Rapport de mise en oeuvre No. 105 - Exigences relatives aux publications d’Info Source en 2007-2008

No.	105
Date :	le 25 janvier 2007

Veuillez lire attentivement le présent rapport de mise en œuvre, car il contient des instructions détaillées à l'intention de l'ensemble des institutions.

La date limite pour la mise à jour des données en vue de l'édition 2007‑2008 d'Info Source : sources de renseignements fédéraux et Sources de renseignements sur les employés fédéraux est le 29 juin 2007. Le Secrétariat  du Conseil du Trésor (SCT) accordera une prolongation seulement dans les cas exceptionnels.

Secteurs ciblés

Il est recommandé que votre service des communications vérifie tout le contenu afin d'éliminer, le cas échéant, les fautes de grammaire et d'orthographe, et afin d'assurer la concordance exacte de la version française et de la version anglaise. Le SCT retournera les envois qui comporteront des fautes de grammaire ou d'orthographe.

Le SCT continue d'examiner toutes les publications d'Info Source afin d'en contrôler et d'en améliorer le contenu. Dans cette optique, les institutions sont priées de s'assurer que tous les renseignements obligatoires sont bien inclus dans leurs chapitres respectifs d'Info Source.

Les renseignements à consigner dans les chapitres consacrés aux institutions d'Info Source : Sources de renseignements fédéraux sont énoncés à l'annexe A.

Pour ce qui est d'Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux, les institutions doivent s'assurer que tous les champs obligatoires relatifs aux fichiers de renseignements personnels (FRP) sont bien remplis (voir l'annexe B).

Afin de faciliter la mise à jour de cette année, un courrier électronique vous sera envoyé auquel les chapitres de votre institution de l'année 2006-2007 d'Info Source : Sources des renseignements fédéraux et Sources de renseignements sur les employés fédéraux seront inclus. Le courrier identifiera l'endroit dans vos chapitres où nécessite une modification et une mise à jour. C'est essentiel que les documents électroniques comprenant les chapitres de votre institution soient révisés et retournés tel que diffusé par le SCT. Aucun autre dossier électronique sera accepté pour la mise à jour des chapitres en vue de l'édition d'Info Source 2007‑2008 des Employés et des Renseignements fédéraux. 

Langage clair

Il faut rappeler que conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada (http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/comm/siglist-fra.asp ), « Le devoir d'une institution d'informer le public suppose celui de communiquer efficacement. Les renseignements sur les politiques, programmes, services et initiatives doivent être clairs, pertinents, objectifs, faciles à comprendre et utiles.

Pour garantir la clarté et la cohérence de l'information, il faut veiller à utiliser un langage clair et conforme aux règles de grammaire dans toutes les communications avec le public ».

Mise à jour d'info source 

La date limite pour la communication au SCT de vos données en vue de l'édition 2007-2008 d'Info Source: Sources de renseignements fédéraux et Sources de renseignements sur les employés fédéraux est le 29 juin 2007.

Nota : Consultez le calendrier détaillé à l'annexe C pour les deux types de publications d'Info Source.

Les mises à jour reçues après la date limite ne seront pas comprises dans les publications d'Info Source de cette année. La mention suivante apparaîtra au début du chapitre consacré à l'institution : « Les renseignements de cette institution mis à jour annuellement n'ont pas été reçus à temps pour paraître dans l'édition 2007‑2008 d'Info Source. Les renseignements suivants proviennent donc de l'édition 2006‑2007 ».

À noter que si l'institution visée n'a pas fait de mise à jour pour l'édition 2006‑2007, l'avis précité de la dernière année pour laquelle des renseignements ont été reçu sera plutôt mentionné.

Le présent rapport de mise en œuvre sera envoyé par courrier électronique aux coordonnateurs de l'AIPRP avec, en pièces jointes, des copies électroniques des renseignements de votre institution provenant des publications de 2006‑2007 en format Word. Vous devez utiliser ces fichiers conçus spécialement pour faciliter la mise à jour. Veuillez transmettre ces fichiers aux personnes responsables de la mise à jour d'Info Source. Aucun autre format ne sera accepté. L'annexe D renferme des instructions détaillées concernant le format pour les deux types de publicationsd'Info Source.

Contenu

Les présentations non conformes aux instructions fournies dans le présent rapport de mise en œuvre seront rejetées.

Il incombe aux institutions de s'assurer que leurs données sont à jour et de les réviser au besoin.

