Politiques sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels

Fiche de renseignements : Pour les coordonnateurs, directeurs et agents de l'AIPRP

En quoi consiste l'Initiative de renouvellement des politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor?

L'Initiative de renouvellement des politiques a été lancée par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et l'Agence de la fonction publique du Canada (AFPC) dans le but d'examiner les politiques de gestion du Conseil du Trésor (CT) et, s'il y a lieu, d'en réduire le nombre. En voici les objectifs :

clarifier les responsabilités de la direction des ministres et des administrateurs généraux;
établir une distinction claire entre leurs fonctions et ceux des experts fonctionnels;
établir une infrastructure de politiques intégrée, simplifiée et renforcée et
établir une structure organisationnelle pour s'assurer que les politiques demeurent courantes, appropriées et claires.

Quel est l'impact de l'Initiative de renouvellement des politiques sur les politiques et lignes directrices sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels?

En 2007, la Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels de la Direction du dirigeant principal de l'information du SCT a amorcé l'examen des politiques et lignes directrices sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels (AIPRP) politiques et les lignes directrices. Compte tenu du nombre de documents stratégiques portant sur l'AIPRP et l'étendu des consultations que cela demande, le renouvellement a été réparti en trois étapes comme suit :

ÉTAPE I : d'avril 2007 à mars 2008

ÉTAPE II : d'avril 2008 à mars 2009

ÉTAPE III : d'avril 2009 à 2010

Politique sur l'accès à l'information
Politique sur la protection de la vie privée
Directive sur le numéro d'assurance sociale

Directives sur la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et sur la Loi sur la protection des renseignements personnels(LPRP)

Obligation d'aider les demandeurs
Application de la LAI
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Pratiques en matière de protection de la vie privée
Gestion de la vie privée
Application de la LPRP

Normes sur les rapports (initier le travail)

Normes sur les rapports

Info Source
Rapport annuel et statistique

Lignes directrices - évaluation complète et renouvellement

Autres outils et modèles

Qui aviez-vous consulté dans le cadre du processus de renouvellement des politiques?

Les politiques et la directive ont fait l'objet de consultations pangouvernementales auprès de la collectivité de l'AIPRP, y compris les bureaux du Commissariat à la protection de la vie privée et du Commissariat à l'information. En outre, les politiques ont été approuvées par des comités de la haute direction du SCT, notamment :

Comité de coordination des directeurs (composé de directeurs généraux)
Comité des politiques et de la surveillance (composé de représentants du niveau de secrétaire adjoint ou l'équivalent)
Comité directeur du renouvellement des politiques (présidé par le secrétaire du Conseil du Trésor)
Comité consultatif du portefeuille du Conseil du Trésor (composé de sous‑ministres)

Les politiques et la directive sur le NAS ont été approuvées par le président du Conseil du Trésor et elles ont été officiellement approuvées à des fins de diffusion.

ÉTAPE I : RENOUVELLEMENT DES POLITIQUES SUR L'AIPRP – EN VIGUEUR LE 1^ER AVRIL 2008

Politique sur la protection de la vie privée
Politique sur l'accès à l'information
Directive sur le numéro d'assurance sociale

Les nouveaux instruments de politique reprennent les principes généraux et quelques obligations figurant dans les précédents. Ils mettent cependant plus d'accent sur la définition des responsabilités à l'égard des domaines clés de la gestion et de la prise de décisions en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les exigences des deux politiques et de la directive visent les administrateurs généraux des institutions fédérales (ceci inclurait leurs délégués là où applicable). Elles reflètent les responsabilités énoncées dans les Lois. De plus, d'autres orientations plus détaillées seront émises dans des nouveaux instruments de politiques qui seront développés pendant les étapes II et III.

Entre temps, les lignes directrices sur la Protection des renseignements personnels et celles sur l'Accès à l'information ont été révisées sur une base provisoire et sont en vigueur. Les lignes directrices finales prendront en considération toutes les exigences des nouveaux instruments de politique et seront complétées en 2009-2010. Les rapports de mise en œuvre continueront d'être publiés au besoin, et la jurisprudence pertinente concernant les lois sera communiquée.

