Avant-propos

Depuis sa création en 1992, la Semaine nationale de la fonction publique (SNFP) n'a cessé de gagner en popularité, tant auprès du grand public qu'au sein de la collectivité des fonctionnaires. Depuis ses débuts, la SNFP a montré qu'elle est très efficace pour hausser le moral, pour bâtir des réseaux entre ministères et au sein de ceux-ci, et pour sensibiliser le public à propos de la prestation des services par les employés de la fonction publique.

Au fil des ans, la SNFP est devenue une campagne réellement nationale, qui respecte et traduit la diversité de la fonction publique fédérale et celle du pays. Elle constitue une période idéale pour être créatifs et inclusifs, alimenter la fierté dans notre propre collectivité et établir des partenariats avec d'autres collectivités. Nous sommes persuadés que grâce à votre travail acharné et à votre enthousiasme, la SNFP de 2011 connaîtra autant de succès que par les années antérieures.

Le présent guide a été élaboré afin de vous aider, vous et vos équipes de bénévoles, à planifier et à organiser vos propres activités. Vous y trouverez des explications sur le processus de planification à l'échelle nationale, la liste du matériel promotionnel à votre disposition, la manière de planifier des activités d'envergure, quelques pratiques exemplaires, ainsi que des conseils et des astuces qui vous mèneront au succès.

Nous espérons que cet outil vous aidera à organiser une Semaine nationale de la fonction publique inoubliable qui nous rendra fiers de nos rôles à titre d'employés de la fonction publique fédérale.

Bonne chance et, surtout, amusez-vous bien!

Équipe Prix et reconnaissance
Bureau du dirigeant principal des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Nota : pour ne pas alourdir le texte, le masculin est utilisé pour désigner tant les hommes que les femmes.

Table des matières

1. Introduction
2. Comité consultatif national
3. Lettre d'appel aux administrateurs généraux et aux chefs d'organismes
4. Demande de financement
5. Rôles et responsabilités
6. Matériel promotionnel
7. Site internet de la SNFP
8. Événements - étape par étape
9. Communications internes
10. Trucs et astuces
11. Quelques idées à succès
12. Rapports finaux
13. Personnes-ressources
14. Conclusion

1. Introduction

La Semaine nationale de la fonction publique (SNFP) a été créée en 1992, par suite de l'adoption de la Loi sur la Semaine nationale de la fonction publique : pour un meilleur service aux Canadiens. Elle a pour objectif de « […] reconnaît(re) la valeur des services rendus par les employés de la fonction publique fédérale (et) […] souligner la contribution apportée par les employés de la fonction publique fédérale à l'administration fédérale ». La SNFP a été conçue de manière à inspirer la fierté et la reconnaissance au sein de la fonction publique et à l'égard de celle-ci, et à sensibiliser les Canadiens à son excellence. La troisième semaine du mois de juin de chaque année est désignée pour célébrer la Semaine nationale de la fonction publique.

La SNFP de 2011 aura lieu du 12 au 18 juin et le thème cette année est « Inspirez le changement! ».

2. Comité consultatif national

L'équipe Prix et reconnaissance du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) est chargée de coordonner la SNFP à l'échelle nationale. Chaque année, à l'automne, l'équipe invite des représentants de ministères et d'organismes, de petite et de grande taille, et des Conseils fédéraux régionaux (CFR) à participer au Comité consultatif national.

Le Comité consultatif national formule des avis stratégiques concernant l'approche globale de la SNFP. Il définit le thème annuel et les pratiques exemplaires à succès. Il formule également des recommandations en matière de produits de communication.

3. Lettre d'appel aux administrateurs généraux et aux chefs d'organismes

En général, une lettre d'appel, signée par le dirigeant principal des ressources humaines, est envoyée au cours du mois de février aux administrateurs généraux et aux chefs d'organismes pour inviter tous les ministères et organismes à participer et à contribuer à la SNFP, leur souligner les objectifs de la SNFP et leur demander de nommer un coordonnateur.

