ARCHIVÉ - Rapport de mise en oeuvre No. 110 - Exigences relatives aux publications d'Info Source en 2008

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Rapport de mise en oeuvre N^o 110

Date : le 26 février 2008

Aux : Coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Objet : Exigences relatives aux publications d'Info Source en 2008

Veuillez lire attentivement le présent rapport de mise en œuvre car il contient des instructions détaillées à l'intention de l'ensemble des institutions.

Le présent rapport s'adresse également aux institutions qui sont assujetties à la Loi sur l'accès à l'information ou à la Loi sur la protection des renseignements personnels depuis 2007.

Date Limite

La date limite pour la mise à jour des données en vue de l'édition 2008 d'Info Source : sources de renseignements fédéraux et Sources de renseignements sur les employés fédéraux est le 27 JUIN 2008.

Bien que le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) ait accordé des prorogations par le passé, cela n'est plus possible à présent. Sur ce, assurez-vous d'envoyer la mise à jour des données par la date limite susmentionnée.

Les mises à jour reçues après les dates limite ne seront pas comprises dans les publications d'Info Source de cette année. La mention suivante apparaîtra plutôt au début du chapitre consacré à l'institution : « Les renseignements de cette institution mis à jour annuellement n'ont pas été reçus à temps pour paraître dans l'édition 2008 d'Info Source. Les renseignements suivants proviennent donc de l'édition 2007 ».

À noter que si l'institution visée n'a pas fait de mise à jour pour l'édition 2007, l'avis précité de la dernière année pour laquelle des renseignements ont été reçu sera plutôt mentionné.

Mise à jour d'Info Source

Les coordonnateurs de l'AIPRP doivent approuver la présentation.

Les entrées doivent être soumises sur support électronique.

Les présentations non conformes aux instructions fournies dans le présent rapport de mise en œuvre seront rejetées.

Il incombe aux institutions de s'assurer que leurs données sont à jour et précises.

Il incomble également aux institutions de vérifier les adresses et numéros de téléphone apparaissant dans l'introduction ainsi que dans la section « Renseignements supplémentaires » de leur chapitre. Il est conseillé d'ajouter les adresses des sites Web et de courrier électronique de l'institution.

Les documents doivent être soumis dans les deux langues officielles et le contenu des deux versions doit être le même.

Avant d'envoyer les documents au Secrétariat du Conseil du Trésor, l'institution doit en vérifier tout le contenu pour éliminer les fautes de grammaire ou d'orthographe.

Afin de faciliter la mise à jour de cette année, un courriel sera envoyé à chaque Coordonnatrice / Coordonnateur de l'AIPRP. Les chapitres d'Info Source : Sources des renseignements fédéraux et Sources de renseignements sur les employés fédéraux de l'année 2007, seront inclus en format Word dans ce courriel.

Vous devez utiliser ces fichiers conçus spécialement pour faciliter la mise à jour. Aucun autre format ne sera accepté.

Les renseignements à consigner dans les chapitres consacrés aux institutions d'Info Source : Sources de renseignements fédéraux sont énoncés à l'annexe A.

Les renseignements à consigner dans les chapitres consacrés aux institutions d'Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux sont énoncés à l'annexe B.

Des instructions détaillées concernant le format pour les deux types de publications d'Info Source sont énoncés à l'annexe C.

Un glossaire est joint à l'annexe D.

Pour obtenir de l'aide ou des renseignements supplémentaires, veuillez communiquer avec :

Équipe responsable de la conformité, de l'évaluation et de la production de rapports
Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels
Direction du dirigeant principal de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
219, rue Laurier ouest, 14e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Téléphone: 613-941-4931
Télécopieur : 613-957-8020
Courriel : Infosource@tbs-sct.gc.ca

Donald Lemieux
Directeur exécutif,
Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels
Direction du dirigeant principal de l'information.

Pièces jointes :

Annexe A - Renseignements à inclure dans Info Source : Sources de renseignements fédéraux

Annexe B - Renseignements à inclure dans Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux

Annexe C - Instructions sur le format

Annexe D - Glossaire

Annexe A Renseignements à inclure dans Info Source: Sources de Renseignements Fédéraux

Chapitres consacrés aux institutions

Les renseignements ci-dessous doivent être inclus dans les chapitres consacrés aux institutions.

Renseignements généraux

Historique

Fournir une description concise de l'historique de l'institution, qui comprendra des renvois au fondement législatif.

