Normes sur la normalisation des sites Internet, partie 4 : Norme sur le courriel

Table des matières

• Date d'entrée en vigueur
• Application
• Contexte
• Responsabilité
• Exigences
  • 1. Adresses de courriel
    • 1.1 Règle d'affectation des noms
    • 1.2 Nom de domaine
  • 2. Adresses de courriel génériques
  • 3. Blocs signatures des courriels
    • 3.1 Coordonnées des personnes
    • 3.2 Coordonnées d'un programme ou d'un service
    • 3.3 Identificateurs visuels
    • 3.4 Présentation du bloc‑signature
    • 3.5 Uniformité d'application
  • 4. Renvois à des tiers
• Surveillance et établissement de rapports
• Conséquences
• Autorisation de modifier
• Demandes de renseignements
• Glossaire

Date d'entrée en vigueur

La présente norme entre en vigueur le 1er janvier 2007; elle remplace les Normes et lignes directrices sur la normalisation des sites Internet du Conseil du Trésor suivantes :

• Norme 4.1 - Adresses institutionnelles ;
• Norme 4.2 - Blocs‑signatures;
• Norme 4.3 - Mot‑symbole « Canada » et signatures conformes au PCIM pour le courriel.

Application

La présente norme s'applique aux institutions mentionnées aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Politiques connexes

Les institutions visées doivent également appliquer les instruments de politique suivants :

• Normes sur la normalisation des sites Internet, partie 1 : Norme sur les adresses Web;
• Normes sur la normalisation des sites Internet, partie 2 : Norme sur l'accessibilité, l'interopérabilité et la facilité d'emploi des sites Web;
• Normes sur la normalisation des sites Internet, partie 3 : Norme sur la présentation des pages Web.

Les institutions doivent en outre respecter les obligations énoncées dans la Directive sur l'utilisation des langues officielles pour les communications électroniques et la Politique sur le programme de coordination de l'image de marque.

Contexte

En raison de l'utilisation répandue du courrier électronique à titre d'outil de communication de l'information du gouvernement du Canada, il importe d'identifier la source de l'information au niveau de l'institution, tout autant qu'au niveau de la personne. Les fonctionnaires qui transmettent des renseignements par courriel ne peuvent présumer de l'utilisation finale de ces renseignements. Les destinataires de courriels peuvent y répondre immédiatement, entreposer indéfiniment le message, le transmettre à d'autres destinataires, l'importer dans d'autres documents ou en imprimer une copie sur support papier. Par conséquent, tous les messages transmis par courriel doivent contenir suffisamment de renseignements pour permettre l'identification de la personne et de l'institution représentée, ainsi que les coordonnées des personnes‑ressources pour faciliter l'envoi d'autres communications par divers autres modes, comme le téléphone, le télécopieur ou la poste. 

Responsabilité

Les administrateurs généraux sont responsables de la mise en oeuvre de la présente norme au sein de leur institution.

Exigences

1. Adresses de courriel

1.1 Règle d'affectation des noms

Afin de faciliter l'accès des fonctionnaires, l'institution doit mettre en oeuvre la règle d'affectation des noms suivante : prénom.nom@institution.gc.ca, où le texte suivant le symbole @ reflète le nom du domaine principal de l'institution, comme le précise l'exigence 1.2. La résolution des conflits d'affectation des noms dans la partie locale (notamment, la partie se trouvant avant le symbole @) est laissée à la discrétion de l'administrateur de courrier électronique de l'institution. La préférence devrait être accordée à l'insertion de l'initiale de l'employé dans la partie locale. Dans des circonstances exceptionnelles, il est possible d'adopter une autre règle d'affectation de noms pour répondre à des objectifs liés à la sécurité.

De toute évidence, certaines institutions auront à relever des défis d'ordre technique dans la mise en oeuvre de cette règle d'affectation des noms. Pour cette raison, en tant que mesure intérimaire, l'institution a le droit de créer des adresses de courriel en se servant de la règle d'affectation des noms actuelle, en attendant qu'elle trouve une solution technique qui lui soit acceptable. La mesure intérimaire de conformité prendra fin le 31 décembre 2008, date à laquelle la règle d'affectation des noms pour les courriels précisée ci-dessus doit entrer en vigueur.

1.2 Nom de domaine

Dans le but de préserver l'identité et l'intégrité uniques des systèmes de courriel du gouvernement du Canada, les institutions doivent enregistrer et renouveler à échéance leurs noms de domaines principaux dans le sous‑domaine gc.ca. Les administrateurs du courrier électronique des institutions doivent fournir des adresses de courriel qui sont conformes aux exigences en matière de langues officielles et appliquer le format d'adresse de courriel contenant leur nom de domaine principal. Veuillez vous reporter à l'appendice A de la Politique sur le programme de coordination de l'image de marque pour connaître l'ordre de présentation des deux langues officielles.

