Critères relatifs à la publication de sommaires des demandes d’accès à l’information complétées

Pour promouvoir l’uniformité entre les institutions fédérales, la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor, en consultation avec la collectivité de l’AIPRP, a défini des critères relatifs à la publication de sommaires des demandes d’accès à l’information complétées dans le site Web des institutions. Les institutions doivent se conformer aux critères obligatoires suivants :

Consultez également : Guide sur la publication de sommaires des demandes d'accès à l'information complétées

Critères obligatoires

1. Publication dans le site de votre institution des demandes d'accès à l'information traitées dans les 30 jours civils après la fin de chaque mois. Si aucune demande d'accès à l'information n'a été traitée pendant un mois donné, ce mois doit quand même figurer dans la liste et être accompagné de la mention « Rien à signaler ». Si aucune demande d'accès à l'information n'a été traitée pendant plusieurs mois, l'institution doit quand même continuer à publier un sommaire mensuel en précisant la mention « Rien à signaler ». Les sommaires permettent aux visiteurs du site de s'assurer que les renseignements sont à jour.
2. Publier les sommaires simultanément dans les deux langues officielles. Veiller à ce que les traductions soient exactes de manière à se conformer à la Loi sur les langues officielles.
3. Publier la liste des sommaires par ordre chronologique (année, mois et numéro de demande).
4. Publier le sommaire de toutes les demandes complétées (y compris lorsque l’on n’a pas trouvé de documents pertinents ou lorsque tous les documents sont visés par une exception ou une exclusion). Cependant, il ne faut pas inclure les sommaires des demandes qui sont d’intérêt uniquement pour le demandeur et qui contiennent principalement des renseignements personnels du demandeur (par exemple des dossiers d’immigration de Citoyenneté et Immigration Canada).
5. Indiquer la disposition de la demande et le nombre de pages communiquées.
6. Ne pas publier de sommaire dans le cas des demandes faisant l’objet d’un traitement informel, des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, des demandes transmises à une autre institution fédérale et des demandes abandonnées.
7. Veiller à ce que le sommaire ne contienne pas de renseignement personnel ni de renseignement faisant l’objet d’une exception ou d’une exclusion aux termes de la Loi sur l’accès à l’information. S’assurer que le sommaire correspond à la version finale de la demande lorsque des précisions sont obtenues du demandeur.
8. Placer l’hyperlien « Demandes d’accès à l’information complétées » juste avant l’hyperlien « Divulgation proactive » dans la page d’accueil du site Web de l’institution. Si cette dernière n’est pas assujettie aux exigences de divulgation proactive, l’hyperlien « Demandes d’accès à l’information complétées » sera le dernier de la colonne de navigation de gauche.
9. Conserver les sommaires dans le site Web de l’institution pendant au moins deux ans.
10. Fournir le lien du site Web de l’institution à la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor à l'adresse ippd-dpiprp@tbs-sct.gc.ca afin de leur permettre de l’ajouter au site « Gouvernement ouvert ».