Pièces jointes

Retour à la rapport de mise en oeuvre no 67

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Annexe A 

Le 12 août 1999

Lignes directrices sur l'application de l'article 9 de la Loi sur l'accès à l'information 

L'article 9 de la Loi sur l'accès à l'information stipule : 

Prorogation du délai  9. (1) Le responsable d'une institution fédérale peut proroger le délai mentionné à l'article 7 ou au paragraphe 8(1) d'une période que justifient les circonstances dans les cas où :  a) l'observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l'ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande;  b) les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l'observation du délai;  c) avis de la demande a été donné en vertu du paragraphe 27(1).  Dans l'un ou l'autre des cas prévus aux alinéas a), b) et c), le responsable de l'institution fédérale envoie à la personne qui a fait la demande, dans les trente jours suivant sa réception, un avis de prorogation de délai, en lui faisant part de son droit de déposer une plainte à ce propos auprès du Commissaire à l'information; dans les cas prévus aux alinéas a) et b), il lui fait aussi part du nouveau délai.

Avis au Commissaire à l'information 

Motifs de prorogation

L'alinéa 9(1)(a) fait mention du « grand nombre » de documents demandé et d'une entrave « sérieuse » au fonctionnement de l'institution. Les deux qualificatifs sont subjectifs, c'est-à-dire qu'ils peuvent être interprétés en fonction des circonstances et du contexte de chaque demande. 

Si le nombre de documents demandé dépasse le nombre moyen demandé ou examiné par demande dans votre institution, c'est une indication que, effectivement, le nombre est grand. En cas de plainte, il pourra être utile d'avoir tenu des statistiques pour permettre l'établissement d'une telle comparaison. 

L'entrave au fonctionnement de votre institution pourra être considérée sérieuse si, pour donner suite à une demande dans un délai de trente jours, il vous faut prendre l'une ou l'autre des mesures suivantes : 

Dans la mesure où le cadre et les systèmes de gestion de l'information de votre institution fonctionnement normalement, que vous avez mis en place des procédures adéquates pour répondre aux demandes d'accès à l'information et que le service responsable dispose de ressources suffisantes, vous ne devriez avoir besoin de proroger le délai de communication que dans un faible pourcentage de cas. Règle générale, plus longue sera la prorogation demandée, plus inhabituelles seront les circonstances et plus rares, les occurrences. 

À l'occasion, il pourra être nécessaire de proroger le délai de communication aux termes de l'alinéa 9(1)(b) de la Loi afin de pouvoir consulter un avocat pour résoudre un problème lié à une demande particulière; cependant, vous ne devriez pas demander de prorogation pour la procédure normale d'approbation. 

Durée de la prorogation 

Le paragraphe 9(1) stipule que la prorogation demandée doit être justifiée par les circonstances. Le responsable de l'institution ou son représentant doit, dans ce cas, exercer son jugement. Il ne faut pas oublier qu'une seule prorogation est permise et que celle-ci doit se faire dans les 30 jours suivant la réception de la demande d'accès. Quand un délai est prorogé, il faut prévoir suffisamment de temps pour donner suite à la demande d'accès, autrement il en résultera une présomption de refus en vertu du paragraphe 10(3) de la Loi. 

Le Commissariat à l'information a indiqué que, à son avis, les prorogations aux termes de l'alinéa 9(1)(b) afin de consulter une autre institution ne devraient pas dépasser 30 jours (soit le temps que l'institution consultée aurait eu pour répondre si elle avait directement reçu la demande d'accès); de plus, les prorogations afin de consulter une tierce partie ne devraient normalement pas dépasser 60 jours selon lui (la période normalement donnée aux tiers). Pour les mêmes raisons, le Commissariat est aussi d'avis que les prorogations aux termes de l'alinéa 9(1)(c) ne devraient normalement pas dépasser 60 jours, puisque la législation prévoit 60 jours pour la consultation des tiers. Cela dit, nous sommes conscients que certains cas nécessitent plus de temps; nous vous conseillons donc, une fois de plus, de vous assurer que la prorogation est justifiée et qu'elle est suffisante pour terminer le traitement de la demande d'accès. 

Si la prorogation est trop longue et que le demandeur porte plainte au commissaire à l'information, cette plainte pourra être jugée comme étant bien fondée. Si au contraire la prorogation est trop courte et que l'institution ne parvient pas à répondre dans les temps, il en résultera une présomption de refus. La Cour d'appel fédérale s'est penchée sur les conséquences potentielles d'une telle présomption dans l'affaire opposant le Commissaire à l'information du Canada et le ministre de la Défense nationale [A-785-96] (discutée dans une autre note d'information). 

Considérant les conséquences, les institutions devraient veiller à ce que les prorogations soient assez longues. 

