créneaux représentait un autre aspect de notre travail de mise en œuvre de la stratégie de programmation d'activités publiques. Cette étude nous a encouragés à déplacer certaines de nos ressources de programmation actuelles afin de saisir d'autres occasions, ce qui devrait entraîner une prise de décisions en 2007 2008.

Les expositions et les programmes culturels ont permis aux Canadiens de voir la collection en personne dans la région de la capitale nationale et ailleurs au Canada. Nous avons eu beaucoup d'expositions itinérantes cette année, dont six présentées dans huit provinces et une en Europe. Quatre de ces expositions portaient sur des thèmes régionaux et ont été présentées au Québec, en Ontario, dans les provinces de l'Atlantique et dans l'Ouest. Nous avons aussi appuyé des présentations continues de l'exposition Que sont devenus les enfants? L'expérience des pensionnats autochtones14, qui a d'abord été produite en 2002 en collaboration avec la Fondation autochtone de guérison et la Fondation autochtone de l'espoir. Cette relation de longue date s'est avérée efficace, les deux fondations s'occupant de la visite de l'exposition. Un partenariat avec le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international ainsi qu'avec le Centre national des Arts a débouché sur la production d'une exposition intitulée Le Canada et la révolution hongroise, qui a d'abord été présentée à Ottawa avant de se rendre au musée Pier 21 de Halifax, puis à Budapest

À son emplacement d'Ottawa, BAC a produit et présenté des expositions, dont Rencontre des cultures : Hommage aux canadiennes d'origine asiatique et Auteurs canadiens à l'honneur : Les 100 ans de McClelland et Stewart. Une programmation littéraire, filmique et musicale variée a aussi été présentée en collaboration avec l'Ottawa International Writers Festival, l'Office national du film, le Festival international de jazz d'Ottawa, l'Institut canadien du film, le Conseil des Arts du Canada, l'Asian Heritage Month Society of Ottawa, le Royal Conservatory of Music, Black History Ottawa et d'autres partenaires.

b) Continuer de favoriser le développement du réseau archivistique canadien par le biais d'un programme de paiements de transfert.

Au cours de l'exercice 2005 2006, BAC a lancé le Programme national de développement des archives pour apporter de l'aide financière aux archives canadiennes dans le but d'augmenter leur capacité à préserver les documents archivistiques et à les rendre accessibles partout au Canada. Les premières démarches ont été effectuées pour viser des projets qui font connaître davantage les archives et qui en améliorent l'accès et pour apporter un nouvel appui aux archives autochtones. BAC a conçu un plan de mesure du rendement pour le programme, en collaboration avec le Conseil canadien des archives, responsable de son exécution.

Engagement stratégique 3.3
Nous élaborerons et mettrons en œuvre des programmes du Musée du Portrait afin d'accroître l'exposition de la collection. Pour ce faire, nous allons :

a) Maintenir et renforcer les activités de sensibilisation et le développement de la collection du Musée, ainsi que la présence de ce dernier dans le site Web de Bibliothèque et Archives Canada.

L'exercice 2006 2007 s'est avéré une période très active pour notre Programme du Musée du Portrait. Parmi les activités effectuées, soulignons : un programme d'acquisition active (acquisition de 30 collections), du travail de recherche et descriptif, un programme de préservation intensive (préservation de 276 articles) et des plans en vue d'un programme éducatif. Nous avons participé à la création d'une initiative 3D en vue d'une utilisation ultérieure, et nous avons formé de nouveaux partenariats relatifs à des expositions.

Le Programme du Musée du Portrait a grandement participé à l'exposition de portraits de Yousuf Karsh, qui a eu lieu à Paris et à Nice et qui a attiré 18 000 visiteurs. Nous avons aussi organisé et coordonné le prêt des peintures des quatre rois indiens de John Verelst à l'exposition Between Worlds: Voyagers to Britain 1700 1850, qui a attiré 130 000 visiteurs à la National Portrait Gallery de la Grande-Bretagne, à Londres.

b) Élaborer les programmes de soutien nécessaires, tels que les services éducatifs et les services aux visiteurs.

En plus du prêt des peintures des quatre rois indiens à la National Portrait Gallery de Londres, le Programme du Musée du Portrait a organisé une exposition de portraits autochtones contemporains à la Canada House de Londres, qui a attiré 10 000 visiteurs.


1. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter les sites Internet suivants:
Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral (CBGF):
www.collectionscanada.ca/cfl-cbgf/index-f.html
Le Consortium du Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral (CBGF)
www.collectionscanada.ca/consortium/index-f.html

2. Pour de plus amples renseignements sur le nouveau Cadre de travail du développement de la collection, veuillez consulter le site Internet suivant :
www.collectionscanada.ca/collection/024/index-f.html

3. Pour de plus amples renseignements sur le règlement exigeant le dépôt légal des publications électroniques, veuillez consulter le site Internet suivant :
www.collectionscanada.ca/collectionelectronique/003008-1000-f.html

4. Pour de plus amples renseignements sur la gestion de l'information, veuillez consulter le site Internet suivant :
www.collectionscanada.ca/gestion-information/index-f.html

5. Pour de plus amples renseignements sur une stratégie canadienne sur l'information numérique, veuillez consulter le site Internet suivant :
www.collectionscanada.ca/scin/index-f.html

6. Pour de plus amples renseignements sur le cadre stratégique pour la création et la gestion des métadonnées aux fins d'exploration, veuillez consulter le site Internet suivant :
www.collectionscanada.ca/6/17/s17-221-f.html

7. Pour de plus amples renseignements sur le Centre canadien de la généalogie, veuillez consulter le site Internet suivant :
www.collectionscanada.ca/genealogie/022-607.001-f.html

8. www.collectionscanada.ca/droits-et-libertes/023021-1200-f.html

9. www.collectionscanada.ca/immigrants/index-f.html

10. www.collectionscanada.ca/patrimoine-autochtone/020016-1000-f.html

11. www.collectionscanada.ca/irlande/index-f.html

12. Pour de plus amples renseignements sur le Programme du Musée du Portrait, veuillez consulter le site Internet suivant :
www.portraits.gc.ca/index-f.html

13. Pour de plus amples renseignements sur le Club de lecture d'été TD, veuillez consulter le site Internet suivant :
www.td-club-td.ca/

14. Pour de plus amples renseignements sur 'Que sont les enfants devenus? L'expérience des pensionnats autochtones', veuillez consulter le site Internet suivant :
www.collectionscanada.ca/pensionnats-autochtones/index-f.html