4. Demande de financement

La lettre d'appel demande une contribution financière calculée selon un montant fixe par employé. Chaque année, le montant demandé repose sur l'envergure et la portée des activités planifiées. Quelque 70 p. 100 des fonds recueillis sont distribués aux treize CFR aux fins de l'organisation d'activités interministérielles. Le reste est versé à la coordination nationale et à l'élaboration de produits promotionnels.

5. Rôles et responsabilités

5.1 L'équipe prix et reconnaissance du BDPRH – Notre rôle

Le BDPRH s'occupe de la coordination de la SNFP sur le plan national. À ce titre, l'équipe prix et reconnaissance élabore une stratégie nationale de communication, notamment un thème, des messages organisationnels et du matériel promotionnel à l'intention des ministères et des organismes. L'équipe est aussi chargée de recueillir des fonds auprès des administrateurs généraux et des chefs d'organismes pour distribuer ensuite aux CFR le pourcentage qui leur revient pour organiser des activités interministérielles dans tout le Canada.

L'équipe prix et reconnaissance est de plus disponible pour vous venir en aide à tout moment. De fait, la réussite de la SNFP dépend d'une solide collaboration entre tous les intervenants. (La liste des membres de l'équipe se trouve à la fin du présent document.)

5.2 Les coordonnateurs ministériels nationaux – Votre rôle

Chaque ministère et organisme doit nommer une personne qui coordonnera l'organisation de ses activités. L'organisation des activités interministérielles dans les régions revient aux coordonnateurs respectifs des CFR.

Les coordonnateurs de la SNFP jouent un rôle essentiel pour la réussite de la Semaine. Ils ont la responsabilité de coordonner les événements correspondant aux secteurs d'activités de leur organisation.

5.3 Les coordonnateurs régionaux (Conseils fédéraux régionaux) – Votre rôle

Chaque CFR doit nommer une personne qui coordonnera l'organisation des activités interministérielles qui auront lieu dans leur région respective.

Les responsables de la SNFP dans les bureaux régionaux sont invités à communiquer avec le coordonnateur de leur CFR respectif pour coordonner les activités interministérielles et pour obtenir des exemplaires du calendrier 2012 et des produits promotionnels.

5.4 Ne travaillez pas en solitaire!

La planification des activités de la SNFP constitue une occasion de réseauter avec vos collègues et d'autres employés de la fonction publique. Établissez un conseil consultatif des employés, composé de personnes provenant de tous les secteurs de votre organisation. Cherchez des bénévoles dès le début du processus. Invitez les étudiants qui travaillent pendant l'été à participer au processus.

Profitez également de cette occasion pour bâtir des partenariats avec d'autres organisations. Il arrive souvent que les activités les plus réussies soient celles organisées en partenariat.

Une liste des coordonnateurs dans les ministères et les CFR pour cette année est affichée sur le site Internet officiel de la SNFP.

6. Matériel promotionnel

Vous pouvez obtenir le matériel promotionnel en remplissant le bon de commande et en le retournant au Centre de distribution. Le matériel promotionnel ainsi que des images et des illustrations de la SNFP sont également disponibles en version téléchargeable dans le site Internet officiel de la SNFP.

6.1 Affiche

L'affiche en couleurs de la SNFP 2011 est disponible en grande (24" x 24") et en petite (17" x 11") tailles.

On y trouve le slogan dans les deux langues (« Proudly Serving Canadians / Fiers de servir les Canadiennes et les Canadiens ») et le symbole graphique. L'affiche est gratuite. Veuillez utiliser le bon de commande pour vous procurer des affiches.

Voici des suggestions d'endroits où la poser :

• les entrées des édifices
• les cafétérias
• les babillards de votre édifice
• les bibliothèques publiques
• les centres communautaires
• les écoles secondaires
• l'entrée de l'hôtel de ville ou les bureaux municipaux

6.2 DVD avec logos, illustrations et documents

Un DVD proposant logos, illustrations et documents Word et PowerPoint sera également fourni aux coordonnateurs afin de vous aider à créer vos propres publications ou produits promotionnels. Certains formats de fichiers inclus sur le DVD sont destinés aux graphistes et imprimeurs alors que d'autres peuvent être utilisés avec les logiciels de votre ordinateur de bureau.

