ARCHIVÉ - Politique sur les communications du gouvernement - Version archivée de 1996

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Date d'entrée en vigueur

Ce document contient le texte complet de la politique qui a été révisée le 28 novembre 1996 et remplace la version publiée le 1er mai 1995.

Objectif

L'objet de la présente politique est d'assurer la gestion efficace des communications au sein du gouvernement. 

Énoncé de politique

Fournir des renseignements constitue une responsabilité inhérente de tout gouvernement représentatif.

Il est essentiel que les renseignements soient suffisants pour permettre aux citoyens-à titre individuel ou par le truchement des groupes qui les représentent ou de leurs députés-de comprendre et d'influencer l'élaboration et la mise en oeuvre des politiques et programmes de l'État, et d'y réagir.

La libre circulation des renseignements entre le gouvernement et le public devrait être assurée par des échanges officiels et officieux, dans un dialogue continu, ouvert, pertinent, compréhensible et fiable.

De bonnes communications sont essentielles à l'atteinte des objectifs gouvernementaux. La planification, la coordination et l'établissement des communications font partie intégrante du processus de gestion gouvernemental.

Par conséquent, le gouvernement a pour politique :

Application

La présente politique s'applique à tous les ministères et organismes énumérés aux annexes I et II de la Loi sur la gestion des finances publiques et aux directions désignées comme ministères aux fins de la Loi.

La fonction de communication

La communication est l'activité de gestion par laquelle on veille à ce que la population soit informée des politiques, des programmes et des services gouvernementaux, et à ce que ses préoccupations et intérêts soient pris en considération dans la formulation et la mise en oeuvre des politiques et des programmes de l'État. Elle englobe les éléments suivants :

Approche affirmative. Les institutions doivent adopter une approche affirmative en matière de communication, surtout dans leurs relations avec les médias. Les communicateurs doivent également s'affirmer lorsqu'ils fournissent des avis et des services de soutien aux ministres, aux administrateurs généraux et aux gestionnaires de programmes.

Communications internes. Le cas échéant, il conviendrait d'appliquer aux communications internes les principes énoncés dans ce chapitre.

Exigences de la politique

1. Service au public

Les institutions doivent assurer au public un service rapide, courtois et impartial, en tenant compte de ses besoins, de ses préoccupations et de ses droits.

2. Gestion et coordination

Les institutions sont chargées d'intégrer les communications dans le processus de gestion global. Elles doivent :

3. Consultation et diffusion de l'information

Les institutions doivent s'assurer que l'information sur les politiques, programmes et services fédéraux peut être obtenue et est diffusée dans toutes les régions du Canada. Elles doivent :

Si un ministre choisit d'invoquer les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information pour refuser de publier le rapport final d'une recherche sur l'opinion publique, il devra en informer le commissaire à l'accès à l'information et citer dans sa lettre les dispositions pertinentes de la Loi. Une copie de cette lettre sera transmise au Conseil du Trésor, afin de surveiller la réalisation de cette politique.

Les demandes de consultation des résultats de la recherche sur l'opinion publique reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information continueront d'être traitées conformément à celle-ci.

4. Langues officielles

Les institutions doivent respecter le statut d'égalité des deux langues officielles, tel qu'il est défini dans la Charte des droits et libertés et la Loi sur les langues officielles, et se conformer aux politiques et aux lignes directrices du Conseil du Trésor qui en découlent.

5. Présentation et visibilité

Les institutions doivent :

Obligation de rendre compte

Selon le système parlementaire canadien, les ministres doivent rendre compte au premier ministre et au Parlement de la présentation au public des politiques, programmes et priorités propres à leurs sphères de responsabilités.

Les administrateurs généraux doivent rendre compte à leurs ministres du respect des priorités et de la satisfaction des besoins de ces derniers en matière de communication; au secrétaire du Conseil du Trésor, de la mise en oeuvre des politiques de communication dans leurs institutions; et au greffier du Conseil privé, de la pertinence des communications à l'égard des politiques, thèmes et priorités applicables à l'ensemble du gouvernement, de même que de l'intégration des communications à l'élaboration, à la planification et à la mise en oeuvre des politiques et programmes.

Les chefs des communications (voir l'appendice A pour la définition) doivent rendre compte aux administrateurs généraux de la gestion des communications dans les institutions.

Les conseillers de direction et les gestionnaires des programmes doivent rendre compte à leurs supérieurs des aspects touchant les communications dans l'exécution des politiques et programmes dont ils sont responsables.

Rôles et responsabilités

Institutions

Les ministres individuellement et collectivement, en tant que membres du cabinet, sont les principaux porte-parole du gouvernement du Canada. Ils jouent un rôle directeur dans l'établissement des priorités et des thèmes généraux des communications gouvernementales. En outre, les ministres :

Les administrateurs généraux sont responsables de la gestion des communications et de son intégration dans la gestion de l'institution de manière à atteindre les objectifs gouvernementaux; ils doivent également projeter cette image. Les communications constituent une responsabilité partagée, qui nécessite la collaboration de la haute direction, du personnel des communications, des conseillers de direction et des gestionnaires des programmes pour l'élaboration et la mise en oeuvre des politiques et des programmes.

À cet égard, les administrateurs généraux doivent :

Le personnel des communications assure le soutien voulu à l'institution pour la réalisation des objectifs globaux, l'élaboration des politiques et des programmes, l'évaluation des questions importantes et l'établissement de la ligne de conduite de l'institution. Au moment d'allouer des ressources aux communications, les institutions devraient veiller à la répartition équilibrée des ressources professionnelles entre les principaux éléments de la fonction de communication : recherche et analyse, prestation de conseils, planification et gestion des communications.

Les conseillers de direction et les gestionnaires des programmes doivent participer activement à la planification et à l'exécution des projets de communication. Leur participation est nécessaire, car ils doivent rendre compte des aspects touchant la communication des politiques et programmes dont ils sont responsables, surtout lorsqu'il s'agit de déterminer la clientèle et d'évaluer ses préoccupations et ses besoins en matière d'information lors de l'élaboration des politiques et des programmes; de faciliter la planification et la mise en oeuvre des projets de communication; d'allouer des ressources aux communications dans les limites du budget des programmes; ainsi que d'établir de bonnes relations avec les médias et avoir des échanges avec le public.

Organismes centraux

Le Bureau du Conseil privé assume les fonctions suivantes :

Le Conseil du Trésor est chargé d'approuver et de promulguer, sous la direction du cabinet, la politique des communications du gouvernement. Le Secrétariat du Conseil du Trésor est chargé, au nom du Conseil du Trésor, d'assurer la gestion efficace des dépenses et de déterminer les besoins en ressources humaines, y compris ceux reliés au secteur des communications, et, de concert avec le Bureau du Conseil privé, de surveiller la mise à exécution de cette politique. De plus, le Secrétariat est directement chargé de coordonner la mise en oeuvre du Programme de coordination de l'image de marque.

Le ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est chargé par le cabinet d'assurer l'intégrité du processus de passation de contrats de services de publicité et de la recherche sur l'opinion publique, de même que de certains services de communication pour lesquels le Ministère est l'autorité contractante. Le ministre fournit également des conseils et des services pour assurer le respect des politiques et des priorités globales du gouvernement. TPSGC coordonne ses activités avec le Bureau du Conseil privé et le Secrétariat du Conseil du Trésor. Le ministre de TPSGC fournit, au besoin, au Conseil du Trésor, des renseignements et des conseils sur la répartition des dépenses au chapitre des marchés de publicité et de la recherche sur l'opinion publique, de manière à ce que les objectifs de dépenses annuelles soient respectés. L'orientation de la politique relève du Bureau du Conseil privé, du Secrétariat du Conseil du Trésor et de TPSGC.

Le ministre de TPSGC peut déléguer ses pouvoirs en matière de gestion de la publicité gouvernementale et de recherche sur l'opinion publique.

La Commission de la fonction publique est responsable de l'élaboration et de l'adoption des normes destinées à assurer que le personnel affecté aux communications est choisi en conformité avec les exigences essentielles de la fonction de communication; de la sélection et de la nomination du personnel des communications appartenant au groupe de la direction; et de la formation des porte-parole ainsi que de l'orientation et de la formation du personnel des communications.

Le Groupe Communication Canada-Édition (GCC-E) est chargé d'acquérir des services de communication à la demande des institutions gouvernementales et conformément aux dispositions de la section 7 de l'Application de la politique. De plus, le GCC-E assure des services téléphoniques de renseignements et de références, met en oeuvre le Programme de service aux dépositaires et assume d'autres fonctions, selon les directives du premier ministre ou du cabinet.

Surveillance

On évaluera la mesure dans laquelle les institutions respectent cette politique. À cette fin, il faudrait se fonder sur les plans stratégiques et opérationnels de communication pour s'assurer que la politique a été observée. L'évaluation des projets de communication devrait servir à déterminer dans quelle mesure ces derniers répondent aux exigences de la politique.

Le Bureau du Conseil privé surveillera l'exécution des directives du cabinet sur les communications à partir des plans stratégiques et opérationnels de communication et des contacts avec les institutions.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor déterminera si tous les aspects de cette politique ont été respectés, au moyen des plans de communication, des rapports provenant d'autres organismes centraux et des rapports de vérification interne.

Les groupes de vérification interne des institutions devraient, dans le cadre de la vérification des activités de communication, déterminer dans quelle mesure cette politique est observée.

Références

Autorité

Cette politique est émise en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Publications du Secrétariat du Conseil du Trésor

Volume «Accès à l'information», Manuel du Conseil du Trésor

Volume "Protection des renseignements personnels", Manuel du Conseil du Trésor

Politique sur les services communs, volume "Matériel, risques et services communs", Manuel du Conseil du Trésor

Le volume "Marchés", Manuel du Conseil du Trésor

Programme de coordination de l'image de marque, volume "Communications", Manuel du Conseil du Trésor

Manuel du Programme de coordination de l'image de marque

Politique de gestion des renseignements détenus par le gouvernement, volume "Gestion de l'information", Manuel du Conseil du Trésor

Guide sur les droits d'utilisation

Médias substituts : l'accès pour tous

Comment offrir les documents en médias substituts

Gouvernement du Canada - Guide Internet

Planification des produits d'information : pratiques d'édition efficace, sans superflu

Autres publications

Directives du premier ministre concernant les communications avec le public (1984), Cabinet du premier ministre

Mémoires au Cabinet : Guide du rédacteur, Bureau du Conseil privé

Gestion de crise (1989)-Bureau du Conseil privé

Demandes de renseignements

Toutes les demandes de renseignements concernant ce chapitre devraient être adressées au chef des communications de l'institution concernée.

Pour l'interprétation de la politique, le chef des communications devrait communiquer avec la Division de la politique de l'information, des communications et de la sécurité, Direction du Dirigeant principal de l'information, du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Application de la politique

1. Service au public

La fonction de communication ne consiste pas simplement à fournir ou à recevoir des renseignements. Elle concerne également la façon dont l'information est échangée. L'utilité des renseignements et la perception que le public a du gouvernement dépendent de la qualité de l'échange.