Lorsque les institutions enregistrent des versions unilingues française et anglaise d'un nom de domaine à utiliser dans les courriels, l'utilisation de ces versions doit être conforme à la Directive sur l'utilisation des langues officielles sur les sites Web. Les versions distinctes en langues officielles des adresses de courriel constituent des formes abrégées qui facilitent la prise de contact du public avec les employés. Elles ne doivent pas remplacer les adresses de courriel bilingues utilisées dans les réponses aux courriels.

2. Adresses de courriel génériques

Un programme ou un service d'une institution peut, aux fins de la correspondance officielle, établir une adresse de courriel générique qui n'est pas liée à un employé en particulier. Dans le cas des adresses de courriel génériques concernant des programmes et services qui apparaissent dans le site Web d'une institution, la chaîne tout entière de l'adresse (notamment, les parties précédant et suivant le symbole @) doivent être conformes aux normes relatives aux langues officielles énoncées dans la Directive sur l'utilisation des langues officielles sur les sites Web.

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3. Blocs signatures des courriels

Des modèles de blocs‑signature de courriel sont fournis dans la boîte à outils de la Normalisation des sites Internet.

3.1 Coordonnées des personnes

Les institutions doivent respecter les exigences de la Politique sur le programme de coordination de l'image de marque et des Politiques sur les langues officielles, et veiller à ce que les courriels que leurs employés envoient à tous les destinataires ailleurs qu'au gouvernement du Canada contiennent un bloc‑signature dans les deux langues officielles renfermant les éléments décrits aux exigences 3.1.1 à 3.1.10.

• 3.1.1  Le prénom ou les initiales de l'expéditeur.
• 3.1.2  Le nom de famille de l'expéditeur.
• 3.1.3  Les données sur l'organisation de l'expéditeur.
• 3.1.4  L'adresse de courriel.
• 3.1.5  Le numéro de téléphone avec l'indicatif régional (par exemple, 613‑999‑1234) et le numéro du poste, le cas échéant, précédés des mots « Telephone | Téléphone ».
• 3.1.6  Le numéro de téléimprimeur avec l'indicatif régional (par exemple, 819‑999‑1234) précédé des mots « Teletypewriter | Téléimprimeur ».
• 3.1.7  Le numéro de télécopieur avec l'indicatif régional (par exemple, 604‑999‑1234) précédé des mots « Facsimile | Télécopieur ».
• 3.1.8  L'adresse postale.
• 3.1.9  Le titre d'usage de l'institution. Le Programme de coordination de l'image de marque contient une liste des titres des organisations fédérales.
• 3.1.10  Les mots « Government of Canada | Gouvernement du Canada ».

3.2 Coordonnées d'un programme ou d'un service

Lorsque l'adresse de courriel vise un programme ou un service plutôt qu'une personne, les courriels doivent comprendre un bloc‑signature dans les deux langues officielles qui renferme les éléments décrits aux exigences 3.2.1 à 3.2.8.

• 3.2.1  Le nom du programme ou du service.
• 3.2.2  L'adresse de courriel.
• 3.2.3  Le numéro de téléphone avec l'indicatif régional (par exemple, 613‑999‑1234) et le numéro du poste, le cas échéant, précédés des mots « Telephone | Téléphone ».
• 3.2.4  Le numéro de téléimprimeur avec l'indicatif régional (par exemple, 819‑999‑1234) précédé des mots « Teletypewriter | Téléimprimeur ».
• 3.2.5  Le numéro de télécopieur avec l'indicatif régional (par exemple, 604‑999‑1234) précédé des mots « Facsimile | Télécopieur ».
• 3.2.6  L'adresse postale.
• 3.2.7  Le titre d'usage de l'institution. Le Programme de coordination de l'image de marque contient une liste des titres des organisations fédérales.
• 3.2.8  Les mots « Government of Canada | Gouvernement du Canada ».

3.3 Identificateurs visuels

Lorsque le système de courriel d'une institution permet l'intégration d'identificateurs visuels (le mot‑symbole « Canada » et la signature institutionnelle) d'une manière accessible, l'institution doit inclure les identificateurs dans la zone de signature des courriels.

On convient que, pour des motifs d'incompatibilité technologique entre les systèmes de courriel de l'expéditeur et du destinataire, la signature institutionnelle et le mot‑symbole « Canada » peuvent être supprimés des courriels.

3.4 Présentation du bloc‑signature

• 3.4.1  Utiliser des polices sans sérif, comme Verdana ou Arial.
• 3.4.2  Utiliser des polices dont la taille se situe entre 10 et 16 points.
• 3.4.3  Utiliser des couleurs communes neutres à contraste élevé pour la police et l'arrière-plan de sorte qu'ils fournissent un contraste suffisant quand ils sont visionnés par une personne daltonienne ou sur un écran en noir et blanc afin d'éviter des problèmes aux personnes ayant des troubles visuels ou des troubles de la perception; le réglage par défaut devrait être des caractères noirs sur fond blanc.