6.3 Certificats de reconnaissance

Vous pouvez utiliser les certificats de reconnaissance anglais, français et bilingues (français premier ou anglais premier) pour remercier les bénévoles de leur participation. Ils constituent une bonne façon de reconnaître le travail accompli à l'occasion de la SNFP. Retournez le bon de commande pour obtenir vos exemplaires gratuits ou téléchargez les certificats à partir du site Internet de la SNFP.

6.4 Calendrier

À la demande générale, un calendrier pour l'année 2012 a été élaboré et il est gratuit. Les CFR recevront une quantité suffisante de calendriers pour leur province respective. Les bureaux régionaux doivent communiquer avec leur CFR afin d'obtenir des exemplaires.

Les ministères et les organismes situés dans la région de la capitale nationale (RCN), ainsi que les organisations dont le siège social est situé à l'extérieur de la RCN, peuvent commander des calendriers de l'entrepôt d'Ottawa en utilisant le bon de commande. Cette année 250,000 exemplaires du calendrier sont mis à la disposition des employés de la fonction publique. Chacun devrait recevoir son calendrier.

6.5 Bon de commande

Les coordinateurs peuvent obtenir le bon du commande auprès des membres de l'Équipe Prix et reconnaissance.

7. Site internet de la SNFP

Le site Internet de la SNFP contient des renseignements et des documents, énumérés ci-après, qui vous seront utiles pour faire connaître les activités et les événements organisés par votre ministère ou votre région.

7.1 Outils à télécharger

Vous pouvez télécharger les outils suivants à partir du site Internet de la SNFP :

• affiche en couleurs de la SNFP (2 grandeurs);
• certificats d'appréciation anglais, français et bilingues;
• symbole graphique de la SNFP et slogan, à intégrer dans vos publications ou dans vos articles promotionnels;
• le présent Guide du coordonnateur pour la semaine nationale de la fonction publique.

7.2 Renseignements utiles

Les renseignements suivants se trouvent dans le site Internet de la SNFP :

• liens aux CFR où vous trouverez les activités tenues dans toutes les régions du Canada;
• Coin des coordonnateurs, lequel présente des conseils et des pratiques exemplaires;
• liste des coordonnateurs à l'échelle nationale et régionale;
• lien au magazine « c'est MA journée » (daté de 2008 et 2009);
• lien à l'enregistrement vidéo« Mon Canada, Ma fonction publique » ainsi qu'aux témoignages vidéos de « c'est MA journée »;
• lien au site Internet du 100^ième anniversaire de Parcs Canada;
• liens vers d'autres sites d'intérêt.

8. Événements - étape par étape

8.1 Expositions

Les expositions sont des foires d'information où les organisations fédérales font connaître au public les services qu'elles offrent. De tels événements inspirent de la fierté au personnel, informent le public des produits et des services à leur disposition et contribuent à établir un dialogue entre les organisations fédérales. Il faut entamer le plus tôt possible le processus de planification et faire en sorte qu'ils soient le plus interactifs possible.

8.2 Portes ouvertes

Organiser des journées portes ouvertes dans votre ministère constitue une excellente occasion de communiquer avec votre clientèle, les autres ministères et organismes, ainsi que le grand public, de les sensibiliser à ce que vous faites et d'accroître votre visibilité.

8.3 Bulletins d'information internes

Les bulletins ou magazines d'information internes, préparés par les employés de la fonction publique et à leur intention, constituent également d'excellents moyens de diffusion. Ils peuvent englober des articles soulignant la contribution importante de fonctionnaires afin de renforcer la fierté et la reconnaissance. Servez-vous de ce moyen pour rendre hommage aux personnes d'exception dans votre organisation ou faire mousser les activités prévues dans le cadre de la SNFP.