Pour établir une norme acceptable de service, les institutions doivent faire en sorte :

2. Gestion des communications

2.1 Planification et gestion des ressources

La planification annuelle des communications doit être entièrement intégrée dans le cycle de planification globale de l'institution. Elle consiste à établir la gamme des activités de communication et à déterminer les besoins en ressources.

La planification stratégique constitue la première étape. Les plans stratégiques de communication sont destinés à relier les priorités du gouvernement, du ministère et de l'institution, qui constituent la base de toute activité de communication, et à indiquer l'orientation générale éventuelle du plan d'action à adopter.

Les plans opérationnels de communication permettent de mettre en pratique les stratégies globales et de déterminer les besoins en ressources.

Tous les plans doivent prévoir des mécanismes de surveillance et d'évaluation ainsi que des rajustements en fonction des circonstances.

2.1.1 Cycle de planification

2.1.2 Nouveaux projets

Les institutions doivent s'assurer que l'environnement public pour une initiative donnée a été entièrement évalué, qu'il est pris en considération dans le plan global et que les communications font partie intégrante de ce plan.

D'après le Système de dossiers du cabinet, tous les mémoires au cabinet doivent être accompagnés d'un plan de communication, dans lequel sont notamment indiquées les ressources nécessaires. Les plans de communication devraient également être préparés pour les présentations au Conseil du Trésor portant sur des mesures importantes, lorsque ces dernières n'ont pas fait l'objet d'un mémoire au cabinet.

2.2 Coordination des communications

Conformément aux directives du cabinet, le greffier du Conseil privé peut donner des instructions aux administrateurs généraux au sujet des communications globales du gouvernement du Canada. En outre, le Bureau du Conseil privé peut désigner les organismes qui assumeront un rôle directeur et leur confier des responsabilités spéciales pour la conduite des communications globales. Les administrateurs généraux doivent examiner ces instructions ainsi que toutes les décisions pertinentes du cabinet et s'assurer qu'elles sont bien appliquées.

Chaque institution doit surveiller l'environnement public par rapport à ses politiques et à ses programmes afin de pouvoir prévoir les questions qui risquent de survenir. Lorsqu'une question peut avoir des répercussions dans l'ensemble du gouvernement sur le plan de la communication ou nécessiter une coordination, l'administrateur général devrait demander conseil au Secrétariat des communications et des consultations, Bureau du Conseil privé.

2.3 Gestion des crises

De bonnes communications sont essentielles à une gestion efficace des crises. Il incombe aux institutions de prévoir, dans la mesure du possible, les crises importantes telles que les risques pour l'environnement et la santé publique, les actes de terrorisme, et les désastres naturels ou causés par l'homme, crises pour lesquelles on pourra faire appel à l'aide de nombreux organismes gouvernementaux aux niveaux fédéral, provincial et local.

Il en résulte que les organismes directeurs doivent préparer la planification d'urgence, élaborer des procédures d'opération et demander l'assentiment des administrations régionales et locales non seulement pour la coordination de l'aide gouvernementale, mais aussi pour la désignation d'un seul centre de responsabilité pour toutes les communications avec le public. Ce point est essentiel si l'on veut fournir rapidement des renseignements précis, pertinents et cohérents, faciliter la prestation de services, éliminer les possibilités de contradiction et susciter la confiance du public. Lorsqu'elles ignorent quel est le principal organisme responsable dans des circonstances particulières, les institutions devraient demander conseil au Bureau du Conseil privé.

3. Environnement public

Les échanges avec le public consistent non seulement à fournir des renseignements mais aussi à l'écouter. Pour élaborer des politiques et des programmes qui répondent aux besoins du public, le gouvernement devrait connaître l'environnement public auquel ils s'adressent.

Pour chaque programme, il faudrait prévoir un processus de consultation des clients. En ce qui concerne les nouvelles politiques ou les mesures importantes, le gouvernement peut utiliser la méthode qui convient pour mieux comprendre la société canadienne et pour évaluer l'efficacité des politiques et des programmes. Si la méthode en question consiste à mener de la recherche sur l'opinion publique, les procédures d'approbation à suivre sont définies dans la Politique de gestion des renseignements détenus par le gouvernement et la Politique sur les marchés publics. On applique également ces procédures dans le cas des enquêtes réalisées auprès des fonctionnaires.

4. Consultation et diffusion de l'information

4.1 Principes

Le gouvernement a pour responsabilité de veiller à ce que les renseignements sur les politiques, programmes et services fédéraux soient mis à la disposition de la population ou diffusés dans toutes les régions du Canada. Ce principe d'ouverture du gouvernement permet au public de participer de façon éclairée à l'élaboration des politiques gouvernementales, aux responsables de l'administration publique de prendre des décisions équitables et au public d'évaluer la performance du gouvernement; il favorise aussi l'obligation du gouvernement de rendre compte.

Cette ouverture du gouvernement est garantie par la Loi sur l'accès à l'information, qui confère aux Canadiens le droit d'accès aux documents de l'administration fédérale, sauf dans quelques cas particuliers. La Loi précise aussi qu'elle n'est qu'un complément aux modalités d'accès aux documents du gouvernement; elle ne devrait en aucune façon restreindre l'accès aux renseignements normalement mis à la disposition du grand public. Toutefois, la diffusion de l'information étant coûteuse, on ne devrait y recourir que dans les cas où il existe manifestement une obligation d'informer le public ou lorsque l'utilisateur est disposé à en payer les frais. Le coût total de la diffusion de l'information qui n'a d'intérêt que pour le requérant ne devrait pas incomber au contribuable.

4.2 Frais des services d'information

Pour évaluer le coût de production des renseignements destinés à la vente, les institutions devraient tenir compte du coût total de la collecte, du regroupement, de la préparation, de la production et de la diffusion de l'information. Elles doivent appliquer la politique du gouvernement concernant les droits et frais d'utilisation externes pour déterminer les prix à demander. Les lignes directrices concernant l'établissement des droits et frais, notamment dans les cas où le recouvrement partiel des frais pourrait être justifié, figurent dans la Politique du Conseil du Trésor sur les frais d'utilisation externe.

4.2.1 Réduction ou suppression des frais

Les institutions devraient réduire ou supprimer les droits et les frais lorsqu'il y a manifestement obligation d'informer le public, par exemple quand :

4.3 Renseignements provenant des bases de données

S'il y a demande importante de renseignements contenus dans des bases de données, les institutions sont tenues de prendre les mesures nécessaires pour que les intéressés puissent acheter ces renseignements, c'est-à-dire :

4.4 Catalogage

Les institutions gouvernementales sont tenues, par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, de justifier et de décrire leurs fonds de documents dans le Registre de consultation et le Répertoire de renseignements personnels. Bien que les lois ne s'appliquent pas aux publications ou aux documents mis en vente, les institutions doivent aussi, selon la politique du gouvernement, répertorier ces documents. Mentionnons, par exemple, les catalogues et les répertoires des documents des bibliothèques et des archives, les listes de toutes les publications ainsi que les guides et les répertoires des institutions.

4.5 Édition

Les procédures ci-dessous s'appliquent à la publication des renseignements gouvernementaux sauf ceux mentionnés aux alinéas 4.3a) et b) :

Voir également l'appendice C.

4.6 Publicité

Toute la publicité fédérale est coordonnée pour appuyer les objectifs sociaux, économiques et culturels du gouvernement et pour informer adéquatement le public des priorités et des programmes gouvernementaux. Il faut mettre à l'essai au préalable toutes les campagnes de publicité d'importance afin de s'assurer qu'elles permettent d'atteindre les objectifs fixés. La mise à l'essai préalable, qui constitue une recherche sur l'opinion publique, incombe à l'institution intéressée et ne doit être effectuée que si le service est manifestement nécessaire. Les ministères sont invités à collaborer de manière à mettre les résultats en commun, à éviter le double emploi et à réduire les coûts. Les institutions sont tenues, en vertu de cette politique, de coordonner leurs activités de mise à l'essai préalable. TPSGC consignera et coordonnera ces activités et ne s'abstiendra d'autoriser un marché de mise à l'essai préalable que s'il a des doutes au sujet de l'intégrité du processus de passation du marché. Cela vise notamment les dépenses ayant trait aux communiqués d'intérêt public. Les attestations de conformité ne dégagent pas les institutions de leurs responsabilités à l'égard du contenu, de l'efficience et de l'efficacité de leur publicité. Aucune attestation n'est nécessaire dans le cas des annonces payées, c'est-à-dire des avis publics, tels les avis d'appel d'offres, dont la publication par les médias est habituellement négociée directement par les institutions. Les annonces payées sont considérées comme de la publicité si l'on doit avoir recours à une agence de publicité.

De manière à fournir aux institutions des attestations de conformité, TPSGC examinera, au nom de son ministre :

Il incombe au responsable chargé de la publicité à TPSGC de faire connaître directement aux institutions ses exigences à l'égard des points précédents.

L'agence de coordination, une organisation sous contrat avec TPSGC, groupe les demandes de publicité et achète aux médias le temps et l'espace dont le gouvernement a besoin pour sa publicité, sauf dans le cas des annonces payées qui sont faites directement par les institutions. En outre, l'agence de coordination s'acquitte de certaines formalités administratives liées aux achats.

TPSGC passe les marchés de publicité pour le gouvernement. Outre qu'il a conclu une entente à long terme avec l'agence de coordination, il négocie et passe des marchés à long terme avec des agences de publicité, pour la production et la planification des moyens de diffusion. TPSGC établit et tient à jour également une liste des agences de publicité présélectionnées conformément aux normes énoncées dans la Politique sur les marchés publics (voir l'appendice D).

4.7 Demandes de renseignements

Selon la présente politique, les institutions doivent désigner les gestionnaires et les spécialistes qui vont agir comme principaux porte-parole dans les rapports avec le public, les médias et les députés, pour les questions relevant de leurs compétences.

4.7.1 Demandes de renseignements provenant du public et des parlementaires

Les institutions devraient répondre complètement aux demandes de renseignements du public, à moins que les renseignements sollicités ne fassent l'objet d'une exemption en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ou que la réponse soit trop coûteuse et qu'aucune autre échelle de récupération des frais ne puisse s'appliquer. Si les renseignements demandés font l'objet d'une exemption, l'intéressé devrait être informé de son droit de présenter une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels selon le cas.

Si les renseignements demandés en vertu de ces lois peuvent normalement s'obtenir sans demande officielle, l'institution devrait en aviser le requérant et lui donner les renseignements ou lui indiquer où s'adresser.

Pour aider le public à obtenir des renseignements sur les principaux programmes et services, les institutions gouvernementales devraient s'assurer que ces derniers figurent dans les annuaires publics. (Voir également le chapitre 436 du MPA.)

