Rapport de mise en oeuvre No. 113 - Rapports annuels sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2008-2009

ACCÈS À L'INFORMATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

RAPPORT DE MISE EN ŒUVRE N^o 113

Le 9 avril 2009

Aux : Coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

OBJET : Rapports annuels sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels de 2008-2009

Nous désirons rappeler aux institutions fédérales qu'elles doivent, en vertu des articles 72 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, soumettre au Parlement leur rapport annuel 2008 ou 2008-2009 (selon leur exercice financier).

Dates d'échéance

Les rapports annuels doivent être présentés au Parlement « dans les trois mois, suivant la fin de chaque exercice… ou » si la Chambre des communes ne siège pas, « dans les quinze premiers jours de séance ultérieurs ».

Les institutions dont l'exercice se terminait le 30 avril 2008, le 31 juillet 2008 ou le 31 août 2008 devraient déjà avoir déposé leur rapport annuel.

Les institutions dont l'exercice se terminait le 31 décembre 2008 auraient dû soumettre leur rapport annuel au plus tard le 31 mars 2009, si la Chambre siégeait.

Les institutions dont l'exercice se termine le 31 mars 2009 doivent présenter leurs rapports annuels au plus tard le 30 juin 2009, si la Chambre siège.

Deux copies de chaque rapport annuel, dans les deux langues officielles, doivent être transmises au Secrétariat du Conseil du Trésor deux semaines après le dépôt du rapport au Parlement.

Nous vous prions de ne pas faire parvenir de copies à l'avance.

Rapports annuels au Parlement

Les institutions doivent préparer des rapports annuels distincts relativement à l'administration de la Loi sur l'accès à l'information d'une part, et de la Loi sur la protection des renseignements personnels d'autre part, en se conformant aux directives données à l'annexe B (ci‑jointe).

Les rapports doivent être soumis dans les deux langues officielles.

Exigences en matière d'établissement de rapports

Les rapports annuels sont le moyen par lequel les institutions fédérales font rapport sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Compte tenu des expériences uniques à chaque institution, il est impossible de concevoir un modèle qui répond aux besoins de tous les ministères et organismes. Par conséquent, même si les institutions doivent se conformer aux exigences en matière d'établissement de rapport qui sont décrites dans ce Rapport de mise en Œuvre et son annexe, rien ne les empêche de structurer leurs rapports annuels comme bon leur semble.

Pour favoriser l'accessibilité et la transparence, les institutions peuvent également publier leurs rapports annuels sur leurs sites Web.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor étudiera les rapports annuels des institutions qui participent à l'exercice sur le cadre de responsabilisation de gestion. Quant aux autres institutions, leurs rapports annuels seront examinés à d'autres fins de surveillance et de conformité.

Veuillez noter que les institutions sont tenues de soumettre des rapports annuels complets. En vertu de la Politique sur l'accès à l'information et de la Politique sur la protection des renseignements personnels, le Secrétariat du Conseil du Trésor peut imposer des exigences supplémentaires aux institutions qui omettent de façon récurrente de se conformer à l'ensemble des exigences relatives aux rapports énoncées dans le présent rapport sur la mise en Œuvre.

Autorisation

Les rapports annuels doivent être approuvés par le *responsable de l'institution, mais ils ne nécessitent pas sa signature. Ils doivent toutefois être accompagnés d'une lettre couverture du Ministre adressée au Greffier de la Chambre des communes et du Greffier du Sénat. Les institutions dont le responsable n'est pas un Ministre doivent joindre une lettre couverture de leur Ministre par l'entremise duquel elles font rapport au Parlement.

Dans la lettre couverture, le Ministre doit indiquer que :

• Les rapports sont déposés conformément à l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information et à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• Les rapports doivent être renvoyés au Comité permanent de la justice et des droits de la personne.

Des exemples de lettres de transmission sont donnés à l'annexe D.

* Pour l'application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les « responsables d'institutions fédérales » désignent généralement les ministres fédéraux, les présidents ou premiers dirigeants de sociétés d'État, les commissaires de commissions gouvernementales ou les agents du Parlement. Les institutions peuvent consulter le Décret sur la désignation des responsables d'institutions fédérales (Loi sur l'accès à l'information) et le Décret sur la désignation des responsables d'institutions fédérales (Loi sur la protection des renseignements personnels) pour déterminer qui a été désigné comme responsable pour l'application de ces deux Lois.

