ARCHIVÉ - Avis d'information 2008-04 - Responsabilités de reddition de comptes des nouvelles institutions fédérales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

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No 2008-04

Date : Le 18 février 2008

Aux : Coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Objet : Responsabilités de reddition de comptes des nouvelles institutions fédérales assujetties à la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Le 1^er septembre 2007 sont entrées en vigueur certaines dispositions de la Loi fédérale sur la responsabilité qui venaient modifier la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP). En particulier, la définition du terme « institution gouvernementale » a été révisée de manière à inclure ce qui suit :

• tout ministère ou département d'État relevant du gouvernement du Canada, ou tout organisme, figurant à l'annexe I, et
• toute société d'État mère et filiale de cette société d'État mère au sens de l'article 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Par conséquent, la portée de la LAI et de la LPRP a été élargie et ces lois englobent désormais plus de 250 institutions gouvernementales.

Rôles et responsabilités

La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels confèrent au président du Conseil du Trésor (à titre de ministre désigné) la responsabilité de créer et de diffuser chaque année de l'information sur les institutions gouvernementales et les renseignements personnels que ces dernières recueillent, utilisent et divulguent.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) s'acquitte de cette tâche en compilant et distribuant les publications Info Source, et en examinant et enregistrant les fichiers de renseignements personnels. De plus, le SCT fournit des directives spéciales sur le contenu des rapports annuels au Parlement. Le SCT publie également des rapports de mise en œuvre et des avis d'information afin de fournir une orientation quant à l'interprétation et à l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que des politiques connexes.

Il incombe aux institutions de fournir de saines pratiques de gestion et de prise de décisions dans la réponse aux demandes de requérants ainsi que dans le traitement et la protection des renseignements personnels.

Il incombe aux institutions également de fournir une description exhaustive, exacte et à jour tant de leurs fonctions, programmes et activités que des fonds de renseignements et des collectes de renseignements personnels connexes pour les publications Info Source, ainsi que de présenter au Parlement des rapports annuels complets (respectant toutes les consignes obligatoires) dans les délais impartis.

Une brève description de ces exigences est décrite ci-après.

Rapports au Parlement

Rapports annuels au Parlement

L'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information et l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnelsobligent les institutions gouvernementales à présenter des rapports annuels au Parlement sur l'application de ces deux lois. Les rapports annuels sont les mécanismes par lesquels les institutions gouvernementales rendent compte de leurs efforts pour gérer l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et de leur accorder la possibilité de mettre en valeur leurs principales réalisations.

Les rapports annuels devraient être déposer au Parlement dans les trois mois suivant la fin de l'année financière de l'institution.

Pour obtenir de l'information ou instruction suplémentaire, veuillez consulter le rapport de mise en oeuvre numéro 109.

Instruments de reddition de comptes au public

Publications Info Source

Info Source est une série de publications vise principalement à aider le public et les fonctionnaires fédéraux à exercer leurs droits aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les publications Info Source sont distribuées dans des bibliothèques et des bureaux du gouvernement fédéral partout au Canada et elles sont aussi disponible sur le site Internet au www.Infosource.gc.ca.

Il y a quatre publications Info Source :

Info Source : Sources de renseignements fédéraux contient de l'information sur le gouvernement du Canada, son organisation et ses fonds de renseignements. De plus, cette publication fournit aux personnes des renseignements pertinents facilitant l'accès aux renseignements personnels détenus à leur sujet par toute institution fédérale assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux contient des renseignements qui aident les employés actuels et passés du gouvernement fédéral à retrouver des renseignements personnels détenus à leur sujet par des institutions fédérales et dans l'exercise de leurs droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Info Source : Bulletin sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels contient des données statistiques sur le nombre de demandes traitées chaque année par des institutions fédérales au titre de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels ainsi que des statistiques cumulatives remontants à 1983. Le bulletin contient aussi le résumé des arrêts de la Cour fédérale portant sur ces deux lois.

Info Source : Répertoire des centres fédéraux de demande de renseignements contient les coordonneés des institutions fédérales.

Fichiers de renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels exige que les institutions identifient les renseignements personnels relevant d'elles et qu'elles décrivent cette information dans des fichiers de renseignements personnels (FRP). Le FRP comprend tous les renseignements personnels qui peuvent être organisés ou extraits à partir du nom d'une personne, d'un numéro d'identité ou de tout autre symbole ou code désignant uniquement cette personne. Le FRP contient aussi les renseignements personnels qui ont été ou sont utilisés ou disponibles à des fins administratives et qui relèvent d'une institution gouvernementale.

Rapports statistiques

Les institutions gouvernementales sont tenues de fournir au Secrétariat du Conseil du Trésor des statistiques annuelles sur l'application de la LAI et de la LPRP. Les statistiques permettent au SCT de surveiller les tendances. Les rapports sont publiés dans le Bulletin Info Source ainsi que dans les rapports annuels présentés par les institutions au Parlement.

Information et instruction supplémentaires

En qualité de coordonnateur de l'AIPRP de votre institution, vous recevrez, dans les rapports de mise en œuvre, des instructions détaillées sur la préparation des instruments de reddition de comptes au public et sur les exigences à respecter dans les rapports aux Parlementaires.

Si vous avez des questions, contactez-nous à l'adresse ippd-dpiprp@tbs-sct.gc.ca ou, par téléphone, au numéro 613-946-4945.

Directeur exécutif
Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels
Direction du dirigeant principal de l'information

 

Donald Lemieux