Les institutions devraient traiter les demandes de renseignements des parlementaires de la même façon que les demandes de renseignements du public.

4.7.2 Demandes de renseignements des médias

Les demandes provenant des médias devraient normalement être transmises aux porte-parole désignés pour la question donnée.

Les porte-parole désignés doivent discuter de façon ouverte et officielle des faits ou d'une politique gouvernementale déjà approuvée. Les interviews ou les séances d'information officieuses ne sont autorisées qu'en des cas exceptionnels et doivent être approuvées au préalable par le ministre. Toute supposition et question concernant un projet de politique devraient être renvoyées au ministre.

5. Contenu et présentation

5.1 Langue

5.1.1 Langues officielles

La Charte des droits et libertés garantit l'égalité du statut du français et de l'anglais en tant que langues officielles du Canada et l'égalité des droits et privilèges quant à leur emploi dans toutes les institutions du Parlement et du gouvernement du Canada. La Loi sur les langues officielles établit le cadre législatif qui assure le respect de leur égalité. Les politiques et lignes directrices du Conseil du Trésor, qui s'inspirent de ces dispositions législatives, définissent les exigences en matière de communication.

5.1.2 Langage clair

L'obligation d'informer le public englobe celle de communiquer efficacement. Les renseignements sur les politiques, programmes et services gouvernementaux devraient être présentés de façon claire, objective, simple et compréhensible. Les messages devraient renfermer des renseignements répondant aux besoins du public, et être exprimés en des termes simples et cohérents.

Chaque institution est responsable du contenu et de la qualité linguistique des messages préparés dans l'une ou l'autre langue officielle.

Les lignes directrices et les normes d'usage figurent dans des publications du ministère du Patrimoine canadien, dans des ouvrages de référence courants portant sur la question et dans le Manuel du Programme de coordination de l'image de marque.

5.2 Pratiques de communication justes

Les pratiques justes en matière de communication consistent à éliminer les stéréotypes sexuels, à donner une image juste et représentative des races, des origines ethniques et des personnes handicapées, ainsi qu'à employer des mesures spéciales pour atteindre les personnes handicapées et d'autres publics spéciaux. (Voir également l'appendice E.)

5.2.1 Élimination des stéréotypes sexuels

Par stéréotype sexuel, on entend les mots, les attitudes ou les illustrations qui tendent à attribuer des rôles ou des caractéristiques à des personnes uniquement selon leur sexe, sans tenir compte de leur potentiel intrinsèque.

Dans les communications gouvernementales, il ne faut pas utiliser des termes rétrogrades, donner une image péjorative ou une représentation inégale des sexes.

5.2.2 Image juste et représentative

Les communications gouvernementales doivent traduire le principe selon lequel toutes les personnes, quelle que soit leur origine ancestrale, leur origine ethnique ou leur handicap, sont et doivent être décrites comme des citoyens productifs qui contribuent de façon égale au bien-être de la société canadienne.

Les institutions gouvernementales devraient s'assurer que leurs communications ne renferment aucun préjugé ou stéréotype qui empêchent des particuliers ou des groupes de la société canadienne d'y participer pleinement.

5.2.3 Communications avec les personnes handicapées

Au moment de la planification et de l'exécution des projets de communication, les institutions gouvernementales devraient envisager la nécessité de communiquer avec les personnes handicapées et les moyens à prendre à cet égard.

Il faudrait s'efforcer tout particulièrement d'atteindre les personnes handicapées à qui s'adressent des programmes spéciaux du gouvernement. Par "personnes handicapées", on entend les malvoyants, les aveugles, les malentendants ou les sourds et les personnes atteintes d'un défaut d'élocution, d'un handicap physique, de troubles d'apprentissage, de problèmes psychiatriques ou mentaux.

5.2.4 Communications avec les collectivités multiculturelles

Au moment de la planification et de l'exécution des projets de communication, les institutions gouvernementales devraient s'assurer que le vaste éventail des politiques et programmes gouvernementaux (et non seulement ceux de nature culturelle) sont communiqués de façon efficace aux collectivités multiculturelles selon l'esprit de la Loi sur le multiculturalisme canadien. Ceci peut requérir que la communication se fasse dans des langues autres que les deux langues officielles.

6. Visibilité

S'il veut être accessible et comptable, le gouvernement doit d'abord être visible et reconnaissable. Cette visibilité ou la présence fédérale permet au public de voir le gouvernement du Canada et de l'évaluer.

6.1 Image de marque

L'image de marque est la présentation extérieure d'une institution et de ses activités. Le Programme de coordination de l'image de marque a pour but d'identifier ses institutions de façon claire et cohérente et d'aider le public à identifier les programmes et services fédéraux et à s'en prévaloir.

Les normes de l'image de marque du gouvernement sont définies au chapitre 2 du présent volume, et dans le Manuel du programme de coordination de l'image de marque.

Chaque institution doit gérer son image de marque conformément aux normes applicables dans tout le gouvernement. Les institutions devraient veiller à ce que les politiques et les normes de l'image de marque soient intégralement appliquées dans le cadre des fonctions globales de gestion. Une image de marque bien coordonnée et bien pensée peut également aider à projeter une image favorable de la fonction publique.

Les différentes applications de l'image de marque vont des "supports permanents" (articles de papeterie, signalisation, marquage des véhicules, identification du personnel) aux "supports transitoires" (tous les genres de documents, de publicité, de documents audio-visuels, d'expositions).

6.2 Événements publics

Les événements publics sont ceux auxquels assistent les ministres et les hauts fonctionnaires pour faire connaître au public les initiatives ou contributions fédérales d'importance.

Une institution fédérale peut parrainer de tels événements de sa propre initiative ou, le cas échéant, les parrainer de concert avec un autre gouvernement ou le secteur privé. À cet effet, les institutions fédérales devraient veiller à ce que leur participation soit proportionnelle à la mesure dans laquelle le gouvernement a contribué, financièrement ou autrement, au projet ou au programme en question.

Les plans de communication se rapportant à un programme à frais partagés devraient être élaborés dès le début et faire partie de toute entente entre une institution fédérale et une autre institution publique ou privée.

7. Marchés

7.1 Services communs

Selon les politiques ayant trait aux services communs, tous les services en matière de communication doivent être acquis comme suit :

Le tableau 1 présente les exigences pour chacune des activités de communication.

Tableau 1

Résumé des marchés                  TPSGC                                

Recherche sur l'opinion publique A (note 1)
Publicité (note 2) A
Édition
- produits gratuits X
- produits destinés à la vente B
- coproductions B
Impression B
Film et production de vidéo B
Services de photographie X
Expositions X
Surveillance des reportages des X médias
Relations publiques X
Signalisation X
Demandes de renseignements X
Autres services de communication, X notamment : données pour la planification stratégique; évaluation de l'environnement; rédaction et révision; gestion des projets multimédias; évaluation; conception graphique; services de création.

Notes Légende

1. La recherche sur l'opinion A Services commun obligatoire. Le publique est un service commun ministre de Travaux publics et obligatoire sous la politique du Services gouvernementaux Canada C.T. (révision 31-07-94). peut déléguer ses pouvoirs en matière de gestion de la publicité gouvernementale et de recherche sur l'opinion publique.

2. Les institutions peuvent placer B Service commun facultatif lorsque directement des annonces payantes la délégation a été accordée au dans les médias, par exemple les ministère par le ministre des avis publics concernant les appels Travaux publics et Services d'offres, les ventes, les gouvernementaux Canada. audiences publiques, les offres d'emploi, les heures de bureau et les adresses, à condition de ne pas recourir à une agence de publicité.

X Service commun facultatif. Aucune délégation est nécessaire.

Pour que le GCC et les institutions clientes comprennent clairement leurs rôles et responsabilités respectifs, leurs relations devraient généralement faire l'objet d'un accord ou d'un protocole d'entente portant notamment sur le partage des responsabilités, les engagements sur le plan de l'exécution, les frais (le cas échéant), la durée de l'accord, la délégation des pouvoirs (le cas échéant) et le règlement des différends.

7.2 Autres marchés

Dans certains cas, il peut être justifié d'acquérir certains services de communication directement auprès d'autres sources. On peut recourir à ce procédé lorsque le GCC et une institution cliente conviennent que l'acquisition auprès d'autres sources serait plus rentable pour l'ensemble du gouvernement.

Des exceptions peuvent être décidées par le biais d'une entente entre l'administrateur général de l'institution cliente et le directeur général ou un délégué du GCC ou encore d'un protocole d'entente en vertu de l'Accroissement des pouvoirs et des responsabilités ministériels. Il peut y avoir des exceptions qui s'appliquent uniquement à certains services et pour une période donnée. Les administrateurs généraux peuvent demander une exemption permanente en présentant une requête au Conseil du Trésor, après consultation du directeur général du GCC.

Les institutions qui sont autorisées à passer des marchés directement avec le secteur privé doivent respecter le Règlement sur les marchés de l'État et les normes connexes pour ce qui est des appels d'offres et de l'adjudication des contrats. (Voir le volume intitulé "Marchés" du Manuel du CT.)

7.3 Normes de rendement

La prestation des services de communication par le GCC sera évaluée selon des normes générales de rendement ou d'autres normes définies dans une entente précise avec l'institution cliente (voir l'article 7.1).

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Appendice A
Définitions

Audio-visuel (Audio-visual) - activités liées au choix, à la commande, à la révision et à la préparation de renseignements destinés à être diffusés au public au moyen d'une production audio-visuelle, par exemple les films, les bandes magnétoscopiques, les vidéodisques et diaporamas sonorisés; désigne également la promotion de ces produits et leur diffusion au public.

Chef des Communications (Head of communications) - membre du personnel de direction nommé par le sous-chef pour l'aider à coordonner et à diriger l'application de cette politique;

Édition (Publishing) - activités consistant à choisir, à commander et à préparer des renseignements destinés à être diffusés au public au moyen de produits, tels que les livres, les périodiques, les dépliants, les microfilms, les microfiches, les disquettes, les vidéo-cassettes et les bandes audio; englobe également la promotion de ces produits ainsi que leur distribution ou vente au public.

Expositions (Expositions) - activités liées au choix, à la commande, à la révision et à la préparation de renseignements destinés à être diffusés au public au moyen de présentations et de stands à des expositions, à des foires, à des congrès, dans des magasins ou à toute autre installation publique analogue; comprend également la conception, la fabrication, le transport et l'installation des montages et des stands.

Marchés des relations publiques (Public relations contract) - marchés passés avec le secteur privé au sujet des services de communication qui ne sont pas définis dans cette annexe.

Publicité (Advertising) - activités liées à l'achat, par le gouvernement ou pour son compte, d'espaces dans les journaux ou de temps d'antenne dans les médias électroniques, ou dans d'autres médias, notamment en recourant aux installations extérieures et aux services de transport; inclut tout travail créateur se rapportant à la production d'une publicité, toute recherche publicitaire, par exemple la mise à l'essai, l'évaluation et la recommandation de stratégies publicitaires générales, et la post-évaluation des campagnes de publicité.

