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Direction du dirigeant principal de l'information

Politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels

Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Rapport de mise en oeuvre No. 107 - Rapports annuels sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport de mise en oeuvre no 107
May 30, 2007
Aux: Coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

On rappelle aux institutions fédérales qu'elles doivent présenter au Parlement leurs rapports annuels de 2006-2007, conformément aux articles 72 de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ceci s'applique uniquement aux institutions assujetties à la LAI et/ou à la LPRP avant le 1^er avril 2007.

Les rapports annuels doivent être présentés « dans les trois mois suivant la fin de chaque exercice, ou » si la chambre du Parlement « ne siège pas, dans les quinze premiers jours (calendrier) de séance ultérieurs ».

Rapports annuels au Parlement

Les présentes directives ont pour objet d'aider à l'élaboration et à la présentation, au Parlement, des rapports annuels. Pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, vous pouvez vous reporter aux volumes Accès à l'information et Protection des renseignements personnels du Manuel du Conseil du Trésor.

Exigences en matière d'établissement de rapports

Les rapports annuels sont le moyen par lequel une institution gouvernementale rend compte des efforts qu'elle déploie pour appliquer les lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels. Il importe de souligner que les rapports doivent faire état des activités particulières de l'institution et qu'un seul mode de présentation ne suffit pas pour répondre aux besoins de tous les ministères et organismes.

Veuillez consulter l'Annexe B pour obtenir des consignes sur la façon de déterminer quels éléments doivent obligatoirement être intégrés à votre rapport et quels éléments sont discrétionnaires. Les éléments de rapport qui sont définis comme obligatoires seront révisés au moment de l'exercice de Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). Les autres éléments de rapport seront aussi pris en considération. De plus, le rapport de mise en œuvre N^o 106 fournit des directives sur la préparation des rapports statistiques, qui seront intégrés aux rapports annuels.

Les institutions assujetties à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels sont tenues d'élaborer des rapports annuels distincts sur chaque loi. Ces rapports peuvent toutefois être présentés sous un même pli

Des exemplaires des plus récents rapports annuels des institutions peuvent être obtenus de la Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels. Quiconque voudrait en prendre connaissance devrait communiquer avec le Secrétariat du Conseil du Trésor en vue de prendre les arrangements nécessaires. Veuillez communiquer avec Colette Dubois au 613-957-2455 ou par courriel à Dubois.Colette@tbs-sct.gc.ca.

Autorisation

Même si les rapports annuels doivent être approuvés par le Ministre, il n'est pas nécessaire que celui-ci y appose sa signature. On doit joindre à ces rapports une lettre d'envoi du ministre au greffier de la Chambre des communes et au greffier du Sénat.

Dans la lettre couverture, le Ministre doit indiquer que :

Les rapports doivent être déposés conformément à l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information et à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les rapports doivent être renvoyés devant le Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique.

Présentation

Il faut envoyer des copies des rapports aux personnes suivantes:

Madame Audrey O'Brien
Greffier de la Chambre des communes
Édifice du Centre, pièce 228-N
Chambre des communes
Édifices du Parlement
Ottawa (Ontario) K1A 0A6
Une copie

Monsieur Paul C. Bélisle
Greffier du Sénat et greffier des Parlements
Édifice du Centre, pièce 183-S
Sénat du Canada
Édifices du Parlement
Ottawa (Ontario) K1A 0A4
Une copie

Le Commissaire à l'information du Canada
Place de Ville, Tour B
112, rue Kent, 22^e étage
Ottawa (Ontario) K1A 1H3
Une copie (accès seulement)

Le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
Place de Ville, Tour B
112, rue Kent, 3^e étage
Ottawa (Ontario) K1A 1H3
Une copie (protection des renseignements personnels seulement)

Colette Dubois
Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels
Secrétariat du Conseil du Trésor
219, avenue Laurier ouest, 14^e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Information

Veuillez adresser toute question sur ces directives à la Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels, au 613-957-2455 ou par courriel à Dubois.Colette@tbs-sct.gc.ca.

Donald Lemieux
Directeur exécutif
Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels
Direction du dirigeant principal de l'information

Pièce jointe (Annexe B)

Annexe B - Rapports annuels au Parlement

Accès à l'information

Veuillez prendre note des éléments, parmi les suivants, qui doivent être intégrés au Rapport annuel de votre institution sur la Loi sur l'accès à l'information. Si votre institution n'a rien à signaler dans aucun des éléments obligatoires, il faut l'indiquer clairement. Les autres éléments de rapport doivent être inclus dans le Rapport annuel si votre institution a pris des mesures concernant ce qui est indiqué. Il n'y a pas d'ordre précis à suivre pour la présentation des informations demandées.

