FAQs

Question: 
L'un de mes employés m'a fait parvenir une note de service et je ne suis pas du tout d'accord avec le contenu et le ton de la note. Lorsque je discuterai de mes préoccupations avec cet employé, puis-je lui demander de détruire cette note et de transmettre une note révisée?

Réponse: 
Non. Selon les pratiques de tenue des dossiers du gouvernement, la note de service devrait être versée au dossier avec une brève note indiquant qu'elle a été retirée et qu'une nouvelle note de service a été rédigée.

Question:
Lorsque je recueille des documents pour une demande concernant l'accès à l'information ou la protection de renseignements personnels, que dois-je faire avec mon « livre noir », mes notes manuscrites, mes messages électroniques sur l'ordinateur et mes autres documents de travail?

Réponse: 
Si les renseignements contenus dans ces documents sont pertinents pour répondre à la demande, ils doivent être transmis au Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) aux fins d'examen dans le cadre de la réponse. 

Question:
Des représentants de plusieurs programmes ministériels ont collaboré à la rédaction de l'ébauche d'une note d'information au ministre au sujet d'une question délicate. En fait, plusieurs réunions ont eu lieu à ce sujet. Pouvons-nous détruire les ébauches des notes de service si nous décidons ultérieurement de transmettre la note de service au ministre? 

Réponse : 
Non. Il faudrait conserver les ébauches des notes d'information dans les dossiers du ministère même si elles ne sont pas transmises au destinataire étant donné qu'elles font l'objet de réunions ministérielles. De plus, ces ébauches sont les seuls documents d'information sur les délibérations même si elles n'ont pas été envoyées au ministre. Ces ébauches de notes d'information pourraient éventuellement faire l'objet d'une demande d'accès à l'information.

Question:
Qu'entend-on par renseignements « protégés »?

Réponse :
Les renseignements sont « protégés » si leur divulgation peut être préjudiciable à des intérêts autres que « l'intérêt national ». 

Il y a trois niveaux de renseignements protégés :

1. Protégé C (nature extrêmement délicate): s'applique à un nombre très restreint de renseignements pour lesquels toute atteinte à l'intégrité risquerait vraisemblablement de causer un préjudice extrêmement grave à des intérêts autres que national, par exemple, la perte de vie.
2. Protégé B (nature particulièrement délicate): s'applique aux renseignements pour lesquels toute atteinte à l'intégrité risquerait vraisemblablement de causer un préjudice sérieux à des intérêts autres que national, par exemple, perte de réputation ou d'avantage compétitif. 
3. Protégé A (nature peu délicate): s'applique aux renseignements pour lesquels toute atteinte à l'intégrité des renseignements risquerait vraisemblablement de porter préjudice à des intérêts autres que national. 

Question:
Combien de temps faudrait-il conserver les renseignements personnels?

Réponse :
Les renseignements personnels devraient être conservés pendant au moins deux ans après leur dernière utilisation afin de prendre une décision qui touchait la personne, sauf si celle-ci- consent à leur élimination ou lorsqu'une demande d'accès à l'information a été reçue et jusqu'à qu'à ce que la personne ait eu la possibilité d'exercer tous ses droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. 

Les dossiers contenant des renseignements personnels ne peuvent être éliminés sans le consentement du bibliothécaire et archiviste du Canada. Le consentement est accordé de deux façons :

1) Autorisation de disposer propre à une institution accordée aux institutions fédérales assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

2) Autorisation pluriinstitutionnelle de disposition