Rapport de mise en oeuvre No. 114 - Rapports statistiques sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements

Accès à l'information etprotection des renseignements personnels
Rapport de mise en oeuvre no 114

Le 9 avril 2009

Aux : Coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Objet : Rapports statistiques sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

RAPPORTS STATISTIQUES

Les présentes instructions ont pour objet d'aider les institutions fédérales préparer les rapports statistiques sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP).

DATES LIMITES

Les rapports statistiques doivent être soumis au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) au plus tard le vendredi 29 mai 2009.

Nota : Les institutions n'ayant pas soumis leurs rapports statistiques à la date butoir mentionnée seront citées dans le Bulletin Info Source.

Objet

Les rapports statistiques ont pour objet de fournir des statistiques annuelles sur l'application de la législation. Elles permettent au SCT de surveiller les tendances. Les renseignements que les institutions soumettent dans leurs rapports statistiques sont publiés dans le Bulletin Info Source. Les rapports statistiques sont également inclus dans les rapports annuels que présentent les institutions au Parlement.

Les institutions doivent veiller à ce que leurs rapports statistiques soient achevés à temps en vue de leur inclusion dans les rapports annuels au Parlement. Veuillez consulter le rapport de mise en œuvre n^o 113 pour obtenir de l'information sur les échéanciers de dépôt des rapports annuels.

Contenu

Les rapports statistiques sont constitués de formulaires remplis et de renseignements narratifs additionnels présentés sous forme de pièces jointes.

Les institutions doivent utiliser les formulaires suivants :

L'accès à l'information

• TBS/SCT 350-62 « Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information »

La vie privée

• TBS/SCT 350-63 « Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels ».

Ces formulaires sont disponibles sous la rubrique « Accès à l'information et protection des renseignements personnels », dans le site Internet SCT.

Les considérations

Il faut tenir compte des aspects suivants au moment de la préparation des formulaires :

• Toutes les cases des formulaires devraient être complétées par des données numériques.
• Les statistiques doivent être compilées conformément aux instructions énoncées à l'annexe A.
• Quelques catégories statistiques doivent être conciliées mathématiquement. Tout écart devrait être expliqué à l'annexe C.
• Les rapports statistiques ainsi que les pièces jointes qui sont présentés au Secrétariat du Conseil du Trésor doivent être identiques à celles qui figurent dans les rapports annuels au Parlement.

Exigences en matière de rapports pour 2008-2009 - Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Présentation

Les institutions doivent soumettre au Secrétariat du Conseil du Trésor une version électronique ou une version papier de leurs rapports et des pièces jointes.

Les rapports statistiques et les pièces jointes sous forme électronique doivent être soumis à l'adresse courriel Infosource@tbs-sct.gc.ca.

Les rapports statistiques et les pièces jointes sous forme électronique doivent être soumis à l'adresse courriel Infosource@tbs-sct.gc.ca.

Les copies papier des rapports statistiques et les pièces jointes doivent être envoyées à l'adresse suivante :

Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels
Attention : Colette Dubois
Secrétariat du Conseil du Trésor
219, rue Laurier, 14^e étage
Ottawa (Ontario)  K1A 0R5

Information

Veuillez adresser toute question sur ces directives à l'Équipe responsable de l'Évaluation et rapports de la conformité, de la Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels, au (613) 957-2455 ou par courriel, à Infosource@tbs-sct.gc.ca.

Donald Lemieux
Directeur exécutif
Division des politiques de l'information et de la protection
des renseignements personnels
Direction du dirigeant principal de l'information

Pièces jointes

Annexe A - Comment remplir les formulaires relatifs aux rapports statistiques

Annexe B – Formulaire relatif aux exigences en matière de rapport

Annexe C – Divergences

---

Annexe A

Comment remplir les formulaires relatifs aux rapports statistiques

Les instructions suivantes visent à conseiller les institutions sur les données qui doivent paraître sur les formulaires TBS/SCT 350-62 « Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information » et TBS/SCT 350-63 « Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels ».

Période de rapport

Pour les institutions dont l'année financière se termine le 30 avril 2008, la période de leur rapport est du 1^er mai 2007 au 30 avril 2008.

Pour les institutions dont l'année financière se termine le 31 juillet 2008, la période de leur rapport est du 1^er août 2007 au 31 juillet 2008.

Pour les institutions dont l'année financière se termine le 31 août 2008, la période de leur rapport est du 1^er septembre 2007 au 31 août 2008.

Pour les institutions dont l'année financière se termine le 31 décembre 2008, la période de leur rapport est du 1^er janvier 2008 au 31 décembre 2008.

Pour les institutions dont l'année financière se termine le 31 mars 2009, la période de leur rapport est du 1^er avril 2008 au 31 mars 2009.

Source (Loi sur l'accès à l'information seulement)

Indiquer le nombre de demandes reçues pour chacune des sources mentionnées dans le formulaire. Lorsque la source est non identifiable, il faut cependant inclure la demande sous «Public». La somme totale de ces cases devrait être égale au nombre de demandes reçues à la partie I.