Responsabilités

Décrire brièvement les principales responsabilités de l'institution en matière de politiques et de programmes.

Législation

Par ordre alphabétique, énumérer toutes les titres des lois et tous les règlements que l'institution applique ou qui relèvent principalement de cette dernière.

Nota : Ne pas inclure les règlements et les politiques.

Structure organisationnelle

Résumer les fonctions, programmes et activités de toutes les grandes unités organisationnelles. S'il y a lieu, les institutions qui ont besoin d'orientations souhaiteront peut-être consulter les documents suivants : Architecture d'activités de programmes de l'institution, rapport(s) annuel(s) ou Rapport sur les plans et priorités.

Fonds de renseignements

Catégories de documents

Fournir une description des dossiers et des renseignements produits, recueillis et utilisés par l'institution.

Les catégories de documents étaient auparavant appelées « Dossiers de programmes ». Le titre de la section a été remplacé par « Catégories de documents ».

Nota : Il existe des champs obligatoires et facultatifs pour la section « Catégories de documents », tel qu'expliqué ci-dessous.

Description (obligatoire)

• Énoncé explicatif énumérant les documents ou renseignements qui sont créés, saisis et conservés au sein de l'institution et qui se rapportent à une activité particulière ou à un programme particulier de l'institution.
• Cette note explicative doit fournir assez d'information pour permettre au grand public de comprendre le programme ou l'activité que visent les dossiers.

Nota : Ce champ devrait servir à décrire les renseignements contenus dans les dossiers de l'institution plutôt que le programme ou l'activité.

Sujets (obligatoire)

Précise les types de documents contenus dans les dossiers – par exemple : contrats, énoncé de travail, propositions, critères d'évaluation, notes de service, procédés, politiques, etc.

Nota (facultatif)

Décrit les renseignements pertinents qui ne sont pas inscrits dans d'autres champs – par exemple, l'ancien nom d'un programme ou la date de la fin d'un programme.

Accès (facultatif)

Décrit de quelle façon les dossiers sont organisés afin de faciliter la consultation et le repérage (p. ex. numéro du dossier, base des données, nom de la personne).

Format (facultatif)

• Précise le support du dossier non standards.
• Ce champ devrait servir seulement pour des modes non standards (p. ex. bandes sonores, vidéocassettes, photogaphie, logiciels de base de données particuliers).

Nota : Ne pas inclure les documents en format électronique et les documents sur papier.

Numéro du dossier (obligatoire) (ultérieurement Numéro du dossier)

• Un numéro unique est créé pour chaque institution à partir :
  • de l'acronyme du Programme de coordination de l'image de marque de l'institution; et
  • du numéro unique du document ou d'identification utilisé dans l'institution pour désigner les dossiers.

Catégories de documents ordinaires (ultérieurement Dossiers de programmes ordinaires)

Utiliser les catégories de documents ordinaires pour dénoter les dossiers/renseignements relatifs aux domaines administratifs commune tels que Vérification et évaluation, Communications, Gestion financière, etc.

Seul le titre de la catégorie de documents ordinaires est requis.

Énumérer les titres par ordre alphabétique.

Fichiers de renseignements personnels (FRPs)

Tous les Fichiers de Renseignements Personnels (FRPs) doivent être inscrit par le SCT avant de les inclure dans Info Source.

Nota : Cela comprend les FRP propres aux institutions et les FRP ordinaires.

Des renseignements sur l'élaboration et l'inscription des Fichiers de Renseignements seront bientôt publiés.

Chaque chapitre consacré à une institution doit comprendre tous les fichiers de renseignements personnels (FRP) qui relèvent de cette institution.

Les trois types de fichiers de renseignements personnels que renferme Info Source : Sources de renseignements fédéraux se rapportent aux membres du grand public et aux employés fédéraux (anciens et actuels).

Les fichiers devraient apparaître dans l'ordre suivant :

• Fichiers de renseignements personnels centraux (s'il y a lieu)
• Fichiers de renseignements personnels particuliers
• Fichiers de renseignements personnels ordinaires

Catégories de renseignements personnels

Les catégories de renseignements personnels décrivent des renseignements personnels qui ne sont pas utilisés à des fins administratives ou marqués par un identificateur personnel; par exemple, les avis spontanés, les plaintes ou la correspondance. Cette catégorie a été incluse pour que les institutions gouvernementales rendent compte de tous les renseignements personnels qu'ils détiennent.

