Questions et réponses sur la Politique de télétravail du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

1. Qu'est-ce que le télétravail?

Le télétravail désigne le fait pour un employé d'être autorisé à exercer les fonctions de son poste à un autre endroit que son lieu de travail désigné, habituellement son domicile.

2. Si l'employé est tenu, dans l'exercice de ses fonctions, de rencontrer des clients à leur lieu de travail, s'agit-il de télétravail et est-ce que la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor s'applique?

Non, le lieu de travail d'un client n'est pas considéré comme un lieu de télétravail. L'employé tenu de quitter son lieu de télétravail ou son lieu de travail désigné pour se rendre à un autre endroit et participer à des réunions avec des clients est assujetti à la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor.

3. Quels sont les avantages potentiels du télétravail?

Les avantages du télétravail sont nombreux, tant pour l'employeur et les employés que pour la population canadienne en général.

Pour l'employeur

• accroissement de la productivité des employés
• baisse de l'absentéisme
• perturbation réduite des activités en cas de mauvais temps et dans les situations d'urgence
• économies possibles au chapitre des frais d'installation
• satisfaction et motivation accrues des employés
• avantage concurrentiel permettant d'attirer et de maintenir en poste des personnes hautement qualifiées
• capacité de répondre aux besoins des employés handicapés

Pour l'employé

• plus grande souplesse et amélioration de la qualité de vie (milieu plus décontracté et plus paisible, et moins d'interruptions)
• diminution des dépenses liées à l'occupation d'un emploi
• réduction du temps consacré aux déplacements quotidiens
• réduction du stress
• meilleur moral
• possibilité de travailler aux heures où il est le plus productif
• plus grand confort matériel

Pour la population canadienne en général

• réduction du nombre de déplacements quotidiens et, par conséquent, allégement de la circulation routière
• réduction des émissions de carburants fossiles, conservation de l'énergie et assainissement de l'environnement grâce à la réduction de la pollution atmosphérique
• diminution des frais de construction et de réfection de routes
• régime de travail souple permettant de répondre aux besoins des personnes handicapées actuelles ou potentielles
• réduction des problèmes découlant de l'obligation de prendre soin des personnes âgées et des enfants laissés seuls à la maison après l'école
• baisse de la criminalité si les maisons sont occupées durant la journée

4. Quels sont les inconvénients potentiels du télétravail?

Même si les avantages l'emportent sur les inconvénients, le télétravail peut tout de même présenter certains inconvénients pour l'employeur, pour l'employé et pour la population canadienne en général.

Pour l'employeur

• diminution possible de la gestion directe des employés
• préoccupations possibles au sujet de la perception du public
• possibilité de distractions plus nombreuses occasionnant une baisse de la productivité

Pour l'employé

• isolement et baisse d'interaction sociale
• augmentation éventuelle des frais liés au domicile
• télétravail ne convient pas à tous les types de postes

Pour la population canadienne en général

• baisse possible de revenus pour les commerçants des centres-villes (restaurants, magasins et stationnements), les sociétés de transport, les vendeurs d'automobiles et les services connexes.

5. Peut-on faire du télétravail à temps partiel ou à temps plein?

Oui, le régime de télétravail peut être approuvé pour une semaine complète ou une partie de celle-ci, ou encore une partie de la journée. Il peut être appliqué sur une longue période ou n'être que de courte durée selon la situation personnelle de l'employé, pourvu que la direction soit d'accord.

6. Sur quoi le gestionnaire se base-t-il pour approuver ou rejeter une demande de télétravail?

Toutes les décisions concernant les demandes de télétravail doivent être prises de façon juste, équitable et transparente. Il faut déterminer, dans chaque cas, si le télétravail est une formule rentable et réalisable sur le plan opérationnel (le télétravail ne convient pas à tous les types de postes), en tenant compte des habitudes de travail de l'employé et des répercussions sur les collègues de travail.

7. Quels types d'emplois conviennent le mieux au télétravail?

C'est la nature du travail qui permet de déterminer si ce type d'emploi convient ou non au télétravail. Par exemple, le télétravail peut être envisagé lorsque le travail exige de la réflexion ou consiste en un travail de rédaction, de recherche, d'analyse de données ou de programmation. Toutefois, le télétravail ne convient pas lorsque l'employé doit avoir des échanges fréquents avec d'autres employés, des clients ou le grand public ou qu'il doit consulter ou utiliser fréquemment du matériel qui ne peut être déplacé du lieu de travail désigné.

8. À quels employés le régime réussit-il le mieux?