Rédaction (Writing) - action de rassembler et de synthétiser des renseignements et de composer des textes, généralement à des fins de publication et de distribution, afin de transmettre des messages précis à un public cible de façon compréhensible.

Relations avec les médias (Media relations) - établissement et maintien de communications efficaces avec les représentants de la presse écrite et électronique en vue de faciliter l'échange de l'information entre le gouvernement et le public.

Révision (Editing) - amélioration de la présentation et de la qualité des manuscrits en corrigeant les erreurs de grammaire, de syntaxe et de présentation; peut comporter la réécriture de certains passages afin d'en améliorer la clarté, la présentation, la concision, la cohérence et l'exactitude.

Recherche sur l'opinion publique (Public opinion research) - activités consistant à sonder les Canadiens.

Surveillance des reportages des médias (Media monitoring) - évaluation des reportages sur certaines questions dans la presse écrite et électronique ou dans d'autres médias.

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Appendice B
Liste des institutions

Conformément au cycle de planification présenté dans l'article 2.1, les institutions suivantes sont obligées de présenter leurs plans stratégiques de communication au Bureau du Conseil privé :

Affaires indiennes et du Nord Canada
Agence canadienne de développement international
Agence de promotion économique du Canada atlantique
Agriculture et Agroalimentaire Canada
Anciens Combattants Canada
Citoyenneté et Immigration Canada
Commission de la fonction publique du Canada
Condition féminine Canada
Défense nationale
Développement des ressources humaines Canada
Diversification de l'économie de l'Ouest Canada
Environnement Canada
Ministère de l'Industrie
Ministère de la Justice Canada
Ministère des Affaires étrangères et Commerce international
Ministère des Finances Canada
Ministère du Patrimoine canadien
Pêches et Océans
Ressources naturelles Canada
Revenu Canada
Santé Canada
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Solliciteur général Canada
Statistique Canada
Transports Canada
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

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Appendix C
Édition

1. Introduction

Le gouvernement a pour responsabilité de veiller à ce que les renseignements sur les politiques, les programmes et les services fédéraux soient mis à la disposition de la population ou soient diffusés dans toutes les régions du Canada. Les activités d'édition des institutions fédérales représentent l'un des principaux moyens d'informer le public.

La politique sur les communications présente les exigences fondamentales à l'égard de ces activités. Chaque institution décide ce qu'il faut publier et, de concert avec le Ministère de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et par l'intermédiaire du Groupe Communication Canada - Édition (GCC-É), décide de donner gratuitement la publication ou de la vendre. Dans le premier cas, l'institution assume la responsabilité de la publication; dans le deuxième cas, la responsabilité incombe au GCC-É à moins que l'institution soit personnellement tenue de procéder à la publication.

1.1 Objet

La présente appendice fournit des lignes directrices en vue d'aider les institutions à mettre en oeuvre les exigences relatives à la politique sur l'édition et certaines exigences techniques obligatoires qui sont fondées sur la loi.

1.2 Portée

Cet appendice s'applique aux documents suivants :

En outre, devrait être traité comme publication destinée à la vente tout document qui, prévu à l'origine pour circulation interne, est ensuite mis à la disposition du public contre paiement.

Il faut souligner ici que, même si la définition du terme "édition" donnée à l'article 1.4 ci-après englobe l'édition électronique, seuls sont assujettis au présent appendice les travaux d'édition électronique effectués par l'entremise du GCC-É. Lorsqu'une institution choisit de faire elle-même l'édition électronique de ses oeuvres (comme le prévoient les articles 4.3 a) et b) de l'Application de la politique), ces ouvrages ne sont pas assujettis à cet appendice. En optant pour cette façon de faire, les institutions doivent se rappeler qu'elles sont quand même tenues de se conformer en tout temps aux autres lois pertinentes, telles que la Loi sur la gestion des finances publiques et la Loi sur le droit d'auteur.

1.3 Autorisations

Ces lignes directrices donnent effet aux décisions prises par le gouvernement en 1970 et 1971 concernant l'édition gouvernementale. Elles sont aussi conformes aux textes de loi suivants :

1.4 Définitions

Co-édition (Co-publishing) - l'édition de toute publication du gouvernement par des éditeurs privés auxquels le GCC-É a délégué la fonction d'édition en coopération avec l'institution auteur, ou le partage de la fonction d'édition entre un éditeur privé et le GCC-É.

Édition (Publishing) - tout le processus de sélection, d'exécution sur commande ou de mise en forme de l'information pour publication, que ce soit sous forme de livres, périodiques, brochures, microfilms, microfiches, disquettes, cassettes vidéo, cassettes audio ou bandes assimilables par une machine. L'édition comprend également par la suite la promotion, la distribution ou la vente de ces produits au public.

Institution auteur (Author institution) - toute institution gouvernementale qui prépare ou fait préparer un texte en vue de sa publication.

Institution éditrice (Publishing institution) - pour les publications destinées à la vente, le GCC-É ou une institution personnellement tenue de procéder à la publication, et pour les publications distribuées gratuitement, l'institution auteur.

Papier permanent (Permanent paper) - papier qui peut être entreposé pendant une longue période de temps sans décoloration ou sans changement de texture. La norme couramment admise pour le papier permanent est ANSI (American National Standards Institute) Z39.48-1984.

Publication (Publication) - tout produit issu d'un travail d'édition.

2. Mesures administratives

Dans ce paragraphe sont définies les lignes directrices régissant les rapports entre le GCC-É et les institutions auteurs. Toutes les questions traitées ici peuvent faire l'objet d'un accord ou protocole d'entente entre une institution et le GCC-É, tel que précisé à l'article 7.1 de l'Application de la politique. En outre, le GCC-É peut, après consultation avec l'institution concernée et le Secrétariat du Conseil du Trésor, déléguer une partie ou l'ensemble de ses responsabilités au ministre de l'institution en vertu de la Loi sur le ministère des Approvisionnements et Services et conformément aux exigences du Chapitre 303, Services communs, du MPA. Toute institution exerçant un tel pouvoir délégué doit se conformer aux mêmes exigences que celles imposées au GCC-É.

2.1 Planification

Suivant la Politique du gouvernement en matière de communications, les institutions sont tenues d'informer TPSGC de tout document qu'elles envisagent de publier. Il importe que cette information soit transmise au GCC-É. En ce qui a trait à l'édition, les institutions devraient également fournir au GCC-É, sur demande, les informations suivantes :

S'il est économique et pratique de le faire, la planification des publications devrait aussi comprendre un examen des facteurs environnementaux. Il existe deux types de papier qui respectent l'environnement : le papier permanent et le papier recyclé. En général, le papier permanent est utilisé pour les documents d'archives ou à ceux présentant un intérêt historique (p. ex. les livres et les périodiques), tandis que le papier recyclé sert a des fins plus transitoires (p. ex. les brochures et l'emballage).

Pour déterminer si une publication respecte l'environnement, on peut tenter de répondre à quelques-unes des questions qui suivent :

Pour démontrer l'engagement du gouvernement envers les questions environnementales, il faudrait, sur les publications, utiliser les symboles appropriés pour indiquer qu'il s'agit de papier recyclé ou permanent, selon le cas.

2.2 Établissement du prix de vente

Conformément à la politique gouvernementale de récupération des coûts, les prix établi pour les publications doivent être fondés sur la valeur marchande ou sur une estimation raisonnable de celle-ci. Les critères servant à déterminer les cas où l'on peut réduire ou supprimer le prix sont exposés à l'article 4.2 de l'Application de la politique et dans la Politique du CT sur les frais d'utilisation externe.

Le prix de liste d'une publication est établi par le GCC-É de concert avec l'institution auteur et conformément au barème des tarifs approuvé chaque année par le Conseil du Trésor. Si une institution décide qu'une publication répond aux critères susmentionnés, il peut soit en faire une publication gratuite, soit en réduire le prix de détail en versant au GCC-É une contribution financière provenant de ses fonds.

2.3 Commercialisation et ventes

De façon générale, le GCC-É commercialise et vend les publications non gratuites du gouvernement, au Canada et à l'étranger; il négocie également les contrats de vente et de distribution. Les institutions auteurs sont responsables de la commercialisation et de la distribution de leurs publications gratuites, à moins qu'elles ne veuillent prendre d'autres dispositions avec le GCC-É.

Lorsqu'une institution auteur souhaite donner à l'une de ses publications destinées à la vente plus de publicité que le GCC-É ne le juge nécessaire, elle peut alors négocier avec ce dernier un protocole d'entente. Les institutions ne devraient pas diffuser d'articles de promotion des publications destinées à la vente ou indiquer la date à laquelle des titres nouveaux ou révisés seront disponibles, sans avoir au préalable consulté le GCC-É afin d'assurer un approvisionnement suffisant pour répondre à toute demande éventuelle engendrée par la publicité en question.

Une institution ne peut imputer aux fonds publics les coûts de publication encourus pour le compte d'un organisme ou d'une personne n'appartenant pas au gouvernement, à moins qu'un crédit parlementaire n'ait été expressément accordé ou ne soit clairement prévu à cette fin, ou à moins que des arrangements (par exemple contrats ou accords de co-édition) n'aient été faits en vue du partage des coûts de publication et que la nature et le montant de la participation de la Couronne ne soient clairement déterminés.

Lorsque le Parlement a approuvé, par une affectation de crédits spécifique, l'octroi d'une aide financière à des personnes ou organismes n'appartenant pas au gouvernement pour la préparation ou la publication de rapports ou d'autres documents pour le compte du gouvernement, on devrait alors offrir d'abord au GCC-É la possibilité d'éditer et de distribuer aux fins de la vente les ouvrages ainsi produits.

Le produit des ventes de publications effectuées par le GCC-É ou en son nom, les droits des avis publiés dans la Gazette du Canada et les recettes provenant des ententes concernant les redevances stipulées dans les accords de licence et de co-édition sont crédités au Fonds renouvelable des approvisionnements, à moins de dispositions contraires prévues dans un protocole d'entente.

2.4 Distribution

Lorsqu'une publication doit être déposée au Parlement, sa distribution générale est suspendue jusqu'à ce que le GCC-É ait reçu une autorisation officielle écrite de l'institution auteur ou a la preuve que la publication a été déposée au Parlement.

Le GCC-É peut, avec le consentement écrit de l'institution auteur, procéder à l'expédition des publications avant leur présentation au Parlement ou leur mise en circulation.

Afin d'éviter de saper le marché d'une publication, les institutions ne devraient pas procéder à une distribution publique, anticipée ou privée, d'aucune de leurs publications destinées à la vente avant que le GCC-É ne les mette en vente, à moins d'avoir le consentement du GCC-É pour ce faire. Il faudrait fournir d'avance au GCC-É les détails de la distribution gratuite avant de l'effectuer.