Nota : Les institutions peuvent avoir ou non des catégories de renseignements personnels à déclarer.

Manuels

Par ordre alphabétique, énumérer les titres de l'ensemble des directives, manuels ou procédés utilisés par le personnel pour l'administration ou l'exécution de programmes et d'activités qui ont des répercussions sur le public.

Renseignements supplémentaires

Donner l'adresse et le numéro de téléphone d'une source centrale d'information où le public peut obtenir des renseignements de façon informelle.

Les institutions peuvent également donner des adresses régionales, s'il y a lieu.

Nota : Il faut indiquer une source de renseignements généraux plutôt que le bureau de l'AIPRP.

Les institutions qui n'ont pas de compte du receveur général doivent ajouter le texte suivant :

"Veuillez prendre note que chaque demande présentée à (nom de l'institution) en vertu de la Loi sur l'accès à l'information doit être accompagnée d'un chèque ou mandat poste de 5,00 $ émis à l'ordre de (nom de l'institution)."

Salle de lecture

L'adresse et l'emplacement de la salle de lecture ouverte au grand public doivent être indiqués.

Les adresses précises et completes devraient être fournies.

Annexe B - Renseignements à inclure dans Info Source : Sources de Renseignements sur les Employés Fédéraux

Chapitres consacrés aux institutions

Fichiers de renseignements personnels (FRPs)

Tous les Fichiers de Renseignements Personnels doivent être inscrit par le SCT avant de les inclure dans Info Source.

Nota : Cela comprend les FRP propres aux institutions et les FRP ordinaires.

Des renseignements sur l'élaboration et l'inscription des Fichiers de Renseignements seront bientôt publiés.

Chaque chapitre consacré à une institution doit comprendre tous les fichiers de renseignements personnels (FRP) qui relèvent de cette institution.

Les trois types de fichiers de renseignements personnels que renferme Info Source : Sources de renseignements sur les fonctionnaires fédéraux ne concernent que les employés du gouvernement du Canada en poste et ses anciens employés.

Les fichiers devraient apparaître dans l'ordre suivant :

• Fichiers de renseignements personnels centraux (s'il y a lieu)
• Fichiers de renseignements personnels particuliers
• Fichiers de renseignements personnels ordinaires

Annexe C - Instructions sur le format

Règles typographiques

• Style normal. Pas d'en-têtes, de pieds de page, de notes de bas de page, de notes ou de numérotation des paragraphes.

Police de caractères

• Arial 12.
• Pas de caractères gras, de soulignement, de surbrillance, de biffages ou d'italiques (sauf pour les titres de champs que le SCT a établi).
• Pas de lettres majuscules, sauf dans les acronymes.

Champs

• Veiller à ce que tous les champs obligatoires soient remplis et à ce qu'aucun d'entre eux n'ait été effacé.
• Les titres de champs doivent être en italiques et justifiés à gauche.

Langage clair

• La Politique de communication du gouvernement du Canada exige l'utilisation d'un langage clair, c'est à dire l'élimination de terminologie trop bureaucratique et de jargon.
• Un langage simple et clair doit être utilisé afin de permettre à tous et à toutes de comprendre le contenu sans problème.
• Il ne faut pas utiliser d'acronymes, à moins d'inscrire les termes au long au début du même paragraphe.

Uniformité

• Il est conseiller que le Service des communications vérifie tout le contenu afin d'éliminer, le cas échéant, les fautes de grammaire et d'orthographe, et afin d'assurer la concordance exacte de la version française et de la version anglaise.

Ordre alphabétique

• Les titres des catégories de documents, des fichiers de renseignements personnels, etc. doivent apparaître en ordre alphabétique dans la version anglaise et dans la version française.

Espaces

• Un seul espace doit être laissé après le point, la virgule et le point virgule.
• Un espace doit être laissé avant et après les deux points (français seulement)

Puces

• L'emploi des puces devrait être utilisé seulement pour énumérer des lois et des manuels.

Adresses

• Les provinces doivent être épelées au long; c.­à­d. Terre Neuve et Labrador, Colombie Britannique, etc. Par exemple : Ottawa (Ontario).