Présentation

Il faut envoyer des copies des rapports aux personnes suivantes dans les deux langues officielles:

Madame Audrey O'Brien
Greffier de la Chambre des communes
Édifice du Centre, pièce 228-N
Chambre des communes
Édifices du Parlement
Ottawa (Ontario)  K1A 0A6

• Une copie du rapport sur la Loi sur l'accès à l'information
• Une copie du rapport sur Loi sur la protection des renseignements personnels

Monsieur Paul C. Bélisle
Greffier du Sénat et greffier des Parlements
Édifice du Centre, pièce 183-S
Sénat du Canada
Édifices du Parlement
Ottawa (Ontario)  K1A 0A4

• Une copie du rapport sur la Loi sur l'accès à l'information
• Une copie du rapport sur Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Commissaire à l'information du Canada
Place de Ville, Tour B
112, rue Kent, 22^e étage
Ottawa (Ontario)  K1A 1H3

• Une copie du rapport sur la Loi sur l'accès à l'information

Le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
Place de Ville, Tour B
112, rue Kent, 3^e étage
Ottawa (Ontario)  K1A 1H3

• Une copie du rapport sur Loi sur la protection des renseignements personnels

Colette Dubois
Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels
Secrétariat du Conseil du Trésor
219, avenue Laurier ouest, 14^e étage
Ottawa (Ontario)  K1A 0R5

• Deux copies du rapport annuel sur la Loi sur l'accès à l'information ayant été déposé dans chacune des langues officielles.
• Deux copies du rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels ayant été déposées dans chacune des langues officielles.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait recevoir au total quatre copies.

Renseignements supplémentaires

Veuillez consulter l'Annexe B pour obtenir des consignes sur la façon de déterminer quelles exigences doivent obligatoirement être intégrées à vos rapports, et quels éléments sont discrétionnaires.

Pour prendre connaissance des récents rapports annuels produits par les institutions, il suffit de communiquer avec l'Équipe responsable de l'Évaluation et rapports de la conformité de la Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels au 613-957-2455 ou par courriel à Infosource@tbs-sct.gc.ca.

Information

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à communiquer avec nouspar courriel au ippd-dpiprp@tbs-sct.gc.ca ou, par téléphone, au 613-946-4945.

Donald Lemieux
Directeur exécutif
Division des politiques de l'information et de la protection
des renseignements personnels
Direction du dirigeant principal de l'information

Pièces jointes (Annexe B, D)

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Annexe B - Rapports annuels au Parlement

Accès à l'information

Veuillez prendre note des exigences obligatoires en matière d'établissement de rapports (1 à 6 inclusivement) dont vous devez tenir compte dans le rapport annuel de votre institution sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information. Les exigences en matière d'établissement de rapports(7 à 12 inclusivement) s'appliquent aussi et sont considérées comme obligatoires seulement si votre institution s'est livrée à ces activités durant la période de rapport.

Il n'existe pas de format établi pour la présentation de cette information, mais il est recommandé de respecter l'ordre présenté ci-dessous.