L'expérience montre que la personne à qui le régime réussit le mieux est une personne bien organisée et autonome qui a l'esprit d'initiative. C'est une personne qui met l'accent sur les résultats, qui a fait ses preuves en donnant un bon rendement de façon continue et sur laquelle on peut compter.

9. La politique de télétravail stipule que les dispositions de l'entente doivent être examinées et approuvées par l'employé et son superviseur. Faut-il prévoir une entente écrite?

Pour que tout se déroule bien, il faut que le télétravailleur et le gestionnaire acceptent et comprennent clairement les dispositions de l'entente et que les conditions d'emploi soient respectées. L'entente peut revêtir différentes formes : entente verbale, courriel du superviseur confirmant l'entente, entente écrite officielle conclue à la demande du télétravailleur ou du gestionnaire, etc. Le fait de disposer d'un document écrit présente un avantage, car on peut s'y référer dans l'éventualité où on ne serait plus sûr de ce qui avait été convenu au départ.

10. Comment peut-on évaluer le rendement d'un télétravailleur?

La productivité d'un télétravailleur est évaluée de la même manière que lorsqu'il se trouve dans son lieu de travail désigné. Toutefois, les gestionnaires ont tous leur propre style de gestion et certains d'entre eux auront un défi à relever s'ils veulent adapter leur style de gestion aux dispositions relatives au télétravail. La gestion par résultats, plutôt que la gestion visuelle, doit être privilégiée. Les gestionnaires devront également élaborer des moyens de communication qui leur permettent de joindre facilement leurs employés, à savoir le courrier électronique, le téléphone et les réunions périodiques.

11. Il est important que les collègues du télétravailleur collaborent. Comment peut-on s'assurer d'obtenir cette collaboration?

La communication et la consultation sont essentielles! Les collègues de travail doivent comprendre exactement la nature du télétravail, comment fonctionne le régime, quel est l'horaire du télétravailleur, comment le joindre quand il est à l'extérieur du lieu de travail désigné, etc. Les collègues doivent pouvoir faire part de leurs préoccupations lors d'une réunion du personnel ou d'un échange direct avec leur superviseur, ce qui permet d'éviter des problèmes futurs. De surcroît, il faut également suivre la situation de près et se tenir au courant des sentiments de l'équipe à l'égard du télétravail.

12. De quelle façon la politique sur le télétravail peut-elle répondre aux besoins liés à l'emploi des membres d'un groupe désigné, compte tenu de la politique d'équité en matière d'emploi?

Des mesures pourraient s'appliquer dans certaines circonstances, par exemple, en ce qui a trait aux personnes handicapées ou pour tenir compte des besoins sur le plan culturel et religieux de membres d'autres groupes désignés.

13. Est-il admissible pour un employé de combiner le télétravail et les soins aux enfants ou aux personnes âgées?

En règle générale, non, mais cela dépend de la situation. Cela n'est pas recommandé, car les employés doivent se consacrer entièrement à leur travail durant les heures de travail. Associer le télétravail et la garde à temps plein d'enfants ou de personnes âgées risque de compromettre l'un et l'autre.

14. L'employé peut-il effectuer ses heures de travail en dehors de la plage horaire fixe indiquée dans sa convention collective?

Non, le régime de télétravail doit être conforme à toutes les dispositions de la convention collective. L'horaire de travail de l'employé doit être clairement compris et précisé dès l'entrée en vigueur du régime de télétravail afin d'éviter toute confusion en cas d'application d'autres dispositions de la convention collective concernant notamment les indemnités de rappel et de disponibilité et le paiement des heures supplémentaires.

15. L'employé qui se blesse en travaillant à son lieu de télétravail peut-il se prévaloir du régime d'indemnisation des accidents du travail?

Conformément à la Loi sur l'indemnisation des employés de l'État et à la jurisprudence des accidents du travail, l'employé blessé en service a droit à une indemnisation pour les blessures ou maladies liées au travail, qu'il en soit victime au lieu de travail désigné de l'employeur ou à tout autre endroit convenu, y compris le domicile de l'employé. Cette règle est conforme au Code canadien du travail qui définit le « lieu de travail » comme étant celui où un employé fait un travail pour l'employeur, et ce lieu peut être son domicile. L'employé doit signaler immédiatement au superviseur les accidents et les blessures dont il est victime au lieu de télétravail.

16. La politique indique que les employés doivent payer les dépenses liées à l'entretien du lieu de télétravail. Les télétravailleurs peuvent-ils déduire ces dépenses de leurs revenus d'emploi aux fins de l'impôt sur le revenu?