Lorsqu'une loi, telle que la Loi sur la publication des lois ou la Loi sur les textes réglementaires, ordonne qu'une publication soit distribuée à une liste préétablie de destinataires, et que cette publication est destinée à la vente, le GCC-É commande et paie les exemplaires qui doivent être ainsi distribués. Si la publication est gratuite, l'institution auteur est tenue de fournir au GCC-É le nombre d'exemplaires nécessaires à la distribution aux destinataires pré-établis et pour le Programme des services aux dépositaires. On peut s'adresser au GCC-É pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des quantités requises.

Par ailleurs, l'institution éditrice veille à ce que la Bibliothèque du Parlement reçoive cinq copies de chaque publication, et que la Bibliothèque nationale en reçoive deux. Les institutions éditrices devraient aussi faire en sorte que la Bibliothèque du Parlement reçoive, sur demande, les copies demandées d'un texte qui est destiné surtout à l'utilisation interne.

2.5 Liquidation des stocks excédentaires

Les stocks excédentaires sont liquidés conformément aux dispositions de la Loi sur la Bibliothèque nationale. Pour tout renseignement supplémentaire sur ces exigences et sur la marche à suivre, se référer au Guide de l'utilisateur du Centre canadien d'échange du livre. Exploité par la Bibliothèque nationale, le Centre est un service central d'échange de publications jugées excédentaires par certaines institutions mais qui peuvent encore être utiles à d'autres.

3. Langues officielles

Les institutions devraient observer les lignes directrices concernant les langues officielles mentionnées à l'annexe A, d'ici à la publication des règlements suivant la Loi sur les langues officielles et des politiques connexes.

4. Publicité

À la discrétion des institutions auteurs ou du GCC-É, on peut faire paraître gratuitement dans les publications du gouvernement des annonces et des réclames de programmes gouvernementaux ou de programmes d'organismes à but non lucratif qui se consacrent à la protection de la santé et du bien-être des gens.

L'insertion de publicité commerciale ou payée doit être autorisée au préalable par le Conseil du Trésor. L'insertion de telle publicité peut assujettir la publication gouvernementale à la taxe de vente.

5. Droit d'auteur

En vertu de l'article 12 de la Loi sur le droit d'auteur, chapitre C-42, Lois révisées du Canada, 1985, la Couronne détient automatiquement le droit d'auteur de toutes les publications du gouvernement du Canada, qu'elles soient gratuites ou destinées à la vente.

Afin de protéger les droits de la Couronne, toute publication devrait comporter la mention suivante :

5.1 Droits des auteurs et droits de la Couronne

Tout employé du gouvernement qui a l'intention de publier à l'extérieur de son institution des écrits documentaires ou des illustrations se rapportant à des programmes de l'institution doit en informer celle-ci avant de compléter son travail, afin qu'elle puisse décider s'il y a lieu de permettre une telle publication ou d'invoquer un droit de propriété sur l'ouvrage, compte tenu :

Lorsque cela convient, le GCC-É peut, avec le consentement de l'institution employeur, renoncer au droit de propriété ou accorder à l'employé auteur une part (à négocier) des redevances qu'un éditeur privé aura convenu de verser. Si de tels arrangements ne sont pas pris avant que l'auteur complète son travail, ce dernier devient automatiquement la propriété de la Couronne en vertu de l'article 12 de la Loi sur le droit d'auteur.

5.2 Droits d'auteur et droits moraux

Les modifications apportées en juin 1988 à la Loi sur le droit d'auteur ont établi des droits moraux et des compensations en cas de non-respect de ces droits. Les institutions devraient connaître les droits moraux des employés. Ces droits s'appliquent et restent échus à l'auteur (ou aux auteurs), quel que soit le titulaire du droit d'auteur. Les droits moraux ne peuvent être cédés, mais ils peuvent être levés, de préférence par écrit.

Il y a deux droits moraux : le droit de voir son nom associé à un ouvrage, dans la mesure où les circonstances le permettent, c'est-à-dire que le nom de la personne apparaît avec le texte; et que l'intégrité du texte soit respectée, c'est-à-dire qu'il ne soit pas abrégé, modifié ou cité hors contexte.

Dans la pratique, les noms des auteurs devraient paraître sur les publications formelles de recherche ou de nature technique. Dans les autres genres de publications, les auteurs devraient être mentionnés dans un avant-propos ou sur une page de remerciements, selon le cas, dans la mesure où les circonstances le justifient. Les institutions devraient savoir que, lorsqu'il est prévu que le nom d'un auteur sera associé à un texte, il faut lui faire approuver tout changement important, de caractère éditorial, apporté. Lorsqu'une institution ne désire pas mentionner les auteurs d'une de ses publications et que les circonstances semblent ne pas justifier cette mention, elle devrait essayer d'obtenir, par écrit, une renonciation des auteurs aux droits moraux mentionnés ci-haut.

5.3 Reproduction d'oeuvres du secteur privé protégées par le droit d'auteur

Aux fins du présent appendice, "reproduire" signifie copier, traduire, imprimer, publier, vendre, ou convertir en un format électronique ou autre.

Lorsqu'un texte protégé par un droit d'auteur privé est autorisé à être reproduit dans une publication gouvernementale, il faut que le droit de propriété de l'auteur soit clairement mentionné dans la publication. L'institution éditrice doit s'assurer qu'aucune restriction découlant du droit d'auteur, de considérations de légitimité ou de toute autre considération n'existe qui rendrait répréhensible la reproduction du texte par le gouvernement.

5.4 Reproduction d'oeuvres de la Couronne protégées par le droit d'auteur

Sauf indication contraire dans une loi ou dans une publication, toute agence ou personne de l'extérieur du gouvernement du Canada peut reproduire une publication du gouvernement à la condition d'obtenir au préalable une autorisation écrite à cette fin. Le GCC-É a été chargé par le gouvernement d'administrer et de protéger le droit d'auteur des publications gouvernementales.

Après consultation avec l'institution auteur, le GCC-É se charge directement d'accorder l'autorisation de reproduire les publications de la Couronne protégées par un droit d'auteur et destinées à la vente, et de négocier les droits de licence sur des publications qui comportent des redevances, qu'elles soient distribuées gratuitement ou destinées à la vente.

À l'exception des transactions comportant le versement de droits ou de redevances, les institutions ont la responsabilité d'accorder l'autorisation d'utiliser des textes protégés par des droits de la Couronne contenus dans leurs publications gratuites. Les institutions doivent faire parvenir une copie de toutes ces autorisations au GCC-É.

On devrait accorder l'autorisation de reproduire un texte protégé par des droits de la Couronne à moins que la reproduction visée :

Dans les cas où cela semble être dans l'intérêt d'un programme, ou paraît avantageux pour toute autre raison, une institution peut permettre l'utilisation d'un texte protégé par les droits de la Couronne sans que l'utilisateur potentiel ait à obtenir au préalable une permission, en incluant dans la publication une note à cet effet. Celle-ci devrait indiquer que le contenu de la publication peut être reproduit sans autorisation préalable, pourvu qu'il soit reproduit correctement et que la source du texte et l'institution auteur soient mentionnés. Dans ces conditions, on n'exige pas de paiement de redevances ou de droits.

Toute personne peut reproduire la législation fédérale, c'est-à-dire les lois, les règlements, les décrets et les autres instruments fédéraux et les décisions des cours et des tribunaux fédéraux, pourvu qu'une diligence raisonnable soit exercée pour s'assurer de l'exactitude des documents reproduits et que la reproduction ne soit pas présentée comme une version officielle. Aucun droit ni aucune redevance ne s'applique à la reproduction d'information de ce genre.

On ne devrait pas exiger d'autorisation dans les cas où le texte protégé par le droit d'auteur constitue moins de 25 p. 100 de l'ouvrage à publier. L'institution auteur peut conseiller au GCC-É d'annuler les droits ou redevances si elle estime que l'usage prévu de l'ouvrage contribuera à la réalisation des objectifs du programme ou si le demandeur est un organisme à but non lucratif (voir l'annexe B).

La redevance normale imposée par le GCC-É correspond à 10 p. 100 des recettes de vente nettes; ce taux peut toutefois être négocié dans certaines circonstances. Les redevances ou les droits d'autorisation seront calculés au prorata de l'utilisation des documents, conformément aux tables fixées par le GCC-É.

6. Identification des publications du gouvernement

Dans toute publication du gouvernement, l'institution éditrice fait au moins figurer les renseignements suivants :

De plus, toutes les publications importantes devraient respecter la norme internationale ISO 1086-1975 "Documentation - les pages de titre d'un livre".

7. Publications spéciales

7.1 Codifications administratives

Les codifications administratives sont des recueils de documents publiés à l'origine dans les Lois du Canada, la Gazette du Canada ou d'autres documents réglementaires. Elles peuvent renfermer des notes explicatives et autres indications pour faciliter la consultation. Une institution doit d'abord obtenir l'approbation du ministère de la Justice, puis, par l'entremise du Groupe Communication Canada, organiser la publication par l'Imprimeur de la Reine.

7.2 Rapports annuels

Un rapport annuel publié en vertu d'une exigence législative devrait présenter de façon concise et factuelle les activités de l'institution au cours de l'année et les résultats obtenus. Il ne devrait pas contenir de matière à caractère publicitaire ou traiter de questions d'intérêt limité. Les rapports annuels doivent être publiés dans les deux langues officielles et distribués gratuitement.

7.3 Revues annuelles

En plus des rapports annuels prévus par une loi, les institutions peuvent publier des revues annuelles ou des rapports intérimaires destinés au grand public ou à des groupes particuliers. Contrairement aux rapports annuels législatifs, ces rapports peuvent être publicitaires.

Une revue annuelle ne peut remplacer un rapport annuel prévu par une loi, ni y être intégrée. La planification des revues annuelles devrait se faire conformément aux lignes directrices s'appliquant aux publications ordinaires.

7.4 Gazette du Canada

La Gazette du Canada sert à publier les avis officiels. La publication d'un texte dans la Gazette est soit prescrite directement par une loi ou un règlement, soit ordonnée ou autorisée par le greffier du Conseil privé lorsqu'elle est considérée d'intérêt public. La Gazette est publiée par le GCC-É au nom de l'Imprimeur de la Reine.

L'édition et la distribution centralisées de la Gazette du Canada sont des services autofinancés. Les tarifs pour l'insertion de textes dans la Gazette, que l'on peut obtenir du GCC-É, sont établis dans le cadre de la revue annuelle du barème des prix de cette publication.

Annexe A : Langues officielles

(Cette annexe fera l'objet d'un examen détaillé après que les règlements suivant la Loi sur les langues officielles de 1988 auront été publiés).