8.4 Autres idées de diffusion

Visites : Proposez des visites des installations qui ne sont pas habituellement ouvertes au public ou des visites « dans les coulisses » de sites plus connus.

Collecte de sang : Organisez une collecte de sang avec la Société canadienne du sang ou Héma-Québec.

Ateliers : Prévoyez des ateliers portant par exemple sur la santé, l'agroalimentaire, les musées ou d'autres sujets à l'intention des citoyens de votre collectivité.

Journée de service dans la collectivité : Proposez une journée de recyclage afin de démontrer le rôle du gouvernement en matière de propreté environnementale. Organisez des travaux de peinture ou d'entretien de terrain pour venir en aide aux personnes âgées et aux personnes handicapées de votre collectivité.

Il ne s'agit là que de quelques moyens vous permettant d'aller au devant du public. Rappelez-vous toutefois qu'il n'est pas nécessaire de tout faire en même temps. Si vous en êtes à votre première expérience de planification d'événements de ce type, décidez ce avec quoi vous vous sentez à l'aise la première année, puis tirez les leçons de votre réussite pour les prochaines années.

9. Communications internes

La publicité interne est au cœur de la réussite de vos événements. Ayez recours aux bulletins d'information internes et songez à consacrer un numéro entier aux contributions et à l'excellence de vos employés. Servez-vous également de l'intranet pour faire connaître les événements relatifs à la SNFP que vous organisez. Portez une attention particulière aux points suivants :

• communiquez toutes vos activités au moyen de médias multiples afin d'atteindre le plus grand nombre de personnes possible;
• placardez des affiches à des endroits jouissant d'une grande visibilité;
• racontez l'histoire de fonctionnaires qui innovent, réalisent des travaux d'une importance cruciale ou sauvent des vies;
• racontez l'histoire d'employés qui, grâce à leur travail acharné et à leur dévouement, apportent une contribution inébranlable jour après jour;
• encouragez la fierté, la dignité et le respect chez les fonctionnaires;
• soulignez en quoi la diversité en milieu de travail bénéficie à tous;
• mettez en évidence les efforts réalisés pour enrichir l'expérience de travail des employés;
• nouez des relations avec un bassin d'employés éventuels, particulièrement avec les jeunes;
• assurez-vous de la présence d'un photographe à vos activités et affichez dans l'intranet les photos qu'il aura prises.

10. Trucs et astuces

• Faites désigner un champion parmi les cadres supérieurs.
• Déterminez à quels événements vous souhaiteriez que des hauts fonctionnaires participent et informez-en leurs bureaux le plus tôt possible.
• Commencez à planifier vos activités, le plus tôt sera le mieux. Organisez une séance de planification et mettez sur pied un comité organisationnel le plus tôt possible.
• Commencez à chercher des bénévoles le plus tôt possible. Obtenez l'aide d'étudiants et de bénévoles de la fonction publique pour organiser vos activités. Ces personnes sont très dynamiques et ne manquent pas d'excellentes idées.
• Demandez à vos bureaux régionaux de désigner des représentants de la SNFP. Vous pourrez ainsi vous assurer qu'ils participent à la SNFP à l'échelle ministérielle ou interministérielle.  Il est important d'inviter ces représentants à communiquer avec le coordonnateur régional de leur CFR pour qu'ils puissent travailler de concert à l'organisation d'activités interministérielles et pour qu'ils obtiennent des exemplaires du Calendrier 2012.
• Établissez un échéancier. Beaucoup d'idées sont simples à réaliser, mais doivent être prévues avant la SNFP.
• Installez une boîte de suggestions dans votre ministère pour recueillir des idées novatrices.
• Désignez des personnes pour les relations avec les médias et demandez leur de commencer à promouvoir vos activités.
• Commandez des produits gratuitement du Centre de distribution à l'aide du bon de commande. Passez votre commande le plus tôt possible pour garantir la livraison en temps voulu. Si possible, agissez à titre de centre de distribution pour les autres bureaux de votre ville ou de votre région, et commandez chaque produit en quantité suffisante pour tous.
• Si vous avez besoin de stands, de tentes, de tables, de chaises ou d'autres fournitures, songez à passer un marché conjointement avec d'autres ministères.

