Rapports de mise en oeuvre No. 78 - Les récentes demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information à l'égard des activités des cabinets des ministres

No.:	78
DATE:	le 30 mars 2001
AUX:	Coordonnateurs de l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels
OBJET :		Les récentes demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information à l'égard des activités des cabinets des ministres

Certaines institutions gouvernementales ont soulevé des questions d'interprétation et ont demandé des précisions en ce qui concerne une série de demandes d'accès à l'information à l'égard des documents relatifs aux membres du personnel des ministres et aux activités des cabinets des ministres. Étant donné que des demandes semblables ont été reçues par plusieurs institutions, les directives suivantes aideront à régler les questions de politique. Bien que les réponses aux demandes peuvent varier d'une institution à l'autre en fonction des dossiers détenus et d'autres pratiques administratives, il se peut que certains aspects des demandes et la manière de les traiter soient toujours normalisés.

1) Personnel exonéré d'un ministre

Aucune disposition de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels ne vise spécifiquement l'information au sujet du personnel exonéré d'un ministre. Les lois sont claires à l'égard des employés du gouvernement, des entrepreneurs et des avantages discrétionnaires qui s'inscrivent dans les exceptions à la définition de «renseignements personnels». Voici un examen de la jurisprudence pertinente en ce qui a trait à ces exceptions.

En 1997, la Cour suprême du Canada a arrêté, dans l'affaire Dagg c. Canada (ministre des Finances) [1997] 2 R.C.S. 403, que la définition de «renseignements personnels» était large et qu'il fallait l'interpréter avec la plus vaste application possible. Les exceptions à la définition de «renseignements personnels» protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont énumérées aux paragraphes 3j), k), l) et m). Les paragraphes 3j) et 3k) de la Loi sur la protection des renseignements personnels à l'égard desquels s'ensuit une discussion revêtent un intérêt particulier pour le sujet à l'étude.

Pour répondre à ces demandes d'accès à l'information, les institutions gouvernementales devraient s'assurer que les postes de personnel exonéré des ministres ont tous été expliqués y compris ceux qui ont été comblé par des individus en contrat de prestation de service. En ce qui a trait le paragraphe 3j), les ministres et leur personnel exonéré ne sont pas réputés être des cadres ou employés d'une institution fédérale et ne sont donc pas visés par le paragraphe 3j). En outre, ils ne s'inscrivent pas, pour la majeure partie, dans la portée des dispositions prévues au paragraphe 3k), car ils ne sont habituellement pas des individus assurant la prestation de services au titre d'un contrat. Cependant, si un membre du personnel exonéré est engagé à contrat, il faut examiner, avec soin, les dispositions précises du contrat en question. Les dispositions prévues au paragraphe 3k) ne viseraient que les individus qui assurent ou ont assuré, au titre d'un contrat, la prestation de service à une institution fédérale. Si dans l'analyse finale l'information est réputée déborder la portée de l'application des paragraphes 3j) et 3k) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les exceptions à la définition de «renseignements personnels», il faut alors tenir compte du paragraphe 19(2) de la Loi sur l'accès à l'information.

Dans l'affaire Ruby c. Canada (Gendarmerie royale du Canada) [2000] C.F. 589, la Cour fédérale d'appel a statué qu'avant de réclamer une exception obligatoire conférant le pouvoir discrétionnaire de communiquer des renseignements avec le consentement de l'individu visé, le responsable d'une institution fédérale est tenu de faire un effort raisonnable pour obtenir ce consentement. Bien que la décision dans l'affaire Ruby traite notamment de l'interprétation de l'article 19 de la Loi sur la protection des renseignements personnels [renseignements personnels obtenus à titre confidentiel], le libellé et la structure de l'article 19 de la Loi sur l'accès à l'information sont suffisamment semblables pour que la décision s'applique à cette dernière disposition. Il convient de souligner que si le responsable ne cherche pas à obtenir le consentement, la Cour pourrait lui ordonner de le faire et d'exercer son pouvoir discrétionnaire conformément au principe de la Loi si le consentement est accordé.

Même si le point n'est pas exactement le même, la Cour fédérale d'appel appui l'idée d'obtenir le consentement en vertu de l'alinéa 19(2)a) de la Loi sur l'accès à l'information lorsque les circonstances le justifient. Les institutions fédérales ne doivent pas perdre de vue les alinéas 19(2)b) et c) de la Loi en vertu desquels la divulgation de renseignements personnels est respectivement autorisée si le public y a accès ou si la communication est conforme à l'article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En ce qui concerne les divulgations conformément à l'article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les institutions fédérales sont priées de consulter le chapitre 2-4, Lignes directrices du SCT – Protection des renseignements personnels.

Vous devriez également prendre connaissance des Lignes directrices du SCT à l'intention des cabinets des ministres (janvier 2001). Au point 3.2.5 desdites Lignes directrices, il est stipulé ce qui suit : « Les nom et poste des employés exonérés ne sont pas considérés confidentiels et peuvent être diffusés en vertu d'une demande d'accès à l'information ». Ainsi, les institutions sont priées d'examiner les renseignements qu'elles détiennent, de prendre en compte la situation qui leur est propre et de prendre les mesures qui conviendraient le mieux à leur situation en vue de communiquer le plus de renseignements possible en ne perdant pas de vue les exigences de la loi et les décisions de la Cour susmentionnées.

