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Lignes directrices sur la reclassification

Objet

Les présentes lignes directrices sur la reclassification reposent sur les principes de l’observation de la politique, de la surveillance centrale et de la transparence accrue. Elles fourniront aux administrateurs généraux un cadre de travail dans lequel ils pourront exercer leurs pouvoirs délégués de classification pour la reclassification des postes existants.

Définitions

Reclassification
Il y a reclassification d’un poste lorsque, à la suite d’une évaluation de la description de travail, on modifie soit le groupe professionnel, soit le niveau ou les deux, à cause d’un changement important des fonctions qui lui sont assignées. Le poste peut être reclassifié à la hausse si le travail devient plus exigeant ou à la baisse, s’il devient moins exigeant.
Conversion de la classification
Il y a conversion de la classification lorsqu’un changement est apporté à la méthode d’établissement de la valeur relative du travail d’un groupe professionnel donnant lieu à l’adoption d’une nouvelle structure salariale.

Une conversion de la classification n’est pas une reclassification et ne nécessite pas la prise d’une mesure de dotation. (Référence : une définition complète figure dans la Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir.)

Valeurs de la fonction publique

Le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique met de l’avant les valeurs et l’éthique de la fonction publique pour guider et soutenir les fonctionnaires dans toutes leurs activités professionnelles. Les valeurs démocratiques, professionnelles, liées à l’éthique et liées aux personnes y sont énoncées.

De plus, le Cadre de surveillance de la classification définit un certain nombre de valeurs plus spécifiques à la classification qui vont de pair avec ces valeurs de l’ensemble de la fonction publique. Les administrateurs généraux, les gestionnaires et les conseillers en ressources humaines doivent exercer leurs pouvoirs de classification en respectant toutes ces valeurs.

Rôles et responsabilités

L’Agence de la fonction publique du Canada (AFPC) détient toujours la responsabilité générale d’assurer l’intégrité du système de classification, y compris de la reclassification.

Aux termes de la Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir, les administrateurs généraux peuvent classifier les postes au sein de leur ministère respectif conformément à la politique, à la norme de classification pertinente et aux lignes directrices émises par l'AFPC. Les représentants des ministères devraient sélectionner les pratiques de gestion et les mesures qui leur permettront de répondre à leurs besoins selon les paramètres du cadre de travail prescrit dans la politique et les renseignements fournis dans ces lignes directrices.

Il incombe aux administrateurs généraux de garantir :

  • que les gestionnaires et les conseillers en ressources humaines au sein de leur ministère comprennent le système de classification, y compris les normes de classification utilisées par le ministère, et qu’ils suivent une formation adéquate sur l’évaluation des emplois;
  • que les descriptions de travail au sein de leur organisation sont exactes;
  • que des consultations avec les représentants de l’AFPC et d’autres ministères se tiennent lorsque les circonstances le justifient;
  • que toutes les décisions en matière de classification ont été prises de façon transparente, équitable et uniforme et que ces décisions sont justes et défendables;
  • qu’un contrôle efficace du système de classification du ministère est exercé au moyen d’activités de surveillance et de vérification interne qui garantiront l’intégrité des résultats en matière de classification et le dépôt de rapports aux organismes centraux, au besoin.

Il incombe aux gestionnaires de garantir :

  • qu’ils comprennent le système de classification, y compris l’utilisation des normes de classification et l’attribution des postes aux groupes professionnels;
  • qu’ils obtiennent des conseils de personnes qualifiées sur la conception organisationnelle et sur le contenu des descriptions de travail au sein de leur contexte organisationnel;
  • que leur conception organisationnelle et que l’affectation des fonctions aux différents postes sont efficientes, efficaces et respectent le budget;
  • en qualité de parrains des postes, qu’ils fournissent des renseignements précis et complets au conseiller en ressources humaines ou aux membres du comité de classification, au besoin;
  • qu’ils relèvent de façon régulière les importants changements aux fonctions assignées à un poste;
  • que les descriptions de travail font précisément état des fonctions assignées et exercées;
  • qu’ils établissent des dates d’entrée en vigueur raisonnables et justifiables;
  • qu’ils approuvent les descriptions de travail et qu’ils encouragent les employés à lire et à signer leur description de travail pour confirmer qu’ils ont bien lu les renseignements qu’elle contient;
  • que les descriptions de travail révisées font l’objet d’une évaluation en temps opportun.

Il incombe aux conseillers en ressources humaines détenant des pouvoirs délégués de classification de garantir :

  • que les gestionnaires reçoivent des renseignements sur la conception organisationnelle et le contenu des descriptions de travail dans le contexte organisationnel;
  • que les gestionnaires obtiennent de l’information sur la mise en application du système de classification, sur l’interprétation des définitions relatives aux groupes professionnels et sur la mise en application des normes de classification;
  • que le groupe et niveau d’un poste sont attribués correctement;
  • que les personnes détenant les pouvoirs de dotation sont consultées et qu’une décision est prise quant à savoir si un nouveau poste doit être créé ou si l’évolution des fonctions a donné lieu à la reclassification d’un poste existant.

