Lignes directrices sur la rédaction des descriptions de travail

Objet

Les présentes lignes directrices renferment  une orientation, des conseils et des explications accompagnant la Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir en ce qui a trait au processus de rédaction des descriptions de travail.

Définitions

Description de travail – document approuvé par la ou le gestionnaire compétent et décrivant les exigences du travail d’un poste ou d’un emploi. Une description de travail contient tous les renseignements qui, en vertu de la norme de classification pertinente, sont nécessaires à son évaluation.

Poste – travail attribué par la ou le gestionnaire compétent qui peut être accompli par une personne.

Emploi –soit un poste unique, soit un certain nombre de postes similaires ou identiques et dont le travail n’est décrit que par une seule description de travail. (Source :Politique sur le système de classification et la délégation de pouvoir)

Description de travail générique – description de travail précisant le travail attribué aux postes semblables ou identiques du même niveau et groupe professionnel. Une description de travail générique peut servir à décrire un travail semblable ou identique au sein de différentes organisations.

Valeurs de la fonction publique

Le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique met de l’avant les valeurs et l’éthique de la fonction publique pour guider et soutenir les fonctionnaires dans toutes leurs activités professionnelles. Les valeurs démocratiques, professionnelles, liées à l’éthique et  liées aux personnes y sont énoncées.

De plus, le Cadre de surveillance de la classification définit un certain nombre de valeurs plus spécifiques à la classification qui vont de pair avec ces valeurs de l’ensemble de la fonction publique. Les administrateurs généraux, les gestionnaires et les conseillers en ressources humaines doivent exercer leurs pouvoirs de classification en respectant toutes ces valeurs.

Importance de descriptions de travail exactes et à jour

Le système actuel de classification à la fonction publique repose sur les postes; presque tous les employés sont affectés à un poste particulier. Le travail attribué au titulaire d’un poste est expliqué dans une description de travail et il est évalué en appliquant les définitions du groupe professionnel et du sous-groupe ainsi que la norme de classification qui s’impose. Le groupe, le sous-groupe et le niveau qui en résultent constituent le fondement de la rémunération des employés dans la fonction publique.

Outre leur importance aux fins de la détermination des fourchettes de rémunération qui s’imposent, les descriptions de travail sont aussi une pierre d’assise essentielle de la plupart des fonctions de gestion des ressources humaines nécessaires pour intéresser, maintenir en poste et motiver des travailleurs qualifiés. Cela inclut le recrutement, l’avancement, la gestion du rendement, la gestion de carrière, l’apprentissage, les relations de travail et la planification des ressources humaines.

La plupart des conventions collectives accordent aux employés le droit d’avoir un énoncé complet et à jour de leurs fonctions. Une description de travail exacte et à jour remplit cette fonction.

Un travail mal décrit peut entraîner une classification et une rémunération inopportunes pouvant elles‑mêmes causer l’insatisfaction des employés, des difficultés de recrutement et de maintien en poste, et des griefs. De plus, si une description de travail est sous-classifiée, elle peut nuire à l’avancement professionnel d’un employé. Si elle est surclassifiée, elle entraîne une utilisation inefficace des dépenses salariales et risque de créer un précédent inopportun pour d’autres emplois semblables.

Rôles et responsabilités

L’Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC) détient toujours la responsabilité générale d’assurer l’intégrité du système de classification, y compris les descriptions de travail.

Aux termes de la Politique concernant le système de classification et la délégation de pouvoir, les administrateurs généraux peuvent classifier les postes au sein de leur ministère respectif conformément à la politique, à la norme de classification pertinente et aux lignes directrices émises par l’AGRHFPC. Les représentants des ministères et organismes devraient sélectionner les pratiques de gestion et les mesures qui leur permettront de répondre à leurs besoins selon les paramètres du cadre de travail prescrit dans la politique et les renseignements fournis dans ces lignes directrices.

Il incombe aux administrateurs généraux de garantir :

• que les gestionnaires et les conseillers en ressources humaines au sein de leur ministère reçoivent la formation qui s’impose relativement au système de classification, y compris les normes de classification utilisées par le ministère, de manière à pouvoir s’acquitter de leurs responsabilités et des pouvoirs qui leur sont délégués
• que des systèmes et des mécanismes de contrôle efficaces sont en place de manière à assurer l’exactitude, la tenue à jour et la qualité des descriptions de travail (voir Cadre de surveillance de la classification).