3.5 Uniformité d'application

Dans la mesure du possible, les administrateurs du système de courriel de l'institution et non des employés particuliers doivent gérer le respect des exigences énoncées aux numéros 3.1, 3.2 et 3.3 ci-dessus pour assurer l'uniformité d'application.

4. Renvois à des tiers

Les institutions doivent éviter de donner l'impression, y compris au public, d'accorder leur appui, une subvention aux fins de marketing ou un avantage concurrentiel injuste. Tous les renvois à des tiers fournisseurs de logiciels ou de matériels doivent être supprimés de la zone de signature automatique ou du pied de page du message de tous les courriels.

Surveillance et établissement de rapports

Conformément aux exigences ci-dessus, les administrateurs généraux surveilleront l'adhésion à la présente norme au sein de leur institution, en se fondant sur les directives fournies par le Conseil du Trésor dans la Politique sur la surveillance active, la Politique d'évaluation et la Politique sur la vérification interne.

L'institution doit à tout le moins évaluer ce qui suit :

• l'utilisation des adresses de courriel conformes aux exigences en matière de langues officielles;
• l'utilisation des adresses de courriel génériques conformes aux exigences en matière de langues officielles lorsque de telles adresses sont utilisées;
• l'utilisation des blocs‑signatures accompagnant les éléments requis des courriels envoyés à des destinateurs ne faisant pas partie du gouvernement du Canada;
• l'absence de renvois à des tiers dans les courriels.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor adoptera de nombreux mécanismes de surveillance de la conformité à tous les volets de cette norme dont ceux qui suivent, sans toutefois s'y limiter : des évaluations aux termes du Cadre de responsabilisation de gestion, des examens des présentations au Conseil du Trésor, des Rapports ministériels sur le rendement et des résultats de vérifications, des évaluations et des études.

En ce qui concerne le Bureau du vérificateur général, le Commissariat à la protection de la vie privée, le Commissariat à l'information, le Bureau du directeur général des élections, le Commissariat au lobbying, le Commissariat aux langues officielles et le Commissariat à l'intégrité du secteur public, l'administrateur général de chacun de ces organismes est l'unique responsable de la surveillance de la conformité aux normes dans son organisme et de la réponse aux cas de non conformité, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui concernent la gestion de la conformité.

Conséquences

Les administrateurs généraux sont chargés de traiter des questions d'importance qui pourraient être soulevées, et de veiller à ce que les mesures correctives appropriées soient prises afin de traiter de ces questions, en tenant compte de la nature précise des lacunes.

L'inobservation pourrait avoir comme conséquence, entre autres, des suivis et des demandes officieuses de la part du Secrétariat du Conseil du Trésor, des vérifications internes et des directives officielles à l'égard des mesures correctives.

Autorisation de modifier

Le Conseil du Trésor du Canada confère au président du Conseil du Trésor le pouvoir de modifier ou révoquer des éléments des Normes sur la normalisation des sites Internet, ou d'en ajouter. Le Conseil du Trésor doit être tenu à l'affût des mises à jour et des modifications qui y sont apportées.

Demandes d'exemption

Le Conseil du Trésor du Canada confère au président du Conseil du Trésor le pouvoir d'accorder des exemptions aux Normes sur la normalisation des sites Internet. Le ministre chargé de l'administration de l'institution peut demander par écrit au président du Conseil du Trésor de ne pas être assujetti à une ou à plusieurs des exigences de la présente norme. Cette demande doit expliquer en détail les motifs et les risques du non-assujettissement à chacune des exigences.

Demandes de renseignements

Pour obtenir de plus amples renseignements :

Glossaire

Abréviation (Abbreviation)

Abréviation officielle du titre d'usage d'une institution, enregistrée auprès du Programme de coordination de l'image de marque.

Titre d'usage (Applied title)

Titre officiel d'une institution enregistré auprès du Programme de coordination de l'image de marque, qui doit être utilisé dans toutes les communications publiques et sur toutes les applications visuelles touchant l'image de marque. Le site à l'adresse http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/tb_fip/titlesoffedorg1_f.asp contient une liste complète des titres d'usage et de leur abréviaion dans les deux langues officielles.

Administrateur général (Deputy head)

Correspond à « sous‑ministre », « premier dirigeant » ou à un autre titre du genre attribué à ce niveau de responsabilité.

Institution

Aux fins de la NSI, le terme institution désigne toute entité organisationnelle énumérée aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Titres d'usage (institutions) (Titles of institutions)

Voir Titres d'usage.