Éléments de rapport	Exigence de production de rapport
Introduction, y compris le mandat de votre institution et un sommaire de ses activités en matière d'accès à l'information au cours de l'exercice financier, à savoir que l'institution n'a traité aucune demande ni autre activité que vous souhaitez mettre en évidence.	Obligatoire – même s'il n'y a aucun volet ou aspect en particulier que vous souhaitez mettre en évidence.
Description de la façon dont l'institution est structurée dans le but de s'acquitter de ses responsabilités relatives à la Loi sur l'accès à l'information.	Obligatoire
Un exemplaire de l'ordonnance de délégation de pouvoirs dans laquelle sont indiqués les pouvoirs, les fonctions et les attributions délégués par l'administrateur de l'institution et à qui ils ont été délégués, ou une déclaration précisant qu'il n'y a pas eu de délégation de pouvoirs.	Obligatoire
Rapport statistique.	Obligatoire
Interprétation du rapport statistique, telle que la description des tendances significatives et les détails sur le traitement des demandes, l'application des exceptions et des exclusions, les délais et les prorogations.	Obligatoire
Un sommaire des changements importants apportés aux activités, aux politiques, aux procédures, aux outils, etc.	Ces éléments doivent être intégrés au Rapport annuel si votre institution a mis en application une ou plusieurs modifications au cours de l'exercice financier.
Aperçu des politiques et des procédures de l'institution associées à la Loi sur l'accès à l'information mises en application ou modifiées au cours de l'exercice financier.	Ces éléments doivent être intégrés au Rapport annuel si votre institution a mis en application de nouvelles politiques ou procédures ou si elle a modifié des politiques ou des procédures existantes.
Description des activités de sensibilisation et de formation associées à l'accès à l'information, au cours de l'exercice financier, y compris les séances d'information et de sensibilisation. Préciser le nombre de séances et de participants.	Ces éléments doivent être intégrés au Rapport annuel si vous avez réalisé ce type d'activités au cours de l'exercice financier.
Description des changements importants mis en œuvre (le cas échéant) en raison des préoccupations ou des problèmes soulevés par le Commissariat à l'information (CI), notamment dans son Rapport annuel au Parlement, dans les fiches de rendement institutionnel ou encore dans les autres examens ou évaluations portant sur la manière dont votre institution gère l'application de la Loi sur l'accès à l'information.	Ces éléments doivent être intégrés au Rapport annuel si votre institution a mis en application des changements à la suite de ce type d'activité.
Préciser si votre institution a reçu une ou plusieurs plaintes concernant l'accès à l'information et faire la synthèse des enjeux clés soulevés au moment des plaintes et/ou des enquêtes, au cours de l'exercice financier.	Ces éléments doivent être intégrés au Rapport annuel si votre institution a été associée à ce type d'activité au cours de l'exercice financier.
Énumération des appels interjetés à la Cour, pendant l'exercice, à savoir les demandes présentées à la Division de première instance de la Cour fédérale ou à la Cour d'appel fédérale.	Ces éléments doivent être intégrés au Rapport annuel si votre institution a été associée à ce type d'activité au cours de l'exercice financier.

Protection des renseignements personnels

Veuillez prendre note des éléments, parmi les suivants, qui doivent être intégrés au Rapport annuel de votre institution sur la Loi sur la protection des renseignements personnels. Si votre institution n'a rien à signaler dans aucun des éléments obligatoires, il faut l'indiquer clairement. Les autres éléments de rapport doivent être inclus dans le Rapport annuel si votre institution a pris des mesures concernant ce qui est indiqué. Il n'y a pas d'ordre précis à suivre pour la présentation des informations demandées.