Seules les nouvelles exigences figurent ci‑après.

POLITIQUE SUR L'ACCÈS À L'INFORMATION	MESURES QUE DOIVENT PRENDRE LES INSTITUTIONS
Exercice adéquat du pouvoir discrétionnaire	Plusieurs dispositions de LAI donnent au responsable d'institution fédérale ou à son délégué le pouvoir de prendre des décisions sur l'application de la Loi. La politique établie que l'exercice du pouvoir discrétionnaire doit être fait de manière équitable, raisonnable et impartiale. D'autres orientations seront fournies dans les directives futures.
Sensibilisation à l'accès à l'information	Mener des activités de sensibilisation sur la politique d'accès à l'information au sein des l'institution institutions fédérales. Il peut s'agir d'organiser des séances officielles de formation ou de faire parvenir aux employés de l'institution des courriels ou des fiches de renseignements ou d'afficher l'information sur le Web pour les employés des institutions
Obligation d'aider les demandeurs / de protéger l'identité des demandeurs	Le SCT fournira prochainement des orientations sur l'obligation d'aider. Les institutions devront incorporer ces orientations dans le développement des procédures écrites qui reflètent les obligations de la Loi et les pratiques courantes.
Passation de marchés / ententes	Le renouvèlement des politiques formalisent les pratiques courantes dans ce secteur Agents d'AIPRP continuent de donner des conseils dans les institutions au besoin
Exigences relatives à l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information	Les agents de l'AIPRP et les employés des institutions fédérales devront se familiariser avec l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information LAI et la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles (le cas échéant)

Changement à noter : L'exigence de la politique précédente liée à la coordination des demandes d'accès à l'information (CDAI) n'est pas incluse dans la nouvelle politique. Par conséquent, la condition de la mise à jour du CDAI n'est plus en vigueur.

Politique sur la protection de la vie privée	MESURES QUE DOIVENT PRENDRE LES INSTITUTIONS
Exercice adéquat du pouvoir discrétionnaire	Plusieurs dispositions de Loi sur la protection de renseignements personnels donnent au responsable d'institution fédérale ou à son délégué le pouvoir de faire des décisions sur l'application de la Loi. La politique établit que l'exercice du pouvoir discrétionnaire doit être fait de manière équitable, raisonnable et impartiale. D'autres orientations seront fournies dans les directives futures.
Sensibilisation à la protection des renseignements personnels	Mener des activités de sensibilisation sur la politique de la protection des renseignements personnels au sein de l'institution fédérale. Il peut s'agir d'organiser des séances officielles de formation ou de faire parvenir aux employés de l'institution des courriels ou des fiches de renseignements ou d'afficher l'information sur le Web pour les employés des institutions
Protéger l'identité des demandeurs	L'exigence des politiques reflètent la pratique courante
Traitement des demandes	Établit l'obligation der d produire des procédures écrites Autrement, pas de changements par rapport aux exigences des politiques précédentes
Marchés / ententes	Le renouvellement des politiques formalise les pratiques courantes en vigueur dans ce secteur Agents d'AIPRP continuent de donner des conseils dans les institutions au besoin
Obligation d'établir un protocole de protection de la vie privée au sein de l'institution fédérale	Le SCT fournira des orientations pour l'établissement d'un protocole de protection de la vie privée. Les responsables d'institutions ou leurs délégués devront tenir compte de ces orientations pour l'élaboration et la mise en œuvre de leur protocole au sein de leur institution.

DIRECTIVE SUR LE NUMÉRO D'ASSURANCE SOCIALE	MESURES QUE DOIVENT PRENDRE LES INSTITUTIONS
Nouvelle collecte ou utilisation du NAS	Établit que les institutions doivent suivre le processus politique afin d'obtenir l'approbation du Conseil du Trésor pour une nouvelle collecte / utilisation du NAS. S'assurer qu'une proposition d'utilisation du NAS est conforme aux exigences de la directive.
Les utilisations autorisées	La directive énonce les utilisations autorisées courantes du NAS.