Il incombe aux gestionnaires de garantir :

• qu’ils comprennent le système de classification, y compris l’utilisation des normes de classification et l’affectation des postes aux groupes professionnels
• qu’ils obtiennent des conseils de personnes qualifiées sur la conception organisationnelle et sur le contenu des descriptions de travail au sein de leur contexte organisationnel
• que leur conception organisationnelle et que l’affectation des fonctions aux différents postes sont efficientes, efficaces et respectent le budget
• que les descriptions de travail font précisément état des fonctions assignées et exercées
• que l’exactitude et la tenue à jour des descriptions de travail sont maintenues à mesure que le travail évolue ou que de nouvelles fonctions sont attribuées
• qu’ils établissent des dates d’entrée en vigueur raisonnables et justifiables
• qu’ils approuvent les descriptions de travail et qu’ils encouragent les employés à lire et à signer leur description de travail pour confirmer qu’ils ont bien lu les renseignements qu’elle contient.

Il incombe aux conseillers en ressources humaines de garantir :

• que les gestionnaires reçoivent des renseignements sur la conception organisationnelle et le contenu des descriptions de travail dans le contexte organisationnel
• que les gestionnaires sont conseillés au sujet de la forme et du contenu des descriptions de travail en prévision de la classification du poste
• que les gestionnaires connaissent les critères d’établissement des dates d’entrée en vigueur.

Préparation à la rédaction de la description de travail

Les conseillers en ressources humaines ont suivi une formation aux fins de l’application des normes de classification et ils peuvent fournir de l’information sur l’attribution à un groupe professionnel et les exigences d’information prévues dans les normes.

Pour certains emplois, où les fonctions sont diverses, il n’est pas toujours possible de déterminer l’attribution à un groupe tant que le travail n’est pas complètement décrit. Il peut être nécessaire d’ajouter des renseignements additionnels à ce moment.

Quand il n’est pas clair d’emblée quel sera le groupe professionnel ou le sous-groupe, ou les deux, pour un nouveau poste, les principales activités et d’autres renseignements importants sur le travail doivent être décrits afin de faciliter l’attribution qui s’impose. Une fois que l’attribution est connue, d’autres renseignements requis aux fins de l’évaluation du travail avec une norme de classification particulière peuvent être ajoutés à la description de travail. Les pourcentages de temps ne doivent pas faire partie de la description de travail et ils ne constituent pas un indicateur fiable de l’objet principal du travail.

Il est nécessaire de comprendre suffisamment le travail au moyen de l’analyse du mandat, de la structure organisationnelle, des obligations de rendre compte des postes afférents et des fonctions particulières attribuées au titulaire du poste. La nature et la complexité du travail attribué au titulaire d’un poste nouveau ou existant pourrait avoir des répercussions financières pour le gestionnaire responsable. Il faut tenir compte des incidences financières éventuelles au moment de concevoir des emplois (voir la section des lignes directrices sur la reclassification portant sur l’affectation des fonctions).

Pratique exemplaire – Préparation à la rédaction des descriptions de travail

Gestionnaires :

• Communiquez avec votre conseiller en ressources humaines afin d’obtenir des conseils sur l’attribution à un groupe et un sous-groupe (le cas échéant) et sur les facteurs existants de la norme de classification.
• Examinez votre organigramme, les mandats et les obligations de rendre compte des postes afférents.
• Examinez les exigences du poste avec d’autres, y compris des collègues et l’employé qui effectue le travail, le cas échéant.
• Consultez les dirigeants ministériels de fonctions comme la TI, les finances, les communications, etc. afin d’obtenir leur point de vue au moment de réviser ou de rédiger une description de travail qui concerne ces mandats.
• Envisagez l’utilisation d’une description de travail générique s’il y a lieu. Les lignes directrices sur l’utilisation des descriptions de travail génériques se trouvent à l’annexe A.

Renseignements généraux des descriptions de travail

Chaque description de travail doit inclure au moins des renseignements généraux comme :

• le numéro du poste
• le titre du poste
• le niveau et le groupe autorisé
• le code de la Classification nationale des professions (CNP)
• la date d’entrée en vigueur
• le ministère
• la Direction/Division
• l’emplacement
• le numéro d’emploi/générique
• le niveau, le groupe et le numéro de poste du supérieur.

