Rapport de mise en oeuvre No. 90 - Panne de courant et les prorogations

Cet avis est destiné aux coordonnateurs d'institutions dont les employées étaient dans l'impossibilité de se présenter au travail en raison de la récente panne de courant dans la province de l'Ontario. Le Secrétariat du Conseil du Trésor a reçu plusieurs questions à savoir si le délai de réponse sous la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l'accès à l'information peut être prorogé en vue de la panne de courant. 

Aucune disposition de la Loi sur l'accès à l'information permet de proroger les délais pour des situations d'urgence tel qu'une panne de courant. Par contre, l'alinéa 9(1)a) permet une prorogation du délai pour une période de temps raisonnable dans les cas où :

«a)… l'observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution en raison soit du grand nombre de documents demandés, soit de l'ampleur des recherches à effectuer pour donner suite à la demande;… » 

Tel qu'indiqué dans le rapport de mise en œuvre numéro 67, daté du 17 septembre 1999, le paragraphe ci-dessus s'applique seulement lorsque la demande implique une recherche d'une ampleur significative ou un grand nombre de documents et que ceci a pour effet d'entraver le fonctionnement de l'institution. Donc, l'application d'une prorogation en vertu de cet alinéa pour l'entrave au fonctionnement de l'institution basée seulement sur la panne de courant ne serait pas justifiée. Cependant, il est raisonnable de considérer une prorogation du délai dans les circonstances ou une réponse dans les premiers trente jours n'est pas possible en vue de l'impact de la panne de courant sur le fonctionnement de l'institution, et la demande implique une recherche d'une ampleur significative ou un grand nombre de documents. 

En ce qui concerne la Loi sur la protection de renseignements personnels, l'article 15 permet une prorogation 

« a) d'une période maximale de trente jours dans les cas où :(i) (i) l'observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution, »

Nous tenons à souligner que l'application de l'alinéa 15a) de la loi n'implique pas automatiquement une prorogation de trente jours. Si le fonctionnement de l'institution était entravé ou complètement interrompu pour une période déterminée en raison de la panne de courant, les prorogations de délai ne devraient pas être plus longues que la période affectée et seulement pour une période maximale de trente jours. De plus, les institutions devraient être en mesure de justifier la période de prorogation et démontrer que, compte tenu des circonstances, il aurait été déraisonnable de consacrer le temps et les ressources nécessaire pour observer le délai initial.

Comme vous le savez, la décision finale d'invoquer les prorogations en vertu des lois sur l'accès et sur la protection de renseignements personnels revient au chef de chaque institution ou au fonctionnaire délégué.

Finalement, vous pouvez toujours communiquer avec le requérant si l'échéance pour répondre à la demande ne sera pas respectée parce que le délai ne peut être prorogé et lui expliquer la raison du délai. Bien sûr, toutes institutions devraient prendre toutes les mesures raisonnables afin de compléter les demandes dans le délai de trente jours prévu par la loi.

Toutes questions concernant cet avis devraient être adressées à la Division des politiques de l'information et de la sécurité du Secrétariat du Conseil du Trésor au (613) 952 2994.

Anne Brennan

Directrice principale
Division des politiques de l'information et de la sécurité
Secteur des opérations gouvernementales