ARCHIVÉ - Normalisation des sites Internet - Tableau de concordance Exigences de la politique - Courriel

Tous les sites Web du GC doivent fournir aux utilisateurs un moyen de communiquer avec les institutions ou les particuliers par courriel.

L'institution doit se doter d'une page Contactez‑nous afin de respecter le droit du public à communiquer des commentaires sur les politiques, programmes, services et initiatives, conformément aux dispositions de la Politique de communication du gouvernement du Canada et de veiller à ce que les communications électroniques soient conformes aux exigences de la Loi sur les langues officielles, de la Loi sur l'accès à l'information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des politiques pertinentes du Conseil du Trésor, dont les Politiques sur les langues officielles, la Politique sur la gestion de l'information gouvernementale et la Politique sur la protection des renseignements personnels.

La page Contactez‑nous fournit aux visiteurs l'information nécessaire pour envoyer un courriel ou pour communiquer avec l'institution par d'autres moyens, dont le téléphone, le téléimprimeur, le télécopieur et les adresses de voirie et postale. Les institutions doivent fournir l'information pertinente sur les personnes‑ressources, y compris l'information susceptible d'aider les personnes handicapées ou ayant des besoins spéciaux.

Le cas échéant, il faut préciser les normes de service, afin que les visiteurs du site comprennent le processus et sachent à quoi s'attendre s'ils demandent un service. Les institutions doivent offrir des liens vers les ressources ou documents fréquemment demandés, comme une foire aux questions, une carte du site, un index de A à Z et un répertoire des employés.

Les renseignements personnels recueillis au moyen du courrier électronique et des formulaires Web sont assujettis aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Se reporter au point 12 pour connaître les exigences détaillées relatives à l'énoncé sur la collecte de renseignements personnels. Il faut également rappeler aux visiteurs des sites Web que, sauf avis contraire, ces méthodes ne sont pas des modes de transmission sûrs et qu'il est donc préférable de ne pas transmettre de renseignements personnels de nature délicate par voie électronique.

Tous les messages envoyés par courriel par les employés du GC doivent inclure le nom de l'expéditeur, le nom de l'institution, les numéros de téléphone et de télécopieur avec code régional et numéro de poste, l'adresse postale et l'adresse électronique. Si l'adresse électronique est celle d'un programme ou d'un service plutôt que celle d'une personne, il faut fournir de l'information, c'est-à-dire le nom de l'institution, l'adresse postale, l'adresse électronique et les numéros de téléphone et de télécopieur.

Les institutions doivent respecter les exigences de la Politique sur le programme de coordination de l'image de marque et des Politiques sur les langues officielles, et veiller à ce que les courriels que leurs employés envoient à tous les destinataires ailleurs qu'au gouvernement du Canada contiennent un bloc‑signature dans les deux langues officielles renfermant les éléments décrits aux exigences 3.1.1 à 3.1.10.

Lorsque l'adresse de courriel vise un programme ou un service plutôt qu'une personne, les courriels doivent comprendre un bloc‑signature dans les deux langues officielles qui renferme les éléments décrits aux exigences 3.2.1 à 3.2.8.

Directive sur l'utilisation des langues officielles pour les communications électroniques

Dans un bloc-signature, l'information paraît dans les deux langues officielles selon l'ordre prévu.

Ordre prévu est défini comme : bloc-signature :
Lorsque les deux langues officielles doivent être utilisées ensemble, elles paraissent dans l'ordre suivant : le français en premier pour un bureau situé au Québec et l'anglais en premier pour un bureau situé ailleurs au Canada.

Tous les messages envoyés par courriel par les employés du GC doivent témoigner d'une application uniforme du mot-symbole « Canada » et de la signature institutionnelle.

Lorsque le système de courriel d'une institution permet l'intégration d'identificateurs visuels (le mot‑symbole « Canada » et la signature institutionnelle) d'une manière accessible, l'institution doit inclure les identificateurs dans la zone de signature des courriels.

On convient que, pour des motifs d'incompatibilité technologique entre les systèmes de courriel de l'expéditeur et du destinataire, la signature institutionnelle et le mot‑symbole « Canada » peuvent être supprimés des courriels.