Elles doivent vérifier les adresses et numéros de téléphone apparaissant dans l'introduction ainsi que dans la section « Renseignements supplémentaires » de leur chapitre. Il est recommandé d'ajouter les adresses des sites Web et de courrier électronique de l'institution.

Les documents doivent être soumis dans les deux langues officielles, et le contenu des deux versions doit être le même.

Avant d'envoyer les documents au Conseil du Trésor, l'institution doit en vérifier tout le contenu pour éliminer les fautes de grammaire ou d'orthographe. Tout chapitre comportant des fautes de grammaire ou d'orthographe sera renvoyé à l'institution, pour correction, sans prolongation de l'échéance initiale.

Les institutions doivent fournir des données pour tous leurs fonds de renseignements (dossiers administratifs et opérationnels), y compris ceux qui sont sur support électronique.

Tous les FRP auraient dû être dûment enregistrés par le SCT avant d'être inclus dans Info Source.

Les institutions doivent accorder une attention particulière à l'identification et à la description des activités de couplage de données qui mènent à la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels.

Fichiers de renseignements personnels (FRP)

Pour obtenir des instructions sur le processus d'enregistrement des FRP, consultez le rapport de mise en oeuvre n^o95.

Avis très important :

Afin de veiller à ce que les nouveaux enregistrements de FRP soient examinés et approuvés à temps pour être compris dans la mise à jour d'Info Source d'une institution, les échéances ci‑dessous doivent être respectées :

• Tous les nouveaux FRP propres à une institution donnée doivent être soumis au SCT d'ici le 28 fevrier 2007.
• Tous les nouveaux FRP ordinaires doivent être soumis au SCT d'ici le 31 mai 2007.

Le processus d'examen et d'approbation des nouveaux enregistrements de FRP est fastidieux et répétitif.

• Les nouveaux enregistrements de FRP doivent être présentés à la Division des politiques de l'information, de la protection des renseignements personnels et de la sécurité (DPIPRPS) du Secrétariat du Conseil du Trésor tout au long de l'année et de façon continue.
• Les nouveaux enregistrements de FRP qui sont soumis à la DPIPRPS avec la mise à jour d'Info Source d'une institution ne seront pas examinés et approuvés à temps pour être inclus dans l'Info Source de cette année-là. Les mises à jour d'Info Source présentées avec des FRP qui n'ont pas été approuvés et enregistrés par le SCT seront révisées et les FRP non enregistrés seront supprimés.

Processus de mise à jour des publications d'info source

• Les coordonnateurs de l'AIPRP doivent approuver la présentation.
• Les entrées doivent être soumises sur support électronique.

Un glossaire est joint à l'annexe E.

Pour obtenir de l'aide ou des renseignements supplémentaires, veuillez communiquer avec Samia Larocque au 613-948-1910 ou Colette Dubois au 613-957-2455 à la :

Division des politiques de l'information, de la protection des renseignements personnels et de la sécurité
Direction du dirigeant principal de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
219, rue Laurier ouest, 14^e étage
Ottawa (Ontario)  K1A 0R5
Télécopieur : 613-957-8020
Courriel : Laroque.Samia@tbs-sct.gc.ca ou Dubois.Colette@tbs-sct.gc.ca.

Donald Lemieux
Directeur exécutif,
Division des politiques de l'information, de la protection des renseignements personnels et de la sécurité,
Direction du dirigeant principal de l'information,

Annexe A - Renseignements à inclure dans Info Source : Sources de renseignements fédéraux
Annexe B - Renseignements à inclure dans Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux
Annexe C - Calendrier détaillé
Annexe D - Instructions sur le format
Annexe E – Glossaire

Annexe A

Renseignements à inclure dans info source : sources de renseignements fédéraux

Chapitres consacrés aux institutions

Les renseignements ci‑dessous doivent être inclus dans les chapitres consacrés aux institutions.

Renseignements généraux

Historique

Fournir une description concise de l'historique de l'institution, qui comprendra des renvois au fondement législatif.

Responsabilités

Décrire brièvement les principales responsabilités de l'institution en matière de politiques et de programmes.

Législation

Énumérer, en style télégraphique et par ordre alphabétique, toutes les lois et tous les règlements que l'institution applique ou qui relèvent principalement de cette dernière.

Structure organisationnelle

Résumer les fonctions de toutes les grandes unités organisationnelles selon les niveaux « programme » et « activité ». Il n'est généralement pas recommandé de fournir une description des unités sous ce dernier niveau.

