Guide sur la publication de sommaires des demandes d’accès à l’information complétées

Consultez également : Critères sur la publication de sommaires des demandes d'accès à l'information complétées

1. Délai

Le délai pour la publication des sommaires est de trente (30) jours civils suivant la fin de chaque mois, de manière à disposer du temps nécessaire pour la traduction et pour la préparation de la publication dans le site Web. Les sommaires doivent être publiés simultanément dans les deux langues officielles, et les traductions doivent être exactes de manière à se conformer à la Loi sur les langues officielles.

2. Information à inclure dans les sommaires

L’information suivante doit être publiée:

• le numéro de la demande;
• le sommaire des demandes complétées, y compris lorsque l’on n’a pas trouvé de document pertinent ou lorsque tous les documents sont visés par une exception ou une exclusion (voir la section 3 ci-dessous pour les sommaires qui ne doivent pas être inclus);
• la disposition des demandes (communication totale, communication partielle, etc.);
• le nombre de pages communiquées.

Il faut fournir uniquement le sommaire des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Voir le deuxième tableau de la section 5.

3. À exclure

Sommaires des :

• demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• demandes informelles;
• demandes transmises à une autre institution;
• demandes qui ont été abandonnées;
• demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information qui sont d’intérêt uniquement pour le demandeur et qui contiennent principalement des renseignements personnels du demandeur.

Exemples :

Pour les deux demandes suivantes, aucun sommaire ne sera publié puisqu’elles ont trait à un individu.

• Un avocat ou un courtier présente une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information afin d’obtenir des renseignements personnels rattachés à un dossier de grief concernant son client.
• Un individu ou un courtier présente une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information afin d’obtenir ses renseignements ou les renseignements personnels de son client ayant trait à des dossiers d’immigration de Citoyenneté et Immigration Canada.

Lien aux documents divulgués :

De manière à se conformer à la Loi sur les langues officielles, il est recommandé de ne pas faire de renvoi aux documents divulgués en application de la Loi sur l’accès à l’information. Aux termes de la Loi sur les langues officielles, les services au public doivent être offerts à la fois en français et en anglais là où le nombre le justifie. Le fait d’établir un lien entre un sommaire et les documents divulgués pourrait être perçu comme la prestation d’un service au public, de sorte qu’il faudrait probablement que l’on assure la disponibilité dans les deux langues officielles des documents divulgués par des institutions fédérales.

4. Préparation des sommaires

Un sommaire est une version abrégée du texte présenté par le demandeur qui exprime ce que ce dernier veut obtenir. Le sommaire devrait renfermer l’essentiel ou les points principaux de la demande mais ne contiendrait pas nécessairement tous les détails. Visez à ce que les sommaires ne comptent pas plus de 300 caractères, y compris les espaces.

Exemple :

Libellé d’origine de la demande A : Dans le rapport annuel de la Commission des droits de la personne, à la page 4, on stipule : « La représentation de ce groupe désigné a probablement augmenté en raison des déficiences inhérentes au vieillissement de la main-d’œuvre ainsi que du nombre accru de déclarations volontaires plutôt qu’à l’embauche de personnes handicapées ». Veuillez me fournir le pourcentage d’embauches de personnes handicapées, selon le groupe de profession.

Pour obtenir un sommaire précis du nombre d’embauches de personnes handicapées, veuillez fournir les données ayant trait aux embauches des années 1976-1986, 1996-2006, de même que celles de 2007, 2008, 2009, 2010.

Veuillez fournir des données sur les programmes de formation à l’intention des personnes handicapées. Est-ce que le gouvernement fédéral facilite la prise d’examens pour les personnes handicapées, ou est-ce que le même examen est administré à tous les candidats? Quels sont les taux d’échec? Quel est le pourcentage d’embauche de personnes qui souffrent d’un traumatisme crânien? Ceci s’applique aux diplômés d’université bilingues (ou multilingues).