Les institutions doivent veiller à ce qu'on accuse réception en temps opportun de leur correspondance électronique légitime.

L'institution doit s'assurer qu'un accusé de réception de la correspondance électronique est envoyé promptement. Lorsque des visiteurs réussissent à envoyer un formulaire de contact, ils doivent être informés que leurs commentaires ont été reçus, ce qui est facile à faire au moyen d'une page Web. S'ils communiquent avec une institution au moyen d'un compte électronique générique, il faut leur envoyer un accusé de réception automatique pour qu'ils sachent que leur correspondance a été reçue. La réponse à donner aux courriels est laissée à la discrétion de l'institution.

Si des visiteurs communiquent avec un employé d'une institution directement, il n'est pas nécessaire de leur envoyer un accusé de réception automatique, parce qu'ils peuvent assurer un suivi eux‑mêmes s'ils ne reçoivent pas de réponse, et qu'ils sont automatiquement prévenus si leur courriel ne peut pas être acheminé pour une quelconque raison technique.

Les formulaires offrent d'autres moyens de communication à l'utilisateur. ...

Consulter la boîte à outils de la NSI

décembre 2002
Il est important d'inclure dans le bloc-signature de chaque employé le titre d'usage de l'institution  ...
Il est recommandé d'inclure la mention « Government of Canada / Gouvernement du Canada » ...

• 3.1.9 Le titre d'usage de l'institution. Le Programme de coordination de l'image de marque contient une liste des titres des organisations fédérales.
• 3.1.10 Les mots « Government of Canada | Gouvernement du Canada ».

juillet 2000

Une saine pratique consisterait à inclure un bloc-signature dans les courriels, acheminés à l'intérieur du ministère...

N'est pas pertinent.

juin 2003

Le Résumé de l'évaluation du courrier électronique, fait par le Groupe de travail de la NSI sur le courrier électronique, met en évidence les résultats de l'évaluation et les recommandations du Groupe.

À l'encontre de la Partie 4, E3.2.

décembre 2002

Le Groupe de travail de la NSI sur le courrier électronique a effectué une évaluation des divers logiciels de courrier électronique utilisés dans les ministères et organismes fédéraux. Il en résulte que pour les systèmes de courrier électronique qui ne permettent pas l'affichage d'éléments graphiques comme le mot-symbole « Canada » et la signature institutionnelle en format accessible, par exemple en HTML avec des équivalents textuels « ALT », il faut inclure dans le bloc-signature de chaque employé le titre d'usage de l'institution dans les deux langues officielles. Cette règle s'applique à tous les employés, que leur région soit désignée bilingue ou unilingue. Pour une liste bilingue des titres d'usage des institutions, referez-vous au  Titres des organismes fédéraux (12 mars 1998) Pour plus de renseignements concernant l'utilisation bilingue du titre d'usage des institutions ainsi que des mots « Gouvernement du Canada » dans le bloc-signature, veuillez consulter la page de la norme 4.2 sur les pratiques exemplaires de la NSI.

• 3.1.9 Le titre d'usage de l'institution. Le Programme de coordination de l'image de marque contient une liste des titres des organisations fédérales.
• 3.1.10 Les mots « Government of Canada | Gouvernement du Canada ».

juillet 2000

Afin d'assurer une mise en application cohérente, cette initiative devrait être gérée par l'administrateur du courrier ou des systèmes plutôt que par l'employé du GC.

Il importe de noter que toute incompatibilité technique entre les systèmes de courrier électronique de l'émetteur et du destinataire peut entraîner la suppression dans les courriels de la signature institutionnelle et du mot-symbole « Canada ».

Dans la mesure du possible, les administrateurs du système de courriel de l'institution et non des employés particuliers doivent gérer le respect des exigences énoncées aux numéros 3.1, 3.2 et 3.3 ci-dessus pour assurer l'uniformité d'application.

Si le destinataire prévoit être absent du bureau pendant une période prolongée, la réponse automatique qui s'applique dans ce cas devrait être utilisée.

N'est plus pertinent car une réponse automatique n'est requise que pour répondre à la correspondance « légitime ».