Les responsables de l'AIPRP devraient être en mesure de demander le consentement du personnel exonéré dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Cependant, on peut, dans certains cas, invoquer l'alinéa 9(1)b) de la LAI aux fins de demander le consentement. Il importe de tenir compte qu'il s'agit d'une période que justifient les circonstances tel que stipulé au paragraphe 9(1). Ce qui est entendu par « période que justifient les circonstances » dans ce contexte sera en fonction des circonstances entourant la demande et du jugement exercé par le responsable de l'institution ou son représentant (voir le Rapport de mise en œuvre n^o 67 du 17 septembre 1999).

2. La création de documents

La Loi sur l'accès à l'information donne le droit d'accès aux renseignements contenus dans les documents qui sont sous le contrôle des institutions gouvernementales. On entend ainsi l'accès aux documents existants qui répondent en tout ou en partie à la demande de renseignements. Bien qu'il n'existe aucune obligation légale requérant la création d'un document pour satisfaire à une demande donnée, selon le paragraphe 4(3) de la Loi sur l'accès à l'information, la loi ne l'interdit pas. Ainsi, les institutions peuvent juger préférable de temps à autre de créer un document pour répondre à une demande. Toutefois, conformément aux lignes directrices du SCT (section 10, chapitre 2-4 du Manuel du Conseil du trésor – Accès à l'information), il faut dûment tenir compte du précédent que l'on crée en fournissant ce service. Par ailleurs, il importe de noter que la Loi sur l'accès à l'information donne accès à des documents informatisés, à la condition que la production du document ne gêne pas de façon indue le fonctionnement de l'institution (voir article 3 du Règlement pris en application de la Loi sur l'accès à l'information).

3. La clarification des demandes

L'article 6 de la Loi sur l'accès à l'information précise que les demandes d'accès doivent être soumises par écrit et contenir suffisamment de détails pour permettre à un employé d'expérience de l'institution de repérer les renseignements demandés moyennant un effort raisonnable. Les institutions devraient communiquer avec les requérants pour obtenir des précisions au besoin. Elles devraient en outre prêter leur aide aux requérants pour aider l'auteur de la demande à comprendre les problèmes éprouvés dans le traitement de celle-ci. Il est important que l'institution confirme par écrit sa compréhension d'une demande révisée dans tous les cas où une demande fait l'objet de précisions ou de modifications.

Il appartient aux institutions gouvernementales d'obtenir des précisions sur les demandes auprès des requérants. Toutefois, pour venir en aide aux institutions, la Division de l'information et de la sécurité du Secrétariat du Conseil du Trésor s'est renseignée sur une interprétation possible de « contrats de source unique établis par des institutions relevant des exemptions ministérielles ». Les responsables de la politique des acquisitions du Conseil du Trésor ont précisé que l'auteur de la demande peut se référer aux « plafonds monétaires exceptionnels » exposés dans la Partie II de l'annexe C de la politique en matière de sous-traitance. Il importe de noter que ces plafonds s'appliquent uniquement aux institutions énumérées dans la Partie II de l'annexe C et aux circonstances précisées dans la politique en matière de sous-traitance. On recommande aux institutions concernées de consulter cette politique à l'adresse http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/Contracting/contractingpol_c-fra.asp pour déterminer si elle s'applique à leurs institutions.

4. Sous le contrôle

Certaines institutions gouvernementales ont demandé si les documents concernant le personnel exonéré d'un ministre sont considérés comme des documents sous le contrôle de l'institution aux fins de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La section 6, chapitre 2-4 des Lignes directrices du SCT – Accès à l'information, donne une définition des termes « sous le contrôle ».

Aux fins de la Loi sur l'accès à l'information, les dossiers détenus exclusivement au bureau d'un ministre, ne sont pas réputés être sous le contrôle de l'institution. Il faut toutefois conserver ces dossiers séparément des renseignements détenus par les institutions.

Le fait que le personnel ministériel puisse être assujetti à une demande d'accès ne veut pas dire nécessairement que les documents visés par la demande d'accès sont des documents ministériels. Par exemple, les demandes de remboursement relatives aux déplacements du personnel ministériel font normalement partie des dossiers des ministères. À ce titre, ils sont assujettis à la Loi sur l'accès à l'information. Les responsables de l'AIPRP doivent se renseigner auprès des responsables concernés de leur institution pour déterminer si les documents faisant l'objet d'une demande d'accès sont sous le contrôle de leur institution ou s'il s'agit de dossiers ministériels. On leur recommande également d'examiner le Rapport de mise en œuvre n^o 74 de septembre 2000 et les Lignes directrices pertinentes du SCT qui traitent de façon plus générale des documents ministériels.

En conclusion, on rappelle aux institutions gouvernementales qu'elles doivent communiquer aux requérants dans les 30 jours de la réception de leur demande d'accès originale les avis de frais ou de délai. Les délais et les frais sont établis en fonction du travail exigé pour traiter la demande.

Pour obtenir plus de précisions ou une interprétation de la politique, veuillez communiquer avec votre agent de portefeuille du Secrétariat du Conseil du Trésor. Veuillez adresser les questions relatives à l'interprétation de la loi aux Services juridiques de votre ministère.

Anne Brennan
La directrice
Division des politiques de l'information et de la sécurité
Secteur des opérations gouvernementales