Pour toute prorogation dépassant 120 jours, l'avis donné au demandeur conformément à l'article 9 doit préciser le droit de celui-ci de présenter une plainte au commissaire à l'information dans un délai d'un an suivant la réception de sa demande (article 31). 

Annexe B

Renseignements et conseils additionnels sur l'application de l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information Les documents éphémères 

La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur les Archives nationales du Canada définissent comme suit le terme « document » : 

La loi interdit la destruction des documents gouvernementaux sans le consentement de l'archiviste national, cela afin permettre l'identification et la conservation des archives et documents historiques. Les institutions sont autorisées à détruire les documents créés dans le cadre de leurs programmes suivant des plans établis en collaboration avec les Archives. En sont exclus les documents éphémères, dont l'archiviste national permet la destruction en vertu d'une autorisation générale. Aux fins de cette autorisation, les « documents éphémères » sont : 

Les documents éphémères peuvent ainsi inclure : l'information communiquée de manière informelle; les versions qui ne sont pas allées plus loin que la personne qui a créé le document; les copies faites uniquement à titre documentaire (information ou consultation) ou pour des raisons de commodité; les versions annotées, lorsque les renseignements ajoutés se trouvent dans des versions ultérieures (à moins qu'elles ne doivent être conservées afin de prouver qu'elles ont été approuvées ou de montrer l'évolution du document); les documents-sources ayant servi à mettre à jour les registres électroniques; les versions électroniques de documents pour lesquels on conserve une copie en clair dans les dossiers; les photographies de mauvaise qualité qui ne contribuent pas à l'atteinte des buts visés par la prise de photographies. 

L'entrée en vigueur de l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information semble avoir rendu certaines personnes réticentes à détruire n'importe quel document. Si votre ministère gère adéquatement l'information, c'est-à-dire s'il respecte la politique sur la Gestion des renseignements détenus par le gouvernement ainsi que les lois et politiques relatives à l'accès à l'information, à la protection des renseignements personnels et aux Archives nationales, il n'y a aucune raison d'avoir peur. Les documents dont le déclassement (par destruction ou transfert aux Archives nationales) était permis avant l'entrée en vigueur de l'article 67.1 peuvent toujours être déclassés de la même manière. 

Dans tous les cas, l'article 67.1 interdit la destruction en prévision d'une demande d'accès à l'information en vertu de la Loi. Il est de plus interdit de détruire un document si l'on a connaissance qu'une demande d'accès s'y rapportant a été présentée, cela même s'il s'agit d'un document éphémère ou d'un document qu'il serait normalement temps de détruire conformément au plan d'élimination en place. 

Voici quelques exemples : 

Scénario A 

Vous avez produit un rapport à la suite de recherches. Vous avez imprimé dix copies de la première version et les avez remises à des collègues pour qu'ils commentent. Une fois reçus les commentaires, vous modifiez votre rapport et présentez la version révisée à votre supérieur. Une fois apportés les changements demandés par ce dernier, vous soumettez votre rapport final au chef de votre direction. 

Une fois produit le rapport final, vous pouvez détruire vos notes de recherche. Vous pouvez aussi détruire les copies de la première version qui vous ont été retournées si vous avez conservé un document maître indiquant les changements importants. Il en va de même des changements de fond demandés par votre supérieur. Vous devriez par ailleurs documenter tout changement à la politique, à l'approche ou aux recommandations formulées. 

Scénario B 

On vous invite par courriel à assister à une réunion jeudi. Vous pouvez supprimer le courriel quand vous le voulez (à moins que vous ayez connaissance d'une demande d'accès).

Scénario C 

Vous avez reçu un courriel contenant des renseignements d'importance appréciable. Vous pouvez détruire le courriel une fois imprimé le message et classé la sortie papier ou, encore, une fois le contenu transféré dans un document électronique pertinent. 

Scénario D 

En préparant le déménagement de vos bureaux, vous découvrez un dossier portant sur un projet terminé il y a deux ans. Vous devriez faire parvenir ce dossier au centre des documents ou au service d'archivage de votre organisation, qui examinera le contenu et décidera de ce qu'il convient de faire (c.-à-d., archivage pour une période donnée, destruction ou transfert aux Archives nationales). 

Scénario E

Vous notez vos activités et les choses dont vous voulez vous souvenir dans un cahier. Ce cahier contient des notes sur les réunions et exposés auxquels vous avez assisté ainsi que vos rencontres du déjeuner et vos rendez-vous chez le dentiste. Toute information d'intérêt qui concerne un programme ou une activité du ministère devrait être promptement retranscrite dans les registres appropriés. Dans la mesure où cela a été fait, vous pouvez à votre guise jeter votre cahier. Néanmoins, si celui-ci contient des renseignements en rapport avec une demande d'accès à l'information reçue avant sa destruction, vous devez l'inclure dans les documents à examiner pour donner suite à la demande. 

