Rapport de mise en oeuvre No. 65 - Politique et lignes directrices provisoires relatives à l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information.

No. :	65
DATE:	le 25 mars 1999
AUX :	Coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
OBJET:	Politique et lignes directrices provisoires relatives à l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information

Vous trouverez à l'annexe A ci-jointe la politique et les lignes directrices  provisoires relatives à la mise en œuvre de l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information, contenu dans le projet de loi C-208, qui doit être promulgué le 25 mars 1999. Les questions à ce sujet peuvent être soumises à Mary Anne Stevens ou à Ross Hodgins. Veuillez faire part de vos observations ou de vos suggestions au sujet de la politique et des lignes directrices provisoires d'ici le 16 avril 1999. 

Vous pouvez joindre Mary Anne au (613) 957-2485 ou par courrier électronique à l'adresse Stevens.MaryAnne@tbs-sct.gc.ca. Vous pouvez joindre Ross au (613) 957-2486 ou à l'adresse Hodgins.Ross@tbs-sct.gc.ca. Leur numéro de télécopieur est le (613) 957-8020. 

Lignes directrices sur le fait de traiter l'identité d'un demandeur comme un renseignement personnel 

L'identité d'une personne qui a demandé de l'information aux termes de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels est considérée comme étant un renseignement personnel, et elle doit être considérée comme tel dans le cadre du traitement d'une demande. Dans certains cas, il y a lieu de divulguer l'identité d'un demandeur à un fonctionnaire ministériel pour une raison logique, comme pour traiter directement avec le demandeur afin d'accélérer le traitement de la demande; pour évaluer l'application d'exceptions comme celles qui sont liées aux renseignements personnels ou aux renseignements de tiers; ou si l'autorisation d'approuver la réponse du ministère leur a été déléguée. 

Dans les cas où le demandeur aux termes de la Loi sur l'accès à l'information est une personne morale, l'identité de la personne morale ne constitue pas un renseignement personnel. Il faut déterminer selon le cas si l'identité de la personne qui a présenté la demande au nom de la personne morale doit être considérée comme un renseignement personnel protégé, en se fondant sur des facteurs comme le fait de déterminer si le poste de l'individu est de notoriété publique. 

Décisions

Veuillez trouver ci-joint les sommaires des décisions qui ont été discutées lors de la séance d'information du 16 mars dernier : Rahman c. le Canada (ministre de l'Emploi et de l'Immigration); Igbinosun c. le Canada (ministre de la Citoyenneté et de l'Immigration); Don B. Rogers c. le Commissaire aux langues officielles.

 
Agent supérieure de projets 
Division de la politique de l'information
Secteur des opérations gouvernementales  

Mary Anne Stevens 

Pièces jointes 

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Annexe A

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Politique et lignes directrices provisoires relatives à l'application de l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information

En vertu du projet de loi C-208, qui a été promulgué le 25 mars 1999, l'article 67.1 a été ajouté à la Loi sur l'accès à l'information (LAI) de façon à prévoir des sanctions à l'endroit des personnes qui détruisent, modifient, falsifient ou cachent un dossier, ou qui ordonnent à quelqu'un de le faire, en vue d'entraver le droit d'accès prévu par la Loi (copie ci-jointe). Pour faciliter la mise en œuvre de cette modification apportée à la Loi, les articles suivants seront ajoutés à la politique et aux lignes directrices sur l'accès à l'information émises par le Secrétariat du Conseil du Trésor. 

Des lignes directrices additionnelles seront fournies une fois que le ministère de la Justice et que le Commissariat à l'information du Canada auront été consultés. 

Politique

Les institutions gouvernementales doivent aviser immédiatement leurs employés de cette modification apportée à la Loi sur l'accès à l'information et elles doivent leur expliquer leurs responsabilités à cet égard. L'avis doit établir les dispositions de l'article 67.1, mettre en relief la création de l'infraction criminelle, et fournir aux employés le nom et le numéro de téléphone d'une personne ressource à laquelle ils peuvent poser des questions au sujet de cet article. 

Les institutions gouvernementales doivent ensuite élaborer, mettre en œuvre et communiquer les politiques et les directives à observer en cas d'infraction apparente de cet article. Les institutions gouvernementales doivent veiller à ce que ces directives prévoient un mécanisme opportun d'enquête en cas de soupçon, une action rapide pour mettre fin à la destruction ou à la modification de documents, et des lignes directrices claires pour les employés qui estiment avoir été invités à commettre ce crime. 