Les conseillers en ressources humaines doivent fournir aux gestionnaires un numéro de poste unique pour chaque poste conformément à la pratique ministérielle.

Pratique exemplaire – Utilisation des numéros de poste/d’emploi

• Chaque poste comporte un numéro unique.
• Tous les postes utilisant la même description de travail générique sont liés à un numéro de poste commun d’emploi/générique commun.

Contenu de la description de travail

Il est important que tous les emplois d’un groupe professionnel soient décrits de manière cohérente, peu importe si le travail est effectué dans un seul ou dans plusieurs ministères. Dans cette optique, les ministères et les organismes doivent observer les principes suivants :

• Commencer la description de travail par les résultats axés sur le service à la clientèle – Ces résultats sont les produits ou les services, ou une combinaison des deux, fournis par le titulaire du poste. Ils correspondent aux résultats des activités qui constituent le travail, et non aux activités en soi. Décrire ces résultats donne le ton au reste de la description de travail et aide à déterminer l’objet principal du travail pour ceux qui lisent la description de travail.
• Décrire le travail au moyen de la détermination des activités principales – Il s’agit des activités que le titulaire doit exercer afin de fournir les résultats axés sur le service à la clientèle. Elles sont aussi importantes afin de déterminer l’objet principal du travail et servir de fondement à la compréhension du travail aux fins de l’évaluation et de l’attribution à un groupe professionnel et à un sous‑groupe. Même s’il n’existe pas un nombre fixe d’activités à couvrir dans une description de travail, de cinq à sept activités principales suffisent habituellement à décrire les responsabilités fondamentales de la plupart des emplois. Les pourcentages de temps ne doivent pas faire partie de la description de travail et ils ne constituent pas un indicateur fiable de l’objet principal du travail.
• Décrire le travail par rapport aux quatre critères déterminés dans la Loi canadienne sur les droits de la personne – Pour chacune des caractéristiques, c.‑à‑d. habileté, effort, responsabilité et conditions de travail, il doit y avoir une explication précisant les exigences du travail. Le contenu de chacun des critères doit être lié directement au travail décrit dans les activités principales et aux facteurs de la norme de classification qui serviront à évaluer le travail.
• Inclure l’information additionnelle requise pour évaluer les facteurs particuliers de la norme de classification utilisée – Il est possible que les activités principales et la description de l’habileté, de l’effort, de la responsabilité et des conditions de travail n’incluent pas toute l’information exigée selon une norme de classification particulière. Les renseignements additionnels nécessaires pour appliquer la norme de classification doivent être ajoutés à la description de travail afin de permettre l’évaluation de chacun des facteurs dans la norme.
• Veiller à ce que tous les aspects importants du travail évalué soient visibles dans la description de travail – Il est important de ne pas oublier ou de décrire suffisamment les caractéristiques du travail évalué au moyen d’une norme de classification donnée.
• Utiliser un langage qui décrit avec une complexité égale le travail effectué par des femmes comme par des hommes – Historiquement, le travail effectué par des hommes et le travail effectué dans les plus hautes sphères de la hiérarchie a été décrit de manière plus détaillée. L’utilisation d’un langage général pour décrire le travail habituellement effectué par des femmes ou à des niveaux inférieurs de la hiérarchie peut entraîner une sous‑évaluation de ce travail. Il est donc très important d’utiliser un langage cohérent et objectif au moment de rédiger des descriptions de travail pour tous les genres d’emplois.

Pratique exemplaire – Rédaction de descriptions de travail

• Le contenu des descriptions de travail, y compris les résultats axés sur le service à la clientèle, les activités principales, une description de l’habileté, de l’effort, de la responsabilité et des conditions de travail, de même que l’information requise aux fins de l’évaluation avec une norme de classification particulière, couvrent trois pages. Il arrive parfois que des renseignements additionnels soient requis.

Les écueils de la rédaction de descriptions de travail

Il n’est pas facile de décrire un travail. Nous partons tous avec notre expérience et nos points de vue. Les gestionnaires doivent savoir qu’il existe des écueils et prendre les mesures qui s’imposent pour les éviter. Parmi ces difficultés, mentionnons :

Manque d’information – Il manque de l’information pour appliquer la norme de classification qui s’impose.