Sommaire : Documents ayant trait aux programmes de formation pour les personnes handicapées, de 1976 à 2010, y compris les pourcentages selon le groupe de profession.

De plus, le sommaire ne doit pas comporter de renseignement personnel ni de renseignement faisant l’objet d’une exception ou d’une exclusion aux termes de la Loi sur l’accès à l’information.

Exemple :

Un fonctionnaire présente une demande à partir de renseignements obtenus dans le cadre de son travail. Le libellé de la demande comporte des renseignements qui ne sont pas connus du public et qui feraient l’objet d’une exception ou d’une exclusion aux termes de la Loi.

Le sommaire ne contiendra pas les renseignements de nature délicate, comme dans les deux demandes suivantes.

Libellé d’origine de la demande B : Je demande une copie du compte rendu des réunions du Conseil du Trésor où il est question de la présentation 12345 ainsi que des documents touchant les discussions sur des modifications au programme ABC.

Ici, le numéro de la présentation au Conseil du Trésor est un renseignement confidentiel du Cabinet et ne doit donc pas être divulgué, et il en va de même de toute information liée à cette présentation. Le sommaire publié dans le site Web devrait se lire ainsi :

Sommaire : Tous les documents liés au compte rendu de réunions et de discussions à propos de modifications au programme ABC.

Le fait que les documents pertinents peuvent contenir des renseignements de nature délicate ne signifie pas que la demande contient des renseignements qui ne doivent pas être inclus dans le sommaire. Finalement, si des précisions sont obtenues du demandeur, le sommaire devrait  correspondre à la version finale de la demande.

Il faut procéder à une révision des sommaires avant de les publier dans le site Web de l’institution.

5. Présentation

Placez l’hyperlien « Demandes d’accès à l’information complétées » juste avant l’hyperlien « Divulgation proactive » dans la page d’accueil du site Web de votre institution. Si cette dernière n’est pas assujettie aux exigences de divulgation proactive, l’hyperlien « Demandes d’accès à l’information complétées » sera le dernier de la colonne de navigation de gauche. Un exemple est fourni ci-dessous.

Figure 1 - Version textuelle

Dressez la liste des sommaires par ordre chronologique (année, mois et numéro de demande), comme dans l’exemple suivant.

2011

Avril

Numéro de la demande	Sommaire de la demande	Disposition	Nombre de pages communiquées
A-2010-00112	Copie des notes d’information, période du 1er août au 30 septembre 2010.	Communication partielle	135
A-2010-00115	Tous les documents sur les sites contaminés dans les Territoires du Nord-Ouest au cours des années 1990.	Aucun document n’existe	0
A-2010-00116	Documents relatifs aux négociations entre le Secrétariat du Conseil du Trésor et l’AFPC concernant la future convention collective.	Tous exemptés	0

6. Période de conservation

Les sommaires devraient être conservés dans le site Web de votre institution pendant au moins deux ans. Cette période reflète la période de conservation habituelle des dossiers d’accès à l’information et est fondée sur la dernière action administrative au dossier. Il faut supprimer périodiquement l’information devenue caduque afin d’éviter les situations où une demande est présentée subséquemment afin d’obtenir des documents qui ne sont plus disponibles. Veuillez communiquer avec votre service de gestion de l’information pour des renseignements supplémentaires sur la période de conservation.

7. Traitement des demandes subséquentes

Lorsque, suite à la publication du sommaire d’une demande, une nouvelle demande est présentée à l’égard de documents déjà divulgués, il est recommandé de fournir l’information de façon informelle, en conformité avec les dispositions suivantes :

• le paragraphe 2(2) de la Loi sur l’accès à l’information, qui précise que la Loi « vise à compléter les modalités d’accès aux documents de l’administration fédérale » et non « à restreindre l’accès aux renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du grand public »;
• l’article 6.2.7 de la Directive concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, aux termes duquel l’administrateur général ou son représentant doit déterminer s’il est à propos d’opter pour un traitement informel de la demande;
• l’exigence 1g de la Politique de communication du gouvernement du Canada, qui établit expressément que les institutions doivent donner suite « aux demandes d’information ou de renseignements du public sans recours inutile à la Loi sur l’accès à l’information ».