Lignes directrices

Les politiques et les lignes directrices des institutions doivent préciser que la violation apparente de cet article de la LAI est traitée de la même façon que la présomption de vol, la destruction de biens ou une autre atteinte à la sécurité qui peuvent être de nature criminelle. Les politiques et les lignes directrices doivent prévoir : 

• une disposition permettant aux employés de soumettre à l'unité de l'AI leurs questions ou leurs préoccupations en la matière; 
• la désignation d'un fonctionnaire responsable des enquêtes sur les allégations de falsification, de dissimulation ou de destruction irrégulière de documents. Ce fonctionnaire doit avoir l'autorisation de mettre fin à ces activités en attendant que le coordonnateur de l'AI ou qu'une autre entité puisse vérifier que l'activité n'est pas contraire à la Loi. 
• une exigence selon laquelle le fonctionnaire désigné doit immédiatement faire rapport à l'administrateur général de tout soupçon de falsification, de dissimulation ou de destruction irrégulière de documents, 
• une exigence selon laquelle les enquêtes doivent être étayées de documents, 
• des directives d'action rapide pour mettre fin aux activités de modification ou de destruction, 
• des directives de déclaration d'une infraction apparente aux responsables de l'observation des lois pour qu'ils fassent enquête. Ces directives devraient être les mêmes que celles qui régissent la déclaration de la présomption de vol de biens. 

Les politiques et les directives des institutions concernant les soupçons de modification, de falsification, de dissimulation ou de destruction irrégulière de documents peuvent être distinctes ou elles peuvent être intégrées à une autre politique de l'institution, comme la politique sur la sécurité ou celle sur l'accès à l'information. 

Mise en œuvre

Quand elles aviseront leurs employés de cette modification apportée à la Loi sur l'accès à l'information, les institutions devront préciser qu'il faut s'attendre à ce qu'elle ait peu de répercussions sur les activités journalières des fonctionnaires et qu'en l'absence d'une demande précise présentée aux termes de la Loi, les plans d'élimination des documents des Archives nationales demeurent inchangés. Il doit être précisé dans l'avis remis aux employés qu'ils peuvent poser à leur unité d'AI des questions à ce sujet ou au sujet des autres articles de la Loi sur l'accès à l'information. L'avis doit également préciser aux employés le nom de la personne avec laquelle ils doivent communiquer s'ils soupçonnent quelqu'un de modifier, de falsifier, de cacher ou de détruire des documents de manière irrégulière, ou si quelqu'un leur a ordonné de le faire, et indiquer où se trouvent les politiques et les directives institutionnelles se rapportant à l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information. 

Le ministère de la Justice se penche sur les répercussions de cette modification et il diffusera sous peu des directives sur le droit qu'ont les particuliers d'être conseillés par un avocat dans le cadre d'une enquête menée par le Commissaire à l'information ou par une autre entité dans les cas où ils sont soupçonnés d'avoir commis ce crime. 

Les coordonnateurs de l'accès à l'information et les agents de sécurité des ministères doivent travailler en collaboration et consulter leurs services juridiques afin d'établir les politiques et les directives requises aux termes de cet article. 

PROJET DE LOI C-208 Loi modifiant la Loi sur l'accès à l'information Sa Majesté, sur l'avis et avec le consentement du Sénat et de la Chambre des communes du Canada, édicte :  1. La Loi sur l'accès à l'information est modifiée par adjonction, après l'article 67, de ce qui suit :
67.1 (1) Nul ne peut, dans l'intention d'entraver le droit d'accès prévu par la présente loi : a) détruire, tronquer ou modifier un document; b) falsifier un document ou faire un faux document; c) cacher un document;  d) ordonner, proposer, conseiller ou amener de n'importe quelle façon une autre personne à commettre un acte visé à l'un des alinéas a) à c).	Entrave au droit d'accès
(2) Quiconque contrevient au paragraphe (1) est coupable :  a) soit d'un acte criminel passible d'un emprisonnement maximal de deux ans et d'une amende maximale de dix mille dollars, ou de l'une de ces peines;  b) soit d'une infraction punissable sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire et passible d'un emprisonnement maximal de six mois et d'une amende maximale de cinq mille dollars, ou de l'une de ces peines.	Infraction et peine

 

Rahman c. Ministre de l'Emploi et de l'Immigration  Répertorié : Rahman c. Canada (Ministre de l'Emploi et de l'Immigration)

No du greffe : IMM-2078-93

Références : [1994] A.C.F. no 2041 (QL) (C.F. 1re inst.)