Information incohérente – L’information sur l’emploi est incohérente par rapport à la structure ou au mandat organisationnel.

Information trop détaillée – Une trop grande quantité de renseignements donne des descriptions de travail décousues et confuses dans lesquelles il est difficile de déterminer l’information cruciale aux fins de l’attribution ou de l’évaluation.

Trop de jargon – L’utilisation excessive de la terminologie qui s’applique au travail risque de semer la confusion chez ceux qui appliquent la norme de classification.

Sexisme – Facteur ou comportement qui, même involontairement, favorise un sexe au détriment de l’autre.

Inflation des tâches – Un préjugé qui fait qu’un travail semble plus exigeant ou plus complexe qu’il ne l’est en réalité.

Fausses attentes au sujet de la nature du travail – Suppositions selon lesquelles une fonction est trop importante ou sans importance aux fins de l’emploi.

Cela fait tout simplement partie du travail – Tendance selon laquelle on perçoit certaines responsabilités comme des conditions d’emploi, plutôt que de reconnaître l’effort requis pour s’en acquitter.

Titres de poste – Tendance à supposer qu’un titre de poste décrit vraiment le travail ou l’attribution d’un titre qui ne fait pas état de la nature réelle du travail.

Faiblesse terminologique – Tendance à décrire en termes généraux le travail effectué par des personnes à un niveau inférieur dans la hiérarchie.

Terminologie vague – Mots qui peuvent être interprétés de diverses façons, et qui peuvent entraîner une application erronée des normes de classification.

Incapacité de tenir compte de l’évolution du travail – Incapacité de tenir compte de la modification du mode de gestion des affaires dans la fonction publique.

Confusion entre le rendement individuel et le travail en soi – Tendance à décrire le travail comme il est effectué, plutôt que le travail qui a été attribué.

Établissement de dates d'entrée en vigueur

La date d’entrée en vigueur établit à quel moment le travail expliqué dans la description de travail a officiellement été attribué au titulaire d’un poste.

Dans le cas d’une reclassification, une date d’entrée en vigueur rétroactive aura des répercussions financières pour le gestionnaire, étant donné que l’employé aura droit à une rémunération rétroactive pour la période pendant laquelle il a accompli tous les aspects du travail récemment attribué. Pour qu’une date d’entrée en vigueur soit justifiable, les gestionnaires doivent se poser les questions suivantes :

• À quel moment la totalité ou une partie du travail a‑t‑elle été ajoutée?
• La totalité ou une partie du travail a‑t‑elle été ajoutée en une seule fois?
• Quelles parties du travail ont fait la différence au moment de l’attribution à un groupe ou à un niveau, ou les deux?

Quand le poste est nouveau, la date d’entrée en vigueur fait état du moment auquel le nouveau travail a été officiellement classifié et du moment où il peut être doté.

Les gestionnaires sont invités à discuter de la date d’entrée en vigueur avec le conseiller en ressources humaines et avec l’employé concerné si le poste est occupé. Ces discussions pourraient permettre d’ajouter de l’information nécessaire, simplifier les décisions et éviter les différends au sujet des dates d’entrée en vigueur.

Pratique exemplaire – Dates d’entrée en vigueur

• Le conseiller en ressources humaines et l’employé sont consultés avant l’établissement d’une date d’entrée en vigueur en cas de reclassification d’un poste.

Approbation des descriptions de travail

Les gestionnaires sont responsables de l’exactitude des descriptions de travail soumises aux fins de classification. Leur signature datée sur une description de travail indique qu’ils approuvent le travail qu’ils ont attribué et confirme que le contenu de la description de travail est exact et complet.

Les employés ont intérêt à ce que la description de travail soit un reflet fidèle du travail qu’ils effectuent. Si un employé occupe un poste, il doit pouvoir lire et commenter la description de travail qui correspond à ce poste. Pour une description de travail générique, le gestionnaire doit consulter un échantillon représentatif d’employés dont le travail est visé dans la description de travail.

L’approbation finale de la description de travail relève du gestionnaire.