Fonds de renseignements

Dossiers de programmes

Les dossiers sont des éléments distincts de renseignements enregistrés, peu importe leur forme ou support matériel, qui sont recueillis, créés ou reçus dans le contexte de l'instauration, de la conduite ou de l'achèvement d'une activité ministérielle ou individuelle au nom de l'institution. Ces dossiers soutiennent les activités opérationnelles de l'institution pour lui permettre d'exécuter son mandat législatif ainsi que de prouver et montrer de quelle façon elle s'acquitte de ses tâches. Ces dossiers sont aussi nécessaires à des fins administratives, juridiques et fiscales ainsi qu'à des fins de responsabilisation.

Les dossiers de programme comprennent les dossiers administratifs et les dossiers opérationnels. Les dossiers administratifs visent à soutenir les fonctions administratives de l'institution. Ces fonctions administratives ont trait essentiellement aux processus qui permettent la réalisation des fonctions opérationnelles (p. ex. préparation du budget principal des dépenses, autorisation et contrôle des dépenses, dotation de postes). Des dossiers administratifs sont créés suite à ces processus et documentent l'interaction entre les secteurs opérationnels et les secteurs administratifs dans le contexte d'un processus particulier.

Les dossiers opérationnels sont créés ou recueillis en vue de soutenir les activités opérationnelles de l'institution qui sont exécutées dans le contexte du mandat en matière de programmes prévu par la loi habilante de l'institution. Les dossiers opérationnels sont souvent propres à l'institution et constituent des éléments des programmes ou services permettant de réaliser les objectifs stratégiques de l'institution. Les dossiers opérationnels correspondent à ces fonctions et visent essentiellement à soutenir leur objectif général (p. ex. augmentation du commerce étranger, préservation de la culture, exécution de la loi, versement de prestations).

Auparavant l'expression « catégories de dossiers » a été utilisée pour désigner les dossiers de programme. Afin de mieux illustrer la façon dont ils s'appliquent à l'institution, et parce qu'ils renferment des renseignements, quel que soit le support, sur le déroulement des activités des programmes ministériels. Ces dossiers sont désormais renommés « dossiers de programme ». 

Nota : Pour les fins d'Info Source, il n'est pas nécessaire de lier les dossiers de programme aux unités organisationnelles en deçà d'un programme ou d'une activité.

Les champs qui suivent s'appliquent aux dossiers de programme:

Description

• Note explicative à l'égard des renseignements créés, saisis et mis à jour dans les dossiers de l'institution.
• Cette note explicative doit être assez détaillée pour permettre au grand public de comprendre le programme ou l'activité que visent les dossiers.

Sujets

• Mots clés contenus dans les dossiers ou sujets particuliers traités dans ceux‑ci, c'est-à-dire : contracts, énoncé de travail, propositions, critères d'évaluation.

Nota 

• Ce champ est facultatif.
• Décrit les renseignements pertinents qui ne sont pas inscrits dans d'autres champs.
• Ne devrait pas contenir les coordonnées de l'institution.

Accès

• Ce champ est facultatif.
• Décrit de quelle façon les fichiers sont organisés afin defaciliter la consultation (p. ex. numéro du dossier, endroit, nom de la personne).

Format

• Ce champ est facultatif.
• Précise le support d'entreposage du dossier.
• Devrait servir pour des modes d'entreposage non standards (p. ex. logiciels de base de données particuliers, bandes sonores, vidéocassettes).

Numéro du dossier  

• Un numéro unique est créé pour chaque institution à partir :
  • de l'acronyme du PCIM de l'institution; et
  • du numéro unique de fichier ou d'identité utilisé pour désigner les dossiers dans l'institution.

Dossiers ordinaires de programme

Plusieurs ministères et organismes utilisent des dossiers ordinaires de programme pour dénoter qu'ils ont les dossiers/renseignements relatifs aux domaines administratifs qui s'appliquent à plusieurs institutions, tels que les comptes, les registres comptables, les budgets et les dossiers sur les immeubles. Seul le titre du dossier ordinaire de programme apparaît dans le chapitre de l'institution consignés dans Info Source.

Nota : Les institutions peuvent avoir ou non des dossiers ordinaires de programme à déclarer.

Fichiers de renseignements personnels (FRP)

Le Fichier de renseignements personnels(FRP) désigne un recueil ou un groupe de renseignements personnels d' individu détenus par des organismes et ministères fédéraux, sous réserve de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les FRP décrivent les renseignements personnels :

• contrôlés par une institution gouvernementale;
• saisis dans le système de tenue des dossiers de l'institution;
• recueillis ou tenus à jour à l'appui d'un programme ou d'une activité de l'institution.