Selon la situation et sous réserve de certaines conditions, les télétravailleurs peuvent déduire certaines dépenses de leurs revenus d'emploi aux fins de l'impôt sur le revenu. En raison de la complexité de la Loi de l'impôt sur le revenu et du fait que chaque situation de télétravail est unique, les employés devraient communiquer avec l'Agence des douanes et du revenu du Canada (auparavant Revenu Canada) afin d'obtenir de plus amples renseignements. Les numéros de téléphone à ce sujet et d'autres renseignements se trouvent sur le site Web à l'adresse suivante : http://www.cra-arc.gc.ca/.

17. Pour savoir s'il a droit à une déduction en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, l'employé doit annexer à sa déclaration de revenu la formule prescrite par l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) (actuellement, la formule T-2200 qui s'intitule « Déclaration des conditions d'emploi »). Les gestionnaires devraient-ils signer cette formule lorsque les employés en font la demande?

Il est conseillé aux gestionnaires de remplir et de signer cette déclaration lorsque des employés autorisés officiellement à télétravailler en font la demande. Cette formule ne demande pas aux gestionnaires de certifier qu'un employé répond aux critères fixés par la Loi de l'impôt sur le revenu. En signant cette formule, les gestionnaires ne font que certifier que le télétravailleur est tenu d'aménager de l'espace de travail à la maison et d'assumer certains coûts additionnels liés à l'aménagement de cet espace.

18. Le télétravailleur peut-il être tenu responsable de la perte du matériel de l'État qu'il utilise à son lieu de télétravail ou des dommages causés à ce matériel?

Non, l'employé n'est normalement pas tenu de remplacer le matériel de l'État utilisé à son lieu de télétravail qui est perdu ou endommagé, à moins que la perte ou le dommage ait été causé par une omission intentionnelle ou l'accomplissement intentionnel d'un acte fautif ou d'un acte de négligence.

19. L'employé doit-il souscrire une assurance additionnelle pour travailler à domicile?

Non, les employés n'ont pas à souscrire une assurance additionnelle, mais si l'article perdu est couvert par la police d'assurance de l'employé, le gouvernement s'attendra à être indemnisé de sa perte.

Toutefois, les employés devraient lire attentivement leur police d'assurance-habitation pour s'assurer qu'elle s'applique quand le domicile sert aussi de lieu de travail et que le matériel qui leur appartient est assuré dans ce cas. Les augmentations des primes d'assurance qui découlent du régime de télétravail sont aux frais de l'employé.

20. Le télétravailleur qui est tenu de quitter son lieu de télétravail pour se rendre à son lieu de travail désigné a-t-il droit à une indemnité de kilométrage ou au remboursement de ses autres frais de déplacement (stationnement, repas, etc.)?

Non, les télétravailleurs qui sont tenus de se rendre de leur lieu de télétravail à leur lieu de travail désigné doivent s'attendre à le faire à leurs propres frais et dans leur temps libre (par exemple, frais de transport et de stationnement).

21. L'employé peut-il se faire rembourser les frais d'appels interurbains résultant du télétravail?

Les frais d'appels interurbains découlant du télétravail doivent être autorisés par l'employeur de la manière habituelle et sont alors la responsabilité de ce dernier.

22. Quelles sont les responsabilités du télétravailleur et de l'employeur en ce qui touche la santé et la sécurité au travail?

Responsabilités de l'employeur

En vertu des dispositions actuelles de la partie II du Code canadien du travail, l'employeur a l'obligation générale (article 124) de veiller à la protection de ses employés en matière de sécurité et de santé au travail. En ce qui concerne le télétravail, l'employeur est tenu de prendre toutes les mesures nécessaires pour exercer une diligence raisonnable. Autrement dit, l'employeur doit voir à ce l'employé sache et comprenne ce en quoi consiste le télétravail et le renseigner sur les aspects pratiques du télétravail lorsqu'il le juge approprié ou nécessaire. Il doit, entre autre, donner des conseils à l'employé sur la façon d'aménager un lieu de travail sûr et ergonomique et sur la conformité du poste et des installations de travail (placement du clavier et protège-poignet, type de chaise et réglage requis, éclairage approprié, fournitures de premiers soins, etc.).

L'article 125 du Code canadien du travail confère à l'employeur un certain nombre d'obligations spécifiques, mais celles-ci ne s'appliquent qu'aux lieux de travail placés sous son autorité. De même, les pouvoirs des comités de sécurité et de santé (article 135) et ceux des agents de sécurité de DRHC-Travail ne s'appliquent qu'aux lieux de travail placés sous l'autorité de l'employeur.