Partie I - Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP)

Seules les demandes formelles présentées en vertu de l'article 6 de la LAI et de l'article 13 de la LPRP doivent être comptées dans les rapports statistiques.

Une demande formelle devrait répondre aux exigences suivantes :

• Elle est faite par écrit, transmise au moyen de la « Formule de demande d'accès à l'information », de la « Formule de demande d'accès à des renseignements personnels », ou fait mention de la Loi.
• Elle est présentée par une personne ou une compagnie admissible, tel qu'indiqué à l'article 4 de la LAI, l'article 12 de la LPRP et les Décrets d'extension.
• Elle identifie de façon appropriée l'individu qui présente une demande en vertu de la LPRP.
• Elle est rédigée en des termes suffisamment précis pour permettre à un employé de l'institution expérimenté de trouver le(s) document(s) pertinent(s) sans problèmes sérieux.
• Elle a été reçue par un agent responsable de l'institution fédérale.
• Elle est accompagnée des frais de demande requis par la Loi sur l'accès à l'information. (L'institution peut renoncer aux frais de présentation).

Si vous recevez des précisions concernant une demande officielle, ne comptez pas cette demande deux fois.

Il ne faut pas inclure les demandes reçues en vertu du paragraphe 8(2) – Cas d'autorisation – de la LPRP dans les rapports statistiques. Ces renseignements seront inclus au rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels que présentera votre institution au Parlement.

Pour obtenir des directives sur la préparation des rapports annuels, veuillez consulter le rapport de mise en œuvre n^o 113.

Reçues au cours de la période visée par le rapport

Cette catégorie s'applique à toutes les demandes formelles reçues au cours de la période visée par le rapport.

En suspens depuis la période antérieure

Il s'agit des demandes formelles qui n'avaient pas encore été traitées à la fin de la dernière période de rapport.

Traitées pendant la période visée par le rapport

Une demande a été traitée lorsque toutes les activités à son traitement ont eu lieu et que le dossier a été fermé. Ainsi, la demande a été traitée lorsque :

• une réponse a été envoyée au requérant l'informant de la disposition finale de sa demande; ou
• la demande a été transmise à une autre institution; ou
• la demande a été abandonnée.

Reportées

S'applique aux demandes dont le traitement n'est pas terminé à la fin de cette période et inclus les cas où l'accès physique n'a pas encore été accordé.

NOTA: Les parties II à X portent sur les données statistiques des demandes traitées seulement.

Partie II - Dispositions à l'égard des demandes traitées

Indiquer les dispositions prises à l'égard de chaque demande sous l'une des catégories suivantes. Si plusieurs catégories s'appliquent, fournir une explication à l'annexe C.

Communication totale

Tous les renseignements demandés ont été communiqués sans recours à des exemptions ou à des exclusions.

Communication partielle

Seule une partie des renseignements demandés a été divulguée puisque le reste fait l'objet d'un refus de communication ou est exclu. Énumérer les exceptions invoquées à la partie III du rapport et les exclusions à la partie IV.

Aucune communication (exclusion)

Il n'y a pas eu de communication parce que les renseignements demandés sont exclus en vertu de l'article 68 ou 69 de la LAI ou de l'article 69 ou 70 de la LPRP. Les exclusions invoquées doivent être citées à la partie IV du rapport.

Aucune communication (exemption)

Il n'y a pas eu de communication parce que tous les renseignements faisaient l'objet d'une exception. Énumérer, à la partie III du rapport, toutes les exceptions qui ont été invoquées.

Transmission

Cette catégorie comprend les demandes faites en vertu de la Loi sur l'accès à l'information qui ont été transmises à une autre institution fédérale
« davantage concernée ». L'institution destinataire fera état de ces demandes sous la rubrique « Reçues au cours de la période visée par le rapport ».

Traitement impossible

Cette catégorie comprend les demandes qui ne sont pas mentionnées sous une autre rubrique, notamment les demandes faites en vertu d'une loi autre que la LAI ou la LPRP; les demandes qui ne renfermaient pas suffisamment de renseignements pour permettre de leur donner suite; les demandes pour obtenir des documents qui ne relèvent pas de l'institution; et les demandes concernant des documents dont il n'existe aucune trace.

Abandon de la demande

Il s'agit des cas où l'auteur de la demande la retire officiellement ou lorsqu'il ne répond pas, dans un délai de trente jours, à l'avis du ministère concernant sa demande.

Traitement non officiel

Il s'agit des cas où l'on a décidé, avec l'accord du requérant, d'arrêter le traitement d'une demande officielle et de fournir les renseignements requis de façon informelle, hors du cadre de la Loi sur l'accès à l'information. Une demande traitée de cette façon n'entre pas dans la catégorie des demandes abandonnées.

Nota : il ne faut pas ajouter le nombre de demandes traitées informellement au total des demandes traitées formellement dans le champ VIII – Méthode de consultation.

Total

Le nombre total de demandes reporté dans ce champ doit correspondre au total paraissant à la partie I – « Traitées pendant la période visée par le rapport » et partie V - «délai de traitement».