Pratique exemplaire – Approbation des descriptions de travail

• Toutes les descriptions de travail sont signées et datées par le gestionnaire responsable avant d’être soumises pour classification.
• Toutes les descriptions de travail sont signées par l’employé pour indiquer qu’il a pu lire et commenter le contenu de la description de travail..

Maintien de l'exactitude des descriptions de travail

Au fil des ans, le travail associé à chaque poste se modifie par suite de l’évolution des exigences organisationnelles et de l’instauration de nouveaux programmes. La nouvelle technologie peut aussi modifier le travail, tout comme l’attribution active de nouvelles responsabilités par le gestionnaire.

Il incombe aux gestionnaires de s’assurer de l’exactitude continue des descriptions de travail à la lumière de changements importants qui surviennent dans l’organisation et du travail attribué. Les gestionnaires doivent être conscients de l’évolution des tâches et doivent être incités à mettre à jour les descriptions de travail.

Les ministères ont trouvé utile d’établir des systèmes visant à veiller à ce que les gestionnaires examinent périodiquement les descriptions de travail dans leur domaine de responsabilité.

Pratique exemplaire – Mise à jour et examen cycliques

• Un système ministériel est en place afin d’assurer l’exactitude des descriptions de travail de manière cyclique, et quand le poste devient vacant et est proposé pour dotation.

Outils d'information du travail

Un certain nombre d’outils d’informatisation du travail qui aident les gestionnaires à rédiger des descriptions de travail sont mis au point dans l’ensemble de la fonction publique. Ces outils peuvent assurer la cohérence d’application dans les ministères et ils peuvent simplifier le processus pour les gestionnaires.

Pratique exemplaire – Choisir ou mettre au point un outil d’informatisation des descriptions de travail

Un outil efficace et efficient :

• fait état des principes, des valeurs et de la politique de classification
• fait état de l’information fournie dans les présentes Lignes directrices sur la rédaction de descriptions de travail pour ce qui est du contenu des descriptions
• respecte l’esprit de la Loi canadienne sur les droits de la personne
• favorise le non‑sexisme du processus et du résultat
• est facile à utiliser et à comprendre par les gestionnaires et les conseillers en ressources humaines
• favorise la consultation avec les conseillers en ressources humaines, afin d’assurer la pertinence de la description de travail dans le contexte organisationnel particulier.

Annexe A – Lignes directrices sur l’utilisation des descriptions de travail génériques

Description de travail génériques

L’Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC) appuie l’utilisation de descriptions de travail génériques à titre de pratique de gestion efficace. Ces descriptions aident les gestionnaires en simplifiant la mise au point de profils de compétence, de plans d’apprentissage, d’énoncés de qualités et de l’élaboration de processus d’avancement et de recrutement plus généraux et plus efficaces.

Il incombe aux gestionnaires ministériels de déterminer dans quelle mesure leurs descriptions de travail génériques doivent être générales dans leur contexte organisationnel. Les descriptions de travail génériques permettent aux gestionnaires d’observer des points communs et de favoriser l’application cohérente des normes de classification dans l’ensemble des organisations.

En outre, les descriptions de travail génériques :

• coûtent moins cher que les descriptions individuelles
• permettent d’accroître la transparence du système de classification, surtout lorsque la justification est rendue publique
• favorisent la relativité entre les postes d’une même organisation/ d’un même ministère
• favorisent la transition vers de nouvelles normes de classification.

Risques liés à l'utilisation de descriptions de travail génériques

Même si les gains d’efficience sont notables, les gestionnaires et les conseillers en ressources humaines doivent savoir que l’utilisation de descriptions génériques comporte certains risques. Afin d’éviter ces risques, il faut adopter les mesures suivantes :

• Il faut accorder une attention particulière au contexte organisationnel. Hors de celui‑ci, les descriptions génériques peuvent ne pas s’appliquer à d’autres organisations. Au moment d’emprunter des descriptions génériques d’autres organisations, il importe d’examiner l’évaluation afin de vérifier qu’elle s’applique bien dans le nouveau contexte.
• Des descriptions génériques mal classifiées peuvent propager rapidement la classification erronée de nombreux postes.
• Même s’il est plus facile pour les gestionnaires de choisir des descriptions de travail déjà rédigées et classifiées, il faut veiller à ce que ces descriptions de travail génériques soient bien écrites et que la description de travail générique qui s’impose a été choisie.