Éléments de rapport	Exigence de production de rapport
Introduction, y compris le mandat de votre institution et un sommaire de ses activités en matière de protection des renseignements personnels, au cours de l'exercice financier, à savoir que l'institution n'a traité aucune demande ni autre activité que vous souhaitez mettre en évidence.	Obligatoire – même s'il n'y a aucun volet ou aspect en particulier que vous souhaitez mettre en évidence.
Rapport statistique.	Obligatoire
Interprétation du rapport statistique, telle que la description des tendances significatives et les détails sur le traitement des demandes, l'application des exceptions et des exclusions, les délais et les prorogations.	Obligatoire
Description de la façon dont l'institution est structurée dans le but de s'acquitter de ses responsabilités relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels.	Obligatoire
Un exemplaire de l'ordonnance de délégation de pouvoirs dans laquelle sont indiqués les pouvoirs, les fonctions et les attributions délégués par l'administrateur de l'institution et à qui ils ont été délégués, ou une déclaration précisant qu'il n'y a pas eu de délégation de pouvoirs.	Obligatoire
Un sommaire des modifications/améliorations importantes apportées aux activités, aux politiques, aux procédures, à la protection des renseignements personnels, etc., par exemple, un canal d'accès non officiel plutôt qu'officiel ou l'utilisation de nouvelles technologies.	Ces éléments doivent être intégrés au Rapport annuel si votre institution a mis en application une ou plusieurs modifications au cours de l'exercice financier.
Aperçu des politiques et des procédures de l'institution associées à la Loi sur la protection des renseignements personnels mises en application ou modifiées au cours de l'exercice financier.	Ces éléments doivent être intégrés au Rapport annuel si votre institution a mis en application de nouvelles politiques ou procédures ou si elle a modifié des politiques ou des procédures existantes.
Description des activités de sensibilisation et de formation associées à la protection des renseignements personnels, au cours de l'exercice financier, y compris les séances d'information et de sensibilisation. Préciser le nombre de séances et de participants.	Ces éléments doivent être intégrés au Rapport annuel si vous avez réalisé ce type d'activités au cours de l'exercice financier.
Renseignements sur les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et les ÉFVP préliminaires. le nombre d'ÉFVP et d'ÉFVP préliminaires entreprises; le nombre d'ÉFVP et d'ÉFVP préliminaires terminées; une brève description de chaque ÉFVP terminée et le lien à son sommaire à partir de votre site Web; le nombre d'ÉFVP envoyées au Commissariat à la protection de la vie privée.	Obligatoire
Un aperçu des types de divulgations faites en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant l'exercice financier; Nota : il s'agit des divulgations faites auprès d'entités extérieures à votre institution et qui résultent de demandes faites par des personnes ou entités venant de l'extérieur de l'institution. Aucune donnée statistique n'est requise – seulement un bref sommaire de tous les types de divulgations faites en vertu du paragraphe 8(2) au cours de l'année visée par la production de rapports; par exemple, au cours de la présente année de production de rapports, la majeure partie des divulgations faites en vertu du paragraphe 8(2) par l'institution X découlait de l'alinéa 8(2)a). D'autres divulgations ont été faites aux termes des alinéas 8(2)e), 8(2)i) et 8(2)m). Aucun autre type de divulgation n'a été faite en 2006‑2007 en vertu du paragraphe 8(2).	Obligatoire
Le nombre de nouvelles activités de couplage et de partage de données entreprises (y compris les activités à l'interne entre les différentes unités de l'institution) et une brève description de chacune.	Obligatoire
Incidence sur la vie privée des initiatives législatives, stratégiques et de prestation de services, des ententes de couplage et de partage des données.	Ces éléments doivent être intégrés au Rapport annuel si votre institution a été associée à ce type d'activité au cours de l'exercice financier.
Description des changements importants mis en œuvre (le cas échéant) en raison des préoccupations soulevées par le Commissariat à l'information (CI), notamment dans son Rapport annuel au Parlement, dans l'examen des ÉFVP ou encore dans les autres examens ou évaluations portant sur la manière dont votre institution gère l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.	Ces éléments doivent être intégrés au Rapport annuel si votre institution a mis en application des changements à la suite de ce type d'activité.
Préciser si votre institution a reçu une ou plusieurs plaintes concernant la protection des renseignements personnels et faire la synthèse des enjeux clés soulevés au moment des plaintes et/ou des enquêtes, au cours de l'exercice financier.	Ces éléments doivent être intégrés au Rapport annuel si votre institution a été associée à ce type d'activité au cours de l'exercice financier.
Énumération des appels interjetés à la Cour, pendant l'exercice, à savoir les demandes présentées à la Division de première instance de la Cour fédérale ou à la Cour d'appel fédérale.	Ces éléments doivent être intégrés au Rapport annuel si votre institution a été associée à ce type d'activité au cours de l'exercice financier.