Les FRP servent à décrire des renseignements personnels si ceux-ci peuvent être extraits au moyen du nom d'une personne, d'un numéro d'identification, d'un symbole ou d'un autre détail particulier attribué seulement à cette personne, ou des renseignements personnels qui ont été ou sont utilisés, ou qui peuvent être utilisés, à des fins administratives.

Les FRP lesquels seront inclus dans Info Source : Sources de renseignements fédérauxdécrivent les renseignements personnels suivants:

• de tous les segments de la population, sauf la fonction publique fédérale (employés fédéraux).
• du grand public et des employés fédéraux (anciens et actuels).
• identifiés au moyen du préfixe PPU ou PSU.

Fichiers de renseignements personnels ordinaires

Les fichiers de renseignements personnels ordinaires décrivent des renseignements qui peuvent figuent dans les dossiers administratifs relatifs aux employés que nombre d'institutions détiennent habituellement, c'est-à-dire, rémunération et avantages sociaux, formation et perfectionnement, rendement.

• Tous ces fichiers ou plusieurs d'entre eux pourront être nécessaires pour décrire les renseignements personnels détenus par l'institution.
• Ces fichiers doivent être enregistrés individuellement par chaque institution qui les utilise et ensuite les déclarésdans Info Source.
• Seul le nom du fichier ordinaire doit être inscrit dans Info Source, et ce, une fois qu'il est enregistré auprès du SCT.
• Les institutions gouvernementales ne conservent pas toutes chaque genre de renseignements personnels décrits dans les fichiers ordinaires.
• Les fichiers sont désignés à l'aide du préfixe PSU dans le numéro du fichier.

Catégories de renseignements personnels

Les catégories de renseignements personnels décrivent des renseignements personnels qui ne sont pas utilisés à des fins administratives ou marqués par un identificateur personnel, comme les avis spontanés, les plaintes ou la correspondance. Cette catégorie a été incluse pour que les ministères ou organismes fédéraux rendent compte de tous les renseignements personnels qu'ils détiennent..

Nota : Les institutions peuvent avoir ou non des catégories de renseignements personnels à déclarer.

Manuels

Aux fins d'Info Source, les manuels sont inscrits sous un sous-titre de la section « Fonds de renseignements ». Comme l'exige la loi, les institutions doivent fournir une liste par ordre alphabétique des titres de tous les manuels qu'elles utilisent dans le cadre de l'administration ou de l'exécution des politiques, des programmes et des activités touchant le public.

Renseignements supplémentaires

Cette section peut servir à fournir l'adresse et le numéro de téléphone de la personne‑ressource principale de l'institution pour l'obtention de renseignements informels.

Il faut inscrire, pour les renseignements généraux, un numéro différent que celui du bureau de l'AIPRP. Les adresses régionales peuvent également être inscrites si des instances régionales assument la même fonction.

Salle de lecture

L'adresse et l'emplacement de la salle de lecture ouverte au grand public doivent être indiqués.

---

Annexe B

Renseignements à inclure dans info source : sources de renseignements sur les employés fédéraux

Chapitres consacrés aux institutions

Chaque chapitre consacré à une institution doit comprendre tous les fichiers de renseignements personnels (FRP) qui relèvent de cette institution. Les FRP décrivent des recueils ou ensembles de renseignements personnels de particuliers détenus par des organismes et ministères fédéraux, sous réserve de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les FRP décrivent les renseignements personnels qui sont saisis dans le système de tenue des dossiers de l'institution et recueillis ou conservés à l'appui d'un programme ou d'une activité de l'institution.

Les FRP devraient comprendre un résumé des types de renseignements personnels des individus détenus par des organismes et ministères fédéraux qui :

• Sont classés ou peuvent être extraits au moyen du nom d'une personne ou d'un numéro d'indentification, d'un symbole ou d'un autre détail particulier attribué uniquement à cette personne.
• Qui ont été ou sont utilisés, ou qui peuvent être utilisés, à des fins administratives.

Nota : Veuillez consulter le rapport de mise en œuvre n^o 95 pour obtenir des instructions détaillées concernant l'enregistrement de fichiers de renseignements personnels.

Voici la description des trois types de fichiers de renseignements personnels pouvant être contenus dans les chapitres consacrés aux institutions.

Fichiers de renseignements personnels centraux (s'il y a lieu)

Ces fichiers décrivent les renseignements relatifs aux employés de toutes ou quelques institutions gouvernementales.