Dans certains cas, en raison du temps qui s’est écoulé ou de certaines circonstances qui ont changé, il pourrait s’avérer nécessaire de réviser les documents de nouveau. Dans ces cas, il serait approprié de demander au requérant de présenter une demande formelle en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Voir le point 9 ci-dessous.

8. Frais et format

Si une demande formelle est présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, seuls les frais prévus à l’article 7 du Règlement sur l’accès à l’information peuvent être exigés.

Si l’on opte de traiter la demande subséquente informellement, on ne peut imposer de frais en application de la Loi sur l’accès à l’information. Il faut aussi tenir compte des exigences de la Loi sur les frais d’utilisation et de la Politique sur les normes de service pour les frais d’utilisation. Aux termes de cette dernière, les ministères et organismes qui perçoivent des frais à l’égard de services externes doivent élaborer des normes de service en consultation avec les principales parties prenantes, et ils doivent faire rapport au Parlement à propos de ces normes et des résultats des consultations. De plus, ils doivent établir des mécanismes de surveillance pour s’assurer que toutes les activités relatives aux frais fassent l’objet de vérifications et d’évaluations. Par conséquent, les institutions ne peuvent pas, de façon générale, exiger des frais pour le traitement d’une demande informelle.

Pour des renseignements additionnels sur les frais, veuillez consulter le chapitre 2-5 des lignes directrices sur l’accès à l’information.

9. Préparation de documents à communiquer en cas de demande subséquente

Dans plusieurs cas, les documents divulgués auparavant peuvent être communiqués sans être révisés de nouveau. Par contre, certains documents divulgués en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ne devraient pas être communiqués à l’auteur d’une demande subséquente. Lorsqu’une telle demande est reçue, il faut prendre en compte les facteurs suivants :

• Considérant le temps passé, faudrait-il évaluer de nouveau l’information? L’information qui avait fait l’objet d’un refus de communication a-t-elle été rendue publique depuis? Les exceptions ou exclusions s’appliquent-elles encore?
• Est-ce que des renseignements personnels ont été divulgués au premier demandeur parce que ces renseignements le concernaient ou concernaient une autre personne qui a consenti par écrit à la divulgation? (Dans le premier cas, les renseignements personnels du premier demandeur ne peuvent être communiqués au demandeur subséquent sans le consentement du premier, sous réserve du paragraphe 19(2) de la Loi sur l’accès à l’information; dans le second cas, le consentement n’est valide que pour la divulgation au premier demandeur.)
• Est-ce que des renseignements sur un tiers ont été communiqués en raison de l’identité du premier demandeur? (Par exemple, des renseignements sur la société ABC ont été communiqués au premier demandeur, qui était le président de ladite société.

Ces renseignements ne peuvent être divulgués au demandeur subséquent sans qu’un avis soit envoyé à la société ABC en application de l’article 27 de la Loi. Dans ce cas, on demanderait à l’auteur de la demande subséquente de présenter une demande formelle.)

Veuillez noter que la traduction des documents divulgués est laissée à la discrétion du responsable de l’institution ou à son délégué.

10. Plaintes

L’institution doit fournir le sommaire des demandes complétées même si une plainte est déposée.

11. Lien dans le site « Gouvernement ouvert »

L’institution doit fournir le lien de son site Web à la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor à l'adresse ippd-dpiprp@tbs-sct.gc.ca afin de leur permettre de l’ajouter au site « Gouvernement ouvert ».

Renseignements supplémentaires

Pour obtenir de plus amples renseignements concernant la publication des sommaires, veuillez communiquer avec la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels à l'adresse ippd-dpiprp@tbs-sct.gc.ca ou par téléphone au 613-946-4945.