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Guide d’évaluation des petits organismes


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Première section : Introduction

Première section : Introduction

Le présent guide se veut un ouvrage de référence conçu pour aider les petits organismes à élaborer leur capacité de planifier, de mettre en œuvre et de gérer les évaluations. Il devrait aussi les aider à respecter les exigences de la Politique d'évaluation du Conseil du Trésor du Canada (CT).

Ce guide pratique présente des méthodes efficaces de planification et de gestion des projets d'évaluation, fournit des stratégies qui favoriseront le recours à l'information obtenue des évaluations pour la prise de décisions stratégiques au sein des petits organismes et donne des exemples de documents qui sont utilisés dans le processus d'évaluation.  

Le guide tire parti des travaux qui ont été menés en 2003-2004 concernant l'élaboration de modèles satisfaisants d'évaluation et de mesure du rendement dans les petits organismes [1]. Il constitue la prochaine étape de l'aide accordée aux petits organismes pour qu'ils renforcent leur capacité de planifier, de mettre en œuvre et de gérer les évaluations.

1.1  Objet du guide

Le présent guide devrait vous aider à atteindre les objectifs suivants :

  • comprendre la pertinence et le rôle de l'évaluation à l'appui des régimes efficaces de contrôle et de mesure du rendement dans votre organisme;
  • planifier, concevoir, mettre en œuvre et gérer une évaluation appropriée à votre organisme;
  • communiquer et favoriser le recours aux résultats de l'évaluation dans votre organisme.

 

1.2  Public cible du guide

Le présent guide s'adresse aux petits organismes qui ont besoin d'aide pour mettre en œuvre les exigences de la Politique d'évaluation du Conseil du Trésor du Canada (CT). Il vise en premier lieu les employés qui y sont chargés de l'évaluation. Les lecteurs qui ont une expérience restreinte dans ce domaine trouveront que cet ouvrage fournit des renseignements détaillés sur la plupart des volets de l'évaluation et contient de l'information utile comme le contexte, des définitions, des listes de contrôle, des conseils à la direction ainsi que des renvois permettant d'obtenir plus de précisions sur certains sujets. Les lecteurs ayant plus d'expérience en matière d'évaluation trouveront que certaines parties ou sections du guide sont plus utiles que d'autres, comme les listes de contrôle. Reconnaissant le caractère varié des besoins en matière d'évaluation et d'information des petits organismes, le guide tente d'y répondre.

1.3  Contexte des petits organismes

La plupart des petits organismes ont été mis sur pied par le gouvernement fédéral afin de remplir des mandats précis de manière autonome. Par exemple, certains organismes prennent des décisions impartiales (notamment les tribunaux), d'autres s'acquittent d'un rôle de facilitateur ou d'intermédiaire et d'autres encore exécutent des mandats de réglementation et d'inspection. L'annexe A présente un aperçu des différents types de petits organismes.

En ce qui a trait à l'évaluation, des études antérieures [2] ont signalé que beaucoup de petits organismes étaient confrontés à des défis lors de l'élaboration de leurs fonctions d'évaluation et de mesure du rendement. Le manque de ressources et de capacité suffisantes, la nécessité d'adapter les modèles de plus grands organismes ainsi que l'intégration de la fonction à leurs activités quotidiennes sont autant de défis que ces petits organismes ont dû relever.

En tant que groupe, les petits organismes ont également des défis et des caractéristiques uniques par rapport aux ministères fédéraux de taille moyenne et importante. Une de ces différences tient au fait que les petits organismes ont souvent un ou deux secteurs d'activité principaux alors que les ministères de taille moyenne et importante en ont souvent un grand nombre, qui regroupent de nombreux programmes, initiatives et politiques. De plus, par rapport à ces ministères, les petits organismes jouissent d'une moins grande marge de manœuvre en matière de ressources financières. Compte tenu de ces différences et de nombreuses autres, bien des aspects des modèles qui permettent de répondre aux exigences sur le plan de la responsabilisation et du rendement des ministères de taille moyenne et importante ne s'appliquent pas aux petits organismes.

Lorsqu'il s'agit de déterminer le genre de modèle d'évaluation et de mesure du rendement à appliquer à la collectivité des petits organismes, il convient de noter qu'en dépit des points communs entre cette collectivité et celles des ministères de taille moyenne et importante, il existe également une grande diversité au sein même de ce groupe. La collectivité des petits organismes du gouvernement du Canada est diversifiée sur de nombreux plans dont la structure organisationnelle, les rapports avec les grands ministères, la nature du travail et la taille de l'organisation. Outre ces dimensions, d'autres entrent aussi en jeu en ce qui a trait au genre et à la nature de l'information dont les organismes ont besoin pour prendre des décisions et assurer la responsabilisation dans leurs organisations.  