• Les fichiers sont tenus, avec les fichiers apparentés, par des organismes centraux comme la Commission de la fonction publique, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
• Les fichiers centraux sont désignés à l'aide du préfixe PCE ou PCU dans le numéro du fichier.

Fichiers de renseignements personnels particuliers

Ces fichiers renferment des renseignements personnels sur les employés qui sont propres aux exigences d'un ministère ou organisme particulier et qui sont conservés dans leurs systèmes de tenue des dossiers.

• Ils visent les employés anciens et actuels de la fonction publique fédérale.
• Les fichiers particuliers sont désignés à l'aide du préfixe PPE dans le numéro du FRP.

Fichiers de renseignements personnels ordinaires

Les fichiers de renseignements personnels ordinaires décrivent des renseignements qui peuvent figurer dans les fichiers administratifs relatifs aux employés que nombre d'institutions détiennent habituellement, p. ex. rémunération et avantages sociaux, formation et perfectionnement, rendement.

• Tous ces fichiers ou plusieurs d'entre eux pourront être nécessaires pour décrire les renseignements personnels détenus par l'institution.
• Ces fichiers doivent être enregistrés individuellement par chaque institution qui les utilise et ensuite les déclarés dans Info Source.
• Seul le nom du fichier ordinaire doit être inscrit dans Info Source, et ce, une fois qu'il est enregistré auprès du SCT.
• Les institutions gouvernementales ne conservent pas toutes chaque genre de renseignements personnels décrits dans les fichiers ordinaires.
• Les fichiers de renseignements personnels sont désignés à l'aide du préfixe PSE unique dans le numéro du fichier.

---

Annexe C

Calendrier détaillé pour les sources de renseignements fédéraux et les sources de renseignements sur les employés fédéraux

Date limite	Description	Responsable
28 février 2007	Tous les nouveaux FRP propres à une institution doivent être soumis au SCT afin qu'ils puissent être examinés et approuvés à temps pour être inclus dans les versions 2007-2008 des publicationsd'Info Source.	Toutes les institutions.
31 mai 2007	Tous les nouveaux FRP ordinaires doivent être soumis au SCT afin qu'ils puissent être examinés et approuvés à temps pour être inclus dans les versions 2007-2008 des publicationsd'Info Source.	Toutes les institutions.
29 juin 2007	Mise à jour d'Info Source : Sources de renseignements fédéraux.	Toutes les institutions.
29 juin 2007	Mise à jour d'Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux.	Toutes les institutions.
17 septembre 2007	Examen du format et du contenu de tous les renseignements provenant des institutions. Retour des renseignements incomplets à l'institution pour qu'elle les revoie.	Division des politiques de l'information, de la protection des renseignements personnels et de la sécurité du SCT.
24 octobre 2007	Envoi à la composition (publication complète) et relecture des épreuves.	Division des politiques de l'information, de la protection des renseignements personnels et de la sécurité du SCT.
19 novembre 2007	Acheminement des épreuves approuvées et examen et approbation des « bleus ».	Division des politiques de l'information, de la protection des renseignements personnels et de la sécurité du SCT.
10 décembre 2007	Impression et distribution de la version imprimée.	Fournisseur et Division des politiques de l'information, de la protection des renseignements personnels du SCT.
31 janvier 2008	Conversion du texte final (imprimé) sur support électronique, ce qui comprend l'examen du contenu (format, mise en page, liens internes, etc.).	Division des politiques de l'information, de la protection des renseignements personnels du SCT.
28 février 2008	Publication du contenu sur les sites pertinents et des liens intégrés.	Division des politiques de l'information, de la protection des renseignements personnels du SCT.

---

Annexe D

Instructions sur le format des sources de renseignements fédéraux et des sources de renseignements sur les employés fédéraux

Règles typographiques

• Style normal.
• Pas d'en-têtes, de pieds de page, de notes de bas de page, de notes ou de numérotation des paragraphes.

Police de caractères

• Arial 12.
• Pas de caractères gras, de soulignement, de surbrillance, de biffages ou d'italiques (sauf pour les noms de champs que le SCT a établi).
• Pas de lettres majuscules, sauf dans les acronymes.

Champs

• Tous les champs doivent être remplis et aucun champ ne peut être supprimé. S'il n'y a pas de renseignements pour un champ, il faut l'indiquer.
• Les noms de champs doivent être en italiques.