En règle générale, les publications des institutions fédérales paraissent dans les deux langues officielles. La qualité du contenu et de la présentation d'une publication ainsi que la date de publication et, s'il y a lieu, le prix de vente, sont les mêmes dans les deux langues officielles. (L'on peut faire exception à cette règle lorsqu'une publication doit paraître dans une langue autre que l'une des deux langues officielles).

Une publication peut paraître en version bilingue ou faire l'objet d'éditions française et anglaise distinctes. On devrait prendre les coûts en considération avant de décider de faire paraître une publication selon l'une ou l'autre de ces versions. Les versions bilingues peuvent paraître côte-à-côte (deux colonnes), tête-bêche, sur pages opposées ou recto verso. Tous les éléments d'identification doivent être rédigés dans la langue de l'ouvrage. Aux fins de la distribution, les publications publiées séparément dans les deux langues officielles sont considérées comme deux publications.

Les éditions anglaise et française d'une publication doivent paraître simultanément. Au cas où cela se révélerait impossible pour des raisons urgentes liées au programme, l'autorisation du ministre chargé de l'institution est nécessaire pour pouvoir mettre en circulation une édition à la fois. Le GCC-É ne peut accepter de faire paraître une publication dans une seule langue d'édition à moins d'avoir reçu par écrit l'autorisation ministérielle nécessaire.

Annexe B : Le décret

Décret sur la reproduction de la législation fédérale

Toute personne peut, sans frais ni demande d'autorisation, reproduire des lois et des codifications de lois du gouvernement du Canada ainsi que des décisions et des motifs de décision de cours et de tribunaux administratifs établis par le gouvernement fédéral, pourvu qu'une diligence raisonnable soit exercée pour s'assurer de l'exactitude des documents reproduits et que la reproduction ne soit pas présentée comme une version officielle.

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Appendice D
Politique et lignes directrices sur la procédure d'impartition des services de communications, de recherche sur l'opinion publique et de publicité

Application

La Politique sur les marchés publics s'applique à tous les marchés de services de communications, de recherche sur l'opinion publique et de publicité. Pour plus de précisions au sujet des activités incluses dans ces services, et donc assujetties à la Politique sur les marchés publics, voir les définitions et les exemples de chaque service figurant à l'annexe A de cette appendice.

La Politique et les lignes directrices sur la procédure d'impartition des services de communications, de recherche sur l'opinion publique et de publicité font partie intégrante de la Politique sur les communications. Fondée sur les principes et la procédure de la Politique sur les marchés publics, la Politique et les lignes directrices précisent la marche à suivre relativement au déclenchement du processus, au lancement des appels d'offres, à l'évaluation des soumissions et aux rapports, dans le cas des marchés de communications, de recherche sur l'opinion publique et de publicité. Ce document figure comme appendice U du volume "Marchés" du Manuel du Conseil du Trésor.

Dans le cas de marchés de services de communications, de recherche sur l'opinion publique et de publicité, il faudrait aussi consulter la Politique sur les marchés publics et la Politique de la gestion des fonds de renseignements détenus par le gouvernement, qui s'appliquent également à ces services.

Déclenchement du processus

1. Les ministères et organismes doivent utiliser Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour tous les marchés des services de recherche sur l'opinion publique ou de publicité. À moins que le ministre de TPSGC ait délégué ses pouvoirs, TPSGC est la seule autorité contractante pour ces services.

2. Les ministères et organismes doivent informer TPSGC dès le début des travaux de planification d'un projet pouvant déboucher sur l'adjudication d'un marché de services de recherche sur l'opinion publique ou de publicité. Les ministères et organismes ont besoin de la permission de TPSGC avant de commencer ce processus.

3. Obligations de TPSGC :

4. Les projets de marchés de communications des ministères et organismes devront être conformes aux principes et à la marche à suivre de la Politique sur les marchés publics. Cela signifie que les marchés de plus de 30 000 $ devront faire l'objet d'appels d'offres à moins qu'ils ne correspondent aux exceptions décrites dans la Politique sur les marchés publics. On recourra à l'impartition de ces services uniquement lorsqu'il sera clairement nécessaire de fournir des renseignements au sujet des politiques et des programmes du gouvernement ainsi que d'expliquer ceux-ci, et lorsqu'il n'existera aucune autre solution moins coûteuse.

Lancement des appels d'offres

Généralités

1. L'autorité contractante annexera à chaque appel d'offres un avis informant les fournisseurs éventuels de ce qui suit :

2. L'autorité contractante précisera dans les appels d'offres appropriés que seules les sociétés dont la propriété et le contrôle est canadien pourront obtenir des marchés de publicité. L'autorité contractante fournira la définition de ces sociétés. Par contre, l'exigence en matière de propriété et de contrôle ne s'applique pas aux marchés de recherche sur l'opinion publique.

Marchés de moins de 30 000 $

1. L'autorité contractante peut lancer des appels d'offres pour des services de recherche sur l'opinion publique et de publicité dont la valeur totale est inférieure à 30 000 $. Ces marchés de faible valeur peuvent toutefois être également adjugés sur une base non concurrentielle à un fournisseur admissible.

Il est absolument interdit de fractionner des marchés en plusieurs marchés de sorte que chaque contrat ait une valeur inférieure à 30 000 $.

Marchés de plus de 30 000 $

Dispositions transitoires à l'égard des demandes de soumissions visant les marchés de publicité et de recherche sur l'opinion publique de plus de 30 000 $

1. L'autorité contractante ayant besoin de services de publicité et de recherche sur l'opinion publique peut, dans l'année suivant l'entrée en vigueur des présentes, lancer des appels d'offres à l'égard de ces services uniquement par le biais d'avis publiés dans les revues spécialisées adéquates. Cette approche peut servir à adjuger directement un marché ou à dresser une liste de fournisseurs présélectionnés en prévision d'une demande de soumissions ultérieure pour de tels services. Si une liste de fournisseurs présélectionnés est établie, tous les fournisseurs qui y figurent seront invités à soumettre une proposition dans le cadre de chaque achat de ce type de service.

2. Au cours de cette période transitoire, l'autorité contractante préparera la mise en place du Service d'invitation ouverte à soumissionner (SIOS) et de Marchés publics. Dans la mesure du possible, elle fera paraître des avis dans le SIOS et dans Marchés publics au cours de la période transitoire. À la fin de cette période d'un an, elle appliquera à l'achat de ces services la Procédure générale de lancement énoncée ci-dessous.

3. Au cours de la période transitoire, tous les lancements devront être conformes aux autres exigences à cet égard énoncées ci-après (Autres exigences visant les lancements).

Procédure générale de lancement

1. L'autorité contractante lancera des appels d'offres pour des services de recherche sur l'opinion publique et de publicité dont la valeur totale est supérieure à 30 000 $ en recourant à une invitation ouverte à soumissionner ou à partir d'une liste de fournisseurs présélectionnés.

À défaut d'une liste de fournisseurs présélectionnés à l'égard du type de service recherché, l'autorité contractante publie un Avis d'achat proposé (AAP) dans le SIOS et dans Marchés publics pendant 30 jours. Cet AAP précise entre autres les critères de sélection des fournisseurs éventuels et les critères d'évaluation des soumissions des fournisseurs admissibles.

L'autorité contractante peut dresser une liste de fournisseurs présélectionnés pour chaque type de service à utiliser lorsqu'il y aura une acquisition du service en question. Pour dresser cette liste, l'autorité contractante publiera un Avis d'achat planifié dans le SIOS et dans Marchés publics pendant 30 jours. Cet Avis d'achat planifié précisera entre autres les critères de sélection des fournisseurs éventuels.

Si l'autorité contractante dresse une liste de fournisseurs présélectionnés pour un certain service, elle doit :

2. Outre ce qui précède, l'autorité contractante ayant besoin de services de publicité et de recherche sur l'opinion publique peut continuer de faire publier des avis dans les revues spécialisées appropriées pour informer les fournisseurs éventuels des perspectives de marchés.

Autres exigences visant les lancements

1. Quelle que soit celle des procédures susmentionnées qui est retenue pour présélectionner les fournisseurs éventuels, l'autorité contractante applique les critères d'évaluation de la Politique et des lignes directrices sur la procédure d'impartition des services de communications, de recherche sur l'opinion publique et de publicité pour évaluer les propositions des fournisseurs éventuels présélectionnés.

2. L'autorité contractante ne pourra déroger à la procédure d'appel d'offres concurrentielles pour l'impartition de marchés de services de recherche sur l'opinion publique et de publicité que dans les cas décrits dans la Politique sur les marchés publics et dans le Règlement sur les marchés de l'État.

L'autorité contractante publiera un Préavis d'adjudication de contrat (PAC) dans le SIOS et dans Marchés publics, et dans les revues spécialisées appropriées, le cas échéant, pour annoncer le projet d'attribution d'un marché si elle n'a pas recours à un appel d'offres concurrentielles parce qu'il n'existe à sa connaissance qu'un fournisseur des biens et des services requis.

L'autorité contractante fournira au Secrétariat du Conseil du Trésor un rapport explicatif dans les 30 jours suivant l'adjudication d'un marché sans appel d'offres concurrentiel (seulement pour les services de recherche sur l'opinion publique et de publicité) parce que (i) ce n'est pas dans l'intérêt public ou (ii) il semble qu'il n'y ait qu'un fournisseur et aucun PAC n'a été publié. Cette forme de déclaration de chaque cas d'exception est déjà obligatoire dans le cas des marchés "d'urgence", et le Secrétariat étendra son rapport au Conseil du Trésor pour traiter de toutes ces exceptions dans la Politique sur les marchés publics.

3. L'autorité contractante publiera un Avis d'adjudication de contrat (AAC) pour l'acquisition de services de recherche sur l'opinion publique et de publicité dans le SIOS et dans Marchés publics, et dans les revues spécialisées appropriées, le cas échéant, au plus tard 72 jours après l'adjudication.

4. Conformément au principe d'ouverture de la Politique sur les marchés publics, l'autorité contractante évitera les pratiques telles que le fractionnement des contrats et fera preuve de rigueur en ce qui touche les projets de révision des marchés et la justification du recours à des contrats du type fournisseur unique.

L'autorité contractante appliquera également les dispositions de la Politique sur les marchés publics en ce qui a trait aux conflits d'intérêts. Dans le cadre de cette exigence, l'autorité contractante doit s'assurer qu'il n'y a pas de conflits d'intérêts entre le gouvernement et les autres clients de l'entrepreneur.

Évaluation

Ayant évalué les propositions, l'autorité contractante :

À l'heure actuelle, les plafonds d'adjudication susmentionnés s'établissent comme suit (volume "Marchés" du Manuel du Conseil du Trésor, appendice C) :

                      Invitation                                    
                      ouverte à    Soumissions     Soumissions non  
                    soumissionner concurentielles  concurentielles  

TPSGC 10 million $ 10 million $ 2 million $

Transports 4 million $ 2 million $ $100 000 $

Autres ministères 1 million $ 400 000 $ 50 000 $

Services de publicité

Les services de publicité sont composés de diverses activités. Il est souvent difficile de déterminer d'avance les exigences. Il faut que les critères d'évaluation puissent répondre à cette situation unique.

