Approche en matière d'apprentissage

L’approche en matière d’apprentissage fournit des renseignements et des outils utiles à la mise en œuvre du cadre de surveillance de la classification.

Table des matières

• Partie A : Surveillance de la classification - Démarrage
• Partie B : Établir une méthode efficace de surveillance de la classification - processus détaillé
• Partie C : Où allons-nous maintenant
• Partie D : Prochaines étapes
• Partie E : Documentation d’accompagnement

Partie A : Surveillance de la classification - Démarrage

Une approche en matière d'apprentissage

Objectifs

• fournir de l’information et des outils afin de vous aider à appliquer la nouvelle méthode du cadre de surveillance de la classification
• procéder de façon progressive
• et maintenant?

Programme de surveillance de la classification

Quelles sont les attentes?

Les ministères doivent :

• rendre compte et répondre de leur délégation de la classification
• évaluer l’état de leur programme de classification (activités, capacité, résultats)
• faire rapport à ce sujet

L’AGRHFPC doit :

• répondre et rendre compte de la classification
• surveiller la classification globale dans l’ensemble de la FP

Ce graphique illustre les différentes composantes de base d’un bon programme de contrôle de la classification. La structuration du programme et l’établissement de liens étroits avec la responsabilisation fondamentale décrite dans les documents « Des résultats pour les Canadiens et Canadiennes », « La fonction de contrôleur moderne » et « La modernisation des ressources humaines » renforceront les principes et fonctions de la responsabilisation. De plus, on établit des liens avec les politiques et cadres en matière de classification des organismes centraux, les mesures internes du rendement ministériel et les programmes d’évaluation du risque. Il faut intégrer étroitement ces composantes aux processus et priorités de la planification des activités. Les ministères pourront ainsi surveiller leurs programmes de classification respectifs et établir des rapports complets, réceptifs et appropriés.

Politique sur la classification				Cadre de surveillance de la classification de l'AGRHFPC		Programmes ministériels de surveillance
			valeurs		valeurs
	valeurs
Modernisation de la gestion des RH - Méthode équilibrée - Souplesse accrue - Reddition de comptes renforcée
	valeurs
Fonction du contrôleur moderne - Gestion du risque (CGRI)
	valeurs
Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes

La fonction de contrôleur moderne

De quoi s’agit-il?

Une série de principes selon lesquels un contrôle efficace doit faire partie des comportements et du mode de fonctionnement de chaque gestionnaire

Gestion du risque

Gestion du risque – consiste à prendre des décisions stratégiques qui contribuent à la réalisation des objectifs globaux d’une organisation

Comment? au moyen de processus continus, proactifs et systématiques

Mesure du rendement

Un programme de surveillance doit vous aider à améliorer la gestion de votre programme de classification.

Comment?

Au moyen d’une bonne méthode de mesure du rendement

• Veiller à ce que les indicateurs soient clairs, précis, et mesurables
• Déterminer les résultats particuliers attendus (extrants et qualité)
• Décrire comment ces résultats seront mesurés
• Suivi

Un bon programme de surveillance de la classification prévoit...

• Des responsabilités clairement établies
• Un cadre clair de détermination et d’évaluation du risque
• Des liens concrets avec les valeurs de la FP et du Ministère
• Des données statistiques bonnes et fiables
• Des systèmes efficaces de détection rapide des problèmes
• Une communication des résultats à la haute direction en temps opportun
• Un plan comportant des correctifs, fondé sur des résultats

Partie B : Établir une méthode efficace de surveillance de la classification - processus détaillé

Ce qui suit donne un aperçu des huit étapes à suivre pour relier une approche d’évaluation du risque à l’élaboration d’un processus de contrôle de la classification. Il passe en revue les diverses étapes, du dépistage initial de problèmes ou « signaux de danger » dans l’organisation à la préparation d’un plan d’action, au suivi et à la façon dont on mesurera le rendement ou les progrès. Chaque étape est accompagnée d’une série de questions proposées qui permettront au bureau de classification d’établir un plan d’action viable.

Passons le processus en revue

Outil d'apprentissage

Liaison entre l'évaluation du risque et la méthode de surveillance

Étape 1 : Détermination du problème

Drapeaux rouges

• Comment cernez-vous un problème?
• Comment ce problème a-t-il été décelé?
• Qu'est-ce qui fait que c'est un problème pour vous?
• Indications : ex. plaintes de gestionnaires, risque de grief(s)

Étape 2 : Évaluation rigoureuse

• Pourquoi ce problème est-il le plus pressant?
• Quel est l'impact négatif réel ou perçu?
• Quelle est l'importance de ce problème sur les priorités organisationnelles (actuelles ou futures) de votre ministère?
• Pourquoi avoir décidé de réagir à ce problème?
• Quels sont les enjeux de coût/politiques/reddition de comptes?
• Y a-t-il des impacts connexes à l'extérieur de votre ministère?
• Vous avez maintenant une liste de «risques»

Étape 3 : Priorité des risques

• Comment avez-vous assuré l'objectivité de l'évaluation (vérifié les risques)?
• Ces risques semblent-ils raisonnables à première vue?
• En quoi la résolution ou la réduction de ces risques est-elle liée aux priorités organisationnelles du ministère?
• Quelle est la probabilité de régler ces problèmes?
• Quels autres bureaux doivent participer pour assurer le succès?
• Dans quel ordre les mesures doivent-elles être prises pour assurer le succès?
• Quel est le lien avec les enjeux ou les risques cernés?