Langage clair

• La Politique de communication du gouvernement du Canada exige l'utilisation d'un langage clair, c'est‑à‑dire l'élimination de terminologie trop bureaucratique et de jargon.
• Un langage simple et clair doit être utilisé afin de permettre à tous et à toutes de comprendre le contenu sans problème.
• Il ne faut pas utiliser d'acronymes, à moins d'inscrire les termes au long au début du même paragraphe.

Orthographe

• Utiliser le correcteur de fautes de grammaire et d'orthographe du logiciel de traitement de texte (versions anglaise et française) avant de soumettre les mises à jour.
• Le SCT retournera les envois comportant des fautes de grammaire ou d'orthographe.

Ordre alphabétique

• Les sous-titres, les titres de dossiers de programme et les fichiers de renseignements personnels doivent apparaître en ordre alphabétique après le titre principal.

Espaces

• Un seul espace doit être laissé après le point, la virgule et le point‑virgule.
• Un espace doit être laissé avant et après les deux points.

Puces

• L'utilisation des puces devrait se limiter à la liste des lois et des manuels.

Adresses

• Les provinces doivent être épelées au long, p. ex. Terre‑Neuve et Labrador, Colombie‑Britannique, etc. Les acronymes ne seront pas acceptés. Exemple : Ottawa (Ontario).

---

Annexe E

Glossaire

Activité :

Les activités correspondent aux principales tâches accomplies par l'organisation pour réaliser chacun de ses programmes. Plusieurs activités peuvent être associées au même programme d'une institution.

Fins administratives :

Utilisation de renseignements personnels dans le cadre d'un processus décisionnel qui touche directement le particulier en cause.

Catégories de renseignements personnels :

Autres renseignements personnels qui ne sont pas utilisés à des fins administratives ou marqués par un identificateur personnel, comme les avis spontanés, les plaintes ou la correspondance.

• Cette catégorie a été ajoutée pour que les institutions gouvernementales rendent compte de tous les renseignements personnels qu'elles détiennent.

Couplage de données :

Activité qui consiste à comparer des renseignements personnels obtenus de diverses sources, y compris des fichiers de renseignements personnels, en vue de prendre des décisions sur les personnes que les renseignements concernent.

Cycle de vie des renseignements :

Ceci englobe les étapes de planification, de collecte, de création, de réception et de saisir des renseignements; leur organisation, récupération, utilisation, accessibilité, diffusion et transmission; leur mise en mémoire, mise à jour et protection; ainsi que leur destruction et conservation.

Manuels :

Directives, instructions, lignes directrices ou procédures dont se servent les employés d'une institution pour exécuter les opérations, les activités ou les programmes.

Fichiers de renseignements personnels (FRP):

Résumé du genre de renseignements que détiennent les institutions sur les individus.

Les FRPs comprennent tous les renseignements de nature personnelle :

• qui sont organisés et marqués de sorte à pouvoir être retrouvés par référence au nom d'un particulier ou à un numéro, symbole ou autre indication d'identification propre à ce particulier; et
• qui sont ou qui ont été utilisés à des fins administratives, ou qui sont accessibles à ces fins.

Il existe sinq types de fichiers de renseignements personnels (FRP) :

• les fichiers ordinaires - employés (PSE);
• les fichiers ordinaires – public (PSU);
• les fichiers centraux (PCE et PCU);
• les fichiers particuliers – employés (PPE);
• les fichiers particuliers – public (PPU).

Programme :

Un programme est une unité organisationnelle établie pour poursuivre les objectifs d'une institution qui sont autorisés par le Parlement.

• Un programme représente les principales responsabilités que gère l'organisation pour réaliser ses objectifs.

Dossier de programme :

Des éléments distincts de renseignements enregistrés, peu importe leur support ou forme matérielle, qui sont recueillis, créés ou reçus dans le cadre de l'instauration, de la conduite ou de l'achèvement d'une activité ministérielle ou individuelle de l'institution.

• Les dossiers de programme sont constitués de dossiers opérationnels et de dossiers administratifs.
• Fournissent des identificateurs des renseignements de programmes détenus par chaque institution fédérale dans son système de tenue des dossiers.

Les descriptions des dossiers de programme contiennent la liste des sujets traités par ces programmes.

Numéro du dossier et numéro de fichier :

Numéro d'identification unique figurant à la fin de chaque dossier de programme ou fichier de renseignements personnels.

• Aide le bureau d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels à trouver les renseignements demandés.
• Attribué par chaque institution afin de permettre de récupérer les renseignements contenus dans leurs dossiers.