11. Quelques idées à succès

11.1 Activités nécessitant peu de planification

Pop-corn de remerciement : Demandez aux superviseurs de servir du maïs fraîchement soufflé dans des sacs sur lesquels est écrit « merci ». Cette activité s'adapte facilement à diverses situations.

Décorations : Décorez des endroits stratégiques de ballons, de bannières ou d'autres décorations festives afin de créer une ambiance de fête.

Déjeuner ou café de réseautage : Organisez une cérémonie de lancement. Invitez la haute direction à dire quelques mots au sujet des orientations et des objectifs de l'organisation. Les cadres supérieurs pourraient également servir du café et des beignes. Vous pourriez profiter de cette occasion pour distribuer le calendrier des activités liées à la SNFP et inviter les employés à y participer.

11.2 Activités nécessitant un degré moyen de planification

Cérémonie d'ouverture : Planifiez une cérémonie d'ouverture ou une activité spéciale pour lancer la SNFP. Les invités d'honneur pourraient être des membres de l'organisation ou des célébrités.

Activités sportives : Lancez un défi à une autre division ou à un autre ministère pour participer à une partie de balle molle ou à une autre activité sportive. Invitez-y vos collègues et les membres de votre famille.

Activités d'apprentissage : Créer une occasion pour les employés d'améliorer leurs compétences tout en s'amusant. Songez au mieux-être des fonctionnaires et organisez des séances traitant, par exemple, de préparation à la retraite, de conciliation travail-vie privée ou de gestion du stress. Pourquoi ne pas songer à faire venir une troupe de théâtre pour un sketch sur les pratiques de reconnaissance afin de montrer aux employés comment se prouver mutuellement leur reconnaissance au quotidien? Lorsqu'il s'agit des activités d'apprentissage, les possibilités sont infinies.

Remerciements de l'administrateur général : Demandez à votre administrateur général d'envoyer un mot ou une lettre à tous les employés pour les remercier de leur contribution à la réussite du ministère.

Cartes électroniques : Invitez les employés à envoyer une carte de remerciements à leurs collègues, la reconnaissance peut se démontrer à tous les niveaux.

Messages informatisés : Demandez à l'administrateur du système de faire en sorte que des messages concernant la SNFP apparaissent toute la semaine sur les écrans au démarrage des ordinateurs.

11.3 Événements exigeant beaucoup de planification

Dîners : Organisez des repas-partages quotidiens pendant toute la SNFP avec des employés et des membres de la direction de diverses divisions. Une division différente pourrait se charger de l'accueil chaque jour. Les employés pourraient ainsi échanger au sujet de leur expérience de travail et en apprendre davantage sur les autres activités du ministère ou de l'organisme.

Activités consacrées aux jeunes : Organisez une activité pour les jeunes employés de la fonction publique, en utilisant le Réseau des jeunes de votre ministère. Il pourrait s'agir d'un déjeuner, d'un pique-nique ou d'une autre forme de rencontre à laquelle participeraient les cadres supérieurs pour faire du réseautage et parler de leur expérience en tant qu'employé de la fonction publique.

Barbecues : Organisez un barbecue ou un pique-nique pour les employés de votre ministère ou de votre organisme ou établissez un partenariat avec d'autres ministères. Invitez la haute direction à y livrer un discours de remerciement et à discuter des buts et des objectifs de l'organisation. Le fait de savoir pourquoi l'organisation fait ce qu'elle fait est essentiel pour promouvoir la fierté des employés à l'égard de leur rôle. Cette activité pourrait se doubler d'un concours sportif extérieur. En effet, les activités d'équipe constituent un excellent moyen de réseauter avec des membres de l'organisation qu'on n'a pas l'habitude de rencontrer.