Étape 4 : Définir les résultats attendus

Bureau de Classification

• Survol des priorités
• S'attaquer aux «drapeaux rouges»
• Quels sont les résultats souhaités?
• Que voulez-vous faire pour obtenir ces résultats?
• Qui sont les principaux partenaires?
• Présenter les points de vue et une justification à la haute direction
• Établir un système de détection rapide

Haute direction

• Décision sur les priorités finales
• Déterminer les priorités concernant les risques et l'affectation des ressources
• Soutenir ou réviser le plan d'action

Aller-retour entre les RH et la direction

Étape 5 : Mettre au point un plan d'action

• Énoncer des objectifs précis - pour chaque priorité
• Définir les mesures à adopter pour réaliser les priorités
• Définir les responsabilités et les calendriers (qui, quoi, quand)
• N.B. Comme le plan d'action peut être pluriannuel, préciser le quoi, le qui et le quand des prochaines années
• Adopter une vue d'ensemble - plus qu'une liste de mesures (CARTE ROUTIÈRE)
• Intégrer les mesures si possible pour un avantage maximal
• Quels sont les résultats attendus? - quelle est la meilleure façon d'y arriver
• Préciser la méthode et la fréquence de la collecte des données
• Comment saurez-vous si les objectifs sont atteints?
• Préciser les indicateurs de rendement (qualitatifs et quantitatifs)

Étape 6 : Mettre en oeuvre

• Préparer un plan d'action pour les risques prioritaires
• Mettre en oeuvre des mécanismes de détection rapide
• Discuter avec d'autres parties prenantes ou avec l'AGRHFPC au besoin
• Recueillir les données nécessaires (pour le suivi et l'évaluation)

Étape 7 : Suivi

• Analyser en détail les leçons apprises (ce qui fonctionne/pourquoi?; ce qui ne fonctionne pas/pourquoi pas?)
• Continuer à surveiller et à évaluer
• Le plan d'action peut être pluriannuel(progrès à vérifier périodiquement)

Étape 8 : Évaluation

• Avons-nous obtenu les résultats attendus? oui/pourquoi?; non/pourquoi pas?
• Les problèmes/enjeux/risques ont-ils été cernés comme il se doit?
• Avons-nous réglé le problème?
• Y a-t-il d'autres facteurs à considérer?
• Ces facteurs pourraient-ils avoir une incidence sur nos résultats actuels?
• Déterminer la manière de veiller à ce que les mécanismes/méthodes permettent de continuellement planifier, mesurer, mettre à jour, faire rapport.

Après le Symposium sur la classification tenu en juin 2003, les ministères ont été invités à :

1. Commencer à édifier l’infrastructure de surveillance de la classification.
2. Si vous avez un programme de surveillance de la classification, réalignez-le en fonction de la méthode de surveillance active.
3. Constituez un réseau avec les autres ministères qui assurent la surveillance.
4. Établissez un lien avec des collègues de votre ministère dans les domaines comme les suivants :
   1. Fonction de contrôleur moderne
   2. Surveillance de la dotation ministérielle
   3. Mesure du rendement
   4. Planification des activités
   5. Vérification
5. Familiarisez-vous avec les aspects suivants :
   1. Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes : Un cadre de gestion pour le gouvernement du Canada
   2. Modernisation des ressources humaines
   3. Cadre de gestion intégrée du risque
   4. Politique en matière de vérification interne
   5. Politiques du CT sur la classification
   6. Cadre de surveillance de la classification

Partie C : Où allons-nous maintenant

• Consultez votre département du risque ministériel
• Ministères ayant un système de surveillance :
  • réharmoniser avec le cadre du SCT
• Ministères qui établissent un système de surveillance de la classification :
  • bâtir à partir d’un fondement solide – évaluer votre situation actuelle
• Mettre au point vos données de base afin d’identifier les mouvements et les tendance
  • utiliser les outils existants (ex. SIPC –l’outil de requête, systèmes ministériels) pour recueillir et analyser vos données
• Consulter l’AGRHFPC – il vaut mieux le faire rapidement pour :
  • explorer les avantages des cercles d’apprentissage dans la résolution des problèmes
  • des conseils relatifs à votre analyse des risques, etc.
• Utiliser les nouveaux outils et méthodes
  • ex. études sur la relativité CS-FI
  • cercles d’apprentissage

Partie D : Prochaines étapes

Nous allons :

