ARCHIVÉ - Avis d'information 2008-19 - Nouvelles procédures et information sur les personnels‑ressources concernant l’inscription des fichiers de renseignements personnels (FRP) et les Catégories de renseignements personnels

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N^o 2008-19

Le 14 novembre 2008

Aux : Coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

OBJET : Nouvelles procédures et information sur les personnes‑ressources concernant l'inscription des fichiers de renseignements personnels (FRP) et les Catégories de renseignements personnels

La Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels (DPIPRP) s'affaire présentement à simplifier ses procédures et processus d'inscription des fichiers de renseignements personnels (FRP), et d'inclusion ultérieure dans les publications Info Source du SCT.

Lors de la prochaine réunion de la collectivité de l'AIPRP, qui aura lieu le 18 novembre 2008, la DPIPRP fera la démonstration d'une liste de vérification et d'un modèle électronique nouveau lié aux FRP. Afin de réduire les exigences administratives envers les institutions, le SCT n'exigera plus que des formulaires d'inscription soient remplis pour les nouveaux FRP ou les révisions apportées aux FRP existants.

À compter d'aujourd'hui, une confirmation par courriel ou par lettre de la part du représentant officiel de l'institution dotée des pouvoirs délégués en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels suffira aux fins de l'inscription des FRP. Une confirmation portant le numéro d'inscription du SCT sera envoyée par courriel par le SCT/DPIPRP. Une description plus détaillée des changements apportés au traitement des FRP sera également présentée à la prochaine réunion de la collectivité de l'AIPRPP.

Il convient de noter que M. Terry Murray, directeur intérimaire de l'équipe des politiques de la protection des renseignements personnels, assume la responsabilité pour tous les FRP, y compris les FRP ordinaires et les Catégories de renseignements personnels. Par ailleurs, l'Équipe responsable de la conformité, de l'évaluation et de la production des rapports continuera d'assumer la responsabilité des Catégories de documents (auparavant appelées Dossiers de programmes).

Toutes les demandes de renseignements et de conseils au sujet de l'approbation et l'inscription de FRP nouveaux ou modifiés (FRP particuliers, FRP ordinaires et FRP centraux) et des Catégories de renseignements personnels devraient être adressées au Secrétariat du Conseil du Trésor par courriel, à l'adresse suivante : ippd-dpiprp@tbs-sct.gc.ca, ou par téléphone en composant le 613-946-4945.

Donald Lemieux
Directeur exécutif
Division des politiques de l'information et de la protection
des renseignements personnels
Direction du dirigeant principal de l'information