Date de la décision : 10 juin 1994

En présence du juge : Denault (C.F. 1re inst.)

Article(s) de la LAI /LPRP : Art. 8(2)a) Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP)

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SOMMAIRE

• Immigration
• Pouvoir de recueillir des renseignements concernant l'admissibilité et une demande derevendication du statut de réfugié au sens de la Convention
• Divulgation de documents de frontière à la Section du statut de réfugié conforme à l'al.8(2)a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

QUESTION EN LITIGE

Les documents de frontière étaient-ils irrecevables parce que leur divulgation à la Section du statut de réfugié violait la Loi sur la protection des renseignements personnels?

FAITS

Il s'agit d'une demande de contrôle judiciaire d'une décision rendue par la Section du statut de réfugié de la Commission de l'immigration et du statut de réfugié (ci-après appelée la SSR) qui a rejeté la revendication du statut de réfugié du demandeur pour manque de crédibilité. Pour en venir à sa décision, la SSR s'est appuyée sur des documents de frontière, plus précisément sur la « feuille d'examen » d'un agent d'immigration qui a étudié le dossier du demandeur au point d'entrée. Une comparaison du témoignage oral du demandeur avec cette preuve documentaire a amené la SSR à conclure que le demandeur a fourni des motifs tout à fait différents et mutuellement exclusifs pour son départ du Bengladesh et qu'il n'avait donc pas de crédibilité. 

Le demandeur a notamment fait valoir que les documents de frontière étaient irrecevables parce qu'ils étaient protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Plus particulièrement, le demandeur a soutenu qu'une décision quant à l'admissibilité n'est pas liée à une décision quant au statut de réfugié au sens de la Convention et que par conséquent, l'agent d'immigration n'avait pas le pouvoir de recueillir des renseignements concernant la revendication de statut de réfugié du demandeur. Ce dernier a également fait valoir que la procédure appropriée de divulgation conformément à la Loi sur l'accès à l'information n'avait pas été suivie. 

DÉCISION

La demande de contrôle judiciaire a été rejetée. (Pour ce qui est de déterminer si la décision de la SSR était arbitraire et vexatoire, voir le texte de la décision.) 

MOTIFS

L'agent d'immigration possédait le pouvoir, en vertu du par. 12(1) de la Loi sur l'immigration, de recueillir des renseignements pour décider si le demandeur devrait être admis au Canada. Il possédait également le pouvoir, aux termes du par. 44(1) de cette Loi, de recueillir des renseignements selon lesquels le demandeur cherchait à obtenir une décision concernant sa revendication du statut de réfugié et toute autre information pertinente à cette revendication. Les documents de frontière dont la SSR faisait mention renfermaient des renseignements pertinents à son admissibilité et à sa revendication du statut de réfugié.

L'objet pour lequel les renseignements ont été recueillis peut être exprimé en termes généraux d'immigration ou, plus spécifiquement, aux fins de l'admissibilité et de la détermination du statut de réfugié. Selon l'une ou l'autre de ces interprétations, l'utilisation, par la Section du statut de réfugié, des renseignements pour déterminer si le demandeur était un réfugié au sens de la Convention peut être considérée pour les mêmes fins q ue celles pour lesquelles ils ont été obtenus ou, subsidiairement, pour une fin compatible conformément à l'al. 8(2)a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. 

Comme ni l'al. 8(2)a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels ni cette Loi ni la Loi sur l'accès à l'information ne rend obligatoire une procédure de divulgation en particulier, il serait déraisonnable d'imposer un mécanisme d'intervention, autre que la divulgation opportune au demandeur, entre la Commission de l'emploi et de l'immigration du Canada (l'institution qui a recueilli l'information) et la Commission de l'immigration et du statut de réfugié. 