En 2003, dans le cadre d'un projet intitulé Modèles d'évaluation et de mesure du rendement des petits organismes [3], le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a présenté trois modèles de fonction d'évaluation et de mesure du rendement pour les petits organismes fédéraux. Deux éléments principaux ont été pris en compte lors de l'élaboration des modèles, à savoir les types de décisions prises par la gestion et les types de renseignements dont avaient besoin les organismes pour prendre des décisions.

Voici ces modèles :

Modèle A – Besoins en renseignements routiniers

Modèle B – Besoins en renseignements routiniers et complexes

Modèle C – Besoins en renseignements complexes.

Pour obtenir une description plus détaillée des modèles et connaître la classification de votre organisme, veuillez consulter le site Web du SCT


1.4 Structure du guide

  • La Première section contient la présente introduction.
  • La Deuxième section présente un aperçu de l'évaluation, des concepts pertinents et du contexte.
  • La Troisième section décrit comment élaborer une fonction d'évaluation et passe brièvement en revue les exigences de la politique d'évaluation. Elle présente en outre des stratégies de renforcement de la capacité d'évaluation interne.
  • La Quatrième section présente un aperçu de la préparation et de la réalisation des évaluations. Les cadres de gestion et de responsabilisation axés sur les résultats, la conception des évaluations, les méthodes de collecte des données, l'analyse et la rédaction de rapports sont au nombre des sujets abordés.
  • La Cinquième section donne un aperçu de la gestion des ressources externes. Elle porte notamment sur des sujets comme la préparation du mandat, les options en matière de passation de marchés, les méthodes de sélection des entrepreneurs et les pratiques exemplaires en matière de gestion des experts-conseils en évaluation.
  • La Sixième section présente un aperçu des stratégies de communication et d'utilisation des résultats des évaluations au sein de votre organisation.

 

De plus, le guide compte un certain nombre d'annexes renfermant des renseignements détaillés qui peuvent servir de références.

  • L' Annexe A contient une description des différents types de petits organismes.
  • L' Annexe B contient de l'information sur les initiatives horizontales et leur évaluation.
  • L' Annexe C contient de l'information sur l'obtention des conseils et du soutien externes pour les évaluations.
  • L' Annexe D contient les sept critères du Comité d'examen des dépenses.
  • L' Annexe E contient des renseignements plus détaillés sur la planification et l'exécution des évaluations.
  • L' Annexe F contient un modèle de mandat.
  • L' Annexe G contient un glossaire des termes se rapportant à l'évaluation.
  • L' Annexe H contient des liens concernant l'évaluation .

 

1.5  Utilisation du guide

Le guide est conçu pour être utilisé de différentes manières. Les lecteurs qui ont joint depuis peu la collectivité de l'évaluation désirent peut-être consulter systématiquement l'ensemble du présent guide, tandis que ceux ayant plus d'expérience dans le domaine peuvent juger plus utile de consulter immédiatement la section voulue. Quelle que soit la manière que vous choisissez pour consulter le guide, nous vous prions de noter les symboles qui sont utilisés dans le texte dont les suivants :

Les faits saillants des petits organismes sont contenus dans des encadrés ombrés qui sont précédés de ce symbole.

Les faits saillants des petits organismes sont contenus dans des encadrés ombrés qui sont précédés de ce symbole.

Les listes de contrôle sont contenues dans un gabarit qui est précédé de ce symbole.

Les listes de contrôle sont contenues dans un gabarit qui est précédé de ce symbole.

Cette icône met en évidence les extraits de la Politique d'évaluation du CT.

Cette icône met en évidence les extraits de la Politique d'évaluation du CT.

Cette chemise contient des rappels sur les principaux points d'apprentissage.

Cette chemise contient des rappels sur les principaux points d'apprentissage.

Cette icône met davantage en lumière les points d'apprentissage.

Cette icône met davantage en lumière les points d'apprentissage.

Vous trouverez à l'annexe E un guide plus détaillé de la planification et de la mise en œuvre de l'évaluation.

Terminologie

Dans le présent guide, le terme « programme Â» désigne les programmes, les politiques ou les initiatives.

Principaux ouvrages de référence

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Modèles d'évaluation et de mesure du rendement des petits organismes, Rapport sommaire , 2003.

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Indépendance et partenariat – À la recherche de l'équilibre : un dialogue sur la prise de décisions axées sur les valeurs et l'éthique au sein des petits organismes , 2003.

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Politique d'évaluation et normes , 2001.




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