Il revient aux gestionnaires ayant des pouvoirs délégués de classification :

  • d’approuver les décisions relatives à l'attribution du groupe et du niveau du poste;
  • d’approuver, de concert avec les conseillers en ressources humaines (classification et dotation ), les décisions prises quant à savoir si un nouveau poste doit être créé ou si l’évolution des fonctions a donné lieu à la reclassification d’un poste existant.

Affectation des fonctions

Toutes les décisions judicieuses prises sur la conception organisationnelle et l’affectation des fonctions font partie intégrante d’une saine gestion des ressources humaines. Ces décisions ont une incidence sur la capacité à long terme des ministères et organismes à fournir les programmes et services, à concurrencer pour l’obtention de ressources et à retenir du personnel compétent.

Les gestionnaires sont responsables d’assigner ou réassigner les fonctions en temps opportun et de façon systématique et analyser les conséquences à court et à long terme de leurs décisions dans le cadre d’une planification efficace des ressources humaines; sinon, ces décisions pourraient changer par mégarde le niveau des postes, influer sur la mobilité professionnelle et la productivité de l’employé ou accroître les coûts pour la fonction publique. De plus, si l’on ne connaît pas l’incidence des décisions ou si l'on attend trop longtemps pour prendre des mesures correctives, le ministère peut subir une hausse considérable des coûts salariaux tout comme la fonction publique, dans certains cas.

Gestion des changements aux fonctions

Les gestionnaires devraient prendre les mesures suivantes lorsqu’ils constatent que des fonctions ont considérablement changé :

  • examiner le contenu des descriptions de travail pour relever les changements (Lignes directrices sur la rédaction des descriptions de travail);
  • se pencher sur les répercussions des changements permanents ou temporaires proposés aux fonctions sur le groupe et niveau des postes; et discuter des répercussions de ces changements avec un conseiller en ressources humaines dès qu’ils sont prévus; 
  • donner suite aux changements temporaires aux fonctions en créant un nouveau poste pour une période précise ou une affectation intérimaire;
  • donner suite aux nouvelles fonctions permanentes soit en créant un nouveau poste ou soit en assignant ces fonctions aux titulaires de postes existants, le cas échéant, et en prenant les mesures de dotation pertinentes.

Motifs de la reclassification

Les motifs d’une reclassification figurent dans le champ 13, codes concernant le Motif de la décision de classification, du Système d’information sur les postes et la classification (SIPC) – Guide du ministère. Voici les motifs pouvant être à l’origine d’une reclassification des postes existants :

  • l’issue d’une vérification de classification, d’un exercice de contrôle par un organisme central ou un ministère, ou d’un processus de règlement des différends (utiliser selon le cas : code F = Examen ou contrôle CT; code G = Vérification ou contrôle par le ministère; ou code D = Règlement d’un différend autre qu’un grief);
  • l’issue d’une décision rendue à la suite d’un grief de classification (utiliser le code C = Grief);
  • la promotion d’employés faisant partie de groupes professionnels axés sur les titulaires (le code fait l’objet d’un examen – jusqu’à nouvel ordre, laisser le champ en blanc et ajouter une note dans la section Remarques);
  • dans le cadre d’un Programme d’apprentissage ou de formation professionnelle (PAFP) ministériel établi conformément à l’Annexe 9 du Guide de délégation des pouvoirs en dotation de la Commission de la fonction publique (utiliser le code H = Formation et perfectionnement).

Il est en outre possible de procéder à une reclassification lorsque les fonctions ont considérablement évolué au cours d’une période donnée, c'est-à-dire habituellement de six à 12 mois. Voici les motifs pouvant être à l’origine de l’évolution des fonctions (utiliser le code de motif du SIPC A = Changement dans les fonctions) :

  • des changements législatifs donnant lieu à de nouvelles exigences de programme;
  • une politique d’un organisme central ou d’un ministère qui entraîne des changements aux programmes existants ou aux mandats organisationnels;
  • une réorganisation des fonctions en raison de circonstances qui augmentent ou diminuent les ressources disponibles, afin de rendre l’utilisation des ressources humaines et financières plus efficiente et efficace, ou en raison d’autres changements, y compris des innovations technologiques.

La date d’entrée en vigueur de la reclassification d’un poste occupé ne peut pas précéder l’assignation et l’exécution des nouvelles fonctions.