Partie III - Exceptions invoquées

Pour chaque demande, indiquer les exceptions invoquées. Ainsi, si pour une demande donnée, cinq exceptions différentes ont été invoquées, il faudra alors inscrire une exception sous chaque disposition pertinente, pour un total de cinq. Si une exception a été invoquée plusieurs fois pour une même demande, il faut l'indiquer une fois seulement.

Partie IV - Exclusions citées

Pour chaque demande, indiquer les exclusions citées. Lorsque la même exclusion a été utilisée à plusieurs reprises relativement à une même demande, ne le déclarer qu'une fois. Voir l'exemple fourni dans la partie III ci-dessus.

Partie V - Délai de traitement

Le délai est calculé à partir de la journée que l'institution reçoit la demande complète jusqu'à la date où le traitement de la demande a été terminé. Ce champ compte quatre catégories allant de moins de 30 jours à plus de 121 jours. La somme des chiffres figurant dans ces cases devrait correspondre au nombre de demandes traitées figurant à la partie I et le total à la partie II.

Partie VI - Prorogations des délais

Indiquer le nombre de prorogations de délai demandées au cours de la période visée; en fonction du nombre de jours (c'est-à-dire, 30 jours ou moins, ou 31 jours ou plus) et de la raison justifiant la prorogation (c'est-à-dire, recherche, consultation ou tiers).

Partie VII - Traductions

Le nombre figurant sous « Traductions demandées » doit indiquer le nombre de fois où des documents demandés en vertu de la Loi ont été traduits de « l'anglais au français » ou du « français à l'anglais ». S'il y a une divergence, elle doit être expliquée à l'annexe C.

Partie VIII - Méthode de consultation

Copies de l'original

S'entend du nombre de demandes auxquelles on a donné suite en fournissant des copies des documents aux requérants (sous forme électronique, de copie papier ou CD-ROM). Ne mentionner que les cas où des copies constituent la seule méthode de consultation. Ne pas compter le nombre de pages fournies au requérant.

Examen de l'original

S'entend du nombre de demandes auxquelles on a donné suite en permettant au requérant de consulter les documents visés. Ne mentionner que les cas où aucune copie n'a été remise.

Copies et examen

Mentionner tous les cas où les renseignements ont été examinés et copiés, en totalité ou en partie.

Nota : Ne pas établir de compte double (c'est-à-dire, ne pas répéter les données inclues dans les deux champs précédents).

La somme de ces champs devrait correspondre à la somme des champs « Communication totale » et
« Communication partielle » de la Partie II.

Indiquer toute autre méthode de consultation à l'annexe C.

Partie IX - Frais (Accès à l'information seulement)

Les champs sont explicites. À moins d'indications contraires, les frais doivent être déclarés en dollars. Les frais doivent être calculés conformément aux règlements.

Partie IX - Corrections et mention (Protection des renseignements personnels seulement)

Le nombre de corrections demandées doit correspondre à la somme des nombres figurant dans les champs « Corrections effectuées » et « Mention annexée ».

S'il y a une divergence, elle doit être expliquée à l'annexe C.

Part X - Costs

Rendre compte des coûts relatifs à l'application de la loi en indiquant les ressources utilisées au cours de la période visée par le rapport, notamment les salaires et les frais de fonctionnement et de maintien.

Ne pas essayer de faire simplement la somme des coûts de traitement des demandes. Il faut indiquer les dépenses totales liées aux activités rattachées directement à l'application de la loi, telles que le traitement des demandes, la formation et les consultations. Les ressources humaines doivent être déclarées en années-personnes, au besoin sous forme d'une décimale (un équivalent temps plein = 220 jours ouvrables; 1 jour ouvrable = 7,5 heures). Ne mentionner que les coûts reliés aux demandes traitées durant la période visée par le rapport. Les coûts relatifs aux demandes reportées seront déclarés dans le rapport suivant. Il importe de distinguer les coûts liés à l'accès à l'information et les coûts se rapportant à la protection des renseignements personnels. Éviter les comptes doubles.

Annexe B

Exigences en matière de rapports supplémentaires

Loi sur l'accès à l'information

En plus des exigences relatives à l'établissement de rapports dont on traite au formulaire TBS/SCT 350-62, « Rapport concernant la Loi sur l'accès à l'information », les institutions sont tenues de déclarer ce qui suit, en utilisant le présent formulaire :

Partie III – Exceptions invoquées

Article 13
Paragraphe 13(e) _______________

Article 14
Paragraphes 14(a) ___________________
                     14(b) __________________

Partie IV – Exclusions citées

Paragraphe 69.1 (1) _______________

Exigences en matière d'établissement de rapports supplémentaire

Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveille la conformité à la Politique sur l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) (qui est entrée en vigueur le 2 mai 2002) par divers moyens. Les institutions sont donc tenues de déclarer les renseignements suivants pour cette période de déclaration.

Veuillez indiquer le nombre :

d'évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : ______________

d'évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée achevées : _________________

d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée amorcées :_______

d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée achevées :_________

d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée acheminées au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) :____________

Si votre institution n'a pas entrepris l'une ou l'autre des activités susmentionnées durant la période de rapport, cela doit être mentionné de façon explicite.

Annexe C

Divergences