Un ministère ou un organisme fera parvenir à l'autorité contractante un énoncé de ses besoins en publicité. À la demande de l'institution cliente, l'autorité contractante invitera tous les agences compétentes de services de publicité sur la liste des fournisseurs présélectionnés à soumettre des offres à une comité de sélection. Ce comité sera formé de fonctionnaires et de représentants du secteur privé désignés par l'institution et d'un ou plusieurs représentants de l'autorité contractante (TPSGC), dont l'un fera fonction de président.

Le comité de sélection jugera les propositions d'après un système de cotation fondé sur les critères énumérés. La cote attribuée à chaque critère peut être modifiée en fonction des besoins particuliers (voir Rajustements). Quand on a établi une liste des fournisseurs (une offre à commandes), les coûts de production de toutes les propositions seront analysés afin de s'assurer qu'ils soient raisonnables et qu'ils sont conformes aux normes de l'industrie.

Lorsque survient un projet imprévu et que l'institution cliente peut énoncer ses besoins en publicité connexes :

La comité de sélection soumettra ensuite sa recommandation, accompagnée d'un compte rendu sommaire de ses délibérations, au ministre de l'institution cliente pour approbation.

Les critères d'évaluation des services de publicité sont :

Services de recherche sur l'opinion publique

Les exigences des services de recherche sur l'opinion publique peuvent être expliquées au début d'un projet. Il est facile de définir les critères pour évaluer les propositions, mais, en même temps, il est obligatoire de laisser une certaine souplesse pour les coefficients de la pondération de ces critères afin de répondre aux besoins divers de l'analyse quantitative et de l'analyse qualitative.

L'autorité contractante déterminera la "meilleure valeur" en appliquant un processus à deux étapes. Dans la première étape, on appliquera les critères suivants, dont la pondération peut totaliser 1 000 points, pour évaluer les soumissions des fournisseurs éventuels de services de recherche sur l'opinion publique :

Note :

Outre les critères cotés qui précèdent, l'autorité contractante peut établir des critères obligatoires auxquels une proposition doit répondre pour être prise en compte :

Dans la deuxième étape du processus, l'autorité contractante considérera le "prix". Si c'est une proposition admissible, son prix sera divisé par ses points afin de déterminer sa valeur "coût aux points". La proposition avec le coût aux points le plus bas sera sélectionnée comme la "meilleure valeur".

Rajustements

Avant de publier l'AAP ou de procéder à l'appel d'offres à partir de la liste de fournisseurs, l'autorité contractante peut, le cas échéant, apporter des corrections mineures à la pondération préétablie des critères précédents pour tenir compte des exigences particulières à certains marchés.

Ces rajustements ne pourront dépasser 25 p. 100 du facteur de pondération d'un critère donné, mais tous ces changements doivent être compensés ailleurs de sorte que la pondération de tous les critères d'évaluation totalise encore 1 000 points.

Si la pondération préétablie des critères d'évaluation est rajustée, la pondération modifiée doit servir à évaluer toutes les soumissions découlant d'un appel d'offres donné.

Meilleures valeurs équivalentes

La procédure d'évaluation prescrite étant quelque peu subjective, il se peut que l'écart entre les notes d'au moins les deux meilleures soumissions soit inférieur à 10 p. 100, de sorte que ces dernières puissent être considérées comme présentant une "meilleure valeur équivalente". Exemples :

Si la procédure d'évaluation des soumissions à des marchés de services de recherche sur l'opinion publique et de publicité débouche sur au moins deux soumissions de "meilleure valeur équivalente", l'autorité contractante peut demander l'avis du ministre chargé d'adjuger le contrat et, le cas échéant, celui du ministre intéressé.

Critères d'évaluation

D'après les critères d'évaluation et leur pondération, l'autorité contractante devrait :

Si aucune soumission n'obtient la note minimale, l'autorité contractante procèdera à un nouvel appel d'offres.

Rapports

Prévisions

Au plus tard le 31 décembre de l'exercice en cours, les ministères et organismes remettront à TPSGC copie de leurs prévisions de dépenses au titre de recherche sur l'opinion publique et de publicité pour le prochain exercice. TPSGC fournira copie de ces documents au Secrétariat des communications et des consultations, Bureau du Conseil privé. Ces prévisions seront ventilées selon le type de service et s'accompagneront d'une explication descriptive ainsi que d'une justification de chaque initiative.

Exigences en matière de rapports

L'autorité contractante remettra au Secrétariat du Conseil du Trésor un rapport trimestriel sur les marchés de services de recherches d'opinion publique et de publicité adjugés au cours du trimestre précédent.

Les exigences générales en matière de rapports sont les suivantes :

Pour les acquisitions de moins de 30 000 $, l'autorité contractante devra indiquer le nombre total et la valeur totale de tous les marchés.

Pour les acquisitions de plus de 30 000 $, l'autorité contractante doit indiquer le nombre total et la valeur totale de tous les marchés par appel d'offres :

Chaque rapport doit également présenter la ventilation selon l'entrepreneur, y compris :

À l'aide de ces données sur la valeur des marchés adjugés, le Secrétariat fournira au Conseil du Trésor un rapport trimestriel sur l'observation de la présente politique par les ministères et organismes. Ce rapport précisera l'ampleur et la valeur des appels d'offres concurrentielles. Le Conseil du Trésor sera donc en mesure de recenser les ministères et organismes dont la performance est exemplaire ou doit être améliorée et de prendre, au besoin, les mesures nécessaires. Le Secrétariat signalera en outre au Conseil du Trésor les cas où au moins un entrepreneur reçoit plus de 25 p. 100 des contrats adjugés pour un service particulier pendant l'exercice en cours, d'où une domination du marché, et, le cas échéant, recommandera des correctifs.

Le Conseil du Trésor sera prié d'approuver la publication de ce rapport trimestriel.

Après une période d'essai d'un an, le Secrétariat donnera également au Conseil du Trésor son avis sur la pertinence du maintien de cette exigence et, le cas échéant, sur la durée de ce maintien.

TPSGC surveillera les dépenses de publicité et de recherche sur l'opinion publique des ministères et organismes et soumettra au Conseil du Trésor au moins deux présentations par année à ce sujet pour l'aider à mieux surveiller les dépenses consacrées à ces services. Cela permettra également au Conseil du Trésor d'assurer le respect de l'objectif global de dépenses du gouvernement dans ce domaine.

Cas problèmes

En ce qui concerne les marchés de services de recherche sur l'opinion publique et de publicité, et de communications où TPSGC est l'autorité contractante, si un ministère ou un organisme ne se conforme pas à la fois :

le ministre de TPSGC :

En ce qui a trait à tout autre marché de services de communications dont TPSGC n'est pas l'autorité contractante, si un ministère ou un organisme ne se conforme pas aux lignes directrices et aux politiques susmentionnées :

Annexe A : Définitions

Publicité (Advertising) - Toute activité, y compris la recherche, liée à l'achat, par le gouvernement ou pour son compte, d'espace dans une publication ou une autre catégorie de mass media, comme les affiches en plein air et celles qu'arborent les véhicules de transport en commun, ou de temps d'antenne.

Y sont assimilés tous les supports connexes comme les affiches, les étalages et les imprimés comme les encarts qui sont directement liés à une campagne publicitaire. Les communiqués d'intérêt public sont aussi considérés comme la publicité.

Les initiatives de coparrainage, les relations publiques, la tenue d'activités spéciales, les activités de marketing direct ou de promotion qui sont un complément ou font partie d'une campagne de publicité sont également considérées comme la publicité.

Les annonces payantes ne sont pas considérées comme la publicité en ce sens, sauf si l'on recourt à une agence de publicité.

Recherche sur l'opinion publique (Public opinion research) - Collecte planifiée, par une institution fédérale ou pour son compte, d'opinions, d'attitudes, d'impressions, de jugements, d'idées, de réactions ou de points de vue pour répondre à un besoin quelconque de l'État, que ces renseignements soient recueillis auprès de personnes (y compris les employés d'institutions fédérales), d'entreprises, d'institutions ou d'autres entités, par des méthodes quantitatives ou qualitatives, sans égard à l'ampleur ou au coût de ces activités.

Voici une liste non exaustive de ces activités :

Y sont également assimilées les composantes d'autres activités comme les stratégies de communications, la mise au point de produits et l'évaluation de programmes.

Les méthodes de recherche et de collecte d'opinions, de renseignements ou d'avis qui suivent ne portent pas sur les recherches d'opinion publique :

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Appendice E
Pratiques de communication justes

1. Introduction

La langue et les images sont le reflet de la culture et des attitudes. À ce titre, elles peuvent perpétuer des mythes et des stéréotypes - ou aider à les éliminer.

Comme le mentionne la Politique, les institutions gouvernementales ont la responsabilité de veiller à ce que leurs communications traduisent le principe selon lequel toutes les personnes, quel que soit leur sexe, leur origine ancestrale, leur origine ethnique ou leur handicap, sont et doivent être décrites comme des citoyens productifs qui contribuent de façon égale au bien-être de la société canadienne.

Les "pratiques justes en matière de communication" consistent à éliminer les stéréotypes sexistes, à donner une image juste et représentative des races, des personnes de diverses origines ethniques et des personnes handicapées, ainsi qu'à employer des mesures spéciales pour atteindre les personnes défavorisées et d'autres publics spéciaux. Elles reconnaissent que les communications ont une influence cumulative sur l'opinion des gens, sur leur comportement et sur leurs aspirations.

2. Objet

Les présentes lignes directrices fournissent des détails et des éclaircissements concernant la partie "Pratiques de communication justes" de la Politique et sont conçues pour faciliter leur application.

Elles comprennent des principes généraux pour assurer l'utilisation d'une terminologie positive et de descriptions ne portant pas atteinte à la dignité, et une représentation égale de tous les groupes dans tous les genres de communications gouvernementales, qu'elles soient produites par un ministère, obtenues en vertu d'un marché ou achetées à l'extérieur du gouvernement.

3. Portée

Les présentes lignes directrices portent sur les mots et les images utilisés dans les communications du gouvernement. Elles portent aussi sur le choix d'autres moyens afin de donner aux personnes handicapées accès à ces communications. Elles se rapportent aux communications écrites, visuelles et orales établies par ou pour une institution fédérale. Les domaines d'application comprennent les publications, la publicité, les présentations audio-visuelles et les expositions.

Bien que la responsabilité du contenu de la publicité incombe en dernier lieu aux institutions mêmes, le Groupe de gestion de la publicité, qui coordonne toute la publicité gouvernementale, revoit tout le matériel publicitaire pour assurer sa conformité aux présentes lignes directrices, tout en fournissant une aide dans la mise en oeuvre de ces dernières.