Processus de la reclassification

Voici le processus à mettre en œuvre pour la reclassification d’un poste existant dont les fonctions ont considérablement évolué :

Création d'un nouveau poste

Il faut créer un nouveau poste plutôt que procéder à la reclassification d’un poste existant dans les circonstances suivantes :

  • Un changement important dans les fonctions donne lieu à une augmentation de plus d’un niveau dans le groupe professionnel actuel.
  • Le poste a été reclassifié au cours des deux dernières années. La plupart des fonctions n’évoluent pas à un rythme justifiant un autre changement de niveau au cours de la même période sauf si le poste s’inscrit dans un Programme d’apprentissage ou de formation professionnelle (PAFP) ministériel établi conformément à l’Annexe 9 du Guide de délégation des pouvoirs en dotation de la Commission de la fonction publique.
  • Les importants changements aux fonctions nuisent à la continuité de leur évolution. Il peut s’agir de changements comme l’établissement d’une nouvelle relation hiérarchique, l’augmentation de l’étendue des responsabilités, l’ajout de nouvelles tâches ou l’assignation de responsabilités accrues pour les ressources humaines.
  • Plus d’un poste au sein de l’organisation comporte les mêmes fonctions, mais ces postes ne sont pas tous reclassifiés. Il importe de faire preuve de transparence et d’équité. Au lieu d’assigner les nouvelles fonctions à un poste plutôt qu’à un autre, il serait préférable de créer un nouveau poste de manière à donner à tous les membres du personnel une occasion d’avancement.

Le code « motif » pour un nouveau poste figure dans le champ 13, codes concernant le Motif de la décision de classification, du Système d’information sur les postes et la classification (SIPC) – Guide du ministère. Utiliser le code J = Nouveau poste.

Processus de nomination

Le processus de nomination utilisé sera différent selon que la mesure de classification se rapporte à une reclassification ou à l’établissement d’un nouveau poste. Les conseillers en ressources humaines devraient consulter leurs conseillers en dotation et les gestionnaires avant de prendre la mesure de classification afin de comprendre les conséquences du processus de nomination proposé.

Consultations à mener pour maintenir la relativité

Les ministères doivent consulter l’AFPC, conformément à la section 6.5.3 de la Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir, lorsque la décision de reclassification :

  • aura une grande incidence sur la relativité interministérielle;
  • aura des conséquences sur les négociations collectives,
  • donnera lieu à une augmentation considérable des dépenses salariales.

Documentation requise pour les reclassifications

Les ministères doivent conserver dans le dossier du poste les documents suivants (exemplaire imprimé ou électronique) pour tous les cas de reclassification :

  • la description de travail précédente avec la date d’entrée en vigueur autorisée par la signature du gestionnaire concerné;
  • la description de travail révisée avec la date d’entrée en vigueur autorisée par la signature du gestionnaire concerné;
  • l’organigramme;
  • les renseignements qui justifient la date d’entrée en vigueur fixée;
  • un rapport sur l’examen sur place, s’il y a lieu, confirmant que la description de travail décrit fidèlement les fonctions assignées et exercées par l’employé (concordance);
  • les renseignements qui montrent clairement l’évolution des fonctions, le contexte organisationnel et les raisons pour lesquelles il s’agit d’une reclassification de poste plutôt que de la création d’un nouveau poste; le rapport du comité de classification signé par tous les membres du comité; la décision de classification autorisée par le conseiller en ressources humaines ou le gestionnaire délégataire;
  • une justification à l’appui de la décision de classification et tout autre document pertinent.

Le rapport du comité de classification, la décision de classification autorisée, la justification ou les autres renseignements pertinents peuvent se trouver dans le même document.

Surveillance

Les reclassifications doivent faire partie du programme de surveillance active du ministère.

L’AFPC assurera également un suivi régulier des reclassifications dans le cadre de son programme global de surveillance.

Affichage de l'information sur les reclassifications

Outre le recours aux programmes de surveillance continue, le ministère doit afficher, pour faire preuve de transparence supplémentaire, l’information au sujet des reclassifications des postes qui sont comblés, sur son site web. L’information doit être mise à jour tous les trimestres.

Se servir des champs du Système d’information sur les postes et la classification (SIPC) – Guide du ministère pour l’information à afficher, dont :

  • nom de la composante organisationnelle du ministère ou de l’organisme (comme Direction générale ou Secteur) (utiliser le champ 9, Direction/direction générale/division);
  • le numéro du poste et le titre du poste (utiliser le champ 2, Numéro du poste; et le champ 5, Titre du poste – Anglais ou le champ 6, Titre du poste – Français);
  • la classification antérieure du poste (groupe, sous-groupe, niveau) (utiliser le champ 12, Classification antérieure);
  • la classification du poste reclassifié (groupe, sous-groupe, niveau) (utiliser le champ 3, Code de classification du poste);
  • le numéro d’emploi s’il est utilisé pour une description de travail générique (utiliser le champ 47, Numéro d’emploi);
  • les motifs de la reclassification (utiliser le champ 13, Motif de la décision de classification).

Les rapports sur la surveillance active des ministères doivent être remis sur demande à l’AFPC.