Les lieux de télétravail tels que le domicile de l'employé ne sont pas des lieux placés sous l'autorité de l'employeur.

Responsabilités de l'employé

Les obligations des employés sont exposées à l'article 126 du Code canadien du travail. Elles s'appliquent aux employés au travail et ne sont pas réservées aux lieux de travail placés sous l'autorité de l'employeur. Conformément à la politique de télétravail, il incombe aux employés de veiller à ce que le lieu de télétravail soit doté de matériel conforme aux normes de sécurité et de santé.

23. Où peut-on trouver des renseignements sur l'aménagement d'un milieu de travail sûr et ergonomique?

Le meilleur endroit est la section de la Santé et de la sécurité des différents ministères. En outre, le Centre canadien d'hygiène et de sécurité au travail (CCHST) favorise l'aménagement d'un milieu de travail sûr et sain en fournissant des renseignements et des conseils sur la santé et la sécurité au travail et dispose d'un site Web très informatif contenant de précieux renseignements (http://www.cchst.ca). Une fois sur ce site, consultez la liste alphabétique de la rubrique Products and Services, où se trouve l'Office Ergonomics Safety Guide, qui peut aussi vous être utile. À noter que ce guide coûte 10 $.

24. Un employé peut-il demander une évaluation de son milieu de travail à la maison pour être sûr que son poste de travail et ses installations sont acceptables?

Étant donné que le télétravail est un régime de travail souple choisi par l'employé et qu'un lieu de télétravail comme le domicile d'un employé n'est pas contrôlé par l'employeur, celui-ci n'est pas tenu de payer pour faire évaluer ce lieu de travail. Un employé pourrait donc demander que son milieu de travail à la maison soit évalué, mais il reviendrait au ministère de décider si une évaluation doit avoir lieu et comment elle doit être réalisée.

25. Qui fournit le papier, les stylos et autres fournitures au lieu de télétravail?

Que ce soit au lieu de travail désigné ou au lieu de télétravail, il incombe au ministère de remettre à l'employé les fournitures dont il a besoin pour accomplir ses tâches.

26. Quelles sont les exigences relatives à la sécurité des biens et des renseignements de nature délicate dans les situations de télétravail?

La politique de télétravail ne change en rien l'obligation d'assurer la sécurité des biens et des renseignements de nature délicate. Conformément à la politique du Conseil du Trésor sur la sécurité, les ministères doivent fournir aide et conseils aux gestionnaires et aux employés afin qu'ils réduisent au minimum les risques inhérents à l'utilisation de renseignements de nature délicate à l'extérieur du lieu de travail désigné. À cette fin, ils devraient leur indiquer comment garder et contrôler des renseignements de nature délicate, et prendre les dispositions nécessaires pour leur permettre de remplir leurs obligations à cet égard.

27. L'une des exigences de la politique veut que le télétravail soit rentable et que certains coûts initiaux puissent être engagés, pourvu qu'ils puissent être récupérés sur une période raisonnable. Le recouvrement des coûts doit-il se faire « en espèces »?

Non, les coûts peuvent être récupérés de diverses autres façons, comme l'accroissement de la productivité, la baisse de l'absentéisme ou la réduction des activités de recrutement.

28. Qui est responsable du transport du matériel de l'employeur entre le lieu de travail désigné et le lieu de télétravail?

Le télétravailleur et le superviseur devraient s'entendre, au moment de l'approbation du régime de télétravail, sur le moyen le plus approprié de transporter le matériel entre le lieu de travail désigné et le lieu de télétravail.

29. Qu'arrive-t-il en cas de grève?

En cas de grève, que l'employé travaille au lieu de travail désigné ou au lieu de télétravail, la direction devra étudier plusieurs questions importantes, notamment la sécurité du personnel, la protection du matériel et des biens de l'État et le maintien du rendement. Certaines procédures spéciales pourraient être appliquées provisoirement. Ainsi, la direction pourrait rappeler temporairement au lieu de travail désigné un télétravailleur qui n'est pas en grève. Donc, en cas de grève, la direction aurait à évaluer la situation et à fournir aux employés les conseils et les directives qu'elle juge appropriés.

30. Où les employés peuvent-ils obtenir de plus amples renseignements concernant le télétravail?

Les employés peuvent obtenir plus de renseignements en consultant leur gestionnaire, les ressources du ministère et leur représentant syndical.