Bon nombre des exemples qui suivent, même s'ils sont liés aux pratiques de communication concernant un groupe cible, peuvent s'appliquer également à tous les groupes.

Les lignes directrices ont pour but d'accroître la sensibilisation à la réalité d'aujourd'hui. Les exemples illustrent quelques-unes des situations et des habitudes les plus répandues, mais n'excluent pas les points qui ne sont pas mentionnés expressément.

Nous n'entendons pas qu'il faille faire figurer dans toutes les communications tous les groupes de tous les âges et représentatifs de toutes les caractéristiques possibles; nous entendons qu'il faut éliminer toutes les descriptions négatives et tenter de donner autant d'images positives que possible.

4. Types de communications

4.1 Internes

Ces communications peuvent émaner d'un service quelconque d'une institution, aux fins d'utilisation au sein du gouvernement. Voici quelques-unes des principales sources de ces communications, ainsi que des exemples des documents utilisés :

4.2 Externes

On retrouve entre autres les documents suivants :

5. Élimination des stéréotypes sexistes

5.1 Généralités

Les femmes ont toujours été touchées de façon plus subtile et plus négative que les hommes par les stéréotypes sexistes. Par conséquent, la présente section des lignes directrices vise principalement à éliminer ceux qui les affectent.

5.2 Mots utilisés

Toute la gamme des caractéristiques et des qualités des êtres humains devraient être présentées comme s'appliquant aussi bien aux femmes qu'aux hommes. Plus précisément, les femmes devraient être :

Il faut éviter les termes et titres génériques formés avec le mot "homme" (comme "homme de loi") dans toute la mesure du possible, sans pour autant recourir à des circonlocutions. En outre :

5.3 Communications visuelles

Les communications visuelles comprennent les photographies, les diapositives, les films, les scénarios-maquettes, les affiches, les expositions, les illustrations et toute autre représentation graphique.

Dans les illustrations, les femmes devraient être représentées aussi souvent que les hommes. Plus précisément, il faudrait les représenter :

Il faudrait si possible inclure des ouvrages réalisés par et pour des femmes dans tout étalage, exposition ou présentation visuelle.

Des messages non intentionnels peuvent être transmis par l'attitude des femmes représentées dans les documents visuels. Aussi faut-il éviter les scènes montrant des membres de l'un ou l'autre sexe en position de domination ou de soumission ou portant à croire que le sérieux ou le sens des affaires est l'apanage de l'un plutôt que de l'autre sexe.

5.4 Autres considérations

Voici quelques suggestions concernant le matériel audio :

6. Description juste et représentative des minorités visibles et ethniques et des autochtones

6.1 Généralités

Les lignes directrices qui suivent s'inspirent du principe et de la politique du multiculturalisme dans un cadre bilingue. À cet égard, tous les groupes, quelle que soit leur origine ancestrale ou ethnique, sont et doivent être décrits comme également productifs et contribuant de la même façon au bien-être de la société canadienne.

Pour se conformer aux lignes directrices, il faudrait examiner un document afin d'en éliminer les mots, les images et les situations qui tendraient à renforcer des préjugés non fondés ou qui présenteraient la plupart ou l'ensemble des membres d'un groupe racial ou ethnique comme ayant les mêmes caractéristiques stéréotypées. Ces lignes directrices s'appliquent également aux deux sexes.

6.2 Communications visuels

Les présentes lignes directrices ne visent pas à imposer un système complexe et irréaliste de quotas, mais simplement à refléter la réalité en montrant régulièrement les minorités visibles à tous les échelons de la société canadienne.

Toutes les communications du gouvernement devraient :

6.3 Mots utilisés

Les principes qui sous-tendent les communications visuelles s'appliquent également à la communication orale et écrite. En ce qui concerne le choix des mots, le gouvernement devrait :

7. Communications avec les personnes handicapées

7.1 Généralités

Plus de 3,3 millions de Canadiens souffrent d'un handicap quelconque-ce chiffre comprend environ un million d'handicapés auditifs et un demi-million d'handicapés visuels.

Dans son rapport de 1988, intitulé "Pas de nouvelles, mauvaises nouvelles", le Comité permanent du Parlement sur la condition des personnes handicapées résumait comme suit le problème des communications :

Les personnes handicapées ont des problèmes de représentation qu'il faut corriger comme suit :

Dans son rapport de 1988 intitulé "Inutile ou merveilleux", le Secrétariat de la condition des personnes handicapées du Secrétariat d'État du Canada avançait les suggestions suivantes.

7.2 Mots utilisés

Les personnes handicapées devraient être représentés comme ayant les mêmes caractéristiques et les mêmes qualités que l'ensemble des êtres humains. Les personnes handicapées devraient donc être :

Il faut éviter d'utiliser à leur égard des termes évoquant le courage, la souffrance, la pitié ou l'anomalie. Par exemple, il faut :

7.3 Communications visuelles

Dans la mesure du raisonnable, les personnes handicapées devraient être incluses dans toute représentation visuelle (illustrations, télévision, publicité) de groupes composés d'hommes, de femmes, de personnes âgées et de jeunes. Outre la chaise roulante, souvent utilisée, les présentations visuelles peuvent comprendre :

Plus précisément, il faut représenter les personnes handicapées, selon ce qu'indique le message ou le document :

Des messages subliminaux évoquant la pitié, la dévalorisation, ou soulignant des différences peuvent être transmis par la façon dont la caméra est située pas rapport à la personne handicapée ou par la façon dont elle s'arrête sur elle. Aussi faut-il éviter le gros plan qui met en valeur ou les images qui s'attardent et insistent sur les différences (en mettant l'accent sur les aides comme les chaises roulantes ou les chiens-guides).

Il ne faudrait pas exclure les personnes handicapées des communications orales simplement en raison de difficultés liées à la parole, à l'ouïe ou à la communication. On peut ainsi :

7.4 Autres moyens de communication

La Politique du gouvernement en matière de communications stipule que "les institutions doivent adopter des pratiques justes en matière de communication... en prenant toutes les mesures raisonnables pour communiquer de façon efficace avec les personnes handicapées...".

La Loi canadienne sur les droits de la personne et la Charte canadienne des droits et libertés semblent renforcer ce droit des Canadiens handicapés de pouvoir consulter les publications et l'information du gouvernement dans une forme qui leur est accessible, et établissent des droits légaux d'appel. Les Canadiens limités face à l'imprimé pourraient très bien demander pourquoi ils doivent payer des impôts pour un service qu'ils ne peuvent utiliser.

Les communicateurs, au moment de planifier des communications ou de la publicité, devraient toujours tenir compte d'autres moyens de communication, dont les bandes audio, le braille, les imprimés à gros caractères et le sous-titrage visible et invisible pour le matériel vidéo; les besoins des personnes handicapées au chapitre de l'information sont en fait aussi variés que ceux du grand public.

Il est nécessaire de recourir à des moyens autres que l'imprimé pour les documents :

Il est essentiel de faire savoir aux personnes handicapées que des documents sont disponibles sous d'autres formes que l'imprimé pour qu'elles puissent en bénéficier. On peut recourir aux bulletins et aux lignes téléphoniques d'information des organismes communautaires. Les institutions devraient songer à imprimer un énoncé dans leurs publications, par exemple :

Ou, de préférence, un message comme suit :

Les besoins d'information des aveugles et des malvoyants étant les mêmes que ceux des autres personnes, les renseignements à leur intention devraient être disponibles en même temps que l'imprimé ou dans des délais aussi brefs que possible.

Les Services aux handicapés de la Bibliothèque nationale du Canada peuvent aider grandement toutes les institutions.

Lorsqu'une publication transcrite dans une forme spéciale est envoyée à la Bibliothèque nationale :

8. Mise en oeuvre

Il incombe à chaque institution de veiller à ce que ces lignes directrices soient appliquées dans toutes ses activités de communication et d'évaluer le degré de conformité de ses communications, tant internes qu'externes.

Les institutions devraient veiller à ce que ces lignes directrices soient à la disposition de tous les employés dans les bureaux de l'administration centrale et dans les bureaux régionaux et de district, ainsi que dans les bureaux des particuliers et des organismes du secteur privé qui travaillent à des documents visés par la politique et les lignes directrices.

Il serait particulièrement important que les présentes lignes directrices soient distribuées aux centres de responsabilité suivants :

Cette liste ne limite pas le champ d'application de la politique.

Conformément à son mandat, Condition féminine Canada continuera à superviser les communications du gouvernement afin de porter les stéréotypes sexistes à l'attention des ministères et des organismes qui s'en seraient rendus coupables et d'assurer une représentation équitable des femmes dans les communications du gouvernement.

9. Demandes de renseignements

Il faudrait acheminer toutes les demandes de renseignements concernant les présentes lignes directrices au chef des Communications par le biais de votre administration centrale. En ce qui concerne l'interprétation de la politique, les administrations centrales devraient consulter la Division de la politique de l'information, des communications et de la sécurité, Direction du Dirigeant principal de l'information, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Les questions ayant trait à des groupes cibles particuliers devraient être acheminées aux chefs des Communications des institutions suivantes à Ottawa :

Condition féminine Canada

Développement des ressources humaines Canada

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Appendice F
Les pratiques exemplaires en matière de relations avec les médias

1. Introduction

Les présentes lignes directrices réitèrent l'importance qu'accorde le gouvernement aux bonnes relations avec les représentants des médias. Les institutions réussiront à mieux communiquer au grand public les renseignements concernant leurs politiques, leurs programmes et leurs services si elles font appel aux services des spécialistes des relations avec les médias.

Avec l'appui du ministre et des cadres supérieurs et les bons offices des spécialistes des relations avec les médias, les porte-parole désignés du gouvernement seront mieux en mesure de s'exprimer avec confiance et autorité. Les renseignements communiqués ne seront que plus crédibles, ce qui se reflétera sur l'appareil gouvernemental en général.

Les spécialistes des relations avec les médias, les conseillers en politiques et les gestionnaires de programmes doivent conjuguer leurs efforts pour entretenir de bonnes relations avec les médias. Ce faisant, le public pourra avoir accès, en temps opportun, à des renseignements fiables, ce qui favorisera ainsi la transparence et la confiance. Le gouvernement dans son ensemble pourra ainsi mieux communiquer des messages importants à la population canadienne.

Les institutions sont donc invitées à intégrer autant que possible les pratiques exemplaires ci-après présentées dans leurs relations avec les médias.

2. Objectif

L'objectif des présentes lignes directrices sur les pratiques exemplaires en matière de relations avec les médias est d'aider les institutions du gouvernement fédéral à communiquer avec les Canadiens et les Canadiennes en entretenant des relations transparentes et efficaces avec les médias.

3. Lignes directrices

3.1 Gestion des relations avec les médias

3.2 Planification des relations avec les médias

3.3 Surveillance et analyse des médias

3.4 Rôle des spécialistes des médias dans la gestion des crises

3.5 Évaluation des relations avec les médias