ÉLÉMENTS DU RAPPORT	EXIGENCES EN MATIÈRE D'ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS
1. Une introduction, y compris un court résumé de l'objet de la Loi sur l'accès à l'information et du mandat de votre institution.	Obligatoire
2. La description de la structure en place pour que l'institution puisse s'acquitter de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l'accès à l'information; par exemple, l'organisation du Bureau de l'AIPR.	Obligatoire
3. Une copie signée du décret de délégation de pouvoirs. Les décrets de délégation de pouvoirs indiquent quels pouvoirs, obligations et responsabilités le responsable de l'institution a délégués et à qui il les a délégués aux fins de l'administration de la Loi sur l'accès à l'information. Nota : Si le responsable de l'institution n'a délégué aucun de ses pouvoirs ni aucune de ses responsabilités en vertu de la Loi, il faut l'indiquer dans le rapport.	Obligatoire
4. Le Rapport statistique comprenant l'ensemble des annexes (voir le rapport sur la mise en oeuvre 114 pour de plus amples instructions concernant la préparation du rapport statistique).	Obligatoire
5. L'interprétation du rapport statistique, par exemple les tendances significatives sur l'application des dérogations et exclusions ou des renseignements sur les délais d'exécution et les prolongations de délais.	Obligatoire
6. La description des activités d'éducation et de formation en matière d'accès à l'information, y compris les séances d'information et de sensibilisation, de même que les cours de formation conventionnels, dont ont bénéficié les employés de l'institution de la part du personnel de l'AIPR. Indiquez le nombre de séances données et le nombre de participants. S'il n'y a eu aucune activité de formation, prière de l'indiquer explicitement.	Obligatoire
Les exigences en matière d'établissement de rapports (7 à 12 inclusivement) s'appliquent et sont considérées comme obligatoires seulement si votre institution s'est livrée à ces activités durant la période de rapport.
7. Un résumé des changements significatifs qui ont été apportés à la structure et aux programmes, opérations et politiques de l'institution.	Vous devez fournir ces renseignements si l'institution a apporté des changements importants durant la période de rapport.
8. Un aperçu des politiques et procédures institutionnelles, nouvelles ou révisées, qui ont été mises en Œuvre durant la période de rapport relativement à l'administration de la Loi sur l'accès à l'information.	Vous devez fournir ces renseignements si l'institution a instauré des politiques et procédures nouvelles ou révisées en matière d'accès à l'information.
9. La description des principaux changements survenus à la suite de questions ou préoccupations formulées dans le Rapport annuel au Parlement du Commissariat à l'information (CIC), des rapports institutionnels ou d'autres études ou évaluations du CIC portant sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information dans l'institution.	Vous devez fournir ces renseignements si l'institution a apporté des changements à la suite de recommandations du Commissariat à l'information du Canada.
10. La description des principaux changements survenus à la suite de préoccupations ou questions formulées par d'autres agents du Parlement; par exemple; la vérificatrice générale.	Vous devez fournir ces renseignements si l'institution a apporté des changements à la suite de recommandations d'autres agents du Parlement.
11. Indiquez si votre institution a reçu des plaintes ou fait l'objet d'enquêtes en matière d'accès à l'information durant la période de rapport et fournissez une courte description des principaux enjeux.	Vous devez fournir ces renseignements si l'institution a reçu des plaintes ou fait l'objet d'enquêtes durant la période de rapport.
12. Indiquez le nombre de demandes ou d'appels dont la Cour fédérale ou la Cour d'appel fédérale ont été saisies.	Vous devez fournir ces renseignements si des demandes ou appels ont été soumis aux Cours fédérales durant la période de rapport.

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Annexe B - Rapports annuels au Parlement

Loi sur la protection des renseignements personnels

Veuillez prendre note des exigences obligatoires en matière d'établissement de rapports (1 à 11 inclusivement) dont vous devez tenir compte dans le rapport annuel de votre institution sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les exigences en matière d'établissement de rapports (12 à 17 inclusivement) s'appliquent et sont considérées comme obligatoires seulement si votre institution s'est livrée à ces activités durant la période de rapport.

Il n'existe pas de format établi pour la présentation de cette information, mais il est recommandé de respecter l'ordre présenté ci-dessous.