• Explorer d’autres suggestions au sujet de l’aide dont les ministères ont besoin
• Améliorez le Cadre de contrôle de la classification et le modèle de rapport
• Autres initiatives – enrichissement des outils d’apprentissage
  • Ex. Le site web

Partie E : Documentation d’accompagnement

i. Messages clés

Obligation de rendre compte et obligation de s’expliquer

« On attend des sous-ministres qu'ils accordent une importance particulière au leadership dont ils doivent faire preuve en matière de gestion des ressources humaines, et qu'ils fassent en sorte que les valeurs et l'éthique de la fonction publique deviennent partie intégrante du travail quotidien au sein du gouvernement. »

- Guide du sous-ministre du BCP

« Comme vous le savez, votre responsabilité quant au contrôle des décisions de classification de votre ministère est l’une des conditions de votre pouvoir délégué de classification. »

- J. Judd

Valeurs et éthique

« Le présent Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique met de l’avant les valeurs et l’éthique de la fonction publique pour guider et supporter les fonctionnaires dans toutes leurs activités professionnelles. Le présent Code constitue une politique du gouvernement du Canada.

….. Toutes les activités de la fonction publique doivent se conformer au présent Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique. Par l’intermédiaire de son Secrétariat, le Conseil du Trésor effectuera le suivi de la mise en application du Code dans les ministères et les organismes. »

- Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique, 2003

Modernisation de la fonction de contrôleur

« La fonction de contrôleur moderne est une réforme administrative axée sur une saine gestion des ressources et un processus décisionnel efficace. »

- Modernisation de la fonction de contrôleur : Guide de démarrage, SCT, 2002

« Elle aspire à un travail plus judicieux pour obtenir de meilleurs résultats : décisions mieux informées, meilleures politiques publiques et prestation améliorée des services. »

- Introduction à la modernisation de la fonction du contrôleur, SCT, 2002.

Rôle de conseiller de gestion

« ... dans son rôle de « conseiller de gestion », le Secrétariat doit voir à ce que les ministères et les organismes restent dans la bonne voie et respectent le calendrier de mise en oeuvre de l'initiative de modernisation de la fonction de contrôleur. »

- Rapport de la vérificatrice générale, 2002

Surveillance active

« Surveillance active - Désigne les mesures prises par les ministères et les agences, en partenariat avec le SCT, pour surveiller les pratiques et le contrôle de gestion afin d’évaluer leur efficacité pour prendre rapidement et de façon efficace des mesures correctrices dans des secteurs où des risques importants, des vulnérabilités, des déficiences ou défaillances des mesures de contrôle ont été repérés, et pour apporter les corrections voulues aux pratiques de gestion afin d’éviter que cela ne se reproduise. »

- Politique sur la surveillance active, 2001

Mesure du rendement

« La gestion axée sur les résultats est la responsabilité principale des gestionnaires de la fonction publique. Comme il est indiqué dans le document Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes – Un cadre de gestion pour le gouvernement du Canada, les gestionnaires de la fonction publique sont tenus de définir les résultats attendus, de fixer constamment leur attention sur l’atteinte de résultats, de mesurer le rendement régulièrement et objectivement et, finalement, d’apprendre et de s’adapter pour améliorer l’efficacité et l’économie. »

- Politique d’évaluation, SCT, 2003

Surveillance de la classification

« Le Secrétariat du Conseil du Trésor est d'avis que la surveillance constituera un processus d'examen des activités de classification, de la capacité et des résultats permettant de garantir de façon raisonnable que des décisions de classification sont prises en gardant en tête les objectifs suivants :

• recueillir l'information portant sur l'état de la classification dans les ministères;
• fournir aux décideurs des renseignements en temps opportun;
• mettre en application des mesures de redressement là où la chose s'impose. »

- Cadre de surveillance de la classification (ÉBAUCHE) 2003

Gestion du risque

« La gestion du risque n’est pas une activité nouvelle pour le secteur public fédéral; elle fait partie intégrante des saines pratiques de gestion et de prise de décisions à tous les échelons.

Il ne suffit plus de gérer le risque au niveau de l’activité particulière ni dans les silos fonctionnels. À travers le monde, les organisations tirent parti d’une approche beaucoup plus complète pour traiter de l’ensemble des risques. »

- Cadre de gestion intégrée du risque, 2003

ii. Valeurs

Fonction publique

• Valeurs démocratiques – aider les ministres, conformément à la loi, à servir les intérêts de la population;
• Valeurs professionnelles - servir avec compétence, efficience, impartialité et objectivité;
• Valeurs morales – toujours agir de façon à ne pas trahir la confiance de la population;
• Valeurs humaines – faire preuve de respect, d’équité et de courtoisie.

Classification

• Résultats – efficience, efficacité, abordabilité, intégrité, probité
• Processus – équité, objectivité et impartialité des conseils, transparence

iii. Sites à consulter

• Cadre de responsabilisation de gestion
• Valeurs et éthique
• Modernisation de la fonction de contrôleur
• Gestion du risque