 

 

Igbinosun c. Ministre de la Citoyenneté et de l'Immigration  Répertorié : Igbinosun c. Canada (Ministre de la Citoyenneté et de l'Immigration)

No du greffe : IMM-7410-93

Références : [1994] A.C.F. no 1705 (QL) (C.F. 1re inst.)

Date de la décision : 17 novembre 1994

En présence du juge : McGillis (C.F. 1re inst.)

Article(s) de la LAI / LPRP : Art. 8(2)a) Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) 

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SOMMAIRE 

• Immigration 
• Revendication du statut de réfugié au sens de la Convention 
• Allégation de divulgation inappropriée de renseignements personnels à des responsables de la police nigérienne 
• Usage compatible au sens de l'al. 8(2)a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels 

QUESTION EN LITIGE

La divulgation, s'il y a eu divulgation, de renseignements personnels communiqués à des responsables de la police nigérienne sans le consentement de la personne violait-elle la Loi sur la protection des renseignements personnels?

FAITS

Il s'agit d'une demande de contrôle judiciaire portant sur une décision de la Commission del'immigration et du statut de réfugié. Celle-ci a rejeté la revendication de statut de réfugié dudemandeur pour manque de crédibilité. Le demandeur, un citoyen nigérien, a signé deux formules de renseignements personnels dont le contenu différait. Dans l'une des formules, ledemandeur déclarait qu'il avait été accusé de meurtre et libéré sous cautionnement au Nigéria.Les renseignements obtenus de la police nigérienne par les voies diplomatiques canadiennes ontrévélé que le demandeur n'avait pas été accusé de meurtre. Pour en venir à sa décision, laCommission a accueilli en preuve le télex du Haut-commissariat du Canada à Lagos, qui a confirmé ce renseignement.

Le demandeur a fait valoir que l'admission en preuve du télex violait ses droits aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il a fait valoir que des déclarations confidentielles faites dans la formule de renseignements personnels avaient été divulguées à tort par des responsables du gouvernement canadien.

DÉCISION

La demande de contrôle judiciaire a été rejetée. (Pour ce qui est de déterminer si la Commission a bien exercé son pouvoir discrétionnaire, voir le texte de la décision.)

MOTIFS

Aucune preuve n'établissait que des renseignements confidentiels fournis par le demandeur dans sa formule de renseignements personnels avaient été divulgués. Subsidiairement, même si des fonctionnaires canadiens avaient fourni des renseignements confidentiels à la police nigérienne, il y a eu divulgation pour permettre au Ministre de formuler une opinion sur la question de savoir si la revendication du demandeur soulevait une question visée par l'un des articles de la Convention des Nations Unies sur le statut de réfugié. Comme le demandeur a fourni les renseignements à des fins liées à l'immigration, son utilisation, le cas échéant, par le Ministre ou ses représentants était manifestement « pour les usages qui sont compatibles avec ces fins » au sens de l'al. 8(2)a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Cour s'est reportée à Rahman c. Canada (Ministre de l'Emploi et de l'Immigration), une décision en date du 10 juin 1994, C.F. 1re inst., no IMM-2078-93.

 

Don B. Rogers c. Commissaire aux langues officielles Répertorié : Rogers c. Canada (Commissaire aux langues officielles)

No du greffe : T-2634-97

Références : [1998] A.C.F. no 1909 (QL) (C.F. 1re inst.)

Date de la décision : le 30 décembre 1998

En présence du juge : Wetston

Article(s) de la LAI / LPRP : Art. 41 Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) 

SOMMAIRE

• Renseignements personnels
• Ébauche de document 
• Conservation en vertu du Règlement sur la protection des renseignements personnels
• Critère : renseignements personnels substantiellement identiques (ou non) à la version ultérieure

QUESTION EN LITIGE

Une institution du gouvernement fédéral est-elle tenue de conserver, pendant la période de deux ans prévue par le Règlement sur la protection des renseignements personnels, les ébauches d'un document lorsque celles-ci renferment des renseignements personnels? 

FAITS

Il s'agit d'une demande présentée en vertu de l'art. 41 de la Loi sur la protection des renseignements personnels à l'encontre d'une décision du Commissaire aux langues officielles (l'« intimé ») pour avoir omis de divulguer deux documents qui ne figurent pas au dossier. L'intimé a refusé la demande du demandeur en vue d'obtenir l'ébauche d'un document (le « rapport préliminaire »), non classéeet maintenant détruite, ainsi qu'un document (la « télécopie ») qui, au dire de l'intimé, n'existe pas ou n'aurait jamais existé et, par conséquent, n'a pas été classé non plus.

