ARCHIVÉ - Avis d'information 2007-15 - Diffusion du matériel d'enquête en matière de harcèlement

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N^o 2007-15

DATE : Le 28 novembre 2007

AUX : Coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

OBJET : Diffusion du matériel d'enquête en matière de harcèlement

Cet avis est destiné aux institutions qui sont assujettis à la Politique du Conseil du Trésor sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail. Pour les institutions qui ne sont pas assujettis à cette politique, l'approche préconisée dans cet avis peut être utile pour déterminer quels renseignements devraient être divulgués ou prélevés au cours d'enquêtes administratives similaires.

Au cours des derniers mois, on nous a signalé que les ministères ne donnaient pas suite de manière uniforme aux demandes officielles ou officieuses d'accès à des documents ayant trait à des enquêtes en matière de harcèlement.

Nous sommes en train d'élaborer des nouveaux documents d'orientation à l'intention des spécialistes de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), afin de les aider à déterminer quels renseignements peuvent être divulgués lors du processus de résolution d'une plainte de harcèlement. Ce matériel tiendra compte des révisions que le Conseil du Trésor compte apporter à la Politique sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail.

Entre‑temps, veuillez noter que selon la Politique sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail en vigueur du Conseil du Trésor, les plaignants et les mis en cause :

• recevront, par écrit, l'information relative à la plainte, y compris les allégations;
• peuvent s'attendre à revoir une copie du rapport préliminaire pour en confirmer l'exactitude avant que l'enquêteur rédige le rapport final;
• seront informés, par écrit, de l'issue de l'enquête et recevront une copie du rapport final.

En général, ceci signifie que le texte intégral de la plainte de harcèlement ainsi que le rapport préliminaire et le rapport final connexe peuvent être communiqués aux plaignants et aux mis en cause. En effet, en plus des renseignements qui devraient être communiqués au mis en cause ou au plaignant conformément au paragraphe 12(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la communication de renseignements supplémentaires est aussi permise en vertu de l'alinéa 8(2)a) de la Loi, puisqu'il s'agit d'un usage compatible au règlement de la plainte et à l'application d'un processus équitable. Cela veut dire que le plaignant peut avoir accès à une partie des renseignements personnels du mis en cause et vice versa. Cette disposition, qui est de nature discrétionnaire, peut être invoquée pour communiquer des renseignements en réponse à une demande officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de façon informelle dans le cadre d'une enquête portant sur une plainte de harcèlement.

Conformément à ces principes, les seuls éléments qui devraient normalement être retranchés de ces documents sont ceux qui ne doivent pas être divulgués en vertu de la Politique ou qui ne sont pas pertinents pour l'enquête. Par exemple :

• données sur la vie privée familiale ou la situation financière ou médicale des intervenants, lorsque celles-ci n'ont pas d'incidence sur la conclusion de l'enquête. Par exemple, le recours à des services de counselling, les répercussions médicales ou financières ou les effets sur d'autres relations*;
• autres renseignements personnels non pertinents, dont des identificateurs personnels (numéro d'assurance sociale, code d'identification du dossier personnel), le numéro de téléphone ou l'adresse à domicile;
• toute autre donnée qui n'a pas d'incidence sur la conclusion de l'enquête.

À l'égard de toute mesure corrective ou disciplinaire prise à la suite des conclusions d'une enquête en matière de harcèlement, les renseignements qui ont trait à la nature de telles mesures peuvent généralement être communiqués au plaignant, notamment le type de la mesure et le quantum (par exemple : une suspension de 10 jours). De plus, si la plainte est jugée frivole ou de mauvaise foi, les institutions peuvent divulguer la nature de toute mesure prise contre le plaignant, de la même façon. La communication des mesures est autorisée par l'alinéa 8(2)a) de la Loi à titre d'usage compatible, puisqu'elles peuvent être perçues comme étant le point culminant du processus de plainte.

Veuillez noter cependant que l'argument de l'usage compatible pour autoriser la communication d'informations, conformément à l'alinéa 8(2)(a) peut être plus difficile à justifier une fois que tous les droits ont été exercés et que toutes les options de recours ont été épuisées aux termes de la Politique sur la prévention et le règlement du harcèlement en milieu de travail; il en est ainsi pour le droit des parties à recevoir des renseignements pertinents, soit de façon officielle en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou de façon informelle. Après que les droits et les options de recours ont été épuisés, il peut être plus approprié de limiter la communication aux renseignements personnels des parties seulement, soit officiellement en vertu de l'article 12 de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou de façon informelle. Ainsi, les personnes qui prennent part au processus de plainte devraient recevoir une version beaucoup plus expurgée des documents que celle qu'elles auraient reçue pendant le processus de harcèlement étant donné qu'à ce stade tous les droits auront été exercés et que tous les recours possibles visant à régler la situation de harcèlement alléguée auront été offerts.

J'espère que cet avis vous sera utile, à vous et à vos collaborateurs. Pour toute question à ce sujet, n'hésitez pas à communiquer avec la Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels, au 613‑946‑4945, ou par courriel, à ippd‑dpiprp@tbs‑sct.gc.ca.

* Lorsque vous n'êtes pas certains si l'information a une incidence sur la conclusion de l'enquête ou non, nous vous suggérons de consulter les services juridiques de votre institution.

Donald Lemieux
Directeur exécutif
Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels
Direction du dirigeant principal de l'information