ÉLÉMENTS DU RAPPORT	EXIGENCES EN MATIÈRE D'ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS
1. Une introduction, y compris un court résumé de l'objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels et du mandat de votre institution.	Obligatoire
2. La description de la structure en place pour que l'institution puisse s'acquitter de ses responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels; par exemple, l'organisation du Bureau de l'AIPR.	Obligatoire
3. Une copie signée du décret de délégation de pouvoirs. Les décrets de délégation de pouvoirs indiquent quels pouvoirs, obligations et responsabilités le responsable de l'institution a délégués et à qui il les a délégués aux fins de l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Nota : Si le responsable de l'institution n'a délégué aucun de ses pouvoirs ni aucune de ses responsabilités en vertu de la Loi, il faut l'indiquer dans le rapport.	Obligatoire
4. Le Rapport statistique comprenant l'ensemble des annexes (voir le rapport sur la mise en oeuvre 114 pour de plus amples instructions concernant la préparation du rapport statistique).	Obligatoire
5. L'interprétation du rapport statistique, par exemple les tendances significatives sur l'application des dérogations et exclusions ou des renseignements sur les délais d'exécution et les prolongations de délais.	Obligatoire
6. Une courte description de chaque Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qui a été remplie durant la période de rapport et une copie de l'hyperlien permettant d'en consulter le résumé sur le site Web de l'institution.	Obligatoire
7. Indiquez le nombre de nouvelles activités d'échange de données auxquelles l'institution s'est livrée durant la période de rapport, y compris les nouvelles activités internes (dans les divers services de l'institution), ainsi que les activités d'échange de données avec d'autres institutions. Fournissez une courte description de chaque activité.	Obligatoire
8. La description des activités d'éducation et de formation en matière de protection des renseignements personnels, y compris les séances d'information et de sensibilisation, de même que les cours de formation conventionnels, dont ont bénéficié les employés de l'institution de la part du personnel de l'AIPR. Indiquez le nombre de séances données et le nombre de participants. S'il n'y a eu aucune activité de formation, prière de l'indiquer explicitement.	Obligatoire
9. Énumérer le nombre de divulgations faites au cours de la période de déclaration en vertu du paragraphe 8(2) (e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Exemple : « Pendant la période de déclaration, l'institution X a fait six divulgations de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2) e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. »	Obligatoire
10. Indiquer si des renseignements personnels ont été divulgués en vertu du paragraphe 8(2)(f) et (g) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.	Obligatoire
11. Fournir les renseignements suivants concernant les divulgations faites en vertu du paragraphe 8(2) m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période de déclaration : le nombre de divulgations; la nature de ces divulgations; avez-vous avisé le commissaire à la protection de la vie privé avant ou après la divulgation?	Obligatoire
Les exigences en matière d'établissement de rapports (12 à 17 inclusivement) s'appliquent et sont considérées comme obligatoires seulement si votre institution s'est livrée à ces activités durant la période de rapport.
12. Un résumé des changements significatifs qui ont été apportés à la structure et aux programmes, opérations et politiques de l'institution.	Vous devez fournir ces renseignements si l'institution a apporté des changements importants durant la période de rapport.
13. Un aperçu des politiques et procédures institutionnelles, nouvelles ou révisées, qui ont été mises en Œuvre durant la période du rapport relativement à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.	Vous devez fournir ces renseignements si l'institution a instauré des politiques et procédures nouvelles ou révisées en matière de protection des renseignements personnels.
14. La description des principaux changements survenus à la suite de questions ou préoccupations formulées dans le Rapport annuel au Parlement du Commissariat à la protection de la vie privée (CVP), des examens d'Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ou d'autres études ou évaluations du CVP portant sur l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans l'institution.	Vous devez fournir ces renseignements si l'institution a apporté des changements à la suite de recommandations du Commissariat à la vie privée.
15. La description des principaux changements survenus à la suite de préoccupations ou questions formulées par d'autres agents du Parlement; p. ex. la vérificatrice générale.	Vous devez fournir ces renseignements si l'institution a apporté des changements à la suite de recommandations d'autres agents du Parlement.
16. Indiquez si votre institution a reçu des plaintes ou fait l'objet d'enquêtes en matière de protection des renseignements personnels durant la période de rapport et fournissez une courte description des principaux enjeux.	Vous devez fournir ces renseignements si l'institution a reçu des plaintes ou fait l'objet d'enquêtes durant la période de rapport.
17. Indiquez le nombre de demandes ou d'appels dont la Cour fédérale ou la Cour d'appel fédérale ont été saisies.	Vous devez fournir ces renseignements si des demandes ou appels ont été soumis aux Cours fédérales durant la période de rapport.

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ANNEXE D
EXEMPLES DE LETTRES DE TRANMISSION

[Date]

Madame Audrey O'Brien
Greffier de la Chambre des communes
Édifice du Centre, pièce 228-N
Chambre des communes
Édifices du Parlement
Ottawa (Ontario)  K1A 0A6

Madame,

Conformément au Règlement 32(1) et aux dispositions de l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, j'ai l'honneur de joindre à la présente, pour dépôt à la Chambre des Communes, le rapport annuel pour l'exercice financier 2008-2009 concernant l'administration de ces lois au sein du [nom de l'institution].

Conformément au Règlement 32(5), le rapport est réputé renvoyé au Comité permanent de la justice et des droits de la personne.

Veuillez agréer, Madame, l'expression de mes sentiments distingués.

[nom du ministre]

Pièces jointes

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[Date]
Monsieur Paul Bélisle
Greffier du Sénat et greffier des Parlements
Édifice du centre, pièce 183-S
Sénat du Canada
Édifices du Parlement
Ottawa (Ontario)  K1A 0A4

Monsieur,

Conformément aux dispositions de l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, j'ai l'honneur de joindre à la présente, pour dépôt au Sénat, le rapport annuel pour l'exercice financier 2008-2009 concernant l'application de ces lois au sein du [nom de l'institution].

Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués.

[nom du ministre]

Pièces jointes

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[Date]

Madame Colette Dubois
Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels
Secrétariat du Conseil du Trésor
219, avenue Laurier ouest, 14^e étage
Ottawa (Ontario)  K1A 0R5

Madame,

Veuillez trouvez ci-joint, dans les deux langues officielles, deux copies du rapport annuel, 2008-2009, sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels de [nom de l'institution].

Conformément aux dispositions de l'article 72, les rapports ont été déposés à la Chambre des Communes en [date du dépôt].

Sincèrement,

[Nom du Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels]

Pièces jointes