Cérémonies de remise de prix : Les gestionnaires peuvent profiter de la SNFP pour organiser des cérémonies de reconnaissance ou de remise de prix.

Spectacles ou dîners d'artistes amateurs : Offrez aux employés l'occasion de présenter leurs talents artistiques à des spectacles de chant choral ou de musique, ou à des expositions de photos, de peintures ou d'articles de collection.

Concours : Vous pouvez programmer divers types de concours pendant la SNFP comme des concours de talents artistiques, de recettes, de poésie, de photographie ou d'histoire. Ce type d'activités sert à mettre en lumière la diversité de la fonction publique fédérale et les nombreux talents cachés des employés de la fonction publique.

Kiosques, portes ouvertes et foires d'information : Il est possible d'installer des kiosques dans les entrées des édifices ou ailleurs pour mettre en valeur vos produits et services et les présenter à d'autres ministères, au grand public, aux familles et au personnel. Agrémentez le tout de musique, de café et de gâteau ou de maïs soufflé à offrir aux personnes qui vous rendront visite.

Journée de la santé : Vous pourriez prévoir une journée de la santé pendant la SNFP pour souligner l'importance de prendre soin de sa santé et de son mieux-être.

12. Rapports finaux

12.1 Rapports des ministères et des régions

Afin de pouvoir suivre les réalisations qui ont permis de souligner la contribution des employés, nous demandons aux coordonnateurs nationaux et régionaux de consigner dans un rapport à transmettre au Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH), les activités qu'ils ont planifiées pour chaque journée de la SNFP. Ainsi, elles seront enregistrées dans un recueil central complet.

Le BDPRH souhaiterait obtenir pour ses dossiers un exemplaire de tout rapport complet portant sur les événements organisés pour la SNFP qu'un ministère ou une région produirait dans le cadre de ses activités habituelles.

Après la SNFP, le BDPRH fera parvenir aux coordonnateurs ministériels et régionaux un questionnaire à remplir soit intégralement ou qui pourrait servir de base pour préparer leur rapport d'activité. Ce rapport devra par la suite être retourné avant la fin du mois d'août.

12.2 Rapport national

À l'automne 2011, un rapport national sur la SNFP 2011 sera terminé. Il servira de document principal au Comité consultatif national de la SNFP qui se réunira également à l'automne pour discuter d'une approche globale, des communications, des besoins des ministères et des exigences en matière de coordination pour la SNFP 2012.

13. Personnes-ressources

13.1 Les coordonnateurs ministériels

La liste de tous les coordonnateurs se trouve sur le site de la SNFP.

13.2 L'Équipe Prix et reconnaissance

C'est avec plaisir que l'Équipe Prix et reconnaissance répondra à toutes vos questions.

Christiane Bédard
613-943-5499
christiane.bedard@tbs-sct.gc.ca

Martine Glandon
613-957-0156
martine.glandon@tbs-sct.gc.ca

Chantal Hubert
613-943-5522
Chantal.Hubert@tbs-sct.gc.ca

Lynda Paquet-Siouï
613-996-1475
Lynda.Paquet-Sioui@tbs-sct.gc.ca

14. Conclusion

Il serait impossible de célébrer la SNFP sans l'appui de coordonnateurs engagés comme vous. Nous vous avons transmis beaucoup de renseignements. Si vous n'avez jamais participé à la SNFP auparavant, nous vous recommandons de collaborer avec d'autres personnes. N'hésitez donc pas à communiquer avec nous pour obtenir le nom de coordonnateurs qui ont déjà organisé de tels événements dans les années antérieures et qui seraient disposés à vous communiquer leur expérience.

Nous cherchons sans cesse des partenaires pour faire de la SNFP une réussite. Ce qui importe, c'est de faire quelque chose — mieux vaut en faire peu que pas du tout! L'Équipe du programme de prix et de reconnaissance reste à votre disposition pour répondre à vos questions et vous offrir de l'orientation et de l'encouragement. Surtout, n'oubliez pas de prendre aussi plaisir à la SNFP — vous le méritez bien!