Dans ces scénarios, la destruction de documents aurait pu, selon les circonstances, contrevenir à la politique sur la Gestion des renseignements détenus par le gouvernement ou à la Loi sur les Archives nationales, sans toutefois constituer une violation de l'article 67.1, à moins que : 

c) Vous ayez détruit les documents pour empêcher leur communication aux termes de la Loi sur l'accès à l'information; 

d) Vous ayez détruit les documents sachant pourtant qu'une demande d'accès les visant avait déjà été présentée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. 

Les institutions devraient rappeler aux membres de leur effectif de consulter leur gestionnaire de l'information ou leur responsable de la gestion des renseignements détenus par le gouvernement pour avoir des conseils sur les documents à conserver ou à transférer aux Archives nationales ainsi que sur documents pouvant être détruits. 

Notification des allégations 

Le Commissaire à l'information a recommandé que son bureau soit avisé de toutes les allégations d'infraction à l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information, mais nous n'avons pas accepté cette recommandation. Nous continuons de conseiller aux institutions de traiter les allégations de la sorte de même façon que n'importe quelle autre allégation d'activité criminelle visée par le document Politique normes sur la sécurité; une fois que le sous-ministre aura été mis au courant de l'allégation, il prendra décision en ce qui a trait à la notification de l'allégation à l'organisme compétent chargé du respect de loi. 

Le Secrétariat du Conseil du Trésor poursuit ses consultations sur la marche à suivre en cas de plainte d'accusation aux termes de l'article 67.1 de la Loi et devrait bientôt pouvoir formuler des directives à cet égard. 

Annexe C

le 9 août 1999 

Répercussions de la décision rendue par la Cour d'appel fédérale dans l'affaire opposant le Commissaire à l'information du Canada et le ministre de la Défense nationale (A-785-96) 

Cette décision a des répercussions importantes dans les cas où, conformément à l'article 10(3) de la Loi sur l'accès à l'information, on considère qu'il y a eu refus de communication totale ou partielle parce que l'institution concernée n'a pas donné suite à une demande d'accès à l'information dans les délais prévus. 

C'est-à-dire, si le délai de communication n'a pas été prorogé aux termes de l'article 9, on considère que l'institution a refusé de communiquer l'information le 31e jour après réception de la demande. Autrement, on considère qu'il y a refus si, le jour suivant l'expiration de la prorogation, l'institution n'a toujours pas communiqué l'information demandée. 

Effectivement, la Cour d'appel fédérale a conclu que le commissaire à l'information peut utiliser son pouvoir d'assignation pour obliger une institution à répondre à une demande dans les délais qu'il a établis. Spécifiquement, elle a déterminé que, lorsqu'il y a présomption de refus, le commissaire peut obliger le responsable de l'institution concernée (ou son représentant) à préciser quelles exceptions justifient le refus et à défendre l'opportunité de ces exceptions. La Cour a déclaré : 

En cas de plainte concernant un délai de communication, le commissaire peut choisir de faire preuve de souplesse en fermant le dossier dès que l'institution s'engage à répondre avant une date déterminée. Il peut aussi choisir de mener une enquête en bonne et due forme et exiger que le responsable de l'institution (ou son représentant) précise, le cas échéant, quelles exceptions s'appliquent et justifie son refus de communication. Le Commissariat à l'information a indiqué qu'il procédera vraisemblablement à une enquête en bonne et due forme dans les circonstances suivantes : il croit qu'une institution n'a pas fixé une date raisonnable pour la communication, l'institution n'a pas répondu à la date promise ou, encore, la période d'un an, à l'intérieur de laquelle un demandeur peut contester les exceptions, est presque entièrement écoulée. Le Commissariat a aussi indiqué que, règle générale, il se montrera très méthodique en cas de plainte pour délai et sans tolérance en cas de présomption de refus. 

Lorsque l'institution a eu la possibilité de déclarer et justifier les exceptions, le commissaire peut demander à la Cour d'ordonner la communication de tout document qui n'est pas visé par une exception et interdire l'invocation d'exceptions additionnelles, soient-elles obligatoire ou discrétionnaires. Jusqu'à ce que cette approche soit mise à l'essai, il est impossible de prévoir ce que les tribunaux décideront. Pour ces raisons, nous voulons bien faire comprendre aux coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels l'importance de demander la prorogation permise en vertu de l'article 9 de la Loi lorsqu'il le faut pour donner suite à une demande. Il serait aussi important de faire comprendre aux gestionnaires de votre organisation les conséquences que pourrait avoir une présomption de refus et de les informer lorsqu'une demande approche son échéance.