Passer au contenu | Passer aux liens institutionnels

Liens de la barre de menu commune

Liens institutionnels

Direction du dirigeant principal de l'information

Politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels

Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Rapports de mise en oeuvre No. 74 - Les documents ministériels aux fins de la Loi sur l'accès à l'information


N^o.:	74
DATE:	le 8 septembre 2000
AUX :	Coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
OBJET :	Les documents ministériels aux fins de la Loi sur l'accès à l'information

Ce Rapport de mise en œuvre a pour but de vous rappeler la définition et le statut des documents ministériels ainsi que les avis en matière de politique relative à ce sujet.

Le terme « documents ministériels » est défini comme suit à l'article 2 de la Loi sur les Archives nationales du Canada : « Les documents, afférents à sa qualité de ministre, d'un membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada, à l'exclusion des documents personnels ou politiques et des documents des institutions fédérales. »

En raison du fait que les documents ministériels ne relèvent pas d'une institution fédérale, il est important de souligner qu'ils ne sont pas assujettis à la Loi sur l'accès à l'information. Des procédures doivent être établies afin de veiller à ce que les documents ministériels soient clairement séparés des autres documents contenus dans les systèmes de dossiers des institutions fédérales. Pour ce faire, on procède généralement à la création et au maintien d'une série distincte de dossiers pour les documents ministériels.

Voici une liste de politiques et de lignes directrices portant sur les documents ministériels :

Politique d'accès à l'information (Conseil du Trésor) : voir la définition du terme « document ». On y trouve également la définition du concept « relevant d'une institution fédérale ».
Politique de gestion des renseignements détenus par le gouvernement (Conseil du Trésor) : voir la section consacrée aux cabinets des ministres.
Rapport de mise en œuvre n^o49 (Secrétariat du Conseil du Trésor) : « Correspondance d'un ministre à un autre ».
Lignes directrices sur la gestion de l'information consignée dans un cabinet de ministre (Archives nationales).
Pratiques administratives du Conseil du Trésor : lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres (Conseil du Trésor) : voir les sections portant sur la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et la gestion de l'information.
Loi sur l'accès à l'information : catégories de documents ministériels communs (Secrétariat du Conseil du Trésor) : ce tableau (ci-joint) donne la liste et le statut des diverses catégories de documents ministériels aux fins de la Loi sur l'accès à l'information. Il s'agit uniquement de lignes directrices et il faut parfois interpréter au cas par cas.

Si vous avez besoin de renseignements à ce sujet ou si vous recevez une demande spécifiquement pour des documents ministériels, veuillez communiquer avec votre agent de portefeuille au Secrétariat du Conseil du Trésor.

Le Directeur,
Division des politiques de l'information et de la sécurité,
Secteur des opérations gouvernementales,