Les documents dont il est question portent sur une plainte déposée auprès du Commissariat des langues officielles contre la désignation d'un poste bilingue CCC impératif. L'enquêteur principal du Commissariat a téléphoné au demandeur pour lui communiquer ses conclusions préliminaires selon lesquelles le niveau CCC était justifié mais qu'il n'était pas impératif et, par conséquent, que la désignation devait être CCC non-impératif. Or, le rapport final, émis sous la signature du superviseur, concluait au bien-fondé de la désignation CCC impératif. 

Le demandeur soutient que les politiques de l'intimé révèlent que ce qui suit ne devrait pas se retrouver dans un dossier : les doubles et les ébauches qui n'ont pas de valeur archivistique ou juridique. Le demandeur fait valoir que le rapport préliminaire qui lui a été communiqué par téléphone (1) n'était pas un double du rapport final qui lui a été divulgué car il a été rédigé par un auteur différent et en venait à une conclusion opposée et (2) avait une valeur archivistique et juridique parce qu'il lui a été communiqué. 

En ce qui a trait à la télécopie, le demandeur soutient que l'intimé l'avait dissimulée à dessein ou l'avait détruite délibérément ou par négligence. 

L'intimé a expliqué que lorsqu'une ébauche est fournie à un supérieur pour qu'il l'approuve ou la commente, le surveillant rédige ses commentaires sur l'ébauche elle-même et renvoie le dossier à l'enquêteur. L'ébauche qui se trouve dans l'ordinateur de l'enquêteur est donc modifiée et réimprimée par ce dernier, et ainsi de suite, jusqu'à la signature de la version définitive approuvée du document. L'intimé a également expliqué que la version signée est toujours conservée dans le dossier alors que les ébauches antérieures peuvent être ni placées matériellement dans le dossier ni sauvegardées sous forme de plusieurs ébauches. 

L'intimé soutient qu'il n'était pas tenu de conserver le rapport préliminaire dans le dossier pendant deux ans conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels pour les motifs suivants : (1) la plupart des renseignements contenus dans le rapport préliminaire faisaient partie d'une analyse; (2) les renseignements personnels contenus dans le rapport final auraient été les mêmes ou se seraient retrouvés dans le rapport préliminaire; (3) les renseignements personnels inclus dans le rapport préliminaire se trouvaient dans les documents déjà fournis au demandeur. En ce qui concerne la télécopie, l'intimé soutient que même si ce document existait, il renfermerait les mêmes renseignements au sujet du demandeur que ceux du rapport final. 

DÉCISION

La demande présentée en vertu de l'art. 41 est rejetée. 

MOTIFS

Le Commissaire aux langues officielles est lié par les politiques du Conseil du Trésor concernant la manière dont les institutions fédérales doivent mettre en œuvre la Loi sur la protection des renseignements personnels. 

La Cour ne peut, avec certitude, déterminer si le rapport préliminaire renfermait quelque renseignement personnel que ce soit. Dans ces circonstances, elle peut, au mieux, inférer que les rapports auraient vraisemblablement pu être différents quant aux renseignements personnels qui y étaient contenus. 

La Cour est d'avis qu'un rapport préliminaire ou une ébauche de rapport renfermant des renseignements personnels doit être conservé pendant deux ans conformément au Règlement sur la protection des renseignements personnels si les renseignements personnels contenus dans un tel document sont différents des versions ultérieures du même document ou ne sont pas substantiellement identiques. Inversement, si les renseignements personnels sont substantiellement identiques, il n'est pas nécessaire de conserver l'ébauche au dossier. 

En l'espèce, la Cour a statué qu'elle ne pouvait pas raisonnablement conclure que les renseignements personnels dans le rapport préliminaire, malgré la conclusion différente contenue dans le rapport final, étaient substantiellement différents des renseignements personnels contenus dans ce dernier rapport. 

Finalement, la Cour a refusé de se rendre aux conclusions du demandeur en ce qui concerne la destruction volontaire de la télécopie car de telles conclusions, au vu de la preuve, auraient été déraisonnables.