Pratique exemplaire – Rédiger et choisir des descriptions de travail générique

Une description de travail générique bien rédigée et bien choisie comporte les caractéristiques suivantes :

• Le niveau et le groupe professionnel qui s’imposent sont clairement identifiables.
• Le travail de tous les titulaires de postes auxquels s’applique la même description de travail générique est dans le même groupe professionnel et au même niveau.
• Le travail expliqué dans une description de travail générique couvre la grande majorité des tâches attribuées et les titulaires des postes auxquels s’applique une description de travail générique effectuent la grande majorité des tâches exposées dans cette description de travail.
• Avec seulement la description de travail, on doit pouvoir être en mesure d'identifier le travail requis. Il n'est pas nécessaire de rédiger des particularités supplémentaires pour décrire des postes spécifiques.
• La nature d’une tâche non expliquée expressément dans la description de travail générique choisie ne serait pas assez importante pour modifier le groupe professionnel ou le niveau.
• Les tâches décrites correspondent au contexte organisationnel, y compris le mandat et les rapports hiérarchiques supérieurs‑subordonnés, dans lequel la description de travail générique est appliquée.
• Les gestionnaires demandent conseil auprès de leur conseiller en ressources humaines au moment de choisir une description de travail générique pour des postes de leur organisation.

Mise en oeuvre de descriptions de travail génériques

Les ministères doivent appliquer des processus de gestion du changement dans leur organisation et ainsi simplifier le processus de classification. Les ministères doivent examiner attentivement les conséquences de l’utilisation de descriptions de travail génériques dans leur contexte et milieu. Les points suivants devront être pris en considération :

• Le coût initial de mise au point et de tenue à jour peut sembler plus élevé que pour la rédaction de descriptions de travail uniques. À long terme toutefois, des économies peuvent être réalisées au chapitre de l’effort et du délai d’exécution.
• Il faudra assurer une surveillance continue de manière que les descriptions de travail génériques soient appliquées comme il se doit dans le ministère. Il peut en résulter au fil des ans un passage, pour les ressources consacrées à la classification, de l’exercice d’opérations axées sur le service à la clientèle à l’exercice de fonctions de surveillance organisationnelle.
• Les gestionnaires peuvent penser qu’ils ont une moins grande marge de manœuvre, sur le plan de la conception de postes, qu’ils en avaient quand chaque poste était traité individuellement. Il serait toutefois possible de gérer leurs attentes au moyen d’une formation et d’une information accrue sur les avantages des descriptions de travail génériques sur le plan de la cohérence d’application.
• Les employés peuvent estimer que les descriptions de travail génériques n’illustrent pas bien leur travail cette perception peut être gérée au moyen de la communication et de la formation qui s’imposent.

Gestion de l'évolution des fonctions

Il est important d’examiner périodiquement les descriptions de travail génériques afin de les mettre à jour en temps opportun. Dans une organisation qui utilise des descriptions de travail génériques, cela est particulièrement important. Le travail peut changer pour certains postes expliqués dans une description de travail générique, mais pas pour d’autres postes décrits dans le même document. Les ministères doivent comprendre comment gérer l’évolution des fonctions dans un tel contexte et ils doivent mettre au point des démarches afin de régler les problèmes éventuels.

Pratique exemplaire – Gestion de l’évolution des fonctions dans le contexte de l’application de descriptions de travail génériques

• Chaque organisation continue d’évoluer de manière à satisfaire aux exigences opérationnelles tout en utilisant les descriptions de travail génériques ministérielles. Le conseiller en ressources humaines aide le gestionnaire à utiliser comme il se doit les descriptions de travail génériques en assurant la concordance entre la description de travail et les tâches attribuées aux employés.
• Le conseiller en ressources humaines aide le gestionnaire à choisir ou à rédiger une nouvelle description de travail générique dans les cas où les tâches d’un employé évoluent sensiblement. L’évolution des tâches de cet employé et l’obligation de choisir ou de rédiger une autre description de travail n’ont pas nécessairement une incidence sur le travail ou sur la description de travail générique à appliquer à d’autres employés auxquels s’applique la description de travail générique initiale.