Jaime W. Pitfield

LOI SUR L'ACCÈS À L'INFORMATION
Catégories communes de documents ministériels

			Loi sur l'AI
Catégorie de document	Responsabilité	Documents confidentiels du Cabinet	Application	Exception
*Mémoires au Cabinet*, ordres du jour, registres des délibérations et des décisions (moins de 20 ans)	BCP	Oui, seul le Premier ministre peut en recommander la publication au GC	Non	S/O
*Mémoires au Cabinet*, ordres du jour, registres des délibérations et des décisions (plus de 20 ans)	BCP	Non	Oui	Accessibles, mais peuvent être exclus en tout ou en partie en vertu d'une disposition précise de la Loi, si celle-ci s'applique.
*Documents de travail*	Ministères d'origine	Oui, à moins que la décision n'ait été rendue publique ou que 4 années se soient écoulées	Oui, si la décision a été rendue publique ou si 4 années se sont écoulées	Accessibles, mais peuvent être exclus en tout ou en partie en vertu d'une disposition précise de la Loi, si celle-ci s'applique.
*Du Premier ministre aux ministres* - Concernant les mandats ministériels (moins de 20 ans)	Premier ministre	Oui	Non	S/O
- Concernant les mandats ministériels (plus de 20 ans)	Premier ministre	Non	Oui	Accessibles, mais peuvent être exclus en tout ou en partie en vertu d'une disposition précise de la Loi, si celle-ci s'applique.
- Questions de nature politique	Premier ministre	Non	Non	S/O
- Programmes et opérations des ministères n'ayant pas fait l'objet de documents confidentiels du Cabinet	Ministère	Non	Oui	Accessibles, mais peuvent être exclus en tout ou en partie en vertu d'une disposition précise de la Loi, si celle-ci s'applique.
*Correspondance d'un ministre à l'autre* - Décisions ou politiques gouvernementales (moins de 20 ans)	Ministre responsible	Oui, la publication ne peut être autorisée que par décret	Non	S/O
- Décisions ou politiques gouvernementales (plus de 20 ans)	Ministre responsible	Non	Oui	Accessibles, mais peuvent être exclus en tout ou en partie en vertu d'une disposition précise de la Loi, si celle-ci s'applique.
- Questions touchant les partis politiques	Ministre	Non	Non, exclus en tant que documents ministériels	S/O
- Programmes et opérations des ministères n'ayant pas fait l'objet de documents confidentiels du Cabinet	Les deux ministères sont responsables puisqu'ils peuvent tous deux être touchés par la question	Non	Oui	Accessibles, mais peuvent être exclus en tout ou en partie en vertu d'une disposition de la Loi, si celle-ci s'applique.
*Entre le ministre et le public* - Commettant, député ou groupe d'intérêt, pour des questions touchant le comté ou de nature politique	Ministre – sans rapport avec les activités du ministère	Non	Non, exclus en tant que documents ministériels	S/O
- Individu faisant connaître son point de vue ou son opinion concernant des questions ministérielles : notamment la correspondance portant la mention « Confidentiel »	Ministère	Non	Oui	Si la demande ne provient pas de l'individu en cause. Le renseignement ainsi que la réponse peuvent être exclus à titre de renseignements personnels mais peuvent être publiés si l'individu y consent.
- Commentaires de groupes d'intérêt, d'institutions ou de sociétés sur des questions relevant du portefeuille du ministre (programmes et opérations du ministère)	Ministère	Non	Oui	Accessibles, mais peuvent être exclus en tout ou en partie en vertu d'une disposition précise de la Loi, si celle-ci s'applique.
-Correspondance avec un député relativement à l'aide apportée à un individu aux prises avec un problème relevant du ministère	Ministère	Non	Oui	Si la demande ne provient pas de l'individu en cause. Le renseignement de même que la réponse peuvent être exclus à titre de renseignements personnels. Publication sur consentement de l'individu.
*D'un ministère au ministre* - Ébauches de mémoire au Cabinet	Ministère	Oui	Non, à moins que le document remonte à plus de 20 ans (voir *Mémoires au Cabinet*)	Voir *Mémoires au Cabinet* (plus de 20 ans)
- Documents de discussion	Ministère d'origine	Oui, à moins que la décision n'ait été rendue publique ou que 4 années se soient écoulées	Oui, si la décision a été rendue publique ou si 4 années se sont écoulées	Accessibles, mais peuvent être exclus en tout ou en partie en vertu d'une disposition précise de la Loi, si celle-ci s'applique.
Notes d'information Élaboration d'une décision ou d'une politique gouvernementale	Ministère	Oui	Non	S/O
Autres questions n'ayant pas fait l'objet de documents confidentiels du Cabinet	Ministère	Non	Oui	Accessibles, mais peuvent être exclus en tout ou en partie en vertu d'une disposition précise de la Loi, si celle-ci s'applique.
*Du ministre au ministère* - Renseignements touchant les décisions ou les délibérations du Cabinet	Ministère	Oui	Non	S/O
- Directives sur les questions relevant du ministère	Ministère	Non	Oui	Accessibles, à moins qu'on puisse les exclure en tout ou en partie en vertu d'une disposition précise de la Loi. Ne peuvent habituellement pas être exclus à titre d'avis, de consultations ou de délibérations.
*Avis et consultations* - Avis ou recommandations élaborés par un ministre ou à sa demande, concernant des questions relevant du ministère	Ministère	Non	Oui	Peuvent être exclus en tout ou en partie en vertu de la disposition de la Loi relative aux avis. L'exclusion ne s'applique pas aux renseignements documentés ou portant sur les droits d'un individu. Aucune protection n'est donnée explicitement par un sous-ministre au ministre. Exception à la discrétion du ministre.
- Consultations ou délibérations auxquelles ont participé des fonctionnaires, le ministre et/ou son personnel	Ministère	Non, à moins que la discussion n'ait porté sur des documents confidentiels du Cabinet	Oui	Voir ci-dessus
- Négociation de positions ou de plans gouvernementaux	Ministère	Non	Oui	Voir ci-dessus
-Compte rendu ou déclaration expliquant une décision prise en vertu d'un pouvoir discrétionnaire ou d'une fonction juridictionnelle, qui touche les droits d'un individu	Ministère	Bon nombre de ces cas sont traités par décret ou confiés au Conseil du Trésor.	Oui, si le cas n'est pas traité par décret ou confié au Conseil du Trésor	Accessibles s'il ne s'agit pas de documents confidentiels du Cabinet. Ne sont pas exclus à titre d'avis.
*Documents préparés par un consultant* - Documents préparés dans le cadre d'un marché avec le ministère	Ministère	Non	Oui	Accessibles, sauf dans des circonstances très exceptionnelles pouvant faire l'objet d'une exception en vertu de la Loi.
*Sondages* - Documents préparés dans le cadre d'un marché avec le ministère	Ministère	Non	Oui	Accessibles, mais peuvent être exclus en tout ou en partie dans des circonstances exceptionnelles pouvant faire l'objet d'une exception.
- Dossiers conservés par le sondeur	Ministère	Non	Oui	Voir ci-dessus