Annexe D - Glossaire

Fins administratives

L'utilisation de renseignements personnels relatifs à une personne dans le contexte d'un processus décisionnel qui aura des conséquences directes sur cette personne. Ce qui comprend toutes les formes d'utilisation de renseignements personnels visant à confirmer l'identité (c.­à­d. authentification et vérification) et à déterminer l'admissibilité de personnes à des programmes gouvernementaux.

Catégories de renseignements personnels

Autres renseignements personnels qui ne sont pas utilisés à des fins administratives ou marqués par un identificateur personnel; par exemple, les avis spontanés, les plaintes ou la correspondance.

Cette catégorie a été ajoutée pour que les institutions gouvernementales rendent compte de tous les renseignements personnels qu'elles détiennent.

Catégories de documents

Description des dossiers et des renseignements produits, recueillis et utilisés par chaque institution fédérale aux fins de l'exécution de son mandat.

Antérieurement « Dossiers de programmes ».

Couplage de données

Activité qui consiste à comparer des renseignements personnels provenant de différentes sources, y compris de sources faisant partie de l'institution gouvernementale, à des fins administratives ou autres. Le couplage de données comprend la transmission de renseignements personnels à un autre organisme, ou la mise en commun de renseignements avec celui-ci, à des fins de couplage de données.

Manuel

Directives, guides ou procédés utilisés par le personnel pour administrer ou exécuter des programmes ou activités qui ont des conséquences directes sur le public.

Autorisation pluri-institutionnelle de disposer de documents (APDD)

Une APDD est une autorisation de disposition de documents accordée par le bibliothécaire et archiviste du Canada aux institutions gouvernementales sur une base pluri-institutionnelle dans le cas de documents gérés par toutes les institutions fédérales ou par un grand nombre d'entre elles, et qui permet aux institutions autorisées de disposer de documents sous réserve de certaines modalités.

Fichiers de renseignements personnels (FRP)

Description de renseignements personnels qui sont organisés et repérables à l'aide du nom d'une personne, d'un numéro d'identification, d'un symbole ou d'un autre signe particulier attribué à la personne en question. Les renseignements personnels décrits dans le fichier de renseignements personnels ont été utilisés, sont utilisés ou sont accessibles à des fins administratives et sont sous la garde d'une institution gouvernementale.

Il existe six types de fichiers de renseignements personnels (FRP) :

• les fichiers centraux - employés (PCE)
• les fichiers centraux – public (PCU);
• les fichiers particuliers – employés (PPE)
• les fichiers particuliers – public (PPU)
• les fichiers ordinaires - employés (PSE)
• les fichiers ordinaires – public (PSU)

Numéro de dossier

Numéro d'identification unique attribué à la description de chaque catégorie de documents.

Ce numéro est attribué par chaque institution en vue de faciliter le repérage des renseignements contenus dans ses dossiers.

Antérieurement le Numéro de dossiers de programmes.

Document

Éléments d'information, quel qu'en soit le support.

Autorisation de disposition des documents (ADD)

Outil délivré par le bibliothécaire et archiviste du Canada afin the permettre aux institutions fédérales qui désirent disposer de documents qui n'ont plus d'utilité fonctionnelle ou autre. Il existe trois façons de disposer des documents : en autorisant leur destruction (à la discrétion des institutions), en demandant le transfert des documents historique à Bibliothèque et Archives Canada ou en autorisant l'aliénation des documents du contrôle du gouvernement du Canada; par exemple, en les transférant à un organisme de service spécial ou à un autre ordre de gouvernement.

Normes de conservation et de disposition

Calendrier établissant la période pendant laquelle une institution doit conserver ses renseignements et ses dossiers. Ces normes indiquent également la méthode de disposition qui s'applique aux documents institutionnels lorsque ceux-ci n'ont plus d'utilité fonctionnelle, juridique ou autre et les documents auxquels les normes peuvent s'appliquer à des fins de disposition finale.

Catégories de documents ordinaires

Les catégories de documents ordinaires ont été conçues pour désigner les fichiers ou les renseignements créés, recueillis et utilisés par la plupart des institutions fédérales en vue de soutenir des fonctions et activités communes telles que la gestion des ressources humaines, la gestion du matériel et l'administration générale. Les documents contiennent de l'information sur les fonctions et activités administratives internes qui sont communes à toutes les institutions gouvernementales fédérales. L'information aide à administrer et à exécuter les programmes et activités de l'institution.

Antérieurement Dossiers de programmes ordinaires.